BAB 1 PENDAHULUAN
I.1.
Latar Belakang Masalah Industri gula di Indonesia sudah ada sejak tahun ‘30-an, kebanyakan pabrik
gula tersebar di wilayah Pulau Jawa. Jika menelaah perjalanan panjang industri pergulaan nasional, pabrik-pabrik gula di Indonesia sering mengalami pasang surut dalam usahanya. Hal ini karena berbagai macam masalah seperti: teknologi dan peralatan yang sudah lama, penetapan kuota impor, produktivitas tebu dan rendemen yang menurun dari tahun ke tahun. Penurunan jumlah pabrik gula terjadi secara cepat. Tahun ‘30-an jumlah pabrik gula di Indonesia sebanyak 179, sedangkan pada tahun 2009 jumlah pabrik gula di Indonesia tinggal 60 saja. Pemerintah sudah mencanangkan program revitalisasi untuk mengatasi masalah-masalah berkaitan dengan pengendalian pabrik gula dan spritus, baik dengan program on farm, maupun off farm. Salah satu pabrik gula yang terdapat di wilayah Yogyakarta adalah PT Madubaru. Perusahaan berdiri sejak tahun 1955, namun mulai beroperasi dari tahun 1958, awalnya hanya memiliki pabrik gula saja, kemudian pada tahun 1959 dibangun pabrik spritus (Untuk selanjutnya disebut dengan Pabrik Spritus Madubaru). Produk dari pabrik gula berupa gula pasir. Pabrik Spritus Madubaru menghasilkan produk
1
alkohol murni dan spritus. PT Madubaru telah lama beroperasi, namun dari hasil pengamatan awal ditemui kelemahan-kelemahan sistem pengendalian internal. Pertama, standar kompetensi belum memenuhi. Hal ini ditunjukkan dengan fungsi satuan pemeriksa internal yang tidak memiliki latar belakang pendidikan sebagai pemeriksa atau auditor internal. Kedua, tidak ada bagan alir untuk mendeskripsi setiap pekerjaan. Ketiga, kepala divisi akuntansi dan keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang terlalu besar, dokumen deskripsi pekerjaan PT Madubaru menunjukkan bahwa kepala akuntansi dan keuangan mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap fungsi: penjualan, personalia, akuntansi, keuangan, gudang, dan umum. Keempat, perusahaan tidak memiliki sistem pengendalian terhadap risiko, sehingga menunggu suatu kejadian terjadi, kemudian mengatasinya. Contoh risiko yang terjadi pada PT Madubaru, di kutip dari harian online Tribun.
“Pipa Uap Meledak- 4 Karyawan Madukismo Luka Bakar (Kristiawan, 2013). Bunyinya keras sekali seperti ban besar meletus `sampai ada getaran, ternyata dari pipa uap di ruang ketel, ada korban, satu di antaranya Feri ini. Ada empat korban.Sayangnya hingga berita ini diturunkan otoritas PT Madubaru masih enggan memberikan keterangan terkait peristiwa tersebut, seorang staf membenarkan kejadian ini.” Setelah melakukan pengamatan awal, dugaan pengendalian internal sediaan yang kurang efektif juga terdapat pada Pabrik Spritus Madubaru. Bahan baku utama alkohol dan spritus adalah tetes tebu. Sediaan bahan baku tetes diambil dari pabrik gula yang merupakan hasil sampingan dari tebu yang telah digiling. Pabrik Spritus Madubaru memproduksi berdasar jumlah barang yang berhasil dijual. Bagaimana
2
dengan sisa sediaan yang tidak terpakai untuk proses produksi?
