BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Teori-teori umum Untuk membantu mengevaluasi masalah dan men-setting cabang baru, maka diperlukan pemahaman mengenai konsep dasar sistem informasi yang meliputi pemahaman akan dari definisi data yang membentuknya. Berikut ini akan dijelaskan konsep dasar dari sistem informasi.
2.1.1
Informasi M enurut O’Brien dan M arakas (2006:29), informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diubah kedalam konteks yang berarti dan berguna untuk penggunaan akhir tertentu. M enurut M cLeod dan Schell (2007:9), informasi adalah data yang telah diproses dan memiliki makna, biasanya memberitahukan pengguna sesuatu yang belum diketahuinya. Dari definisi diatas, informasi adalah data yang diproses dan nanti diubah dan memiliki manfaat bagi pengguna akhirnya.
2.1.2
Sistem M enurut O’Brien dan M arakas (2006:24), dalam bidang sistem informasi, konsep dasar sebuah sistem didefinisikan sebagai sekelompok komponen yang saling berhubungan, dengan batasan yang jelas, bekerja sama
7
8 untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses perubahan yang teorganisasi. M enurut M cLeod dan Schell (2007:9), sistem mengubah input yang datang dari lingkungan perusahaan, ditransformasikan dan mengembalikan output ke lingkungan yang sama. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok atau lebih elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan saling terintegrasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.
2.1.3
Sistem Informasi M enurut O’Brien dan M arakas (2006:6), sistem informasi adalah kombinasi
yang
teratur
dari
orang,
hardware,
software,
jaringan
telekomunikasi, dan sumberdaya data yang bertugas menyimpan, menarik, mengolah, dan memberikan informasi kepada pengguna dalam sebuah organisasi. M enurut M cLeod dan Schell (2007:9), sistem informasi adalah sistem virtual yang menampilkan pihak manajemen untuk mengontrol operasi sistem fisik perusahaan. Sistem fisik perusahaan terdiri dari sumber daya tangible seperti material, manusia, mesin dan uang. M enurut Stair dan Reynolds ( 2010:10), sistem informasi adalah serangkaian elemen – elemen atau komponen – komponen yang saling terhubung yang mengumpulkan ( input ), memaninpulasi ( process )
9 ,menyimpan, menyebarkan (output) data dan informasi dan menyediakan sebuah reaksi pembetulan ( feedback mechanism ) untuk mencapai tujuan. Jadi dapat disimpulkan, bahwa sistem informasi adalah kombinasi komponen
yang
terdiri
dari
orang,
hardware,
software,
jaringan
telekomunikasi dan data yang digunakan untuk mengontrol sistem fisik perusahaan.
2.1.4
Activity Diagram M enurut Satzinger et al (2005:144-145), activity diagram adalah sebuah diagram workflow yang menjelaskan berbagai aktivitas dari user / system, orang yang melakukan aktivitas dan aliran sekuensial dari aktivitas tersebut. Gambar oval mewakili aktivitas di dalam workflow. Tanda panah menggambarkan aliran sekuensial dari aktivitas. Bulatan Hitam digunakan untuk menggambarkan titik awal dan akhir dari workflow. Simbol diamond merupakan decision point untuk menentukan proses yang satu atau yang lainnya. Pada synchronization bar yang memecah aliran menjadi beberapa aliran proses. Swimlane menggambarkan agent yang menjalankan aktivitas”.
10
Gambar 2.1 Contoh Activity Diagram (Sumber : Satzinger et al, 2005:146)
2.1.5
Proses bisnis M enurut M onk dan Wagner (2009, p1), sebuah proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan – kegiatan yang melakukan satu macam atau lebih input dan menciptakan suatu output yang adalah nilai untuk pelanggan.
