BAB 1 Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Penelitian Persaingan bisnis yang sangat dinamis dan penuh ketidakpastian di era globalisasi ini telah menuntut perusahaan untuk mampu secara tepat memanfaatkan setiap peluang yang ada. Salah satu peluang yang bisa dilakukan perusahaan adalah memanfaatkan perpaduan antara perkembangan teknologi dan meningkat kepuasan pelanggan. Perkembangan teknologi memacu timbulnya kebutuhan sistem informasi. Tujuan umum sistem informasi manajemen adalah membantu dalam mempercepat proses bisnis yang berlangsung dengan menyediakan informasi yang tepat, akurat dan relevan untuk mendukung manajemen dalam hal pengambilan keputusan. Di lain sisi, penyediaan produk yang berkualitas tinggi dengan harga terjangkau dan kesigapan dalam pelayanan merupakan usaha-usaha yang dilakukan oleh perusahaan untuk "memikat hati" para pelanggan. Hal tersebut dapat tercapai jika perusahaan dapat beroperasi dengan sebaik mungkin, termasuk dalam mengelola persediaan, pembelian dan estimasi penjualannya. Selain itu, perusahaan harus mampu memenuhi seluruh permintaan dari para pembeli untuk memenuhi permintaan barang ataupun jasa dengan menggunakan peramalan agar dapat memperkirakan kebutuhan di masa yang akan datang. Dalam memenuhi kebutuhan para pembeli, perusahaan harus memiliki persediaan yang cukup agar tidak kekurangan stok barang. Tetapi, penumpukan barang di gudang berarti penumpukan modal, oleh karena itu perusahaan harus memperhitungkan biaya persediaan yang diukur sebagai presentase untuk periode tertentu. Aset penting yang harus dikelola dengan baik oleh perusahaan adalah persediaan. Persediaan yang dikelola dengan baik, akan memastikan tetap berlangsungnya proses bisnis dan akhirnya akan menentukan kepuasan pelayanan dan produk yang didapatkan oleh pelanggan. Menurut Heizer dan Render (2011 : 500), 50% dari keseluruhan modal yang diinvestasikan perusahaan adalah persediaan, oleh karena itu persediaan merupakan salah satu aset termahal dalam perusahaan. Biaya pengelolaan persediaan, khususnya biaya penyimpanan, yang dikeluarkan perusahaan dipengaruhi oleh investasi 1
2 besar-besaran yang dilakukan perusahaan terhadap pengadaan barang. Sebaliknya jika perusahaan melakukan investasi terlalu kecil, maka akan menimbulkan biaya stock out karena perusahaan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan disebabkan tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan. Melihat hal tersebut, pengendalian terhadap persediaan sangatlah penting dilakukan oleh setiap perusahaan. Pengendalian persediaan ini memang tidak dapat menghilangkan resiko yang mungkin timbul akibat persediaan, namun paling tidak dapat membantu untuk mengurangi resiko-resiko tersebut. Pengelolaan
persediaan
dan
pembelian
barang
tentunya
akan
lebih
memudahkan pihak perusahaan yaitu dengan memanfaatkan sistem informasi berbasis web. Hal itu dikarenakan, perusahaan bisa langsung mengakses secara real time, analisis penjualan, pembelian dan total persediaan pada setiap cabang yang ada sehingga membantu dalam perencanaan, serta menunjang produktivitas dalam menjalankan proses bisnis, agar semua berjalan dengan tepat. PT. Goodrich Global Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha pengadaan, instalasi dan distribusi produk furnishing interior impor yaitu Wallpaper, Carpet, Fabric dan Flooring. Diantara ke empat jenis produk furnishing interior impor yang ada, produk andalan PT. Goodrich Global Indonesia adalah wallpaper/wallcovering. Selain memiliki beberapa jenis bahan wallcovering yang berbeda, PT. Goodrich Global Indonesia juga menawarkan motif yang beragam. PT. Goodrich Global Indonesia mempunyai beberapa cabang, yaitu Surabaya, Semarang, Malang, Medan, Palembang dan Bali. Selain dikenal oleh para interior designer dan pelaku bidang usaha property, PT. Goodrich Global Indonesia juga memasarkan produknya dengan terlibat berbagai project baik untuk commercial ataupun residential di seluruh Indonesia. Pada produk wallpaper/wallcovering, PT. Goodrich Global Indonesia menyajikan ribuan tipe produk wallcovering dengan beragam motif dan bahan dasar. Berikut data penjualan PT. Goodrich Global Indonesia pada 3 tipe produk wallcovering dari bulan Mei 2014 sampai dengan Mei 2015. Ketiga tipe produk ini dipilih sebagai data penelitian karena berdasarkan data penjualan dan wawancara dengan PT. Goodrich Global Indonesia, 3 tipe
3 produk ini memiliki omset dan peminat lebih tinggi dibanding tipe produk wallcovering yang lainnya.
