1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Kualitas merupakan suatu bentuk keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dimana produk yang berkualitas berarti produk yang dapat memberi kepuasan bagi konsumen dan juga bagi produsen itu sendiri. Perusahaan yang dapat menjaga dan meningkatkan kualitas produknya berarti memiliki daya saing yang tinggi, dan tentu saja menjadi nilai jual tersendiri yang menjadi ciri khasnya. Kualitas dari suatu produk tentu saja tidak terlepas dari peran Pengendalian Kualitas yang ada pada perusahaan apalagi jika perusahaan tersebut telah menerapkan ISO untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkannya, otomatis perusahaan tersebut harus sangat memperhatikan kualitas produknya melalui manajemen Pengendalian Kualitasnya. PT. Fajarindo Faliman Zipper (PT. FFZ) merupakan salah satu perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001:2000 dimana produk yang dihasilkannya yakni Ritsleting tentu memiliki jaminan kualitas dan tentu saja perusahaan dituntut untuk dapat terus menjaga kualitas produknya.
2
Untuk mencapai suatu hasil produksi yang baik dalam arti memiliki kualitas tentu saja perusahaan tersebut harus memiliki sistem Pengendalian Kualitas yang baik. Jika Pengendalian Kualitas pada perusahaan buruk dapat menyebabkan produk yang dihasilkannya memiliki kualitas yang rendah, tetapi hal ini tidak selalu benar karena ada juga perusahaan yang memiliki sistem Pengendalian Kualitas yang agak kurang baik tetapi dapat menghasilkan produk-produk yang memiliki kualitas.
1.2
Identifikasi dan Perumusan Masalah •
Terdapat produk yang cacat dalam jumlah yang sangat besar pada PT. Fajarindo Faliman Zipper hampir setiap harinya.
•
Apakah terdapat masalah pada Sistem Pengendalian Kualitas pada PT. Fajarindo Faliman Zipper saat ini sehingga terjadi banyaknya produk cacat?
1.3
Ruang Lingkup Penelitian
ini
mencakup
seluruh
kegiatan
yang
melibatkan
Departemen Pengendalian Kualitas beserta sistem dan aturan-aturan yang dibuatnya mulai dari tata cara inspeksi bahan baku, barang setengah jadi,
3
barang jadi, penanganan customer service, Matching warna, serta kalibrasi untuk alat ukur.
1.4
Tujuan dan Manfaat •
Memberikan gambaran akan cara kerja Sistem Pengendalian Kualitas pada PT. Fajarindo Faliman Zipper saat ini.
•
Memberikan usulan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan pada Sistem Pengendalian Kualitas pada PT. Fajarindo Faliman Zipper saat ini.
1.5
Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1 Sejarah Perusahaan PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER telah menekuni bidang manufaktur Ritsleting selama lebih dari 20 tahun. Perusahaan yang didirikan oleh (Alm.) Bpk. Faliman ini berlokasi di Jl. Faliman Jaya No. 19-Daan Mogot KM.19 Kelurahan Jurumudi Baru, Kecamatan Benda Tangerang ini berdiri di atas tanah seluas lebih kurang 10 hektar. Dengan lahan seluas itu, bukan hanya resleting saja yang dapat dihasilkannya tetapi produk-produk seperti Sliders, Hook & Loop Fasteners (Magic Tape), Nylon Ribbons (Pita-
4
pita), Webbing Tapes, Snap Buttons (Kancing), dan Tailor Chalks (Kapur kain). Pada awalnya PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER berkembang dari home industry dengan teknologi yang sangat sederhana yaitu memproduksi sendiri bagian dari komponen-komponen Ritsleting. Kegiatan proses produksi ini berlokasi di ruko berlantai 3 di Jalan Pinangsia Jakarta Barat
selama
kurang
lebih
10
tahun
lamanya.
