BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian Dengan semakin berkembangnya dunia usaha, persaingan yang sangat ketat
terjadi diantara perusahaan-perusahaan baik dalam bidang industri, jasa maupun perdagangan. Kemajuan bidang industri tersebut dipastikan akan mempengaruhi perkembangan suatu perusahaan, oleh karena itu manajemen perusahaan dituntut untuk dapat menjaga kelancaran operasi perusahaan dan kelangsungan kesejahteraan perusahaan di masa yang akan datang. Perkembangan perusahaan dimana jumlah kegiatan operasi perusahaan dan karyawan semakin bertambah, menyebabkan kemampuan manajemen perusahaan untuk mengawasi langsung semua kegiatan di perusahaan semakin berkurang. Oleh karena itu diperlukan adanya manajemen yang baik sehingga dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Salah satunya adalah dengan pengendalian intern (internal control) yang baik dan terkendali yang dapat diawasi langsung oleh manajemen perusahaan. Suatu pengendalian intern yang baik akan dapat mengontrol dan menjaga kekayaan atau aktiva dari perusahaan tersebut dan dapat menanggulangi masalahmasalah atau pun kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Pengendalian yang baik juga dapat menjadi acuan agar tercapainya kesejahteraan bagi perusahaan serta karyawan-karyawan yang terlibat didalamnya. Pengendalian Intern merupakan salah satu instrumen penting dalam mendukung keberlangsungan aktivitas suatu perusahaan terutama terhadap perusahaan atau organisasi dalam proses untuk mencapai tujuannya. Sistem informasi akuntansi tersebut juga dapat menjadi sangat penting bagi setiap perusahaan guna menghasilkan informasi yang akurat. Informasi yang akurat membantu manager dalam pengambilan keputusan bisnis secara tepat. Salah satu kegiatan perusahaan yang membutuhkan sistem informasi akuntansi yang baik adalah aktivitas pembelian, pembayaran hutang, serta tata kelola persediaan apalagi untuk perusahaan yang mempunyai banyak sumber pendapatan yang harus dikelola. Di dalam perusahaan yang baik memiliki beberapa departemen (bagian) yang mempunyai fungsinya masing-masing didalam menjalankan operasi disuatu 1
2 perusahaan, salah satunya adalah fungsi pembelian. Bagian pembelian mempunyai fungsi atau tugas yang cukup dominan demi kelancaran proses produksi dalam suatu perusahaan. Contohnya yaitu harus dapat menjamin kesinambungan supply persediaan khususnya bahan baku dan bahan lainnya yang diperlukan untuk proses produksi agar tidak terhambat atau berhenti lantaran bagian pembelian tidak dapat memenuhi pengadaan persediaan tersebut. Bagian pembelian pun harus dapat mengatur jadwal pengiriman barang yang dipesannya dan juga harus dapat memilih mutu dan kualitas barang yang baik dengan harga yang terjangkau. Namun dari hasil observasi yang dilakukan dapat diketahui bahwa adanya perangkapan fungsi didalam PT. Dwimukti Graha Elektrindo yang dimana fungsi bagian pembelian yang bertanggung jawab untuk melakukan pemesanan barang serta penawaran harga dilakukan oleh karyawan bagian personalia umum. Kita mengenal ada 2 macam jenis pembelian, yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Pembelian secara kredit akan menyebabkan timbulnya hutang usaha. Dalam hal ini perusahaan harus mencatat transaksi hutang tersebut dengan benar serta menyertakan dokumen-dokumen yang bersangkutan dan membayar atau melunasi hutang yang sudah jatuh tempo, karena ketepatan waktu atas pembayaran hutang akan mencerminkan kredibilitas suatu perusahaan. Oleh karena itulah pengendalian intern yang baik diperlukan agar perusahaan dapat mengetahui hutang yang benar-benar merupakan kewajiban perusahaan dan hutang tersebut dapat dibayar tepat pada waktunya serta terhindar dari kesalahan pencatatan yang menyebabkan kesalahan pembayaran hutang yang tidak diharapkan. Setelah melakukan observasi diketahui kurangnya otorisasi dan pengawasan oleh atasan terhadap dokumen-dokumen yang bersangkutan, dan kurangnya dokumen yang diperlukan didalam PT. Dwimukti Graha Elektrindo yaitu tidak adanya dokumen memo debit yang diperlukan untuk penghapusan hutang jika dilakukan retur pembelian. Di sisi lain pembelian bahan akan menambah jumlah persediaan dan ini harus diperhatikan karena harus memenuhi persyaratan tingkat maximum dan tingkat minimum tersedianya bahan-bahan tersebut. Jika terlalu cepat memesan atau membeli bahan dalam jumlah yang sangat besar maka akan terjadi penumpukan persediaan di gudang karena belum segera digunakan dalam proses produksi. Jika hal itu terjadi, bukan hanya biaya pemeliharaan saja yang meningkat melainkan juga resiko rusaknya bahan-bahan tersebut sebelum digunakan untuk proses produksi.
