BAB 3 KONDISI SAAT INI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (Perum Peruri) didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor : 60 tahun 1971 tanggal 15 September 1971, merupakan gabungan dari dua perusahaan negara yaitu PN. Percetakan Kebayoran yang tugas pokoknya mencetak uang kertas dan PN. Arta Yasa yang tugas pokoknya mencetak uang logam. Sesuai dengan tuntutan kebutuhan dan situasi yang berkembang, PP Nomor : 60 tahun 1971 disempurnakan dengan PP Nomor : 25 tahun 1982, kemudian disempurnakan dengan PP Nomor : 30 tahun 195, selanjutnya disempurnakan lagi dengan PP Nomor : 34 tahun 2000 dan terakhir disempurnakan melalui PP Nomor ; 32 tahun 2006 tanggal 22 September 2006. Adapun lapangan usaha Perum Peruri adalah : a. Mencetak uang rupiah untuk Bank Indonesia b. Mencetak barang cetakan berharga, surat berharga dan barang cetakan lainnya serta membuat barang cetakan logam. c. Membuat bahan uang dan bahan cetakan berharga serta jasa yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
58
59
d. Mencetak uang, barang cetakan berharga, membuat bahan uang dan bahan cetakan berharga untuk Negara lain dan e. Usaha-usaha lainnya yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan
Karena memproduksi uang dan barang berharga mengandung risiko kemungkinan terjadinya perbuatan yang tidak terpuji dari para pegawainya, maka perusahaan menerapkan peraturan yang sangat ketat disamping sistem pengamanan yang cukup handal. Sebaiknya berbagai upaya diciptakan untuk memupuk suasana kerja yang harmonis agar pegawai dapat bekerja dengan tenang, sehat jasmani dan rohani. Meskipun secara umum kesejahteraan telah dirasakan sebagian besar pegawai Perum Peruri dibandingkan dengan kesejahteraan pegawai negri, namun masih ada beberapa pegawai yang karena ulahnya merasa kekurangan dan hidup dengan cara gali lubang tutup lubang sehingga terperosok kedalam tangan rentenir. Hal ini mengakibatkan semangat dan produktivitas kerja yang bersangkutan menurun. Direksi memikirkan upaya untuk membantu pegawai yang terjerat hutang tersebut. Untuk mendirikan koperasi pada saat itu belum memungkinkan mengingat kehadiran koperasi ditengah-tengah masyarakat dan para pegawai pada saat itu merupakan sosok suatu badan usaha yang kurang menyentuh hati sanubari para anggota bahkan menimbulkan trauma akibat kepengurusan yang kurang baik dimasa lalu. Ketika bahan pokok sulit diperoleh, maka koperasi masih bermanfaat, namun begitu bahan pokok mudah diperoleh, maka keberadaan koperasi tidak dirasakan
60
lagi, sehingga pegawai menjadi bersikap tidak peduli dan bahkan apatis terhadap koperasi. Namun demikian Direksi melihat adanya suatu potensi yang sangat positif yang merupakan modal dasar yaitu tingginya rasa persatuan dan kesatuan serta rasa gotong royong di antara sesama pegawai selain rasa solidaritas yang tinggi dan terpuji. Apabila terjadi musibah kematian atau kebakaran dan lainnya yang menimpa sesama teman sekerja atau bencana alam menimpa di berbagai pelosok tanah air, mereka dengan rasa kesetiakawanan yang tinggi secara ikhlas langsung tanggap memberikan sumbangan secara kolektif untuk meringankan beban yang diderita oleh saudara-saudaranya. Potensi modal dasar inilah yang dimanfaatkan direktur utama untuk membantu pegawai yang terjerat hutang tersebut dengan cara menghimbau seluruh pegawai untuk menghimpun dana secara sukarela. Guna mengelola dana tersebut, Direksi membentuk badan usaha dana amal yang disingkat BUDA. Keberadaan BUDA telah berhasil membantu pegawai yang terjerat hutang dan bahkan kebutuhan lain pegawai bisa dibantu sehingga dirasakan peningkatan ketenangan kerja. Selain itu rasa kesetiakawanan dan kegotong royongan dari keluarga besar Perum Peruri juga makin mantab. Setelah sasaran utama BUDA yaitu menolong para pegawai yang terjerat lintah darat (LINDA) tuntas, fungsi BUDA mulai bergeser untuk membantu meningkatkan kesejahteraan pegawai yaitu : a. Membeli perabot rumah tangga b. Membayar biaya kontrak rumah
61
c. Biaya pernikahan d. Dan lain-lain
Dirasakan pula bahwa dikalangan pegawai terdapat rasa solidaritas dan kegotong royongan yang tinggi yang sebenarnya merupakan azas sari koperasi Indonesia yakni “kekeluargaan dan kegotong royongan.” Karena itulah pada upacara bendera pada upacara bendera tanggal 17 maret 1978 Direktur Utama H. Wahyu Hagono menghimbau kepada para pegawai bahwa sudah saatnya mendirikan koperasi. Himbauan Direktur Utama tersebut ditanggapi pengurus unit korpri Perum Peruri dengan membuat dan menyebarkan formulir angket pada seluruh pegawai. Karena dari hasil angket tersebut ternyata sebagian pegawai masih belum setuju didirikannya koperasi, maka Direktur Utama memandang perlu diadakan penyuluhan sehingga dibentuk Tim Penyuluhan Perkoperasian (Tehankop) dengan tugas : a. Mendalami dasar dan seluk beluk perkoperasian b. Menyebarluaskan pengertian dan tujuan perkoperasian kepada seluruh pegawai perum peruri c. Mengadakan inventarisasi tingkat pengertian pegawai Perum Peruri mengenai perkoperasian d. Sebagai sponsor pendirian koperasi di Perum Peruri
Setelah seluruh pegawai secara bergiliran mendapat penyuluhan dari tim yang bekerjasama dengan pejabat Kantor Departemen Koperasi (Kandepkop) Jakarta Selatan, kepada mereka dibagikan dan diminta untuk mengisi kuesioner guna
62
mengetahui penalaran mereka terhadap perkoperasian. Dari jawaban yang masuk, ternyata lebih dari 90% pegawai menginginkan agar koperasi segera dibentuk dan mereka bersedia menjadi anggota.Selanjutnya tim mempersiapkan, anggaran daerah atau anggaran rumah tangga serta mempersiapkan calon pengurus koperasi. Selanjutnya
tim
mempersiapkan
akte
pendirian,
AD/ART
serta
mempersiapkan calon pengurus koperasi. Untuk memilih pengurus secara langsung sulit dilakukan karean akan mengganggu jalannya produksi disamping tidak tersedianya tempat untuk menampung pegawai (anggota) yang jumlahnya mencapai 1.500 orang. Namun atas kebijakan dan petunjuk serta izin Kakandepkop Jakarta Selatan, pemilihan dilakukan dengan dua tahap, yaitu : a. Tahap pertama 1. Setiap pegawai (anggota) mengajukan atau menunjuk maksimum 5 (lima) orang calon pengurus dengan cara mengisi di dalam formulir yang telah disediakan 2. Calon yang ditunjuk harus mempunyai sifat jujur, terampil, sudah diangkat menjadi pegawai tetap serta usianya tidak melebihi 50 tahun 3. Dari hasil penunjukkan tersebut, lalu disusun ranking berdasarkan suara terbanyak dan ditetapkan sebanyak 30 orang yang akan dipilih pada tahap kedua b. Tahap kedua 1. Setiap anggota memilih atau menunjuk satu orang dengan cara mengisi formulir yang telah dilengkapi daftar 30 orang calon tersebut
63
2. Akhirnya terpilih 7 orang calon pengurus dan 3 orang calon dan pemeriksa
Setelah semua kelengkapan yang diperlukan terpenuhi, maka pada tanggal 28 November 1978 diadakan : a. Penandatanganan Akte Pendirian Koperasi Pegawa Perum Peruri oleh para pendiri, yaitu : 1. H. Wahyu Hagono, Direktur Utama Perum Peruri 2. Drs. F.M.Matondang, Direktur Pengawasan dan Pengendalian 3. Soekarlan, S.H., Pimpinan Bidang Penelitian dan Pengembangan selaku Ketua Unit Korpri Perum Peruri 4. Drs. Sukrisno Hadi, Kepala Biro Pembelian selaku Ketua Tehankop 5. Drs. M. Agoes Toeloes, Kepala Biro Direksi b. Pelantikan pengurus dan badan pemeriksa terpilih koperasi pegawai Perum Peruri c. Pengesahan AD/ART koperasi pegawai Perum Peruri
Tanggal 28 November 1978 merupakan hari berdirinya koperasi Perum Peruri yang disingkat KO-PE3 dengan pengucapan Kopetri.
