67 BAB 3 DATA DAN ANALISIS
3.1
Profil Perusahaan PT. Pan Brothers Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri busana dan memproduksi bermacam-macam produk busana dari berbagai kategori. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 21 Agustus 1980. Perusahaan ini menawarkan sahamnya pada publik pada tahun 1990 dan terdaftar di Bursa Saham Indonesia sejak 1990. PT.
Pan
Brothers
Tbk
beserta
beberapa
anak
perusahaannya
memproduksi busana yang dipotong, dijahit, dan dirajut, busana woven, serta jaket woven berat dan ringan. Perusahaan ini memiliki pabrik-pabrik yang tersebar di beberapa kota di Indonesia, antara lain: 2 pabrik untuk busana dipotong, dijahit dan dirajut di Tangerang, 3 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di Tangerang, 1 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di Sukabumi, 3 pabrik untuk busana dipotong, dijahit dan dirajut di Solo, 1 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di Solo, 2 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di Boyolali, dan 4 pabrik untuk busana dipotong, dijahit dan dirajut di Boyolali. PT. Pan Brothers Tbk memfokuskan bisnis dan pangsa pasar mereka dalam ruang lingkup internasional. Pangsa pasar PT. Pan Brothers Tbk tersebar di Amerika Serikat, Eropa Barat dan Timur, Kanada, Jepang, Australia, dan negara-negara lain. Di tahun 2011 PT. Pan Brothers Tbk memiliki anak perusahaan baru yaitu, perusahaan agen pembelian busana yang bernama PT. Hollit International. 67
68 Kerja sama ini akan membentuk salah satu grup terkuat di Asia dengan kapasitas produksi yang berlimpah, pengetahuan mendalam tentang produk, pemahaman produk dan fashion serta akan membuat PT. Pan Brothers Tbk tumbuh lebih cepat dan besar sebagai penyedia busana yang unik di pasar global. Di awal 2011, kantor cabang PT. Pan Brothers Tbk di Korea didirikan dan beroperasi penuh. Kantor cabang PT. Pan Brothers Tbk saat ini tersebar di beberapa negara, seperti Singapura, Hongkong, Taiwan, China dan Korea. Kantor-kantor ini melayani pembelian dan penjualan. Pabrik-pabrik PT. Pan Brothers Tbk di Indonesia di tahun 2010 serta mempekerjakan 11.222 pekerja dan di akhir 2011 akan bertambah hingga 17.800 pekerja.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Menjadi penyuplai busana terpadu dan mendunia.
Misi Perusahaan •
Meningkatkan kinerja dan produk perseroan dengan menerapkan keahlian manajemen terbaik.
•
Menciptakan peluang yang terbaik bagi para karyawan untuk berkembang dan mencapai potensi maksimal.
•
Meningkatkan secara maksimal nilai investasi para pemegang saham dan memberikan kesempatan yang menarik.
68
69 •
Meningkatkan tata kelola perseroan yang baik.
•
Memanfaatkan sumber daya keuangan secara efisien.
•
Mempertahankan kepemimpinan di bidang penyuplai busana serta memasok produk-produk bermutu dengan harga pantas.
•
3.3
Memberikan kontribusi aktif untuk membangun perekonomian Indonesia.
Rencana Strategi Bisnis Rencana strategi bisnis berisi sekumpulan strategi yang akan dijalankan oleh PT. Pan Brothers Tbk untuk mencapai sasaran bisnis perusahaan. Adapun arahan strategi yang akan dijalankan oleh perusahaan adalah sebagai berikut: •
Peningkatan daya saing perusahaan
•
Peningkatan efisiensi operasional
•
Peningkatan pendapatan perusahaan
•
Peningkatan pangsa pasar/pelanggan
•
Penciptaan brand image baru
•
Peningkatan kinerja sistem
Strategi-strategi
yang
dijalankan
di
atas,
dimaksudkan
untuk
meningkatkan performa dari PT. Pan Brothers Tbk sebagai salah satu perusahaan penyuplai busana terpadu dan mendunia. Di samping itu, strategi tersebut juga dimaksudkan untuk meningkatkan profit dari perusahaan, meningkatkan efisiensi
69
70 kerja dari karyawan, meningkatkan produktivitas kerja karyawan, serta meningkatkan daya saing perusahaan. Untuk itulah PT. Pan Brothers Tbk memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, seperti pembangunan sistem ERP, dimana sistem tersebut mampu mengintegrasikan semua informasi dan proses bisnis yang dijalankan di PT. Pan Brothers Tbk. Dengan adanya sistem ERP, secara tidak langsung dapat meningkatkan produktivitas kerja perusahaan. Ini merupakan salah satu bagian dari usaha untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
70
71
3.4
Struktur Organisasi dan Job Description di Perusahaan 3.4.1
Struktur Organisasi dan Job Description secara umum Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pan Brothers Tbk 71 71
72 Job Description Berikut adalah pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi/bagian yang ada di dalam struktur organisasi perusahaan secara umum: Tugas dan wewenang Board of Commissioners adalah: •
Menentukan strategi bisnis jangka panjang dalam rangka mencapai visi dan misi perusahaan sesuai dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan oleh pemegang saham.
•
Mengimplementasikan rencana kerja serta tujuan keseluruhan organisasi.
•
Menentukan, mengimplementasikan, serta mengevaluasi secara berkala anggaran serta program kerja perusahaan.
•
Menentukan
kebijakan-kebijakan
eksternal
melalui
negosiasi-
negosiasi bisnis perwakilan perusahaan kepada partner bisnis dan perusahaan lain.
Tugas dan wewenang Board of Directors adalah: •
Membantu tugas-tugas Board of Commissioners.
•
Melaporkan kinerja serta membuat keputusan jangka panjang dan menengah.
•
Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan sekretariat.
72
73 •
Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
Tugas dan wewenang Divisi IT adalah: •
Melaporkan secara berkala hasil kerja Divisi IT ke Direktur Keuangan.
•
Menganalisa
dan
merancang
prototype
ERP
system
secara
keseluruhan sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna dalam membangun software ERP. •
Bertanggung jawab atas jalannya implementasi software ERP berjalan baik sesuai jadwal yang ditentukan, termasuk jalannya pelatihan terhadap pengguna terkait.
•
Bertanggung jawab atas infrastruktur, jaringan, telekomunikasi, dan perangkat hardware yang mendukung operasional pekerjaan.
•
Bertanggung jawab atas implementasi dan pengembangan software ERP, agar sinkronisasi dengan strategi bisnis perusahaan untuk jangka waktu mendatang.
•
Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik dengan divisi terkait, terutama dalam memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi yang berkaitan dengan software dan hardware ERP.
•
Memberikan motivasi, koordinasi, dan meningkatkan kerjasama serta meningkatkan keterampilan dan kompetensi dalam bidang IT dan IS.
•
Memberikan instruksi kerja kepada bawahannya.
73
74 •
Memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi dalam divisi IT, termasuk dalam teknis pemrograman, perancangan sistem database, perancangan sistem informasi ERP, teknologi informasi (hardware, jaringan, telekomunikasi).
•
Memastikan schedule training dan implementasi kepada pengguna tiap divisi berjalan sesuai waktu yang telah ditentukan.
•
Memberikan wewenang kepada bawahan sesuai dengan job description masing-masing.
•
Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi dalam source code program.
Tugas dan wewenang Bagian Logistic (Divisi Merchandising, Purchasing, Warehouse): Tugas dan wewenang Divisi Merchandising adalah: •
Bertanggung jawab atas semua kegiatan Merchandiser.
•
Bertanggung jawab atas distribusi penugasan untuk Merchandiser.
•
Bertanggung jawab atas penyelesaian permasalahan Merchandiser yang tidak dapat diselesaikan oleh Assistant Manager.
•
Memantau pembelian bahan baku dan aksesoris impor dan ketepatan waktu pengirimannya.
•
Bertanggung jawab atas sampel, dan mencari penyelesaian bila tidak bisa ditangani sendiri oleh Merchandiser.
74
75 •
Bertanggung jawab atas kuantitas, harga, dan delivery yang tertera di LC & PO.
•
Memberikan informasi ke semua pihak terkait, jika terjadi keterlambatan pengapalan/ketibaan barang impor di Indonesia.
•
Memberikan informasi ke semua pihak terkait mengenai closing time export.
•
Bertanggung jawab untuk memberitahukan ke pihak terkait untuk perubahan schedule export dan LC extention jika diperlukan.
•
Melakukan klaim ke pihak terkait jika terjadi ketidaksesuaian bahan baku dan aksesoris impor.
•
Melakukan pemantauan atas kinerja supplier bahan baku dan aksesoris impor setiap 6 bulan sekali. (Juli 15 untuk periode Jan-Juni, Jan 15 untuk periode Juli-Desember).
•
Bertanggung jawab dalam meningkatkan kinerja divisi.
•
Mendiskusikan jadwal ekspor dengan marketing jika terjadi keterlambatan shipment.
•
Menentukan shipment mode barang impor (sea/air) dan bila jumlah signifikan, maka harus persetujuan marketing manager.
•
Menginformasikan ke marketing jika terjadi shortship/overship di atas toleransi.
•
Menyarankan
penggantian
outsourcing
company
jika
terjadi
penyimpangan dari kualitas; delivery time ke Marketing Manager & PPIC. 75
76 Tugas dan wewenang Divisi Purchasing adalah: •
Bertanggung jawab atas semua pembelian, kecuali impor.
•
Mencari supplier yang memenuhi persyaratan perusahaan/buyer dan memantau kinerja supplier.
•
Menjaga agar penerimaan barang sesuai dengan jumlah, kualitas, harga, dan waktu sesuai dengan Purchase Order.
•
Melakukan klaim ke supplier atas penyimpangan dengan Purchase Order.
•
Melakukan pemantauan atas persediaan gudang yang biasa dipakai agar dapat mengurangi Purchase Order.
•
Meminta persetujuan dari MCC sebelum Purchase Order dikirim ke supplier.
•
Dengan persetujuan pemakai merubah jenis barang yang dipesan.
•
Dengan persetujuan pemakai merubah jadwal penerimaan barang.
•
Menginstruksikan Assistant Manager/Supervisor dan staf untuk memantau alur produksi barang yang dipesan di tempat supplier.
Tugas dan wewenang Divisi Warehouse adalah: •
Melakukan pemesanan baik kuantitas maupun kualitas.
•
Memastikan seluruh persediaan tercatat dengan baik dan benar.
•
Memantau penempatan persediaan pada tempat dan sesuai prosedur yang ditentukan.
•
Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran barang. 76
77 Tugas dan wewenang Divisi Factory adalah: •
Membuat seluruh perencanaan proses produksi.
•
Mengontrol pengoperasian produksi dan pemeliharaan sarana produksi.
•
Mengontrol pencapaian target produksi.
•
Meningkatkan produktivitas produksi sampai finishing.
•
Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik dengan divisi terkait proses produksi.
Tugas dan wewenang Divisi Quality Assurance adalah : •
Memberikan arahan dan penyusunan rencana inspeksi searah dengan rencana produksi.
•
Menyusun prosedur kerja/standar Divisi QA.
•
Memberi penjelasan, arahan, dan teknik QA kepada semua koordinator dan inspector cutting sampai packing audit.
•
Menentukan dan mengkoordinasikan aktivitas QA untuk mencapai hasil produksi yang memenuhi persyaratan ekspor.
•
Menjalin hubungan yang harmonis dengan buyer.
•
Menyusun standar mutu/pemastian mutu produk melalui verifikasi dan validasi produk, menentukan kriteria reject dan lolos (kriteria kualitas).
•
Mengapproach buyer untuk toleransi kualitas.
•
Menentukan kualitas produksi. 77
78 •
Memberikan informasi secara lisan/tertulis jika produksi melakukan penyimpangan.
•
Memberhentikan jalannya produksi jika terjadi kemungkinan kesalahan/penyimpangan.
•
Memberikan saran/jalan keluar untuk perbaikan jika terjadi penyimpangan ke produksi.
•
Memberhentikan proses/dan pengiriman sampel apabila tidak sesuai dengan mutu yang telah ditetapkan oleh buyer.
•
Menentukan standar kualitas washing sesuai dengan permintaan buyer.
•
Menentukan kualitas kain sesuai standar.
•
Menciptakan hubungan yang baik dengan seluruh jajaran perusahaan.
78
79
3.4.2
Struktur Organisasi dan Job Description Divisi Warehouse Struktur Organisasi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Warehouse
79 79
80 Job Description Warehouse Manager: •
Melakukan rapat koordinasi antar manager dengan GM (1 bulan sekali).
•
Memastikan seluruh persediaan tercatat dengan baik dan benar.
•
Melakukan pemesanan baik kuantitas maupun kualitas.
•
Memantau penempatan persediaan pada tempat dan sesuai prosedur yang ditentukan.
•
Menugaskan seluruh personal gudang secara efisien dan dapat saling menggantikan.
•
Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang.
•
Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran barang.
•
Melaporkan kepada atasan dan pihak terkait, apabila terjadi kesalahan penerimaan/pengiriman atau hal-hal lainnya yang menyimpang dari prosedur.
•
Mengusulkan pengajuan klaim atas barang yang diterima ke pihak terkait.
Fabric Superintendent: •
Memantau penempatan persediaan fabric pada tempat dan sesuai prosedur yang ditentukan.
•
Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang fabric.
•
Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran fabric. 80
81 •
Mengusulkan pengajuan klaim atas fabric yang diterima tidak memenuhi standar kualitas.