Tabel 1.1 Data penjualan produk wallcovering Bulan Mei 2014 - Mei 2015 Penjualan (dalam M2)
Tahun
Bulan
LSI-WIDEWALL PREMIERWALL SURFACES
EURO 2
(WS4220)
(PU6815)
LSIWIDEWALL SURFACES (WS4236)
2014
Mei
26,554
557,7
111,185
2014
Juni
433,31
338
713,34
2014
Juli
57,936
40,3
60,35
2014
Agustus
80,869
3,9
12,07
2014
September
80,869
3,9
12,07
2014
Oktober
230,538
1014
144,84
2014
November
365,721
361,4
156,91
2014
Desember
200,362
1129,7
422,45
2015
Januari
294,508
15,6
147,254
2015
Februari
21,726
828,1
218,467
2015
Maret
704,888
140,4
82,076
2015
April
1.699,457
180,7
1068,195
2015
Mei
59,8
130,356
545,565 Sumber : PT. Goodrich Global Indonesia (2015)
Dalam proses bisnisnya, PT. Goodrich Global Indonesia masih menghadapi permasalahan akurasi penyimpanan barang dalam gudang. Saat ini, sistem yang digunakan oleh PT. Goodrich Global Indonesia masih menggunakan cara manual. Sehingga sistem informasi gudangnya masih belum mengunakan sistem yang mengintegrasikan dengan setiap cabang yang dapat menimbulkan berbagai masalah, seperti : kesulitan dalam memperkirakan wallcovering dengan jenis motif serta bahan apa yang harus dipesan kembali ke
4 supplier, dan wallcovering yang sudah lama sukar untuk diidentifikasi jumlahnya sehingga perlu melakukan pengecekan. Oleh karena itu, PT. Goodrich Global Indonesia membutuhkan sistem yang dapat diidentifikasikan untuk melihat penjualan setiap cabang, pembelian barang, barang masuk, dan barang yang masih ada didalam gudang untuk memudahkan dalam pengelolaan informasi pembelian dan stok barang serta menunjang produktivitas dalam menjalankan proses bisnis, agar semua berjalan dengan tepat. Menurut Setiyawan, Purnama & Sukadi (2013 : 4), Sistem informasi berbasiskan web membantu kecepatan dan kualitas dalam menyampaikan informasi, dan informasi data dapat diakses dengan waktu dan tempat yang tidak ditentukan dengan penyajian laporan yang lebih efektif dibandingkan secara konvensional. Sistem yang akan dirancang tersebut memiliki beberapa fungsi yaitu membantu mendata serta mencatat informasi stok produk, transaksi penjualan, transaksi pembelian dan memberikan informasi bagi perusahaan untuk segera memesan barang. Penggunaan sistem berbasis web sangat diperlukan, dan diharapkan dapat membantu dalam mengintegrasikan data penjualan di setiap cabang yang akan digunakan proses pembelian produk pada PT. Goodrich Global Indonesia. Sistem ini juga menyajikan informasi secara real time yang dapat menguhubungkan seluruh bagian yang berhubungan
dengan
proses
pengadaan
produk
tanpa perlu
banyak
menyediakan dokumen fisik dan juga meminimalisasi redudansi data. Sistem ini juga memudahkan PT. Goodrich Global Indonesia dalam perhitungan terhadap persediaan serta memperkirakan waktu dan jumlah yang optimal untuk pememasan agar barang dapat sampai dengan tepat waktu dan tidak melebihi kebutuhan. Terlebih pengadaan barang tersebut membutuhkan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih besar dikarenakan barang tersebut adalah barang impor. Selain itu, barang yang disimpan dalam waktu yang lama akan terjadi penurunan kualitas. Berdasarkan masalah yang diuraikan diatas, penulis berpendapat bahwa perusahaan membutuhkan strategi yang tepat dalam pengelolaan persediaaan barang dengan merancang sistem penjualan, pembelian dan pengendalian persediaan barang berbasis web dengan menggunakan pendekatan analisis dan perancangan berbasis objek, sehingga biaya investasi terhadap persediaan barang yang dikeluarkan perusahaan menjadi tepat guna dan diharapkan
5 strategi tersebut dapat menjadi salah satu alternatif solusi untuk menyelesaikan permasalahan persediaan barang pada PT. Goodrich Global Indonesia, sehingga penulis mengajukan skripsi dengan judul "Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan, Penjualan dan Pembelian Barang Berbasis Web Pada PT. Goodrich Global Indonesia".
