BAB 3 ARSITEKTUR PERUSAHAAN SAAT INI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Pada tahun 1950-an bangsa Indonesia tergantung kepada impor dalam memenuhi kebutuhan sandangnya. Khususnya kaos singlet dan kaos oblong yang sulit didapatkan. Hal itu di ikuti dengan harga-harga yang tidak terjangkau untuk sebagian lapisan masyarakat pada saat itu. Ketergantungan akan produk impor mengakibatkan devisa negara berkurang dan hal itu akan menghambat perkembangan industri pakaian jadi ini khususnya kaos dalam. Pada tahun 1950-an ini juga seorang bernama Haji Hasanudin mempunyai ide untuk mendirikan perusahaan yang dapat memproduksi kaos singlet dan kaos oblong. Gagasan tersebut baru terlaksana pada tahun 1955 oleh Bapak Abdul Karim. Semua itu baru dapat direalisasikan pada tanggal 17 Juni 1966 dengan mendirikan PT. Pabrik Kaos Aseli yang berkedudukan di Jl. Raya Pasar Minggu Km.14 dan sekarang bernama Jl. Prof. Soepomo No.2 Jakarta selatan dengan berdasarkan akta notaris atas nama Eliza Pondang No.76 tahun 1955. Anggaran dasarnya telah disahkan oleh pihak Departemen Kehakiman dengan No. J.A/79/21, tanggal 2 September 1955 di atas tanah 1,5 hektar. Adapun alasan yang menjadi pertimbangan PT. Pabrik Kaos Aseli memilih lokasi tersebut adalah: 1. Letaknya sangat strategis dengan daerah pasar 2. Terdapat fasilitas pengangkutan sehingga dapat menghemat biaya transportasi 3. Tersedianya tenaga kerja PT. Pabrik Kaos Aseli merupakan penggabungan dari dua perseroan terbatas, yaitu PT. Sambas dan PT. Kaos Aseli, dimana hal itu telah dilebur menjadi satu. Akibat yang ditimbulkan dari peleburan tersebut adalah bagaimana mendapatkan modal awal dan skill sehingga mampu menjadi suatu perusahaan yang besar. Modal awal PT. Pabrik Kaos Aseli setelah bersatu Rp. 200.000.000,00 yang terdiri atas 1.000 lembar saham bernilai nominal masing-masing Rp. 200.000,00 dan semua saham-
33
34
saham tersebut dijual kepada orang-orang tertentu saja dan telah dikenal, jadi saham tersebut tidak diperjualbelikan. Peralatan pabrik untuk pertama kali, seperti mesin-mesin didatangkan dari RRC dan mulai digunakan tahun 1955. Tahun 1956 PT. Pabrik Kaos Aseli mulai memproduksi kaos dengan produksi pertamanya berjumlah 200 lusin setiap hari dan mempekerjakan karyawan sebanyak 200 orang. Bahan baku yang dipakai berupa benang katun jenis 40/S dan 30/S yang masih diimpor dari RRC dan sebagian dari Amerika Serikat, sehingga bahan-bahan tersebut sangat sulit didapatkan dan sangat terbatas. Tahun 1969 telah terjadi peningkatan produksi menjadi 500 lusin perhari dengan karyawan 500 orang. Kemudian tahun 1970 PT. Pabrik Kaos Aseli mengadakan
penambahan
mesin-mesin
dengan
bantuan
kredit
dari
Bank
Pembangunan Indonesia (Bapindo) sebesar Rp. 270.000.000,00 dan statusnya berubah menjadi perusahaan dengan status PMDN (Penanaman Modal Dalam Negeri). Pada tahun ini juga telah terjadi peningkatan produksi sebanyak 700 lusin perhari dengan jumlah karyawan 700 orang serta perluasan tanah menjadi 2 hektar. Kemajuan dibidang produksi ini berjalan dengan baik sesuai dengan yang direncanakan. Mula-mula memproduksi kaos benang biasa dan akhirnya perusahaan berkembang lagi dengan memproduksi pakaian yang dibuat dari benang sintetis, dan pada tahun 1980 PT. Pabrik Kaos Aseli memproduksi celana dalam pria dan membuat corak lain yaitu jenis singlet deluxe bergaris-garis, kaos oblong, dan celana dalam pria, dan nama ketiga jenis produk tersebut adalah “777”. Untuk menghadapi para pesaingnya, PT. Pabrik Kaos Aseli selalu menjaga mutu dari merk “777” dan hal ini telah dijamin karena telah melewati tahap-tahap pengujian serta mendapatkan lisensi dari Departemen Perindustrian dengan No. 004/W.U./BT/81. Untuk menghindari peniruan atas merk tersebut, PT. Pabrik Kaos Aseli mendaftarkan merk tersebut pada Direktorat Jendral Hak Cipta Paten dan Merk Departemen Kehakiman Republik Indonesia. Merk “777” terdaftar dengan No. 227917 tanggal 30 November 1987. Semua jenis produk ini dibuat debgab ukuran yang telah ditetapkan untuk memenuhi permintaan konsumen. Kalaupun banyak perusahaan yang menghasilkan produk yang sama, tapi masing-masing perusahaan memiliki keunggulan sendirisendiri seperti merk, ciri, mutu, kemasan dan sebagainya.