•
Melaporkan kepada atasan dan pihak terkait, apabila terjadi kesalahan penerimaan/pengiriman atau hal-hal lainnya yang menyimpang dari prosedur.
Accessories Superintendent: •
Memantau penempatan persediaan aksesoris pada tempat dan sesuai prosedur yang ditentukan.
•
Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang aksesoris.
•
Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran aksesoris.
•
Mengusulkan pengajuan klaim atas aksesoris yang diterima tidak memenuhi standar kualitas.
•
Melaporkan kepada atasan dan pihak terkait, apabila terjadi kesalahan penerimaan/pengiriman atau hal-hal lainnya yang menyimpang dari prosedur.
81
82
3.4.3
Divisi Factory Struktur Organisasi
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Divisi Factory
82 82
83 Job Description Factory General Manager: •
Membuat seluruh perencanaan proses produksi.
•
Mengontrol pengoperasian produksi dan pemeliharaan sarana produksi.
•
Meningkatkan produktivitas produksi sampai finishing.
•
Mengontrol pencapaian target produksi.
•
Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik dengan divisi terkait proses produksi.
•
Mengambil keputusan untuk kebijakan di Divisi Factory.
•
Melakukan persetujuan (approval) atas perubahan rencana produksi yang terjadi.
Production Section Manager: •
Memberikan arahan dan penyusunan rencana produksi sesuai dengan schedule penerimaan bahan baku dan bahan pembantu.
•
Meningkatkan produktivitas produksi dari sewing sampai finishing.
•
Menangani teknik produksi agar lebih efisien dan efektif untuk memenuhi standar quality buyer.
•
Mencapai target quantity order dan waktu delivery.
83
84 •
Mengurangi tingkat reject dan rework sampai tercapainya zero defect dengan kontrol proses yang sesuai prosedur, konsisten, dan terukur.
•
Mengatur penempatan tenaga kerja dalam PAN masingmasing dan melakukan mutasi internal untuk meningkatkan produktivitas.
•
Mengusulkan program pengembangan, pendidikan, training yang diperlukan dalam PAN masing-masing sesuai kebutuhan.
•
Memberitahukan ke pihak terkait jika terjadi penyimpangan target waktu delivery atau jika terjadi over shipment maupun short shipment.
•
Memberitahukan ke pihak terkait jika terjadi kesalahan yang tidak bisa lolos toleransi buyer.
•
Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan kerja.
•
Melakukan tugas lain yang diberikan atasan.
IE Section Manager: •
Mengkoordinir pembuatan target produksi dengan dasar time study yang dilakukan di area produksi, sample room atau tempat lain, atau berdasarkan track record.
•
Mengkoordinir pelaksanaan evaluasi target dengan melakukan time study aktual untuk mendukung efisiensi dan produktivitas operasi dari tahapan proses produksi.
84
85 •
Mengkoordinir penetapan stok minimum dan manajemen pengendalian WIP (Work in Process).
•
Melakukan pemantauan dan evaluasi dari pelaksanaan proses produksi.
•
Melakukan evaluasi dan memberikan usulan perbaikan sistem 5 M (Man, Machine, Material, Method, Money) guna mendukung pelaksanaan proses produksi yang efektif dan efisien.
•
Bertanggung
jawab
dan
melakukan
perbaikan
yang
berkesinambungan terhadap sistem kerja guna penghematan waktu dan biaya. •
Menciptakan hubungan yang baik dengan seluruh jajaran perusahaan yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.
•
Menjaga lingkungan kerja yang bersih dan tertib sesuai standar K3 dan 6S.
•
Tugas lain yang diberikan atasan yang terkait dengan kepentingan perusahaan.
85
86
Struktur Organisasi Sub Divisi Cutting
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Sub Divisi Cutting 86 86
87 Job Description Chief Cutting: •
Membuat susunan rasio yang akan dikirim ke marka komputer.
•
Membuat susunan rencana consumption cutting setelah selesai dimarka.
•
Melakukan pengontrolan terhadap order yang akan dan sedang dicutting untuk menghindari kesalahan.
•
Membagikan tugas kepada supervisor untuk order yang siap diproduksi.
•
Menyusun rencana gelaran untuk order yang sudah siap turun.
•
Mengontrol pengiriman kain yang siap dicutting.
•
Melakukan pengontrolan hasil produksi cutting dan kemampuan target.
•
Membukukan hasil cutting.
•
Persiapan sampel.
•
Mengkoordinasikan supervisor.
•
Mengatur kelancaran produksi cutting.
•
Menentukan kualitas terhadap supervisor.
•
Menjaga agar tidak terjadi kesalahan dalam proses produksi cutting.
•
Tercapainya target sesuai schedule.
•
Memberi izin kepada bawahan jika ada keperluan yang tidak bisa ditunda lagi.
87
88 •
Memberi teguran kepada supervisor dan bawahannya jika ada kesalahan.
•
Memberi penilaian terhadap supervisor.
•
Menberi saran terhadap anak buah.
•
Memberi bimbingan dan pengawasan kepada bawahan tentang teknik kerja.
•
Menentukan hasil target.
Supervisor Cutting: •
Menyusun rencana kerja.
•
Pendelegasian/mengkoordinasikan rencana kepada bawahan.
•
Mengontrol hasil kerja bawahan.
•
Memberi arahan dan motivasi dalam pelaksanaan tugas.
•
Menyiapkan gelaran sesuai dengan PO.
•
Berkoordinasi dengan bagian copy marka.
•
Mengawasi dan mengarahkan Bagian Numbering.
•
Mengecek bordir dan printing.
•
Menyiapkan potongan kain yang akan dikirim ke bordir.
•
Mempersiapkan order yang sudah mau masuk ke proses sewing.
•
Melaporkan bordir printing ke Kepala Bagian.
•
Mempersiapkan potongan yang akan diekspor lebih dahulu.
•
Memberi pekerjaan/teknik yang lebih baik (cepat).
•
Mengecek setting kain, marka, hasil gelaran, dan hasil potongan baju. 88
89 •
Merawat fasilitas kerja sesuai yang diamanatkan oleh manajemen.
•
Memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja.
•
Meningkatkan kualitas lingkungan kerja dan produktivitas yang baik.
•
Bertanggung jawab terhadap bawahan dan pekerjaannya.
•
Merapikan potongan sesuai dengan komponen yang ada, untuk memudahkan penggabungan, baik bordir maupun printing dan pengiriman ke sewing sesuai dengan tempat yang ada.
89
90
Struktur Organisasi Sub Divisi Sewing
Gambar 3.5 Struktur Organisasi Sub Divisi Sewing 90 90
91 Job Description Kepala Bagian Sewing: •
Melakukan PP Meeting.
•
Mempersiapkan sampel pola, kartu produksi, mesin dan alat bantu lainnya sesuai order yang akan turun.
•
Mempersiapkan dan membagikan pekerjaan untuk setiap line kepada Chief dan Supervisor.
•
Menjelaskan cara kerja setiap proses sesuai layout IE dan permintaan buyer.
•
Mencapai target yang telah ditentukan berdasarkan time study IE.
•
Menjaga kualitas dan mengurangi tingkat reject/rework dengan memberikan standar mutu yang sesuai permintaan buyer.
•
Menyelesaikan order sesuai jadwal ekspor.
•
Mengontrol
jalannya
produksi
secara
menyeluruh
dan
menindaklanjuti setiap masalah yang ditemukan. •
Melapor kepada atasan apabila ada hal-hal yang tidak bisa diatasi.
•
Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan kerja.
Chief Sewing: •
Mempersiapkan sampel pola, kartu produksi, mesin dan alat bantu lainnya sesuai order yang akan turun.
•
Mengkoordinasikan supervisor dan mengatur pekerjaan dalam produksi. 91
92 •
Membuat layout/rencana kerja setiap style baru.
•
Menjelaskan cara kerja setiap proses sesuai layout IE dan permintaan buyer.
•
Mencapai target yang telah ditentukan berdasarkan time study IE.
•
Menjaga kualitas dan mengurangi tingkat reject/rework dengan memberikan standar mutu yang sesuai permintaan buyer.
•
Menyelesaikan order sesuai jadwal ekspor.
•
Memberikan motivasi kepada supervisor dan operator untuk bisa mencapai target yang ditentukan.
•
Mengontrol hasil output.
•
Meeting pagi sebelum bekerja.
•
Mengontrol
jalannya
produksi
secara
menyeluruh
menindaklanjuti setiap masalah yang ditemukan. •
Melapor kepada atasan apabila ada hal-hal yang tidak bisa diatasi.
•
Memantau absensi operator yang tidak hadir.
•
Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan kerja.
92
dan
93
3.4.4
Struktur Organisasi dan Job Description Divisi Information Technology Struktur Organisasi
Gambar 3.6 Struktur Organisasi Divisi Information Technology
93 93
94 Job Description IT General Manager: •
Melaporkan secara berkala hasil kerja Departemen IT ke Direktur Keuangan.
•
Menganalisa
dan
merancang
prototype
ERP
system
secara
keseluruhan sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna dalam membangun software ERP. •
Bertanggung jawab atas jalannya implementasi software ERP berjalan baik sesuai jadwal yang ditentukan, termasuk jalannya pelatihan terhadap pengguna terkait.
•
Bertanggung jawab atas infrastruktur, jaringan, telekomunikasi, dan perangkat hardware yang mendukung operasional pekerjaan.
•
Bertanggung jawab atas implementasi dan pengembangan software ERP, agar sinkronisasi dengan strategi bisnis perusahaan untuk jangka waktu mendatang.
•
Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik dengan divisi terkait, terutama dalam memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi yang berkaitan dengan software dan hardware ERP.
•
Memberikan motivasi, koordinasi, dan meningkatkan kerjasama serta meningkatkan skill dan kompetensi dalam bidang IT dan IS.
94
95 IT Sofware Manager: •
Melaporkan secara berkala hasil kerja divisi IT Software ke IT GM.
•
Bertanggung jawab atas semua aplikasi program yang sudah dan sedang dikembangkan agar sesuai dengan kebutuhan manajemen dan pengguna.
•
Merancang analisis detail terhadap sistem yang akan dikembangkan pada aplikasi program sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna.
•
Mengajukan pendidikan komputer yang berhubungan dengan self development program termasuk tools pendukungnya.
•
Menyusun Standar Operating Prosedure (SOP) atas aplikasi program yang akan diimplementasi kepada pengguna.
•
Mendidik dan memotivasi bawahan agar bekerja optimal serta bertanggung jawab terhadap tugas yang di bebankan padanya.
IT Hardware Manager: •
Membantu
kelancaran
tugas
IT
General
Manager
dalam
melaksanakan tugasnya. •
Meneruskan kebijakan yang sudah digariskan IT General Manager.
•
Memonitor kelancaran tugas yang diberikan kepada staf dibawah IT Hardware Manager.
•
Melaporkan hasil kerja kepada IT General Manager.
•
Melaporkan keluhan/masukan dari user untuk ditindak lanjut.
95
96 •
Membantu, menjalankan, memastikan mendukung, memberi masukan dan memberi keputusan untuk tiap sub bagian IT Hardware yaitu Network,
Engineering,
Server
Support,
Technical
Support,
Telecommunication, Web Support, dan Purchasing. •
Memberikan dukungan teknis dan bantuan dalam kepada direksi dan grup
perusahaan
lainnya,
sesuai
dengan
permintaan
dan
kebijaksanaan yang ditentukan. •
Merencanakan dan mengelola hal-hal terkait dengan bidang IT untuk kemajuan dan eksistensi masa depan.
•
Memelihara dan situs perusahaan dan update halaman situs perusahaan.
•
Memantau pengembangan situs (sistem operasi, software).
•
Berkonsultasi atau koordinasi dengan bagian lain untuk menentukan kebutuhan perusahaan dalam penggunaan situs perusahaan.
•
Mendefinisikan kriteria desain halaman situs, memastikan konsistensi dengan desain yang ada atau standar yang ditetapkan.
•
Memelihara data situs dan program serta kelangsungan dari situs tersebut dengan pihak internal dan eksternal.
•
Menjalin hubungan dengan pihak ke tiga dalam setiap hal yang berhubungan dengan kelancaran kerja.
•
Mengelola fungsi IT operasional sehari-hari.
•
Untuk mengelola divisi IT meliputi penilaian staf, mendisiplinkan, dll.
96
97 Senior Programmer: •
Membantu
kelancaran
tugas
IT
Manager
(software)
dalam
melaksanakan tugasnya. •
Membantu kelancaran tugas
IT GM dalam membangun dan
mengembangkan software ERP. •
Membuat dan mengembangkan dalam bahasa pemrograman untuk ERP aplikasi program sesuai rancangan dan analisis sistem IT GM.
•
Melakukan trial simulasi terhadap ERP aplikasi program yang telah selesai sebelum dilakukan training oleh system support.
•
Melakukan training kepada tim System Support atas aplikasi ERP program yang sudah siap diimplementasikan.
•
Sebagai Database Administrator ERP aplikasi program.
•
Melakukan dokumentasi (source code) atas aplikasi program yang telah dibuat.
Programmer: •
Membantu
kelancaran
tugas
IT
Manager
(software)
dalam
melaksanakan tugasnya. •
Membuat dan mengembangkan dalam bahasa pemrograman untuk aplikasi program sesuai rancangan dan analisis sistem IT Manager (software).
•
Melakukan trial simulasi terhadap aplikasi program yang telah selesai sebelum dilakukan training kepada pengguna.
