BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian Dalam perkembangan zaman, Teknologi dan Informasi merupakan hal yang
penting yang perlu diperhatikan oleh sebuah perusahaan. Sistem informasi merupakan salah satu jembatan antara ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam arti yang luas sistem informasi merupakan interaksi yang terjadi antara manusia dan teknologi yang dapat mendukung jalannya proses bisnis suatu perusahaan atau organisasi. Sistem informasi pula merupakan salah satu faktor pendukung yang penting dalam suatu proses bisnis yang berjalan. Proses bisnis yang berjalan tersebut diharapkan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan dalam proses tersebut terdapat data - data atau informasi yang penting bagi perusahaan tersebut dan harus terdistribusi dengan baik ke setiap bagian yang membutuhkan di dalam organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu sebuah sistem informasi dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi agar pekerjaan yang dilakukan menjadi efektif dan efisien karena diatur oleh sebuah sistem. E-Office
SiMAYA
merupakan
aplikasi
administrasi
perkantoran,
korespondensi surat menyurat dinas bagi setiap karyawan perusahan atau instansi instansi secara elektronik. Fungsi utama solusi aplikasi E-Office SiMAYA adalah penghematan waktu dalam pembuatan nota dinas dan proses deliverynya. Selain penghematan waktu juga terjadi penghematan biaya terutama pada biaya proses delivery nota dinas dan biaya kertas yang bisa di hemat. Dalam hal ini pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika Kementerian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO) yang bergerak dalam mengatur sumber daya,
perijinan telekomunikasi dan informatika indonesia
menyadari dan mengerti betapa pentingnya sebuah teknologi informatika dan sistem informasi dalam sebuah perusahaan yang berupa E-Office. Selain kebutuhan akan surat menyurat, ada pula kebutuhan tentang bagaimana mengimplementasikan E-Office SiMAYA ini agar dapat berhasil dan berjalan dengan baik. Kami menemukan permasalahan utama dalam implementasi, yaitu terdapat pada Sumber Daya Manusia dan Teknologi. Dalam penelitian ini akan dilakukan sebuah analisis mengembangkan E-Office SiMAYA pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika Kementerian Komunikasi 1
2 dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO). Oleh sebab itu penulisan ini akan berjudul MENGEMBANGKAN E-OFFICE SIMAYA PADA DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA DAN PERANGKAT POS DAN INFORMATIKA KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA.
1.2
Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada proses pengerjaan surat biasa,
tidak membahas mengenai pengerjaan proses surat rahasia dan tidak menangani mengenai surat balasan. Serta melakukan analisis terhadap pengembangkan sistem surat keluar SiMAYA di Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika Kementerian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO) menggunakan dua fase dari rational unified process yaitu inception dan elaboration. Serta membahas penerapan change management dengan pendekatan manajemen proyek perubahan yang mengadopsi dari model yang dikemukakan John P. Kotter dan Kurt Lewin.
1.3
Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penulisan laporan ini dikhususkan pada : 1. Menganalisis kebutuhan yang perlu dikembangkan dari E-Office SiMAYA 2. Menganalisis
masalah
pengimplementasian
SiMAYA
yang
sedang
berlangsung dan memberikan usulan. 3. Membuat usulan strategi informasi untuk diterapkan pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika. 4. Memberikan usulan Proses Bisnis khusus surat keluar yang sudah diotomatisasi pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika. 5. Memahami keselarasan antara keputusan strategi bisnis, sistem informasi, dan desain organisasi.
Manfaat yang ingin diterima atau diperoleh dari penulisan laporan ini adalah: 1. Menyediakan kemudahan komunikasi dalam proses surat menyurat dan koordinasi pekerjaan di internal Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika.
3 2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam penerapan Online Document yang mendukung proses pekerjaan yang ada di Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika. 3. Memberikan
pemahaman
tentang
pengetahuan
secara
teori
dan
menggabungkannya antara practical tool dan metodologi manajemen proyek dalam menyelola proses perubahan yang komplek 4. Usulan
yang
diberikan
diharapkan
mengatasi
masalah-masalah
pengimplementasian yang dialami oleh E-Office SiMAYA dan proses persuratan yang ada.