Gambar 2.2 Proses Bisnis (Sumber : Monk dan Wagner, 2009:3)
11 2.2
Teori Khusus
2.2.1
ERP
2.2.1.1 Pengertian ERP M enurut adalah
suatu
O’Brien (2006:320), Enterprise Resources Planning (ERP) tulang
punggung
lintas
fungsi
perusahaan
yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia perusahaan. M enurut Rainer et al (2007:248), Sistem Enterprise Resource Planning mengintegrasikan perencanaan, manajemen, dan penggunaan semua sumber daya dari organisasi. Tujuan utama dari sistem ERP adalah untuk mengintegrasikan secara erat area-area fungsional dari organisasi dan untuk memungkinkan informasi mengalir antar area fungsional. Integrasi secara erat maksudnya adalah bahwa jika terjadi perubahan dalam satu area fungsional maka akan segera terlihat perubahan tersebut di semua area fungsional lain yang berangkutan. M enurut M onk dan Wagner (2009:239), ERP adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi.
2.2.1.2 Konsep ERP M enurut Wijaya Dan Darudiato ( 2009:26-28), Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut :
12 1. ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi diperusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen. 2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional di dalam sebuah organisasi.
Financial and Accounting Customer Relationship M anagement
Human Resources
Plant M aintenance
Enterprises Systems
Procurement
M anufacturing
Inventory
Sales and Distribution
Business Intelligence
Gambar 2.3 Konsep Sistem ERP (Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009:27)
13 2.2.2
Sejarah Perkembangan ERP M enurut Wijaya dan Darudiato (2009:15-22), Konsep dasar dari ERP (Enterprise Resource Planning) pertama kali dicetuskan sekitar tahun 1960an. Konsep ini dikenal sebagai Material Requirements Planning (M RP) atau perencanaan kebutuhan material. Konsep M RP dimunculkan dari proses pengolahan Bill of Material (BOM ) atau daftar kebutuhan material yang harus disediakan untuk mrmbuat suatu produk tertentu. M RP digunakan untuk mensimulasikan persamaan manufaktur universal. Simulasi ini menggunakan
jadwal perencanaan
utama (master
schedule)
untuk
mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut, dan data persediaan (inventory) untuk mengetahui apa yang dimiliki dan apa yang harus disediakan atau dibeli. M RP kemudian berkembang menjadi Closed-Loop MRP. Closed-Loop MRP menjembatani antara permintaan dan pasokan dan
mencoba
menyeimbangkan kedua aspek tersebut melalui sederetan fungsi, antara lain production planning, master scheduling, MRP, dan plant and supplier scheduling. Closed-Loop M RP kemudian berkembang menjadi manufacturing resource planning (M RP II). Isi dari M RP II sama seperti Closed-Loop MRP, ditambah perencanaan penjualan dan operasi, keuangan, dan kemampuan analisis what if untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan. M RP II pun terus berkembang hingga muncullah ERP ( Enterprise Resource Planning).
14 2.2.3
Area Fungsional dari Operasional M enurut M onk dan Wagner (2009:2), Perusahaan mempunyai area fungsional utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari bermacam - macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari operasionalnya. •
Marketing and Sales Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pemasaran, pemrosesan sales order, customer relationship management, customer support, sales forecasting dan periklanan.
•
Financial and Accounting Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari akuntansi keuangan, alokasi biaya dan kontrol, perencanaan dan budgeting serta cash flow management.
•
Human Resource Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari perekrutan dan hiring, pelatihan, penggajian, governence compliance, dan benefit.
•
Supply Chain Management Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pembelian material, penerimaan
material,
transportasi
manufacturing dan plant maintenance.
