BAB 3 ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI MONTHLY DELIVERY PLAN ONLINE
3.1 Gambaran Umum PT Toyota Astra Motor PT Toyota Astra Motor (TAM) didirikan pada tanggal 12 April 1971. PT. TAM ini merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk. (saham 51%) dan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Pada mulanya, peranan PT. TAM hanya sebagai importer kendaraan Toyota. Satu tahun kemudian, beralih fungsi sebagai distributor. Pada tanggal 31 Desember 1988 PT. TAM melakukan merger bersama dengan tiga perusahaan yaitu : 1
PT. Multi Astra (pabrik perakitan, berdiri 1973)
2
PT. Toyota Mobilindo (pabrik komponen bodi, berdiri 1976)
3
PT. Toyota Engine Indonesia (pabrik mesin, berdiri 1982) Hasil merger ini menjadi PT. TAM. Ini dilakukan guna menyatukan langkah dan
efisiensi dalam menjawab tuntutan terhadap kualitas serta menghadapi ketatnya persaingan di dunia otomotif. Terhitung tanggal 01 Agustus 2003 PT. TAM melakukan restrukturisasi menjadi dua perusahaan yaitu: 1. TAM sebagai distributor dan PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia sebagai perakitan. Dimana pada TAM saham yang ada yaitu 51% (Astra Internasional) dan 49% (TMC) 47
48 2. Untuk PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia saham yang dimiliki 5% (Astra Internasional) dan 95% (TMC). Profil perusahaan setelah restrukturisasi adalah : PT. Toyota-Astra Motor (TAM)
PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN)
Jln. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta 14330 Kantor pusat 12 April 1971 Didirikan 15 Juli 2003 PT. Astra International : 51 % PT. Astra International : 5 % Saham Toyota Motor Cororation : 49 % Toyota Motor Cororation : 95 % Rp. 19.500.000.000,Modal disetor Rp. 400.000.000.000,Aktivitas Agen penjualan, importir, dan distributor produk Toyota Pabrik perakitan produk Toyota. Pabrik pembuat mesin, jig, dies, dan komponen otomotif. Eksportir kendaraan Toyota dan part komponen kendaraan Fasilitas Produksi Fasilitas Jaringan Dealer Toyota Dealer utama : Auto 2000, PT. New Ratna Motor, Kawasan Sunter : Pabrik pengecoran,pencetakan, PT. Agung Automall, PT. Hasjrat Abadi, perakitan NV. Hadji Kalla Trd.Co. Kawasan Karawang : Pabrik pencetakan, perakitan Outlet resmi : 154 (per Desember 2003) Bengkel resmi : 128 (per Desember 2003)
Tabel 3.1 Profil Perusahaan Setelah Restrukturisasi
PT TAM merupakan perusahaan yang bisnis utamanya bergerak sebagai distributor mobil kepada lima main dealer utama yang ada di Indonesia dengan total outlet yang dimiliki PT. TAM sebanyak 186 outlet (per Agustus 2008) yang terdiri dari Auto 2000, New Ratna Motor, Hadji Kalla, Hasjrat Abadi dan Agung Automall. Setiap main dealer memiliki cakupan wilayah yang berbeda-beda yaitu: 1. Auto 2000 meliputi area DKI, Jabar, Jatim, Sumatra, Bali, Kalimantan Timur dan Kalimantan Barat, 2. New Ratna Motor meliputi area Jawa Tengah, 3. Hadji Kalla meliputi area Sulawesi Selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara dan Sulawesi Barat, 4. Hasjrat Abadi meliputi area Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Utara, Papua, Irian Jaya Barat, Maluku dan Maluku Utara, 5. Agung Automall meliputi area Pekanbaru, Jambi dan Denpasar.