1.4
Metodologi Penelitian Untuk dapat menganalisis dalam mengelola proses surat menyurat dan
mengatasi masalah dalam implementasi E-Office SiMAYA pada Direktorat Jenderal SDPPI Kementerian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO), maka kami menggunakan beberapa metode penelitian. Metodologi yang digunakan untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari: 1. Objek Penelitian a. Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika. (DITJEN SDPPI KOMINFO), Jakarta. b. Proses surat menyurat yang sedang berjalan saat ini yang dilakukan pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika. c. Keadaan Implentasi dan penggunaan SiMAYA pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika. 2. Metode Penelitian 1) Metode Pengumpulan Data a) Metode Studi Kepustakaan Dalam metode ini, pengumpulan data dan informasi dilakukan melalui pencarian dari buku literatur, jurnal, internet serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek analisis dan memastikan bahwa topik
yang
kami
teliti
belum
pernah
dibahas
sebelumnya.
4
b) Wawancara Data yang dikumpulkan melalui Tanya jawab dengan melibatkan pihak terkait atau user dari perusahaan Direktorat Jenderal SDPPI Kementerian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO). c) Metode Pengamatan/ Observasi Data yang dikumpulkan dapat dilakukan dengan mengamati proses surat menyurat yang ada dan mengamati Perkembangan E-Office SiMAYA di Direktorat Jenderal SDPPI Kementrian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO) melalui jalur intership.
2) Metode Analisis dan Perancangan a)
Analisis Sistem Berjalan Dalam metode ini, kami menggambarkan aktifitas sistem berjalan kedalam UML dengan mengumpulkan data dan informasi terkait proses surat menyurat yang sedang berjalan saat ini didalam Direktorat Jenderal SDPPI Kementrian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO)
b)
Analisis Change Management Kami menggunakan pendekatan manajemen proyek perubahan yang mengadopsi dari model yang dikemukakan John P. Kotter dan Kurt Lewin, metode Analisis SWOT dengan mengumpulkan data sebanyak-banyaknya dan memahami kondisi organisasi, kondisi sistem informasi dan menganalisa faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi implementasi sistem informasi yang ada didalam Direktorat Jenderal SDPPI Kementrian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO).
c) Analisis pengembangan sistem dengan menggunakan metode Rational Unified Process (RUP) Metode ini merupakan suatu rekayasa perangkat lunak yang dikembangkan dengan mengumpulkan berbagai best practices yang terdapat dalam industri. RUP menggunakan konsep object oriented, dengan aktifitas yang berfokus pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language
5 1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yang akan
berkaitan satu sama lain, yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini akan berisi mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup mengenai kegiatan surat menyurat pada penerapan E-OfficeSiMAYA di Direktorat Jenderal Sumberdaya dan Perangkat Pos Dan Informatika di Kementrian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO), tujuan dan manfaat penelitian, metodologi yang digunakan selama penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini akan berisi mengenai teori-teori umum, khusus, maupun pendukung yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam mengembangkan E-Office SiMAYA yang akan diterapkan pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika Kementerian Komunikasi dan Informatika (DITJEN SDPPI KOMINFO) Serta membahas kerangka pikir. BAB 3: DATA DAN ANALISIS Bab ini akan berisi mengenai latar belakang organisasi, struktur organisasi, visi dan misi SiMAYA, legalitas SiMAYA, sistem yang berjalan saat ini, analisis Fish Bone Diagram, analisis Change Management serta rumusan masalah. BAB 4: PEMBAHASAN DAN USULAN Bab ini akan membahas masalah yang kami temukan pada bab sebelumnya dengan teori yang sudah dikemukakan. Serta memberikan usulan terhadap masalah dan saran terhadap pengembangan proses bisnis atau sistem yang sedang berjalan saat ini. BAB 5: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi uraian mengenai simpulan yang didapat dari hasil analisis dan penelitian yang dilakukan dalam skripsi ini dan juga memberikan saran yang dapat digunakan untuk penelitian selanjutnya.
6