97
98 System Support: •
Membantu kelancaran pengguna dalam menjalankan aplikasi ERP program.
•
Membantu mengumpulkan dokumentasi dan informasi atas aplikasi program yang akan dianalisa oleh senior programmer.
•
Melakukan trial simulasi aplikasi program ERP untuk memastikan tidak terjadi error program sebelum training dan implementasi kepada pengguna terkait.
•
Melakukan training menjalankan aplikasi ERP program kepada pengguna
sesuai
jadwal
training
yang
ditentukan
Senior
Programmer dan IT GM. •
Menerima dan menindaklanjuti dengan cepat memberikan solusi terhadap keluhan pengguna dalam menjalankan aplikasi ERP program.
Technical Support: •
Membantu
kelancaran
tugas
IT
Hardware
Manager
dalam
melaksanakan tugasnya. •
Meneruskan kebijakan yang sudah digariskan IT Hardware Manager.
•
Melaporkan keluhan/masukan dari user untuk ditindak lanjut.
•
Melaporkan hasil kerja kepada IT Hardware Manager.
•
Mencari penawaran untuk produk/barang yang akan dibeli
•
Melakukan percobaan software eksternal dan penerapannya.
98
99 •
Memelihara dan melakukan backup data perusahaan secara rutin.
•
Bertemu dan mencari supplier baru lain untuk menegosiasikan harga, meningkatkan, kualitas produk, dan pengiriman.
•
Review klaim pesanan pembelian dan kontrak untuk kesesuaian dengan kebijakan perusahaan.
•
Negosiasi dan merumuskan kontrak kerja untuk peralatan dan pembelian barang/jasa (bekerja sama dengan bagian legal).
•
Berpartisipasi dalam mencari informasi/perkembangan baru dari spesifikasi peralatan, produk, persediaan atau bahan pengganti.
•
Melakukan pendataan pembelian, klaim dan ketersediaan data lannya yang terkait dengan pembelian.
•
Menyediakan bantuan dan solusi masalah penggunaan khususnya telepon dan alat komunikasi lainnya.
•
Menyediakan dan perubahan data ekstensi serta alokasi pesawat telepon.
•
Memverifikasi dan menyimpan semua laporan biaya yang diterima dari bagian operator.
•
Membuat inventasi perangkat PABX, pesawat telepon, jaringan PABX dan lainnya.
•
Melakukan penerapan standarisasi software di perusahaan.
•
Melakukan perbaikan peralatan dan perawatan peralatan secara berkala.
99
100 •
Membantu pengguna dalam mengatasi permasalahan komputer dan penggunaannya.
•
Memelihara dan melakukan backup data di server perusahaan secara rutin.
•
Menambah (upgrade), konfigurasi serta merekomendasikan peralatan tambahan untuk mengoptimalkan kemampuan komputer.
•
Membantu personil divisi lain sebagai sumber daya komputer.
•
Memberikan orientasi dan dukungan penggunaan komputer untuk staf baru.
•
Mengembangkan dan melakukan berbagai pelatihan dan instruksi untuk pengguna sistem pada sistem operasi, dan aplikasi umum (standar
perusahaan)
lainnya,
membantu
pengguna
dalam
memaksimalkan penggunaan jaringan dan sistem komputasi. •
Berpartisipasi dalam mencari informasi/perkembangan baru dari spesifikasi peralatan, produk, persediaan atau bahan pengganti.
•
Membantu, mengevaluasi, merekomendasikan pembelian komputer, perangkat keras jaringan, peralatan peripheral, dan software.
•
Menggunakan dan memelihara peralatan digital.
•
Melakukan pencatatan persediaan peralatan dan software pendukung.
•
Pencatatan lisensi dan menjaga kelangsungannya.
100
101 •
Bekerja sama dan membantu dalam bidang Technical Support.
•
Bekerjasama dengan divisi umum (General Affair) dan sub bagian IT lainnya.
•
Melakukan tugas lain seperti ditetapkan kemudian.
101
102
3.5
Proyek ERP PT. Pan Brothers Tbk 3.5.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.7 Struktur Organisasi Proyek ERP PT. Pan Brothers Tbk
102 102
103 3.5.2
Job Description Steering Committee: • Menentukan visi dan konfirmasi visi, tujuan, dan cakupan proyek. • Melakukan konfirmasi atas konsep sistem secara global. • Melakukan konfirmasi terhadap implementation plan, cost dan benefit yang didapat dari proyek. • Melakukan review atas progress pencapaian proyek. • Bertanggung jawab dalam mengkomunikasikan proyek ke seluruh lapisan perusahaan. • Meminta dukungan dan keterbukaan karyawan atas proyek yang akan dijalankan. • Pra-konfirmasi visi, tujuan, dan cakupan proyek. • Melakukan konfirmasi hasil perancangan sistem yang baru dan berkomitmen untuk dilaksanakan. • Melakukan follow-up dana dan sumber daya yang telah diputuskan bersama. • Menyeimbangkan kepentingan implementasi dan operasi proyek. • Memberikan penghargaan dan pengakuan terhadap partisipasi karyawan. • Melakukan review dan monitoring terhadap jalannya proyek.
103
104 Project Manager: •
Melakukan persiapan proyek dan menciptakan suasana urgent sehingga semua pihak merasa berkepentingan.
•
Memberikan arahan dan pendekatan secara keseluruhan pada tim proyek.
•
Menjembatani komunikasi antara steering committee dan tim proyek.
•
Melaporkan kemajuan setiap fase proyek kepada steering committee.
•
Menjamin kelancaran tim mendapatkan informasi dan dokumen yang diperlukan dalam proyek.
•
Aktif dalam memberikan ide perbaikan, mengintegrasikan konsep, dan aktif dalam konfirmasi ke manajemen.
•
Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan pihak terkait dan menyusun strategi implementasi proyek.
•
Melakukan review atas perkembangan implementasi proyek secara rutin dan melaporkan ke steering committee.
Tim IT (Support & Implementation): •
Bertanggung jawab dalam menjamin selesainya desain sampai detil dan rencana implementasi untuk inisiatif yang menjadi tugasnya.
•
Melakukan sinkronisasi desain tool IT.
•
Mengawasi pelaksanaan inisiatif dan membantu memfasilitasi pemecahan hambatan-hambatan.
104
105 •
Mengumpulkan data paket IT serta mendokumentasikan dan menganalisa sistem berjalan.
•
Melakukan identifikasi kebutuhan untuk sistem yang baru.
•
Menyusun activity plan untuk mengimplementasikan sistem serta menjamin penyelesaian sistem baru.
•
Menyusun perencanaan dan strategi penerapan manajemen perubahan dari sistem lama ke sistem baru dalam rangka pengelolaan perubahan secara efektif.
•
Mendorong terjadinya perubahan, aktif dalam penyusunan proses bisnis, memantau dan mengidentifikasi potensi konflik dalam penyusunan proses bisnis dan mengkoordinasikan dengan Business Process Owners dan struktural.
•
Merekomendasikan perubahan proses bisnis pada unit–unit kerja yang memerlukannya dan infrastruktur perubahan kepada unit kerja terkait.
•
Secara intensif melaksanakan proses sponsorship, komunikasi, sosialisasi, dan transformasi yang terstruktur diselaraskan dengan program budaya perusahaan.
•
Mengantisipasi dan mengelola resiko kegagalan proyek dan dampak perubahan proses bisnis dan implementasi ERP.
•
Menyusun kurikulum pelatihan, menyusun kebutuhan perlengkapan pelatihan,
dan
mengkoordinasikan
pengembangan kemampuan kepada user.
105
alih
pengetahuan
dan
106 •
Menjaga agar proses–proses bisnis yang akan diimplementasikan selaras dengan kebutuhan bisnis perusahaan dengan aktif terlibat dalam penyusunan Business Process Blueprint.
•
Memberikan masukan baik diminta maupun tidak diminta kepada tim proyek, untuk menjaga jalannya implementasi agar sesuai dengan kebutuhan transformasi bisnis, dan sinergis dengan program transformasi perusahaan lainnya, seperti budaya perusahaan.
•
Menetapkan strategi dan skenario Unit Testing, Integration Testing dan User Acceptance Test.
•
Menyiapkan perangkat keras, jaringan, sistem, dan perangkat lunak ERP, serta perangkat lunak lain, baik server maupun client, yang diperlukan oleh tim maupun user.
•
Mengelola dan melakukan instalasi, perawatan (monitoring, tuning, dan trouble shooting), dan upgrade perangkat lunak ERP (sebagai System Administrator).
•
Melakukan pekerjaan konfigurasi, tuning, backup, recovery, dan security serta growth management dari sistem database ERP (sebagai Database Administrator).
•
Melaksanakan perencanaan, instalasi, perawatan, dan keamanan jaringan yang menghubungkan semua server, client, dan perangkat lainnya (sebagai Hardware & Network Administrator).
•
Membuat standar dan prosedur administrasi user dan mengelola security dan otorisasi penggunaan sistem ERP.
106
107 •
Merekomendasikan program pasca implementasi ERP dalam bidang teknis, termasuk fungsi help desk support.
Tim Finance/Accounting: •
Melakukan identifikasi terhadap penggunaan biaya proyek.
•
Melakukan analisis biaya proyek.
•
Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan.
Tim Logistic: •
Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim ERP Support & Implementation.
•
Memberikan
bantuan
umum
kepada
Tim ERP
Support
&
Implementation. •
Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
Tim MCC: •
Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim ERP Support & Implementation.
•
Memberikan
bantuan
umum
kepada
Tim ERP
Implementation. •
Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
107
Support
&
108 Tim Internal Audit : •
Melakukan audit cost dan benefit mengenai proyek.
•
Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan.
Tim Marketing (Knit): •
Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim ERP Support & Implementation.
•
Memberikan
bantuan
umum
kepada
Tim ERP
Support
&
Implementation. •
Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
Tim PPIC: •
Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim ERP Support & Implementation.
•
Memberikan
bantuan
umum
kepada
Tim ERP
Implementation. •
Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
108
Support
&
109 Tim Marketing (Woven): •
Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim ERP Support & Implementation.
•
Memberikan
bantuan
umum
kepada
Tim ERP
Implementation. •
Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
109
Support
&
110
3.5.3
Time Schedule Project ERP Software
Gambar 3.8 Time Schedule Project ERP Software 110 110
111 3.5.4
Tujuan dan Manfaat Proyek ERP Tujuan keseluruhan proyek ini adalah untuk melakukan tranformasi bisnis dan merasionalisasi berbagai sistem informasi yang saat ini digunakan menjadi solusi terintegrasi dengan menggunakan sistem ERP. Secara umum tujuan proyek di antaranya adalah: •
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengambilan keputusan manajemen PT. Pan Brothers Tbk sebagai perusahaan garmen kelas dunia.
•
Mendapatkan sistem pengendalian manajemen yang lebih baik.
•
Menghasilkan pelaporan yang standar, cepat, tepat, akurat, dengan adanya peningkatan kualitas penyediaan data yang menjamin integritas, konsistensi, dan transparansi informasi.
•
Menyediakan sistem yang aman dan handal yang juga mudah untuk dioperasikan dan dipelihara/dirawat.
•
Mendorong program perubahan budaya perusahaan, salah satunya dengan menerapkan sistem pengukuran kinerja yang lebih baik dan efektif.
Manfaat utama yang diharapkan dari proyek ini adalah sebagai berikut: •
Mendukung lingkungan bisnis yang fleksibel, berkembang, dan responsif.
•
Menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti data entry ganda.
•
Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. 111
112
3.5.5
•
Menurunkan biaya-biaya administratif dan operasional lainnya.
•
Memberikan solusi terintegrasi atas kelemahan sistem saat ini.
•
Mendukung sharing informasi dan akses.
•
Menyediakan interface yang sederhana dan mudah digunakan.
•
Pengelolaan persediaan yang lebih baik.
Sasaran Implementasi ERP Modul Inventory dan Production and Operation Modul Inventory merupakan salah satu modul pada sistem ERP yang diimplementasikan oleh PT. Pan Brothers Tbk
guna menangani
persediaan bahan baku maupun bahan pendukung untuk kegiatan produksi. Tujuan dari implementasi ERP Modul Inventory pada PT. Pan Brothers Tbk antara lain: •
Memperoleh informasi mengenai jumlah persediaan untuk kebutuhan produksi secara real-time.
•
Menentukan jumlah kebutuhan dan tanggal penerimaan persediaan dari supplier.
•
Memperoleh data mengenai ketersediaan data material yang lebih akurat.
•
Menentukan waktu kapan material yang dibutuhkan produksi dikeluarkan dari warehouse.
112
113 Modul Production and Operation merupakan salah satu modul pada sistem ERP yang diimplementasikan oleh PT. Pan Brothers Tbk guna menangani perencanaan produksi. Tujuan dari implementasi ERP Modul Production pada PT. Pan Brothers, Tbk antara lain: •
Memperoleh informasi mengenai rencana produksi yang real-time dan terintegrasi.
•
Memperoleh informasi mengenai rencana produksi yang detail.
•
Menentukan jumlah kebutuhan dan tanggal pengiriman untuk penyelesaian pemasangan produk.
•
Memperoleh informasi mengenai penjadwalan produksi dan kapasitas produksi.
•
Menganalisa kebutuhan bahan baku dan bahan pendukung terhadap production order.
•
Mengetahui production order yang siap untuk dieksekusi oleh produksi.