Dugaan
pengendalian internal sediaan yang kurang efektif, dijabarkan di bawah ini. a) Tidak ada sistem otorisasi perencanaan dan pengendalian produksi, produksi berdasar Rencana Kegiatan Anggaran Produksi (RKAP) yang dibuat oleh direksi dan manajemen. b) Fungsi pengeluaran bahan baku dan fungsi penerimaan bahan baku, dilakukan oleh fungsi yang sama. c) Alkohol dan spritus merupakan barang yang kena cukai, sehingga dalam proses penjualannya pegawai bea dan cukai mempunyai wewenang untuk membuka dan menutup segel serta menghitung jumlah sediaan yang terjual. Apakah perusahaan selalu melakukan rekonsiliasi dengan pihak bea dan cukai? d) Perusahaan tidak mempunyai jadwal yang rutin untuk melakukan perhitungan sediaan secara fisik, rekapitulasi jumlah sediaan yang telah produksi juga tidak dilakukan setiap hari. Apakah hal ini akan mengakibatkan salah menyajikan pada laporan keuangan? e) Kriteria gudang penyimpanan alkohol dan spritus belum sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan 107/kk.05/1997. f) Terakhir, penggunaan dokumen delivery order yang sudah tidak relevan lagi, namun perusahaan belum mengubahnya. Temuan-temuan awal di atas menimbulkan pertanyaan apakah praktik pengendalian sediaan Pabrik Spritus PT Madubaru sudah efektif? Untuk
3
mengevaluasi keefektifan pengendalian internal sediaan dibutuhkan suatu standar. Salah satu standar yang digunakan, diterbitkan oleh The Commite of Sponsoring Organizations of The Treadway Commision (COSO) pada tahun 1992. COSO mendefinisi pengendalian internal, dan mengoperasionalkan sebuah rerangka untuk mengevaluasi keefektifan pengendalian internal. Dalam COSO terdapat kriteriakriteria pengendalian internal yang baik. Hasil analisis menggunakan COSO diharapkan memberikan keyakinan yang memadai berkaitan dengan pencapaian tujuan yaitu: keterandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, serta keefektifan dan efisiensi operasi. Bagaimana dengan perusahaan yang punya sistem pengendalian internal sendiri, meskipun bukan dengan COSO? Apakah unsur-unsur pengendalian pada SPI perusahaan telah dilaksanakan semua? Apakah unsur-unsur pengendalian SPI perusahaan telah memenuhi kriteria seperti COSO? Menurut (Leech, 2010), terdapat kendala-kendala apabila suatu entitas ingin diterapi COSO, sebagai alat evaluasi pengendalian internal. Perusahaan harus sudah mempunyai kontrol akuntansi yang memadai, jika tidak akan menghasilkan simpulan, yang bukan hanya tidak efektif, tetapi tidak memenuhi syarat untuk mendefinisi keefektifan. Perusahaan tidak hanya mengandalkan rerangka pengendalian internal saja, tetapi harus mempunyai orang-orang yang ahli dalam bidangnya untuk mengelola perusahaan. Dengan kata lain orang-orang spesialis dibutuhkan, seperti: spesialis risiko, spesialis teknologi informasi, spesialis penjamin mutu, spesialis
4
pencegahan fraud dalam perusahaan, spesialis psikologi dan sumber daya manusia. Leech menganjurkan agar perusahaan juga mempunyai penilaian kuantitatif dan kualitatif sendiri, seperti key performance indicator (KPI) dan key risk indicator (KRI). Dalam teori pengendalian internal menurut Boynton (2002), sebaik apapun SPI dirancang dan diterapi oleh perusahaan, hanya dapat menyediakan keyakinan yang memadai berkaitan dengan pencapaian tujuan entitas, karena terdapat keterbatasan-keterbatasan yang melekat. Simpulan sementara, perusahaan yang dapat diterapi COSO adalah perusahaan dengan ukuran yang tidak kecil, mempunyai sistem yang dikendalikan oleh orang-orang, memiliki prosedur-prosedur untuk melakukan aktivitas dan dalam rangka membuat laporan keuangan yang dipublikasi untuk pihakpihak berkepentingan, juga selalu melakukan evaluasi kinerja oleh pihak tertentu meskipun itu bukan dengan COSO. PT Madubaru sudah memenuhi kriteria yang diungkapkan oleh (Leech, 2010) Perusahaan dapat diterapi dengan rerangka COSO dalam mengevaluasi praktik pengendalian sediaannya. PT Madubaru merupakan BUMN, sistem pengendalian internalnya didasari oleh UU BUMN No.19 Tahun 2003 yang di kutip di bawah ini. “SPI dipimpin seorang kepala, bertanggungjawab kepada direktur utama, bertugas melakukan pemeriksaan operasional dan keuangan, menilai pengendalian internal dan memberikan saran perbaikan serta wajib diperhatikan oleh direksi, untuk segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan atas segala yang dikemukakan dalam laporan SPI.”