3.1.2 Visi dan Misi
64
Visi Kopetri adalah menjadi lembaga usaha yang mandiri dan kompetitif untuk peningkatan kesejahteraan seluruh anggota keluarga besarnya. Misi Kopetri adalah memberikan nilai tambah bagi pertumbuhan ekonomi anggota dan masyarakat.
3.1.3 Logo Kopetri
Logo dan lambang KOPETRI sejak awal sampai dengan saat ini tidak pernah berubah, karena dinilai masi dapat mewakili KOPETRI dalam menggambarkan gerak, langkah, semangat, tujuan, visi dan misi KOPETRI, lambang dan logo yang ada masih relevan dan identik dengan lahirnya KOPETRI.
Arti Logo/Lambang KOPETRI a. Rantai, menggambarkan persahabatan serta kekeluargaan yang kokoh antara sesama anggota maupun dengan Pengurus, agar adanya saling bahu membahu supaya terjadi suatu hubungan yang intim b. Gigi Roda, menggambarkan usaha yang terus menerus dan dengan semangat yang tinggi serta penuh disiplin
65
c. Kapas dan Padi, menggambarkan kesejahteraan serta kemakmuran yang diharapkan oleh semua anggotanya,merupakan hal yang akan dicapai oleh Koperasi Pegawai Perum Peruri d. Lingkaran logo berbentuk bulatan penuh memberikan arti bahwa, dengan kebulatan tekad dan keterpaduan serta partisipasi aktif dari unsur-unsur Pengurus dan Anggota KOPETRI dalam menyukseskan cita-citanya, yaitu kesejahteraan anggotanya serta menuju kearah koperasi yang mandiri dan bermotokan UBET (Ulet, Bakti, Efisien, dan Tangguh). e. Lambang tersebut juga mencerminkan tanggal lahirnya KOPETRI yaitu “Dua puluh delapan November Tujuh puluh delapan”,yang tercermin dalam : -
Butir Padi berjumlah 28 sebagai tanggal
-
Kapas berjumlah 11 sebagai bulan
-
Rantai berjumlah 7 sebagai angka puluhan tahun
-
Gigi Roda berjumlah 8 sebagai angka satuan tahun
66
3.1.4 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Koperasi Perum Peruri
Rapat Anggota
Pengawas
Pengurus
Direktur Teknologi Informasi
Divisi Simpan Pinjam
Divisi Akuntansi & Keuangan
Divisi Niaga
Divisi Umum
Adm. Umum Akuntansi Organisasi & SDM
Keuangan
Adm & Keanggotaan
Un it Da na
Uni t Pinj ama n
Ad m& Keu ang an
UU TJ
UU W K
UU JU
UU PP K
UU AJ
UU AK
UU LK
UU P
UU PB
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia
67
Keterangan : -
UUTJ = Unit Usaha Toserba Jakarta
-
UUWK : Unit Usaha Waserba Karawang
-
UUJU : Unit Usaha Jasa Umum
-
UUPPK : Unit Usaha Pelayanan umum dan Pemeliharaan Kendaraan
-
UUAJ : Unit Usaha Apotik Jakarta
-
UUAK = Unit Usaha Apotik Karawang
-
UULB = Unit Usaha Lab Klinik
-
UUP : Unit Usaha Pemasok
-
UUPB = Unit Usaha Pabrikasi
Dibawah ini diuraikan tugas – tugas yang ada dalam struktur organisasi : 1. Rapat anggota -
Menetapkan anggaran dasaar
-
Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi di koperasi
-
Memilih, mengangkat, dan memberhentikan pengurus serta badan pengawas
-
Mengesahkan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya
-
Menetapkan pembagian SHU (Sisa Hasil Usaha)
-
Menetapkan penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi
2. Pengurus a. Ketua
68
-
Membuat keputusan atau kebijakan baik dari dalam maupun di luar
-
Mengkoordinir semua kegiatan kegiatan koperasi, baik yang bersifat ke dalam maupun ke luar
b. Sekretaris -
Mengurus profil-profil koperasi
-
Mengurus surat menyurat formal koperasi baik ke dalam maupun ke luar
-
Menangani rumah tangga koperasi
-
Menerima atau mengirim laporan bulanan, triwulan, dan tahunan kepada ketua dan pihak yang terkait
c. Bendahara -
Menangani dan mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang
3. Pengawas -
Mengadakan evaluasi atas kegiatan-kegiatan koperasi
-
Memberikan saran dan pendapat kepada pengurus koperasi
-
Sebagai perantara antara pengurus dan anggota
-
Melakukan pemeriksaan terhadap kegiatan pengurus
4. Direktur -
Bertanggung jawab atas segala aktifitas koperasi baik ke dalam maupun ke luar
-
Menentukan besar kecilnya pinjaman yang sifatnnya mendesak
5. Teknologi dan Informasi -
Mengadakan perangkat keras ataupun perangkat lunak atas kegiatankegiatan koperasi
-
Melakukan pemeriksaan terhadap perangkat teknologi dan informasi
69
-
Memperbaharui perangkat teknologi informasi yang sudah dalam masa tidak bermanfaat lagi untuk digunakan
6. Divisi Simpan Pinjam a. Unit Dana -
Sebagai koordinator pemasukan uang dari proses transaksi simpanan yang terjadi
-
Sebagai kasir
b. Unit Pinjaman -
Sebagai koordinator pengeluaran uang dari proses transaksi pinjaman yang terjadi
-
Sebagai kasir
c. Unit Administrasi dan Keuangan -
Melakukan administrasi persyaratan melakukan penyimpanan dana ataupun peminjaman dana
-
Membuat Laporan keuangan bulanan
-
Melayani administrasi simpan pinjam atau mengeluarkan uang atau pinjaman atas persetujuan pengurus koperasi
7. Divisi Umum a. Administrasi Umum -
Mengatur administrasi dan rumah tangga koperasi
-
Mengatur Job Desk
b. Organisasi dan SDM -
Menangani Sumber Daya Manusia koperasi
-
Menyempurnakan Sistem Organisasi
70
-
Menyelenggarakan program pendidikan dan penyuluhan pada anggota dan pengurus
-
Menangani dalam seleksi pinjaman produktif
-
Menangani angsuran dan penagihan
-
Menangani peminjaman yang bersifat konsumtif
c. Administrasi Keanggotaan -
Menangani kepengurusan administrasi keanggotaan koperasi dari tingkat kepengurusan sampai tingkat anggota koperasi semata
-
Mengadakan penelitian terhadap anggota yang mengajukan pinjaman
8. Divisi Niaga a. Unit Usaha Toserba Jakarta -
Menkoordinir kegiatan toko termasuk pembelian barang dan penjualan barang
-
Mencatat omzet penjualan
-
Mencatat pemotongan uang atau kredit barang
-
Mengadakan stok barang per bulan
-
Membuat laporan tentang kegiatan toko
-
Membuat rekap anggota setiap bulan
-
Membuat tunggakan anggota kepada toko
b. Unit Usaha Waserda Karawang -
Mengkoordinir kegiatan warung termasuk pembelian barang dan penjualan barang
-
Mencatat omzet penjualan
-
Mencatat pemotongan uang atau kredit barang
71
-
Mengadakan stok per bulan
-
Membuat laporan tentang kegiatan warung
-
Membuat rekap anggota setiap bulan
-
Membuat tunggakan anggota kepada warung
c. Unit usaha Jasa Umum -
Mengkoordinir kegiatan jasa seperti penjualan kredit sepeda motor, asuransi kendaraan, pengurusan surat-surat kendaraan, akte kelahiran, pembayaran listrik, telpon dan lain lain
d. Unit Usaha Pelayanan dan Pemeliharaan Kendaraan -
Mengkoordinir kegiatan pelayanan dan pemeliharaan kendaraan untuk disewakan oleh koperasi. Kegiatan pelayanan seperti pelayanan kesehatan dan optic
e. Unit Usaha Apotik Jakarta -
Mengkoordinir kegiatan apotik termasuk pembelian obat dan penjualan obat
