Az üzleti információs rendszerek használati szokásainak elemzése a vállalkozások körében

Miskolci Egyetem Gazdaságtudományi Kar Gazdálkodástani Intézet

Az üzleti információs rendszerek használati szokásainak elemzése a vállalkozások körében

Bencsik Boglárka Csilla 2011.


Tartalomjegyzék BEVEZETÉS ........................................................................................................ 4 1.

A VIZSGÁLT TÉMA SZAKIRODALMI HÁTTERE ........................................ 5 1.1. Az információs rendszer fogalma.................................................................... 5 1.2. Az információs rendszerek fejlődésének bemutatása...................................... 7 1.3. Az üzleti információs rendszerek csoportosítási lehetőségei .......................... 9 1.4. Az üzleti információs rendszerek bevezetése ................................................ 14 1.4.1. A rendszer bevezetésének okai ......................................................... 15 1.4.2. Az üzleti információs rendszer kiválasztását befolyásoló lehetséges szempontok ....................................................................................... 15 1.4.3. Az üzleti információs rendszerekről való tájékozódás forrásai ........ 18

2.

A KUTATÁS KONCEPCIÓJA ÉS MÓDSZERTANA ..................................... 19 2.1. A kutatás koncepciójának és módszerének bemutatása ................................ 19 2.1.1. A kutatás céljai és a kutatási koncepció ........................................... 19 2.1.2. A kutatás feltételezése ...................................................................... 21 2.1.3. A kutatás módszere ........................................................................... 22 2.2. A minta jellemzői .......................................................................................... 23

3.

AZ

ÜZLETI

INFORMÁCIÓS

RENDSZEREK

BEVEZETÉSÉNEK

KÖRÜLMÉNYEI ................................................................................................ 25

3.1.1. Döntés a bevezetésről ....................................................................... 25 3.1.2. A bevezetés indokai .......................................................................... 26 3.1.3. A megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai .................................................................... 28 3.1.4. A döntés-előkészítő kalkulációk tartalma ......................................... 31 3.1.5. A bevezetés során felmerülő problémák........................................... 34

4.

AZ

ÜZLETI

INFORMÁCIÓS

RENDSZER

HASZNÁLATI

SZOKÁSOK

ELEMZÉSE ........................................................................................................ 37

4.1.1. Informatikai infrastruktúra................................................................ 37 4.1.2. Internet-használat és az interneten való megjelenés ......................... 37 2


4.1.3. Az alkalmazott információs rendszer fajtája és felhasználási területei .......................................................................................................... 40 4.1.4. Az informatikai funkció ellátásának formája és humán erőforrás kérdései ............................................................................................. 43 4.1.5. Informatikai stratégia ........................................................................ 46

5.

AZ ÜZLETI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK ALKALMAZÁSÁNAK HATÁSA A

VÁLLALATI MŰKÖDÉS EREDMÉNYESSÉGÉRE ................................................. 49

5.1.1. Az internet és az információs rendszerek használatából származó előnyök ............................................................................................. 49 5.1.2. A gazdasági-gazdaságossági elemzések támogatása ........................ 51 5.1.3. Az

információs

rendszer

alkalmazásának

hatása

a

vállalat

árbevételére és eredményére............................................................. 52

6.

ÖSSZEFOGLALÁS .................................................................................. 55

FELHASZNÁLT IRODALOM .............................................................................. 57 SUMMARY ........................................................................................................ 58 ÁBRAJEGYZÉK ................................................................................................ 59 MELLÉKLETEK ............................................................................................... 60