35
3.2 Sasaran dan Inisiatif Sesuai dengan kerangka kerja kubus EA3, langkah awal yang akan dilakukan untuk menganalisa arsitektur saat ini adalah mengidentifikasi arah strategis, tujuan, dan inisiatif dari perusahaan dan memberikan gambaran yang jelas tentang kontribusi Teknologi Informasi dalam upaya mencapai tujuan tersebut. Adapun artefak yang akan digunakan di sini yaitu : Strategic plan, SWOT Analysis, CONOPS, dan CONOD. SWOT Analysis dilakukan untuk menganalisa strategi untuk 3 tahun mendatang. Sedangkan Balance Score Card (BSC) tidak dibahas di sini oleh karena perusahaan belum menerapkan Balance Score Card. 3.2.1 Rencana Strategi Perusahaan Perusahaan PT. Pabrik Kaos Aseli memiliki harapan untuk mampu memperluas pasar sampai keseluruh Indonesia dan bersaing dengan perusahaan lain dan menjadi salah satu perusahaan terbesar dalam bidangnya. PT. Pabrik Kaos Aseli yakin dengan meningkatkan dan menjaga kualitas produk akan membawa perusahaan pada tujuan tersebut. 3.2.1.1 Visi & Misi Dalam mengembangkan perusahaannya, baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil tentu saja mempunyai visi dan misi. Begitu juga dengan PT. Pabrik Kaos Aseli, yang visi dan misinya yaitu: Visi : Menjadi perusahaan yang besar dan terus berkembang juga bertahan dalam persaingan yang terus meningkat. Misi : • Memenuhi kebutuhan sandang masyarakat. • Memberikan penghasilan kepada masyarakat sekitar. • Menjaga hubungan baik dengan supplier
3.2.1.2 Pernyataan Arah Strategi Fokus utama dari strategi PT. Pabrik Kaos Aseli adalah untuk memperluas pasar sampai ke seluruh kota-kota di Indonesia.
36
3.2.2 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal 3.2.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Berikut ini terdapat faktor eksternal yang memperngaruhi persaingan perusahaan dengan menggunakan metode analisis yaitu, lima daya persaingan porter dan PEST. 3.2.2.1.1 Lima Daya Persaingan Porter Dengan adanya 5 daya pada PT. Pabrik Kaos Aseli, dapat diketahui pihak dari luar perusahaan yang mempunyai pengaruh pada perusahaan berikut dengan bentuk pengaruh yang diberikan. Faktor yang mempengaruhi tersebut yaitu pesaing, pendatang baru, supplier, klien, dan produk pengganti. Berikut ini adalah pihak-pihak yang mempengaruhi faktor tersebut. •
Pesaing (+) Dengan adanya pesaing, perusahaan mempunyai tolak ukur untuk berkembang lebih baik (-) Dengan adanya pesaing, seringkali terjadinya persaingan yang tidak sehat.
•
Pendatang Baru (+) Dengan adanya pendatang baru, perusahaan terus meningkatkan kualitas agar tidak terkejar oleh perusahaan baru (-) Dengan adanya pendatang baru, adanya pesaing baru sehingga pangsa pasar akan terbagi lebih banyak
•
Produk Subtitusi (+) Dengan tidak adanya produk subtitusi, perusahaan dapat focus pada produksi atau bidang usahanya saat ini (-) Dengan adanya produk subtitusi, dapat mengancam penggunaan kaos oblong ataupun kaos singlet.
•
Pelanggan (+) Dengan adanya pelanggan, kebutuhan sandang yang banyak dan kualitas baik yang ditawarkan oleh perusahaan, maka pelanggan akan tetap memakai atau membeli produk kaos singlet atau kaos oblong 777.
37
(-) Dengan adanya pelanggan, permintaan yang banyak kadang tidak mampu dikerjakan oleh perusahaan karena jumlah produksi dan tenggang waktu yang diberikan tidak memungkinkan •
Supplier / Pemasok (+) Dengan adanya Supplier, perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk melakukan produksi. (-) Dengan adanya Supplier dari luar negeri, kurs mata uang yang berubahubah menyebabkan harga dari pemasok bahan baku dan mesin luar negeri juga tidak tetap.
3.2.2.1.2 PEST Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi yang mempengaruhi perusahaan, antara lain : •
Politik Pengaruh politik yang mempengaruhi perusahaan yaitu, dengan adanya peraturan-peraturan yang mengatur aktifitas bisnis PT. Pabrik kaos Aseli, sehingga tidak terjadinya pelanggaran-pelanggaran dalam persaingan bisnis.
•
Ekonomi Pengaruh ekonomi yang mempengaruhi perusahaan yaitu, nilai tukar mata uang, dimana tidak adanya kestabilan nilai tukar mata uang asing terhadap rupiah. Hal tersebut dapat membuat harga barang yang khususnya di impor dari luar negeri menjadi tidak stabil. Dan menyebabkan tidak menentunya biaya produksi atau penjualan produksi. Meningkatnya upah pegawai yang sudah di tentukan oleh pemerintah, serta menaiknya harga bahan bakar minyak yang menyebabkan semakin tingginya biaya pengeluaran perusahaan.
•
Sosial Pengaruh sosial yang mempengaruhi perusahaan yaitu, dengan semakin banyaknya jumlah penduduk dan juga menaiknya pendapatan atau Upah Minimum Kerja (UMR), dapat membuat penjualan produksi kaos oblong dan kaos singlet semakin meningkat.
38
•
Teknologi Pengaruh
teknologi
yang
mempengaruhi
perusahaan
yaitu,
semakin
canggihnya teknologi saat ini dan bermacam-macam manfaat dari teknologi tersebut saat ini membuat perusahaan lebih cepat dalam memproduksi kaos singlet dan kaos oblong, walaupun masih ada beberapa mesin produksi yang masih menggunakan teknologi yang lama. Untuk proses administrasi dari proses produksi itu sendiri PT. Pabrik Kaos Aseli belum semua menggunakan teknologi yang terintegrasi dengan proses bisnis perusahaan. 3.2.2.2 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Berikut ini terdapat faktor internal yang memperngaruhi persaingan perusahaan dengan menggunakan metode analisis yaitu, SWOT dan Value Chain. 3.2.2.2.1 Analisa SWOT Berikut adalah analisis SWOT pada PT. Pabrik Kaos Aseli: • Tahap pengumpulan data Pada tahap ini pengumpulan data dibagi menjadi dua, yaitu data eksternal dan internal. 1. Evaluasi faktor internal Strength (Kekuatan) -
Kapasitas produksi yang sangat besar dan akan terus berkembang.
-
Proses produksi yang tepat waktu.