-
Mencatat omzet penjualan
-
Mencatat pemotongan uang atau kredit obat
-
Mengadakan stok obat per bulan
-
Membuat laporan tentang tentang kegiatan apotik di Jakarta
-
Membuat rekap anggota setiap bulan
-
Membuat tunggakan anggota kepada apotik
f. Unit Usaha Apotik Karawang -
Mengkoordinir kegiatan apotik termasuk pembelian obat dan penjualan obat
72
-
Mencatat omzet penjualan
-
Mencatat pemotongan uang atau kredit obat
-
Mengadakan stok obat per bulan
-
Membuat laporan tentang kegiatan apotik di Jakarta
-
Membuat rekap anggota setiap bulan
-
Membuat tunggakan anggota kepada apotik
g. Unit Usaha Lab. Klinik -
Menkoordinir kegiatan laboratorium dan klinik
h. Unit Usaha Pemasok -
Melakukan pemasok peti kayu dan kotak kaleng kepada Perum Peruri
i. Unit Usaha Pabrikasi -
Melakukan kegiatan usaha pembuatan peti kayu dan kotak kaleng yang akan dipasok kepada Perum Peruri
9. Divisi Akuntansi dan keuangan a. Akuntansi -
Mencatat transaksi-transaksi keuangan yang terjadi pada KOPETRI
-
Mencatat SHU dan neraca KOPETRI
b. Keuangan -
Mencari sumber dana untuk membiayai kegiatan dan usaha KOPETRI
-
Mengatur cadangan-cadangan dana yang dimiliki KOPETRI
73
3.2 Sistem yang sedang berjalan
3.2.1 Deskripsi Prosedur Proses Bisnis Pinjaman Reguler Kopetri menyediakan layanan pinjaman reguler dan pinjaman sejahtera. Anggota datang ke gedung kopetri, jika anggota ingin mengajukan pinjaman reguler maka Divisi Simpan Pinjam akan membuat Form Permohonan Pinjaman Uang (FPPU) dua rangkap yang diisi oleh Anggota. Lalu Divisi Simpan Pinjam mengecek Daftar Rincian Utang (DRU). Apabila jumlah utang lebih besar dari THP (Take Home Pay) maka FPPU dan DRU dikembalikan ke anggota dan pinjaman dibatalkan. Apabila jumlah utang lebih kecil daripada THP, maka Divisi Simpan Pinjam melakukan persetujuan peminjaman. Kemudian Divisi simpan pinjam memberikan FPPU dan DRU kepada Direktur Kopetri untuk ditandatangani FPPU. Setelah itu, Divisi Simpan Pinjam membuat Surat Perjanjian dan Bon yang akan diberikan kepada Anggota untuk ditandatangani berserta uang yang dipinjam oleh anggota. Kemudian Divisi Simpan Pinjam mengentri data pinjaman anggota ke Harian Utang Reguler. Pada saat hutang anggota telah jatuh tempo maka Divisi Simpan Pinjam akan membuat Daftar Tagihan Potongan Utang untuk diberikan kepada Divisi Akuntansi. Lalu Divisi Akuntansi akan membuat Kwitansi berdasarkan Daftar Tagihan Potongan Utang yang digunakan sebagai dasar instansi dalam melakukan pemotongan gaji. Setelah melakukan pemotongan gaji, Instansi akan memberikan data elektronik yang berisi nama anggota dan jumlah angsuran yang telah dibayar.
74
Divisi
simpan
pinjam
akan
mengentri
potongan
anggota
dengan
mencocokkan data eletronik dan kwitansi yang diberikan oleh Instansi. Kemudian Divisi Simpan Pinjam membuat Daftar Rincian Hutang Anggota yang akan diberikan kepada Instansi untuk dijadikan arsip. Divisi simpan pinjam akan membuat daftar pelunasan utang ketika anggota sudah tidak memiliki kewajiban lagi untuk melakukan pembayaran atas hutangnya. Daftar pelunasan utang akan diberikan kepada bagian akutansi untuk dijadikan laporan keuangan. Apabila anggota berkeinginan untuk melunasi seluruh hutangnya maka Divisi Simpan Pinjam akan membuat daftar pelunasan utang berupa kwitansi yang akan diberikan kepada anggota. Tetapi bagi anggota yang melunasi hutangnya dengan mengangsurnya setiap bulan dengan melakukan pemotongan gaji maka Divisi Simpan Pinjam tidak memberikan bukti apapun untuk anggota sebagai bukti pelunasan.
75
76
Proses Bisnis Pinjaman Sejahtera
Anggota datang ke gedung kopetri, jika anggota ingin mengajukan pinjaman sejahtera maka Divisi Simpan Pinjam akan membuat Form Permohonan Pinjaman Sejahtera (FPPS) yang diisi oleh Anggota. Lalu Divisi Simpan Pinjam mengecek Daftar Rincian Utang (DRU). Apabila jumlah utang lebih besar dari THP (Take Home Pay) maka FPPS dan DRU dikembalikan ke anggota dan pinjaman dibatalkan. Apabila jumlah utang lebih kecil daripada THP, maka Divisi Simpan Pinjam melakukan persetujuan peminjaman. Setelah itu Divisi Simpan Pinjam akan memberikan FPPS dan DRU untuk ditandatangani oleh Direktur. Setelah ditandatangani oleh Direktur, FPPS dan DRU dikembalikan kepada Divisi Simpan Pinjam. Kemudian Divisi simpan pinjam akan membuat tiga rangkap Surat Perjanjian yang akan ditandatangani oleh pihak Bank. Divisi simpan pinjam akan memberikan Surat Perjanjian kepada pihak Bank untuk diproses pencairan uang. Tiga rangkap Surat Perjanjian akan ditanda tangani oleh pihak bank, kopetri, dan anggota. Pihak Bank akan menerima satu rangkap yang berwarna putih bermaterai, Divisi Simpan Pinjam akan menerima satu rangkap yang berwarna pink tidak bermaterai yang akan dijadikan arsip dan anggota akan menerima satu rangkap yang berwarna kuning bermaterai. Kemudian Divisi Simpan Pinjam akan menerima uang dari Bank dan membuat Bon untuk diserahkan ke anggota. Setelah anggota menandatangani Surat Perjanjian dan Bon lalu angora akan menerima uang. Kemudian Divisi Simpan Pinjam mengentri data pinjaman anggota ke Harian Utang Sejahtera. Pada saat hutang anggota telah jatuh tempo maka Divisi Simpan
77
Pinjam akan membuat Daftar Tagihan Potongan Utang untuk diberikan kepada Divisi Akuntansi. Lalu Divisi Akuntansi akan membuat Kwitansi berdasarkan Daftar Tagihan Potongan Utang yang digunakan sebagai dasar instansi dalam melakukan pemotongan gaji sebanyak 2 kali pertanggal 15 dan 30.
Setelah melakukan
pemotongan gaji, Instansi akan memberikan data angsuran yang berisi nama anggota dan jumlah angsuran yang telah dibayar. Divisi
simpan
pinjam
akan
mengentri
potongan
anggota
dengan
mencocokkan data eletronik dan kwitansi yang diberikan oleh Instansi. Kemudian Divisi Simpan Pinjam membuat Daftar Rincian Hutang Anggota yang akan diberikan kepada Instansi untuk dijadikan arsip. Divisi simpan pinjam akan membuat daftar pelunasan utang ketika anggota sudah tidak memiliki kewajiban lagi untuk melakukan pembayaran atas hutangnya. Daftar pelunasan utang akan diberikan kepada Divisi akutansi untuk dijadikan laporan keuangan. Apabila anggota berkeinginan untuk melunasi seluruh hutangnya maka Divisi Simpan Pinjam akan membuat daftar pelunasan utang berupa kwitansi yang akan diberikan kepada anggota. Tetapi bagi anggota yang melunasi hutangnya dengan mengangsurnya setiap bulan dengan melakukan pemotongan gaji maka Divisi Simpan Pinjam tidak memberikan bukti apapun untuk anggota sebagai bukti pelunasan.