Dengan
demikian
berkembangnya usaha ini dari tahun ke tahun, maka ruko yang berlantai 3 tersebut sudah tidak dapat menampung lagi kegiatan proses produksi yang ada. Pada tahun 1979 seluruh kegiatan usaha dipindahkan dari ruko di jalan Pinangsia Jakarta ke Jalan Daan Mogot KM. 19 Tangerang dengan awal luas area kurang lebih 5000 m2. Dalam selang waktu 20 tahun, perusahaan mengalami kemajuan pesat dan mulai membeli lahan secara bertahap hingga saat ini menjadi seluas 11 hektar dan terdapat sekitar 1088 pekerja yang mendukung kegiatan operasional perusahaan. PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER menyadari bahwa produk yang prima dan pelayanan yang bernilai lebih adalah faktor penting dalam memenangkan dukungan pelanggan. Oleh sebab itu kegiatan pemasaran dan penjualan langsung ditangani oleh PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER sendiri. Keunggulan dari produk
PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER
bukan hanya dari sisi kekuatan dan estetika produknya, tetapi juga dari
5
kemampuannya menerima pesanan khusus dari pelanggan. Didukung oleh tenaga ahli design, membuat mould yang handal bahkan kemampuan membuat pewarna sendiri, memungkinkan PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER seakan menjawab tuntas kebutuhan dan permintaan pelanggan. Semua hasil produksi di PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER murni yang dikerjakan dalam perusahaan. PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER memiliki motto Tepat Kualitas, Tepat Kuantitas, dan Tepat Waktu sebagai cermin semangat perusahaan untuk selalu meningkatkan dirinya di dalam mutu dan pelayanan supaya dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan.
1.5.2
Sumber Daya Manusia Tenaga Kerja pada PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER terbagi menjadi 2 yaitu : •
Pekerja bagian Staff
•
Pekerja bagian Non-Staff Sistem perekrutan pekerja dilakukan dengan cara pekerja
pertama dikontrak terlebih dahulu selama 3 (tiga) bulan. Bila hasil kerja memuaskan maka ada kemungkinan menjadi karyawan tetap. Untuk sistem penggajian, pada pekerja Staff dihitung dari berapa hari karyawan tersebut bekerja jadi gajinya dihitung harian
6
tetapi dibayarkan per bulan sedangkan untuk pekerja non-staff dibayarkan per minggu.
1.5.3
Perkembangan Bisnis Perusahaan Untuk pemasaran, Sales dan Marketing dari PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER tersebar di seluruh Indonesia melalui agen-agen yang berada di Jawa timur, Jawa tengah, Jawa Barat, Sumatra Utara, Sumatra Selatan dan surabaya. Dan permintaan domestik akan produk dari PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER ini terus berkembang setiap tahunnya, sehingga pasar domestik tetap menjadi prioritas dalam mendistribusikan produk PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER. Setelah sukses dalam pasar domestik, PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER mulai mengekspor produk-produk ke beberapa negara seperti: USA, Italy, Pakistan, Spanyol, Turki, Irak dan lain sebagainya. Untuk produk ritsleting pernah diekspor ke daerah timur tengah yaitu Irak tetapi harus melewati Kuwait terlebih dahulu karena Irak tidak mau menerima apabila tidak melewati Turki. Namun saat terjadi perang teluk antara Kuwait dengan Irak, ekspor produk ritsleting ini sempat terhenti. Setelah perang telah selesai dimana sebelumnya Irak dengan Kuwait dan sekarang setelah perang Irak dengan Amerika, PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER mencoba
7
kembali untuk melakukan ekspor dan ini telah berjalan selama 6 bulan.
Selain itu ritsleting juga di ekspor ke Italia dengan kapal
kontainer dan langsung berurusan dengan E.M.K.L ( Ekspedisi Muatan Kapal Laut ).
1.5.4
Struktur Organisasi dan Fungsi Jabatan Struktur organisasi menggambarkan susunan dan hubunganhubungan bagian-bagian komponen dan posisi dalam suatu perusahaan dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi kegiatan kerja. Struktur itu juga menunjukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi, serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Untuk memperlihatkan struktur organisasi, biasanya perusahaan menyusun suatu bagan organisasi berupa diagram yang menggambarkan
fungsi-fungsi,
bagian
(departemen),
jabatan,
tanggung jawab masing masing divisi kepada atasannya dan menunjukkan hubungan antara satu sama lain.