1.2.
Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, dapat diuraikan rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana proses bisnis pada PT. Goodrich Global Indonesia yang berkaitan dengan pengadaan persediaan barang? 2. Bagaimana peramalan permintaan barang di PT. Goodrich Global Indonesia? 3. Apakah model persediaan barang yang tepat untuk digunakan oleh PT. Goodrich Global Indonesia diantara model Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) dan Min-Max? 4. Bagaimana perancangan sistem pengendalian persediaan barang yang sesuai dengan kebutuhan PT. Goodrich Global Indonesia sebagai salah satu alternatif untuk menyelesaikan permasalahan persediaan barang?
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi Tujuan dari pelaksanaan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui proses bisnis dari PT. Goodrich Global Indonesia yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan persediaan barang. 2. Untuk meramalkan permintaan barang yang akurat. 3. Untuk mengetahui model persediaan yang tepat dalam pengadaan barang yang dibutuhkan PT. Goodrich Global Indonesia diantara model Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) dan Min-Max. 4. Untuk merancang sistem pengendalian persediaan barang yang sesuai dengn kebutuhan PT. Goodrich Global Indonesia.
6 Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah : 1. Membantu perusahaan dalam kegiatan pengendalian persediaan barang yang lebih efektif dan efisien dalam mendukung proses bisnis yang dijalankan. 2. Membantu perusahaan dalam menentukan model persediaan barang yang efektif dan efesien. 3. Mempermudah dan mempercepat kegiatan operasional khususnya dalam proses pengendalian persediaan barang yang lebih efektif dan efesien dengan menggunakan manajemen persediaan. 4. Meningkatkan wawasan penulis, serta mendapatkan kesempatan untuk secara langsung mempelajari proses bisnis yang terjadi dalam sebuah perusahaan. 5. Mempraktekkan dan mengembangkan ilmu yang didapatkan oleh penulis mengenai manajemen persediaan dan perancangan sistem informasi. 6. Menjadi acuran untuk penelitian-penelitian yang sejenis dan menambah wawasan pembaca mengenai manajemen persediaan di dalam suatu perusahaan.
1.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup pada penelitian ini dibatasi dan difokuskan sebagai berikut : 1. Analisis proses pengelolaan persediaan barang yang sedang berjalan. 2. Persediaan yang diteliti adalah 3 tipe produk wallpaper/wallcovering. 3. Analisis dan perancangan sistem manajemen persediaan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dari PT. Goodrich Global Indonesia dengan menggunakan Object Oriented Analysis Design (OOAD). 4. Tidak membahas proses pembayaran kepada supplier. 5. Tidak membahas proses pembayaran dari pelanggan kepada PT. Goodrich Global Indonesia. 6. Analisis model persediaan dengan menggunakan model persediaan Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) dan Min-Max. 7. Tidak membahas mengenai keamanan, jaringan dan implementasi.
7 1.5. Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini menggunakan metode sebagai berikut : 1. Metode pengumpulan data a. Studi literatur Pengumpulan data serta informasi dari berbagai sumber, yaitu dengan mengkaji berbagai buku referensi, dan jurnal yang berhubungan dengan topik penelitian ini. Selain itu juga pemanfaatan internet digunakan sebagai sumber lain yang bervariasi. b. Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan pihak perusahaan untuk mengumpulkan informasi mengenai perusahaan, produk, proses bisnis yang sedang berjalan dan informasi lainnya yang dibutuhkan. c. Observasi langsung Melakukan observasi langsung dengan mendatangi perusahaan tersebut untuk melihat bagaimana kinerja perusahaan tersebut.