78
3.2.2 Overview Activity Diagram dan Detailed Activity Diagram Overview Activity Diagram Pinjaman Reguler
79
Gambar 3.2 OAD Sistem Informasi Simpan Pinjam Kopetri Transaksi Utang Reguler DAD – Mengentri Data Pinjaman
Gambar 3.3 DAD Mengentri Data Pinjaman
80
DAD – Membuat Daftar Tagihan Potongan Utang
DAD Membuat Daftar Tagihan Potongan Utang Divisi Simpan Pinjam
Memilih Menu Laporan Tagihan Utang
Komputer
Tr_Potongan_Anggota Menampilkan Windows Laporan Tagihan Utang
Memilih Instansi
Memilih Button Save
Gambar 3.4 DAD Membuat Daftar Tagihan PotonganUtang
81
DAD – Membuat Potongan Anggota
DAD Membuat Potongan Anggota (PA) Divisi Simpan Pinjam
Memilih Menu Daftar Potongan Utang
Komputer
Tr_Potongan_Anggota Menampilkan Windows Daftar Potongan Utang
Memilih Instansi
Memilih Button Save
Gambar 3.5 DAD Membuat Daftar Potongan Anggota
82
DAD – Membuat Daftar Pelunasan Utang
Gambar 3.6 DAD Membuat Daftar Pelunasan Utang
83
OAD Pinjaman Sejahtera
Gambar 3.7 OAD Sistem Informasi Simpan Pinjam Kopetri Transaksi Utang Sejahtera
84
DAD – Mengentri Data Pinjaman
Gambar 3.8 DAD Mengentri Data Pinjaman
85
86
DAD – Membuat Daftar Tagihan Potongan Utang
DAD Membuat Daftar Tagihan Potongan Utang Divisi Simpan Pinjam
Memilih Menu Laporan Tagihan Utang
Komputer
Tr_Potongan_Anggota Menampilkan Windows Laporan Tagihan Utang
Memilih Instansi
Memilih Button Save
Gambar 3.9 DAD Membuat Daftar Tagihan PotonganUtang
87
DAD – Membuat Potongan Anggota
DAD Membuat Potongan Anggota (PA) Divisi Simpan Pinjam
Memilih Menu Daftar Potongan Utang
Komputer
Tr_Potongan_Anggota Menampilkan Windows Daftar Potongan Utang
Memilih Instansi
Memilih Button Save
Gambar 3.10 DAD Membuat Daftar Potongan Anggota
88
DAD – Membuat Daftar Pelunasan Utang
Gambar 3.11 DAD Membuat Daftar Pelunasan Utang
89
3.2.3 Dokumen yang digunakan
1. Formulir Permohonan Pinjaman Uang Form ini diberikan oleh Divisi Simpan Pinjam kepada anggota yang ingin melakukan peminjaman Reguler untuk diisi. Form ini berisi informasi tentang anggota, besarnya pinjaman, keperluan serta cara pelunasan. Dari form ini Divisi Simpan Pinjam dapat mengecek Daftar Rincian Utang berdasarkan informasi anggota yang tertera pada form tersebut. Form ini rangkap 2, Rangkap pertama akan diberikan kepada Anggota dan rangkap kedua akan disimpan untuk diarsip.
2. Daftar Rincian Utang Daftar Rincian Utang menampilkan rincian utang dari anggota beserta sisa utang dan jumlah angsuran yang harus dibayarkan pada bulan berikutnya. Apabila di dalam Daftar Rincian Utang terdapat anggota yang memiliki utang yang belum dibayarkan pada periode lalu maka Daftar Rincian Utang akan dikembalikan beserta Form Permohonan Pinjaman Uang kepada anggota dengan asumsi bahwa anggota tidak boleh melakukan peminjaman.
3. Surat Perjanjian Surat Perjanjian berisi butir butir perjanjian antara Anggota yang meminjam dengan Divisi Simpan Pinjam. Tercantum pula jangka waktu peminjaman, bulan pertama mengangsur pinjaman, besar angsuran dan uang jasa pinjaman, beserta peraturan lain yang harus ditaati anggota yang
90
meminjam. Surat Perjanjian ini harus ditandatangani oleh anggota dan Divisi Simpan Pinjam. Surat perjanjian pada peminjaman utang 90egular terdiri dari 2 rangkap, rangkap pertama akan diberikan kepada anggota, rangkap kedua akan diarsip oleh Divisi Simpan Pinjam. Surat perjanjian pada peminjaman utang sejahtera terdiri dari 3 rangkap, rangkap yang berwarna putih akan diberikan kepada bank, rangkap yang berwarna pink akan diarsip oleh Divisi Simpan Pinjam, rangkap yang berwarna kuning akan diberikan kepada anggota.
4. Bon Bon digunakan apabila proses peminjaman akan dilakukan. Dengan berisi informasi data anggota, tanggal, jumlah uang yang akan dipinjam dengan persetujuan dari Direktur, Bendahara, Ketua dan anggota itu sendiri. Bon ini rangkap 2, Rangkap pertama akan diberikan kepada anggota dan rangkap kedua akan di arsip.
5. Formulir Permohonan Pinjaman Sejahtera Form ini diberikan oleh Divisi Simpan Pinjam kepada anggota yang ingin melakukan peminjaman sejahtera untuk diisi. Form ini berisi informasi tentang anggota, besarnya pinjaman, keperluan serta cara pelunasan. Dari form ini Divisi Simpan Pinjam dapat mengecek Daftar Rincian Utang berdasarkan informasi anggota yang tertera pada form tersebut.
91
6. Kwitansi Kwitansi akan diberikan kepada Divisi Simpan Pinjam dari Divisi Akuntansi sebagai bukti pelunasan pinjaman uang dengan pemotongan gaji yang dilakukan setiap bulan.
7. Daftar Tagihan Potongan Utang Daftar ini berisi rincian utang pada instansi dan periode tertentu. Total di dalam daftar ini merupakan jumlah yang terutang dan yang harus dibayarkan oleh instansi tertentu yang namanya tertera pada daftar ini. Daftar ini akan diberikan kepada Divisi Akuntansi yang akan digunakan sebagai dasar dalam pembuatan kwitansi.
3.2.4 Laporan yang dihasilkan
1. Daftar Rincian Hutang Anggota Daftar rincian utang adalah rincian hutang anggota-anggota dengan periode bulanan yang berisi catatan tentang peminjaman hutang reguler maupun hutang sejahtera. Daftar ini dibuat oleh Divisi Simpan Pinjam dan diberikan kepada Instansi. 2. Daftar Pelunasan Utang Daftar pelunasan anggota adalah daftar yang berisi tentang total pelunasan setiap anggota ketika masa peminjaman telah berakhir. Daftar pelunasan utang ini dibuat oleh Divisi Simpan Pinjam dan diberikan kepada setiap anggota yang menginginkan rincian daftar hutangnya.
