BAB 3 RENCANA PELAKSANAAN EVENT
3.1 Perencanaan Implementasi Event Pertimbangan pelaksanaan exibition dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain penetapan lokasi dan ruang. Dalam penentuan lokasi dan ruang terdapat 2 kemungkinan sebagai berikut : - Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut. - Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi. - Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar. Venue yang diambil untuk melangsungkan acara ini adalah Kampus Anggrek Binus University sedangkan site yang diambil ialah kitchen lab. Ditetapkannya Binus University sebagai venue acara agar jurusan Hotel Management sebagai penyelenggara dapat mempromosikan acara tahunan yang diadakan secara perdana.
3.2 Penetapan waktu Dalam penentuan waktu acara, ada bebebrapa hal yang harus dipertimbangkan, seperti: hari, bulan dan durasi. Acara Indonesian Fusion Cuisine diadakan selama tiga hari yaitu pada tanggal 12-14 Juni 2013. Dimana hari pertama menjadi ajang perlombaan memasak dalam kategori hot kitchen, hari kedua merupakan perlombaan cake decoration, sedangkan hari ketiga merupakan acara penutupan, pengumuman pemenang dan pembagian piala. 18
19
3.2.1 Timeline Acara Timeline acara merupakan sebuah dokumen tertulis yang memuat secara ringkas rencana jadwal waktu kerja dan kapan setiap pekerjaan harus dimulai dan selesai dilakukan tahap demi tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya sebuah acara. Event timeline merupakan “peta” untuk melaksanakan sebuah acara. Fungsi dari timeline acara adalah: -
Timeline acara akan menjadi dokumen penting yang merupakan panduan langkah kerja. Ibarat sebuah peta, timeline acara yang sudah disusunpun dapat dibagikan kepada mitra, semua anggota tim, para pemasok barang, dan semua pihak yang akan terlibat.
-
Sebagai
instrumen
untuk
mengelola,
melakukan
supervisi,
berkoordinasi, dan berkomunikasi dengan seluruh anggota tim pelaksana dan mitra kerja. -
Sebagai alat untuk memonitoring perkembangan setiap pekerjaan dan kinerja tim.
-
Sebagai sarana referensi dalam rapat dengan tim pelaksana.
20
Berikut merupakan timeline acara Indonesian Fusion Cuisine: Tabel 3.1
February
Tahap 1 Persiapan
Jadwal Rencana Persiapan Event
2
Maret
3
4
√
√
1
2
April
3
4
1
√
√
2
3
Mei
Juni
4
1
2
3
4
1 2
√ √
√ √
√
√ √
√
√
√ √
√
√
√ √
√
√
√
√ √
√
Konsep Acara Pengajuan
√ √
Proposal Pencarian Dana Sponsorship Pengajuan Surat Undangan Peserta Pencarian
√
Peserta Kompetisi Persiapan Media Pemasaran Persiapan
√
Bahan Baku Pendukung Acara Persiapan Hari Acara
√
3
4
21
Berikut detil implementasi timeline acara Indonesian Fusion Cuisine Tabel 3.2
Timeline Indonesian Fusion Cuisine
Tanggal
Kegiatan
8 Maret 2013
Ibu Vitria Ariani selaku ketua jurusan menyetujui proposal acara “Indonesian Fusion Cuisine” menjadi salah satu bagian dari acara “HM Ethnic & Cultural Expo 2013” dan memilih Pak Dani Rahadian sebagai dosen pembimbing.
27 Maret 2013
Mengajukan “Surat Permohonan Pemakaian Lab Kitchen” sebagai lokasi acara dan telah disetujui secara tertulis oleh pak Raden Nana Kusdiana selaku Lab Coordinator.
29 Maret 2013
Pengesahan Proposal Sponsorship “Indonesian Fusion Cuisine” yang telah ditandatangani oleh Pak Engkos Kuncoro selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Binus , Ibu Vitria Ariani selaku Ketua Jurusan HM , Pak Agung Gita Subakti selaku Project Manager HM Expo.
05 April 2013
Print surat – surat undangan peserta dengan Kop Surat Binus dibantu oleh ibu Enie selaku sekretaris jurusan Hotel Management Universitas Binus
10 April 2013
Melakukan kunjungan ke Pameran Food and Hotel Indonesia 2013 Ji-Expo dengan tujuan pencarian perusahaan untuk sponsor acara
13 April 2013
Membuat kesepakatan secara tertulis dengan Giat Interior sebagai sponsor silver Acara Indonesian Fusion Cuisine
19 April 2013
Membuat Kesepakatan tertulis dalam bentuk MOU dengan Ibu Angel Budiman selaku Event Coordinator Yukmakan.com untuk menjadi media partner acara Indonesian Fusion Cuisine.
