1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Usaha dibidang pertambangan pada akhir-akhir periode ini semakin pesat
berkembang, ditandai dengan timbulnya lokasi tambang baru dimana untuk usaha seperti ini (yaitu pertambangan) sangatlah membutuhkan alat-alat berat yang akan membantu dalam proses bisnis ini. Alat-alat berat mempunyai sebuah peran yang sangat besar untuk menjamin kelangsungan bisnis ini. Alat-alat berat ini tidak dapat beroperasi selamanya oleh sebab itu dibutuhkan sebuah sarana untuk men-support alat-alat berat ini bisa berupa spare parts dan service agar alat berat yang telah dimiliki sebuah perusahaan pertambangan dapat dioperasikan terus menerus. PT united Tractors adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang alat berat sebagai distribusi, penyediaan spare parts dan service khusus untuk alat berat. PT United Tractors juga sebagai supporting dari setiap distribusi alat berat yang mencakup seluruh indonesia. Persediaan spare parts alat berat harus selalu direncanakan secara terus menerus untuk menunjang penjualan atau distribusi alat berat after sales. PT United Tractors memiliki enam DEPO yaitu Jakarta yang men-support cabang di seluruh pulau Jawa, prifot (salah satu cabang di irian) dan cabang lampung, Ujung Pandang yang men-support seluruh indonesia timur kecuali prifot, Pekan Baru
2
men-support seluruh cabang di pulau sumatera kecuali cabang lampung, Banjarmasin, Samarinda dan Balik papan men-support seluruh cabang di pulau kalimantan dan sekitarnya, dan semua cabang dan DEPO di Indonesia men-support kegiatan bisnis yang memiliki komoditi alat berat di indonesia. PT United Tractors jakata sebagai Head Office sekaligus DEPO yang dapat memenuhi kebutuhan customer yang berada di bawah DEPO jakarta, permintaan DEPO, dan dapat juga memenuhi permintaan dari seluruh cabang di indonesia. Semakin banyak unit alat berat yang beroperasi maka semakin banyak pula permintaan akan spare parts akan unit-unit alat berat tersebut, maka perusahaan harus memiliki cara agar semua permintaan akan spare parts tersebut ( untuk alat berat yang telah beroperasi) dapat terpenuhi. Peran forecasting dan transportasi distribusi spare parts dalam sebuah perusahaan merupakan salah satu cara untuk memenuhi semua kebutuhan pelanggan. Untuk memenuhi permintaan dari pelanggan, perusahaan membutuhkan informasi-informasi yang dapat diolah untuk mengahasilkan suatu data yang dapat digunakan sebai acuan atau pegadan untuk melakukan suatu perencanaan yang lebih akurat. Informasi- informasi tersebut bisa berupa aliran informas, finansial dan aliran barang. Aliran informas, finansial dan aliran barang dalam sebuah perusahaan sangatlah di butuhkan, karena dengan adanya aliran informasi, finansial dan aliran barang tersebu, perusahan dapat memperoleh informasi berupa seberapa besar waktu pengirimna barang, cara pembayaran, invoice, biaya distibusi barang, ketersediaan
3
produk pada supplier atau pun pada gudang perusahaan, sehingga perusahan dapat memonitor, dan menghasilkan suatu langkah yang tepat dalam mengambil suatu keputusan yang penting yang berkaitan dengan suatu perancangan yang lebih akurat. Aliran informas, finansial dan aliran barang dalam sebuah perusahaan ini dapat di temukan dalam supply chain manajemen (SCM) yang berupa jaringan perusahaan-perusahaan baik itu supplier, DEPO, maupun gudang cabang yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan mendistribusikan dsuatu produk ke tangan pelanggan Dalam penyediaan atau supply spare parts ke cabang-cabang dibutuhkan sebuah perencanaan yang cukup matang diantaranya ketersediaan spare parts baik itu di DEPO, cabang bahkan di Side. Ketersediaan parts di cabang maupun di DEPO atau Side tidak lepas dari forecast yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperkirakan seberapa besar permintaan customer terhadap suatu item parts di bulan atau tahun berikutnya. Dalam melakukan forecasting salah satu hal yang harus di pertimbangkan juga adalah masalah late time dan biaya pengiriman spare parts. Leat time adalah lamanya waktu di butuhkan untuk mendatangkan barang sampai ke gudang perusahaan, mulai dari proses open order sampai dengan proses penerimaan barang oleh perusahaan. Distribusi adalah suatu proses pengiriman mulai dari supplier sampai ke tangan perusahaan atau mulai dari perusahaan sampai ke customer. Proses distribusi atau pengiriman spare parts sangat mementukan besar kecilnya biaya yang akan
4
dikeluarkan oleh perusahaan dan yang akan berpengaruh pada harga jual spare parts itu sendiri dan secara tidak langsung dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan (customer). Model distribusi yang baik memberikan kegunaan waktu, kegunaan tempat dan kegunaan kepemilikan. Produk ini (spare pars) tidak mencapai tujuan jika model transportasi yang baik tidak ditemukan, dimana konsumen tidak dapat memperoleh spare part pada waktu dan tempat produk (spare parts) tersebut dibutuhkan. Pada prinsipnya perusahaan mempunyai tujuan yaitu mengantarkan ke konsumen dan memenuhi semua kebutuhan pelanggan dengan tepat waktu, biaya murah dan kepuasan pelanggan terpenuhi. Jadi agar tujuan perusahaan ini terpenuhi maka dibutuhkan model transportasi pendistribusian
secara fisik bagi barang tersebut