•
Mencatat seluruh kegiatan produksi, seperti hasil produksi, konsumsi material bahan baku, bahan pendukung, dan juga biaya-biaya produksi yang telah digunakan.
113
114 3.5.6
Perbedaan Sistem Lama dan Sistem ERP
Tabel 3.1 Perbedaan Sistem Lama dan Sistem ERP Perbedaan
Sistem Lama dan
laporan
Sistem ERP
Efektifitas
Data
yang Dengan sistem ERP, data
dan Efisiensi
dihasilkan terkadang masih yang belum akurat.
terjadinya Dengan
data
dan
sistem
ERP,
data
dapat
sistem
ERP,
sangat redudansi
rentan. Waktu
diolah
dihasilkan lebih akurat.
Kemungkinan redudansi
telah
diminimalisir. yang
diperlukan Dengan
untuk mengerjakan suatu pengerjaan suatu transaksi transaksi lebih lama.
dapat
lebih
efektif
dan
efisien.
Fungsi
Pada sistem terdahulu, staf Dengan menggunakan sistem
Inventory
penerimaan aksesoris
fabric tidak
dan ERP, staf penerimaan fabric dapat dan
aksesoris
dapat
mengetahui berapa jumlah mengetahui berapa jumlah material yang masih belum material yang masih harus dikirim
dikarenakan diterima
pengiriman secara partial.
114
pada
selanjutnya.
pengiriman
115 Fungsi
Pada sistem terdahulu, PT. Dengan menggunakan sistem
Production
Pan Brothers Tbk masih ERP, PT. Pan Brothers Tbk
and
menggunakan
Operation
secara
perhitungan menerapkan sistem cutting di
manual
dalam mana
sistem
dapat
perhitungan sistem cutting mengetahui kebutuhan fabric dan sewing di dalamnya.
yang
diperlukan
komputerisasi. sistem
secara
Sedangkan
sewing
mampu
melakukan inputan data KP dan
pembuatan
struktur
sewing. Media
Pada sistem terdahulu, PT. Dengan menggunakan sistem
pengambilan
Pan Brothers Tbk masih ERP, PT. Pan Brothers Tbk,
keputusan
menggunakan
pembuatan terutama
laporan secara manual.
manager
melakukan laporan
dapat
pencetakan untuk
Divisi
Warehouse dan Factory.
115
116 3.6
Proses Bisnis yang Sedang Berjalan 3.6.1
Proses Bisnis secara Umum Proses ini dimulai ketika Manager Marketing melakukan penerimaan sampel (jika ada) dan technical package dari Buyer kemudian membuat quotation/penawaran dan mengirimkan ke Buyer melalui email/fax.
Jika
diperlukan
sampel,
maka
akan
diserahkan
sample/technical package ke Sample Developer. Sample Developer akan membuat Sample Request dan menyerahkan sample/technical package ke Ka.Div. Sample. Kemudian Ka.Div. Sample akan membuat sampel berdasarkan
Sample
Request
dan
mengirimkan
sampel
yang
bersangkutan ke Sample Developer dengan menggunakan surat jalan. Sample Developer akan memeriksa sampel berdasarkan technical package/sample dari Buyer, Jika sesuai maka akan dikirimkan sampel yang bersangkutan ke Buyer dengan menggunakan surat jalan atau AWB, tetapi jika tidak sesuai maka akan meminta revisi sampel ke Ka.Div. Sample. Setelah itu, Buyer dapat melakukan konfirmasi melalui e-mail kepada Manager Marketing. Setelah adanya konfirmasi kesepakatan pemesanan dari Buyer maka Manager Marketing melakukan booking kain (fabric booking) melalui e-mail ke Supplier, menerima konfirmasi order/PO dari Buyer dan menyerahkan ke Manager Merchandising dan Manager Purchasing, memperbaharui Order Status dan menyerahkan ke Manager terkait, membuat Confirmation Order dan Cost Breakdown serta menyerahkan ke Direksi dan MCC.
116
117 Sementara itu, Manager Shipping merekap kuota berdasarkan order status dengan menggunakan Form Quota Status (dapat juga mencari tambahan kuota ke Depperindag atau ke pabrik lain jika kuota tidak mencukupi). Merchandiser kemudian membuat kartu produksi berdasarkan technical package dan PO Buyer serta menyerahkan ke Pejabat terkait, membuat sample request dan menyerahkan ke Ka. Div.Sample untuk membuat sampel berdasarkan sample request dan menyerahkan sampel tersebut ke Staf QC untuk diperiksa. Staf QC akan melakukan pemeriksaan sampel berdasarkan technical package/sample Buyer dan meminta revisi jika perlu serta menyusun laporan pemeriksaan sampel
dengan
menggunakan
Form
Sample
Inspection
Card.
Ka.Div.Sample akan mengirimkan sampel yang telah lolos QC melalui Merchandiser dengan menggunakan surat jalan dan form Sample Inspection Report. Selain itu, Merchandiser juga membuat permintaan aksesoris dan menyerahkan ke Staf Purchasing. Dari itu, Staf Purchasing kemudian meminta Supplier membuat contoh aksesoris sesuai dengan spesimen yang diserahkan dengan menggunakan memo/e-mail, menerima contoh aksesoris dan menyerahkan ke Merchandiser, dan meminta konfirmasi contoh aksesoris ke Merchandiser. Merchandiser kemudian akan
mengirimkan
sampel-contoh
aksesoris
ke
Buyer
dengan
menggunakan surat jalan atau AWB serta meminta konfirmasi sampel/contoh
aksesoris
ke
Buyer
dan
meminta
revisi
ke
Ka.Div.Sample/Staf Purchasing jika perlu. Manager PPIC akan memeriksa kapasitas produksi berdasarkan Time Study dan Raw Material 117
118 Status, mereview order status dan memantau kedatangan barang yang dibeli, membuat perencanaan produksi dengan menggunakan Form Schedule Produksi, meminta Staf Analis untuk menghitung time study untuk order yang baru dikerjakan, merencanakan proses produksi ke CMT jika kapasitas produksi tidak mencukupi serta mendistribusikan Schedule Produksi ke Pejabat terkait. Sedangkan MCC akan membuat Material Cost Control berdasarkan PO pembelian dan Cost Breakdown serta meminta otorisasi ke Manager Marketing jika terdapat over budget. Manager Produksi akan merencanakan penambahan karyawan jika jumlah karyawan tidak mencukupi dengan menggunakan Form Permintaan Penambahan Karyawan merencanakan penambahan mesin jika mesin tidak mencukupi dengan menggunakan Form Order Kerja, merencanakan penambahan jam kerja jika diperlukan lembur dengan menggunakan surat persetujuan lembur (SPL), dan menyerahkan Form Permintaan Penambahan Karyawan, memo, dan SPL ke General Manager untuk persetujuan. Sementara itu, General Manager akan melakukan peninjauan kebutuhan penambahan karyawan, mesin atau jam kerja dan menyetujui jika diperlukan dan jika disetujui maka ia akan memerintahkan Manager Personalia untuk melakukan proses rekrutmen, Manager Workshops untuk mencari penambahan mesin yaitu dengan mencari supplier untuk penambahan/penyewaan mesin yang dibutuhkan serta Manager Produksi untuk pelaksanaan lembur. Untuk melakukan proses produksi, Manager Produksi akan membuat persiapan produksi sesuai schedule produksi yang meliputi 118
119 layout dan setting mesin, penempatan/pengaturan karyawan, dan pengambilan bahan baku dan aksesoris. Selain itu, ia juga akan mengajukan permintaan bahan baku dan aksesoris yang bersangkutan ke Manager Warehouse dengan menggunakan Form Permintaan Fabric untuk Cutting dan Permintaan Barang Aksesoris. Untuk itu, Manager Warehouse/Ka.Div.Warehouse akan menyiapkan material (bahan baku dan aksesoris) yang dibutuhkan oleh Manager Produksi berdasarkan permintaan dan menyerahkan material ke Manager Produksi terkait dengan meminta tanda tangan pada Form Bukti Pengeluaran Barang Untuk Dipakai (BPUP) Gudang Fabric/Aksesoris. Setelah material telah siap digunakan untuk proses produksi, maka Supervisor Produksi akan menjalankan proses produksi berdasarkan Rencana Mutu Produksi, membuat laporan produksi sesuai dengan jenis produksi masing-masing sesuai dengan Rencana Mutu Produksi dan melaporkan jika terjadi ketidaksesuaian ke Manager Produksi sehingga Manager Produksi tersebut
dapat
melakukan
tindakan
perbaikan
berdasarkan
ketidaksesuaian yang terjadi dengan mengacu pada Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan. Setelah proses produksi selesai, maka Staf QC Produksi akan melakukan pemeriksaan hasil produksi berdasarkan Standard Approval Sample dan Instruksi Kerja terkait, melakukan disposisi terhadap hasil produksi sebagai berikut yaitu: Passed (bila produk sesuai standar), Permak (bila produk tidak sesuai tetapi masih dapat diperbaiki), dan Reject (bila produk tidak sesuai dan tidak dapat diperbaiki). Jika produk tersebut statusnya permak, maka produk tersebut 119
120 akan diserahkan ke Supervisor QC untuk diserahkan ke Supervisor Produksi terkait tetapi jika statusnya reject maka produk tersebut akan dipisahkan dan diberikan identifikasi “Reject”. Kemudian, akan dibuat laporan pemeriksaan dengan menggunakan Form Laporan Hasil Pemeriksaan QA/QC terkait. Setelah itu, Staf QC Buyer dengan didampingi oleh Staf QA akan melakukan pemeriksaan hasil produksi dan membuat disposisi hasil produksi. Jika ada produk yang tidak sesuai maka akan diserahkan ke Staf QA untuk ditangani, dan melaporkan hasil pemeriksaan/inspection report ke Manager Produksi. Staf QA akan meminta tindakan perbaikan ke Manager Produksi berdasarkan laporan pemeriksaan dari QC Buyer. Setelah semua proses pemeriksaan hasil produksi selesai dan statusnya passed, maka Ka.Bag.Packing akan memerintahkan Operator Packing untuk melakukan proses packing. Operator Packing akan melakukan
proses
packing
berdasarkan
spesifikasi
pelanggan,
membersihkan dan mengemas produk sesuai ketentuan-persyaratan pelanggan, membuat laporan dengan menggunakan Detailed Packing List dan melaporkan ketidaksesuaian yang terjadi ke Ka.Bag.Packing. Ka.Bag.Packing
kemudian
akan
melakukan
tindakan
perbaikan
berdasarkan ketidaksesuaian yang terjadi dengan mengacu pada Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan sementara Staf QC Packing akan memeriksa secara random barang yang telah dikemas berdasarkan persyaratan. Administrasi Packing akan membuat Packing List berdasarkan jumlah dan jenis barang yang dikemas dan telah lolos QC 120
121 serta menyerahkan packing list tersebut ke Staf Packing untuk melaksanakan ekspor. Staf Shipping kemudian akan mempersiapkan dokumen ekspor melalui PEB, BC 3.0, Shipping Instruction dan Invoice, seterusnya menyerahkan dokumen ekspor tersebut ke Staf Shipping Pabrik dan membuat laporan shipment dengan menggunakan Form Export Realization. Sementara itu, Staf Shipping Pabrik akan mengawasi proses pemuatan produk dan mengirimkan dengan disertai Dokumen Ekspor, Surat Jalan, Packing List dan Inspection Report (jika dipersyaratkan oleh Buyer). Staf Shipping akan menghubungi Forwarder dan menginformasikan pengiriman barang dari pabrik, melakukan konfirmasi keberangkatan kapal ke Forwarder, menginformasikan jadwal keberangkatan kapal ke Buyer, Manager Marketing dan Manager Merchandising. Setelah barang diterima oleh Buyer, maka kemudian meminta Manager Marketing akan selalu mengirim Form Evaluasi Kepuasan Pelanggan ke Buyer dengan menggunakan Customer Satisfaction Form, jika ada keluhan dapat disampaikan oleh Buyer baik secara lisan, e-mail atau surat kepada Manager Marketing. Seterusnya Manager Marketing akan mendata keluhan ke dalam Complaint List dan menganalisa sumber komplain berasal kemudian dilakukan evaluasi kepuasan pelanggan dan menginformasikan hasil evaluasi ke pejabat terkait serta meminta tindakan perbaikan yang diperlukan ke pejabat terkait.
121
122
3.6.2
Event Table Tabel 3.2 Event Table Proses Bisnis
Event Table Proses Bisnis PT. Pan Brothers Tbk. No
Event
1.
Menerima sampel
Manager
Ketika pihak buyer
dari buyer
Marketing
membutuhkan sampel dari Buyer, membuat
Actor
Start When
Activities in the Event Menerima sample dan technical package
untuk pesanan
quotation/penawaran, mengirimkan
mereka.
quotation/penawaran kepada Buyer melalui e-mail/fax, menyerahkan
122 122
123
sample/technical package ke Sample Developer, melakukan booking kain untuk pembuatan sampel (fabric booking) melalui e-mail ke supplier. 2.
Membuat Sample
Merchandising
Request
Setelah menerima
Membuat Sample Request, dan
sample dan technical
menyerahkan sample/technical package
package dari
ke Ka.Div. Sample, membuat permintaan
Manager Marketing
aksesoris dengan menggunakan Form Permintaan Sample dan menyerahkan ke Staf Purchasing.
3.