49 Dalam menjalankan bisnisnya PT TAM telah mengaplikasikan penerapan Teknologi Informasi yang terkomputerisasi dalam menunjang proses bisnisnya. 3.1.1
Produk dan Layanan Toyota telah menguasai pasar Indonesia sejak tahun 1987 dengan produk
andalan adalah sebagai berikut: No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Produk Starlet* Soluna* Vios Corolla Camry Crown Hi-Lux Dyna Hiace* Kijang Innova Rush Avanza Alphard Yaris Land Cruiser Fortuner
Status sudah tidak diproduksi sudah tidak diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi sudah tidak diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi masih diproduksi Tabel 3.2 Profil Produk PT TAM
Selain itu sebagai dukungan layanan purna jual, Toyota memiliki pusat TGP (Toyota Genuine Parts) Toyota terbesar di Indonesia yang dikelola secara komputerisasi sehingga dapat dihubungkan langsung dengan pusat TGP Toyota di Jepang. Layanan purna jual yang prima juga dibuktikan dengan tersebarnya jaringan bengkel resmi yang tersebar di seluruh penjuru Indonesia sebanyak 160 bengkel. 3.1.2 3.1.2.1
Lokasi Kantor Pusat PT TAM HO Jl. Laksamana Yos Sudarso
50 Sunter II Jakarta Utara 14330 Telp.(021) 6515551 Fax. (021) 6515231/32 3.1.3
Filosofi, Visi dan Misi Perusahaan
3.1.3.1 1.
Filosofi
Memproduksi barang dan jasa yang berkualitas tinggi dengan langkah-langkah yang profesional guna memberikan kontribusi kepada negara,bangsa dan masyarakat.
2.
Berkembang bersama karyawan, dealer dan supplier atas dasar kepercayaan dan saling menghargai.
3.1.3.2
Visi
Menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses dan dihormati di kawasan Asia Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik dalam kepemilikan kendaraan 3.1.3.3 1.
Misi
Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas tinggi serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang terbaik.
2.
Mengembangkan karyawan yang kompeten dengan menciptakan lingkungan kerja yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan pelanggan.
3.
Memperkuat kolaborasi dengan produsen, main dealer dan dealer-dealer melalui komunikasi dan kerjasama yang lebih baik.
4.
Untuk mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek, misalnya pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.
3.1.4
Strategi Bisnis Perusahaan Kini Toyota melakukan kerjasama dengan perusahaan lain untuk melakukan
perakitan produk seperti Avanza, PT. TAM bekerjasaman dengan PT. Astra Daihatsu Motor untuk kelas sub-compact, Dyna yang dirakit di PT Sugity Creatives yang
51 diperuntukkan sebagai kendaraan pengangkut barang. Kerjasama tersebut dilakukan untuk menekan biaya produksi untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat Indonesia, baik dalam produk maupun harga dengan tetap menggunakan Brand Image Toyota. Sebagai market leader, untuk mempertahankan reputasi sebagai perusahaan otomotif di Indonesia memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand loyalty para konsumen, PT TAM menerapkan pelayanan dari seluruh jajaran salesforce yang dilatih secara khusus melalui training produk dan kemampuan negosiasi, layanan after sales berupa service serta program-progam penjualan yang memberikan keuntungan bagi konsumen. Basis usaha PT TAM terletak pada distributor kendaraan, khususnya adalah kendaraan Toyota. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah jajaran Main Dealer yang berhubungan langsung dengan konsumen. Selain layanan penjualan, PT TAM dan Main Dealer bekerja sama untuk menciptakan pelayanan After Sales dengan THS (Toyota Home Service) layanan service yang dilakukan di rumah bagi para konsumen yang tidak bisa melakukan service ke bengkel Toyota. 3.1.5
