BAB 3
Tip Ber-email dengan Aman dan Nyaman
Sebagai sebuah fasilitas yang terhubung dengan jaringan tanpa batas (internet), tentu saja email akan sangat rentan terhadap serangan spam, kiriman email yang tidak berguna, atau bahkan virus. Pada bagian ini akan dipelajari beberapa tip agar Anda dapat beremail dengan lebih aman dan nyaman.
3.1 Mengamankan Email dari Spam Spam atau yang juga disebut sebagai “email sampah” merupakan email yang dideteksi oleh Yahoo sebagai email yang “tidak penting” yang masuk ke dalam email kita. Dikatakan sebagai email yang tidak penting karena spam biasanya berisi email seperti iklan, promosi, atau bahkan virus kiriman dari orang-orang yang iseng. Untuk mendeteksi spam, Anda harus mengaktifkan apa yang disebut sebagai Spam Guard. Untuk melakukan proteksi spam, Anda bisa melakukan setting pada bagian Options. Sebelum masuk secara ke halaman pengaturan proteksi spam, akan dipelajari
57
terlebih dahulu tentang bagaimana melakukan setting email. Sebelum melakukan setting email, Anda harus mengaktifkan terlebih dahulu halaman pengaturan dengan mengklik link Options yang ada di sebelah kanan atas halaman email, terlihat seperti pada gambar di bawah ini.
Link untuk menampilkan halaman pengaturan setting
Gambar 3.1. Klik link Setting
Jika Anda mengklik link tersebut, akan ditampilkan halaman Mail Options yang berisi pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan manajemen email, seperti pada Gambar 3.2. Beberapa hal yang bisa diatur pada halaman tersebut antara lain memproteksi spam, memblok alamat email tertentu, menyaring email, setting signature, mengisi auto response, dan sebagainya.
58
Gambar 3.2. Halaman mengatur setting email
Untuk mengatur dan mengaktifkan Spam Guard, klik link Spam Protection pada halaman Mail Options. Setelah itu, akan muncul halaman pengaturan spam yang berisi 3 Steps of Spam Protection. Terdapat tiga langkah pengaturan spam. 1. Langkah pertama adalah pengaturan Spam Filter. Pada langkah ini, Anda bisa:
• Mengaktifkan Spam Guard. Tulisan “Spam Guard is ON” berarti bahwa spam guard sudah aktif pada email Anda. Jika Anda tidak ingin mengaktifkan spam guard, Anda bisa mengklik Turn SpamGuard OFF.
• Pilih Immediatele Delete jika Anda ingin agar setiap email yang dianggap sebagai
59
spam akan dengan segera dihapus oleh Yahoo! spam guard.
Gambar 3.3. Proteksi Spam
• Pilih Save the message in the Bulk jika Anda ingin agar setiap email yang dianggap sebagai spam akan disimpan di dalam kotak Bulk email tersebut.
• Anda juga bisa menentukan lama penyimpanan email spam di dalam kotak Bulk. Jika Anda memilih 2 Weeks seperti pada Gambar 3.3, semua email yang ada di Bulk selama lebih dari dua minggu akan dihapus.
• Untuk melanjutkan pengaturan, Anda bisa menekan tombol Continue dan akan muncul konfirmasi pengaturan seperti berikut ini.
60
Gambar 3.4. Konfirmasi proteksi spam
• Tekan tombol Yes, Continue untuk melanjutkan proses. 2. Langkah ke-2 merupakan pengaturan apa yang harus dilakukan email setelah pemberian tanda bahwa sebuah email spam atau bukan.
Gambar 3.5. Marking messages
• Pilih opsi Add the sender’s email address to my blocked addresses jika Anda ingin email yang ditandai sebagai spam, alamatnya masuk ke dalam daftar alamat yang akan
61
diblok oleh email. Pilih opsi Move the message into Inbox jika Anda ingin spam dimasukkan di dalam kotak masuk (inbox) email. Selanjutnya tekan Continue untuk melanjutkan pengaturan setting email.
Gambar 3.6. Blok terhadap image
3. Langkah ketiga adalah adalah pengaturan blok terhadap image atau gambar. Opsi yang bisa dipilih dalam pengaturan pemblokiran tersebut adalah sebagai berikut.
• Pilih Don’t block any images jika Anda tidak ingin mengeblok terhadap semua image yang masuk ke email Anda.
62
• Pilih Block images in message that Spamguard thinks are spam jika Anda ingin agar email tidak menerima gambar kiriman email lain yang dianggap sebagai spam oleh spamguard.
• Pilih Block Any Images jika Anda ingin melakukan blok terhadap setiap gambar yang masuk ke email. Jika Anda telah selesai melakukan pengaturan spam, klik tombol Setup Up Spam Protection untuk memproses pengaturan tersebut, atau klik Cancel untuk membatalkan pengaturan. Penekanan link Setup Up Spam Protection akan membuat Yahoo memproses apa yang sudah Anda atur sebelumnya. Setelah proses selesai, akan muncul kotak konfirmasi Setup Complete seperti pada tampilan di bawah ini.
