BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Setiap organisasi memiliki data yang menjadi aset agar sebuah bisnis dapat berjalan dengan baik. Aset ini hampir selalu disimpan oleh suatu organisasi. Mengingat lingkungan bisnis saat ini menekankan data, informasi dan pengetahuan sebagai komponen penting dari sumber daya organisasi. Pemrosesan data baik pengambilan, pemasukkan maupun perubahan menjadi bagian integral dari banyak aplikasi bisnis. Tanpa adanya penyimpanan data yang dapat diakses melalui integrasi antar bagian departemen, proses dapat berjalan dengan lambat, kesalahan pengambilan data pun dapat terjadi. Kebanyakan bisnis tidak dapat membantu manajemen dalam keputusan strategis perusahaan. Untuk menjadi berguna, data dalam basis data harus akurat, lengkap, dan diatur sedemikian rupa sehingga data dapat diambil bila diperlukan dan dalam format yang dibutuhkan. Di tengah-tengah perkembangan teknologi basis data, masih banyak perusahaan yang belum menggunakannya untuk memaksimalkan kinerja perusahaan. Khususnya pada PT. XYZ, yang belum menerapkan basis data yang terintegrasi untuk kegiatan operasionalnya. Selama menjalankan bisnisnya, perusahaan ini memiliki kendala-kendala seperti: -
Penyimpanan data tamu dan perusahaan(pelanggan) dalam membuat reservasi dilakukan pada sumber data berbeda untuk setiap komputer yang rentan terhadap terjadinya redudansi data.
-
Informasi mengenai tamu dan perusahaan(pelanggan) dapat diakses oleh sejumlah pengguna yang berpotensi atas penyalahgunaan data.
-
Status ketersediaan kamar dapat berbeda dengan kondisi fisik dimana data tersebut belum terintegrasi antar bagian sales dan reception.
-
Adanya data transaksi kamar yang tidak ada pada data kamar perusahaan sehingga data menjadi inkonsisten.
1
2
-
Proses yang lama dalam memberikan informasi ketersediaan kamar bagi permintaan yang dilakukan perusahaan maupun tamu. Oleh karena beberapa alasan di atas, maka perusahaan PT. XYZ ingin
mengembangkan proses bisnisnya dengan menerapkan rancangan basis data untuk mengatasi kendala-kendala tersebut. Mengintegrasikan seluruh kegiatan operasional melalui basis data sehingga dapat mengurangi kesalahan pengambilan data termutakhir menjadi solusi yang dapat direkomendasikan. Dengan dibuatnya rancangan basis data pada perusahaan tersebut, besar harapannya dapat membantu proses bisnis dan mempermudah penentuan strategi bisnis, sehingga data yang diperoleh dari housekeeping, sales, reception dan administrasi dapat terintegrasi membentuk satu informasi yang akurat, lengkap dan berdayaguna bagi organisasi. Perancangan basis data yang baik berarti bahwa memberikan waktu lebih untuk merencanakan basis data sebelum memasukkannya ke dalam area bisnis. Hal ini berarti bahwa untuk fokus pada cara kerja bisnis dan perancang basis data dengan spesifikasi organisasi. 1.2
Ruang Lingkup Di dalam penulisan laporan tugas akhir ini kami membatasi hal-hal yang akan kami bahas. Hal-hal tersebut meliputi: •
Housekeeping Lingkup
houskeeping
dimana
kegiatan
operasional
dengan
mempersiapkan laporan status kamar dan ruang meeting. - Laporan Status Kebersihan Kamar - Laporan Status Kebersihan Ruang Meeting •
Sales Lingkup sales dimana proses yang dilakukan pada penerimaan tamu secara kelompok/group. - Penawaran - Penerimaan Down Payment - Reservasi
3
- Pembatalan Reservasi - Check In Out List Group - Invoice - Penerimaan Invoice - Laporan Penerimaan Down Payment - Laporan Penerimaan Invoice •
Reception Lingkup reception dimana proses yang dilakukan pada penerimaan tamu secara individu di hotel. - Reservasi FIT - Pembatalan Reservasi FIT - Penerimaan Down Payment - Check In Out List - Invoice - Penerimaan Invoice - Laporan Penerimaan Down Payment - Laporan Penerimaan Invoice
1.3
Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: -
Melakukan analisis pada proses bisnis yang sedang berjalan pada housekeeping, sales dan reception.