26 April 2013
Membuat kesepakatan secara
tertulis dengan PT.Tritunggal
BuanaMas dan CV Central Pool sebagai dua sponsor gold dalam acara Indonesian Fusion Cuisine. 29 April 2013
Membuat kesepakatan secara tertulis dengan PT Arum Nirwana Global sebagai sponsor gold dalam acara Indonesian Fusion Cuisine.
22 Mei 2013
Membuat perjanjian tertulis dalam bentuk MOU dengan Binus TV
22
untuk menjadi media partner dan meliput acara Indonesian Fusion Cuisine pada tanggal 12-13 Juni. 23 Mei 2013
Mendapat Persetujuan dari pihak Building Management Binus University secara tertulis untuk peminjaman sound system sebagai keperluan perlengkapan acara pada tanggal 12-13 Juni.
30 Mei 2013
Membuat Kesepakatan secara tertulis dengan PT. 2TANG sebagai sponsor gold dalam acara Indonesian Fusion Cuisine.
1 Juni 2013
Membuat kesepakatan secara tertulis dengan Mr.Handy sebagai sponsor acara Indonesian Fusion Cuisine dengan ketentuan tertentu. Penutupan registrasi peserta Indonesian Fusion Cuisine dengan hasil 15 tim untuk kategori hot kitchen dan 10 tim untuk kategori cake decoration dengan total peserta sejumlah 75 peserta
3 Juni 2013
Pencetakan semua perlengkapan publikasi seperti banner, flyer, poster, x-banner dan souvenir acara seperti goodie bag dan block note.
5 Juni 2013
Technical meeting dengan peserta Indonesian Fusion Cuisine. Menjelaskan tentang acara, peraturan, bahan yang disediakan, rundown, dll.
10 Juni 2013
Membeli bahan baku dan peralatan yang dibutuhkan untuk acara Indonesian Fusion Cuisine.
11 Juni 2013
Loading barang keperluan sponsor seperti produk dari PT. 2Tang. General Cleaning Lab Binus University dan menyediakan bahan baku untuk lomba kategori hot kitchen.
12 Juni 2013
Acara Indonesia Fusion Cuisine kategori Hot Kitchen.
13 Juni 2013
Acara Indonesia Fusion Cuisine kategori Cake Decoration.
14 Juni 2013
Penutupan acara Indonesian Fusion Cuisine, acara penutupan terdiri dari pembacaaan pemenang lomba dari kedua kategori, pembagian piala dan pembagian hadiah kepada peserta
23
3.3 Perencanaan Manajemen dan Pengorganisasian Event Panitia penyelenggara Indonesian Fusion Cuisine yang diketuai oleh Vincentius Rhandy dibagi menjadi tiga divisi utama yaitu : Divisi Acara, Divisi Sponsorship, Divisi Perlengkapan untuk melakukan persiapan pelaksanaan event. Berikut adalah rangkupan dari deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab masing masing panitia 1. Ketua Acara - Vincentius Rhandy •
Bekerja sama dengan wakil ketua untuk mengorganisir semua kegiatan pelaksanaan event per-divisi.
•
Bekerja sama dengan divisi sponsorship untuk penandatanganan kontrak persetujuan kerjasama demgan sponsor / media partner.
•
Bekerja sama dengan divisi acara untuk penentuan konsep dan rundown pelaksanaan acara.
•
Bekerja sama dengan divisi perlengkapan untuk mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk pre-event dan pelaksanaan event.
•
Memastikan seluruh divisi mengerjakan tugasnya masing-masing.
•
Bertanggung jawab atas kelancaran acara Indonesian Fusion Cuisine.
•
Decision maker untuk acara
2. Wakil Ketua – Karel Alexander •
Bertanggung jawab untuk mengorganisir semua kegiatan pelaksanaan event per divisi
•
Mewakilkan semua tanggungjawab ketua saat ketua berhalangan.
•
Membantu ketua untuk mengontrol setiap divisi-divisi.
24
3. Sekretaris – Fiona Setiawan •
Bertanggung jawab untuk membuat laporan keuangan event.
•
Melakukan aktivitas kesekretariatan panitia penyelenggara.