Gambar 3.7. Setup Complete
63
3.2 Memblokir Alamat Email Pilihan Block Adresses pada Mail Options digunakan agar Yahoo! Mail bisa melakukan blocking terhadap alamat-alamat email tertentu agar tidak bisa memasuki email Anda. Dalam hal ini, Yahoo! membatasi jumlah alamat email yang bisa diblok sebanyak 500 alamat. Untuk melakukan pengaturan terhadap alamat yang ingin Anda blok, klik link Block Adresses pada menu utama Mail Options. Pemilihan terhadap link tersebut akan memunculkan halaman Block Adresses seperti pada Gambar 3.8. Untuk memblok alamat email orang lain, lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Ketikkan alamat lengkap email yang akan diblok. 2. Klik tombol Add Block. 3. Selanjutnya alamat email yang Anda ketik akan masuk ke dalam kotak daftar alamat. Jika Anda ingin menghapus atau membatalkan alamat yang sudah diblok, lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Klik alamat yang akan dihapus dari daftar blok. 2. Klik tombol Remove Block. 3. Alamat yang Anda pilih sudah tidak ada di dalam daftar alamat yang diblok.
64
Daftar alamat yang ada pada kotak ini akan diblok dan tidak bisa masuk ke email Anda.
Gambar 3.8. Blok alamat email
3.3 Memberi Auto-Response Setting Auto Response digunakan untuk memberikan jawaban secara otomatis, yang dilakukan oleh Email Anda ke alamat email yang melakukan pengiriman email kepada Anda dengan kriteria tertentu. 1. Pilih Auto Response pada Mail Options sehingga akan muncul halaman pengaturan vacation response seperti pada Gambar 3.9. 2. Atur durasi auto reponse sesuai dengan keinginan Anda. Durasi tersebut mencakup tanggal awal diberlakukannya auto response atau Start Date 65
dan juga tanggal akhir diberlakukannya auto response atau End Date. Sebagai contoh, jika auto response diberlakukan dari tanggal 18 Maret 2008 sampai dengan 24 Maret 2008, maka jika Ada orang yang mengirim email ke alamat Anda, mereka akan mendapat jawaban secara otomatis dari email Anda yang isinya sesuai dengan yang Anda tulis di kolom Generic Response.
Gambar 3.9. Vacation Auto Response
3. Dari contoh pada gambar di atas, penerapannya adalah bahwa jika Anda dalam jangka wakrtu tertentu tidak bisa membuka email karena ada tugas ke lokasi yang tidak terjangkau oleh internet, Anda bisa menset supaya email Anda menjawab setiap
66
email masuk pada periode tersebut, supaya orang tahu bahwa Anda sedang tidak di tempat dan tidak bisa membuka email. 4. Setelah selesai melakukan pengisian generic message, klik tombol Turn Auto Response ON sehingga hasil setting-an auto respon Anda disimpan dan diproses oleh email Anda. 5. Gambar di bawah ini menunjukkan model email yang digunakan untuk menjawab setiap email yang masuk ke Anda dalam periode tertentu.
Gambar 3.10. Model jawaban auto response
3.4 Tip Tata Cara Email Seperti halnya dalam komunikasi verbal, komunikasi melalui email juga memiliki etika atau aturan main. Etika dalam mengirim dan menerima email tersebut terdoku-
67
mentasi dalam Netiquette Guidelines yang merupakan bagian dari Request For Comments (RFC):1855. Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi meggunakan internet. Netiket yang paling sering digunakan tersebut mengacu pada standar netiket yang ditetapkan IETF (The Internet Engineering Task Force). IETF tersebut merupakan suatu komunitas masyarakat internasional yang terdiri atas para perancang jaringan, operator, penjual dan peneliti yang terkait dengan evolusi arsitektur dan pengoperasian internet. Berikut beberapa hal yang merupakan etika dalam melakukan komunikasi melalui internet.
•
Jangan terlalu banyak mengutip. Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika Anda harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban email, usahakan menghapus bagianbagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.
•
Perlakukan e-mail secara pribadi. Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok
68
grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
•
Hati-hati dalam menggunakan huruf kapital. Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
•
Jangan membicarakan orang lain. Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. Email memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
•
Tip menggunakan CC/BCC. Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), usahakan untuk tidak mencantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima email Anda, akan bisa melihat alamatalamat email orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini, setiap orang hanya bisa melihat alamat emailnya sendiri.
69
•
Usahakan tidak menggunakan format HTML. Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
•
Jawablah Secara Masuk Akal. Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Hal itu terkadang membuat penanya merasa kurang dihargai.
Jika Anda menjadi administrator pada email atau mailing list (khusus tentang mailing list tersebut akan dibahas pada bagian lain dari buku ini), terdapat beberapa hal yang sebaiknya dilakukan, yaitu:
•
Lakukan publikasi secara tertulis tentang petunjukpetunjuk yang harus dilakukan user jika dihadapkan pada pesan yang tidak sah (illegal), tidak pantas (improper), atau forged traffic dalam pemakaian email.
•
Berikan jawaban dengan segera ke pengguna jika ada pertanyaan-pertanyaan mengenai pesan yang tidak sah (illegal), tidak pantas (improper) tersebut dengan segera.
70
•
Jelaskan aturan-aturan kepada pengguna mengenai kuota disk atau system rules yang lain.
•
Selidiki keluhan-keluhan yang terjadi pada pengguna dengan pikiran yang jernih dan terbuka.
Dengan aturan-aturan main seperti di atas, diharapkan pengguna email dapat berkomunikasi menggunakan media tersebut dengan nyaman.
***
71
