1
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Pada era globalisasi ini sistem informasi yang baik dan cepat sangat diperlukan. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan saat ini sudah banyak yang menggunakan teknologi informasi untuk mendukung terbentuknya sistem informasi yang lebih baik dan lebih cepat. Teknologi informasi sangat membantu dalam menjalankan dunia bisnis di masa globalisasi ini. Kegunaan dari teknologi informasi dapat dirasakan oleh berbagai bagian dari perusahaan. Seperti pada pelayanan pelanggan (customer service), administrasi, produksi, marketing strategies, distribusi barang, dan bahkan kadang-kadang seluruh perusahaan tergantung pada teknologi informasi. Dengan mengetahui trend dari perkembangan teknologi informasi akan membantu manajemen dalam menyusun strategi perusahaannya untuk bersaing. Hampir di semua kerangka teori manajemen, perubahan ditekankan pada pentingnya teknologi informasi sebagai salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan yang ingin menang dalam persaingan bisnis. Tidak seperti pada kedua era sebelumnya yang lebih menekankan pada unsur teknologi, pada era manajemen perubahan ini yang lebih ditekankan adalah sistem informasi, dimana komputer dan teknologi informasi merupakan komponen dari sistem tersebut. Kunci dari keberhasilan
2 perusahaan di era tahun 1980-an ini adalah penciptaan dan penguasaan informasi secara cepat dan akurat. Informasi di dalam perusahaan dianalogikan sebagai darah dalam peredaran darah manusia yang harus selalu mengalir dengan teratur, cepat, terus-menerus, ke tempat-tempat yang membutuhkannya (strategis). Dalam teori organisasi modern, dimana persaingan bebas telah menyebabkan para pelanggan harus pandai memilih produk yang beragam di pasaran, proses penciptaan produk atau pelayanan (pemberian jasa) kepada pelanggan merupakan kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini sering diasosiasikan dengan istilah-istilah manajemen seperti “market driven” atau “customer base company” yang pada intinya sama, yaitu kinerja perusahaan akan dinilai dari kepuasan para pelanggannya. Sangat jelas dalam format kompetisi yang baru ini, peranan komputer dan teknologi informasi, yang digabungkan dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen, dan komponen terkait lainnya, dalam membentuk sistem informasi yang baik, merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan secara strategis. Tidak dapat disangkal lagi bahwa kepuasan pelanggan terletak pada kualitas pelayanan. Pada dasarnya, dalam memilih produk atau jasa yang dibutuhkannya, seorang pelanggan akan mencari perusahaan yang menjual produk atau jasa tersebut: cheaper (lebih murah), better (lebih baik), dan faster (lebih cepat). Di sinilah peranan sistem informasi sebagai komponen utama dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan.
3 Oleh karena itu, kunci dari kinerja perusahaan adalah pada proses yang terjadi baik di dalam perusahaan (back office) maupun yang langsung bersinggungan dengan pelanggan (front office). Dengan memfokuskan diri pada penciptaan proses (business process) yang efisien, efektif, dan terkontrol dengan baiklah sebuah perusahaan akan memiliki kinerja yang handal.
1.2
Pembatasan Masalah Pokok bahasan tesis ini terbatas pada perencanaan strategis sistem informasi pada pabrik kopi XYZ untuk menerapkan strategi bisnis agar pabrik dapat terus berjalan dan makin berkembang. Pada tesis ini akan ditampilkan analisa permasalahan serta penggunakan strategi manajemen untuk mengetahui dimana tingkat keberadaan pabrik. Hal ini berguna dalam menentukan strategi mana yang tepat diterapkan sehingga dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi. Selain itu, tesis ini juga menampilkan perencanaan strategis sistem informasi yang berguna untuk membantu menyelesaikan beberapa masalah yang ada.
1.3
Perumusan Masalah Untuk membuat perencanaan strategis sistem informasi pada pabrik kopi XYZ kita harus mengetahui permasalahan yang ada pada pabrik tersebut. Pokok permasalahan yang terdapat pada pabrik ini adalah:
4 Strategi apa yang paling akan digunakan untuk menunjang keberhasilan pabrik. Bagaimana membuat perencanaan strategis sistem informasi yang berguna bagi penerapan strategi bisnis tersebut. Bagaimana membuat perencanaan strategis sistem informasi yang berguna untuk mempermudah manajer dalam pengambilan keputusan. Bagaimana membuat perencanaan strategis sistem informasi yang dapat membantu dalam melayani pelanggan. Bagaimana membuat perencanaan strategis sistem informasi yang dapat mempercepat proses bisnis.
1.4
Tujuan Dengan adanya perencanaan strategis sistem informasi diharapkan sistem informasi yang dibangun: 1. Dapat sesuai dengan kebutuhan dari pabrik kopi XYZ. 2. Dapat menyelesaikan masalah 3. Membantu manajer dalam mengambil keputusan 4. Dapat mendukung strategi bisnis yang digunakan dalam berkompetisi Sistem informasi harus dapat membantu proses bisnis seperti mempercepat dan mempermudah pengontrolan terhadap keluar masuknya barang, penyusutan yang terjadi, sistem pencatatan hasil usaha, pelayanan terhadap pelanggan, dan lain-lain.
5 Selain itu sistem informasi yang dihasilkan diharapkan dapat membantu manajer untuk mengambil keputusan. Dimana dengan adanya sistem informasi ini, manajer bisa mengetahui secara lebih terperinci untung dan rugi perusahaan, barang yang laku dipasaran serta masalah-masalah yang terjadi di dalam pelayanan pelanggan. Sehingga manajer bisa lebih mudah dalam memutuskan sesuatu. Sistem informasi yang diterapkan juga diharapkan bisa mendukung dalam berkompetisi terhadap para pesaing. Karena diharapkan informasi yang dihasilkan bisa cepat dan akurat, sehingga strategi atau kebijakan-kebijakan yang diambil berdasarkan atas informasi tersebut tidak salah. Sebab pengambilan kebijakan yang dilakukan oleh pabrik secara benar dan cepat akan sangat menguntungkan pabrik dalam hal berkompetisi.
1.5
Manfaat Jika perencanaan strategis sistem informasi ini diterapkan maka diharapkan akan mempunyai manfaat, antara lain : •
Bagi pelanggan Dengan diterapkannya sistem pelayanan terhadap pelanggan maka pelanggan akan dapat dilayani lebih baik dan lebih cepat. Pelanggan tidak perlu menunggu orang yang biasa melayani mereka karena semua orang yang menerima pelanggan dapat mengetahui secara pasti apa saja yang menjadi karakteristik dari pelanggan tersebut.
6 •
Bagi Manajer Dengan
diterapkannya
mempermudah
manajer
sistem dalam
informasi
yang
melakukan
baik
sesuatu,
diharapkan baik
dalam
menenerapkan strategi bisnis maupun dalam mengambil keputusan yang lainnya. Sistem informasi ini juga akan mempercepat jalannya informasi yang diharapkan oleh manajer. •
Bagi Perusahaan Dengan diterapkannya sistem informasi ini akan mempercepat proses operasi bisnis yang ada, sehingga akan mempercepat pula keuntungan yang
akan
diterima.
Mengurangi
kerugian
yang
timbul
akibat
ketidakpuasan pelanggan serta membantu karyawan dalam mengatasi berbagai masalah.