-
Memproduksi kaos singlet dan kaos oblong ukuran yang besar.
-
Harga jual yang relatif lebih murah dibandingkan kompetitor.
Weakness (Kelemahan) -
Belum memiliki cabang di kota-kota besar lain.
-
Belum memiliki sistem yang terintegrasi untuk memudahkan pertukaran data
39
2. Evaluasi faktor eksternal Opportunity (Peluang) -
Kebutuhan kaos singlet dan kaos oblong sebagai kebutuhan pokok masyarakat yang digunakan sehari-hari.
-
Kerjasama dengan supplier ternama untuk penyediaan bahan baku, mesin pendukung beserta suku cadangnya.
-
Pangsa pasar yang besar membuat PT. Pabrik Kaos Aseli terus mengembangkan dan meningkatkan kualiatas produknya.
Threats (Ancaman) -
Taktik dan strategi perusahaan pesaing PT. Pabrik Kaos Aseli memiliki daya tawar yang cukup kuat.
-
Kurs mata uang yang tidak stabil mempengaruhi harga bahan baku.
-
Kemungkinan adanya human error yang harus diminimalisasi.
(SO) Strengths Opportunities SO1: Memberi kontribusi pada kebutuhan sandang khususnya kaos singlet dan kaos oblong dalam skala nasional. SO2: Kerjasama
yang
baik
dengan
supplier
ternama
menghasilkan harga produksi yang relatif lebih rendah. SO3: Memperbesar
jaringan
klien
hingga
ke
seluruh
Indonesia. (WO) Weaknesses Opportunities WO1: Membuka cabang baru dikota-kota besar WO2: Merancang sistem informasi yang terintegrasi (ST) Strengths Threats ST1:
Menciptakan iklim persaingan yang lebih sehat.
ST2:
Mengembangkan strategi dan taktik untuk menjaga
kepercayaan pelanggan. (WT) Weaknesses Threats WT1:Menerapkan Standar Operasional Prosedur WT2:Menerapkan sistem yang terintegrasi.
(SOP).
40
A. Matrix Faktor Strategi Internal Tabel 3.1 IFAS Faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
Komentar
Kekuatan (Strength)
Kapasitas produksi besar
0,2
4
0,8
Proses produksi tepat waktu
0,1
4
0,4
Harga lebih murah dibandingkan kompetitor
0,2
2
0,4
Memproduksi kaos oblong dan singlet dengan ukuran besar Total Strength
0,1
3
0,6
Kapasitas produksi besar adalah salah satu keunggulan PT. Pabrik Kaos Aseli dibandingkan pesaingnya. Produksi yang tepat waktu membuat PT. Pabrik Kaos Aseli dapat memenuhi permintaan pelanggan yang banyak. Harga yang relatif lebih rendah dibandingkan kompetitor menjadikan PT. Pabrik Kaos Aseli mempunyai klien yang tetap. Salah satu keunggulan PT. Pabrik Kaos Aseli dibandingkan kompetitor.
0,3 1,9
Kelemahan (Weakness)
Belum memiliki cabang
0,2
2
0,4
Belum memiliki sistem informasi yang terintegrasi
0,15
1
0,15
Total Weakness
0,35
0,55
0,95
2,45
TOTAL IFAS
PT. Pabrik Kaos Aseli belum memiliki cabang, sehingga kesulitan menjangkau pelanggan yang ada diluar kota. Belum adanya sistem terintegrasi menyebabkan waktu yang diperlukan untuk memantau status proses produksi cenderung lama.
41
B. Matriks Faktor Strategi Eksternal Tabel 3.2 EFAS Faktor Strategi Eksternal
Bobot Rating
Bobot x Rating
Komentar
Peluang (Opportunities) Kebutuhan kaos singlet dan kaos oblong sebagai kebutuhan pokok yang dipakai sehari-hari
0,2
4
0,8
Kerjasama ternama.
0,25
4
1
0,1
2
0,2
dengan
Pangsa pasar berkembang
yang
supplier
terus
Total Opportunities Ancaman (Threats)
0,55
Kebutuhan sandang masyarakat, membuat PT.Pabrik Kaos Aseli memproduksi banyak produk setiap harinya. supplier ternama menjalin kerjasama untuk terus memenuhi keperluan produksi PT. Pabrik Kaos Aseli Faktor ini menjadi satu peluang bagi PT. Pabrik Kaos Aseli untuk terus meningkatkan kualitasnya.
2
Kompetitor yang berpotensi menggeser PT. Pabrik Kaos Aseli
0,2
2
0,4
Kurs mata uang yang tidak stabil
0,1
1
0,1
Kemungkinan adanya human error
0,1
1
0,1
Total Threats TOTAL EFAS
0,3 0,85
0,6 2,6
Kompetitor yang mengerahkan berbagai cara untuk mengambil pasar PT. Pabrik Kaos Aseli Kurs mata uang mempengaruhi harga bahan baku dan mesin produksi Kemungkinan ada terjadinya kesalahan dalam memproduksi kaos singlet dan kaos oblong.
42
C. Matriks SWOT Tabel 3.3 Matriks SWOT Internal Factors Internal Strength (S) S1. Kapasitas produksi yang sangat besar. S2. Proses produksi yang tepat waktu S3. Harga jual produk relatif lebih rendah dibandingkan produsen lain. S4. Memproduksi ukuran besar External Factors
Internal Weaknesses (W) W1. Belum adanya cabang di kota-kota besar Indonesia W2. Belum adanya sistem yang terintegrasi
External Opportunities (O) O1. Kebutuhan kaos oblong dan singlet sebagai kebutuhan sehari-hari O2. Kerjasama dengan supplier ternama untuk pengadaan bahan baku dan mesin produksi. O3. Pangsa pasar yang sangat besar membuat PT. Pabrik Kaos Aseli meningkatkan kualitas produknya.
