BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian Perkembangan teknologi informasi saat ini mendorong perusahaan-perusahaan untuk mengikutsertakan dan menerapkan pemakaian teknologi informasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Komputer telah menjadi salah satu alat penunjang bagi perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses bisnisnya. Hal serupa juga diungkapkan oleh Chin-Fu, Ho (2010 : 79) bahwa “IT is most likely to be used in enhancing manufacturing processes and controlling manufacturing operations. The application of IT in manufacturing organizations either adds to efficiency and precision of manufacturing equipment or facilitates in collecting manufacturing environment information.” Perkembangan bisnis yang makin hari makin cepat menuntut perusahaan untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain, baik itu perusahaan dari dalam maupun dari luar negeri. Ditambah lagi dengan adanya era globalisasi, banyak perusahaan asing yang akan menanamkan modal dan berbisnis di Indonesia. Oleh karena itu perusahaan perlu melakukan perbaikan, perubahan, dan inovasi secara terus menerus. Perusahaan harus dapat melihat peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk menciptakan suatu nilai tambah (added value) bagi perusahaan tersebut, sehingga perusahaan memiliki keunggulan kompetitif yang memampukannya untuk tetap dapat bertahan dan bersaing bahkan unggul daripada perusahaan-perusahaan lainnya. Hal ini juga diungkapkan oleh PerezArostegui, María N, Benitez-Amado, Jose & Tamayo-Torres, Javier (2010 : 7) yang menyatakan bahwa “The existence of a flexible IT infrastructure, IT managerial knowledge and the integration of IT strategy with firm strategy will have a positive impact on firm's competitive position, which is evaluated through quality performance.” Perusahaan manufaktur yang bergerak dalam produksi sepeda motor di Indonesia pada saat ini juga mengalami persaingan yang ketat. Hal ini disebabkan karena kebutuhan akan suatu moda transportasi yang tinggi oleh masyarakat yang memiliki tingkat mobilitas yang tinggi. Kondisi arus lalu lintas yang padat membuat sebagian besar masyarakat mulai beralih dengan menggunakan kendaraan bermotor roda dua. Produsen kendaraan bermotor roda dua melihat hal ini sebagai peluang
1
2 bisnis yang baik untuk meningkatkan jumlah produksinya dan menghasilkan keuntungan bagi perusahaannya. Dalam setiap proses produksi, perusahaan harus memiliki perencanaan dan pengendalian yang tepat oleh pihak manajemen agar menghasilkan suatu produk sepeda motor yang berdaya nilai jual. Adapun proses pengambilan keputusan terhadap proses produksi tersebut harus mengandung informasi yang berkualitas, yaitu relevan, akurat, tepat waktu, dan memiliki pengaruh yang kuat terhadap produk yang dijual perusahaan sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dirancang yang kemudian disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan pada masing-masing perusahaan. Malá, Jana; Cerná, L'ubica; Rusková, Dagmar (2013 : 532) juga menyatakan bahwa “Five basic criteria that are needed to be addressed in order to present information that can be identified as reliable include authority, accuracy, currency, coverage, and objectivity.” Keputusan untuk membuat perencanaan produksi menjadi sangat penting karena akan menjadi dasar dalam memulai produksi seperti seberapa banyak jumlah bahan baku yang akan dibutuhkan, komponen biaya yang akan timbul, perkiraan waktu pelaksanaan kegiatan produksi, dan lain sebagainya. Dari segi biaya, adapun pengendalian biaya produksi seperti biaya tenaga kerja, biaya bahan baku dan biaya overhead, serta perhitungan harga pokok produksi yang tepat sangat dibutuhkan karena akan mempengaruhi harga jual produk dan merupakan salah satu strategi perusahaan agar dapat bersaing di pangsa pasar sepeda motor. Untuk mengatasi masalah tersebut, setiap perusahaan manufaktur perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian internal secara memadai dalam mengatur pelaksanaan proses produksi tersebut. Kebutuhan serupa juga diakui oleh pihak manajemen PT. Asia Putra Perkasa sebagai perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan bermotor, khususnya kendaraan roda dua. Perusahaan pada saat ini belum memiliki infrastruktur sistem yang terstruktur dan terintegrasi satu dengan yang lainnya, terutama pada proses produksinya. Perusahaan masih menggunakan aplikasi sederhana dalam pencatatan dan pelaporan yaitu menggunakan Microsoft Office Excel. Adapun beberapa permasalahan yang terjadi terkait dengan proses produksi diantaranya adalah adanya pendokumentasian yang belum cukup untuk mendukung kegiatan produksi, dimana belum terdapat dokumentasi untuk penukaran part yang rusak selama proses perakitan. Hal tersebut berpotensi menimbulkan kecurangan
