BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian Dewasa ini, bertahan dan menjadi yang terdepan dalam dunia bisnis tidaklah
mudah, butuh usaha keras, perjuangan serta kemampuan untuk tetap bisa bertahan. Oleh sebab itu mengikuti kemajuan teknologi informasi yang dapat mendukung kegiatan usaha bisnis sangatlah penting. Keunggulan teknologi informasi kini memainkan perannya dalam perusahaan yang diharapkan menjadi suatu kekuatan dan keunggulan kompetitif untuk menghadapi dunia bisnis yang bersaing. Di lain sisi, teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis untuk memudahkan hubungan bisnisnya dengan perusahaan-perusahaan lainnya tanpa terbatas jarak dan juga waktu. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi yang terjadi, perusahaan dituntut untuk mempersiapkan diri memaksimalkan kemajuan teknologi tersebut dengan mengaplikasikan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis di dalam perusahaan. Menurut Herman dan Yakub "Kajian Tentang Perkembangan E-Business Terhadap Praktik Bisnis", membahas bahwa perkembangan teknologi informasi mengakibatkan perubahan dalam struktur serta pengelolaan organisasi bisnis di dalam berkompetisi. E-business mengacu pada ruang lingkup yang lebih luas yaitu mencakup, mitra bisnis kolaborasi dengan pelayanan pelanggan, dan juga transaksi elektronik, salah satu bidangnya adalah e-procurement yang diadaptasikan untuk mengatasi masalah pengadaan barang dan memudahkan hubungan dengan pemasok. Sebelum diterapkannya e-procurement, masalah pengadaan barang menjadi suatu proses yang cukup rumit yang berpengaruh pada proses bisnis secara keseluruhan, mulai dari mencatat data, memperbaiki kesalahan pencatatan data, membuat dokumen - dokumen secara manual, prosedur pengadaan yang merepotkan sehingga menghambat penyediaan barang, menghubungi pemasok, dan masalah dari pihak pemasok (supplier) yang kurang tanggap terhadap kebutuhan dari pihak perusahaan yang bersangkutan dan prosedur - prosedur lainnya tergantung pada perusahaan.
1
2 Menurut Yosia, Edo dalam jurnalnya membahas bahwa salah satu bidang usaha yang membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi dan sistem informasi adalah restoran, dimana semua transaksi
dimulai dari pemesanan, pencatatan
transaksi, hingga pembelian bahan baku yang masih dilakukan secara manual sehingga menghabiskan banyak waktu yang terbuang di dalam prosesnya. Keberadaan e-procurement dirasakan dapat memudahkan prosedur proses pengadaan bahan baku, dan juga berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap, apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem) dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari pemasok sesuai kualitas dan kuantitas, biaya optimal dan waktu supply yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang pada akhirnya akan dicapai tingkat kinerja bisnis yang lebih optimal (Siahaya 2012, p.80). Untuk melihat lebih dalam mengenai penerapan e-procurement pada restoran, penulis akan meneliti perusahaan Oenpao Asian Food Restaurant, adalah salah satu restoran makanan asia yang didirikan pada Februari 2005. Oenpao Asian Food Restaurant merupakan salah satu restoran yang cepat berkembang dan sudah mempunyai 20 gerai cabang yang tersebar hingga saat ini. Selama ini yang terjadi dalam proses yang konvensional, terutama untuk masalah pengadaan barang yang menjadi fokus untuk diteliti, sering ditemukan kendala - kendala yang membuat proses menjadi tidak efektif dan efisien. Oenpao Asian Food Restaurant dalam hal pengadaan bahan baku dan menjalankan kegiatan operasionalnya sehari - hari masih secara konvensional (menggunakan paper based) dan secara manual. Aktifitas proses pengadaan bahan baku dan juga hubungan dengan pemasok masih secara manual dan tradisional sehingga sering terjadi kesalahan, seperti kesalahan dalam produk yang dipesan, hilangnya data, kesalahan dalam jumlah pemesanan produk dan sebagainya yang menyebabkan banyak memakan biaya dan waktu, dan juga menggunakan banyak kertas sehingga pelayanan kepada customer menjadi terhambat. Seiring perkembangan teknologi maka sebaiknya Oenpao Asian Food Restaurant mulai menerapkan teknologi informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari - hari untuk memberikan hasil optimal dalam mengupayakan pengadaan sumber bahan baku yang efisien dan efektif. Oleh karena itu Oenpao Asian Food Restaurant diharapkan dapat mengurangi terjadinya kesalahan - kesalahan human error seputar pengadaan bahan baku
3 produksi dan juga untuk membantu perusahaan untuk berkembang dan meningkatkan kualitas pelayanan dalam penyediaan produk dengan menerapkan e-procurement dan juga menciptakan nilai tambah dalam keunggulan kompetitif perusahaan. Dengan itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian dari objek studi di atas yang berjudul “ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT PADA OENPAO ASIAN FOOD RESTAURANT”.