92
3.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan
3.3.1 Software atau aplikasi dan hardware
1. Software menggunakan Foxpro versi 26, aplikasi dibuat sendiri oleh Divisi Teknologi Informasi dan dinamakan Siskop.
2. Hardware a. Server Tipe : Dell Poweredge 1800 server Processor : Up to two 64 bit Intel ® Xeon TM processor at up to 3,8 GHz Chipset : Intel E7520 Memory : 256 MB / 12 GB DDR – 2 400 SD RAM RAM : 4 GB 1066 MH DDR 3 Video : Embedded ATI Radeon 7000 – M with 16 GB SD RAM Hard Drive : 36 GB, 73 GB, 146 GB, and 300 GB (10.000 rpm) Ultra 320 SCSI operating system Microsoft ® Windows server TM 2003. Standard X32 edition Microsoft Office 2007, Enterprise X32 edition Microsoft Windows Small Business Server 2003, Standard / Premium
b. Client Type : Dell Latitude E6420
93
Processor : Intel
®
core (TM) i5 – 2520 M processor (2,5 GHz, 3 mb
cache, with turbo boost techology) Monitor : 14,1 “ Harddisk : 320 SATA (7200rpm) Hard drive RAM : 4GB 1066 mh DDR 3
3.3.2 User Dari Aplikasi
User yang menggunakan aplikasi ini adalah Divisi Simpan Pinjam dan Divisi Niaga yang membawahi Unit Usaha Toserba Jakarta, Unit Usaha Waserba Karawang, Unit Usaha Jasa Umum, Unit Usaha Pelayanan umum dan Pemeliharaan Kendaraan, Unit Usaha Apotik Jakarta, Unit Usaha Apotik Karawang, Unit Usaha Lab Klinik, Unit Usaha Pemasok, dan Unit Usaha Pabrikasi.
94
1.3.3
Database
Gambar 3.12 ERD Koperasi Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia
95
96
1.3.4
Network
Gambar 3.13 Network Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia
3.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi
Aplikasi yang digunakan :
97
Tampilan Utama Aplikasi
Gambar 3.14 Layar Login
Nama User yang dimasukkan dapat berupa huruf dan atau angka. Kata Sandi yang dimasukkan juga dapat berupa huruf dan atau angka. Apabila menekan button Cancel maka aplikasi akan tertutup. Apabila menekan button ok maka akan tampil Form Utama Sistem Administrasi Kopetri. Apabila user melakukan login dan aplikasi di tinggalkan begitu saja untuk jangka waktu yang lama, aplikasi tidak akan otomatis ter-logout. Pada tampilan utama ini apabila nama user atau password yang dimasukkan salah maka akan keluar pesan eror “User Invalid…!”.
98
Gambar 3.15 Tampilan Error input User dan Password
Tampilan Form Utama
Gambar 3.16 Layar Form Utama Terdiri dari Keanggotaan, Transaksi, Proses, Report, Administrator dan Exit. User interface di atas adalah tampilan dari akun administrator, beberapa tampilan akan berbeda sesuai dengan akun user yang logged in.
99
Gambar 3.17 Tampilan Master Anggota
Gambar 3.17A Tampilan Locate Data
100
Dengan menekan Keanggotaan – Master Anggota, maka user dapat mengetahui anggota yang ada. No. Pokok dapat diisi secara manual ataupun dengan menekan tombol Locate. User dapat memilih berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, atau All Data. Maka No. Anggota, Nama, Tgl. Lahir, Tgl. Masuk, Tgl Pensiun, Iuran Sukarela, Peserta Seksos, Tgl. Keluar akan otomatis terisi. Button Top akan menampilkan data anggota paling pertama, Prev untuk data sebelumnya, Next untuk data selanjutnya, End untuk data paling terakhir, Add untuk menambah anggota baru, Edit untuk melakukan perubahan pada data, Delete untuk menghapus data, Print untuk mencetak data, Close untuk menutup tampilan, Create ke Tahunan (Tahun buku sesuai dengan tahun masuk) untuk memasukkan data ke Tahunan Koperasi untuk mendapatkan SHU dan otomatis Flag Tahunan tercentang. Ketika menekan tombol Add maka No. Pokok, Nama Anggota, atau All Data. Maka No. Anggota, Nama, Tgl. Lahir, Tgl. Masuk, Tgl Pensiun, Iuran Sukarela, Peserta Seksos, Tgl. Keluar dapat diinput secara manual. Anggota aktif akan otomatis terisi. Tgl pensiun otomatis terhitung dri Tgl lahir dengan usia maksimal 56 tahun. Apabila ada pegawai yang meninggal maka user akan menekan button Edit dan menginput Tgl pensiun dan Kd. Instansi, diganti yang awalnya PERURI menjadi IKAPRI. Peserta seksos berisi jumlah keluarga anggota, satu anggota koperasi dapat melibatkan beberapa anggota keluarganya dan jumlahnya tak terbatas namun tidak wajib.
101
Iuran sukarela wajib dan bagi pegawai yang aktif dan diinput manual sebesar minimal Rp 2000,-. Tgl Iuran seksos untuk bulan yang bersangkutan. Upd. Iuran adalah tanggal iuran wajib dan sukarela ke data tahunan koperasi. Apabila ada anggota baru user harus menekan create ke tahunan maka user dapat keluar dari form dan flag tahunan otamatis akan tercentang. Tidak ada peringatan apabila user salah menginput dan masih bisa diedit. Tidak ada konfirmasi untuk tanggal edit yang dilakukan oleh user dan keterangan siapa yang telah mengedit. Jika ada kesalahan pada penginputan data tanggal tidak ada warning. Yang berhak merubah master anggota hanyalah Divisi Organisasi & SDM. Dengan mengklik Keanggotaan – Tahunan Anggota maka muncul tampilan seperti dibawah.
102
Gambar 3.18 Tampilan Tahunan Koperasi Tahunan koperasi digunakan untuk merekam transaksi. Tahun buku untuk memberikan informasi kepada anggota transaksi apa saja yang dilakukan pada tahun itu dan terisi secara otomatis. Button Top akan menampilkan data anggota paling pertama, Prev untuk data sebelumnya, Next untuk data selanjutnya, End untuk data paling terakhir, Search untuk mencari data yang diinginkan, Print untuk mencetak data, Close untuk menutup tampilan. Jika menekan button Search maka tampilan di bawah ini akan muncul.
103
Gambar 3.18A Tampilan Filtering Data
User dapat memilih berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, atau All Data, maka data akan muncul. Dengan menekan Keanggotaan – Create Transaksi ke Potongan maka muncul tampilan seperti dibawah.
Gambar 3.19 Tampilan Create Transaksi ke Potongan
Apabila User menekan button Proses maka semua transaksi akan diproses ke dalam potongan anggota. Tampilan Pinjaman Reguler
104
Gambar 3.20 Tampilan Awal Transaksi Pinjaman Reguler Untuk melakukan transaksi user menekan Transaksi kemudian memilih Pinjaman Reguler, Harian, Kemudian Transaksi. Lalu akan muncul tampilan sebagai berikut.
Gambar 3.21 Tampilan Form Utang Harian
105
Jika ingin menambah transaksi baru maka user dapat menekan button Add. User harus menginput No. Kas Keluar secara manual. Tgl. Lunas diisi berdasarkan tanggal peminjaman anggota. KD. Utang diinput dengan cara menekan F1 pada keyboard, yang kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut.
Gambar 3.21A Tampilan KD. Utang ketika ditekan tombol F1 pada keyboard
User dapat memilih kode sesuai dengan tujuan menginput data, 51 pinjaman uang regular dgn suku bunga 14% dan dibebankan materai 6000, untuk kode SHU Y akan langsung ke create tahunan, kode SHU T menandakan bahwa Utang tersebut tidak akan di create ke tahunan. Gaji minus (apabila tagihan koperasi lebih besar dripada gaji) tidak dihitung SHU Materai dan ratenya dapat dirubah. Lain lain (biaya yang harus dikeluarkan
106
diluar proses simpan pinjam contoh kartu anggota). Koreksi potongan (akibat kesalahan pemotongan tagihan oleh user). Kuliah pegawai (kode untuk peminjaman yang dilakukan untuk pembayaran atas perkuliahan) dikenakan rate 6%. Setelah di sortir maka user menekan tombol enter untuk memilih atau dapat menginput secara manual. Tampilan akan kembali ke tampilan sebelumnya. No. Pokok dapat diisi secara manual atau dengan menekan Button Search yang kemudian akan muncul tampilan di bawah ini.