5
Dari kejadian-kejadian dalam pengendalian internal sediaan yang mungkin disebabkan oleh kelemahan sistem pengendalian internal. Evaluasi praktik pengendalian internal sediaan ini penting dilakukan. Tujuan dari evaluasi ini yaitu untuk melakukan pengembangan atau perbaikan terhadap pengendalian internal sediaan pabrik spritus dengan rerangka COSO. I.2.
Perumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang di atas perumusan masalah dan tujuan penelitian
pada skripsi ini dapat dikonstruksi sebagai berikut. 1. Mengevaluasi sistem pengendalian internal PT Madubaru secara umum. 2. Mengevaluasi sistem pengendalian internal sediaan yang selama ini dilaksanakan oleh perusahaan, apakah perusahaan telah melakukan pengendalian internal sediaan dengan semestinya. 3. Mengevaluasi praktik pengendalian internal sediaan Pabrik Spritus Madubaru dengan rerangka COSO. 4. Mengevaluasi apakah temuan-temuan pada masalah pengendalian internal sediaan, diakibatkan oleh pengendalian internal yang kurang efektif. 5. Menemukan solusi untuk memecahkan masalah-masalah yang ada dalam pengendalian internal sediaan Pabrik Spritus Madubaru.
6
I.3.
Manfaat Penelitian Temuan-temuan yang didapat dari evaluasi sistem pengendalian internal PT
Madubaru secara umum dan temuan-temuan yang didapat dari evaluasi pengendalian internal sediaan Pabrik Spritus Madubaru dapat digunakan untuk perbaikan dan pengembangan, sehingga lebih efektif dan efisien. I.4.
Metoda Penelitian Penelitian ini merupakan riset evaluasi dan konsultasi. Jadi, penelitian ini
bukan hanya menggambarkan fenomena yang terjadi (apa, siapa, kapan, di mana dan bagaimana) tetapi juga berusaha mengevaluasi, menganalisis, menarik simpulan dan dapat memberikan kritik dan saran terhadap pengendalian sediaan pabrik spritus. Rangkaian cara untuk meneliti, penulis jabarkan di bawah ini. 1.
Pertama, penulis mengutarakan alasan pentingnya mengapa penelitian ini
dilakukan. Latar belakang pada skripsi ini, menggambarkan alasan-alasan pentingnya penelitian ini dilakukan. Dalam teori pada bidang audit, pengendalian internal menggunakan rerangka COSO sering disarankan, namun perlu mengevaluasi dan memperbandingkan dengan praktik, karena terdapat kendalakendala dalam menerapkan, sebaik apapun praktik penting untuk dievaluasi dengan tujuan dapat mempertahankan, memperbaiki, maupun meningkatkan sistem pengendalian internalnya.
