BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang PT. Antonindo Surya Astra merupakan suatu instansi atau perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yaitu perhotelan dengan nama Antoni Hotel, yang terletak di Jl. Hayam Wuruk no. 111 F-G, Jakarta Barat, 11160. Sekarang ini, sistem yang sedang berjalan di Antoni Hotel adalah sistem aplikasi desktop yang diikuti dengan pencacatan manual. Tetapi sistem ini tidak memberikan Antoni Hotel sebuah sistem yang dapat mempromosikan Antoni Hotel secara global dan menyediakan reservasi kapanpun dan dimanapun. Oleh karena itu, PT. Antonindo Surya Astra menginginkan sebuah sistem yang dapat mempromosikan Antoni Hotel dan membuat sistem reservasi online. Alasan inilah yang merupakan salah satu alasan perusahaan ini sebagai tempat penulisan skripsi. Adapun topik utama dari penulisan ini adalah reservasi kamar secara online pada hotel. Pada saat seseorang ingin melakukan sebuah reservasi atas suatu hotel, dalam sebuah sistem yang hanya menggunakan aplikasi desktop dan tidak terhubung ke sebuah jaringan online serta hanya dibantu dengan pencatatan manual,tentu orang tersebut harus berada di hotel terkait untuk mengecek ketersediaan kamar, dan barulah ia melakukan reservasi atas kamar tersebut. Hal seperti ini pada zaman sekarang, sangatlah tidak efektif dan efisien, karena orang tersebut harus berada di hotel terkait untuk melakukan reservasi, bagaimana jika hotel tersebut tidak memiliki ketersediaan kamar ataupun ada hal-hal lain yang memberikan alasan penolakan reservasi. Bagaimana jika orang tersebut tidak berada di kota ataupun negara yang sama dari hotel tersebut. Hal ini juga membuktikan bahwa teknologi
informasi yang dibutuhkan sekarang ini, adalah suatu teknologi yang dapat dilakukan di mana saja dan kapanpun. Berdasarkan uraian latar belakang ini, maka judul dari penulisan ini adalah “Hotel Web Management System” PT. Antonindo Surya Astra.
1.2.
Ruang Lingkup Sistem ini membantu divisi pelayanan dan divisi pemasaran dalam melayani reservasi serta melakukan pemasaran atas reservasi kamar di Antoni Hotel. Adapun prosesproses dari sistem manajemen ini adalah sebagai berikut:
1. Proses Reservasi Proses ini merupakan proses yang diutamakan sistem, dimana pengguna dapat melakukan reservasi secara online yang didukung oleh pengecekan ketersediaan kamar, dan diakhiri oleh pengiriman info reservasi ke email dari user. Setiap pengguna yang telah melakukan reservasi ini akan mendapatkan kode booking. Pada proses reservasi ini, juga diikutsertakan pengecekan kode reservasi. 2. Proses keanggotaan Proses ini secara garis besar dibagi menjadi 2, yakni proses untuk mengatur keanggotaan pengguna dan admin.
Dalam
keanggotaan
pengguna,
pengguna
diperbolehkan
unuk
mendaftarkan dirinya sebagai anggota Antoni Hotel, dan juga melakukan konfigurasi profil keanggotaannya seperti mengubah data pribadi dan kata sandi. Dalam keanggotaan admin, admin diperbolehkan untuk membuat pengguna baru yang dapat berstatuskan admin atau resepsionis, di sini admin juga diperbolehkan untuk menghapus data keanggotaan yang ada. 3. Proses relasi customer Proses dimana pengunjung situs web dapat memberikan pertanyaan atau memberikan pendapat mengenai hotel dengan cara mengisi formulir yang sudah tersedia. Dalam proses ini admin atau resepsionis juga diperbolehkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah diberikan pengunjung situs web.
4. Proses check-in Setiap user yang melakukan check-in akan dicatat di database dan akan ditampilkan di layar resepsionis dalam bentuk billing atau lamanya kamar itu akan dipergunakan. Resepsionis juga dapat melakukan check-out pada saat pengunjung meninggalkan hotel. Proses ini juga digunakan untuk membuat kamar baru, pengaturan kamar terkait ketersediaan dalam reservasi online, ataupun menutup kamar apabila terdapat kesalahan atau kerusakan pada kamar. 5. Proses Content Management System (CMS) Proses yang dapat dilakukan oleh administrator untuk mengubah isi yang akan ditampilkan dilayar situs web Antoni Hotel. Proses ini memperbolehkan
administrator untuk memperbarui, menghapus atau menambah isi terkait akan tampilan layar situs web Antoni Hotel.