-
Merancang basis data yang dapat digunakan untuk housekeeping, sales dan reception.
-
Mengintegrasikan kegiatan operasional antar sub departemen dengan basis data.
-
Menerapkan basis data yang saling terintegrasi pada kegiatan operasional antar sub departemen
4
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: -
Memberikan rekomendasi rancangan basis data sehingga memudahkan perusahaan dalam pengolah data.
-
Proses pencarian data dapat dilakukan lebih cepat dan menyajikan sejumlah data yang relevan sesuai dengan kebutuhan departemen.
-
Seluruh kegiatan operasional menjadi terhubung sehingga dapat mengurangi kesalahan pengambilan data termutakhir.
-
Aplikasi yang ada dapat mempermudah proses bisnis yang berjalan menjadi suatu nilai lebih bagi perusahaan.
1.4
Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini terbagi menjadi 2 yaitu: •
Metode Pengumpulan Data Berdasarkan pengumpulan data (fact finding technique) menurut buku Thomas M. Connolly (2010, 344): - Examining documentation Memeriksa dokumen dapat berguna ketika mencoba untuk mendapatkan beberapa wawasan tentang bagaimana perlunya database yang muncul. Juga dapat menemukan dokumentasi yang dapat membantu untuk memberikan informasi pada bagian dari perusahaan yang berhubungan dengan masalah. Jika masalah yang berkaitan dengan sistem saat ini, harus ada dokumentasi yang terkait dengan sistem itu. Dengan memeriksa dokumen, formulir, laporan, dan file yang terkait dengan sistem saat ini, dapat dengan cepat memperoleh beberapa pemahaman tentang sistem. - Interviewing Wawancara adalah teknik yang paling umum digunakan, dan biasanya yang paling berguna. Mewawancarai untuk mengumpulkan informasi dari individu secara tatap muka. Ada beberapa tujuan menggunakan memverifikasi antusiasme,
wawancara, fakta,
seperti
mencari
mengklarifikasi
mendapatkan
pengguna
tahu
fakta, akhir
fakta-fakta, menghasilkan
yang
terlibat,
5
mengidentifikasi kebutuhan, dan mengumpulkan ide-ide dan pendapat.
Namun,
dengan
menggunakan
teknik
wawancara
membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik untuk menangani secara efektif dengan orang-orang yang memiliki nilai yang berbeda, prioritas, pendapat, motivasi, dan kepribadian. Seperti teknik pencarian fakta lain, wawancara tidak selalu metode terbaik untuk semua situasi. Pertanyaan terbuka memungkinkan diwawancarai untuk merespon dengan cara apapun yang tampaknya tepat. Contoh dari pertanyaan terbuka adalah: 'Mengapa Anda tidak puas dengan laporan
pendaftaran
klien?'.
Sedangkan
pertanyaan
tertutup
membatasi jawaban baik pilihan khusus atau pendek, tanggapan langsung. Contoh dari pertanyaan seperti: 'Apakah Anda menerima laporan pendaftaran klien tepat waktu?' atau 'Apakah laporan pendaftaran klien berisi informasi yang akurat?' Kedua pertanyaan hanya memerlukan respon 'Ya' atau 'Tidak'. - Observing the enterprise in operation Observasi merupakan salah satu teknik pencarian fakta yang paling efektif untuk memahami sistem. Dengan teknik ini, adalah mungkin untuk berpartisipasi dalam atau menonton seseorang melakukan kegiatan untuk belajar tentang sistem. Teknik ini sangat berguna ketika validitas data yang dikumpulkan melalui metode lain dalam pertanyaan atau ketika kompleksitas aspek-aspek tertentu dari sistem mencegah penjelasan yang jelas oleh pengguna akhir. Seperti dengan teknik
pencarian
fakta
lainnya,
pengamatan
yang
sukses
membutuhkan persiapan. Untuk memastikan bahwa pengamatan berhasil, penting untuk mengetahui banyak tentang individu dan kegiatan yang akan diamati.
Adapun metode pengumpulan data yang kami lakukan berupa examining documentation dengan memeriksa dokumen yang berguna yang memberikan
informasi
terkait
tentang
pemahaman
sistem
dan
interviewing dengan melakukan wawancara langsung dengan pihak perusahaan.