SWOT Analysis dan SWOT Strategy
1. Analisa SWOT Kekuatan/Strength yang dimiliki PT TAM: •
Memiliki 5 jajaran main dealer yang terdiri dari 186 outlet dan 160 bengkel di seluruh Indonesia
•
Adanya THS (Toyota Home Service) yang beroperasi 24jam selama 7hari
•
Adanya warranty kendaraan baru selama 3 tahun
52 •
Telah mempunyai brand image yang baik
•
Kualitas dari segi produk
•
Ketersediaan suku cadang
•
Memiliki jajaran salesforce yang memiliki pengetahuan produk dan teknik negosiasi yang baik kepada konsumen
•
Memiliki layanan call center
•
Memiliki layanan informasi seputar Toyota secara mobile (M-TOYOTA) yang diakses melalui *898#
•
Express maintenance (pelayanan service kendaraan dengan waktu cepat)
•
Berpengalaman dalam menghadang pesaing
•
Sejarah pengalaman yang panjang
Kelemahan/Weakness: •
Belum semua outlet mempunyai bengkel
•
Identik dengan mobil murah
•
Brand yang masih kalah dengan mobil buatan Eropa (VW, BMW, MB, AUDI)
Peluang/Opportunity: •
Sudah mempunyai brand image
•
Harga jual dari produk tersebut baik
•
Kemajuan teknologi
•
Menguasai market share Indonesia
•
Perusahaan otomotif terbesar di asia
•
Modal yang besar
53 Tantangan/Threat: •
Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat
•
Krisis global yang menyebabkan penurunan penjualan
•
Banyaknya alternatif produk mobil lain yang memiliki harga yang lebih murah
•
munculnya pesaing baru di dalam negeri
2. Strategi SWOT
Opportunities
Threat
Strength
Weakness
SO Strategy
WO Strategy
Toyota telah memiliki brand image yang baik dan juga bagi para pelanggannya dengan membeli Toyota harga jual produk tersebut tetap baik. Dengan hal tersebut Toyota meningkatkan teknologinya dengan layanan informasi Toyota yang dapat diakses melalui Handphone, fasilitas yang memudahkan masyarakat tentunya akan mendukung Toyota sebagai market leader dan mampu bersaing dengan perusahaan lain. Selain itu, Toyota juga bekerja sama dengan Daihatsu dan Sugity dalam menciptakan produk yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat baik dalam kualitas maupun harga yang sesuai dengan kemampuan masyarakat.
Dengan adanya Toyota menguasai market share penjualan di Indonesia maka Toyota dapat menutupi kelemahan dari segi pelayanan kepada pelanggan dengan menerapan pembangunan bengkel disetiap outlet. Selain itu, walaupun brand image yang dimiliki masih kalah dengan mobil brand Eropa, namun dari segi kualitas Toyota selalu menjaga kualitas nya agar masyarakat tetap memilih Toyota sebagai kendaraan.
ST Strategy
WT Strategy
Dengan naiknya biaya operasional yang meningkat, mempunyai keuntungan tersendiri bagi Toyota karena cukup banyak perusahaan Mobil yang penjualannya mengalami penurunan, Selain itu dengan naiknya harga bensin, Mobil-mobil yang dijual oleh Toyota dapat mengatasinya karena mesin pada mobil telah menggunakan mesin VVTi, dimana mesin tersebut dapat menghemat bahan bakar. Tabel 3.3 Hasil Analisa Strategi SWOT
Untuk mendukung program pemerintah dalam mengurangi pemanasan global maka Toyota menciptakan Toyota Hybrid, merupakan kendaraan yang ramah lingkungan. Selain itu dengan adanya krisis global yang menyebabkan naiknya harga, maka Toyota akan menciptakan produk baru dengan harga relatif murah, namun dengan kualitas produk yang baik sesuai dengan standar yang Toyota terapkan.