Gambar 3.21B Tampilan setelah button search ditekan untuk mengisi No. Pokok
Dimana User dapat memilih untuk menginput berdasarkan No. Pokok, atau Nama Anggota, atau memilih All Data. Kemudian user menekan tombol Ok untuk menampilkan data, atau dapat menekan Cancel untuk
107
kembali ke tampilan sebelumnya. Jika terjadi kesalahan dalam menginput No. Pokok maka akan muncul dialog error pada pojok kanan atas yang bertuliskan “No. Pokok Error”.
Gambar 3.21C Tampilan error ketika salah mengisi No. Pokok
108
Gambar 3.21D Tampilan Setelah No. Pokok berhasil diinput
Secara otomatis nama dan kolom instansi akan terisi. Kolom No. Urut akan terupdate otomatis saat Button Add ditekan. Jml. Utang di input secara manual. Kolom Asuransi bersifat optional (bisa diisi atau tidak). Apabila asuransi diinput maka Utang & Jasa akan otomatis berubah. Utang & Jasa adalah jumlah utang dikali suku bunga dan ditambah asuransi dan biaya materai. Biaya materai masih bisa diubah. Pada kolom Biaya Materai apabila Anggota memiliki gaji minus maka biaya materai tidak dikenakan. Masa (masa angsuran anggota dan diinput sendiri tergantung kondisi anggota biasanya berkisar 10 – 12 bulan, apabila nominal diatas 10 juta biasanya 24 bulan). Angsuran 1 (jumlah utang dan jasa dibagi masa dan dibulatkan menjadi ribuan, dan hasil pembulatannya di masukkan ke dalam angsuran 1),
109
Angsuran Bln (didapat dari hasil pembulatan di angsuran 1) dan angkanya dibulatkan menjadi ribuan. Mulai angsur tergantung dari anggota tetapi tetap berdasarkan konfirmasi dari koperasi. Jika telah selesai maka user dapat menekan Button Save untuk menyimpan transaksi, atau cancel jika ingin membatalkan. Jika terdapat kekurangan dalam penginputan data seperti ada kolom yang tidak terisi, maka akan muncul dialog error pada pojok kanan atas yang bertuliskan “Invalid Input!”.
Gambar 3.21E Tampilan Error input data
Jika user ingin mengetahui siapa saja anggota yang memiliki hutang, maka user dapat menekan Button Search yang akan menampilkan tampilan berikut.
110
Gambar 3.21F Tampilan ketika button search ditekan
User dapat memilih anggota berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, maupun All Data. Maka akan muncul Utang dari anggota yang diinginkan.
111
Gambar 3.21G Tampilan Utang Harian
Jika saat menekan Button Search user memilih All Data, maka ketika Button Top ditekan akan muncul data paling pertama dari Anggota dan muncul kotak dialog kecil pada pojok kanan atas bertuliskan “Top of file” seperti tampilan di bawah ini.
Gambar 3.21H Tampilan setelah button top ditekan
Jika Button Prev ditekan, maka data sebelumnya akan muncul. Jika Button Next ditekan, maka data selanjutnya akan muncul. Jika tombol End ditekan, maka data paling terakhir dari Anggota akan muncul. Button Add ditekan saat user ingin menambahkan transaksi utang harian baru. Button Edit ditekan saat user ingin mengubah isi dari data. Button Delete ditekan saat user ingin menghapus data. Terdapat dialog lanjutan setelah user menekan Button Delete, yaitu seperti di bawah ini.
112
Gambar 3.21I Tampilan lanjutan setelah menekan Button Delete
User dapat menekan button OK jika ingin menghapus data atau Cancel jika ingin kembali ke tampilan sebelumnya. Button Print ditekan jika user ingin mencetak Daftar Pinjaman Uang Harian yang diperlukan. Akan muncul tampilan berikut ini.
113
Gambar 3.21J Tampilan setelah menekan button print User dapat memilih data mana yang ingin dicetak kemudian tekan Button Printer untuk secara otomatis mencetak, Button Preview untuk melihat lebih dulu data yang ingin dicetak, atau Exit untuk membatalkan pencetakan data. User dapat menekan Button Close untuk menutup tampilan Utang Harian. Utang harian berfungsi menampung transaksi pinjaman harian. Agar mengetahui transaksi apa saja yang terjadi pada hari tersebut.
Pada akhir bulan user akan memasukkan transaksi utang harian ke bulanan dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Reguler, Harian, Create ke Bulanan untuk mengakumulasikan data harian menjadi bulanan.
114
Gambar 3.22 Tampilan Awal jika ingin Create ke Bulanan
Gambar 3.23 Tampilan create ke bulanan
Pada kolom Tahun user dapat menginput secara manual, dan memilih bulan pada bagian kiri. Tekan Button Proses jika user ingin melakukan create ke bulanan atau cancel jika ingin membatalkan create. Tindakan create ke
115
bulanan ini menyebabkan file data Utang Harian pada Kolom Flag Create terisi otomatis dengan angka 1 yang berarti data tersebut telah masuk pada Daftar Utang Bulanan. Form ini mengambil data berdasarkan Mulai Angsur. Apabila user lupa menginput bulan mulai angsur maka tidak ada konfirmasi bahwa ada bulan yang terlewat. Berfungsi untuk memindahkan transaksi harian ke bulanan. Proses create ke bulanan hanya dilakukan sekali per bulan.
Gambar 3.24 Tampilan Flag Create pada Utang Harian Pada akhir bulan user akan melakukan reset dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Reguler, Harian, Reset untuk menghapus data yang telah terakumulasi dalam Daftar Bulanan. Hal ini dilakukan agar mengurangi beratnya data yang disimpan oleh aplikasi. Hanya data utang harian yang telah memiliki tanda angka 1 pada Flag Created yang terhapus.
116
Gambar 3.25 Tampilan awal jika ingin me-Reset
Gamb ar 3.26 Tampi lan lanjut an reset
User dapat menekan Button Proses jika ingin mereset data, atau Cansel untuk kembali ke tampilan sebelumnya dan akan muncul dialog error pada pojok kanan atas yang bertuliskan “Proses di batalkan…!”
117
Gambar 3.27 Tampilan error batal reset User akan mengakses Bulanan Utang untuk mengentri pelunasan yang dilakukan oleh anggota dengan cara memilih Transaksi, Pinjaman Reguler, Bulanan, Transaksi.
Gambar 3.28 Tampilan awal untuk mengakses Bulanan Utang
118
Gambar 3.29 Tampilan Bulanan Utang No.Pokok dapat diisi secara manual, atau dengan menekan Button Search yang kemudian akan muncul tampilan di bawah ini.
Gambar 3.29A Tampilan setelah button search ditekan
119
User dapat memilih anggota berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, maupun All Data.
Gambar 3.29B Tampilan setelah No. Pokok dipilih Maka nama dan instansi akan otomatis terisi. No.Faktur dan Tanggal diinput secara manual oleh user. Kode Transaksi, Utang Pokok, Jml. Utang, Asuransi, Masa, Mulai Angsur, Telah Angsur, Angsuran I, Angsuran Perbulan, Total Angsuran, Sisa Utang akan dengan otomatis muncul ketika tanggal diinput user. Dengan adanya Update maka akan menambah nominal Telah Angsur. Angsuran 1 akan sama nilainya dengan Angsuran 1 yg ada di utang harian. Total angsuran didapat dari Angsuran 1 ditambah Angsuran Perbulan tergantung dari Telah Angsur. Pada Bulanan Utang, kegiatan pelunasan angsuran dapat dientri dengan mengisi secara manual pada kolom kode dengan huruf “X” yang berarti adanya pelunasan atas angsuran yang dilakukan oleh anggota. Atau
120
“T” yang berarti tunda yang dapat digunakan apabila anggota yang meminjam meninggal dunia atau benar – benar tidak dapat melakukan pelunasan. No. Kwitansi dan Tgl. Lunas diinput secara manual. Jika saat menekan Button Search user memilih All Data, maka ketika Button Top ditekan akan muncul data paling pertama dari Anggota. Jika Button Prev ditekan, maka data sebelumnya akan muncul. Jika Button Next ditekan, maka data selanjutnya akan muncul. Jika tombol End ditekan, maka data paling terakhir dari Anggota akan muncul. Button Add ditekan saat user ingin menambahkan transaksi utang harian baru. Button Edit ditekan saat user ingin mengubah isi dari data. Button Delete ditekan saat user ingin menghapus data. Button Print dapat ditekan jika user ingin mencetak data, seperti tampilan di bawah ini.