6
•
Metode Perancangan Metodologi perancangan yang digunakan adalah dengan Database System Development Life Cycle menurut Thomas M. Connolly (2010, 315), yang meliputi: - Database Planning Kegiatan
manajemen
yang
memungkinkan
tahapan
siklus
pengembangan sistem database untuk direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin. - System definition Menjelaskan ruang lingkup dan batas-batas dari aplikasi database dan pandangan pengguna utama. - Requirement collection and analysis Proses mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang bagian dari organisasi yang akan didukung oleh sistem database, dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi persyaratan untuk sistem baru. - Database design Proses menciptakan desain yang akan mendukung rumusan misi dan tujuan misi perusahaan untuk sistem basis data yang diperlukan. - DBMS selection (Optional) Proses pemilihan suatu DBMS yang tepat untuk mendukung sistem database. - Application design Desain user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses database. - Prototyping (Optional) Proses membangun model kerja dari sistem database. - Implementation Proses realisasi fisik dari database dan aplikasi desain. - Data convertion and loading Proses mentransfer data yang ada ke dalam database baru dan mengkonversi aplikasi yang ada untuk dijalankan pada database baru.
7
- Testing Proses menjalankan sistem database dengan maksud menemukan kesalahan. - Operational maintenance Proses pemantauan dan pemeliharaan sistem database berikut instalasi.
1.5
Sistematika Penulisan Laporan intership ini disusun atas 5 bab yaitu: Bab 1 : Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan menjadi beberapa sub bab yaitu: -
Latar Belakang, menjelaskan hal-hal yang bersifat umum hingga yang berhubungan dengan penulisan skripsi, gambaran umum permasalahan, alasan pemilihan permasalahan, identifikasi masalah.
-
Ruang Lingkup, batasan-batasan sistem yang dibahas dalam penulisan skripsi.
-
Tujuan dan Manfaat, menjelaskan poin-poin yang hendak dicapai, dan manfaat yang yang diperoleh setelah poin-poin tercapai.
-
Metodologi, metode yang digunakan untuk mencapai tujuan itu sendiri.
-
Sistematika Penulisan, penjelasan gambaran umum tiap-tiap bab secara deskriptif.
Bab 2 : Landasan Teori Penulisan landasan teori di dasarkan atas dua hal penting yaitu kerangka teori dan kerangka berpikir. Kerangka teori menyajikan teori yang relevan, lengkap, mutakhir, dan urut sejalan dengan permasalahan. Sedangkan kerangka berpikir meliputi teori dan temuan pada kerangka teori yang dihubungkan dengan permasalahan yang akan dibahas. Bab 3 : Analisis Sistem Yang Berjalan Pada bab ini diuraikan menjadi beberapa sub bab yaitu:
8
-
Sejarah Perusahaan, berisi mengenai awal mulanya suatu perusahaan atau organisasi terbentuk hingga seperti sekarang, alasan terbentuknya, ataupun proses pembentukannya.
-
Struktur Organisasi, bentuk atau sususan posisi kelompok orang yang bekerja pada sebuah perusahaan atau organisasi.
-
Tata Laksana Sistem Berjalan, menjelaskan mengenai tatanan proses binis pada sistem yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini.
-
Masalah, sesuatu yang menjadi alasan untuk diselesaikan, sebagai objek untuk dibuatnya penelitian ini.
-
Usulan Pemecahan Masalah, sesuatu yang akan menjadi solusi untuk diselesaikannya masalah.
Bab 4 : Perancangan Basis Data Pada bab ini menjelaskan perancangan sistem berdasarkan metode Database System Development Life Cycle. Berisi rancangan dan usulan sesuai dengan solusi yang diusulkan pada Bab 3. Usulan ditampilkan dalam bentuk table dan gambar, dilanjutkan dengan penyajian hasil yang sesuai dengan bahasan. Bab 5 : Simpulan dan Saran Pada bab ini terdapat dua sub bab yaitu simpulan dan saran, dimana simpulan menjelaskan garis besar dari inti penulisan dan hasil penulisan berupa informasi kualitatif. Sedangkan saran menjelaskan garis besar saran-saran yang merupakan tindakan yang perlu diambil untuk tindak lanjut agar lebih baik lagi, mengemukakan sesuatu yang menarik yang perlu dilakukan sebagai kelanjutan dari hasil penulisan jika mungkin terdapat beberapa alternatif pemecahannya.