8
Gambar 1.1
9
Direktur Utama: •
Menyediakan Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan operasional perusahaan
•
Memformulasikan kebijakan mutu
•
Menetapkan kebijakan dan visi dari perusahaan
Direktur Keuangan: •
Mengkoordinasikan kegiatan keuangan dan akuntansi dalam perusahaan
Direktur Operasional: • Mengkoordinasikan pelaksanaan operasional sehari-hari • Mengambil keputusan untuk menyelesaikan hal-hal yang berhubungan dengan operasional sehari-hari
Manager QA: • Mengimplementasikan dan memelihara sistem mutu • Bertanggung
jawab
dalam
mengkoordinir,
memelihara
serta
mendokumentasikan sistem managemen mutu. • Bertanggung jawab untuk membentuk dan menetapkan tim audit mutu internal untuk melaksanakan audit sistem manajemen mutu.
10
• Bertanggung jawab mengkoordinasikan penerapan yang efektif dari audit mutu internal
Manager Personalia dan Umum: • Melakukan pelaksanaan K3 • Menangani masalah-masalah umum • Menerapkan dan pengawasan atau pelaksanaan KKB • Bertanggung jawab dan menangani masalah pengupahan
Manager Pembelian: • Mengevaluasi dan menseleksi bahan yang dipasok termasuk suppliernya • Melakukan pembelian atas bahan baku, pendukung dan peralatan • Membuat proof purchase order • Bertanggung jawab untuk menerbitkan purchase order untuk setiap pembelian • Melakukan kunjungan kepada supplier bahan baku pada periode tertentu
Manager Gambar dan Desain: •
Bertanggung jawab terhadap pembuatan desain yang diorder dari pelanggan
11
•
Membuat pengembangan produk dalam bentuk gambar khususnya digambar slider
•
Mempersiapkan gambar untuk keperluan pembuatan mal dan mould
•
Bertanggung jawab meninjau kejelasan dan kelengkapan sample atau spesifikasi yang diberikan pelanggan
Manager Teknik Produksi: •
Bertanggung jawab terhadap penyediaan spare parts dari setiap unit
•
Bertanggung jawab dalam memantau pemeliharaan mesin dengan tujuan menjamin kesinambungan proses produksi
•
Mengkoordinasi keluhan dan kerusakan mesin yang tidak dapat ditangani oleh kepala teknik di unit produksi
Manager Produksi : •
Menerima surat perintah kerja (SPK) dari PPIC dan menentukan kepala unit
•
Mengkoordinasikan semua kegiatan dproduksi
•
Mengendalikan stock maksimum dari barang ½ jadi yang ada di unit-unit melalui penerbitan Order Produksi
12
•
Mengendalikan barang yang dipasok pelanggan dalam proses produksi untuk menghindari kerusakan, salah penggunaan dan kecukupan jumlah barang dengan kebutuhan
•
Bertanggung jawab menjamin produk yang sedang dalam proses identifikasi dengan jelas
•
Bertanggung jawab menjamin penanganan, penyimpanan dan perawatan barang pada setiap tahap proses produksi dikerjakan sesuai dengan persyaratan
Kepala Unit Produksi: •
Menjalankan proses produksi sesuai instruksi dari manager produksi
•
Memelihara peralatan produksi
•
Bertanggung jawab atas pengendalian proses termasuk didalamnya membuat dan menerapkan prosedur terdokumentasi
•
Bertanggung jawab menjaga dan menjamin semua personil yang menggunakan peralatan ukur yang telah dikaliberisasi adalah personil yang berkualifikasi dan telah dilatih
Kabag Gudang Bahan Jadi: •
Memelihara dan menjaga barang jadi dengan melakukan pencegahan atas hal-hal yang berbahaya yang mempengaruhi mutu barang
13
•
Menjamin letak barang sesuai dengan pada tempatnya
•
Menjamin setiap barang yang ada digudang memiliki identitas
•
Mempersiapkan barang sesuai dengan petunjuk dari PPIC. Barang yang sudah siap diinformasikan kepada bagian pengiriman
Kabag Gudang Bahan Baku: •
Memelihara dan menjaga bahan baku dengan melakukan pencegahan atas hal-hal yang berbahaya yang mempengaruhi mutu barang