3 dalam pengelolaan persediaan part. Selain itu, belum adanya surat perintah kerja untuk proses produksi, sehingga berpotensi menimbulkan pelaksanaan perencanaan produksi yang tidak teratur dan terjadinya penumpukan Finished Good dan Semi Finished Good di gudang penyimpanan masing-masing barang tersebut. Pada sistem perhitungan harga pokok produksi, perusahaan membebankan biaya overhead secara rata selama satu bulan dibagi dengan jumlah unit motor yang diproduksi, meskipun produk yang diproduksi berbeda-beda. Hal ini berpotensi menimbulkan pembebanan biaya overhead yang tidak proporsional berdasarkan konsumsi pemakaian biaya overhead setiap produk secara aktual, sehingga produk yang memakai biaya overhead yang lebih sedikit ikut terbebani oleh produk yang pemakaian biaya overheadnya lebih banyak. Perusahaan juga belum dapat menghitung hasil produksi motor setiap harinya dan pembuatan laporan biaya produksi yang dibuat secara otomatis. Berdasarkan masalah-masalah yang terdapat pada PT. Asia Putra Perkasa, maka penulis tertarik untuk menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi proses produksi berdasarkan Job Order Costing. Diharapkan dengan adanya skripsi ini, dapat memberikan solusi dan rekomendasi atas masalah-masalah tersebut. Maka penulis tertarik untuk mengambil judul: “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PROSES PRODUKSI PADA PT. ASIA PUTRA PERKASA.”
1.2
Ruang Lingkup Penelitian Agar penulisan skripsi ini lebih terarah, maka skripsi ini akan dibatasi dengan ruang lingkup sebagai berikut: 1. Sistem informasi akuntansi proses produksi dimulai dari permintaan produksi, permintaan bahan baku, dan perhitungan harga pokok produksi dengan metode Job Order Costing. 2. Membahas permintaan pembelian, order pembelian, dan penerimaan part masuk sebagai linkage ke dalam sistem informasi akuntansi proses produksi. 3. Membahas penggantian bahan baku (part) yang rusak ke bagian gudang. 4. Membahas penyerahan finished good ke bagian pengiriman atau shipping 5. Perhitungan harga pokok produksi adalah semua biaya langsung (direct cost) untuk bahan baku dan tenaga kerja dan biaya tidak langsung (indirect cost) untuk overhead, bahan baku, dan tenaga kerja.
4 6. Tidak membahas pajak atas pembelian part, retur pembelian part, dan siklus persediaan. 7. Membahas pencatatan jurnal atas pembelian, pemakaian biaya part langsung, pemakaian biaya overhead, dan pengakuan finished good. 8. Membahas laporan terkait permintaan pembelian, order pembelian, penerimaan part masuk, order produksi, pengeluaran part, hasil produksi, biaya produksi, dan jurnal.
1.3
Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi 1.3.1 Tujuan Penelitian Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk: 1. Menganalisis dan mengevaluasi proses produksi yang sedang berjalan di PT. Asia Putra Perkasa sehingga dapat mengetahui masalah-masalah dan kelemahan-kelemahan yang ada dari proses yang saat ini sedang berjalan. 2. Merancang
sistem
informasi
akuntansi
proses
produksi
dengan
perhitungan harga pokok produksi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan metode Job Order Costing. 3. Mengidentifikasi segala kebutuhan informasi berupa laporan serta pembuatan dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan keperluan pihak manajemen.
1.3.2 Manfaat Penelitian Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dalam merencanakan kebutuhan produksi dan membantu bagian persediaan dan produksi dalam menangani masalah terkait proses produksi. 2. Menghasilkan sistem informasi akuntansi proses produksi sebagai pemecahan masalah timbul dalam proses produksi yang sedang berjalan di perusahaan, serta menyediakan perhitungan harga pokok produksi per produk dengan metode Job Order Costing. 3. Membantu pihak manajemen dalam menghasilkan laporan secara cepat yang berisi informasi secara aktual dan berguna dalam pengambilan keputusan mengenai perencanaan dan proses produksi.