3


Bevezetés Napjaink gazdaságában felértékelődött az információ mint erőforrás szerepe, ugyanis egyre nehezebben képzelhető el, hogy az információval való megfelelő fokú ellátottság nélkül a vállalatok képesek hosszú távon is piaci pozíciójuk javítására. Globalizálódó világunkban egyre többféle információhoz juthatunk egyre rövidebb idő alatt, amelynek kezelése is egyre több energiát és időt igényel a vállalatok részéről. Éppen ezért nem elegendő csupán rendelkezni az információval, annak megfelelő formában való megjelenítése, és rendszeres karbantartása is szükséges. Ebben nyújthatnak hathatós segítséget az üzleti információs rendszerek, amelyek a technológiai fejlődésnek köszönhetően egyre elterjedtebbé válnak. Szakdolgozatom témájául érdeklődési körömnek megfelelően az üzleti információs rendszerek használatának vizsgálatát választottam a vállalkozások körében; amely során azt elemzem, hogy e rendszerek használata mennyire befolyásolja egy vállalkozás teljesítményét, illetve hogy milyen mértékű az egyes vállalatok informatikai ráfordítása és mennyire tartják fontosnak a vállalaton belül az informatikát mint funkcionális területet. A dolgozat célja a hazai vállalkozások helyzetének felvázolása az információs rendszerek használata terén, mely során képet kaphatunk az információs rendszer bevezetéséről szóló döntések körülményeiről és a bevezetés során felmerülő problémákról, az üzleti információs rendszer használati szokásaikról. További célkitűzése, hogy feltárja a vállalatok informatikai fejlettsége és a vállalati működés eredményessége közötti kapcsolatokat. Dolgozatom első részében a témával foglalkozó releváns szakirodalmak alapján összefoglalom az információs rendszerekhez kapcsolódó legfontosabb fogalmakat, jellemzőket. A szakirodalomra támaszkodó koncepcionális modell bemutatása után a kérdőíves felmérés eredményeit ismertetem, amely során egy kilencvennégy vállalatból álló minta elemzését végzem el az SPSS statisztikai szoftver és az Excel 2007 program segítségével. Az eredményekből levonható összefüggéseket és következtetéseket dolgozatom részletesen tartalmazza. 4


1. A vizsgált téma szakirodalmi háttere A fejezet célja az üzleti információs rendszerek témaköréhez tartozó alapvető fogalmak ismertetése, amely során érintem az informatikai stratégia témakörét is. Az információs rendszer definiálása előtt szükséges a megértést segítő néhány fogalom meghatározása. Adat: „tényeknek, jelenségeknek, eseményeknek, tranzakcióknak jelkonfigurációban rögzített leírása. Lehet szám, betűszám, jelek, hangok vagy képek formájában; rögzítve, csoportosítva, osztályozva és tárolva. Az adatbázisok alkotóelemeit képezik.”1 Információ: „egy adott rendszer számára, annak működését befolyásoló, új ismeretet jelentő jelkonfiguráció. Leggyakrabban adatokból származik. Jelentése és felhasználhatósága alapján értékkel bír. Az információ értékének meghatározása meglehetősen nehéz dolog, általában a hiányát és meglétét összevetve szokták megbecsülni.”2

1.1.

Az információs rendszer fogalma

Az információs rendszer fogalmának meghatározására a szakirodalom többféle definíciót is felkínál. Burt szerint „az információs rendszer úgy tekinthető, mint információforrás(ok) bármilyen kombinációban azok bármilyen elérésével és vagy bármilyen visszanyerésével azok manipulálására vagy használatára. Bármilyen információs rendszer célja összekapcsolni a felhasználót egy olyan megfelelő információs forrással,

1

Gábor és munkatársai, 2007. (15. oldal)

2


5


melyre a felhasználónak aktuálisan szüksége van, azzal az elvárással, hogy a felhasználó képes lesz elérni az információt, mely meg fog felelni az igényeinek.”3 Davis és Olson definíciója szerint „a vezetői információs rendszer egy integrált felhasználó – gép rendszer információ szolgáltatására, tevékenységek, vezetés, elemzés, és döntés-előkészítési funkciók támogatására a szervezetben. A rendszer számítógép hardvert és szoftvert, manuális eljárásokat, modelleket az elemzéshez, tervezéshez, ellenőrzéshez és döntés-előkészítéshez és adatbázisokat használ.”4 „Információrendszer a szervezet olyan része, mely információt szolgáltat, létrehoz, tárol, szétválogat, használ és eloszt. Emberi, műszaki és pénzügyi/gazdasági alkotórészekből, erőforrásokból áll. Tulajdonképpen eredendően egy humán rendszer (szervezet, manuális rendszer), mely esetleg tartalmaz egy számítógéprendszert, és ez az információrendszer bizonyos jól meghatározott részeit, kiválasztott elemeit automatizálja. Célja, hogy egy szervezet vezetési/irányítási funkcióit, valamint a mindennapi működést egyaránt támogassák.”5 „Az információs rendszer – tágabb értelemben – a vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat és a környezete közötti tranzakciókra vonatkozó információk begyűjtését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek és technikai eszközök összessége. Alapvető feladata a működés közvetlen támogatásán túl, hogy a döntéshozókat ellássa a döntéseiknek a vállalat működése szempontjából célszerű döntések meghozatalához szükséges információval. A rendszer fő összetevői: •

