BAB 3
ANALISA PROSES BISNIS PENERIMAAN SISWA BARU SMP TARSISIUS 2 3.1 Latar Belakang Sekolah SMP Tarsisius 2 adalah salah satu sekolah menengah pertama Katholik di Jakarta yang berlokasi di jalan kebun jeruk raya no. 12 Jakarta Barat, berada di lokasi yang strategis dan mudah dijangkau baik dengan kendaraan pribadi maupun kendaraan umum. SMP Tarsisius 2 sendiri dulunya bernama SMP PAX yang berlokasi di Jl. Batusari Raya 12, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 sejak 6 Agustus 1963, namun sejak tanggal 7 Juni 1989 berganti nama menjadi SMP Tarsisius II dan menempati lokasi baru di tempat sekarang ia beroperasi. SMP Tarsisius 2 memiliki visi untuk mengembangkan semua potensi peserta didik melalui komunitas pembelajar bermutu dengan semangat Bunda Hati Kudus dan misi untuk menjadi lembaga pendidikan Katholik terpercaya dalam menumbuhkembangkan multi talenta.
3.2 Struktur Kepemimpinan SMP Tarsisius 2 Pada saat ini SMP Tarsisius 2 memiliki struktur organisasi yang terdiri atas seorang Kepala sekolah sebagai pemimpin sekolah yang dibantu oleh seorang wakil kepala sekolah, pengurus tata usaha kesiswaan, tata usaha keuangan, guru dan bagian keamanan sekolah. Berikut ini adalah struktur perusahaan SMP Tarsisius 2 pada saat ini :
46
47
Gambar 3.1 Struktur Kepemimpinan SMP Tarsisius 2 (Sumber : Digambar ulang berdasarkan hasil wawancara dengan wakil kepala sekolah SMP Tarsisius 2 Jakarta Barat, 2012)
3.3 Tugas dan Wewenang Dalam struktur kepemimpinan SMP Tarsisius 2 setiap bagian memiliki tugas masing-masing di antaranya : - Kepala Sekolah adalah pimpinan sekolah yang bertanggung jawab atas kinerja sekolah dan bertugas mengatur serta mengendalikan jalannya kegiatan sekolah sesuai dengan aturan dari yayasan. - Wakil Kepala Sekolah SMP Tarsisius 2 bertugas menangani kegiatan kurikulum, kesiswaan, hubungan masyarakat, sarana dan prasarana sekolah. - Tata Usaha Kesiswaan bertugas untuk membantu wakil kepala sekolah mengatur kurikulum dan kegiataan kesiswaan disini melayani pendaftaran ulang calon siswa baru. - Tata Usaha Keuangan bertugas untuk mengatur kegiatan yang berhubungan dengan keuangan sekolah. -
Guru bertugas memberikan bimbingan kepada murid baik akadamis
maupun non-akademis serta membuat perangkat pengajaran. -
Pengurus bertugas menangani masalah kebersihan sekolah. Bagian Keamanan bertugas untuk menjaga keamanan sekolah dan
menertibkan perilaku kekerasan dari dalam maupun pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
48
Namun yang berinteraksi langsung dengan proses penerimaan siswa baru hanya bagian keuangan dan kesiswaan, berikut adalah pemaparan tugas kedua bagian ini :
Gambar 3.2 Use Case Proses Bisnis Penerimaan Siswa Baru SMP Tarsisius 2
49
3.4 Proses Bisnis Penerimaan Siswa Baru Sekolah SMP Tarsisius 2 Pendaftaran siswa baru SMP Tarsisius 2 dilakukan dengan cara manual yaitu, calon siswa baru hanya bisa membeli formulir pendaftaran masuk di sekolah SMP Tarsisius 2 sendiri. Calon siswa baru harus datang ke SMP Tarsisius 2 untuk membeli formulir pendaftaran masuk langsung ke bagian kesiswaan SMP Tarsisius 2 dengan metode pembayaran tunai, saat ini pembayaran non-tunai belum dapat dilayani. Calon siswa baru harus mengisi semua data – data sesuai dengan ketentuan SMP Tarsisius 2 serta membawa dokumen penting lainnya yang telah ditetapkan oleh SMP Tarsisius 2, apabila belum dapat dilengkapi pada tahap ini maka calon siswa baru dapat melengkapinya pada tahap wawancara nanti sebagai kesempatan terakhir. Calon siswa baru dapat mengisi langsung ditempat pembelian dan membayar lunas formulir tersebut untuk langsung melanjutkan ke proses penerimaan siswa baru berikutnya atau dapat membawanya pulang terlebih dahulu untuk diisi nanti namun dengan syarat bahwa formulir tersebut harus diserahkan kembali ke SMP Tarsisius 2 dalam waktu yang telah ditentukan oleh sekolah. Bagi calon siswa baru yang terlambat atau tidak mengembalikan formulir tersebut akan dianggap kurang atau tidak berminat, namun juga lama pengembalian formulir masih bisa dipertanggung jawabkan dengan alasan yang jelas maka SMP Tarsisius 2 masih dapat memberikan toleransi kepada calon siswa baru bersangkutan