•
Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran bahan baku
•
Menjamin letak barang adalah sesuai pada tempatnya
•
Menjamin setiap barang yang ada di gudang memiliki identitas
•
Menangani dan menyimpan barang yang dipasok oleh pelanggan sebelum barang tersebut digunakan dalam produksi
•
Menjamin bahan baku yang diterima telah diidentifikasi dengan jelas
Kabag GSP: •
Bertanggung jawab terhadap orderan spare part dan perlengkapan kerja
•
Bertanggung jawab dalam menyediakan spare part khususnya bagi unitunit produksi
14
Kabag Perawatan dan bangunan: •
Bertanggung jawab terhadap kegiatan perawatan seluruh gedung yang ada didalam perusahaan
•
Melakukan pelaksanaan dan renovasi pembangunan dilingkungan perusahaan sesuai order
Kabag QC: •
Bertanggung jawab memberikan tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan dan mencatat didaftar status tindakan perbaikan dan pencegahan atas ketidaksesuaian
•
Bertanggung jawab untuk manajemen mutu produk terhadap setiap tahapan dalam akhir proses
•
Bertanggung jawab dalam melaksanakan inspeksi kedatangan bahan baku dan produk jadi
•
Bertanggung jawab atas hasil produk jadi sebelum diturunkan sesuai dengan standar atau spesifikasi produk
Manager QC: • Menetapkan dan mengembangkan standar spesifikasi pelaksanaan pada bahan baku, barang setengah jadi dan produk jadi • Menangani produk yang tidak sesuai dengan hasil produksi
15
• Mempunyai tanggung jawab kebebasan dalam melakukan inspeksi pada akhir proses yang berhubungan dengan produk • Bertanggung jawab menyediakan spesifikasi produk yang berhubungan dengan standar mutu • Menjamin bahan baku yang diterima telah sesuai dengan persyaratan • Menjamin barang yang dipasok oleh pelanggan telah diinspeksi sesuai dengan prosedur inspeksi dan pengujian • Bertanggung jawab dalam melaksanakan inspeksi dan pengujian terhadap bahan baku, dan produk jadi. Dan menyimpan catatan dari semua hasil pengujian dan inspeksi sebagai rekaman mutu. • Bertanggung jawab mengendalikan dan mengkalibrasi peralatan inspeksi, ukur dan uji sesuai dengan ketentuan yang tertera pada Daftar Induk Alat Ukur / Alat Uji • Bertanggung jawab memelihara dan menerapkan sistem pemberian status hasil inspeksi dan uji. QC harus menjamin bahan baku yang diterima dari supplier dan produk jadi memiliki status yang jelas hasil dari inspeksi • Bertanggung jawab mengendalikan dan mencatat semua keluhan pelanggan di Daftar Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan atas Ketidaksesuaian • Bertanggung jawab menjamin mutu bahan baku dan produk jadi sebelum dikirim
16
Berikut ini ialah struktur organisasi departemen Quality control
Gambar 1.2 Struktur organisasi departemen QC
Adm •
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan administratif dan korespondensi guna memperlancar pekerjaan
•
Bertanggung jawab terhadap keamanan dan perawatan alat-alat kantor dan ruangan kerja
•
Menjalin koordinasi dengan departemen lain guna memperlancar pekerjaan
•
Membuat laporan sesuai dengan pekerjaannya
17
Kabag Matching cat •
Bertanggung jawab terhadap pembuatan warna-warna baru sesuai dengan order dari pelanggan
•
Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan, penggunaan peralatan dan prasarana kerja
•
Membuat laporan sesuai dengan pekerjaannya kepada manager QC
Kabag Barang ½ jadi •
Bertanggung jawab mem-verifikasi tindakan koreksi dan pencegahan yang telah selesai dilakukan dan mencatat di Daftar Status Tindakan Koreksi dan Pencegahan atas Ketidaksesuaian
•
Bertanggung jawab untuk menjamin mutu barang ½ jadi untuk setiap tahapan dalam akhir proses