54 3.1.6
SDM pada PT TAM PT Toyota mempekerjakan lebih dari 850 karyawan tetap tahun 2008. Melalui
kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah menjadi karyawan yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam efisiensi operasional perusahaan. 3.1.7
Struktur Organisasi Lengkap PT TAM
Sales
Domestic Sales Dealer Development Customer Satisfaction
Marketing Planning & Customer Relation
Planning & Analysis Product Planning Communication Administration
Marketing
Marketing Planning Parts Control
Service Parts
Supply Operation Warehouse Field Representative G.A & Part No Adm
Board of Directors
Planning Technical & Warranty
National Service
Training Sudirman Workshop Sunter Workshop Field Representative
Vehicles Logistics
Delivery Control Logistics
Administration Support
Accounting
Finance & Administration
Financing Human Resources General Affairs System Support
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Lengkap PT TAM
55 3.1.8
Struktur Organisasi Departemen IT / Business Development
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen IT PT TAM
3.1.9
Tugas dan Wewenang PT TAM Secara Keseluruhan
1. Boards of Directors Boars of Directors terdiri dari President Director, Vice President Director, dan Directors. Jajaran ini merupakan pemegang kebijakan tertinggi perusahaan. Director memimpin satu direktorat yang membawahi beberapa divisi. 2. Marketing Directors Merupakan bagian utama jalannya perusahaan, yang langsung berhubungan dengan konsumen. Direksi ini dibagi menjadi 4 divisi. Tugas utama dari direksi ini adalah menjual produk sebanyak-banyaknya, dan memastikan adanya pelayanan purna jual yang baik. Ini dilakukan dengan melakukan berbagai program dan standar-standar kerja, baik di dalam intern perusahaan, maupun dealer-dealer. 3. Sales Division Bertanggung jawab terhadap pengaturan distribusi unit mobil, pengembangan dealer dan salesforce dan program-program promosi ke Dealer. 4. Marketing Planning & Customer Relation Division
56 Tugas pokok divisi ini adalah menjamin dan menjaga kepuasan konsumen, melakukan perencanaan dan analisa pasar, merencanakan produk yang akan dilempar ke pasaran, dan menjadi public relation bagi perusahaan. 5. Service Parts Division Service Parts Division bertanggung jawab akan ketersediaan TGP bagi konsumen di seluruh Indonesia. TGP yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebih). Divisi ini juga melakukan pembinaan, pendidikan ke dealer. 6. National Service Division Divisi ini merupakan salah satu wujud jaminan Toyota akan layanan purna jual yang prima. Layanan service yang memuaskan, disertai jaringan bengkel yang tersebar diseluruh Indonesia dengan mengikuti standar service Toyota merupakan tugas utama divisi ini. 7. Administration Support Directors Fungsi dari Administration Support Direction merupakan direksi pendukung dari marketing. Tanpa kinerja yang bagus dari direksi ini, akan mengganggu kinerja Marketing Directors. 8. Vehicles Logistics Division Vehicle Logistic Division berfungsi mendistribusikan mobil-mobil baru ke berbagai daerah baik secara direct delivery (mobil diantar langsung), atau dengan truk pengangkut. Mobil yang dikirim harus dipastikan memiliki kualitas yang bagus, dan diterima dalam keadaan baik oleh konsumen. 9. Finance & Administration Division Bertanggung jawab mendukung kelancaran operasi semua divisi.
Divisi ini
melakukan fungsi supporting yang diterjemahkan ke dalam departemen-departemen
57 yang berada di bawahnya. Kinerja Finance & Administration Division yang tidak maksimal akan memberikan pengaruh yang buruk kepada divisi-divisi yang lain. 3.1.10 Tugas dan Wewenang Departemen Informasi Teknologi Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1.
IT Manager • Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT . • Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada dibawah komandonya. • Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya. • Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam kegiatan IT. • Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya • Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan IT. • Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif dan efisien.
2.
Seksi Business Application Support I • Peningkatan dan pengembangan sistem • Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi • Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Sales
3.
Seksi Business Application Support II • Peningkatan dan pengembangan sistem • Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi
58 • Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Spareparts, Workshop dan Technical Warranty 4.
Seksi System and Technology Planning • Pengaturan sistem dan teknologi • Pengaturan kebutuhan IT dan pengaturan budget • Pendukung SAP
5.
Seksi Infrastructure • Pengaturan network • Pengaturan keamanan • Pengaturan server
3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi MDP Online MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanan data MDP (Monthly Delivery Plan) secara online kepada user yang berada di TAM, Main Dealer, Zone serta Dealer Cabang. Data MDP berisi data rencana produksi kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu (Production Month). Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun Dealer Cabang. Sumber data yang dibutuhkan berasal dari Main Frame AS 400 dan akan diturunkan secara berkala dalam bentuk file text dengan periode satu jam. Sebuah layanan sinkronisasi data haruslah dipasang pada database MDP Online, tugasnya adalah melakukan pemutakhiran data berdasarkan sumber data dari file text tersebut. Modul Sinkronisasi ini akan menggunakan teknik DTS yang akan dibungkus dalam sebuah paket program.