A vállalati tevékenységeket végrehajtó személyek, ők a technikai apparátus használói. Közülük való a döntéshozó is, többnyire valamilyen vezető, aki az információs rendszer segítségével információt kap a vállalatot érintő ténye-

3

Cser–Németh2007. (103. oldal)

4

Cser –Németh, 2007. (103. oldal)

5


6


zőkről, és ennek felhasználásával döntést hoz a vállalati tevékenység tervezésével, megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatban. •

Az információk (másképpen a külső és belső tényekről szóló feldolgozott adatok), amelyek rendszerezettségük révén közvetlenül felhasználhatók a döntéshozatalban.

•

A technikai apparátus, ma rendszerint számítógépes rendszer, amely támogatja és összekapcsolja a vállalati célok eléréséért dolgozó alrendszereket.

A számítógépes rendszer standardizálja az információs és kommunikációs rendszer jelentős részét, ezzel megkönnyíti az információ előállítását és felhasználását.”6 Csala és munkatársai definíciója szerint az „informatikai rendszerek olyan rendszerek, amelyek egy szervezet különféle (üzleti, vállalati) folyamataiban az információs technológia felhasználásával gyűjtenek információkat, közvetítik, tárolják, viszszakeresik, feldolgozzák, átalakítják és megjelenítik azokat.”7 Raffai a következőket érti információrendszer alatt: „a különböző feldolgozásokhoz alapvető erőforrásként adatokat, információkat használ fel annak érdekében, hogy a szervezeti feladatok végzéséhez hasznos információkat szolgáltasson. Fő célja tehát az információelőállítás, vagyis olyan célorientált üzenetek létrehozása, amelyek a felhasználó számára újdonságot jelentenek, bizonytalanságot szüntetnek meg, és feladataik, döntéseik teljesítésében segítséget nyújtanak”.8

1.2.

Az információs rendszerek fejlődésének bemutatása

Az információs rendszerek fejlődését Kacsukné – Kiss alapján9 az alábbiak szerint foglalhatjuk össze.

6

Sziray–Gaul, 2006. (11. oldal)

7

Csala–Csetényi–Tarlós, 2003. (273. oldal)

8

Raffai, 2003. (67. oldal)

9

Kacsukné Bruckner–Kiss, 2007. (118-120. oldal)