2. Metode Analisis Menganalisa
model
persediaan
dengan
menggunakan
model
persediaan Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI)
dan
Min-Max.
Meramalkan
permintaan
barang
dengan
menggunakan Metode Naive, Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, dan Linear Regression.
3. Metode Perancangan Metode dalam perancangan sistem websie dengan menggunakan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan Unified Process melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Business Modelling Dalam tahap ini, kami mengidentifikasi proses bisnis atau aktifitas-aktifitas bisnis yang ada dalam perusahaan tersebut. Setelah itu dibuatlah business model berdasarkan proses bisnis yang sudah dianalisis sehingga mempermudah dalam pembuatan sistem ini tersebut.
8 2. Requirement Kebutuhan dalam perancangan sistem dibutuhkan dalam tahapan ini, maka perlu ada wawancara dengan pihak perusahaan. Dalam wawancara tersebut, kami mengumpulkan informasi apa saja yang dibutuhkan untuk membuat perancangan sistem dengan melihat kebutuhan apa yang sebenarnya diperlukan oleh PT. Goodrich Global Indonesia sendiri. 3. Analysis and Design Setelah kebutuhan sistem sudah diketahui tahapan selajutnya adalah analysis dan design sistem dengan melakukan analisis terhadap proses bisnis yang terjadi di PT. Goodrich Global Indonesia serta mendesain rancangan aplikasi dengan mengikuti serangkaian model dan notasi standar yang digambarkan dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language).
1.6. Sistematika Penulisan Adapun sistematika dari penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut : BAB I Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodelogi, sistematika penulisan dan state of the art dari penelitian ini. BAB II Landasan Teori Bab ini menjelaskan teori-teori umum dan pendapat-pedapat dari beberapa ahli yang relevan untuk digunakan sebagai landasan dari penelitian ini, baik dalam analisis maupun perancangan. BAB III Analisis Berjalan dan Sistem Berjalan Bab ini memaparkan informasi tentang PT. Goodrich Global Indonesia dan sistem yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut. Selain itu, akan dijelaskan proses dan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. BAB VI Perancangan Sistem Yang Diusulkan Bab ini berisi solusi yang diusulkan oleh peneliti untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapo oleh PT. Goodrich Global Indonesia melalui perancangan sistem berdasarkan hasil analisis yang diperoleh melalui analisis sistem berjalan.
9
BAB V Simpulan dan Saran Bab ini berisi pemaparan kembali mengenai inti masalah dan solusinya yang disajikan secara singkat, padat dan jelas. Adapun di dalam saran, akan jelaskan hal-hal yang perlu dilakukan lebih lanjut atas hasil penelitian yang telah dilakukan.
10
1.7.
State of The Art Berikut adalah rangkuman dari penelitian terdahulu : Tabel 1.2 Tabel state of the art No. Pengarang 1. Inti Sariani Jianta Djie
Judul Analisis Peramalan Penjualan dan Penggunaan Metode Linear Programing dan Decision Tree Guna Mengoptimalkan Keuntungan Pada PT. Primajaya Pantes Garment.
Bahasan Menentukan metode peramalan yang tepat yang dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan jumlah produksi pada periode berikutnya dan mengetahui kombinasi produk untuk memaksimalkan laba.
Hasil Metode peramalan yang tepat untuk digunakan perusahaan adalah metode regresi linear dengan MAD dan MSE terkecil, sehingga hasil peramalan dengan metode regresi linear dapat digunakan oleh perusahaan sebagai standar ukuran untuk periode berikutnya.
Kesimpulan Penentuan metode peramalan yang tepat, dengan melihat perbandingan metode peramalan, hasil MAD dan MSE terkecil sebagai pilihan untuk digunakan perusahaan.