•
Membantu divisi sponsorship untuk membuat proposal sponsorship & MOU dengan media partner.
•
Membantu divisi acara untuk membuat surat undangan kepada SMK & Universitas , rundown event dan form penilaian juri.
•
Membantu divisi perlengkapan untuk membuat surat perizinan pemasangan banner , surat peminjaman sound system kepada Building Management.
4. Penanggung jawab Div Sponsorship & Promosi – Theresia •
Mencari sponsor untuk pendanaan pelaksanaan event.
•
Membangun hubungan kerja sama dengan media partner untuk meliput jalannya event.
•
Mendesign promotional tools seperti poster, banner, x-banner untuk acara
5. Penanggung jawab Div Acara – Harry , Ignatius Kiki •
Menentukan konsep acara lomba, peraturan lomba dan membuat rundown pelaksanaan event.
•
Mencari peserta lomba untuk pelaksanaan acara berlangsung.
•
Mencari juri profesional untuk melakukan penilaian saat acara berlangsung
•
Mencari 2 pembawa acara untuk mendukung jalannya event.
•
Mencari fotografer professional untuk memaksimalkan dokumentasi acara.
25
6. Penanggung Jawab Div Perlengkapan – Leonardo •
Mendata dan mempersiapkan kebutuhan lomba saat acara berlangsung (bahan baku hot kitchen & cake decoration).
•
Mempersiapkan semua perlengkapan yang akan digunakan sebagai sarana publikasi (banner, X-banner, poster, flyer).
•
Mempersiapkan segala bentuk penghargaan / souvenir yang akan diberikan kepada peserta ( piala, goodie bag, block note, sticker).
•
Mempersiapkan perlengkapan yang akan diperlukan saat acara (sound system, kitchen set).
3.4 Target Peserta Acara Target peserta acara Indonesian Fusion Cuisine adalah siswa-siswi SMK dan mahasiswa-mahasiswi universitas. Acara Indonesian Fusion Cuisine menargetkan lima belas kelompok untuk setiap katergorinya. Setiap kelompok yang terdiri dari 3 orang anggota, dengan demikian total keseluruhan target peserta yang ingin dicapai oleh acara Indonesian Fusion Cuisine adalah 90 peserta. Tujuan target peseta acara Indonesian Fusion Cuisine adalah siswa SMK dan mahasiswa universitas agar cakupan target peserta yang lebih luas dan juga dapat mengasah potensi para siswa dan mahasiswa dalam masakan budaya Indonesia. Target Peserta acara Indonesian Fusion Cuisine Target Peserta Hot Kitchen
: 15 kelompok (45 peserta)
Target Peserta Pastry
: 15 kelompok (45 peserta)
26
3.5 Crowd Acara Crowd yang dalam bahasa Indonesia yang berarti kumpulan kelompok manusia dalam satu tempat. Crowd adalah salah satu aspek penilaian sukses atau tidaknya sebuah acara. Acara Indonesian Fusion Cuisine yang diadakan di Lab. Kitchen, Kampus Anggrek, Universitas Bina Nusantara memiliki konsep open kitchen. Open kitchen adalah konsep dapur yang terbuka. Dengan konsep open kitchen acara Indonesian Fusion Cuisine dapat menarik banyak perhatian dari orang- orang sekitar di dalam lingkungan Binus University. Berikut beberapa list kerumunan manusia yang meramaikan acara Indonesian Fusion Cuisine 1. Mahasiswa Universitas Bina Nusantara 2. Dosen Universitas Bina Nusantara 3. Karyawan Universitas Bina Nusantara 4. Perwakilan dari perusahaan yang mendukung acara Indonesia Fusion Cuisine 5. Media partner dan pendukung peserta atau supporter dari sekolah atau universirtas yang ikut serta dalam lomba. Adapun kumpulan penonton tersebut dapat diestimasikan dalam perhitungan sehingga dapat menampilakan seberapa besar persentase crowd acara Indonesian Fusion Cuisine, berikut perhitungannya : Total dosen yang aktif mengajar pada tanggal 12-14Juni 2013 ialah 95 dosen/ hari. Kemudian untuk setiap dosen diperkirakan mengajar sebanyak 40 mahasiswa. Estimasi penonton = 95 dosen aktif x 40 mahasiswa = 3,800 mahasiswa/hari. Target crowd = 5% x 3,800 mahasiswa = 190 mahasiswa/hari.