59 Dengan data terbaru, aplikasi harus menyediakan layanan web yang dapat digunakan oleh user untuk menampilkan laporan-laporan yang diinginkan, yang selanjutnya dapat dicetak atau di-download. Selain itu, user dapat pula meminta pembuatan dan pengiriman laporan melalui sebuah email, sehingga perlu dibuat Modul Mail Listener Services yang dapat digunakan untuk menangani hal tersebut. Berikut ini adalah ilustrasi yang menggambarkan mekanisme interaksi antara Aplikasi MDP Online, Main Frame AS 400 serta user-user dalam mengkonsumsi data MDP.
Gambar 3.3 Gambaran Umum Proses MDP
Dengan diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat yang diperoleh PT TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-kertas untuk pendistribusian secara hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan, penghematan tinta printer berkaitan dengan pendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada customer karena pihak
60 dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP, proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah menerima data MDP, proses MDP resived lebih cepat untuk proses pengiriman atau pembatalan pengiriman dari main dealer/dealer yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinya hanya dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam. 3.2.1
Proses Bisnis Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor
bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau dealar mengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau dealer memberikan janji delivery kepada customer. Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapat mencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly Delivery Plan (MDP). Sebelum data diproses menjadi MDP, Divisi Sales khususnya area sales planning akan mengalokasikan kendaraan untuk lima main dealer dengan mempertimbangkan beberapa faktor yaitu alokasi kendaraan yang didapatkan dari Toyota Motor Asean Pacific (TMAP), penjualan pada bulan sebelumnya, permintaan pasar, stok unit yang tersedia, kondisi pasar dan lain-lain. Alokasi kendaraan ke main dealer akan diinformasikan melalui Distribution Plan setiap bulannya. Setelah mendapatkan informasi tersebut, Main Dealer HO akan mendistribusikan kembali ke setiap area ataupun cabang di wilayah mereka.
61 Proses selanjutnya adalah Main Dealer mengirimkan kembali alokasi dalam bentuk Firm Order (FO) ke pihak Sales Planning. Firm Order tersebut berisi penentuan tipe dan warna untuk setiap cabang. Firm Order akan di proses menjadi MDP atau Monthly Delivery Plan yang dikeluarkan oleh Divisi Logistik Kendaraan PT. Toyota Astra Motor yang merupakan rencana distribusi kendaraan untuk setiap Main Dealer yang telah di pisahkan untuk setiap model, tipe dan masing-masing cabang yang bersangkutan di setiap Main Dealer-nya. Informasi MDP ini diberikan 5 hari sebelum bulan berikutnya dari pihak TAM VLD ke pihak Main Dealer HO yang kemudian di teruskan ke cabang – cabang terkait. Hal inilah yang dijadikan dasar bagi cabang untuk dapat merencanakan model dan tipe apa saja yang dapat di jual. Namun seringkali dalam pelaksanaannya alokasi unit yang telah dibagikan kepada Main Dealer dan Dealer mengalami revisi dua kali tiap minggunya yang disebabkan oleh delay pada pabrik maupun line off. Pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem MDP Online. Yang menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas dari sistem MDP Online. Berdasarkan fungsi–fungsi penting inilah nantinya akan dicermati hasil investasi implementasi sistem MDP Online, menggunakan metode information economics.
62
Gambar 3.4 Diagram Use Case
Dalam kegiatan operasional sehari-hari yang berhubungan dengan sistem MDP Online ialah administrator MDP Online, PT Toyota Astra Motor, dan Main Dealer atau Zone atau Branch. Administrator MDP Online terlibat dalam proses distribusi data MDP kepada main dealer, zone dan branch. Sedangkan PT TAM dan main dealer atau zone atau branch dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan. Bagian administrator MDP Online melakukan proses MDP Information, Production and OTD Monitoring, User Management, Master Data, dan Utility. Sedangkan yang dilakukan PT TAM adalah MDP Information, Production and OTD Monitoring, dan User Profile. Untuk Main Dealer, Zone, dan Branch yang dilakukan adalah MDP Information dan User Profile.