Melakukan
Setelah menerima
Meminta Supplier membuat contoh
permintaaan
permintaan aksesoris
aksesoris sesuai dengan spesimen yang
aksesoris ke
dari Merchandising
diserahkan dengan menggunakan memo/
Purchasing
Supplier
e-mail, menerima contoh aksesoris dan menyerahkan ke Merchandising, meminta
123 123
124
konfirmasi contoh aksesoris ke Merchandising. 4.
5.
Membuat sampel
Ka. Div. Sample
Setelah menerima
Membuat sampel, berdasarkan Sample
sample dan technical
Request, dan menyerahkan
package dari Sample
sampel ke Staf QC barang masuk untuk
Developer
diperiksa.
Memeriksa
Staf QC barang
Setelah menerima
Memeriksa sampel berdasarkan Technical
sampel
masuk
sampel dari Ka. Div.
Package - Sample Buyer dan meminta
Sample
revisi jika perlu, menyusun laporan pemeriksaan sampel dengan menggunakan Form Sample Inspection Report, menyerahkan sampel yang sudah lolos QC ke Ka. Div. Sample.
6.
Menerima sampel yang sudah lolos
Ka. Div. Sample
Setelah sampel telah
Menerima sampel yang sudah lolos QC,
dinyatakan lolos QC
menyerahkan sampel yang telah lolos QC
124 124
125
ke Merchandising dengan menggunakan
QC
surat jalan dan Form Sample Inspection Report. 7.
Mengirimkan
Setelah menerima
Mengirimkan sampel - contoh aksesoris
sampel– contoh
sampel yang lolos
ke Buyer dengan menggunakan surat jalan
aksesoris ke Buyer
QC dari Ka. Div.
atau AWB, meminta konfirmasi sampel -
Sample
contoh aksesoris ke Buyer dan meminta
Merchandising
revisi ke Ka.Div. Sample – Staf Purchasing jika perlu. 8.
Menerima order
Manager
Ketika Buyer
Menerima konfirmasi order/PO dari
PO dari Buyer
Marketing
mengirimkan PO
Buyer dan menyerahkan ke Manager Merchandising dan Manager Purchasing, melakukan booking kain (fabric booking) melalui e-mail ke Supplier, memperbaharui Order Status dan
125 125
126
menyerahkan ke Manager terkait, membuat Confirmation Order dan Cost Breakdown ke Direksi dan MCC. 9.
Membuat Kartu
Merchandising
Produksi (KP)
Setelah menerima
Membuat Kartu Produksi/KP berdasarkan
informasi order
Technical Package dan PO Buyer serta
pesanan dari
menyerahkan ke Pejabat terkait.
Manager Marketing 10. Melakukan
Pejabat terkait
Setelah menerima KP
Membuat permintaan pembelian aksesoris
permintaan
dengan menggunakan Form Permintaan
pembelian
Pembelian/PP, menyerahkan PP ke
aksesoris
Bagian Merchandising. Jika permintaan pembelian bersifat lokal, maka PP akan diserahkan ke Bagian Purchasing, namun apabila bersifat impor, maka PP akan diserahkan ke Bagian Merchandising.
126 126
127
11. Melakukan
Ka. Div. Marka
Setelah menerima KP
Membuat Fabric Consumption untuk
perhitungan
kain, menyerahkan ke Manager PPIC
Fabric
untuk pengesahan, menyerahkan Fabric
Consumption
Consumption yang telah diserahkan ke Bagian Merchandising.
12. Memeriksa
Setelah menerima PP
Memeriksa kelengkapan spesifikasi dari
kelengkapan PP
dan Fabric
Fabric Consumption/PP aksesoris,
dan Fabric
Consumption
menyerahkan Fabric Consumption/PP
Merchandising
aksesoris yang telah lengkap ke Bagian
Consumption
Purchasing (apabila pembelian bersifat lokal). 13. Melakukan
Setelah menerima
Melakukan negosisasi harga dengan
pembelian
Fabric Consumption/
supplier, menetapkan penawaran dari
material yang
PP aksesoris
supplier yang dipilih sesuai dengan hasil
Purchasing
bersifat lokal
negosiasi, membuat PO sesuai dengan
127 127
128
Fabric Consumption dan PP aksesoris, menyerahkan PO ke Bagian MCC untuk diperiksa. 14. Melakukan
Setelah Fabric
Melakukan negosisasi harga dengan
pembelian yang
Consumption/PP
supplier, menetapkan penawaran dari
bersifat impor
aksesoris dinyatakan
supplier yang dipilih sesuai dengan hasil
lengkap
negosiasi, membuat PO sesuai dengan
Merchandising
Fabric Consumption dan PP aksesoris, menyerahkan PO ke Bagian MCC untuk diperiksa. 15. Melakukan perhitungan MCC
MCC
Setelah menerima PO Memeriksa PO terhadap harga dan dari Bagian
budget, mengesahkan dan
Purchasing dan
menyerahkannya kembali ke bagian yang
Merchandising
bersangkutan jika telah selesai untuk kemudian dikirimkan ke supplier.
128 128
129
16. Menerima barang masuk
Bagian
Barang yang dikirim
Menerima barang masuk (lokal/impor)
Warehouse
oleh supplier tiba.
dan melakukan pemeriksaan terhadap jumlah dan jenis barang berdasarkan PO, fabric consumption dan surat jalan supplier, memberitahukan kedatangan barang ke staf QC.
17. Melakukan pemeriksaan
Staf QC barang
Barang sudah
Melakukan pemeriksaan mutu barang
masuk
diterima oleh Bagian
masuk berdasarkan Standar Mutu
Warehouse
Aksesoris dan Instruksi Kerja QC Fabric,
kondisi barang
menetapkan disposisi dan identifikasi
masuk
barang (pass/reject), membuat fabric inspection report, piece goods inspection report, dan accessories check report. 18. Melakukan penyimpanan
Bagian
Ketika pengecekan
Melakukan penyimpanan terhadap barang
Warehouse
kualitas barang sudah
masuk dengan memisahkan barang yang
129 129
130
barang yang lolos
selesai dilakukan
sesuai spesifikasi dengan barang yang akan diklaim, mencatat barang masuk
quality check
dalam kartu stock, dan membuat laporan penerimaan barang dengan menggunakan Bukti Penerimaan Barang. 19. Merencanakan proses produksi
Bagian PPIC
Ketika material
Memeriksa kapasitas produksi
produksi sudah siap
berdasarkan Time Study dan Raw Material Status, mereview order status dan memantau kedatangan barang yang dibeli, membuat perencanaan produksi dengan menggunakan Form Schedule Produksi , meminta Staf Analis untuk menghitung time study untuk order yang baru dikerjakan, merencanakan proses produksi ke CMT jika kapasitas produksi tidak
130 130
131
mencukupi, mendistribusikan Schedule Produksi ke Pejabat terkait. 20. Mempersiapkan proses produksi
Bagian Produksi
Ketika schedule
Membuat persiapan produksi sesuai
produksi sudah
schedule produksi meliputi: layout dan
selesai disusun
setting mesin, penempatan/pengaturan karyawan, pengambilan bahan baku, aksesoris dan bahan bantu, mengajukan permintaan bahan baku, aksesoris dan bahan bantu ke Manager Warehouse terkait dengan menggunakan Form Permintaan Kain Untuk Cutting dan Permintaan Barang Aksesoris.
21. Menyiapkan
BagianWarehouse Proses produksi
Menyiapkan
material
dan
bahan
(bahan
baku,
bantu)
yang
semua bahan
sudah siap untuk
aksesoris
kebutuhan terkait
dimulai
dibutuhkan oleh Bagian Produksi terkait
131 131
132
proses produksi
berdasarkan
permintaan,
menyerahkan
material ke Bagian Produksi terkait dengan meminta tanda tangan Manager Produksi pada Form Bukti Pengeluaran Barang Untuk Dipakai (BPUP) Gudang Bahan/Aksesoris. 22
Menjalankan
Supervisor
Semua bahan
Menjalankan proses produksi berdasarkan
proses produksi
Produksi
kebutuhan terkait
Rencana Mutu Produksi, membuat
proses produksi
laporan produksi sesuai dengan jenis
sudah siap
produksi masing-masing sesuai dengan Rencana Mutu Produksi, melaporkan ketidaksesuaian yang terjadi ke Manager Produksi.
23. Melakukan pemeriksaan
Staf QC produksi
Barang sudah selesai
Melakukan pemeriksaan hasil produksi
diproduksi
berdasarkan Standard Approval Sample
132 132 132
133
internal hasil
dan Instruksi Kerja terkait Rencana Mutu
produksi
Produksi, melakukan disposisi terhadap hasil produksi sebagai berikut: Passed: bila produk sesuai standar, Permak: bila produk tidak sesuai tetapi masih dapat diperbaiki, Reject: bila produk tidak sesuai dan tidak dapat diperbaiki, menyerahkan produk yang perlu dipermak ke Supervisor QC untuk diserahkan ke Supervisor Produksi terkait, memisahkan produk reject dan memberikan identifikasi “Reject” ke produk tersebut, membuat laporan pemeriksaan dengan menggunakan Form Laporan Hasil Pemeriksaan QA/QC. 133
133
134
24. Melakukan
Staf QC buyer
pemeriksaan hasil
Barang sudah selesai
Melakukan pemeriksaan hasil produksi
diproduksi
dan membuat disposisi hasil produksi
produksi oleh
dengan didampingi Staf QA, menyerahkan
pihak Buyer
produk yang tidak sesuai ke Staf QA untuk ditangani, melaporkan hasil pemeriksaan/inspection report ke Manager Produksi.
25. Melakukan
Staf QA
Ketika ditemukan
Meminta tindakan perbaikan ke Manager
perbaikan hasil
barang hasil produksi
Produksi berdasarkan laporan
produksi yang
yang tidak sesuai
pemeriksaan dari QC Buyer.
tidak sesuai
134 134
135 3.6.3
Proses Bisnis per Divisi Proses Bisnis Divisi Warehouse Divisi Warehouse hanya mengelola persediaan yang berkaitan dengan Fabric (Kain) dan Aksesoris. Untuk fabric, proses ini dimulai ketika Staf Penerimaan Gudang Fabric melakukan penerimaan fabric dari supplier. Dilakukan pemeriksaan fisik kualitas fabric tiap jenis/perorder/Buyer dengan melakukan sampling minimal 10% berdasarkan PO/Packing List/Surat Jalan disesuaikan dengan Instruksi Kerja QC Fabric yang meliputi: nama supplier, jumlah (roll/kg/yard/meter), berat fabric, jenis fabric dan warna fabric. Staf yang bersangkutan akan memberikan tanda atau keterangan dengan stiker hijau pada fabric yang memenuhi standar kualitas dan stiker merah pada fabric reject dan melakukan pemisahan fabric yang dianggap tidak memenuhi standar kualitas serta akan dilakukan pencatatan dan pembuatan keterangan yang ditulis pada tiap fabric yang dianggap bermasalah tersebut. Kemudian, fabric yang telah memenuhi standar tersebut akan ditempatkan pada fabric dan diberikan identifikasi sesuai dengan KP (Kartu Produksi). Untuk fabric yang tidak memenuhi standar kualitas tersebut, dapat dilakukan komplain atas persetujuan Superintedent Gudang Fabric ke Staf Purchasing untuk fabric lokal atau Staff Merchandising untuk fabric import. Setelah itu, Staf Penerimaan Gudang Fabric akan memberikan informasi lisan dan laporan tertulis dengan menggunakan Form Laporan Harian Penerimaan Fabric kepada Supervisor Penerimaan Gudang
135
136 Fabric, Pejabat Purchasing/Merchandising dan Produksi terkait bila terdapat ketidaksesuaian fabric yang diterima. Ketika Divisi Factory meminta pengeluaran fabric dari gudang, maka Staf Pengeluaran Gudang Fabric akan menerima Form Permintaan Fabric dari PAN yang bersangkutan. Kemudian akan disiapkan fabric sesuai dengan permintaan dan meminta BPUP (Bukti Pengeluaran Untuk Pakai) untuk barang yang akan dikeluarkan dari Administrasi Gudang Fabric dan memastikan BPUP telah ditanda tangani oleh Superintedent Gudang Fabric. Setelah itu, fabric akan diserahkan dengan disertai tanda tangan di BPUP oleh Administrasi PAN yang bersangkutan sebagai bukti serah terima. Jika terdapat retur fabric dari produksi, maka Staf Penerimaan Gudang Fabric akan menerima retur fabric yang datang dengan disertai Packing List Return dari Divisi Factory, kemudian Supervisor Penerimaan Gudang Fabric akan menandatangani Packing List Return yang bersangkutan dan diserahkan kembali ke Administrasi PAN Terkait. Kemudian retur fabric tersebut akan ditata di rak khusus dan diberikan identifikasi berdasarkan KP. Sedangkan untuk aksesoris, proses ini dimulai ketika Staf Gudang Penerimaan Aksesoris menerima aksesoris yang datang serta memeriksa fisik kualitas aksesoris tiap jenis/per-order/Buyer dengan melakukan sampling berdasarkan Instruksi Kerja Inspeksi Aksesoris yang meliputi: nama supplier, jumlah, ukuran, jenis, warna, elastisitas, ada tidaknya cacat serta kelengkapan printing/label. Kemudian staf yang bersangkutan 136
137 akan memberikan tanda cap (OK) pada aksesoris yang memenuhi standar kualitas dan cap (REJECT) pada aksesoris yang reject dan dilakukan pemisahan aksesoris yag dianggap tidak memenuhi standar kualitas. Kemudian akan dilakukan pencatatan dan keterangan yang ditulis pada tiap aksesoris yang dianggap bermasalah serta tempelkan pada rak khusus. Aksesoris yang memenuhi standar akan ditempatkan pada rak dan diberikan identifikasi sesuai dengan KP (Kartu Produksi). Untuk aksesoris yang berstatus reject tersebut dapat dilakukan komplain atas persetujuan Superintendent Gudang Aksesoris ke Staf Purchasing untuk aksesoris lokal ataupun Staf Merchandising untuk aksesoris impor. Setelah itu, akan diberikan informasi lisan dan laporan tertulis dengan menggunakan Form Laporan Harian Penerimaan Aksesoris kepada Supervisor Gudang Aksesoris dan Produksi Terkait bila terdapat ketidaksesuaian aksesoris yang diterima. Sama halnya dengan permintaan atas pengeluaran kain dari Divisi Factory, Ketika Divisi Factory meminta pengeluaran aksesoris dari gudang, maka Staf Pengeluaran Gudang Aksesoris akan menerima Form permintaan Aksesoris dari PAN yang bersangkutan. Kemudian akan disiapkan aksesoris sesuai dengan permintaan dan meminta BPUP (Bukti Pengeluaran Untuk Pakai) untuk barang yang akan dikeluarkan dari Administrasi Gudang Aksesoris dan memastikan BPUP telah ditanda tangani oleh Superintendent Gudang Aksesoris. Setelah itu, aksesoris akan diserahkan dengan disertai tanda tangan di BPUP oleh Administrasi PAN yang bersangkutan sebagai bukti serah terima. 137
138 Jika terdapat retur aksesoris dari produksi, maka Staf Penerimaan Gudang Aksesoris akan menerima retur aksesoris yang datang dengan disertai Packing List Return dari produksi, kemudian Supervisor Gudang Aksesoris akan menandatangani Packing List Return yang bersangkutan dan diserahkan kembali ke Administrasi PAN Terkait. Kemudian retur aksesoris tersebut akan ditata di rak khusus dan diberikan identifikasi berdasarkan KP.