27
Peserta acara Indonesian Fusion Cuisine dihadiri oleh siswa-siswi dari tingkat menengah atas dan mahasiswa-siswi universitas senasional yang terdiri dari STP Pelita Harapan, SMK Santa Maria, Universitas Bina Nusantara, Akpar-JIH, STP Bandung, STP Trisakti dan STP Sahid. Peserta Indonesian Fusion Cuisine berlomba dalam bentuk kelompok dan setiap kelompok terdiri dari tiga orang. Berikut adalah daftar nama sekolah atau universitas dan nama peserta: Tabel 3.3 Daftar Peserta Indonesian Fusion Cuisine Kategori Hot Kitchen Team 1
2
3
4
5
6
Nama
Sekolah
Fajria Nurbaity
Akpar-JIH
Vira Kartika Dewi
Akpar-JIH
Livany Suryani
Akpar-JIH
Alexander Christian
STP Trisakti
Wiryadinata Thamrin
STP Trisakti
Indra Setyadi Kumala
STP Trisakti
Christsandhi Setiobudi
STP Pelita Harapan
Steven Wijaya
STP Pelita Harapan
Thomas Ricky Djaya
STP Pelita Harapan
Raywin Setiawan
STP Trisakti
Patrese Vito
STP Trisakti
Handika Indra Setiawan
STP Trisakti
Chaeroyranba Sholeh
Binus University
Michael Lim
Binus University
Yesica Sulistio
Binus University
Albertus Gradiyanto Prasetya
STP Bandung
28
7
8
9
10
11
12
13
14
Gavin Lovel
STP Bandung
Yoshua J
STP Bandung
Tegar Wisnu Pambudi Swastika
STP Trisakti
Emillio Eka Putra
STP Trisakti
Mohammad Fajar Syah
STP Trisakti
Grace Claudia
SMK Santa Maria
Deria Svara Hayu Adventa
SMK Santa Maria
Jacqueline
SMK Santa Maria
Anthony Jonathan
STP Sahid
Liana
STP Sahid
Edwin Ong
STP Sahid
Eko Prasojo
SMK Santa Maria
Erleovando Tanuwijaya
SMK Santa Maria
Anisa Septiani Barley
SMK Santa Maria
Yuliana Yasin
Akpar-JIH
Ivana Maulidia
Akpar-JIH
Khairui Akbar
Akpar-JIH
Okie Setiawan
Binus University
Weli
Binus University
Lia Veronica
Binus University
Yehezkiel Wenno
Akbar-JIH
Yacobus Prihadi
Akbar-JIH
Yonandi Pratama
Akbar-JIH
Yonathan Oscar L. Manurung
STP Bandung
Ardy Wicaksono
STP Bandung
Dimas Aprileza Fauzi
STP Bandung
29
15
Andy Gozali
STP Pelita Harapan
Kevin Addy
STP Pelita Harapan
Steven Mark
STP Pelita Harapan
Tabel 3.4 Daftar Peserta Indonesian Fusion Cuisine Kategori Pastry Team 1
2
3
4
5
6
7
Nama
Sekolah
Monica Tandri
STP Pelita Harapan
Hanny Widjaja
STP Pelita Harapan
Andi Katri Khohara
STP Pelita Harapan
Muhammad Vikri
SMK Santa Maria
Ian Kurnia
SMK Santa Maria
Jodi Tanwongso
SMK Santa Maria
Gabriela
Binus University
Alice Tjhandra
Binus University
Angela Audrey
Binus University
Ester A.F.L
SMK Santa Maria
Melita
SMK Santa Maria
Maria Stefani
SMK Santa Maria
Krisna Aulia Kemala Rachman
Akpar-JIH
Brenda Nathasia
Akpar-JIH
Wida Assyati
Akpar-JIH
Erwin Susanto
STP Bandung
Faisal Martadinata
STP Bandung
Dea Permata Amalia
STP Bandung
Putri Febrina
Akpar-JIH
30
8
9
10
Nurul Handayani
Akpar-JIH
Resty Azhari
Akpar-JIH
Rio Linardo
STP Trisakti
Ignatius Loyald
STP Trisakti
Anselmus Ernest
STP Trisakti
Adinda Thahir
STP Pelita Harapan
Raisa Azalia
STP Pelita Harapan
Shela Salim
STP Pelita Harapan
Sallyanawati Gunawan
Binus University
Febryna Soetedja
Binus University
Sari Kresensia
Binus University