•
Bertanggung jawab dalam melaksanakan inspeksi kedatangan bahan baku
Anggota QC Finishing •
Melaksanakan inspeksi dan pencatatan sesuai inspeksi kerja yang diberikan pada produk yang menjadi tanggung jawabnya
•
Berkewajiban melakukan perawatan dalam pemeliharaan terhadap alatalat kerja dan dokumen-dokumen yang digunakan guna memperlancar pekerjaan
18
•
Membuat laporan / mengisi log book sesuai petunjuk kerjanya
Matching •
Membantu atasan menyiapkan peralatan dan prasarana kerja guna kelancaran kerja serta merawat dan memeliharanya
•
Melaksanakan matching warna-warna baru sesuai dengan kebutuhan dan permintaan warna dari pelanggan
Kalibrator •
Bertanggung jawab atas kalibrasi peralatan inspeksi ukur dan uji, sesuai dengan ketentuan yang tertera pada daftar induk alat ukur / alat uji
•
Melaporkan hasil kerja ke pimpinan sesuai dengan ruang lingkup pekerjaannya
Katalog •
Melaksanakan pembuatan katalog warna sesuai dengan kebutuhan
19
1.5.5
Tata Letak Pabrik Pada PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER pengaturan tata letak tidak terlalu baik karena sejak awal penempatan tempat bangunan produksi tidak memiliki rancangan untuk penempatan material handling yang efisien, selama ini penetapan posisi sebuah bangunan hanya berdasarkan pada kebutuhan mesin dengan kata lain sebuah bangunan dibangun berdekatan dengan bangunan yang sudah ada
dan
pembangunan
ini
dilakukan
pada
saat
perusahaan
membutuhkan ruang untuk menempatkan mesin baru. Untuk material handling sendiri perusahaan menyiapkan 4 unit fork lift untuk penggunaan unit ini pun maka penempatan bahan baku, bahan setengah jadi dan bahan jadi menggunakan sistem pallet.
20
Gambar 1.3 Layout pabrik keseluruhan
21
Tabel 1.1 Legenda Layout Pabrik 1
Gedung
A
2
Gedung
B
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung Gedung
C D E F G H I J K L1 L2 L3 M N,O P Q R S T U V W X Y Z AA AB AC
= Gudang Bahan Baku, Personalia dan produksi. Gudang Bahan Jadi, Direksi, Staf Direksi, Marketing, keuangan, = PPIC, Teknik Produksi. = Gudang Slider. = Unit kepala Mesin. = Unit Jacket. = Unit Gulung Pita. = Unit Gosok, Bengkel Bubut. = Unit Pasang, GSP. = Unit Kapur Kain. = Unit Penggabung. = Unit Mesin Gigi dan Mesin Kain. = Unit Mesin Kain dan Mesin Jahit. = Unit Delrin, Metal Assembling. = Perawatan Teknik, IPAL. = Gudan Mesin Jahit. = Unit Mesin Kain. = Unit Nickel dan Sortir Slider. = Unit Celup. = Unit Cat. = Unit Gulung dan Benang. = Wingoh Albindo. = Unit Delrin, Metal Injection. = Unit Magic Tape Rajut. = Unit Magic Tape Celup. = Unit Monofelament. = Litbang. = Gudang Mesin - Mesin Bekas. = Gudang B S. = Polytehnik. = Fajarzippindo.
22
1.5.6
Kebijakan Perusahaan PT. FAJARINDO FALIMAN ZIPPER menetapkan waktu kerja
reguler bagi karyawannya adalah mulai 08:00 – 16:00 WIB dan tedapat waktu istirahat selama 1 jam. Dalam perusahaan tidak ada shift malam dan lembur untuk karyawan kantor. Khusus Karyawan bagian produksi diadakan jam kerja apabila banyak pesanan, ada barang masuk pada hari minggu dan Due Date (batas waktu) telah dekat. Pada Pengendalian Mesin produksi shift kerja karyawan di bagi menjadi 3 (tiga) shift dengan waktu kerja sebagai berikut :
Shift I : Pk. 08:00 s/d Pk. 16:00
Shift II : Pk. 16:00 s/d Pk. 24:00
Shift III : Pk. 24:00 s/d Pk.08:00 Khusus Pada mesin produksi ini ada 3 (tiga) shift kerja karena Mesin
produksi bekerja selama 24 jam Nonstop maka operator harus siap sedia untuk mengendalikannya. Mesin produksi ini bekerja 24 jam nonstop tetapi pada hari minggu mesin ini istirahat tidak beroperasi.