Gambar 3.29C Tampilan saat button print di tekan
121
User dapat menekan button Printer jika ingin mencetak, button Preview jika ingin melihat terlebih dahulu data yang ingin dicetak, atau Exit jika ingin membatalkan pencetakan data.
Pada akhir bulan, user akan me-reset transaksi pinjaman reguler bulanan dengan menekan Transaksi, Pinjaman Reguler, Bulanan, Reset.
Gambar 3.30 Tampilan Awal Reset Bulanan
122
Gambar 3.30A Tampilan Reset Transaksi Bulanan
Kemudian akan muncul tampilan reset, user dapat menekan button Proses untuk me-reset data, atau Exit untuk membatalkan. Reset dilakukan untuk menghapus transaksi yang memang sudah lunas.
Jika anggota melakukan angsuran, maka user akan mengupdatenya dengan cara menekan Transaksi, Bulanan, Update.
Gambar 3.31 Tampilan awal Update bulanan
123
Gambar 3.31A Tampilan Update Transaksi Bulanan
User dapat menekan Proses untuk mengupdate transaksi bulanan atau Cansel untuk membatalkan. Berfungsi untuk mengetahui total angsuran dan sisa utang dari anggota. Kolom yang terupdate adalah telah angsur.
Pada akhir bulan user akan mencreate transaksi ke potongan dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Reguler, Bulanan, Create ke Potongan.
124
Gambar 3.32 Tampilan Awal Create ke Potongan
Gambar 3.32A Tampilan Awal Create Transaksi ke Potongan
User dapat menekan Exit untuk membatalkan atau Proses untuk mencreate potongan. Kemudian akan muncul tampilan di bawah ini.
125
Gambar 3.33 Tampilan Potongan Anggota
Potongan anggota berfungsi untuk mengetahui rincian dari transaksi apa saja yang dilakukan oleh anggota. Periode diinput manual untuk potongan gaji pada bulan yang diinginkan. Simp. Pokok, Simp. Wajib, Simp. Penyertaan dan Protaska diambil dari master anggota. Simp. Pokok hanya dikenakan sekali yang berlaku untuk anggota baru. Simp. Wajib ditagih setiap bulan. Simp. Pokok seperti deposit, (biasanya Rp 100.000,-) terdapat di parameter. Diletakkan di parameter agar antispasi apabila ada perubahan. Simp. Penyertaan seperti tabungan tetapi bunganya diambil dari SHU, untuk menarik modal. Protaska (program rabungan berjangka), sifatnya sama seperti Simp. Penyertaan tetapi ada jangka waktunya dan bunganya dihitung perbulan. Semua yang ada di potongan anggota tidak dapat diubah. Yang dapat mengubah hanya admin. Simp. Sejahtera diambil dari total potongan angsuran perbulan. Utang regular sama dengan Pinj. Sejahtera. Iuran seksos didapat dari master anggota. Semua jumlah ditambah untuk dimasukkan di total potongan. No. Pokok dapat diisi secara manual atau dengan menekan Button Locate.
126
Gambar 3.33A Tampilan setelah button Locate ditekan
User dapat memilih anggota berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, maupun All Data. Maka nama, Instansi, Simp. Pokok, Simp. Wajib, Simp. Penyertaan, Protaska, Jumlah, Pinj. Sejahtera, Utang Reguler, Iuran Seksos, Toserba, Waserda, Apotik, Lab., Jasa, Non SHU, Jumlah, dan Total Potongan akan otomatis terisi. Jika saat menekan Button Locate user memilih All Data, maka ketika Button Top ditekan akan muncul data paling pertama dari Anggota. Jika Button Prev ditekan, maka data sebelumnya akan muncul. Jika Button Next ditekan, maka data selanjutnya akan muncul. Jika tombol End ditekan, maka data paling terakhir dari Anggota akan muncul. Button Edit ditekan saat user ingin mengubah isi dari data. Button Delete ditekan saat user ingin menghapus data. Button Close ditekan saat user ingin menutup tampilan. Kemudian user akan meng-export data potongan dengan cara menekan Proses, Export Data Potongan.
127
Gambar 3.34 Tampilan awal Export Data Potongan
Gambar 3.34A Tampilan export data potongan utang
Form ini digunakan untuk mengirim data angsuran ke Divisi Akuntansi, yang dikirim dari Daftar Tagihan Potongan Utang sehingga pihak Peruri dapat memotong gaji sesuai dengan angsuran yang harus dibayarkan oleh si anggota yang meminjam. User dapat menekan salah satu instansi, kemudian menginput Folder dan Text File Name. Kemudian menekan Export Data untuk meng-export data atau Close untuk membatalkan. Kemudian user akan mengunduh potongan gaji Kopetri dengan cara menekan Proses, Download potongan gaji Kopetri.
128
Gambar 3.35 Tampilan awal untuk mendownload potongan gaji Kopetri
Gambar 3.35A Tampilan Upload Data Potongan Pegawai Kopetri
User menginput secara manual kolom Folder dengan menulis letak direktori file yang diikuti dengan nama file (contoh : d:\gaji) dan Nama File yang terdiri dari minimal 8 digit (contoh : blnutang). Button Proses ditekan untuk mengupload, atau user dapat menekan Batal untuk membatalkan upload.
129
User akan membuat rekap transaksi harian dengan cara menekan Report, Rekap Transaksi Harian.
Gambar 3.36 Tampilan awal rekap transaksi harian
G amb ar 3.36 A Tam pilan Cetak Rekap Transaksi Harian User dapat memilih ingin mencetak potongan bulan apa, kemudian menginput tahun yang diinginkan dan memilih jenis transaksi. Tekan button
130
Printer untuk mencetak, preView untuk melihat terlebih dahulu data yang ingin dicetak, atau Close untuk membatalkan. User akan membuat laporan rincian utang dengan cara menekan Report, Laporan Rincian Utang.
Gambar 3.37 Tampilan Awal Laporan Rincian Utang
Pada menu – menu di atas hanya beberapa Daftar dan Laporan yang digunakan. Daftar dan Laporan yang digunakan adalah Laporan Rincian Utang, Daftar Pelunasan Utang dan Laporan Tagihan Utang.
131
Gambar 3.37A Tampilan Cetak Laporan Rincian Utang
User dapat memilih data yang ingin dicetak, kemudian menekan View untuk melihat terlebih dahulu data yang ingin dicetak, Printer untuk mencetak, atau Exit untuk membatalkan dan keluar dari tampilan.
Gambar 3.37B Tampilan Output Laporan Rincian Utang
User akan membuat Daftar Pelunasan Utang dengan cara memilih Report, Daftar Pelunasan Utang.
132
Gambar 3.38 Tampilan Awal Daftar Pelunasan Utang
Gambar 3.38A Tampilan Cetak Daftar Pelunasan Utang
User dapat memilih data yang diinginkan untuk dicetak, menekan View untuk melihat terlebih dahulu data yang ingin dicetak, Printer untuk mencetak data, atau Exit untuk membatalkan pencetakan.
133
Gambar 3.38B Tampilan Output Daftar Pelunasan Utang
User dapat membuat Daftar Tagihan Potongan Utang dengan cara memilih Report, Laporan Tagihan Utang.
Gambar 3.39 Tampilan Awal Laporan Tagihan Utang
134
Gambar 3.39A Tampilan Awal Laporan Tagihan Utang
User dapat memilih data yang ingin dicetak, menekan View untuk melihat terlebih dahulu data yang ingin dicetak, Printer untuk mencetak data, atau Exit untuk membatalkan pencetakan.
135
Gambar 3.39B Tampilan Output Laporan Tagihan Utang
Tampilan Pinjaman Sejahtera
Pinjaman sejahtera terjadi hanya sewaktu waktu dengan periode maksimal 5 tahun dan tergantung pada sisa masa kerja.
Gambar 3.40 Tampilan Awal Transaksi Pinjaman Sejahtera User dapat menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Harian, Transaksi maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.