1.2
Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah disampaikan diatas,
maka yang akan dibahas dan diteliti dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Seperti apa proses procurement yang dijalankan Oenpao Asian Food Restaurant selama ini? 2. Apa rancangan e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga mempermudah proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food Restaurant?
1.3
Ruang Lingkup Dengan tujuan membuat penelitian lebih terfokus, dibatasi ruang lingkup : 1. Proses pengadaan bahan baku procurement Oenpao Asian Food Restaurant meliputi permintaan, pembelian bahan baku, hingga retur bahan baku oleh pusat ke pihak Supplier. 2. Analisis dan perancangan sistem e-procurement yang meliputi proses login user untuk menjalankan sistem, proses pendataan supplier, proses pembuatan Surat Kebutuhan Bahan Baku, Purchase requisition, Purchase order, Faktur, Surat Jalan, Tanda Terima Barang, Invoice dan form hingga retur barang ke pemasok.
1.4
Tujuan dan Manfaat
1.4.1
Tujuan
1. Mengetahui proses procurement saat ini yang sedang berjalan di Oenpao Asian Food Restaurant untuk mencari tahu permasalahan ataupun kekurangan yang dimiliki.
4 2. Menganalisa proses bisnis procurement yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan untuk Oenpao Asian Food Restaurant agar permasalahan dalam pengadaan bahan baku dapat teratasi. 3. Merancang e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan untuk mempermudah proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food Restaurant sebagai pendukung proses bisnis procurement yang baru.
1.4.2
Manfaat
1. Membantu perusahaan dalam mengatasi kebutuhan informasi dan pendukung keputusan dari penggunaan procurement tradisional (paper based), sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 2. Mendapatkan keunggulan kompetitif untuk mempertahankan posisi Oenpao Asian Food Restaurant. 3. Membantu perusahaan dalam mengatasi masalah - masalah yang timbul dari penggunaan procurement yang ada, sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
1.5
Metodologi Penelitian Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini,
meliputi : 1.
Metode Studi Literatur atau Kepustakaan Metode ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini melalui buku, artikel, jurnal internet dan situs web yang berkaitan dengan topik yang dibahas.
2.
Metode Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara kepada pihak internal perusahaan yang berkepentingan untuk memperoleh gambaran, keterangan, data - data dan penjelasan untuk membantu dalam pemecahan masalah dan membuat solusi terhadap permasalahan yang ada. Wawancara dilakukan sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan.
5 3.
Metode Analisis Metode analisis strategi yang digunakan pada perusahaan adalah analisis Value Chain, analisis SWOT, Matriks SWOT, Matriks IFE (Internal Factor Evaluation Matrix), Matriks EFE (External Factor Evaluation Matriks), Matriks IE (Internal – External), dan Matriks QSPM
4. Metode Perancangan Metode perancangan adalah proses perancangan suatu sistem yang baru untuk memperbaharui atau menggantikan sistem yang telah ada. Pada perancangan e-procurement digunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design) menggunakan bahasa UML (Unified Modelling Language), yang didokumentasikan dalam bentuk :
i. Sequence Diagram ii. Class Diagram iii. Use Case Diagram iv. Use Case Description v. User Interface vi. Event Table vii. Sequence Diagram viii. Perancangan User Interface
1.6
Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi atas 5 bab, yang telah disusun sedemikian rupa
untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi skripsi. Adapun masing-masing bab tersebut berisi:
BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok-pokok pembahasan skripsi.
6 BAB 2: LANDASAN TEORI Pada bab ini dikemukakan beberapa teori dan pendapat-pendapat dari beberapa ahli yang relevan untuk digunakan sebagai landasan melakukan analisa dan perancangan sistem.
BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menyajikan gambaran umum mengenai Oenpao Asian Food Restaurant, berikut visi dan misi Oenpao Asian Food Restaurant, struktur organisasi Oenpao Asian Food Restaurant serta menyajikan analisis sistem dan proses bisnis yang berjalan saat ini di Oenpao Asian Food Restaurant, termasuk masalah - masalah yang berkaitan dengan aktifitas procurement yang ada saat ini di Oenpao Asian Food Restaurant .
BAB 4: PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini menguraikan mengenai hasil analisis dan solusi yang telah dibuat oleh peneliti berdasarkan analisis permasalahan pada bab 3, termasuk perancangan, penyajian serta pembahasan dari sistem e-procurement yang akan dibuat.
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup dari pembahasan skripsi ini yang akan menjelaskan kesimpulan dari seluruh penulisan skripsi beserta saran-saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak manajemen perusahaan.