7
2. Kedua, penulis mengevaluasi unsur-unsur sistem pengendalian internal yang ada pada dokumen internal perusahaan. Hal ini dilakukan, karena setiap perusahaan mempunyai dan membuat SPI sendiri, bisa sama maupun berbeda dengan unsurunsur pengendalian internal yang ada pada teori pengendalian internal. 3. Mengevaluasi apakah unsur-unsur SPI, khususnya untuk pengendalian internal sediaan telah terterap dalam dokumen SPI, jika belum dijalankan semua, mencari tahu apa saja kendala-kendala yang dihadapi. 4. Mengevaluasi apakah unsur-unsur pengendalian internal sediaan yang terdapat pada SPI perusahaan sudah cukup memadai bila diperbandingkan dengan unsurunsur pengendalian yang terdapat pada rerangka COSO. Jika ada yang tidak sama, dilakukan evaluasi dan analisis apakah masalah-masalah yang timbul pada pengendalian internal sediaan, akibat dari kelemahan SPI. Tabel di halaman berikut merupakan alat bantu untuk menguji unsur-unsur pengendalian internal.
8
Tabel I.1. Evaluasi Sistem Pengendalian Internal No
Unsur-unsur pengendalian internal PT Madubaru
Praktik pengendalian internal
Ya
Kendalakendala (bila belum atau tidak terlaksana)
Unsur-unsur pengendalian COSO
Hasil Evaluasi
Tidak
5. Setelah proses memperbandingkan unsur-unsur tersebut telah dilakukan, penulis mengevaluasi pengendalian internal sediaan menggunakan COSO. Cara mengevaluasi dengan memperbandingkan praktik dengan teori pengendalian internal sediaan yang disarikan oleh (Boynton, 2002), (Elder, 2010),
(Halim,
1995),
dan
(Mulyadi,
2002).
Tidak
lupa
penulis
mendokumentasi pemahaman mengenai pengendalian internal sediaan pabrik spritus dengan berbagai cara: membuat bagan alir siklus produksi (termasuk siklus sediaan di dalamnya), dan siklus lainnya yang berhubungan dengan sediaan; membuat uraian tertulis mengenai fenomena yang terjadi; membuat tabel keputusan (berbentuk checklist).
9
6. Menganalisis dan menarik simpulan dari hasil evaluasi di atas. Penulis membuat analisis dan pembahasan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dikonstruksi pada perumusan masalah dan tujuan penelitian. Penulis berusaha menemukan dan memberi saran atau solusi terhadap masalahmasalah pengendalian internal sediaan Pabrik Spritus Madubaru. Peneliti membutuhkan waktu
kurang lebih dua bulan untuk melakukan
penelitian. Pada bulan April tahun 2013, peneliti memulai survei pendahuluan, mengamati kelemahan-kelemahan pada pengendalian internal sediaan. Selama bulan Juni peneliti melanjutkan penelitian, dengan pengumpulan data internal perusahaan dan melakukan sejumlah wawancara pada pihak yang terkait dengan pengendalian internal sediaan Pabrik Spritus Madubaru. Adapun proses observasi, objek-objek yang diamati, orang-orang yang diwawancarai, pengambilan data internal perusahaan, dan jumlah waktu interaksi dengan perusahaan, penulis sajikan pada tabel di halaman berikut.
10
Tabel I.2. Jadwal dan Kegiatan Penelitian No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tanggal
Objek
Kegiatan yangt dilakukan
18/03/2013 Website PT Madubaru. Mencari gambaran umum www.madubaru.comyr perusahaan terdiri dari: Profil, sejarah, dan produk yang dihasilkan. 03/04/2013 Survei pendahuluan. a. Wawancara mengenai a) Wawancara kepala proses produksi pabrik akuntansi dan gula dan spritus, keuangan. mengetahui waktu musim b) Wawancara kepala giling dan musim suling. sumber daya b. Wawancara mengenai manusia. lingkungan pengendalian. 09/04/2013 Survei pendahuluan. Wawancara mengenai jenisWawancara kepada jenis sediaan di PT Madubaru. salah satu staf Prosedur perhitungan sediaan. akuntansi Prosedur pengeluaran barang. 10/04/2013 Survei pendahuluan. Wawancara mengenai Wawancara kepala dokumen-dokumen yang akuntansi dan dibutuhkan dalam proses keuangan pengendalian internal sediaan. Metoda perhitungan sediaan pabrik spritus, penentuan HPP alkohol dan spritus. 24/04/2013 Wawancara kepala Wawancara untuk mengetahui akuntansi dan jurnal-jurnal dan laporankeuangan laporan pada sediaan pabrik spritus. 10/06/2013 Pengambilan data a) Mencatat data perhitungan perusahaan sediaan dan HPP sediaan. b) Melihat laporan kinerja perusahaan, mencatat rasio-rasio perusahaan seperti, perputaran sediaan lima tahun terakhir. c) Mencatat realisasi produksi terhadap anggaran tahun 2012. d) Realisasi penjualan
Jumlah jam
3 jam
2 jam
1 jam
2 jam
1 jam
3 jam
11
7.