/
logistik,
jadwal
produksi,
15 2.2.4
Sejarah S AP M enurut Anderson (2011:7-8) SAP didirikan 40 tahun yang lalu di M annheim, Jerman oleh sekelompok mantan insinyur IBM dengan visi tunggal
yaitu
membangun
sebuah
paket
perangkat
lunak
yang
menggabungkan beragam fungsi bisnis perusahaan. Idenya adalah untuk membantu perusahaan mengganti 10 atau 15 aplikasi bisnis yang berbeda seperti sistem keuangan, aplikasi warehouse, aplikasi perencanaan produksi, dst dengan sistem tunggal yang terintegrasi. Lebih baik lagi, para mantan karyawan IBM ini ingin menciptakan sistem yang mewujudkan praktek terbaik bagi berbagai tipe bisnis dan industri. Dalam prosesnya, dibayangkan bahwa software baru ini dapat meminimalkan kompleksitas dan menjalankan bisnis dengan komputasi secara real time. Visi ini menjadi nyata ketika System, Application, and Product in Data Processing (SAP), atau dalam bahasa Jerman Systemanalyse und Programentwicklung berdiri pada tahun 1972. Tujuan SAP dari hari pertama adalah untuk mengubah dunia, dan hal itu terus dilakukan sampai saat ini. Disamping dari visi utama yang dimiliki, para pemimpin perusahaan mencipatakan platform multibahasa dan multinasional yang mampu secara mudah mengakomodasi standardan teknik bisnis proses yang baru. Pada saat ini SAP digunakan lebih dari satu juta business user dengan lebih dari seratus ribu pelanggan di sekitar 120 negara diseluruh dunia.
16 2.2.5
Modul - Modul S AP
Gambar 2.4 SAP Module (Sumber: Monk dan Wagner, 2009:28) M enurut M onk dan Wagner (2009:27-29) Sistem SAP terdiri dari beberapa modul yang mendukung jalannya proses bisnis dalam perusahaan. M odul-modul yang ada dalam sistem SAP antara lain: • Sales and Distribution (SD) menyimpan sales order dan jadwal pengiriman. Informasi mengenai pelanggan (harga, bagaimana dan dimana pengiriman produk, bagaimana pelanggan membayar dan informasi lainnya) dikelola dan diakses dari modul ini. • Material Management (M M ) mengatur akuisisi bahan baku dari supplier (pembelian) dan kemudian penanganan penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses menjadi barang jadi. • Plant Maintenance (PM ) memungkinkan perencanaan untuk perawatan mesin - mes in pabrik dan mengatur perawatan sumber daya, jadi kerusakan perlengkapan dapat diminimalisasi.
17 • Project System (PS) memungkinkan perencanaan dan mengontrol kelebihan R&D,
konstruksi dan proyek pemasaran. M odul ini
memungkinkan agar biaya dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan untuk mengatur implementasi dari sistem SAP R/3. • Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi dalam catatan buku besar. Juga menghasilkan pernyataan untuk kegunaan laporan eksternal. • Controlling (CO) digunakan untuk manajemen internal. Disini biaya pabrik perusahan ditempatkan pada produk dan cost center, memfasilitasi analisa biaya. • Asset Management (AM ) membantu perusahaan untuk mengatur pembelian asset tetap (pabrik dan mesin) dan hubungan depresiasi. • Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan karyawan, hiring, dan pelatihan. M odul ini dilengkapi penggajian dan benefit. • Production Planning (PP) memelihara informasi produksi. Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktivitas produksi disimpan. • Quality Management (QM ) membantu untuk merencanakan dan menyimpan aktivitias control kualitas, seperti pemerikasaan produk dan keterangan material • Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aktivitas dalam R/3. Dapat menampilkan analisa alur tugas dan mendorong karyawan (via email) jika mereka membutuhkan untuk menerima aksi.