Proses Bisnis Divisi Factory Proses produksi di PT. Pan Brothers Tbk secara umum dibagi atas 2 bagian, yaitu cutting dan sewing. Dokumen awal yang dicetak oleh Factory GM adalah Schedule Produksi. Proses produksi kemudian akan dimulai setelah pembuatan Pattern dari Sub Divisi Marker yang merupakan pola yang diperlukan untuk pemotongan fabric saat proses cutting berlangsung. Setelah Sub Divisi Marker memberikan Pattern ke bagian cutting, maka akan dimulai langkah-langkah untuk proses cutting. Setelah proses cutting selesai, Staf QA Cutting akan membuat Form Numbling and Bundling untuk memudahkan penggabungan bagianbagian fabric. Apabila pakaian akan dilakukan penyablonan (Embro Printing) maupun pencetakan Heatseal terlebih dahulu, maka sebelum diberikan ke Sub Divisi Sewing, fabric akan diberikan ke Sub Divisi Embro Printing & Heatseal. Staf Embro Printing & Heatseal akan membuat Surat Jalan untuk mengirimkan fabric yang akan disablon dan menerima Surat Jalan 138
139 dari Supplier atas pengembalian fabric tersebut untuk kemudian akan dibuatkan Laporan Embro Printing. Setelah Staf Sewing menerima bagian fabric dari Sub Divisi Cutting atau Sub Divisi Embro Printing & Heatseal, maka Ka. Bag. Sewing akan membuat Layout Produksi dan Chief Sewing akan membuat Sewing Structure dan Sewing Time. Proses sewing itu sendiri terdiri atas banyak bagian, mulai dari pengobrasan, pemantekan, pemasangan kancing, pembuatan lubang kancing, Setelah proses penjahitan itu selesai, akan dilakukan pemeriksaan oleh QA maupun QC dari masing –masing operator sewing untuk mengecek apakah terjadi kesalahan dalam proses penjahitan. Pada proses ini, juga dilakukan penginputan Input Data Harian Sewing. Lalu dilanjutkan dengan proses penggosokan untuk kemudian dilakukan pemeriksaan kembali output sewing oleh QC untuk memastikan kerapian dari suatu pakaian agar memenuhi standar yang ditetapkan, seperti lubang kancing dan kancing yang sejajar, tekukan kerah rapi dan seimbang antar kanan dan kiri. Setelah itu, dibuat Laporan QC Sewing. Namun, apabila itu semua tidak sesuai, akan dilakukan perbaikan kembali terhadap bagian yang bermasalah. Setelah itu semua selesai, akan dilakukan proses finishing pra packing pakaian hingga pemasangan CardTag dan dilipat untuk kemudian dimasukkan ke dalam PolyBag dan dihitung. Staf Sewing akan membuat data Input Data KP sebelum dikirim ke proses shipping.
139
140 CUTTING Proses cutting dimulai dari menerima Pattern yang telah dibuat dari Sub Divisi Marker. Ka.Bag. Cutting akan membuat Rencana Order / Potong. Setelah menerima Pattern, maka Staf QC cutting akan membuat Form Check Pattern berdasarkan hasil pemeriksaan pola cutting. Lalu, Ka. Bag. Cutting akan membuat Form Permintaan Marka untuk meminta marka mini untuk digunakan dalam cutting berdasarkan data KP. QC Cutting kemudian akan memeriksa marka mini tersebut. Ka.Bag. Cutting akan membuat Form Permintaan Marka Produksi untuk marka yang akan digunakan dalam cutting setelah marka mini diperiksa. Supervisor Cutting kemudian akan memeriksa Marka Produksi tersebut. Supervisor Cutting juga akan membuat Form Fabric Consumption yang berisi data fabric yang diperlukan untuk proses cutting dan Form Accessories Consumption yang berisi data aksesoris yang akan digunakan untuk proses Sewing. Setelah fabric diterima berdasarkan BPUP dari Divisi Warehouse, proses cutting akan dimulai dengan pembagian kelompok untuk proses cutting. Fabric yang telah diterima akan digelar di meja potong. Setelah diukur dan digelar, pada beberapa kain dilakukan pemerataan oleh mesin untuk membuat fabric yang dipotong tidak kusut atau lebar di tengah, miring, dan sebagainya. Setelah semua fabric disusun, maka marka akan diletakkan di paling atas dan dijepit dengan alat untuk mencegah fabric dan marka berpindah sehingga memudahkan untuk kemudian dilakukan pemotongan bagian-bagian tiap pakaian, seperti lengan, baju bagian depan, baju bagian belakang, kerah, dll. 140
141 Proses relaksasi dan gelar kain yang dilakukan Staf Cutting akan dicatat dalam Form Kartu Gelaran. Setelah dilakukan pemotongan, maka Staf Cutting akan membuat Form Cutting Production yang berisikan laporan tentang fabric yang dicutting. Proses selanjutnya adalah penandaan nomor berdasarkan kode yang telah diberikan di marka sehingga ketika bagian-bagian fabric yang akan diberikan ke bagian sewing, telah sesuai dan ketika disewing, semua bagian tersebut akan menghasilkan pakaian yang sesuai dengan pesanan. Kode tersebut akan dicatat dalam Form Numbering & Bundling. Bagian fabric yang telah dikelompokkan akan diberikan ke Sub Divisi Sewing atau Sub Divisi Embro Printing & Heatseal apabila akan dilakukan penyablonan dan pencetakan Heatseal.
SEWING Proses bisnis dimulai setelah Sub Divisi Cutting atau Sub Divisi Embro Printing & heatseal mengirimkan fabric ke Sub Divisi Sewing. Ka.Bag.
Sewing
mulai
mempersiapkan
proses
sewing
dengan
mengelompokkan jenis pakaian yang akan dijahit untuk kemudian akan diberikan ke Chief Sewing. Ka.Bag. Sewing akan membuat Layout Produksi, kemudian Chief Sewing akan membuat Sewing Structure dan Sewing Time. Setelah Chief Sewing menerima data pakaian, maka Chief Sewing akan mengarahkan ke operator selaku Staf Sewing untuk proses penjahitannya. Operator terbagi atas beberapa bagian yang menangani penjahitan untuk setiap bagian dari pakaian. 141
142 Proses pertama sebelum sewing adalah memeriksa marka untuk mengetahui urutan dalam proses penjahitan. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses sewing. Operator menjahit bagian yang termudah dahulu, seperti pinggiran karet di bagian lengan. Operator selanjutnya akan melakukan penjahitan pundak baju bagian depan belakang kemudian melakukan penjahitan pemasangan bagian tangan. Setelah itu, operator melakukan pengobrasan samping baju depan dan belakang, kemudian dilanjutkan dengan menjahit karet dalam dan mengobras baju bagian bawah dan juga neci untuk pinggiran tangan dan kerah/leher (kalau ada). Setelah proses pengobrasan neci selasai, operator kemudian akan menggabungkan jahitan neci yang telah diobras dan merapikan jahitan hasil penggabungan neci. Operator kemudian menjahit gabungan neci dengan baju yang telah dirapikan di proses sebelumnya, menjahit karet ke bagian dalam baju, dan menjahit pinggiran karet dalam tersebut. Lalu, operator akan melakukan pemantekan untuk belah samping baju untuk merapikan tekukan ujung samping baju. Setelah itu, operator akan menjahit corong leher untuk dilakukan pemantekan di bagian leher. Tahap berikutnya, teknikal lubang kancing akan menandai bagian baju mana yang akan diberi lubang kancing, membuat jahitan lubang kancing berdasarkan tanda yang talah ditentukan, membuat tanda untuk memasang kancing, dan kemudian memasang kancing tersebut. Kemudian operator Quality Center (QC) Lubang Kancing, Pressing, Lipat, H/Tag, dan Packing akan melakukan pemeriksaan untuk 142
143 mengetahui apakah sudah sesuai dengan standar yang ditentukan atau tidak. Jika terjadi kesalahan, maka pakaian tersebut akan diberikan kembali ke operator yang melakukan kesalahan dalam sewing untuk kemudian diperbaiki. Dilakukan juga penginputan Input Data Harian Sewing untuk mengetahui fabric yang dijahit dalam kurun waktu tersebut. Setelah baju tersebut dicocokan, dilakukan proses pemeriksaan output sewing yang dicatat dalam Laporan QC Sewing. Proses selanjutnya adalah proses finishing pra packing untuk melihat apakah masih ada komponen dalam pakaian yang masih kurang. Setelah itu, dilanjutkan dengan menggosok baju tersebut agar menjadi lebih rapi, menggosok lubang kancing baju agar terlihat sesuai dengan kancing bajunya. Lalu, QC Sewing akan memeriksa hasil akhir baju untuk memastikan kerapian dari suatu pakaian agar memenuhi standar yang ditetapkan, seperti lubang kancing dan kancing yang sejajar, tekukan kerah rapi dan seimbang antar kanan dan kiri, hingga proses pencocokan antara baju dan dalamannya (optional). Apabila itu semua tidak sesuai, akan dilakukan perbaikan kembali terhadap bagian yang bermasalah. Sebaliknya, jika sudah rapi dan posisi kancing dan lubang kancing sejajar, maka dilakukan proses pemasangan CardTag yang dilanjutkan dengan proses pelipatan baju untuk dimasukkan ke dalam PolyBag. Staf Sewing akan membuat data Input Data KP sebelum dikirim ke proses shipping.
143
144
3.7
Bagian-Bagian yang Terkait Proses Produksi
Tabel 3.3 Bagian-Bagian yang Terkait Proses Produksi Divisi/Sub Divisi Yang Keterangan Terlibat Dalam Proses Produksi Divisi Merchandising
Divisi Merchandising adalah bagian yang bertugas membuat Production Card (PC), memeriksa kelengkapan spesifikasi dari Fabric Consumption/PP accessoris, melakukan negosisasi harga dengan supplier, menetapkan penawaran dari supplier yang dipilih sesuai dengan hasil negosiasi, serta melakukan pembelian material kebutuhan produksi yang bersifat impor.
Divisi Purchasing
Divisi Purchasing adalah bagian yang melakukan negosisasi harga dengan supplier, menetapkan penawaran dari supplier yang dipilih sesuai dengan hasil negosiasi, serta melakukan pembelian material kebutuhan produksi yang bersifat lokal.
144 144
145
Divisi PPIC (Production Planning Divisi PPIC adalah bagian yang mengatur tentang perencanaan produksi material, and Inventory Control)
memeriksa kapasitas produksi berdasarkan Time Study dan Raw Material Status, mereview order status dan memantau kedatangan barang yang dibeli, membuat perencanaan produksi dengan menggunakan Form Schedule Produksi, meminta Staf Analis untuk menghitung time study untuk order yang baru dikerjakan, merencanakan proses produksi ke CMT jika kapasitas produksi tidak mencukupi.
Divisi Warehouse
Divisi Warehouse adalah bagian yang mengatur persediaan bahan baku dan bahan pendukung lainnya mulai dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi kepada bagian produksi.
Sub Divisi Cutting
Sub Divisi Cutting adalah bagian yang bertugas melakukan pemotongan kain sesuai dengan pola yang diinginkan oleh Buyer. Sub Divisi Cutting menerima kain (fabric) yang akan dipotong dari Divisi Warehouse.