untuk melanjutkan proses pendaftaran masuk. Untuk mengkategorikan calon siswa baru, SMP Tarsisius 2 akan membagi calon siswa baru kedalam 2 kategori yaitu, Feeder dan Non-Feeder dimana kategori Feeder sendiri terdiri atas calon siswa baru yang berasal dari keluarga besar sekolah SD Tarsisius sedangkan Non-Feeder terdiri atas calon siswa baru yang berasal dari sekolah SD diluar keluarga besar SD Tarsisius atau berstatus sebagai murid pindahan dari SMP lain. Setelah proses pengisian formulir pendaftaran selesai, calon siswa baru akan masuk pada tahap “test” namun, pada tahap ini hanya murid dalam kategori Non-Feeder yang perlu melewati tahap ini sedangkan kategori Feeder dapat langsung melanjutkan ke tahap pendaftaran berikutnya asalkan nilai rapor SD untuk rapor kelas yang telah ditentukan mencukupi standar nilai yang telah ditentukan. Perlu diperhatikan bahwa nilai hasil proses “test” tidak akan menjadi patokan pertimbangan seorang calon siswa baru akan diterima
50
atau tidak namun akan lebih gunakan untuk pemetaan kelas nantinya, tetapi untuk calon siswa baru yang tidak hadir untuk mengikuti proses “test” ini akan diberikan waktu untuk tetap dapat mengikuti test dengan adanya alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Kemudian tahap selanjutnya adalah proses wawancara dengan orang tua calon siswa baru mengenai pemilihan paket pembayaran dan biaya administrasi yang perlu dilunasi serta beberapa kelengkapan yang harus segera dilengkapi apabila belum dilengkapi saat pendaftaran masuk pada tahap awal sebelumnya, apabila masih terdapat dokumen penting lainnya yang masih belum dapat dilengkapi maka orang tua calon siswa baru harus memberikan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan dan selebihnya SMP Tarsisius 2 akan memberikan tanggapan sesuai dengan kebijakan yang berlaku pada saat tersebut. Untuk waktu wawancara sendiri juga telah diberitahu pada saat masa penerimaan siswa baru telah dibuka dan bagi yang terlambat maka harus memberikan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan dan bersedia menerima konsekuensi sesuai dengan kebijakan sekolah serta bagi orang tua calon siswa baru yang tidak hadir pada proses wawancara akan dianggap mengundurkan diri. Pembayaran biaya administrasi registrasi ulang dapat segera dilunasi maupun mengangsur dengan membayar sejumlah uang muka sesuai dengan ketentuan yang saat itu berlaku. Calon siswa baru akan berhak menjadi bagian dari keluarga besar SMP Tarsisius 2 atau resmi menjadi siswa jika telah menyelesaikan proses wawancara dan melunasi proses administrasi ataupun bersedia memberikan uang jaminan serta komitmen jika proses pelunasan ditempuh melalui cara angsuran. Flow Chart Diagram Penerimaan Siswa Baru SMP Tarsisius 2 Sekarang Pemaparan langkah – langkah dan proses kerja yang terdapat dalam proses penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 yang sedang berjalan dalam bentuk flow chart diagram SMP Tarsisius 2 berikut :
51
52
53
54
55
3.5 Analisa Permasalahan dan Pemecahan Masalah SMP Tarsisius 2 Dari proses wawancara dengan pihak sekolah SMP Tarsisius 2 diperoleh data sebagai berikut : •
Sistem penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 masih belum terkomputerisasi
•
Calon siswa baru harus membeli formulir pendaftaran masuk untuk
•
mengikuti proses penerimaan siswa baru
Formulir pendaftara masuk SMP Tarsisius 2 hanya bisa dibeli di sekolah SMP Tarsisius 2.
•
SMP Tarsisius 2 telah memiliki website belum melayani penyampaian informasi dan proses penerimaan siswa baru terlebih lagi
website
kami adalah website
gabungan dari tingkat
TK,SD,SMP dan SMA Tarsisius 2. •
Penyampaian informasi terkait proses penerimaan siswa baru hanya melalui brosur, papan pengumuman, dan pengumuman langsung di sekolah melalui staff sekolah.
•
Yang terlibat dalam proses penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 adalah tata usaha kesiswaan dan tata usaha keuangan.
•
Kendala yang pernah dialami SMP Tarsisius 2 terkait bagian keuangan dan kesiswaan adalah data calon siswa A tertukar dengan data calon siswa B dengan nama yang sama dan ketidakcocokan dalam laporan keuangan dengan jumlah uang yang didapat.