(SO) SO1. Memberi kontribusi yang pada kebutuhan kaos singlet maupun oblong dalam skala nasional. SO2. Kerjasama yang baik dengan supplier ternama menghasilkan harga yang relatif lebih murah. SO3. Memperbesar jaringan klien hingga ke seluruh Indonesia.
(WO) WO1. Membuka cabang di kota-kota besar di Indonesia WO2. Merancang sistem yang terintegrasi
External Threats (T) T1. Daya tawar perusahaan kompetitor. T4. Kurs mata uang yang tidak stabil. T3. Kemungkinan terjadinya human error.
(ST) ST1. Menciptakan iklim persaingan yang lebih sehat. ST2. Mengembangkan strategi dan taktik untuk menjaga kepercayaan pelanggan.
(WT) WT1.Menerapkan SOP (Standar Operasional Prosedur). WT2. Menerapkan sistem informasi yang terintegrasi.
D. Matriks Grand Strategy Berdasarkan ketiga matriks sebelumnya, maka dapat diperoleh sebuah gambaran posisi PT. Pabrik Kaos Aseli melalui sebuah diagram SWOT. Berikut ini adalah penghitungannya. 1. Perhitungan : Titik x = Kekuatan (Strength) – Kelemahan (Weakness) = 1,9 – 0,55
43
= 1,35 Titik y = Peluang (Oppurtinity) – Ancaman (Threat) = 2,00 – 0,6 = 1,4 2. Gambar
Ga Gambar 3.1 Diagram SWOT PT. Pabrik Kaos Aseli berada pada kuadran 1, yang berarti perusahaan berada dalam situasi yang menguntungkan karena memiliki peluang dan kekuatan. Strategi yang harus dijalankan pada kuadran ini adalah strategi yang mampu menunjang pertumbuhan yang lebih agresif.
44
3.2.2.2.2 Value Chain Firm Infrastructure: Memilki pabrik, mesin dan gedung kantor sendiri. Human Resources Management: Melakukan perekrutan, interview dan mengadakan Support Business Processs
pelatihan bagi karyawan. Technology Development: Belum memiliki departemen TI untuk pengembangan sistem
M
dan teknologi informasinya.
A
Procurement of Resources: Bekerja sama dengan supplier lokal maupun internasional.
R G
Primary Business Process
Inbound
Operations:
Outbound
Sales
and
Logistic:
- Pembuatan
Logistic:
Marketing:
Menawarkan
Membeli
kaos oblong
- Packing
-
after-sales
bahan baku
- Pembuatan
- Delivery ke
datang sendiri
dari
kaos singlet
customer
Customer
Services:
N
service dengan membantu jika ada
supplier.
I
masalah
pada
hasil
produksi.
Gambar 3.2 Value Chain Gambar di atas adalah diagram Value Chain (rantai nilai) pada perusahaan PT. Pabrik Kaos Aseli. Sesuai dengan Porter’s Value Chain, pada diagram tersebut terdapat dua aktifitas bisnis, yaitu aktifitas utama (Primary Business Process) dan aktifitas pendukung (Support Business Process) pada PT. Pabrik Kaos Aseli. Aktifitas utama atau proses bisnis utama yang dilakukan oleh PT. Pabrik Kaos Aseli dibantu dengan aktifitas pendukung untuk mengembangkan nilai perusahaan tersebut. Setelah kedua proses tersebut berjalan beriringan kemudian dapat menghasilkan keunggulan daya saing (competitive advantage) bagi PT. Pabrik Kaos Aseli.
Inbound Logistic PT. Pabrik Kaos Aseli membeli bahan baku dari supplier yang telah diajak kerja sama. Bahan baku berupa benang yang kemudian akan diproses menjadi kaos oblong dan kaos singlet.
45
Operations Setelah bahan baku lengkap, maka proses produksi pun dimulai. Pertama-tama ialah melakukan proses perajutan benang menjadi kaos polos untuk kaos oblong dan kain bergaris untuk kaos singlet. Proses berikutnya adalah melakukan pencucian kain hasil perajutan. Kemudian, kain yang telah kering digulung menggunakan mesin gulung. Lalu dilakukan pemotongan berdasarkan bentuk pola yang ditentukan. Setelah pemotongan selesai, kaos diobras pada bagian bawah dan samping serta pemasangan label “777” . Setelah itu, bagian finishing mengecek sisa-sisa benang jahitan yang belum rapi, baru kemudian disetrika dan dilipat lalu di packing sesuai dengan ukuran yang ditentukan sebelum masuk ke gudang. Barang yang sudah masuk ke bagian gudang, sudah harus siap untuk dikirim kepada customer agar tepat waktu. Outbound Setelah proses produksi selesai, perusahaan akan mengimkan hasil produksi tersebut kepada customer sesuai perjanjian. Barang dikirim oleh bagian ekspedisi bersama Surat Jalan, Bukti Pembayaran
dan Faktur
Penjualan. Setelah barang diterima, Bagian ekspedisi akan memberikan bukti pembayaran kepada customer. Sales and Marketing Pesanan yang diterima oleh PT. Pabrik Kaos Aseli biasanya didapatkan dari
customer yang menghubungi langsung PT. Pabrik Kaos Aseli untuk
membuat pesanan. Sementara itu, bentuk pemasarannya berupa rekomendasi dari reputasi yang selama ini dihasilkan.. Firm Infrastructure Perusahaan ini memiliki keuntungan pada sisi infrastruktur perusahaan, seperti memiliki pabrik dan mesin yang mempunyai kapasitas produksi yang besar. Mesin yang dimiliki PT. Pabrik Kaos Aseli pun sudah lengkap untuk memproduksi kaos oblong. Perusahaan ini juga memiliki gedung kantor dan pabrik sendiri yang terletak di Jalan Prof. Soepomo No. 2 Jakarta Selatan. Human Resources Management PT Pabrik Kaos Aseli memiliki bagian personalia yang bertanggung jawab untuk melakukan perekrutan karyawan, pelatihan karyawan dan