3 Sebaliknya jika persediaan berada dalam tingkat yang rendah dari persyaratan minimum maka proses produksi dapat menjadi kurang lancar atau bahkan proses produksi bisa terhenti. Pengendalian intern yang baik atas persediaan dapat mengurangi kerugian-kerugian yang dapat disebabkan oleh penumpukan bahan di gudang yang dapat menyebabkan pencurian, penyalahgunaan dan kerusakan dalam persediaan. Namun setelah melakukan observasi telah ditemukan bahwa didalam PT. Dwimukti Graha Elektrindo terkadang terjadi penundaan produksi yang diakibatkan oleh tidak tersedianya bahan baku, karena pembeliaan bahan baku hanya berdasarkan pemesanan sehingga jika adanya pemesanan secara mendadak, maka perusahaan harus menyediakan persediaan secara mendadak dan terkadang persediaan tersebut mengalami keterlambatan pengiriman dari supplier. Berdasarkan hasil wawancara diketahui jumlah persediaan bahan baku tahun 2014 sebesar 2,5 Miliar dan pada tahun 2105 sebesar 3 Miliar, dapat disimpulkan terjadi kenaikan sebesar 500 Juta anatara tahun 2014 dan 2015, berdasarkan informasi yang diketahui maka nilainya cukup signifikan untuk diteliti sebagai nilai persediaan perusahaan. Berdasarkan uraian diatas maka judul skripsi adalah sebagai berikut “Evaluasi Pengedalian Intern Terhadap Kegiatan Pembelian, Pembayaran Hutang dan Tata Kelola Persediaan pada PT.Dwimukti Graha Elektrindo Periode Tahun 2015.
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka dirumuskan masalah sebagai berikut :
1.
Bagaimana penerapan pengendalian intern yang ada dan pengaruhnya bagi efisiensi dan efektivitas pada aktivitas perusahaan ?
2.
Apa sajakah kelemahan-kelemahan dan kebaikan-kebaikan dari pengendalian intern terhadap pembelian, hutang dan persediaan ?
3.
Ketidaksesuaian dan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada prosedur pembelian,
pembayaran
hutang,
dan
pengelolaan
persediaan
dalam
hubungannya dengan kebijaksanaan perusahaan ?
1.3
Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian dan pembahasan akan dibatasi pada evaluasi sistem
akuntansi pembelian, pembayaran hutang serta persediaan, yang meliputi: 1.
Sistem akuntansi pada prosedur pembelian, hutang dan persediaan.
4 2.
Pengendalian intern yang diterapkan dalam pembelian, hutang dan persediaan.
3.
Jaringan prosedur yang membentuk pembelian, hutang dan persediaan.
4.
Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam pembelian, hutang dan persediaan.
5.
Fungsi-fungsi yang terkait dengan pembelian, hutang dan persediaan dalam tahun 2015.
1.4
Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.
Untuk mengevaluasi pengendalian intern atas prosedur pembelian, pembayaran hutang dan tata kelola persediaan terhadap efisiensi dan efektivitas perusahaan.
2.
Mengidentifikasi kelemahan
dan
kelebihan pengendalian
intern
bagi
terlaksananya pembelian, pembayaran hutang dan tata kelola persediaan diterapkan di dalam perusahaan. 3.
Memberikan rekomendasi pengendalian intern untuk mencegah peyimpanganpenyimpangan dan kecurangan yang mungkin terjadi didalam prosedur pembelian, pembayaran hutang dan tata kelola persediaan yang telah diterapkan.