Sub Divisi Sewing
Sub Divisi Sewing adalah bagian yang bertugas melakukan proses jahit-menjahit. Sub Divisi Sewing menerima kain yang akan dijahit dari Sub Divisi Cutting. Setelah kain selesai dijahit, produk yang sudah jadi tersebut akan diperiksa oleh
145 145
146
Divisi Quality Assurance, kemudian jika lolos seleksi produk tersebut dipack untuk kemudian dikirimkan ke Divisi Shipping Produksi. Divisi Quality Assurance
Divisi Quality Assurance adalah bagian yang mengecek material-material dan memberikan penilaian material apakah material tersebut memenuhi standar kualitas produk atau tidak. Divisi Quality Assurance secara khusus mengecek produk yang sudah selesai diproduksi apakah memenuhi standar kualitas produk atau tidak.
146 146
147 3.8
Activity Diagram ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Fabric
Superintendent Gudang Fabric
Surat Jalan
Menerima Fabric
Pemeriksaan kualitas fisik fabric [[Jika barang sesuai kualitas]]
[[Jika barang tidak sesuai kualitas]]
Meminta persetuj uan atas komplain Memberikan persetuj uan atas komplain
Membuat Form Komplain
Form Komplain
Mengirimkan Form Komplain ke Bagian Purchasing / Merchandising
Membuat laporan harian penerimaan fabric Form laporan harian penerimaan fabric
Form laporan harian penerimaan fabric
Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke bagian purchasing / merchandising
Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke bagian produksi
Form laporan harian penerimaan fabric
Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke superv isor gudang fabric
Gambar 3.9 Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Fabric)
147
148 ad Business Process Model Staff Pengeluaran Gudang Fabric
Administrasi Gudang Fabric
Superintendent Gudang Fabric
Form Permintaan Fabric Menerima Form dari Div isi Factory
Membuat BPUP
BPUP
Mengirimkan BPUP untuk ditanda tangani superintendent gudang fabric
Menandatangani BPUP
BPUP yang telah ditandatangani
Memberikan BPUP yang telah ditandatangani kepada staf pengeluaran gudang fabric
Menyerahkan fabric kepada Div isi Factory dan meminta tanda tangan atas BPUP
Gambar 3.10 Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Fabric)
148
149 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Fabric
Supervisor Penerimaan Gudang fabric
Packing List Return
Menerima retur fabric dari Div isi Factory
Memberikan Packing List Return untuk ditandatangani ke Superv isor Penerimaan Gudang Fabric
Menandatangani Packing List Return
Packing List Return yang sudah ditandatangani
Mengirimkan Packing List yang sudah ditandatangani ke Div isi Factory
Menempatkan fabric yang diretur ke rak khusus
Gambar 3.11 Activity Diagram Warehouse (Retur Fabric)
149
150 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Aksesoris
Superintendent Gudang Aksesoris
Surat Jalan
Menerima Aksesoris
Pemeriksaan kualitas fisik aksesoris [[Jika barang sesuai kualitas]]
[[Jika barang tidak sesuai kualitas]]
Meminta persetuj uan atas komplain Memberikan persetuj uan atas komplain
Membuat Form Komplain
Form Komplain
Mengirimkan Form Komplain ke Bagian Purchasing / Merchandising Membuat laporan harian penerimaan aksesoris
Form laporan harian penerimaan aksesoris
Form laporan harian penerimaan aksesoris Form laporan harian penerimaan aksesoris
Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke bagian purchasing/merchandising
Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke bagian produksi
Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke superv isor gudang aksesoris
Gambar 3.12 Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Aksesoris)
150
151 ad Business Process Model Staff Pengeluaran Gudang Aksesoris
Administrasi Gudang Aksesoris
Superintendent Gudang Aksesoris
Form Permintaan Aksesoris Menerima Form dari Div isi Factory
Membuat BPUP
BPUP
Mengirimkan BPUP untuk ditanda tangani superintendent gudang aksesoris
Menandatangani BPUP
BPUP yang telah ditandatangani
Memberikan BPUP yang telah ditandatangani kepada staf pengeluaran gudang aksesoris
Menyerahkan aksesoris kepada Div isi Factory dan meminta tanda tangan atas BPUP
Gambar 3.13 Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Aksesoris)
151
152 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Aksesoris
Supervisor Gudang Aksesoris
Packing List Return
Menerima retur aksesoris dari Div isi Factory
Memberikan Packing List Return untuk ditandatangani ke Superv isor Gudang Aksesoris
Menandatangani Packing List Return
Packing List Return yang sudah ditandatangani
Mengirimkan Packing List yang sudah ditandatangani ke Div isi Factory
Menempatkan aksesoris yang diretur ke rak khusus
Gambar 3.14 Activity Diagram Warehouse (Retur Aksesoris)
152
153 ad Business Process Model Manager Produksi
Kabag Cutting
QC Cutting
Supervisor Cutting
Bagian Warehouse
Staff Cutting
Staff Embro and Printing
Kabag Sewing
Staff Sewing
QC Sewing
Kartu Produksi
Membuat perencanaan produksi
Schedule Produksi
Melakukan persiapan cutting
Rencana potong/ order
Melakukan pemeriksaan pola cutting
Form Check Pattern Kartu produksi
Melakukan permintaan marka mini
Form Permintaan Marka
Melakukan pemeriksaan marka mini
Melakukan permintaan marka produksi
Form permintaan marka produksi
Melakukan pemeriksaan marka produksi
Melakukan permintaan kain dan accessories
Form permintaan kain dan accessories
Mengirim kain / accessories
BPUP
Membuat kartu gelaran
Kartu Gelaran
Melakukan gelar kain
Melakukan proses cutting
Membuat laporan cutting harian
Laporan cutting harian
Melakukan pencocokkan bagian dari fabric yang dicutting
Melakukan proses numbering and bundling
Form numbering and bundling
Melakukan proses embro / printing
Surat Jalan
Mengecek embro / printing yang ada
Membuat laporan embro/printing
Laporan embro / printing
Mengirimkan potongan fabric ke bagian sew ing
Mempersiapkan sew ing
Memeriksa pola
Melakukan proses sew ing
Membuat laporan sew ing harian
Laporan sewing harian
Melakukan pemeriksaan output sew ing
Laporan QC Sewing
Melakukan proses finishing pra packing
Membuat laporan harian hasil finishing
laporan harian hasil finishing
Melakukan proses gosok
Melakukan pemeriksaan QC finishing
Membuat laporan QC finishing
Melakukan pemasangan cardtag
Melakukan proses pelipatan
Melakukan packing
Input Data KP
Gambar 3.15 Activity Diagram Proses Produksi 153
153
154
3.9
Modul-Modul dan Menu yang Tersedia Dalam Sistem ERP Tampilan modul-modul sistem ERP PT. Pan Brothers Tbk Berikut ini adalah tampilan modul-modul dalam sistem ERP:
Gambar 3.16 Tampilan Modul-Modul Sistem ERP PT. Pan Brothers Tbk 154 154
155 Modul-Modul dalam Sistem ERP Berikut ini merupakan modul-modul yang berhubungan dengan proses produksi: Merchandising Merupakan modul yang penting dari semua modul lainnya, karena modul ini sangat terkait dengan modul-modul lainnya. Proses yang terbilang penting adalah menangani pembuatan Production Card/Kartu Produksi, dimana form inilah yang akan mengurus proses pemesanan dari buyer hingga order tersebut jadi dan dikirim kembali ke buyer. Selain itu, modul ini juga menangani Cost Breakdown, Size – Color Breakdown, Bills of Material, dan proses-proses yang terkait dengan Purchase Order untuk bahan baku dan pendukung yang berasal dari luar negeri (impor). Modul Merchandising ini digunakan oleh Staf Merchandising, Marketing, dan MCC (Material Cost Control). Secara umum, modul ini terdiri dari beberapa menu: •
Production Card (Kartu Produksi)
•
Cost Breakdown PC (Pembagian Biaya Kartu Produksi)
•
Size – Color Breakdown (Pembagian Ukuran – Warna)
•
Purchase Order (Pesanan Pembelian)
•
Purchase Order – MCC Approved (Pesanan Pembelian - Di-approve MCC)
•
Export Request (Permintaan Ekspor)
•
PC Status Detail (Detail Status KP)
•
PC Status Summary (Kesimpulan Status KP)
•
Purchase Order Status (Status Pesanan Pembelian)
155
156 •
Purchase by Group Item (Pembelian Berdasarkan Grup Barang)
•
Purchase by Supplier (Pembelian Berdasarkan Supplier)
•
Summary of Purchase (Kesimpulan Pembelian)
•
Summary of Purchase Service (Kesimpulan Pembelian Jasa)
•
BOM Status (Status BOM)
•
Fabric Consumption – PO Compare (Perbandingan Konsumsi Kain – PO)
•
Picture Validation (Validasi Gambar)
Purchasing Merupakan modul yang terkait dengan proses pembelian bahan baku dan kebutuhan-kebutuhan lainnya dimana suppliernya berasal dari dalam negeri (lokal). Modul Purchasing digunakan oleh Staf Purchasing dan Staf MCC (Material Cost Control). Secara umum, modul ini terdiri dari beberapa menu: •
Purchase Order (Pesanan Pembelian)
•
Purchase Order Follow Up (Follow Up Pesanan Pembelian)
•
Purchase Order – MCC Approved
•
Purchase Order Return
•
Purchase Order Outstanding (Pesanan Pembelian yang Outstanding)
•
Purchase Order Status (Status Pesanan Pembelian)
•
Purchase by Supplier (Pembelian oleh Supplier)
•
Summary of Purchase (Kesimpulan Pembelian)
•
Summary of Purchase Service (Kesimpulan Pembelian Jasa) 156
157 •
Follow Up PO
•
Lead Time PO
Inventory Merupakan modul yang menangani penyimpanan dan pengeluaran baik bahan baku berupa fabric maupun bahan pendukung berupa aksesoris. Modul Inventory digunakan oleh Staf IT Support, PIC terkait, Staf Warehouse (fabric and accessories), Staf QA (Quality Assurance), Staf Warehouse/Gudang Jadi, dan bagian Accounting. Secara umum, modul ini terdiri dari beberapa menu: •
Style
•
Season
•
Color
•
Warehouse Location
•
Inventory Group
•
Inventory
•
Beginning Balance
•
Goods Request
•
Goods Request Approval
•
Goods Request – Material Control Approval
•
Goods Received
•
Goods Received – QA Approved
•
Goods Received – Rack Allocation 157
158 •
Finish Goods Received
•
Return BPB
•
Goods Used
•
Goods Used Return
•
PO Qty Verification for Goods Issue
•
Closing PC
•
Inventory Group List
•
Inventory List
•
Beginning Balance
•
Kartu Stok Tanpa Harga
•
Status Persediaan Up to Date
•
Status Efektif
•
Saldo Barang dan Mutasi -> Quantity
•
Saldo Barang dan Mutasi -> Harga
•
Stock History per Periode
•
Daftar Return Pemakaian Barang
•
Daftar Penerimaan Barang -> Kain -> Dengan Harga
•
Daftar Penerimaan Barang -> Kain -> Tanpa Harga
•
Daftar Penerimaan Barang -> Accessories -> Dengan Harga
•
Daftar Penerimaan Barang -> Accessories -> Tanpa Harga
•
Daftar Penerimaan Barang -> Spareparts
•
Daftar Penerimaan Barang -> Others
•
Daftar Pemakaian Barang -> Kain -> Dengan Harga 158
159 •
Daftar Pemakaian Barang -> Kain -> Tanpa Harga
•
Daftar Pemakaian Barang -> Accessories -> Dengan Harga
•
Daftar Pemakaian Barang -> Accessories -> Tanpa Harga
•
Rekapitulasi Pemakaian Barang
•
Daftar Penerimaan Hasil Jadi
•
Permintaan Barang Status
Production and Operation Merupakan modul yang menangani proses produksi dan operasi di PT. Pan Brothers Tbk ini, mulai dari proses pemotongan bahan hingga proses penjahitan serta pengepakan. Modul Production ini digunakan oleh Staf Marka (Marker), Staf Merchandiser, Staf Production (Cutting), dan Staf Production (Sewing). Proses besarnya terbagi atas 2 bagian, Cutting dan Sewing. -
Cutting Merupakan modul yang menangani proses aliran data dari sebuah fabric untuk dilakukan pemotongan sesuai pattern yang telah ditentukan sebelumnya. Secara umum, modul ini terbagi atas beberapa menu: •
Fabric Consumption
•
Accessories Consumption
•
Kartu Gelaran
•
Cutting Production
•
Menambahkan Cutting Production
•
Mengubah Cutting Production 159
160
-
•
Menghapus Cutting Production
•
Mencetak Cutting Production
•
Cutting Report
•
Cutting Status
Sewing Merupakan modul yang menangani proses penjahitan pakaian yang dimulai dari fabric yang telah dipotong dari bagian Cutting dan/atau fabric yang telah mengalami embro printing dan heatseal terlebih dahulu. Secara umum, modul ini terbagi atas beberapa menu: •
Input Data Harian Sewing
•
Input Data KP
•
Sewing Struktur
•
Sewing Time
•
Report Harian per 25 Menit
•
Daily Sewing Performance Report
•
Recapitulasi Order PBT
•
Analyze Sewing
•
Laporan Bulanan Sewing
•
Cost per Buyer
•
Making Handling Cost
•
Graph per 25 Menit
•
Sewing Lost Time 160
161 3.10
Permasalahan yang Dihadapi Berikut adalah permasalahan yang dihadapi dalam sistem ERP PT. Pan Brothers Tbk.:
Tabel 3.4 Permasalahan yang Dihadapi No 1
Masalah Tampilan
program
Deskripsi Masalah sistem Pada tampilan sistem ERP PT. Pan
ERP yang sudah ada masih Brothers Tbk. masih banyak hal yang kurang
user-friendly
dan masih belum terlihat user friendly untuk
penggunaan kata yang masih user gunakan. Seperti pada masih banyak belum konsisten di tampilan terdapat field-field yang tidak diperlukan sistem.
sehingga terkadang membuat bingung user dan langkah pengerjaan suatu form
(Dapat dilihat pada Gambar yang sering berpindah dari satu tab ke tab 3.17 dan Gambar 3.18).
lain. Termasuk penggunaan kata dalam suatu istilah yang berbeda nama maupun bahassa di dalam satu modul atau bahkan dengan modul lainnya. Misalnya:
Kata
“Production
Card”
diganti menjadi “Kartu Produksi” di menu lain, Penggunaan kata Print, Cetak, Ok dan Proses yang fungsi button-nya untuk mencetak.