46
pengembangan kualitas karyawan agar sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dapat bekerja seoptimal mungkin. Technology Development Sistem dan Teknologi Informasi pada PT. Pabrik Kaos Aseli saat ini belum bekerja secara maksimal. Masih terdapat beberapa sistem yang belum terintegrasi satu sama lain, sehingga menyebabkan pengerjaannya harus dilakukan secara manual. Maka dari itu PT. Pabrik Kaos Aseli akan merekrut karyawan untuk mengembangkan Sistem dan Teknologi Informasi yang ada pada perusahaan sehingga proses bisnis pada perusahaan tersebut dapat bekerja lebih optimal dan efisien. Procurement Penyediaan bahan baku pada PT. Pabrik Kaos Aseli dipegang oleh bagian Supply Chain perusahaan tersebut. Penyediaan bahan baku ini berasal dari perusahaan lokal maupun impor dari perusahaan asing yang telah bekerja sama dengan PT. Pabrik Kaos Aseli. Untuk penyediaan mesin, PT. Pabrik Kaos Aseli membeli mesin-mesinnya langsung dari produsen mesin tersebut di Cina. 3.2.3 Skenario Konsep dari Operasi (CONOPS) 1. Manajer Produksi mencatat bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi ke dalam Surat Permintaan Pengeluaran Bahan Baku (SPPengBB) dan diberikan ke Bagian Gudang 2. Bagian Gudang mengambil bahan baku yang diperlukan sesuai dengan SPPengBB dan dicatat di Surat Pengeluaran Bahan Baku (SPBB). 3. Jika bahan baku tidak ada, maka Bagian Gudang akan mencatat bahan baku yang habis ke dalam Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku (SPPemBB) dan diberikan ke Bagian Pembelian. 4. Bagian Pembelian melakukan pembelian bahan baku ke supplier dan dicatat di Surat Pembelian Bahan Baku (SPemBB) dibuat rangkap 3, untuk Bagian Keuangan dan Bagian Penerimaan. 5. Bagian Keuangan membayar bahan baku yang dibeli ke supplier, lalu dicatat di Surat Pengeluaran Kas (SPK). 6. Bagian Penerimaan menerima dan mengecek bahan baku yang telah dibeli dari supplier.
47
7. Bagian Gudang memasukkan bahan baku yang baru dibeli ke gudang, dan mencatatnya ke dalam Surat Terima Bahan Baku (STBB). 8. Bagian Gudang mengantarkan bahan baku untuk proses produksi ke Bagian Perajutan. 9. Bagian Perajutan melakukan perajutan benang menjadi kain polos untuk kaos oblong dan kain bergaris untuk kaos singlet, setelah itu kain tersebut diberikan ke Bagian Pencucian. 10. Bagian Pencucian melakukan pencucian kain hasil perajutan, lalu kain yang masih basah dan sudah bersih diperas dengan mesin. Setelah itu proses pengeringan
dilakukan melakukan
mesin pengering yang
digerakkan oleh tenaga uap. Selanjutnya kain yang telah kering, digulung dengan mesin gulung, lalu hasil gulungan diserahkan ke bagian pemotongan. 11. Bagian Pemontongan melakukan pemotongan kain yang masih berupa gulungan berdasarkan pola yang sudah ditentukan, lalu hasilnya diserahkan ke Bagian Obras. 12. Bagian Obras mengobras bagian samping dan bagian bawah kaos singlet, lalu hasilnya diserahkan ke Bagian Penjahitan. 13. Bagian Penjahitan melakukan penjahitan kaos singlet yang telah diobras dan memasang label “777”, lalu hasilnya diserahkan ke Bagian Finishing. 14. Bagian Finishing mengecek dan merapikan benang-benang sisa jahitan, lalu disetrika dan kemudian dilipat. Selanjutnya hasil jadi kaos singlet maupun oblong dikemas lalu dimasukkan ke dalam kardus sesuai dengan ukuran, lalu dibawa ke gudang produksi. 15. Bagian Gudang mencatat barang produksi yang masuk ke dalam Surat Terima Barang Produksi (STBP) dan memasukkan barang produksi ke dalam gudang produksi. 16. Bagian Penjualan menerima pemesanan dari pelanggan lalu dicatat di Surat Order (SO) 17. Bagian Penjualan menghitung total biaya pemesanan dan memasukkan nya ke dalam Faktur Penjualan (FP) dua rangkap untuk Bagian Ekspedisi. 18. Bagian Penjualan membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang Produksi (SPPBP) yang diserahkan ke Bagian Gudang, sesuai dengan pesanan pelanggan yang tercatat di Faktur Penjualan (FP).
48
19. Bagian Gudang mengeluarkan barang produksi lalu dicatat di Surat Pengeluaran Barang Produksi (SPBP). 20. Bagian Penjualan membuat Surat Jalan (SJ) dan Bukti Pembayaran (BP) dua rangkap, untuk pelanggan dan Bagian Ekspedisi lalu menyerahkannya ke Bagian Ekspedisi beserta dengan Faktur Penjualan. 21. Bagian Ekspedisi mengambil barang produksi ke gudang produksi dan mengantar barang produksi ke pelanggan. 22. Pelanggan menerima barang produksi lalu membayarnya sesuai dengan faktur penjualan ke Bagian Ekpedisi. 23. Bagian Ekspedisi memberikan Bukti Pembayaran kepada pelanggan.
49
3.2.4 Diagram Konsep dari Operasi
Gambar 3.3 CONOD
Masih banyak proses bisnis yang seharusnya bisa lebih cepat penyelesaiannya, dan kurang memanfaatkan Tekhnologi Informasi pada sistem pembuatan atau penyimpanan data seperti database.