1.4.2 Manfaat Penelitian 1.
Bagi Perusahaan Penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat dan menjadi masukan (input) mengenai hal-hal yang positif yang mungkin dapat merubah kekurangan-kekurangan dan kelemahan-kelemahan intern yang sudah ada di dalam perusahaan, terutama dalam prosedur atau kegiatan pembelian, pembayaran hutang dan tata kelola persediaan.
2.
Bagi Penulis Penelitian ini akan menambah wawasan penulis dan juga sebagai bahan perbandingan antara teori yang ada dengan praktek yang sesungguhnya di lapangan.
3.
Bagi Pembaca Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi sumber informasi dan juga sebagai bahan masukan dan sumber bacaan bagi yang membutuhkannya. Serta
5 dapat dijadikan bahan pembanding bagi yang akan meneliti masalah yang sama.
1.5
Metode Penelitian
1.5.1 Jenis dan Sumber Data Bila dilihat dari sumber datanya, maka pengumpulan data dalam penelitian berasal dari sumber primer dan sumber sekunder. Sumber data primer diperoleh secara langsung dari perusahaan dengan melakukan wawancara langsung dengan pejabat atau pegawai yang menangani kegiatan pembelian, pencatatan hutang dan pengelolaan persediaan yang dijadikan studi kasus melalui teknik pengumpulan data, sedangkan pengumpulan data sekunder diperoleh melalui laporan keuangan perusahaan dan melalui media perantara yang datanya dipublikasikan.
1.5.2 Teknik Pengumpulan Data Dalam kegiatan penelitian ini, penulis memperoleh data yang digunakan dalam penulisan skripsi melalui : 1.
Penelitian Lapangan (Field Research)
a) Wawancara Dilakukan dengan Tanya jawab dengan pihak-pihak yang berwenang dari perusahaan yang menangani kegiatan pembelian, pembayaran hutang dan tata kelola persediaan untuk memperoleh data dan keterangan yang diperlukan sehubungan dengan obyek yang sedang diteliti. b) Observasi Dengan melakukan pengamatan dan pencatatan sistematis terhadap masalahmasalah yang diteliti didalam skripsi ini. Pengamatan dilakukan dengan melakukan tinjauan langsung ke perusahaan baik dibagian pembelian maupun gudang dan pada bagian akuntansi guna untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian. 2.
Penelitian Kepustakaan (Library Research) Teknik pengumpulan data yang dilaksanakan dengan menggunakan literatur (kepustakaan), baik berupa buku teori, catatan, maupun laporan hasil penelitian dari penelitian terdahulu mengenai sistem akuntansi siklus pendapatan ataupun jenis sumber data yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dalam skripsi ini sebagai sumber informasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
6 1.6
Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran secara garis besar mengenai pembahasan yang
akan diuraikan dalam skripsi ini, peneliti akan melakukan pembahasan secara sistematis yang terdiri dari lima bab dan masing-masing bab diuraikan menjadi beberapa sub bab, dengan sistematika sebagai berikut: BAB 1 :
PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis akan mengemukakan tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 :
LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai uraian teoritis dari hasil studi pustaka. Uraian teoritis ini digunakan sebagai landasan dalam mengolah data. Dan dalam bab ini juga penulis akan menguraikan secara umu teori-teori yang berkaitan dengan judul skripsi yaitu mengenai pengertian, fungsi dan unsur-unsur pengendalian intern serta prinsip-prinsip pengendalian intern atas kegiatan pembelian, hutang dan pengelolaan persediaan.
BAB 3 :
METODOLOGI PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang jenis dan sumber data, cara penentuan jumlah sampel, metode pengumpulan sampel, metode analisis data, metode penyajian data, alat uji statistik dan operasionalisasi variable yang berhubungan untuk menunjang penelitian.
BAB 4 :
ANALISIS DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai analisa dan evaluasi mengenai prosedur pengendalian intern terhadap pembelian, pencatatan hutang dan pengelolaan persediaan pada perusahaan. Dan akan dibahas juga mengenai kelemahan dan kelebihan pengendalian intern perusahaan terhadap pembelian, pencatatan hutang dan pengelolaan persediaan.