18 2.2.6
Produk - Produk S AP Terdapat beberapa produk SAP diantaranya adalah : • MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi, dan proses ,dan oleh karena itu meningkatkan efektivitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite menwarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah. • MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari MySAP business suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi MySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-thebox dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia • SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operational untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara sepuluh sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi
gambaran
operasi bisnis dan aktivitas pelanggan. ([Anonim 1])
2.2.7
System-wide Concept System-wide concept
merupakan konsep, elemen organisasi, master
data, dan transaksi yang merupakan elemen dasar yang didesain dan
19 diutilisasi untuk menggambarkan struktur perusahaan dan proses bisnis dengan sistem SAP. Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang dipetakan ke aplikasi SAP. Berikut adalah elemen organisasi di dalam SAP : • Client yang merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi, mewakili grup perusahaan. • Company Code adalah unit legal yang independen secara akuntansi mewakili elemen organsasi pusat dari akuntansi keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara. • Plant merupakan
pabrik
produk, mendistribusikan produk,
atau
menyediakan layanan. Ini merupakan pusat unit organisasi dari produksi. • Storage Location untuk stok material dalam manajemen inventori yang dapat dibedakan dengan satu plant disesuaikan dengan Storage Location. • Sales Organization adalah pusat elemen organisasi dalam manajemen sales order yang mengontrol cara penjualan ke pelanggan. • Distribution Channel dapat digunakan untuk mendefinisikan bagaimana produk yang berbeda menjangkau pemakai, sebagai contoh direct - end customer • Organization Unit menggambarkan bermacam - macam unit bisnis yang ada di perusahaan. • Position adalah karyawan perorangan yang bertugas di perusahaan. Master Data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan semua pemakai yang sah, master data
juga mempunyai segi organisasi karena
20 informasi ini adalah diatur dalam gambaran yang ditempatkan ke elemen organisasi. Transaksi adalah program aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam sistem SAP. Contohnya, membuat sales order, mengubah master pelanggan, atau menampilkan list laporan sales order. ([Anonim 1])
2.2.8
Change Management Landscape Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat memenuhi kebutuhan
spesifik
perusahaan. Upgrades
atau perubahan
tersebut
membutuhkan kustomisasi di dalam sistem produksi. Untuk menjamin konsistensi sistem, SAP merekomendasikan three-system landscape, yang terdiri dari : • Pengembangan
customer-spesific
programs
begitu
pula
dengan
kustomisasi yang dibutuhkan. Tahap ini dinamakan development system (DEV). • Pengembangan dan perubahan akan dilanjutkan ke quality assurance system (QAS) untuk dilakukan pengecekan pengaruh dari perubahan terhadap produksi. Object yang telah diuji dan disetujui akan dibawa ke test system, copy dari production system. Dan tahap yang terakhir adalah production system (PROD). ([Anonim 1])
21 2.2.9
Sales and Disribution M enurut
Anderson
(2011:98)
mempersenjatai perusahaan
dengan
module
sales
instrumen
and
distribution
yang penting untuk
melakukan kegiatan penjualan dan mengatur proses penjualan pada perusahaan. M odul SD menyediakan informasi yang lengkap yang berhubungan dengan penjualan, trend pasar, dan kapabilitis dari perusahaan. Pengguna dari modul SD dapat mengakses data produk, strategi marketing, panggilan penjualan, harga, dan petunjuk penjualan kapan saja yang dapat digunakan untuk memfasilitasi kegiatan penjualan dan pemasaran dari produk yang dimiliki oleh perusahaan. Informasi yang terdapat dalam modul SD ini bersifat online dan up to date yang dapat digunakan untuk melayani pelanggan yang sudah ada dan untuk mencari pelanggan baru yang potensial. Dalam modul SD ini juga terdapat berbagai jenis kontrak yang dapat digunakan untuk berbagai macam kebutuhan bisnis. Perjanjian yang meliputi harga, tanggal pengiriman, dan banyaknya jumlah pengiriman terdapat dalam modul ini. SAP menyediakan pengetahuan yang unggul dalam proses back office yang terdiri dari inquiries, quotation, order generation, contract, dan billing cycle management. Selain itu juga memberikan keuntungan bisnis dari peninjauan yang lengkap dari siklus pelanggan yang terdiri dari order status, billing, payment, dan credit management. Sebagai fitur tambahan, SAP juga dapat mendukung kegiatan penjualan secara online melalui internet dan penjualan melalui perangkat mobile serta mendukung fungsi dari call center.