•
Penyebab terbesar dari kendala yang dialami adalah sistem penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 belum terkomputerisasi sehingga data – datanya mudah diakses, diduplikasi dan disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
•
Upaya
SMP
Tarsisius
2
yang
telah
dilakukan
untuk
menyelesaikan masalah terkait keuangan dan kesiswaan adalah pemberian sanksi yang
tegas
bagi
pihak
yang
ketahuan
bertindak
diluar
56
wewenangnya, namun tetap masih ada kemungkinan pihak tidak bertanggung jawab tetap melakukan kesalahan.
•
Website lebih baik untuk menangani proses penerimaan siswa baru karena memudahkan dalam pengarsipan, sebagai backup untuk data yang mudah hilang dan rusak dan dapat diakses dari mana saja tanpa harus datang ke sekolah selain itu berpotensial untuk dikembangkan menjadi website utama SMP Tarsisius 2 karena sekarang ini website kami masih tergabung dengan website TK,SD,dan SMA Tarsisius 2.
•
Untuk soal biaya komite sekolah yang mengatur hal - hal terkait pembiayaan namun selama bermanfaat untuk masa depan sekolah, kami masih dapat membicarakannya dan tentunya kerja sama dengan pihak ketiga akan cukup membantu menekan biaya.
•
Laporan yang dibutuhkan oleh SMP Tarsisius 2 terkait proses penerimaan siswa baru adalah laporan jumlah calon siswa yang mendaftar, laporan keuangan dari hasil penjualan formulir dan registrasi ulang.
Berdasarkan data yang telah dikumpulkan diatas, dilakukan analisis permasalahan, penyebab dan akibatnya serta kebutuhan untuk kedepannya dan didapatkan hasil seperti dalam tabel berikut ini :
No 1
Permasalahan SMP Tarsisius 2
Sebab
Akibat
Adanya tindakan Data-data yang mudah ketidakcocokan dalam diluar aturan dalam diakses, diduplikasi, dan laporan keuangan dengan penanganan proses disalahgunakan oleh jumlah uang yang registrasi ulang dan pihak tidak bertanggung didapat. penjualan formulir jawab diluar tata usaha oleh orang tertentu keuangan. diluar tata usaha keuangan. Tabel 3.1 Tabel Analisis Sebab dan Akibat SMP Tarsisius 2
57
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan melalui analisis permasalahan, sebab dan akibat melalui tabel diatas, dilakukan perumusan pemecahan masalah yang dihadapi sebagai berikut : No 1
Permasalahan
Pemecahan Masalah
Adanya tindakan diluar aturan
Membangun sistem penerimaan siswa
dalam penanganan proses registrasi
baru secara online dengan pemberian
ulang dan penjualan formulir oleh
pembatasan hak akses sesuai tugas
orang tertentu.diluar tata usaha
melalui account.
keuangan Tabel 3.2 Tabel Analisa Pemecahan Masalah SMP Tarsisius 2 Dilihat dari perumusan pemecahan masalah diatas disimpulkan akan adanya dampak negatif pada besarnya jumlah calon siswa baru yang akan menjadi siswa baru di SMP Tarsisius 2 pada khususnya. Aplikasi Sistem informasi berbasis website akan diambil sebagai bentuk nyata pemecahan masalah. Alasan menggunakan aplikasi sistem informasi berbasis website adalah : 1. Mampu menangani data dalam jumlah besar dengan lebih teratur. 2. Data disusun secara terstruktur dan terkontrol, sehingga proses transaksi menjadi lebih mudah dan cepat. 3. Informasi dapat diakses secara online dan bersamaan dengan menggunakan internet. 4. Pembelian formulir dapat dilakukan tanpa harus datang ke sekolah SMP Tarsisius 2 secara langsung dan bersamaan atau tanpa mengantri dengan adanya internet. 5. Pembatasan wewenang dan tanggung jawab kerja yang lebih kuat dengan adanya pemberian pembatasan hak akses melalui account untuk meminimalkan tindakan – tindakan diluar aturan. 6. Dapat membantu proses penyampaian dan penyimpanan informasi konfirmasi pembayaran non-tunai secara bersamaan dan terstruktur.
58
3.6 Analisa Kebutuhan SMP Tarsisius 2 Analisa kebutuhan untuk menunjang eksistensi dan kualitas pelayanan SMP Tarsisius 2 adalah sebagai berikut :
No 1
Tujuan SMP Tarsisius 2
Strategi
Kebutuhan
Tujuan mempermudah Menyediakan fasilitas
Website pendaftaran
proses pendaftaran
pendaftaran penerimaan
penerimaan siswa baru.
penerimaan siswa
siswa baru secara online.
baru SMP Tarsisius 2 Jakarta Barat bagi calon siswa baru yang bertempat tinggal diluar daerah Jakarta Barat. Tabel 3.3 Tabel Analisa Kebutuhan SMP Tarsisius 2