50
3.3 Produk dan Layanan Bisnis Berikut adalah tahapan ke dua dari EA cube yaitu Products & Services, pada tahapan ini menggunakan beberapa artefak yaitu : Business Plan, Swim Lane Process Diagram, Business Process/Services model, Business Process/Product Matrix, serta Use Case Narative dan Diagram. 3.3.1 Rencana Bisnis (Business Plan) Gambaran proses bisnis pada PT. Pabrik Kaos Aseli yang sedang berjalan pada saat ini. 3.3.1.1 Gambaran Bisnis PT. Pabrik Kaos Aseli merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha industri garmen. Produk yang dihasilkan saat ini terdiri dari kaos singlet dan kaos oblong. Produk yang dihasilkan PT. Pabrik Kaos Aseli diberi nama “777”. Tipe proses produksi yang digunakan pada PT. Pabrik Kaos Aseli adalah proses produksi terus menerus, dimana proses pengerjaan produk dilakukan berdasarkan aliran produk dari satu stasiun kerja (operasi) ke stasiun kerja berikutnya secara berurutan dan terus menerus mengikuti langkah-langkah proses produksi.
Gambar 3.3 Gambaran Bisnis
51
3.3.1.2 Hubungan Aktivitas Bisnis Kepada Tujuan Strategi Tabel 3.4 Hubungan Aktivitas Bisnis Kepada Tujuan Strategi Strategy Goal • Memperluas
Business Activity •
pasar dan meningkatkan
Membangun cabang di kotakota besar di Indonesia
•
penjualan
Melakukan promosi secara luas
•
Memberikan potongan harga bagi pelanggan yang memesan dengan skala besar
• Proses bisnis
•
lebih efisien • Peningkatan
Membangun sistem informasi yang terintegrasi
•
kinerja dan
Meningkatkan kinerja SDM dengan memberikan pelatihan
kemampuan
3.3.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT. Pabrik Kaos Aseli berbentuk hirarki yang dipimpin oleh Presiden Komisaris yang membawahi Direktur Utama, Direktur, dan beberapa Manajer yang mengepalai beberapa bagian-bagian. 3.3.1.5 Gambaran Pasar dan Kompetitif Strategi Pelanggan yang membeli kaos singlet dan kaos oblong merk “777” adalah pelanggan tetap. Dahulu merek “777” sangat dikenal masyarakat, tetapi saat ini banyak masyarakat yang tidak tau merk “777” khususnya anak-anak muda. Mereka lebih tau merk-merk “Rider, GTman, dll” yang lebih sering dilihat di iklan. Perusahaan yang bergerak dibidang garmen khususnya kaos singlet dan kaos oblong cukup banyak dan beberapa dari mereka bertaraf internasional. Hal ini memacu PT. Pabrik Kaos Aseli untuk terus meningkatkan kualitas dan menjaga kualiatas tersebut agar dapat terus bersaing. Serta terus menjaga hubungan baik dengan para pelanggan dan supplier.
52
3.3.2 Diagram Swimlane Process
Gambar 3.5 Diagram Swimlane Process Pada saat ingin melakukan proses produksi, bagian gudang harus terus mengecek ketersediaan bahan baku.
53
3.3.3 Model Proses / Model Layanan Berikut diagram proses arus bisnis IDEF0 dari PT. Pabrik Kaos Aseli
Gambar 3.6 Model Layanan (IDEF0)
54
IDEF0 menunjukkan proses bisnis yang ada Pada PT. Pabrik Kaos Aseli secara berurutan dan menjelaskan input proses nya, controls dari activity nya, output, serta mechanisms dari setiap activity nya 3.3.4 Proses bisnis/layanan matriks
Ekspedisi
Bagian
Gudang
Bagian
Penjualan
Bagian
Produksi
Bagian
Tabel 3.5 Proses bisnis/layanan matriks
Remarks
Business Product Product 1:
M
D
W
S
Kaos Singlet “777” merupakan
Kaos
kaos/pakaian
Singlet
produksi oleh PT. Pabrik Kaos
“777”
Aseli
Product 2:
M
D
W
S
dalam
yang
di
Kaos Oblong “777” merupakan
Kaos
kaos/pakaian
Oblong
produksi oleh PT. Pabrik Kaos
“777”
Aseli
R = Research & Develop M = Manufacture L = Legal F = Financials
D = Distribute
dalam
yang
di
W = Warehouse
S = Service
Tabel proses/layanan ini menunjukkan layanan yang ada pada PT. Pabrik Kaos Aseli dan produk nya, produk dari PT. Pabrik Kaos Aseli ada 2 yaitu kaos singlet yang bermerek 777 dan kaos oblong yang bermerek 777
55
3.3.5 Use Case Diagram dan Narative
Gambar 3.7 Use Case Diagram
56
Berikut Use Case Narative-nya: 1. Manajer Produksi mencatat bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi kedalam Surat Permintaan Pengeluaran Bahan baku. 2. Bagian Gudang mencatat bahan baku yang keluar dari gudang kedalam Surat Pengeluaran Bahan Baku. 3. Bagian Gudang mencatat bahan baku yang habis dan perlu dibeli kedalam Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku. 4. Bagian Pembelian membeli bahan baku lalu mencatat bahan baku yang dibeli kedalam Surat Pembelian Bahan Baku. 5. Bagian Keuangan membayar bahan baku yang telah dibeli lalu mencatatnya kedalam Surat Pengeluaran Kas. 6. Bagian Gudang menerima bahan baku yang baru dibeli, lalu membuat Surat Terima Bahan Baku. 7. Bagian Gudang menerima barang hasil produksi, lalu membuat Surat Terima Barang Produksi. 8. Bagian Penjualan menerima pemesanan lalu mencatatnya ke dalam Surat Order. 9. Bagian Penjualan membuat Faktur Penjualan yang berisi harga dan total harga dari pemesanan pelanggan. 10. Bagian Penjualan membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang Produksi sesuai dengan pemesanan pelaggan. 11. Bagian Gudang mencatat barang produksi yang keluar dari gudang produksi ke dalam Surat Pengeluaran Barang Produksi. 12. Bagian Penjualan membuat Surat Jalan untuk pengiriman barang produksi. 13. Bagian Penjualan membuat Bukti Pembayaran.