7 BAB 5 :
SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan mengenai apa yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya. Kemudian penulis akan memberikan kesimpulan dan saran dengan harapan dapat bermanfaat bagi kemajuan perusahaan.
1.7
Penelitian Terdahulu
1. Sulistyawati dan Haris (2011) Kelancaran proses produksi merupakan salah satu komponen penting dalam sebuah perusahaan. Permintaan konsumen akan produk pakan udang sangat besar, sehingga diperlukan kelancaran proses produksi pada perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem pengendalian internal pembelian yang bertujuan untuk mengadakan bahan baku saat stok bahan baku di gudang telah menipis. Bagian PPIC akan mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada departemen pembelian. Akan tetapi kelangkaan bahan baku pada pasaran yang disebabkan oleh musim menjadi masalah bagi departemen pembelian. Departemen pembelian akan kesulitan mendapatkan fish meal yang diminta oleh sub departmen PPIC, proses produksi pun terhambat. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana system informasi pembelian dan system pengendalian pembelian bahan baku pada perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Peneliti berusaha menggambarkan system informasi pembelian dan system pengendaliannya yang diterapkan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa system informasi pembelian yang diterapkan perusahaan telah efektif. Perusahaan selalu menjadwalkan pembelian bahan baku sebelum bahan baku di gudang habis. Sistem pengendalian pembelian bahan baku pun efektif dengan adanya pemisahan fungsi yang terkait, lengkapnya dokumen – dokumen pembelian, audit keuangan dan audit ISO. 2. Sudarno (2013), Fokus penelitian ini adalah Pengeluaran Sistem Pengendalian Intern Kas Keuangan Biro-Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Biro Keuangan dan menganalisis Pengeluaran Sistem Pengendalian Intern Kas Keuangan Beurau penelitian ini
8 adalah deskriptif kualitatif. PP No 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah telah memberikan perubahan outlook pada sistem pengendalian internal. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Pengeluaran Sistem Pengendalian Intern Kas diterapkan dalam Keuangan Beurau dapat dikatakan cukup efektif meskipun masih ada beberapa kelemahan. Penelitian ini menunjukkan bahwa Kementerian Sekretariat Keuangan Beurau- dari Sekretariat Negara Republik Indonesia harus meningkatkan sumber daya manusia yang kompeten untuk memperkuat lingkungan pengendalian, meningkatkan risiko kontrol dan formulasi kegiatan pengendalian, melalui pembentukan unit khusus dan dokumentasi yang baik, memungkinkan rapat koordinasi untuk meningkatkan komunikasi dan informasi, teratur dan pemantauan sistematis untuk meningkatkan sistem pengendalian internal. 3. Tandean dan Mulia (2012), Pada era globalisasi seperti saat ini, informasi merupakan hal yang sangat penting bagi kelangsungan setiap jenis usaha. Informasi yang baik adalah informasi yang berkualitas, relevan, akurat dan tepat waktu sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan perusahaan. Hotel merupakan salah satu jenis usaha yang memberikan jasa pelayanan di bidang akomodasi dan dalam melakukan aktivitasnya, hotel memiliki berbagai departemen, salah satunya adalah departemen pembelian yang mengatur segala pembelian untuk keperluan operasional. Dalam melakukan
kegiatan
operasional
departemen
pembelian
tentu
saja
membutuhkan informasi yang menghubungkannya dengan departemen lain, dan karena pembelian merupakan proses pengeluaran sumber daya perusahaan, maka diperlukan suatu sistem pengendalian internal untuk mencegah dan mendeteksi terjadinya kecurangan yang mungkin terjadi sehingga diharapkan nantinya perusahaan dapat bekerja secara efektif dan efisien. Pengamatan ini dilakukan melalui proses magang di hotel JWM pada bagian pembelian. Dari hasil pengamatan, hotel JWM sebenarnya telah memiliki desain sistem pengendalian internal yang baik hanya dalam pelaksanaannya sistem ini tidak berjalan dengan efektif karena masih terdapat kesalahan prosedural dalam siklus pembeliannya. Melalui analisis ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem pengendalian internal pada perusahaan khususnya pada pembelian.
