1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Inventori merupakan permasalahan operasional yang sering dihadapi oleh Kementerian Perindustrian. Inventori bisa berupa jumlah barang yang dimasukkan atau di simpan di dalam gudang. Jika jumlah inventori terlalu sedikit dan permintaan tidak dapat dipenuhi karena kekurangan persediaan, hal ini akan menghambat proses kerja. Begitu juga jika inventori terlalu besar, hal ini akan mengakibatkan kerugian bagi pusdatin karena pengeluaran terlalu berlebihan tetapi banyak barang yang tidak terpakai dan harus menyediakan tempat yang lebih besar, kemungkinan terjadinya penyusutan nilai guna barang. Karena itu, manajemen harus bisa memutuskan berapa banyak suatu barang harus disiapkan (di-stock) untuk keperluan pusdatin. Selain itu, manajemen juga harus pintar dalam melihat kebutuhan pusdatin sehingga mereka merasa puas karena mendapatkan apa yang dibutuhkannya. Untuk melihat dan mendapatkan jumlah inventori yang tepat serta bisa melihat kebutuhan pusdatin, manajemen harus mengadakan kajian terhadap masalah tersebut. Mereka memerlukan survei pasar, mengamati harga pembelian, mengamati keterkaitan barang yang dibeli oleh pusdatin, dan kegiatan lainlainnya. Salah satu kajian yang bisa di lakukan untuk mengetahui keperluan untuk para pemakai adalah dengan mengamati transaksi permintaan dan dilanjutkan dengan melakukan pengolahan terhadap data permintaan tersebut. Dengan proses
2
pengolahan terhadap data permintaan ini, maka admin bisa mendapatkan informasi yang digunakan untuk keperluan inventori pusdatin seperti menentukan jumlah barang yang harus disiapkan di gudang, mengatur jumlah minimal stok, jumlah stok aman (safety stock) dan jumlah stok maksimal setiap barang. Selain itu dengan menggunakan informasi ini, admin bisa memutuskan kapan mereka harus melakukan re-order pembelian barang pada supplier serta menentukan barang apa yang harus dihapus dari stok karena sudah tidak diminta oleh pusdatin. Dari pengolahan data ini juga bisa didapatkan keterkaitan antara barang yang dibeli oleh pusdatin. Transaksi pembelian dan permintaan dimasukkan dan disimpan dalam sebuah aplikasi inventori online kemudian secara berkala data tersebut direkap dan disimpan dalam sebuah basis data server. Basis data tersebut berisi rekapitulasi seluruh transaksi pembelian selama beberapa waktu. Data inilah yang kemudian diolah sehingga dihasilkan laporan pembelian. Salah satunya adalah untuk membantu menyediakan informasi guna memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan inventori pusdatin. Seperti menentukan kapan harus melakukan re-order pembelian pada supplier, memutuskan untuk menghapus suatu barang dari inventori, mengetahui pola pemakaian oleh pusdatin. Oleh karena itu, penulis membuat skripsi dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA INVENTORI BERBASIS WEB PADA PUSDATIN KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN”, karena pusdatin memerlukan suatu sistem basis data yang dapat membantu kinerja pusdatin dan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada sesuai dengan perkembangan
3
teknologi saat ini. Untuk itu kami akan merancang suatu sistem database yang berkaitan dengan inventori barang pada pusdatin Kementerian Perindustrian.
1.2
Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan di bahas dari penulisan skripsi ini lebih terarah dan fokus kepada maka user yang menggunakan aplikasi inventori adalah admin dan pegawai. Admin dan pegawai mempunyai username dan password untuk login. Membatasi ruang lingkup aplikasi inventori dengan hanya membahas mengenai hal-hal sebagai berikut : 1.
Penerimaan barang
2.
Permintaan barang dari pegawai
3.
Monitoring persediaan barang
4.
Pengelolaan data jenis barang
5.
Grafik pemakaian berdasarkan bulan, jenis barang, dan unit kerja pengguna
6.
Report barang keluar
7.
Barang yang ada di inventori ini merupakan barang habis pakai
Dalam skripsi ini tidak akan di bahas masalah berikut : 1.
Isu keamanan pada inventori online
2.
Isu keamanan pada jaringan
4
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1.
