BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab pertama ini akan dijelaskan mengenai latar belakang, tujuan, pembatasan masalah dan sistematika penulisan dari penelitian ini. Bab pendahuluan dibuat agar pembaca mengerti gambaran umum mengenai penelitian ini terlebih dahulu sebelum membaca laporan ini lebih jauh. 1.1
Latar Belakang PT. Bangkit Karya merupakan perusahaan dengan bidang usaha konstruksi
khususnya jasa persewaan alat berat yang didirikan pada bulan Juli 2008. PT. Bangkit Karya menempati lahan seluas 3500 m2 di Jalan Gerilya Barat No. 88 Purwokerto, Jawa Tengah. Lahan tersebut digunakan sebagai kantor dan pool /garasi alat berat PT. Bangkit Karya. Produk alat berat yang ditawarkan oleh PT. Bangkit Karya antara lain adalah: excavator, buldozer dan vibro dari berbagai merek. PT. Bangkit Karya juga melayani jasa pengiriman alat berat dengan menggunakan self-loader yaitu sejenis mobil tronton yang digunakan untuk mengangkut alat berat. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, frekuensi kegiatan persewaan dan pengiriman alat berat yang merupakan jasa yang ditawarkan oleh PT. Bangkit Karya juga semakin meningkat. Semakin banyak kegiatan persewaan dan pengiriman yang dilakukan, semakin banyak pula kegiatan perbaikan dan maintenance yang dibutuhkan untuk menjaga kondisi alat-alat berat tersebut sehingga dapat bekerja dengan maksimal. Dalam kegiatan perbaikan maupun
1
maintenance, biasanya dibutuhkan spare-part baru untuk menggantikan sparepart yang sudah rusak sehingga secara otomatis frekuensi kegiatan pembelian spare-part juga ikut meningkat. Menghadapi peningkatan frekuensi kegiatan pembelian spare-part tersebut, PT. Bangkit Karya merasa perlu untuk melakukan perbaikan terhadap sistem pembelian sampai pembayaran spare-part (procure to pay value chain spare-part) karena terdapat beberapa masalah pada sistem tersebut yang merugikan perusahaan. Apabila perusahaan tidak segera melakukan perbaikan terhadap sistem procure to pay value chain spare-part tersebut, dikhawatirkan kerugian yang diderita akan terus meningkat. 1.2
Rumusan Masalah Seiring dengan berkembangnya PT. Bangkit Karya, kegiatan persewaan
alat berat yang merupakan jasa yang ditawarkan perusahaan semakin meningkat. Peningkatan tersebut memicu frekuensi kegiatan perbaikan dan maintenance alat berat juga ikut meningkat. Dalam kegiatan perawatan alat berat dibutuhkan sparepart baru untuk mengganti spare-part yang telah rusak, sehingga apabila kegiatan perawatan meningkat, secara otomatis kegiatan pembelian spare-part juga akan meningkat. Karena peningkatan kegiatan spare-part yang begitu signifikan, PT. Bangkit Karya merasa perlu untuk melakukan perbaikan terhadap masalahmasalah di sistem procure to pay value chain spare-part (proses pembelian sampai pembayaran spare-part) yang saat ini diterapkan. Salah satu masalah pada sistem procure to pay value chain spare-part ini adalah pemesanan dilakukan secara lisan melalui telepon dan tidak menggunakan
2
purchase order. Hal ini tentu saja membuat perusahaan tidak mempunyai data pembelian spare-part dan tidak dapat mengetahui apakah barang yang dikirim oleh supplier sama dengan barang yang dipesan oleh perusahaan. Masalah yang kedua adalah pembukuan inventory yang masih dilakukan secara manual menggunakan pembukuan. Hal ini mengakibatkan kerugian perusahaan karena seringnya terjadi selisih jumlah inventory di pembukuan dengan jumlah nyata di gudang karena faktor human error seperti: kesalahan perhitungan dan lupa melakukan input saat menerima spare-part. Masalah yang selanjutnya adalah waktu pelunasan tagihan spare-part yang tidak teratur. Waktu pelunasan tagihan spare-part dilakukan dengan tidak menentu sehingga terjadi masalah-masalah seperti: kesalah-pahaman dengan pihak supplier mengenai pelunasan tagihan dan kesulitan perhitungan laba-rugi perusahaan. PT. Bangkit Karya juga merasa perlu untuk membuat database supplier untuk mempermudah proses pemesanan spare-part kepada supplier. Terdapat juga beberapa laporan yang hanya dilakukan secara lisan yaitu: laporan kerusakan alat berat, laporan penugasan mekanik dan laporan kebutuhan spare-part sehingga perusahaan tidak memiliki data yang jelas mengenai kegiatan-kegiatan tersebut. 1.3
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah memperbaiki sistem procure to pay value
chain spare-part di PT. Bangkit Karya.