7


Az információs rendszerek alkalmazása az 1960-as évekig nyúlik vissza, amikor a hangsúly az adatokon volt, így az információs rendszereket a mindennapi üzletmenetben alkalmazták nyilvántartási, számlázási, könyvviteli feladatokra. Az akkor használt elektronikus adatfeldolgozó rendszereket ma már az úgynevezett tranzakciófeldolgozó rendszerek (TPS) váltották fel. Később igény mutatkozott arra, hogy a számítógépet ne csak az alsóbb szinteken dolgozók alkalmazzák, hanem az a menedzserek döntéshozatalát is segítse. Így alakultak ki a vezetői információs rendszerek (MIS), amelyek előre definiált jelentéseket készítettek. Ezt tekinthetjük tulajdonképpen az első igazi információs rendszernek. Mivel egy idő után ezek a rendszerek túlságosan bonyolulttá váltak ahhoz, hogy továbbra is hatékonyan segítsék a vezetők munkáját, szükség volt a fejlesztésre. Ennek eredményeképpen 1970-ben megjelentek a döntéstámogató rendszerek (DSS), melyek virágkora azonban a ’80-as évekre tehető. Ekkor jöttek létre a csoportos döntéstámogató rendszerek (GDSS) is, melyek több ember közös döntéshozatali folyamatát segítették. A vezetői információs rendszerek kialakulásával egy időben a számítógépeket elkezdték bevonni a termelési folyamatok tervezésébe és irányításába. Míg ezek a rendszerek a tényadatokat kezelték, addig az MRP (Materials Requirements Planning) és a PPS (Production Planning and Scheduling) rendszerek a termelés tervezésével és ütemezésével foglalkoztak. Ez utóbbi rendszerek a termelésben rendkívül hasznosnak bizonyultak ugyan, azonban a felsővezetés igényeit nem elégítették ki, ezért szükségessé vált egy olyan rendszer kifejlesztése, amely az ő igényeiket szolgálja ki. Ezeket nevezzük felsővezetői információs rendszereknek (EIS), melyek könnyen érthető, összegzett információkat szolgáltatnak grafikus, táblázatos formában. Az 1980-as években jelentek meg a mesterséges intelligenciát az üzleti folyamatokban felhasználó szakértői rendszerek (ES), amelyek használata nem váltotta be a hozzájuk fűzött reményeket, ugyanis csak nagyon szűk, speciális területeken volt

8


képes tanácsot adni. Ennek alapelvei beépültek a későbbi üzleti intelligenciarendszerekbe. A ’90-es években kezdték el használni a vállalati erőforrás-tervező (ERP) rendszereket. Ez az elnevezés a magyar szóhasználatban integrált vállalatirányítási rendszerként terjedt el. További keresztfunkcionális rendszerek is elterjedtek, például az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerek (CRM), a beszállítói kapcsolat-kezelő rendszerek (SRM), illetve az ellátásilánc-kezelő rendszerek (SCM). Ebben az évtizedben kezdett elterjedni az adattárházak használata, amely maga után vonta az üzleti intelligencia (BI) rendszerek terjedését is. Az üzleti intelligencián alapuló alkalmazások a korábbi operatív szintű CRM és SRM rendszereket is magasabb szintre fejlesztették. Az ezredforduló után egy új irányvonal jelent meg a vállalati vagy üzleti teljesítménymenedzsment (EPM – Enterprise Performance Management, BPM – Business Performance Management, CPM – Corporate Performance Management) használata által. Napjainkban egyre inkább az alkalmazások integráltsága kerül előtérbe, másrészt jellemzővé válik, hogy a döntéshozásban két szintet, az operatív, illetve a magasabb vezetői szintet különböztetnek meg. Az üzleti szoftverek piacán egyre erősödik a verseny, a nagy gyártók ágazatspecifikus, illetve méretfüggő komplex üzleti csomagokat (Business Suite) kínálnak a vállalatoknak.

1.3.

Az üzleti információs rendszerek csoportosítási lehetőségei

Az üzleti információs rendszerek csoportosítása nehéz feladat, ugyanis a folyamatos fejlődés miatt nehéz olyan csoportosítási rendszert találni, amelyben egységesen, élesen lehatárolva jelennek meg a különböző típusok. Előfordul, hogy ugyanarra a rendszerre az egyes csoportosítási módok más-más rövidítést alkalmaznak, vagy egyes típusok összevontan jelennek meg. Az üzleti információs rendszerek osztályozását több szempontból is elvégezhetjük, a teljesség igénye nélkül néhányat az alábbiakban mutatok be.