1.3.
Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan akhir dan manfaat dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1.3.1. Tujuan 1.
Menganalisis masalah reservasi manual yang menyebabkan pengunjung Antoni Hotel harus menghubungi pihak hotel secara langsung dengan datang ke tempatnya atau melalui telepon.
2.
Membuat sistem manajemen hotel yang dapat membantu pihak Antoni Hotel dalam masalah reservasi manual, dimana sistem tersebut menyediakan pembayaran secara online.
3.
Mempromosikan sistem Antoni Hotel yang berdasar kepada teknik-teknik Search Engine Optimization (SEO) yaitu google dan bing.
4.
Mengevaluasi sistem manajemen hotel berdasarkan pada kinerja sistem bukan berdasar pada kepuasan pengguna (user satisfaction) atau penilaian IMK.
1.3.2. Manfaat 1. Memiliki
sebuah
sistem
yang
memperbolehkan
pelanggan
atau
pengunjung Antoni Hotel untuk melakukan reservasi kapanpun dan dimanapun.
2. Memiliki sebuah sarana media informasi yang baru untuk memasarkan atau mempromosikan Antoni Hotel baik lokal maupun mancanegara. 3. Pengunjung dapat mengetahui tempat-tempat apa saja yang ada di sekitar Antoni Hotel.
1.4.
Metodologi Penelitian dan Perancangan Penelitian ini dilakukan di Antoni Hotel dengan nama perusahaan PT. Antonindo Surya Astra yang beralamatkan di Jl. Hayam Wuruk no. 111 F-G, Jakarta Barat, 11160 yang bergerak di bidang perhotelan yang dilaksanakan pada tanggal 1 Maret 2012 sampai dengan 16 Maret 2012. Metodologi penelitian dimulai dari studi kasus yang dimana dilakukan pembelajaran dan analisis terlebih dahulu mengenai permasalahan-permasalahan yang ada, yang diikuti dengan berbagai teknik pengumpulan data seperti berikut:
1. Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data yang utama dengan mengajukan berbagai pertanyaan secara langsung ke narasumber dan mendengarakan keinginan dari narasumber yang menginginkan pembuatan dari situs web dari Antoni Hotel yaitu pemilik dan manager dari Antoni Hotel. 2. Observasi dan studi Lapangan Pengamatan langsung ke proses reservasi manual yang telah berjalan di tempat dilakukannya penelitian.
3. Studi Pustaka Pengumpulan data dilakukan dengan melihat masalah berdasar kepada berbagai bahan literatur dan referensi yang sekiranya akan membantu dalam pembahasan topik terkait.
Dari pengumpulan data yang telah dilakukan maka dilakukan analisis perancangan sebagai tahap berikutnya, yang mencakup atas pembangunan UML (Unified Modified Language) yang meliputi diagram use case, aktivitas, kelas, konseptual, sequence serta sketsa rancangan layarnya yang akan dibahas lebih lanjut di perancangan dan implementasi dari sistem.
1.5.
Sistematika Penulisan Untuk membantu penggambaran struktur penulisan skripsi, maka berikut ini akan dijabarkan secara umum mengenai bab-bab utama yang ada di penulisan ini, yaitu sebagai berikut:
BAB 1. Pendahuluan Bab ini berisikan mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan perancangan serta sistematika penulisan dari skripsi.
BAB 2. Landasan Teori Bab ini berikan mengenai teori-teori terkait permasalahan yang dibahas, yaitu sistem web manajemen hotel.
BAB 3. Analisis Sistem yang sedang Berjalan Bab ini mencakup atas riwayat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem yang sedang berjalan, kebutuhan, usulan solusi kebutuhan, perancangan sistem, tabel data yang digunakan dan sketsa tampilan layar. BAB 4. Implementasi dan Evaluasi Bab ini berisikan atas penerapan dan pengujian serta evaluasi atas pengujian yang dilakukan terhadap sistem web Antoni Hotel yang baru dikembangkan. BAB 5. Simpulan dan Saran Bab ini berisikan kesimpulan mengenai keseluruhan isi dari skripsi dan saran-saran untuk penelitian lebih lanjut ke depannya terkait topik yang dibahas pada skripsi ini.