Lim Sanny dan Monica Felicia
Strategy of Optimization Inventory : Case Study in Private Manufacturing in Construction Field Company in Indonesia
Meningkatkan efektifitas dan efesiensi dari manajemen persediaan dan menemukan alternatif lain yang bisa mengurangi biaya dari persediaan.
Model EOQ, dapat menurunkan total biaya persediaan, sehingga model ini bisa diterapkan dalam sistem manajemen persediaan pada saat pemesanan. Perusahaan bisa menyimpan lebih banyak uang atau dapat dialokasikan untuk tujuan lain dan juga meningkatkan keuntungan.
Perhitungan persediaan dengan model EOQ, dapat menurunkan total biaya persediaan, sehingga model ini bisa diterapkan dalam sistem manajemen persediaan pada saat pemesanan.
2.
11
3.
Aju Mathew, Prof. E.M. Somasekara n Nair, Asst Prof. Jenson Joseph E.
Demand Forecasting For Economic Order Quantity in Inventory Management
Mencari metode alternatif untuk tetap unggul dari pesaing mereka dengan memperkirakan permintaan di masa mendatang, menentukan jumlah yang harus dibeli, diproduksi dan dikirim.
Model persediaan yang disediakan dengan Model EOQ dapat mengoptimalkan jumlah pesanan untuk setiap produk serta mengurangi total biaya sekitar 20%.
Perhitungan persediaan dengan model EOQ dapat mengoptimalkan jumlah pesanan untuk setiap produk serta mengurangi total biaya.
4.
Eyverson Ruauw
Pengendalian Persediaan Bahan Baku (Contoh Pengendalian pada Usaha Grenda Bakery Lianli, Manado)
Mengendalikan persediaan untuk mendapatkan tingkat persediaan yang optimal.
Pengendalian bahan baku dapat mengetahui kuantitas optimal dalam setiap kali pembelian bahan baku (EOQ), menunjukkan waktu untuk mengadakan pemesanan kembali (ROP) serta persediaan maksimum (Maximum Inventory) dan mengurangi total biaya persediaan bahan baku (Total Inventory Cost) untuk menghidari resiko kehabisan dan juga kelebihan bahan baku sehingga dapat meminimalisasi biaya bahan baku perusahaan.
Perhitungan persediaan yang optimal dapat diketahui dengan menghitung kuantitas optimal dalam setiap kali pembelian bahan baku (EOQ), menunjukkan waktu untuk mengadakan pemesanan kembali (ROP) serta persediaan maksimum (Maximum Inventory) dan mengurangi total biaya persediaan bahan baku (Total Inventory Cost).
12
5.
Adysta Rahadi, Mochamma d Al Musadieq, Heru Susilo
Analisis dan Desain Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Komputer (Studi Kasus pada Toko Arta Boga)
Mendapatkan gambaran sistem informasi persediaan barang, permasalahan apa yang tibul dan bagaimana merancang sistem persediaan barang yang sesuai sebagai usulan permasalahan pada kegiatan persediaan barang pada Toko Arta Boga.
Sistem informasi persediaan yang baru berbasis komputer diharapkan dapat mengelola data informasi barang dengan cepat, memberikan informasi barang yang akurat, mengurangi biaya operasional penyimpanan arsip dan pemenuhan laporan tentang barang bisa tersedia dengan cepat.
Perancangan sistem informasi persediaan berbasis komputer dapat membantu dalam mengelola data informasi barang dengan cepat, memberikan informasi barang yang akurat, mengurangi biaya operasional penyimpanan arsip dan pemenuhan laporan tentang barang bisa tersedia dengan cepat.
6.
Andri Setiyawan, Bambang Eka Purnama, Sukadi
Pembuatan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Ngadirojo
Mendapatkan gambaran sistem informasi akademik berbasis web pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Ngadirojo dalam mengolah dan menampilkan data akademik sekolah.
Sistem informasi berbasiskan web membantu kecepatan dan kualitas dalam menyampaikan informasi, dan informasi data dapat diakses dengan waktu dan tempat yang tidak ditentukan dengan penyajian laporan yang lebih efektif dibandingkan secara konvensional.
Perancangan sistem informasi berbasiskan web membantu kecepatan dan kualitas dalam menyampaikan informasi, dan penyajian laporan yang lebih efektif dibandingkan secara konvensional.