22 Proses pembuatan sales order ini emndeskripsikan proses penjualan secara komplit dimulai dari aktivitas pre-sales, pembuatan sales order, kemudian dilanjutkan dengan pemenuhan dari sales order, dan yang terakhir diakhiri dengan pembuatan invoice dari sales order yang telah dibuat yang kemudian berhubungan dengan dokumen financial accounting. Dasar siklus dari sales order processing untuk servis atau material terdiri dari beberapa tahapan berikut : •
Pre-Sales Activities Pada pre-sales activities, inquiries atau quotations dapat dimasukkan kedalam sistem. Dokumen - dokumen ini digunakan sebagai referensi dalam pembuatan sales order.
•
Sales Order Creation and Availability Check Sales order dapat mengadopsi informasi dari dokument pre-sales (quotation atau inquiry). Sales scheduling agreements atau sales contract dapat juga dibuat dengan referensi dari sales order. Pada saat pembuatan dari sales order, ketersediaan dari material dapat di cek untuk mengkonfirmasikan waktu pengiriman barang yang diminta oleh pelanggan.
•
Delivery and Goods Issue Outbound delivery merupakan dasar dari suatu proses ketika barang secara fisik dipindahkan dengan baik untuk melakukan posting good issue. Picking (pengambilan) dapat dipenuhi dengan penggunaan
23 warehouse management system dan transportasi dapat direncanakan dan dikerjakan. •
Billing Sebagai langkah terakhir dari proses penjualan, faktur diterbitkan dan juga harus dimasukkan kedalam accounting. ([ Anonim 1])
Gambar 2.5 Cycle of Sales and Distribution Sumber: ([ Anonim 3])
2.2.10
Sales and Distribution Structures Struktur organisasi dalam modul sales and distribution terdiri dari : •
Company Code Company Code adalah unit legal yang independen secara akuntansi mewakili elemen organsasi pusat dari akuntansi keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara. Pada level ini dapat membuat balance sheet serta profit and loss statement.
24 •
Sales Area Sales Area terbagi menjadi 3 yaitu Sales Organization, Distribution Channel, dan Division.
•
Pada sales organization secara unik di assign ke company code. Lebih dari satu sales organization dapat di assign ke company code. Pada statistik penjualan, sales organization merupakan tingkat yang tertinggi dimana semua dokumen penjulan di assign pada sales organization.
•
Distribution
Channel
menjelaskan
bagaimana
barang
dan
jasa
didistribusikan kepada konsumen. Beberapa distribution channel dapat di assign kepada sales organization. Untuk menggunakan fungsi sales and distribution pada sistem, membutuhkan paling sedikit satu distibution channel. •
Division digunakan untuk mengelompokkan barang dan jasa. Beberapa divisi dapat di assign ke sales organization. Beberapa distribution channel dapat di assign kepada sales organization. Untuk menggunakan fungsi sales and distribution pada sistem, membutuhkan paling sedikit satu divisi. Jadi dapat disimpulkan bahwa sales area merupakan kombinasi dari
sales organization, distribution channel, dan division. Hal ini menerangkan distribution channel yang digunakan oleh sales organization untuk menjual produk dari divisi yang ada. Setiap dokumen sales and distribution hanya dapat diassign ke satu sales area. Assignment ini tidk dapat diganti. Sales
25 area hanya bisa dimiliki oleh satu company code. Hubungan ini dibuta dengan cara men-assign sales organization.