161
162 2
Masih
banyak
belum
user
paham
menggunakan
sistem
yang baru.
yang Banyak
user
dalam memahami
yang
masih
bagaimana
belum
menggunakan
ERP sistem ERP yang baru ini, karena tampilan yang
mungkin
penggunaan
bahasa
berbeda, atau
hingga pengaturan
inputan dalam setiap field ketika hendak dimasukkan. 3
Penanganan terhadap masalah Sistem ERP
yang diterapkan terlihat
Sistem ERP sangat minim asing oleh user divisi bersangkutan. diketahui user, sehingga lebih Pengetahuan tentang IT, termasuk sistem didominasi oleh Tim Support. ERP sangat minim. Sehingga kesalahan kecilpun masih harus diperbaiki oleh Tim Support. 4
Sistem yang masih belum Ketika kita mengoperasikan menu-menu stabil ditandai dengan adanya yang ada, biasanya sering muncul error error/bug
sehingga
masih pada saat penyimpanan yang membuat
sering dilakukan modifikasi tampilan sistem ERP langsung hilang, program.
sehingga kita harus membuka kembali sistem ERP nya. Ditemukan juga bug dalam beberapa dokumen dikarenakan sistem masih bersifat pengembangan dan terus-menerus
dilakukan
modifikasi,
walaupun sistem telah dioperasikan di
162
163 perusahaan. 5.
Banyak menu yang redundan
Pada program sistem ERP yang ada, masih terdapat beberapa menu yang
(Dapat dilihat pada Gambar redundan yaitu beberapa menu dengan 3.19 dan Gambar 3.20).
tampilan yang sama tetapi untuk fungsi yang berbeda, terutama dalam menu laporan.
6.
Tidak sistem
semua
menu
ERP
pada Masih terdapat beberapa form dimana ID dapat Transaksinya
tidak
dapat
tergenerate
mengenerate kode transaksi sendiri secara otomatis sehingga user sehingga sistem pengkodean dapat mengisi ID tersebut sendiri tanpa menjadi tidak konsisten.
mengetahui
(Dapat dilihat pada Gambar seharusnya 3.21 dan Gambar 3.22).
sistem dan
pengkodean
menyebabkan
yang sistem
pengkodean menjadi tidak konsisten.
163
164
Gambar 3.17 Tampilan Menu yang Tidak Konsisten (1)
Gambar 3.18 Tampilan Menu yang Tidak Konsisten (2) 164
165
Gambar 3.19 Tampilan Menu yang Redundan (1)
Gambar 3.20 Tampilan Menu yang Redundan (2)
165
166
Gambar 3.21 Tampilan Menu yang Tidak Mengenerate ID Otomatis
Gambar 3.32 Contoh ID yang Tidak Tergenerate
166
167
3.11
Length of Effort (LoE) HARI KE-
I
HARI / Selasa, 12 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Pengenalan
IT GM
Pengenalan tentang Company
Memperoleh pengetahuan tentang
dan Diskusi
IT Staff
Profile secara umum
informasi perusahaan, produk
Pengenalan sistem ERP yang
perusahaan, dan modul yang digunakan
diterapkan di perusahaan
pada sistem ERP di perusahaan.
167 167
168
HARI KE-
II
HARI / Rabu, 13 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Pengenalan
IT GM
Pengenalan tentang Company
Memperoleh pengetahuan tentang
dan Diskusi
IT Staff
Structure
struktur organisasi perusahaan
Modul Sales
Penjelasan Modul Sales
Mempelajari tahap-tahap Modul Sales
Order
Order
Order, fokus pada SO itu sendiri
168 168
169
HARI KE-
III
HARI / Kamis, 14 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Pengenalan dan
IT GM
Pengenalan tugas Divisi
Memperoleh pengetahuan tentang tugas
Diskusi Modul
IT Staff
Merchandising
dari Divisi Merchandising
Sales Order dan
Penjelasan Modul Sales
Mempelajari tahap-tahap Modul Sales
Merchandising
Order dan Merchandising
Order, fokus pada laporan Mempelajari tahap-tahap modul Merchandising, fokus pada Production Card (PC) dan Purchase Order (PO)
169 169
170
HARI KE-
IV
HARI / Jumat, 15 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Pengenalan
IT GM
Pengenalan Company IT
Memperoleh pengetahuan tentang
dan Diskusi
IT Staff
Structure
struktur perusahaan untuk Divisi IT
Modul
Penjelasan Modul
Mempelajari tahap-tahap modul
Merchandising
Merchandising
Merchandising, fokus pada Purchase Order dan Bill of Materials (BOM)
170 170
171
HARI KE-
V
HARI / Senin, 18 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul Merchandising
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Penjelasan Modul
Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Merchandising secara
Merchandising secara keseluruhan
keseluruhan
171 171
172
HARI KE-
VI
HARI / Selasa, 19 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Pengenalan
IT GM
Pengenalan Business Process
Memperoleh pengetahuan tentang
dan Diskusi
IT Staff
sistem ERP
proses bisnis berjalan yang diterapkan
Business
Penjelasan siklus Modul
di sistem ERP di perusahaan
Process sistem
Puchasing
Mempelajari tahap-tahap modul Purchasing, fokus pada Purchase
ERP
Order, Purchase Order Follow Up, dan Purchase Order MCC Approval
172 172
173
HARI KE-
VII
HARI / Rabu, 20 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Penjelasan Modul
Mempelajari perbaikan yang dilakukan
Merchandising
Merchandising dan
pada Modul Merchandising, fokus pada
dan
Purchasing
CBD, Size CBD, dan laporan Order
Purchasing
Status Mempelajari kembali tahap-tahap Modul Purchasing
173 173
174
HARI KE-
VIII
HARI / Kamis, 21 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6.5 JAM WAKTU 09.00 – 16.30
KEGIATAN Pengenalan dan Diskusi
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Pengenalan Business Process
Memperoleh pengetahuan tentang
Modul Inventory
proses bisnis untuk Modul Inventory
Modul
dan pihak-pihak yang terkait di
Inventory
dalamnya. Mempelajari tahap-tahap pada Modul Inventory secara umum
174 174
175
HARI KE-
IX
HARI / Jumat, 22 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pengenalan
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Penjelasan Modul Inventory
Mempelajari kembali tahap-tahap pada
dan Diskusi
Pengenalan Business
Modul Inventory, fokus pada Master
Modul
Process Divisi Factory dan
Memperoleh pengetahuan tentang peran
Inventory dan
PPIC (Production Planning
dan tugas dari Divisi Factory dan PPIC
Production
and Inventory Control)
(Production Planning and Inventory
IT Staff
and Operation
Control)
175 175
176
HARI KE-
X
HARI / Senin, 25 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Master apa saja yang digunakan atau tidak, serta penjelasannya.
176 176
177
HARI KE-
XI
HARI / Selasa, 26 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Transaction apa saja yang digunakan atau tidak, serta penjelasannya.
177 177
178
HARI KE-
XII
HARI / Rabu, 27 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Transaction
178 178
179
HARI KE-
XIII
HARI / Kamis, 28 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Transaction
179 179
180
HARI KE-
XIV
HARI / Jumat, 29 Juli 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Transaction
180 180
181
HARI KE-
XV
HARI / Senin, 1 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT GM
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Transaction
181 181
182
HARI KE-
XVI
HARI / Selasa, 2 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Report
182 182
183
HARI KE-
XVII
HARI / Rabu, 3 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Inventory
KETERANGAN Mempelajari kembali tahap-tahap pada Modul Inventory, fokus pada menu
Inventory
Report
183 183
184
HARI KE-
XVIII
HARI / Kamis, 4 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pengenalan
PESERTA IT Staff
MATERI Penjelasan Modul Shipping
dan Diskusi
KETERANGAN Mempelajari tahap-tahap pada Modul Shipping
Modul Shipping
184 184
185
HARI KE-
XIX
HARI / Jumat, 5 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pengenalan dan Diskusi
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Penjelasan Modul
Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Production and Operation
Production and Operation, fokus pada
Modul
Transaction
Production and Operation
185 185
186
HARI KE-
XX
HARI / Senin, 8 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Diskusi Modul Production
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Penjelasan Modul
Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Production and Operation
Production and Operation, fokus pada
and Operation
Report
186 186
187
HARI KE-
XXI
HARI / Selasa, 9 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Survei
IT Staff
Survei kegiatan Production
Mendapatkan penjelasan tentang proses
kegiatan
Factory Staff
Survei kegiatan Purchasing
bisnis Production secara langsung,
Production di
Purchasing Staff
fokus pada Cutting dan Marker
lapangan
Mendapatkan penjelasan tentang proses
Survei
bisnis Purchasing secara langsung
kegiatan Purchasing di lapangan
187 187
188
HARI KE-
XXII
HARI / Rabu, 10 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
Survei
IT Staff
kegiatan
Inventory Staff
MATERI Survei kegiatan Inventory
KETERANGAN Mendapatkan penjelasan tentang proses bisnis Inventory secara langsung, fokus
Inventory di
pada Fabric Inventory
lapangan
188 188
189
HARI KE-
XXIII
HARI / Kamis, 11 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Survei
IT Staff
Survei kegiatan Production
Mendapatkan penjelasan tentang proses
kegiatan
Factory Staff
Survei kegiatan Inventory
bisnis Production secara langsung,
Production di
Inventory Staff
fokus pada Cutting dan Marker
lapangan
Mendapatkan penjelasan tentang proses
Survei
bisnis Inventory secara langsung, fokus
kegiatan
pada Accessories Inventory
Inventory di lapangan
189 189
190
HARI KE-
XXIV
HARI / Jumat, 12 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
Survei
IT Staff
kegiatan
Factory Staff
MATERI Survei kegiatan Production
KETERANGAN Mendapatkan penjelasan tentang proses bisnis Production secara langsung,
Production di
fokus pada Packing
lapangan
190 190
191
HARI KE-
XXV
HARI / Senin, 15 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Penjelasan
IT GM
Penjelasan UML secara
Memperoleh pengetahuan tentang
UML secara
IT Staff
keseluruhan
company UML (Class Diagram, Use
keseluruhan
Pembuatan UML – Modul
Case Diagram, Sequence Diagram)
dan Modul
Production
Membuat Modul Production and
Production
Operation (Class Diagram, Use Case
and Operation
Diagram, Sequence Diagram)
191 191
192
HARI KE-
XXVI
HARI / Selasa, 16 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pembuatan
PESERTA IT Staff
MATERI Pembuatan UML sales order
KETERANGAN Membuat UML sales order (Class
UML sales
Diagram, Use Case Diagram, Sequence
order
Diagram)
192 192
193
HARI KE-
XXVII
HARI / Kamis, 18 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pembuatan UML
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Pembuatan UML
Membuat UML merchandising (Class
merchandising
Diagram, Use Case Diagram)
merchandising
193 193
194
HARI KE-
XXVIII
HARI / Jumat, 19 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pembuatan UML
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Pembuatan UML
Membuat UML merchandising
merchandising (lanjutan)
(Sequence Diagram)
merchandising
194 194
195
HARI KE-
XXIX
HARI / Senin, 22 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pembuatan
PESERTA IT Staff
MATERI Pembuatan UML purchasing
KETERANGAN Membuat UML purchasing Class
UML
Diagram, Use Case Diagram, Sequence
purchasing
Diagram)
195 195
196
HARI KE-
XXX
HARI / Selasa, 23 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pembuatan
PESERTA IT Staff
MATERI Pembuatan UML inventory
KETERANGAN Membuat UML inventory (Class Diagram, Use Case Diagram)
UML inventory
196 196
197
HARI KE-
XXXI
HARI / Rabu, 24 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pembuatan
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Pembuatan UML inventory
Membuat UML inventory (Sequence
UML inventory
(lanjutan)
Diagram)
dan production
Pembuatan UML production
Membuat UML production (Class
IT Staff
Diagram, Use Case Diagram)
197 197
198
HARI KE-
XXXII
HARI / Kamis, 25 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH 6 JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
KETERANGAN
Pembuatan
IT Staff
Pembuatan UML production
Membuat UML production (Sequence
UML
IT GM
(lanjutan)
Diagram)
production
198 198
199
HARI KE-
XXXIII
HARI / Jumat, 26 Agustus 2011 TANGGAL JUMLAH
6
JAM WAKTU 09.00 – 16.00
KEGIATAN Pembuatan UML
PESERTA IT Staff
MATERI
KETERANGAN
Pembuatan UML production
Membuat UML production (Sequence
(lanjutan)
Diagram)
production
199 199