136
Gambar 3.41 Tampilan Pinjaman Sejahtera Harian
User harus menginput Tgl. Transaksi secara manual. No. Urut akan terupdate secara otomatis ketika nantinya ditekan Button Add. User menekan Button Search atau menginput secara manual pada kolom No. Pokok. Suku Bunga diinput sendiri. Angsuran perbulan ditentukan oleh koperasi. Angsuran perbulan dapat di bayar dua kali setiap tanggal 15 dan tgl 30. Jumlah angsuran 15 ditentukan oleh anggota dan angsuran 30 sisanya. Suku bunga sudah dijumlahkan oleh koperasi dan bank untuk jasa.
137
Gambar 3.41A Tampilan setelah button Search ditekan
User dapat memilih anggota berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, maupun All Data. Kemudian secara otomatis Nama dan Instansi akan muncul. No. Bukti, No. KTP, Alamat, Pinjaman, Masa, Suku Bunga, Jml. Pinjaman, Angsuran/bulan, Angsuran 15, Angsuran 30, Mulai Angsur, dan Sumber Dana akan diinput secara manual oleh user. Kemudian user dapat menekan Button Add untuk menambahkan transaksi.
User dapat memilih anggota berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, maupun All Data. Kemudian data yang diinginkan akan muncul. Jika saat menekan Button Search user memilih All Data, maka ketika Button Top ditekan akan muncul data paling pertama dari Anggota. Jika Button Prev ditekan, maka data sebelumnya akan muncul. Jika Button Next ditekan, maka data selanjutnya akan muncul. Jika tombol End ditekan, maka data paling terakhir dari Anggota akan muncul. Button Edit ditekan saat user ingin mengubah isi dari data. Button Delete ditekan saat user ingin menghapus
138
data. Button Close ditekan saat user ingin menutup tampilan. Jika Button Print ditekan maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
Gambar 3.41B Dialog Tampilan Print Jika user ingin mencetak data transaksi makan user tekan radio button Printer kemudian menekan Button Print. Jika user ingin melihat terlebih dahulu data yang ingin dicetak, maka radiobutton Preview akan dipilih dan Button Print ditekan. Button Cancel ditekan jika ingin membatalkan proses pencetakan.
139
Gambar 3.41C Tampilan Output Laporan Harian Pinjaman Sejahtera
Gambar 3.42 Tampilan Awal Create Ke Bulanan Transaksi Pinjaman Sejahtera Harian
User memindahkan transaksi harian dengan menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Harian, Create ke Bulanan maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.
140
Gambar 3.42A Tampilan Dialog Create ke Bulanan
Pada kolom Tahun user dapat menginput secara manual, dan memilih bulan pada bagian kiri. Tekan Button Proses jika user ingin melakukan create ke bulanan atau cancel jika ingin membatalkan create.
141
Gambar 3.43 Tampilan Awal Reset Transaksi Harian Pinjaman Sejahtera User harus menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Harian, Reset maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :
Gambar 3.43A Tampilan Dialog Reset Transaksi Harian
142
Gambar 3.44 Tampilan Awal Mengakses Transaksi Pinjaman Sejahtera Bulanan User akan menginput transaksi pinjaman sejahtera bulanan dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Bulanan, Transaksi.
Gambar 3.45 Tampilan Pinjaman Sejahtera Bulanan
143
Gambar 3.45A Tampilan setelah button search ditekan
User
menginput
manual
atau
menekan
Button
search
dan
memasukkan No. Pokok anggota, setelah itu akan muncul tampilan Search. Dengan memasukkan No. Pokok saja maka semua rincian informasi mengenai Nama, Instansi, Tahap, No. Bukti, Tgl. Transaksi, Pinj. Pokok, Jml. Pinjaman, Masa Pinjaman, Nama Bank, Angsuran per Bulan, Masa Telah Angsur, Mulai Angsur, Jatuh Tempo, Tanggal 15, Tanggal 30, Total Angsuran, Sisa Pinjaman akan muncul tanpa menginput apapun. User dapat memilih anggota berdasarkan No. Pokok, Nama Anggota, maupun All Data. Kemudian data yang diinginkan akan muncul. Jika saat menekan Button Search user memilih All Data, maka ketika Button Top ditekan akan muncul data paling pertama dari Anggota. Jika Button Prev ditekan, maka data sebelumnya akan muncul. Jika Button Next ditekan, maka data selanjutnya akan muncul. Jika tombol End ditekan, maka data paling terakhir dari Anggota akan muncul. Button Edit ditekan saat user ingin mengubah isi dari data. Button Delete ditekan saat user ingin menghapus
144
data. Button Print ditekan untuk mencetak data transaksi. Button Close ditekan saat user ingin menutup tampilan. User akan menginput pembayaran pinjaman yang dilakukan pada tanggal 15 dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Bulanan, Updating tanggal 15.
Gambar 3.46 Tampilan Awal jika ingin Updating tanggal 15
Gambar 3.46A Tampilan update Transaksi Bulanan Pinjaman Sejahtera
145
User dapat menekan Button Proses jika ingin mengupdate data bulanan dengan asumsi bahwa jumlah angsuran pada kolom “Tanggal 15 … kali” akan bertambah , atau Cansel untuk kembali ke tampilan sebelumnya. Setelah itu user akan menginput pembayaran tanggal 15 ke potongan dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Bulanan, Creating tanggal 15 ke Potongan.
Gambar 3.47 Tampilan Awal jika ingin Creating tanggal 15 ke Potongan
146
Gambar 3.47A Tampilan transaksi ke potongan pinjaman sejahtera tanggal 15
147
User dapat menekan Button Proses jika ingin create transaksi ke potongan dengan asumsi bahwa pada tanggal 15 utang anggota pada pinjaman sejahtera akan dipotong, atau Exit untuk kembali ke tampilan sebelumnya. User akan mereset pembayaran tanggal 30 dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Bulanan, Reset tanggal 30.
Gambar 3.48 Tampilan Awal jika ingin Reset tanggal 30
Gambar 3.48A Tampilan reset transaksi bulanna pinjaman sejahtera tanggal 30
148
User dapat menekan Button Proses jika ingin mereset data, atau Cansel untuk kembali ke tampilan sebelumnya. User akan melakukan Updating pembayaran tanggal 30 dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Bulanan, Updating tanggal 30.
Gambar 3.49 Tampilan Awal jika ingin Updating tanggal 30
Gambar 3.49A Tampilan update Transaksi Bulanan Pinjaman Sejahtera
149
User dapat menekan Button Proses jika ingin mengupdate data bulanan dengan asumsi bahwa jumlah angsuran pada kolom “Tanggal 30 … kali” akan bertambah , atau Cansel untuk kembali ke tampilan sebelumnya. User akan mengentri pembayaran tanggal 30 ke potongan dengan cara menekan Transaksi, Pinjaman Sejahtera, Bulanan, Creating tanggal 30 ke Potongan.
Gambar 3.50 Tampilan Awal jika ingin Creating tanggal 30 ke Potongan
150
Gambar 3.50A Tampilan create transaksi ke potongan pinjaman sejahtera User dapat menekan Button Proses jika ingin create transaksi ke potongan dengan asumsi bahwa pada tanggal 30 utang anggota pada pinjaman sejahtera akan dipotong, atau Exit untuk kembali ke tampilan sebelumnya.
Gambar 3.51 Tampilan Control Panel Update
151
Dengan memilih Administrator, maka Control Panel Update akan muncul. Fungsinya untuk mengontrol proses potongan hutang anggota. Terdapat angka 0, 1, 2 dan 3. 0 menandakan normal, 1 menandakan reset, 2 menandakan update, 3 menandakan create ke potongan. Stepnya harus berurut, apabila user melakukan create ke potongan sebelum reset maka transaksi yang sudah lunas akan terpotong kembali. Apabila melakukan update terlebih dahulu, kemudian reset maka transaksi akan menjadi double. ON menandakan bahwa proses boleh dilakukan sedangkan untuk OFF menandakan bahwa proses telah dilakukan.