Gambar 2.6 Sales Area of Sales and Distribution Sumber: ([ Anonim 3]) •
Shipping Pada fungsi shipping terdapat plant dan storage location. Plant merupakan tempat dimana barang disimpan dan dapat merepresentasikan fasilitas produksi. Plant dan storage location merupakan unit organisasi yang dapat digunakan oleh area logistik pada sistem. Pada modul sales and distribution, plant memiliki fungsi berikut : a. Untuk menggunakan fungsi sales and distribution pada sistem, membutuhkan paling sedikit satu plant. b. Setiap plant secara unik di-assign ke company code c. Assignment antara sales organization dan plants tidak perlu unik d. Plant diperlukan untuk menentukan shipping point. Shipping point
merupakan unit organisasi tertinggi yang
mengatur aktivitas pengirimian. Setiap outbound delivery diproses oleh satu shipping point. Assignment dari shipping point dilakukan pada plant
26 level. Lebih dari satu shipping point dapat di-assign kepada plant. Lebih dari satu plant dapat juga di-assign kepada shipping point, meskipun ini hanya direkomendasikan untuk plant yang jaraknya saling berdekatan satu sama lain. ([ Anonim 3])
Gambar 2.7 Sales and Distribution Strucutures Sumber: ([ Anonim 3])
2.2.11
Financial Accounting
2.2.11.1
Business Area Business Area adalah segmen usaha, cabang dimana kelompok perusahaan beroperasi. Business Area menyediakan tingkat evaluasi tambahan pelaporan segmen. Selain itu, business area secara general adalah company code yang mandiri. Business Area digunakan untuk kepentingan internal, seperti untuk membuat neraca, laporan laba/rugi, atau bisa juga untuk memenuhi permintaan laporan dari external segment. ([ Anonim 2])
27
Gambar 2.8 Contoh Business Areas Sumber: ([ Anonim 2])
2.2.11.2
Accounting Foundation Pada SAP R/3 Sistem Akuntansi terdiri dari beberapa komponen: 1. Financial Accounting(FI) termasuk: a. G/L Accounting b. Hutang dan piutang c. Aset 2. Corporate Finance Management(CFM) termasuk: a. M anajemen keuangan perusahaan (perencanaan, analisis, pendukung keputusan, transaksi keuangan, pembayaran, kemampuan resiko dalam banyak lingkungan perusahaan) b. Treasury Management ( kas, stok, obligasi) 3. Profitability and Sales Accounting termasuk: a. Analisis Keuntungan 4. Product Cost Controlling termasuk:
28 a. Perencanaan Biaya Produk b. Cost Obejct Controlling 5. Overhead Cost Controlling termasuk: a. Cost Centers b. Internal Orders c. Kegiatan berdasarkan pembiayaan ([ Anonim 2])
2.2.11.3
Cost Centers Cost Center adalah unit organisasi di dalam controlling area yang menggambarkan lokasi dimana timbulnya biaya. Untuk membuat divisi organisasi berdasarkan beberapa aspek, yaitu persyaratan fungsional, alokasi kriteria, lokasi fisik , atau tanggung jawab untuk bermacam biaya.Semua cost center harus ada pada standard hierarki. ([ Anonim 2])
2.2.11.4
Profit Center Profit Center adalah unit organisasi dalam akuntasi yang menggambarkan struktur management-oriented dari organisasi, yang bertujuan untuk internal control.Untuk memastikan data dalam Profit Center Accounting tetap konsisten, maka masing-masing profit center harus dimasukkan pada Standard Hierarchy.([Anonim 2])
29 2.2.11.5
Fund Centers Fund Center adalah unit organisasi dalam FM Area dimana menggambarkan struktur organisasi (area tanggung jawab, departemen, proyek) dalam bentuk hierarki. Budget biasanya akan dimasukkan dalam fund center. Anggaran yang ada pada fund center dengan nilai komitmen dan aktual. Fund Center master record memiliki informasi penting, yaitu:
2.2.11.6
1.
Nama dan deskripsi dari fund center
2.
Superior fund center
3.
Fund center manager
4.