63 Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Pada aplikasi ini, informasi mengenai proses MDP System dapat langsung dilihat, sehingga user dapat mengetahui langkah-langkah yang harus dilakukan dengan baik. Selain itu, pada setiap halaman akan ditampilkan Menu Navigasi, yang terdiri dari :
Gambar 3.5 Menu Aplikasi MDP Online
1) Menu MDP Information Dalam menu MDP Information terdapat beberapa informasi mengenai detail, summary, dan history dari MDP System. 2) Menu Production & OTD Dalam menu Production & OTD terdapat informasi mengenai Production & OTD Achievement berdasarkan model maupun group model. 3) Menu User Profile Menu User Profile digunakan apabila user ingin melakukan perubahan profile dan password dalam MDP System.
64 4) Menu User Management Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user, data-data objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini akan menangani setting untuk role-privileges, user-privileges, user access hirarki serta otorisasi user dalam melakukan modifikasi data. 5) Menu Master Data Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model, Dealer, Dan Tipe Organisasi. 6) Menu Utility Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting Transaction Code, Setting Group-Model Relation, Setting Dealer-Branch Relation, dan MDP Maintenance. Untuk membuka form aplikasi yang terdapat pada MDP System, pilihlah salah satu menu yang tersedia pada tampilan di bagian kiri layar berupa list data (dalam grid data). Grid data yaitu tempat untuk menampilkan/menampung record data. Tampilannya akan tampak seperti tabel yang terdiri dari baris-baris dan kolomkolom. Setiap baris merepresentasikan sebuah data/record, sedangkan sebuah kolom merepresentasikan field-field pada form tersebut. 2. MDP INFORMATION MDP Information menyajikan beberapa informasi mengenai MDP Detail, MDP Summary, dan MDP Deleted History dari MDP System.
65
Gambar 3.6 Menu Aplikasi MDP dari Menu MDP Information
MDP Detail merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar kendaraan sesuai dengan kriteria yang diberikan. MDP Detail Report dapat bersifat sangat detail hingga ke atribut dari unit kendaraan / per RRN.
Gambar 3.7 Sub Menu MDP - Detail
66 3. MDP SUMMARY REPORT MDP Summary merupakan laporan yang bersifat umum sebagai suatu summary dalam suatu periode bulan produksi. MDP Summary Report dapat dikelompokkan berdasarkan Model, Warna, Main Dealer, Zone dan Dealer/ Branch.
Gambar 3.8 Sub Menu MDP Summary Report
4. MDP DELETED HISTORY MDP Deleted History merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar riwayat data kendaraan yang telah dihapus.
Gambar 3.9 Sub Menu MDP Deleted History
67 5. Production & OTD Production & OTD Achievement merupakan laporan yang digunakan untuk mengetahui ketepatan waktu dari rencana produksi kendaraan. Laporan ini hanya dapat dilihat oleh user yang berada di Toyota Astra Motor (TAM). Informasi yang terdapat dalam Production & OTD Achievement dapat di Preview maupun di Download. Production & OTD menyajikan beberapa informasi mengenai Production & OTD Achievement yang berdasarkan pada dua jenis laporan : 1) By model
Gambar 3.10 Sub Menu MDP Production By Model
68 2) By Group Model
Gambar 3.11 Sub Menu MDP Production By Group Model
6. User Profile Menu User Profile digunakan ketika user ingin melakukan proses perubahan profil (User Name) dan kata kunci (Password) dalam MDP System. User name dan Password tersebut digunakan oleh user ketika akan melakukan Log In atau membuka halaman web MDP Online. 1) Change User Profile Menu Change User Profile digunakan untuk menangani perubahan data user oleh user yang bersangkutan secara dinamis. User dapat mengubah User Name, Email Address dan Full Name. 2) Change Password Menu Change Password digunakan untuk mengubah password yang telah dimiliki sebelumnya. 3) User Management Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user, datadata objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini akan
69 menangani setting untuk role-privileges, user-privileges, user access hirarki serta otorisasi user dalam melakukan modifikasi data. 4) Pengelolaan Data Role Digunakan untuk aturan hak akses terhadap menu / fungsi-fungsi di aplikasi MDP Online 5) Pengaturan Role Privileges Digunakan untuk melakukan setting hak akses dari role-role yang telah dibuat. 7. Master Data Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model, Dealer, Dan Tipe Organisasi. Menu Master Data memiliki lima fungsi sebagai berikut : 1) Pemeliharaan Data Color: Data Color digunakan sebagai data referensi untuk warna kendaraan, jika ada warna baru maka update data akan dilakukan melalui sub menu Master Color.