(spare part). Dalam proses distribusi barang, jumlah spare parts, jarak pengiriman, kondisi lokasi tujuan pengiriman yang akan dilakukan, alat angkut yang di gunakan sangatlah mempengaruhi leat time dan biaya distribusi yang akan dikeluarkan oleh sebuah perusahaan. Dengan adanya beberapa DEPO, atau pun cabang-cabang yang dimiliki oleh perusahaan maka untuk mengoptimumkan cost distribusi spare part sangatlah mungkin di lakukan oleh perusahaan. Biaya atau sering di sebut cost tidak dapat terlepas dalam suatu kegiatan atau proses bisnis apapun. Biaya tidak dapat dihilangkan akan tetapi biaya hanya dapat di minimumkan oleh perusahaan dengan cara mengurangi kegiatan-kegiatan yang dapat
5
menimbulkan suatu biaya atau kegiatan-kegiatan yang tidak perlu dalam proses kegiatan bisnis. Biaya atau cost yang timbul dalam sebuah perusahaan bisa berupa kerugian material (dana yang besar) atau pun dalam segi waktu. Salah satu langkah perusahaan untuk mengurangi biaya atau cost yaitu dari segi distribusi spare parts baik itu dari supplier, ke DEPO, ke cabang bahkan sampai ke pelanggan atau customer. Alasan dilakukannya distribusi barang adalah dalam rangka upaya untuk menciptakan nilai tambah bagi perusahaan, dimana perusahaan dapat meminimalisasi atau mengoptimumkan biaya pengiriman dan juga memperhatikan kepuasan pelanggan baik itu dari segi ketepatan waktu kedatangan barang, maupun harga part yang ditawarkan perusahaan kepada customer. Suatu model transportasi pendistribusian yang di operasikan secara baik selain merupakan keuntungan bagi perusahaan yang menerapkan sistim transportasi distribusi parts tersebut, juga memberi keuntungan bagi pelanggan. Dengan adanya transportasi pendistribusian parts perusahaan bisa memenuhi semua kebutuhan pelanggan, memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemasaran yang dilakukan perusahaan. Berdasarkan uraian di atas maka penelitian yang dilakukan penulis mengambil topik mengenai optimalisasi distribusi spare patrs ke setiap DEPO, ke setiap cabang yang berkaitan dengan meminimalisasikan biaya atau cost yang timbul akibat kegiatan distribusi parts pada perusahan PT. United Tractors. Pada penelitian ini
6
penulis akan membandingkan kegiatan distribusi parts pada perusahaan PT. United Tractors yang dilakukan sekarang dengan metode transportasi distribusi. Penelitian ini meneliti model transportasi distribusi parts yaitu distribusi spare parts (o-ring dan bearing) dari DEPO ke cabang-cabang dengan mengunakan pengiriman udara. Maka dari itu, penelitian ini diberi judul “ ANALISIS OPTIMALISASI BIAYA DISTRIBUSI SPARE PARTS DI PT. UNITED TRACTORS”.
7
1.2.
Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka
perumasan masalah yang akan dikemukakan adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses pendistribusian spare parts yang dilakukan pada perusahaan PT United Tractors? 2. Berapa besar cost yang timbul akibat proses distribusi yang dilakukan perusahaan? 3. Berapa besar biaya yang dapat dioptimalisasikan pada proses distribusi?
1.3.
Tujuan Penelitian Untuk mendapatkan jawaban atas permasalahan yang ada, maka tujuan dari
penelitian ini adalah: 1. Mengetahui proses distribusi yang dilakukan oleh perusahaan 2. Mengetahui seberapa besar pengoptimalisasi cost yang dilakukan oleh perusahaan dalam proses distribusi spare parts 3. Memberikan suatu usulan baru untuk meminimumkan cost pada perusahaan yang timbul akibat proses distribusi parts
8
Manfaat dari penelitian ini adalah: 1.
Sebagai bahan informasi, pertimbangan, dan usulan bagi perusahaan untuk meminimalisasi biaya yang timbul akibat proses distribusi spare parts .
2.
Sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemasaran yang dilakukan perusahaan.
1.4.
Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitiaan ini adalah sebagai berikut:
1.
Distribusi produk dalam penelitiaan ini adalah untuk wilayah Indonesia, dan dibatasi hanya 27 customers.
2.
Dalam penelitiaan ini hanya membahas distribusi spare parts untuk produk bearing dan o-ring.
3.
Penelitiaan yang dilakukan hanya pada transportasi udara yaitu dengan menggunakan pesawat terbang.
4.
Penelitiaan yang dilakukan hanya pada distribusi spare parts dari DEPO ke cabang yang ada di Indonesia dengan menggunakan metode saving matrix.
9
1.5.
Sistematikan Pembahasan
Untuk lebih mempermudah pembahasan dari skripsi yang akan di susun adalah sebagai berikut: Bab I
: PENDAHULUAN Bab pendahuluan ini memuat latar belakang dilakukannya penelitian, masalah penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika pembahasan.
Bab II
: LANDASAN TEOTI Dalam bab ini akan memuat tinjauan pustaka atas teori yang dianggap relevan dan digunakan dalam pembahasan yang akan dilakukan dan keseluruhan dari inti pemikiran yang melandasi cara berpikir atau memandang persoalan secara keseluruhan.
Bab III
:METODOLOGI PENELITIAN Bab ini memuat tentang rancangan/metode penelitian yang dilakukan pada perusahaan berupa study kasus, metode pengumpulan data, dan metode analisis data.
Bab IV
: ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini akan memuat gambaran dan penjelasan tentang analisa pembahasan masalah yang terdiri dari deskripsi objek penelitian, uji asumsi klasik, dan analisis deskriptif (berdasrkan metode yang di gunakan).
10
Bab V
: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang kesimpulan yang merupakan pernyataan singkat yang diambil dari hasil analisis dan perumusan masalah disertai saran dari penulis atas hasil penelitian.