Membantu pusdatin dalam mengambil keputusan yang berhubungan dengan inventori pusdatin, dengan cara menyediakan informasi yang berupa :
2.
a.
Jumlah barang inventori dalam beberapa waktu
b.
Jumlah stock pada tiap barang
c.
Update stock barang
d.
Pembelian barang yang stocknya sudah tidak ada kepada supplier
Membantu pusdatin untuk mengetahui apa saja kebutuhan pegawai, dengan cara menyediakan informasi yang berupa : a.
Pola pembelian pusdatin kepada supplier
b.
Memenuhi kebutuhan pegawai dalam proses permintaan barang Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : •
Dengan mendapatkan informasi mengenai pembelian dan permintaan inventori online, pusdatin dapat mengetahui stock-stock barang yang di perlukan atau yang sudah habis secara online sehingga memudahkan pegawai dalam melakukan permintaan barang.
•
Dengan mengetahui jumlah stock barang, pusdatin bisa membuat perencanaan pembelian terhadap barang tersebut.
•
Dengan mendapatkan barang yang seharusnya tidak di stock lagi, biaya yang mungkin timbul karena pusdatin menyimpan barang tersebut akan dapat dihilangkan. Selain itu, pusdatin juga tidak perlu
5
melakukan re-order pembelian meskipun barang tersebut sudah mendekati stock minimal. •
Dengan
mengupdate
barang
yang
belum
terdaftar
dapat
mempermudah sistem pengkodean barang pada inventori pusdatin.
1.4
Metodologi Dalam mendapatkan segala informasi yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan beberapa metode. Metode yang digunakan terdiri dari tiga bagian, yaitu : 1. Metode Analisis Dalam skripsi ini analisis sistem dilakukan melalui 5 tahapan, yaitu : • Studi literatur tentang inventori • Melakukan observasi ke pusdatin Kementerian Perindustrian untuk mendapatkan informasi secara menyeluruh. • Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan pusdatin Kementerian Perindustrian untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan pada pusdatin tersebut. • Melakukan pengambilan informasi melalui wawancara dan kuesioner terhadap karyawan pusdatin Kementerian Perindustrian untuk mengetahui permasalahan yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan. • Menganalisis kebutuhan informasi yang diperlukan dari hasil observasi, wawancara dan kuesioner.
6
• Mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang diperlukan dari hasil analisis yang telah dilakukan yang kemudian akan dijadikan masukkan dalam perancangan sistem yang diusulkan.
2. Metode Perancangan Dalam skripsi ini metode perancangan yang penulis gunakan adalah : • Perancangan basis data yang meliputi perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal. • Perancangan aplikasi meliputi hierarki menu, perancangan layar, dan STD (State Transition Diagram).
1.5
Sistematika Penulisan Untuk memudahkan proses penulisan, pencapaian maksud dan tujuan skripsi, maka sistematika penulisan dibagi menjadi lima bab yang masing-masing memiliki kaitan yang jelas. Berikut adalah ringkasan dari tiap-tiap bab tersebut :
BAB 1
PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai masalah yang melatar belakangi penulisan skripsi ini. Selain itu bab ini juga membahas ruang lingkup, pembatasan masalah, tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang diperoleh dengan adanya sistem yang baru. Bab ini juga membahas pengembangan sistem yang digunakan serta sistematika penulisan.
7
BAB 2
LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung penelitian ini, yang menjadi dasar bagi pemecahan masalah dan didapat dengan cara melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian. Berbagai teori umum yang mendasar tentang sistem inventori. Serta perangkat lunak yang mendukung dalam kaitan dengan aplikasi yang dibuat.
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menguraikan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan
dan
permasalahan
yang
ada
serta
menjelaskan
perancangan sistem yang akan diimplementasikan.
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi tentang rancangan sistem yang diusulkan, spesifikasi perangkat keras dan lunak yang di perlukan untuk pembuatan dan menjalankan sistem serta implementasi dari perancangan sistem yang dibuat. Kemudian dilanjutkan dengan tahapan evaluasi untuk memberikan gambaran mengenai tingkat keberhasilan sistem yang dikembangkan.
8
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan hasil analisis, pengembangan dan pengujian sistem yang telah dilakukan. Selain itu juga memuat saran-saran
yang
dapat
menjadi
pertimbangan
pengembangan sistem lebih lanjut di masa mendatang.
untuk