57
3.4 Data dan Informasi 3.4.1 Object State Transition Diagram SPPengBB
SPBB
Bahan Baku
SPPemBB
SPemBB
SPK
58
Suplier
STBB
Produksi
Barang Produksi
STBP
Surat Order
59
Faktur Penjualan
Surat Jalan
Bukti Pembayaran
SPPBP
SPBP
Pelanggan
Gambar 3.8 object state transition diagram Pada object state transition diagram memperlihatkan state-state pada sistem, mulai dari membuat state, transisi, event, serta aktifitas pada PT.Pabrik Kaos Aseli.
60
3.4.2 Logical Data Model: Class Diagram
Gambar 3.9 Logical Data Model
61
3.4.3 Activity/Entity Matrix
Bukti Pembayaran
R R
Surat Jalan
C R
SPBP
U R
Faktur Penjualan
R
Pelanggan
C
Bagian Penjualan
R
Surat Order
C
Bagian Ekspedisi
C
R
R
R
R
R
Mencatat Surat Order Mencatat Faktur Penjualan Membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang Produksi Mencatat Surat Pengeluaran Barang Produksi Membuat Surat Jalan Membuat Bukti Pembayaran
R
SPPBP
R
Barang Produksi
Mencatat Surat Terima Bahan Baku Mencatat Surat Terima Barang Produksi
U
Bagian Produksi
R
STBP
Mencatat Surat Pengeluaran Kas
C
C R
Mencatat Surat Pembelian Bahan Baku
Bagian Penerimaan
R
Bagian Pembelian
R
STTB
R
C
Bagian Keuangan
U
SPK
R
SPemBB
R
SPPemBB
R
Bagian Gudang
Bahan Baku
C
SPBB
Manajer Produksi
Mencatat Surat Permintaan Pengeluaran Bahan Baku Mencatat Surat Pengeluaran Bahan Baku Mencatat Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku
SPPengBB
Tabel 3.6 Activity/Entity Matrix
R
Keterangan : C = Create, R = Read, U = Update, D = Delete
C
R
R
R
R
R
R
R U
R R
R
R R
C R
R R
R R
R R
C C R
C
62
3.5 Sistem dan Aplikasi 3.5.1 System Data Flow Diagram
Gambar 3.10 System Data Flow Diagram
63
3.6 Jaringan dan Infrastruktur
Gambar 3.11 Jaringan dan Infrastruktur
Di setiap bagian didalam perusahaan mempunyai komputer masingmasing untuk melaksanakan proses bisnis, karena memakai sistem yang berbasis LAN maka media pertama yang digunakan dalam jaringan komunikasi ialah modem yang berguna sebagai pembawa informasi/data. Modem dihubungkan ke Hub yang memiliki fungsi untuk menggabungkan beberapa komputer menjadi satu buah kelompok jaringan.
64
3.7 Security/Standard/Workforce 3.7.1 Security and Privacy Plan Perencanaan sistem keamanan pada PT.Pabrik Kaos Aseli adalah sebagai berikut: 1. Upgrade sistem operasi Salah satu cara untuk menjaga data-data maupun komputer yang ada di PT.Pabrik Kaos Aseli aman dan terus berkembang adalah dengan meng-update sistem operasi ke yang lebih baru atau
setidaknya
mengikuti
sistem
operasi
terakhir
yang
disediakan. 2. Menggunakan firewall Firewall berguna
untuk
mengoptimalkan security
dan
keamanan didalam jaringan dengan membatasi daerah jaringan yang satu dengan jaringan yang lainnya hal ini berfungsi melindungi komputer dari serangan hacker dan spyware, agar data-data yang ada di dalam komputer PT. Pabrik Kaos Aseli tidak dicuri dan disalahgunakan. 3.7.2 Technology Forecast Teknologi yang digunakan oleh PT. Pabrik Kaos Aseli yaitu sebagai berikut: Tabel 3.7 Technology Forecast Perangkat Perangkat Keras
Jenis CPU + Monitor
Keterangan Spesifikasi : -
Printer Network
Perangkat Lunak
Sistem Aplikasi Aplikasi Software
Jumlah
Monitor CRT 17” Processor Intel pentium 4 LGA Dual Cpu 2.80 Ghz Memory 1 GB DDR Vga GeForce 256 MB Hard disk 80 GB Mouse + Keyboard standard
HP LaserJet Pro CP1025 Modem Router Hub Operating System : Windows XP Profesional Microsoft Office Antivirus AVG internet security
14
6 1 1 4 14 14
65
3.7.3 Workforce Plan PT. Pabrik Kaos Aseli saat ini sangat perlu meningkatkan kinerja perusaahan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi yang mendukung proses bisnisnya, juga meningkatkan sumber daya manusianya. Sumber daya manusia yang ada saat ini perlu peningkatan karena banyak dari mereka yang masih banyak melakukan kesalahan dalam bekerja. Untuk memperbaiki kinerja sumber daya manusia PT. Pabrik Kaos Aseli memiliki rencana yaitu melakukan pelatihan bagi para pekerja, menaikkan standar pendidikan untuk para manajer juga staffnya, merekrut pekerja yang sudah berpengalaman dibidang garmen.
66
3.7.4 Organization Chart
Gambar 3.12 Struktur Organisasi PT. Pabrik Kaos Aseli
67
Job Description untuk Struktur Organisasi di atas, adalah sebagai berikut: 1. Presiden Komisaris •
Mewakili dan diangkat oleh pemegang saham.
•
Memimpin dan mengadakan rapat pemegang saham dalam melakukan evaluasi mengenai keadaan perusahaan.
•
Melakukan
kegiatan
pengawasan
terhadap
jalannya
perusahaan yang dipimpin oleh pimpinan perusahaan. •
Memberikan petunjuk serta pengarahan kepada direksi mengenai kebijaksanaan yang akan ditempuh oleh perusahaan.
2. Direktur Utama •
Menyusun rencana kegiatan perusahaan.
•
Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan.
•
Menandatangani semua surat-surat yang berhubungan dengan perusahaan.