Dana ([ http 1])
Controlling Area Controlling Area merupakan element organisasi yang paling penting di dalam Controlling Application. Controlling Area digunakan untuk kepentingan internal akuntansi. Controlling Area mengidentifikasikan struktur organisasi yang mandiri
dimana menggambarkan biaya dan
pendapatan yang dapat diatur dan dialokasikan. ([ Anonim 2])
30
Gambar 2.9 Controlling Area Sumber: ([ Anonim 2])
2.2.11.7
Cost Element Cost Element mengklasifikasikan pemakaian faktor produksi suatu organisasi yang telah dinilai di dalam suatu controlling area. Cost element merujuk pada item yang berhubungan dengan biaya dalam chart of account. ([ Anonim 2])
31 2.2.12
Material Management
Gambar 2.10 Procurement of cycle Sumber: ([ Anonim 4])
1. Determination of requirements Departemen dari user yang bertanggung jawab dapat memberikan permintaan material ke bagian pembelian secara manual melalui sebuah permintaan pembelian (Purchase Requistion). Jika prosedur M RP untuk sebuah material di material master telah diatur, sistem SAP R/3 akan secara otomatis menghasilkan sebuah permintaan pembelian (PR ). 2. Determination of source of supply Bagian pembelian dapat menggunakan determination of source of supply untuk membuat permintaan penawaran harga (Requests for Quotations) dan kemudian memasukkan penawaran harga (Quotations). RFQ dapat dibuat berdasarkan referensi purchase orders (PO), contracts dan conditions yang telah ada di dalam sistem.
32 3. Vendor Selection Sistem akan menyederhanakan seleksi vendor dengan membuat perbandingan harga diantara semua quotation yang ada. Sistem juga akan mengirim surat penolakan secara otomatis 4. Purchase Order Handling PO dapat dibuat secara manual atau secara otomatis oleh sistem. Ketika membuat PO, data dapat diambil dari dokumen lain, sepeti PR atau quotation untuk mengurangi jumlah entry yang diperlukan. Terdapat juga pilihan menggunakan outline agreements. 5. Purchase Order Monitoring Status PO dapat dimonitor dalam sistem. Perusahaan juga dapat menentukan, sebagai contoh, apakah sebuah pengiriman disertakan dengan faktur / invoice atas PO yang telah dikirim. Perusahaan juga dapat mengingatkan vendor atas pengiriman yang terlambat. 6. Goods Receipt Goods Receipt dapat dilakukan berdasarkan referensi dari PO yang bersangkutan. Oleh sebab itu, jumlah entry yang diperlukan dapat dikurangi dan dapat dilakukan pemeriksa apakah material dan jumlah material yang dikirim sesuai dengan PO. Sistem akan mengupdate PO history dari PO.
33 7. Invoice Verification Invoice dapat dibuat berdasarkan referensidari PO atau surat jalan sehingga kalkulasi dari invoice tersebut lebih akurat. Ketersediaan data PO dan goods receipt membantu dalam perbedaan jumlah dan harga. 8. Payment Processing Pembayaran ke vendor dilakukan oleh financial accounting.([Anonim 4])
2.2.13
Testing M enurut Myers (2004:11) mengatakan bahwa testing adalah proses yang menjalankan suatu program untuk menemukan kesalahan.
2.2.14
User Acceptance Testing M enurut Fajardo (2007:120) User Acceptance Testing memungkinan pengguna akhir dari sistem secara mandiri mengeksekusi kasus pengujian dari perspektif bagaimana pengguna akhir tersebut berencana untuk melaksanakan tugasnya di lingkungan production. Yang melakukan proses user acceptance testing hanyalah pengguna akhir. Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah yang diidentifikasi saat user acceptance testing tersebut. Tim pengujian dan anggota team change management membantu melatih pengguna akhir dan mempersiapkan mereka untuk user acceptance test.