9


Dobay10 a következő típusokat különbözteti meg: - „Irodaautomatizálási rendszerek (OAS): a személyes és szervezeti jellegű adatok (szöveg, kép, szám, hang) hatékony kezelése, számítások, dokumentumkezelés. - Kommunikációs rendszerek: személyek-csoportok közötti információáramlás támogatása, sokféle formában. - Tranzakció-feldolgozási rendszerek (TPS): tranzakciók kezdeményező jeleinek fogadása, az esemény lebonyolítása, visszacsatolás. - Menedzsment Információs Rendszerek (MIR, MIS): a TPS-jellegű adatokat információkká alakítja ellenőrzési, vezetési, elemzési célokkal. - Vezetői Információs Rendszerek (VIR, EIS): jól érthető, aggregált információkat ad vezetői célra. - Döntéstámogató rendszerek (DSS): információval, modellezési eszközökkel, elemző eljárásokkal támogatja a döntéshozatalt. - Végrehajtási Információs Rendszerek („üzemirányítás”, termelésmenedzsment): közvetlenül támogatja az értéktermelési folyamatot. - Csoportmunka-rendszerek: csoportos hozzáférés adatállományokhoz, strukturált munkafolyamatok végrehajtásának támogatása, munkaütemezés. Egy másik megközelítésben, Raffai11 nyomán az alábbi kategóriákat állíthatjuk fel: Végrehajtást támogató rendszerek: e csoportba tartozik a tranzakció-feldolgozó rendszer (TPS), a folyamatirányító rendszer (PCS), az online tranzakció-feldolgozás (OLTP), az irodaautomatizálási rendszer (OAS), a csoportmunka-támogatás (GS), a munkafolyamat irányítás (WF), valamint az ügyfélkezelési rendszer (CRM). Vezetői munkát támogató rendszerek: ebben a kategóriában szerepeltethető a stratégiai információrendszer (SIS), a felsővezetési munka támogatása (EIS), az online

10

Dobay, 1997. (34-35. oldal)

11

Raffai, 2003. (111. oldal)

10


elemző rendszer (OLAP), a döntéstámogatás (DSS), a csoportos döntéstámogatás (GDSS), valamint a vezetői információs rendszer (MIS). Egyéb támogatás: ebben a csoportban az üzleti tevékenység támogatása (BIS), a szakértői rendszerek (ES), az integrált információfeldolgozás (IIS), valamint a szervezetek közötti információrendszer (IOS) található meg. Gábor alapján12 az alábbi osztályozási szempontok szerint is vizsgálhatjuk az információs rendszereket. -

Szervezeti struktúra szerint: o

Funkcionális rendszer: például jelentéskészítő alkalmazás

o

Átfogó vállalati rendszer: például az egész szervezetet szolgáló vállalatirányítási rendszerek

o -

Szervezetközi rendszerek: például foglalási rendszer

Működési terület szerint: A vállalat tevékenységi körétől függően ide tartoznak például a könyvelési, pénzügyi, termelési, marketing, humán erőforrásmenedzsment területeket kiszolgáló rendszerek. Ezek általában a vállalat egy-egy funkciójához kapcsolódnak.

-

A támogatás jellege szerint: o

TPS (Transaction Processing System) – Tranzakciókezelő rendszer: egy adott célra összpontosít, alapvetően az üzleti tevékenységekhez kapcsolódó adatfeldolgozási tevékenység támogatására szolgál.

o

MIS (Management Information System) – Vezetői információs rendszer: alapvetően a funkcionális vezetői tevékenységeket támogatja.

o

KMS (Knowledge Management System) – Tudásmenedzsment rendszer: a tudással, mint értékes vállalati erőforrással kapcsolatos tevékenységek elvégzését segíti elő.

12

Gábor és munkatársai, 2007. (43-44. oldal)

11


o

OAS (Office Automation System) – Iroda-automatizáló rendszer: az irodai dokumentumkezelési munkák elvégzését, valamint a csoportmunkát és a kommunikációt támogatja.

o

DSS (Decision Support System) – Döntéstámogató rendszer: menedzserek döntéseit és szakértők elemző munkáját támogatja.

o

EIS (Enterprise Information System) – Szervezeti-szintű információrendszer: a teljes szervezetet és annak vezetőit támogatja.

o

GSS (Group Support System) – Csoportmunka támogató rendszer: a szervezeten belüli és akár szervezetek együttműködése folytán kialakult ad-hoc és állandó csoportok tagjainak közös munkáját teszi lehetővé.

o

ISS (Intelligent Support System) – Intelligens támogató rendszer: a szellemi munkát végző alkalmazottak tevékenységét támogatja.

o

Termelési tevékenységet támogató alkalmazások: pl. CAD/CAM (Computer Aided Design/Computer Aided Manufacturing) – számítógép használatával segítik a tervezés, illetve a gyártás folyamatát.