Gambar 3.12 Penambahan warna
70 2) Pemeliharaan Data Model: Data Model digunakan sebagai data referensi untuk model kendaraan, jika ada model baru maka update data akan dilakukan melalui sub menu Master model.
Gambar 3.13 Penambahan model
3) Pemeliharaan Data Group Model Group Model digunakan sebagai referensi untuk pengelompokan group kendaraan untuk keperluan report.
71
Gambar 3.14 Penambahan group model
4) Pemeliharaan Data Dealer
Gambar 3.15 Penambahan data dealer
5) Pemeliharaan Data Organization Type Organization Type digunakan sebagai referensi untuk keperluan penyusunan struktur hirarki dan akses level pada Aplikasi MDP Online.
72
Gambar 3.16 Pemeliharaan data organisasi
8. Utility Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting Transaction Code, dan Setting Group-Model Relation. 1) Transaction Log Data Transaction Log merupakan catatan dari transaksi-transaksi yang pernah terjadi. Pada aplikasi ini perlu dilakukan pemeliharaan berupa penyimpanan data ke file excel dan penghapusan data. 2) Setting Transaction Code Setting Transaction Code adalah fasilitas untuk mengaktifkan / de-aktifkan suatu jenis transaksi agar dicatat log-nya. 3) Setting Group-Model Relation Setting Group-Model Relation digunakan untuk mengkaitkan suatu model kendaraan dengan groupnya.
73 3.2.2 3.2.2.1
Infrastruktur Aplikasi MDP Online di PT TAM Arsitektur Teknolologi Informasi PT TAM
User Interface Layer
Business Logic Layer
Data Access Layer
Gambar 3.17 Arsitektur teknologi informasi
Pada arsitektur aplikasi tersebut, lapisan bawah adalah Data Access Layer dan akan menangani proses baca tulis ke tabel-tabel yang ada di dalam database. Lapisan di atasnya adalah Modul Transaction Log yang akan merekam aktivitas transaksi (data log) dari modul-modul yang berada di atasnya. Layer Business Logic adalah lapisan yang menangani logika proses dan fungsifungsi sesuai dengan bisnis proses dari modul-modul yang bersangkutan. Seperti yang tampak pada gambar 3.17, pada lapisan ini terdapat modul-modul User-Role Management, Master Data Maintenance, Report Generator, Mail Listener dan Data Synchronization
74 Sementara Layer User Interface akan memberikan fasilitas kepada user untuk dapat berinteraksi dan menjalankan fungsi-fungsi dari aplikasi MDP Online. Pada lapisan ini terdapat sub modul dari User Management, Master Data Maintenance dan Report Browser. 3.2.2.2
Spesifikasi Teknolologi Informasi PT TAM
¾ Hardware -
Server
-
Personal Computer (PC)
-
CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse, Case, Graphic, LAN
-
Switch (3 Com)
-
Router (Cisco 1760)
¾ Software Operating System: -
Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Service Pack 2
-
Microsoft XP Professional
Utility Software: -
Microsoft Outlook Express 2003
-
Firewall
-
Norton Anti Virus
-
Internet Explorer 6
¾ Bahasa Pemrograman -
Visual Basic .Net
¾ Data Base -
Database System : Microsoft SQL Server 2000
-
Database Release : 8.0
-
Database Size
: 600 GB
75 3.3 Pembobotan Nilai PT Toyota Astra Motor Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb, dan lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem. Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi tersebut yaitu dari sisi business domain dan technology domain. 3.3.1
Penilaian Faktor Domain Bisnis
3.3.1.1
Financial Value
3.3.1.1.1 Return on Investment (ROI) Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). PT TAM memandang faktor ini penting dalam mengetahui layaknya investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu +10.