11/06/2013
8.
12/06/2013
9.
13/06/2013
10.
17/06/2013
terhadap anggaran penjualan tahun 2012. Laporan kinerja, a) Melanjutkan mencatat wawancara kepala rasio-rasio perusahaan. produksi pabrik b) Mencatat kesimpulan spritus analisis kesehatan perusahaan yang diterbitkan oleh laporan auditor independen, dari aspek keuangan, operasional, dan administrasi. c) Wawancara kepala produksi pabrik spritus mengenai sistem perencanaan dan otorisasi produksi, dokumen yang dibutuhkan dalam proses produksi. d) Pengamatan secara langsung proses produksi. Wawancara dengan Wawancara mengenai salah satu buruh lingkungan pengendalian pabrik perusahaan. Wawancara dengan Wawancara mengenai cara Staf Pengawas Industri SPI dalam mengevaluasi (SPI) pengendalian internal. Pengambilan data a) Wawancara kepala perusahaan, penjualan mengenai wawancara kepala prosedur penjualan alkohol penjualan dan spritus, sampai barang dikirim. b) Pengambilan sampel surat pesanan, surat penetapan harga alkohol, surat permohonan mengambil barang, surat tanda terima dan faktur pajak. c) Pengamatan secara langsung proses pengeluaran barang.
5 jam
1 jam
1 jam
3 jam
12
I.5.
Rerangka Pembahasan Penulisan penelitian ini akan dibagi menjadi lima bab. Isi masing-masing dari
bab secara singkat di bawah ini. BAB 1 PENDAHULUAN Pendahuluan merupakan pengantar mengapa penelitian ini dilakukan, terdiri dari: latar belakang masalah, perumusan masalah dan tujuan penelitian, manfaat penelitian, metoda penelitian, dan rerangka pembahasan. BAB 2 LANDASAN TEORI Berisi tentang telaah literatur yang akan digunakan sebagai acuan untuk menganalisis masalah dalam evaluasi ini, yaitu: sistem pengendalian internal, komponen pengendalian internal dan pengendalian internal sediaan. BAB 3 METODA PENELITIAN dan GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Metoda penelitian merupakan cara penelitian yang dilakukan oleh penulis. Maksud dari metoda penelitian ini, agar tujuan penelitian bisa dicapai penulis dengan langkahlangkah yang telah dijabarkan, sehingga penulis dapat menyimpulkan hasil akhir. BAB 4 ANALISIS dan PEMBAHASAN Berisi tentang analisis yang dilakukan terhadap praktik yang dilakukan oleh PT Madubaru berkaitan dengan pengendalian sediaan Pabrik Spritus Madubaru. Evaluasi
13
terhadap unsur-unsur pengendalian pada PT Madubaru dan memperbandingkan dengan unsur-unsur pengendalian COSO. Penulis menganalisis keefektifan pengendalian internal sediaan dengan cara memperbandingkan dengan telaah literatur yang telah ditulis pada Bab 2. BAB 5 SIMPULAN dan SARAN Hasil akhir yang didapat penulis dari penggunaan rerangka COSO dan evaluasi sistem pengendalian internal sediaan pabrik spritus. Menarik simpulan mengenai keefektifan pengendalian internal sediaan, di samping itu berisi saran-saran penulis terhadap pengendalian internal sediaan Pabrik Spritus Madubaru.
14