5 1.4
Metodologi Penelitian Dalam penyusunan skripsi ini, akan dilakukan studi kasus untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dan akan diberikan penawaran atas solusi dari permasalahan tersebut. Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1.4.1
Metode Pengumpulan Data 1. Studi lapangan Dilakukan dengan melakukan survey kepada pihak yang terlibat langsung di perusahaan dan pabrik untuk mengetahui sistem dan prosedur yang sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan, proses produksi yang sedang berjalan. Studi lapangan ini dapat dilakukan dengan cara: •
Interview (wawancara) Dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada karyawan perusahaan yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proses produksi seperti manager HRD, bagian produksi, manager akuntansi, bagian Purchasing, bagian PPIC, kepala pabrik, bagian Assembly, bagian Final Inspection, bagian Warehouse untuk mengetahui prosedur proses produksi dan masalah atau kelemahan dari sistem yang sedang berjalan.
•
Observation (pengamatan) Dilakukan dengan mengamati, memperhatikan secara langsung ke lapangan (pabrik) mengenai sistem, prosedur dan aktivitas produksi perakitan sepeda motor yang sedang berlangsung.
•
Documentation (dokumentasi) Dilakukan dengan melakukan penelusuran bukti-bukti atau dokumendokumen yang dimiliki dan digunakan perusahaan terkait dengan aktivitas produksi di perusahaan.
•
Analytical Procedures (Prosedur Analitis) Penulis melakukan penelitian mengenai prosedur yang dijalankan perusahaan, terutama yang berhubungan dengan kegiatan produksi di perusahaan. Dalam melakukan peneitian, penulis mengamati proses bisnis yang sedang berjalan, menganalisa kekurangan dan kelemahan dari proses yang sedang berjalan, dan memberikan rekomendasi usulan prosedur dan solusi dari permasalahan yang ada.
6 2. Studi Kepustakaan Kegiatan yang dilakukan adalah mencari, mencatat, merangkum, mengumpulkan, dan mempelajari teori-teori dan informasi yang relevan dari berbagai buku, artikel-artikel di internet, jurnal, majalah, serta sumbersumber lain baik media cetak maupun elektronik yang dapat dijadikan dasar dalam menganalisis masalah-masalah dan dalam melakukan perancangan sistem dan prosedur yang direkomendasikan.
1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan Dalam melakukan analisis, metode yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) berdasarkan pendekatan Satzinger (tahun 2005). Sedangkan metode perancangan mengacu pada modeling and requirement discipline, dengan pembuatan: 1. activity diagram 2. event table 3. domain class diagram 4. use case diagram 5. use case description 6. system sequence diagram. Serta design discipline dengan pembuatan: 1. first-cut design class diagram 2. three layer system sequence diagram 3. updated design class diagram 4. package diagram 5. user interface. 6. persistent object 7. deployment environment & software architecture Dalam perancangan sistem akan digunakan software-software seperti Microsoft Visual Studio (Vb.Net) 2010 dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2008.
1.5
Sistematika Penelitian Di dalam penulisan skripsi ini terdiri dari lima yang setiap babnya terdiri dari beberapa subbab. Sistematika penulisannya antara lain sebagai berikut:
7 BAB I
PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi latar belakang penelitian, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, serta metodologi penelitian yang digunakan dalam peyusunan skripsi.
BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi proses produksi, analisa dan perancangan sistem informasi, dan teori-teori lain
yang digunakan sebagai dasar untuk
mendukung penyusunan skripsi ini. BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, pembagian tugas dan wewenang karyawan, prosedur dari sistem yang berjalan saat ini, analisis masalah atau kelemahan yang dihadapi perusahaan saat ini, dan usulan atas pemecahan masalah tersebut. BAB IV PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Pada bab ini akan dibahas mengenai rancangan model, fungsi, dan rancangan layar sistem yang diusulkan untuk proses produksi, penyajian data hasil perancangan, pengolahan dan pembahasan data yang terkumpul untuk memberikan solusi terhadap masalah yang dihadapi perusahaan. BAB V SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi kesimpulan secara keseluruhan dari rumusan masalah, pembahasan, dan analisis yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, serta saran untuk perbaikan yang diharapkan dapat membantu perusahaan menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi dengan menerapkan sistem baru.