3
1.4
Pembatasan Masalah Agar penelitian ini tidak melenceng dari tujuan dan memiliki hasil yang
maksimal maka perlu dibuat beberapa pembatasan masalah. Berikut beberapa pembatasan masalah dalam penelitian ini: 1.
Penelitian ini hanya dilakukan di PT. Bangkit Karya dari bulan Agustus 2011 sampai Desember 2011
2.
Masalah yang diselesaikan dalam penelitian ini adalah sistem spare-part procure to pay value chain PT. Bangkit Karya
3.
Perbaikan sistem procure to pay value chain spare-part dibatasi pada tahap identifikasi masalah, analisis, desain dan konstruksi.
4.
Bahasa pemrograman yang digunakan adalah php sedangkan database dibuat menggunakan mySQL.
1.5
Sistematika Penulisan Bagian sistematika penulisan merupakan salah satu bagian yang cukup
krusial dalam penulisan karya ilmiah. Bagian ini berisi mengenai urutan dan penjelasan penulisan laporan. Dengan membaca sistematika penulisan, diharapkan pembaca akan dapat mengerti runtutan penulisan bab, isi, serta kaitan antar bab dalam laporan ini. Laporan ini terdiri dari delapan bab dimana setiap bab memiliki beberapa sub-bab. Berikut adalah uraian mengenai sistematika penulisan laporan ini:
4
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, pembatasan masalah dan sistematika penulisan laporan ini. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi mengenai teori-teori yang berasal dari sumber-sumber yang relevan dan digunakan dalam melakukan serta menyelesaikan penelitian ini. Teori-teori tersebut berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengolahan data, pembuatan piranti lunak perbaikan sistem, serta pembuatan database. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab metode penelitian mendeskripsikan mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini. Metode penelitian memberikan penjelasan secara detail proses penelitian yang dilakukan serta diagram alirnya runtutan proses penelitian. Dengan membaca bab metode penelitian, diharapkan pembaca akan lebih mudah dalam mendapatkan pemahaman mengenai proses penelitian ini. BAB 4 PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA Bab ini mengemukakan data-data umum dan khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan penelitian ini. Data-data yang dibutuhkan pada penelitian ini antara lain: procure to pay value chain spare-part; permasalahan pada sistem sekarang; serta target perusahaan berkenaan dengan sistem usulan. Setelah semua data yang dibutuhkan terkumpul, maka dilakukan perencanaan dan pembuatan
5
procure to pay value chain spare-part usulan serta piranti lunak untuk mendukung sistem usulan tersebut. BAB 5 SISTEM PROCURE TO PAY VALUE CHAIN SPARE-PART USULAN Bab ini menjelaskan tentang perencanaan perbaikan sistem procure to pay value chain spare-part di PT. Bangkit Karya, penjelasan, diagram alir dan analisis SIPOC sistem procure to pay value chain spare-part usulan. Bab ini juga menjelaskan perbedaan proses dokumentasi pada sistem procure to pay value chain yang lama dan sistem usulan. Diharapkan pembaca dapat mengerti perbaikan-perbaikan yang dilakukan pada sistem procure to pay value chain spare-part di PT. Bangkit Karya melalui sistem usulan. BAB 6 PERANCANGAN
LAYOUT
TAMPILAN
DAN
DATABASE
PIRANTI LUNAK SISTEM PROCURE TO PAY VALUE CHAIN SPARE-PART DI PT. BANGKIT KARYA Bab ini menjelaskan perancangan layout tampilan dan database piranti lunak sistem procure to pay value chain spare-part di PT. Bangkit Karya. Rancangan layout tampilan dan dokumen; aliran data; tabel data dan hubungan entitas database pada piranti lunak sistem usulan dibuat akan dijelaskan pada bagian ini. BAB 7 PIRANTI LUNAK DAN PEMBAHASANNYA Bab ini menjelaskan mengenai tampilan, cara pengisian, serta petunjuk penggunaan fungsi-fungsi di dalam piranti lunak. Melalui bab piranti lunak serta
6
pembahasannya ini, pembaca diharapkan akan lebih mudah untuk memahami tampilan, fitur, serta cara menggunakan piranti lunak untuk membuat berbagai dokumen yang dibutuhkan pada procure to pay value chain spare-part usulan. BAB 8 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir pada laporan penelitian ini. Pada bab ini dituliskan mengenai kesimpulan apakah penelitian ini berhasil menjawab tujuannya atau tidak. Bab ini juga menampilkan saran yang diberikan kepada kepada perusahaan. Saran yang diberikan diharapkan dapat membantu dan memotivasi perusahaan untuk berkembang menjadi lebih baik.
7