3. Direktur •
Bertugas sebagai pembantu direktur utama dan memimpin perusahaan.
•
Pengganti direktur utama apabila berhalangan atau tidak ada di tempat.
4. Manajer Produksi •
Bertugas sebagai pelaksana dan pengatur masalah produksi sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
•
Mengawasi jalannya kegiatan produksi.
•
Melaksanakan tugas yang diberikan oleh direktur utama dan bertanggung jawab kepadanya.
•
Bertugas mengawasi bagian proses produksi.
5. Manajer Keuangan •
Bertugas membuat pembukuan semua kegiatan perusahaan.
•
Membuat laporan keuangan.
•
Menetapkan sistem dan prosedur administrasi keuangan.
•
Menyiapkan daftar-daftar keuangan perusahaan.
68
•
Menetapkan kebijaksanaan penjualan kredit.
6. Manajer Personalia •
Melayani
administrasi
umum
dan
mengatur
masalah
kepegawaian. •
Mengawasi peraturan-peraturan yang telah disepakati oleh setiap karyawan dan pihak internal perusahaan.
•
Membuat daftar gaji dan upah serta perhitungan pajak pendapatan pegawai sesuai dengan peraturan pemerintah
7. Manajer Pemasaran •
Mengadakan
pemasaran
hasil
produksi
dan
mempromosikannya. •
Mengadakan administrasi pembelian dan penjualan.
•
Bertugas meneliti dan memilih bahan baku yang akan dibeli dari supplier.
•
Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan
8. Bagian Gudang •
Menyimpan produk yang akan dipasarkan
•
Menyimpan bahan baku
•
Menyimpan bahan penolong lainnya.
9. Bagian Perajutan •
Menggabungkan benang lusinan yang diperoleh dengan membuang jerat-jerat yang dihubungkan satu dengan yang lain sehingga menjadi kain rajut.
10. Bagian Pencucian •
Mencuci kain rajut hasil perajutan
•
Memeras hasil cucian dengan menggunakan mesin
•
Mengeringkan kain rajutan dengan tenaga uap
•
Menggulung kain yang sudah benar-benar kering lalu digulung.
69
11. Bagian Pemotongan •
Memotong kain hasil cucian yang sudah digulung dengan menggunakan mesin potong dan gunting biasa, berdasarkan pola.
12. Bagian Obras •
Melakukan pengobrasan bagian samping dan bagian bawah dari kaos singlet dan kaos oblong.
13. Bagian Penjahitan •
Menjahit kain yang sudah diobras menjadi barang jadi dan memasangkan label “777”.
14. Bagian Finishing •
Mengecek dan merapikan benang-benang sisa jahitan
•
Melakukan penyetrikaan dan melipat kaos oblong atau singlet yang sudah jadi.
•
Melakukan pengemasan.
•
Memasukkan ke kardus sesuai dengan ukuran
15. Bagian Pembelian •
Melalukan pembelian bahan baku dari supplier
•
Meminta kas untuk pembelian bahan baku
16. Bagian Penerimaan •
Menerima dan mengecek bahan baku yang dibeli dari supplier.
17. Bagian Penjualan •
Menerima pesanan dari pelanggan
•
Melalukan aktifitas penjualan barang produksi
18. Bagian Pengiriman •
Mengirimkan barang pesanan ke pelanggan.
70
3.7.5 Knowledge and Skills Profile Tabel 3.8 Knowledge and Skills Profile PT. Pabrik Kaos Aseli Enterprise Architecture Education Standards Knowledges and Skill Areas (KSAs)
1.0 EA Practices and Theory 1.1 Kebijakan : Rencana dan Pembuat Keputusan 1.2 Teori organisasi : kultur dan komunikasi 1.3 Umur informasi : mengarahkan arsitektur 1.4 Lembar kerja EA 1.5 Metodologi impelementasi Arsitektur 1.6 Penggunaan arsitektur dalam perencanaan 1.7 Teory bisnis, teknologi, dan SI 2.0 EA Documentations 2.1 Tujuan strategis, inisiatif dan rencana 2.2 Sub-arsitektur bisnis 2.3 Sub-arsitektur data dan informasi 2.4 Sub-arsitektur Service 2.5 Sub-arsitektur Sistem 2.6 Sub-arsitektur Teknologi 2.7 Sub-arsitektur Kemananan 2.8 Arsitektur Standar 2.9 Data manajement 2.1 Kebutuhan Pelanggan 0 3.0 EA Impelementation 3.1 Program EA dan pembentukan project 3.2 Ruang lingkup dan penerimaan EA 3.3 Lembar kerja dan seleksi metodologi 3.4 Alat EA dan seleksi gudang 3.5 Dokumentasi arsitektur berjalan 3.6 Dokumentasi arsitektur usulan 3.7 Arsitektur perpindahan manajemen 3.8 Arsitektur konfigurasi manajemen
Perusahaan Produksi Kaos Oblong dan Singlet Junior Mid-Level Senior Notes Architect Architect Architect EA EA Senior Apprantice Journeyman Architect (0-2 years) (3-5 years) (5+ years) * *
*
*
*
*
* *
* *
* *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
* *
* *
* *
* * * * * * *
* * * * * * *
* * * * * * *
*
*
*
*
*
*
* * * *
* * * *
*
*
71
Tabel 3.8 Knowledge and Skills Profile (lanjutan) PT. Pabrik Kaos Aseli Enterprise Architecture Education Standards Knowledges and Skill Areas (KSAs)
4.0 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
EA Project and Program Management Project EA dan dasar program manajemen Penetapan penerimaan Jadwal proyek dan program Biaya proyek dan program Mengelola resiko Tim pembangunan EA Mendapatkan nilai manajemen
Perusahaan Produksi Kaos Oblong dan Singlet Junior Mid-Level Senior Notes Architect Architect Architect EA EA Senior Apprantice Journeyman Architect (0-2 years) (3-5 years) (5+ years)
* * * * * * *
72
Halaman ini sengaja dikosongkan.