76 3.3.1.2
Strategic Value
3.3.1.2.1 Strategic Match Bagi PT TAM, teknologi informasi mempunyai peranan sangat penting dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan strategis organisasi atau besarnya kontribusi terhadap kegiatan operasional untuk mencapai tujuan tersebut, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic match ini, diberi bobot yaitu +2. 3.3.1.2.2 Competitive Advantage Bagi PT TAM, penerapan dan penggunaan teknologi informasi yang baik merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya. manfaat teknologi informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian keuntungan kompetitif organisasi. Penggunaan potensial teknologi informasi adalah untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyek-proyek teknologi yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat yang lebih tinggi. Karena PT TAM melihat bahwa penerapan teknologi informasi yang bagus hanya merupakan salah satu faktor penunjang kinerja perusahaan, maka faktor ini mendapatkan bobot +1. 3.3.1.2.3 Competitive Response Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual seperti pengiriman data melalui email didalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem
77 manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan tidak dapat memberikan informasi secara cepat kepada seluruh Main Dealer dan pelanggannya Manfaat proyek-proyek teknologi informasi diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi. Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan Main Dealer yang selalu melakukan perubahan data agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +2. 3.3.1.2.4 Management Information Support Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar manajemen mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat. Management Information berfungsi untuk menilai kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan. Untuk itu, PT TAM sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +2. 3.3.1.3
Project or Organizational Risk
PT TAM telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah perencanaan yang rinci dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh sebab itu, resiko ini diberi bobot -1.
78 3.3.2
Penilaian Faktor Domain Teknologi
3.3.2.1
Strategic Value
3.3.2.1.1 Strategic IT Architecture Penerapan teknologi informasi pada PT TAM harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan, dimana manfaat proyek SI/TI diukur melalui tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan. Oleh karena itu dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +3. 3.3.2.2
Definitional Uncertainty
Bagi PT TAM, resiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan akibat adanya perubahan dari target, pasti dapat membuat para personil IT menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat bobot yaitu -2. 3.3.2.3
Technical Uncertanty
Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT TAM mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi dengan baik terhadap penggunaan IT yang baru. Atas kondisi ini, maka manajemen mendapat bobot yaitu -2.
79 3.3.2.4
Infrastructure Risk
Perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaan atau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisis resiko dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan resiko ini mendapat bobot yaitu -2. 3.3.3
Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan tabel
bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah. DOMAIN BISNIS A. Financial Values 1 Return On Investment (ROI) B. Strategic Values 1 Strategic Match 2 Competitive Advantage 3 Competitive Response 4 Management Information Support 5 Project Or Organizational Risk DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values 1 Strategic IT Architecture 2 Definitional Uncertainty 3 Technical Uncertainty 4 Infrastructure Risk TOTAL VALUES TOTAL RISK AND UNCERTAINTY
Bobot
Maximum Skor
10
50
2 1 2 2 -1
10 5 10 10 -5
3 -2 -2 -2 20 -7
15 -10 -10 -10 100 -35
Tabel 3.4 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem
Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan metode perhitungan ranking per faktor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat
80 adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total resiko berjumlah 35. 3.3.4
Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran Hasil analisa nilai–nilai korporat terhadap PT TAM membuktikan sisi bisnis
perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI. Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.
DOMAIN BISNIS 1 Return On Investment (ROI) 2 Strategic Match 3 Competitive Advantage 4 Competitive Response 5 Management Information Support 6 Project Or Organizational Risk DOMAIN TEKNOLOGI 1 Strategic IT Architecture 2 Definitional Uncertainty 3 Technical Uncertainty 4 Infrastructure Risk Total Value Total Risk and Uncertainty
Porsi Penilaian Highest Medium Low Medium Medium
Bobot 10 2 1 2 2
Low
-1
Low Medium Medium Medium
3 -2 -2 -2 20 -7
Tabel 3.5 Nilai Bobot skor untuk sistem
81 3.3.5
Mapping Nilai Korporat Kedalam Kuadran Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT TAM
berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam strategi perusahaan. Ini mengukuhkan PT TAM sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi Informasi.
Kuat Garis Bisnis Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan, kompetitif, sehat, dan kuat
Lemah
Kuadran A INVESTA
Kuadran B STRATEGIS
Kuadran C INFRASTRUKT
Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT Kuat
Lemah
Dukungan Komputer Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif
Gambar 3.18 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT TAM