34 2.2.15
Teknik Pengumpulan Data
2.2.15.1
Interview (Wawancara) M enurut Sugiyono (2007:129) “wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit”. Wawancara terdiri dari dua macam yaitu : •
Wawancara terstruktur Digunakan sebagai teknik pengumpulan data bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi yang akan diperoleh. Oleh karena itu dalam melakukan wawancara pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah disiapkan
•
Wawancara tidak terstruktur Adalah wawancara
yang bebas di mana peneliti tidak
menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan
hanya berupa garis-garis
permasalahan yang akan ditanyakan.
besar
35 2.2.15.2
Observasi M enurut Sugiyono (2008:203), observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang maka observasi tidak terbatas pada orang tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.
2.2.15.3
Internship M enurut Hamadeh et al (2004:1) Internship adalah suatu metode ujicoba di perusahaan dan merupakan salah satu cara terbaik untuk mencoba bidang karir profesional atau mencoba suasana kerja pada suatu perusahaan. Internship dapat berlangsung selama dua minggu sampai satu tahun penuh, meskipun kebanyakan hanya berlangsung selama tiga bulan atau lebih. Biasanya durasi kerja pada kegiatan internship adalah full time, tetapi tidak tertutup kemungkinan ada yang berdurasi sebagai part time.
2.2.15.4
Kerangka Pikir Berikut ini merupakan sebuah bagan yang dapat digunakan untuk membantu dan menggambarkan kerangka pemikiran dalam penyusunan skripsi ini:
36
M enentukan Topik dan Berdiskusi dengan Perusahaan
M elakukan Identifikasi M asalah M elakukan Studi Pustaka Pengumpulan Data: Observasi Internship
M enganalisa Serta M engecek Setting Client 120 & 140
M emperbaiki Setting Client 120 & 140
M elakukan Testing berdasarkan requirement dari BPA Staff
M emberikan Laporan Hasil Pengecekan, Perbaikan, dan Testing
Gambar 2.11 Kerangka Pikir
User Acceptance Testing(UAT)
37 1. Langkah pertama yang dilakukan adalah mencari dan menentukan topik berdasarkan pilihan yang telah diberikan oleh jurusan. Setelah itu melakukan diskusi dengan pihak perusahaan untuk memastikan topik yang akan dipilih sebagai penuntun penulisan skripsi. 2. Setelah menentukan topik berdasarkan diskusi dengan perusahaan, maka dapat dilakukan identifikasi masalah berdasarkan hasil wawancara dengan pihak perusahaan untuk mengetahui masalah yang mereka alami. 3. Setelah mendapatkan topik dan mengidentifikasikan masalah, maka dilakukan studi pustaka. Untuk lebih memahami topik dan memastikan bahwa topik ini belum pernah ditulis oleh orang lain. 4. Langkah selanjutnya adalah melakukan pengumpulan data dengan melakukan kegiatan : a. Observasi M engamati proses bisnis perbaikan setting cabang baru yang dilakukan oleh BPA staff pada PT Astra International b. Intership M elakukan kegiatan internship pada perusahaan untuk lebih memahami proses bisnis dan masalah yang terjadi secara lebih detail dan langsung. 5. Langkah selanjutnya adalah melakukan analisa dan pengecekan berdasarkan dokumentasi setting client yang diberikan oleh BPA staff 6. Setelah proses pengecekan, maka akan dilakukan perbaikan setting pada client 120 dan 140 yang bermasalah sehingga setting menjadi konsisten
38 7. Setelah proses perbaikan setting selesai dilakukan, BPA staff juga akan memberikan perintah dan arahan untuk melakukan testing transaksi. Testing akan dilakukan dengan menggunakan metode UAT(User Acceptance Testing). 8. Setelah melakukan pengecekan dan perbaikan maka sistem SAP PT.Astra International Tbk telah konsisten. 9. Selain itu setelah dilakukan testing transaksi sesuai dengan requirements dari BPA Staff, maka dapat dipastikan bahwa transaksi SAP PT.Astra International masih berjalan dengan baik dan benar. 10. Proses terakhir yang dilakukan adalah pembuatan laporan dari hasil pengecekan, perbaikan, dan testing transaksi yang dilakukan kepada BPA staff PT Astra International.