Végül következzen egy újabb osztályozási rendszer Kacsukné-Kiss13 alapján, mely rendszerezés az e dolgozatban lefolytatott primer kutatás elkészítéséhez is alapot adott. -

TPS - Tranzakciófeldolgozó rendszer (Transaction Processing System): A napi üzletmenettel kapcsolatos adatok gyűjtésére és tárolására, illetve magasabb szintű rendszerek adatbázisául szolgál, mindennapos üzleti események (számlák kiegyenlítése, eladások, bérkifizetések, megrendelések, nyersanyagvásárlások) lebonyolítását felügyeli.

-

MIS - Vezetői információs rendszer (Management Information System): Előre definiált jelentéseket készít rendszeres időközönként, igény szerint vagy különleges események bekövetkezésekor, amely során a menedzserek információigényére összpontosít és jól meghatározott, strukturált problémák

13


12


megoldásához nyújt segítséget. Főleg operatív, esetleg taktikai szinten hatékony. -

DSS - Döntéstámogató rendszer (Decision Support System): A MIS természetes továbbfejlesztése, egy adott problémára koncentrál. Interaktivitást, ad hoc lekérdezést tesz lehetővé. Félig vagy egyáltalán nem strukturált problémák megoldásában segít, modellalkotási és problémaanalizáló képességgel is rendelkezik. Főleg taktikai szinten hatékony.

-

GDSS - Csoportos döntéstámogató rendszer (Group Decision Support System): A DSS továbbfejlesztése, amely nem egyszemélyes, hanem egy kisebb csoport által közösen meghozott döntéseket támogat. Nagy hangsúly van a kommunikáción (e-mail, közös hozzáférésű állományok, videókonferencia lehetősége).

-

EIS - Felsővezetői információs rendszer (Executive Information System): A legfelső vezetői réteg igényeit elégíti ki, mivel összegzett, grafikus, a legfontosabb tényezőkre koncentráló információt nyújt, de lehetőség van a részletek megtekintésére is. Könnyen kezelhető, felhasználóbarát.

-

ERP - Vállalati erőforrás-tervező rendszer (Enterprise Resource Planning): Feladata a termelés és a hozzá kapcsolódó erőforrások integrált tervezése (pénzügyi, humán stb.), de tartalmazhatja a vevő- és szállítókapcsolatok, valamint az ellátási lánc menedzselését is. Legújabb értelmezésben a teljes operatív szintű támogatást biztosítja. Moduláris szerkezetű.

-

CRM - Ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer (Customer Relationship Management): Ügyfelekkel kapcsolatos keresztfunkcionális rendszer, operatív szinten segíti a marketing- és ügyfélszolgálati munkát, valamint taktikai (esetleg stratégiai) szinten segíti a termékfejlesztést és a marketingstratégiák kialakítását.

-

SRM - Beszállítóikapcsolat-kezelő rendszer (Supplier Relationship Management): Beszállítókkal és a beszerzésekkel kapcsolatos keresztfunkcionális rendszer, főként operatív és taktikai szinten nyújt támogatást a döntésekhez.

13


-

SCM - Ellátásilánc-kezelő rendszer (Supply Chain Management): Segíti a vevő-beszállító kapcsolatban álló vállalatok közötti együttműködést, célja a teljes ellátási lánc hatékonyságának növelése. Főként operatív és taktikai szinten nyújt támogatást a döntésekhez.

-

BI - Üzleti intelligencia-rendszer (Business Intelligence): Információforrásként adattárházat használ tisztított és előfeldolgozott adatok-

kal. Adatbányászati eljárásokat tartalmaz, valamint on-line elemzések elkészítésére is alkalmas (OLAP – Online Analytical Processing). A döntéstámogató eszközök bármelyikét tartalmazhatja. -

EPM - Vállalati teljesítménymenedzsment-rendszer (Enterprise Performance Management): Feladata a teljesítményjelző mutatók számítása, figyelése, a mutatószámok hierarchiájának kezelése.

-

KM - Tudásmenedzsment-rendszer (Knowledge Management): Gyűjtőnév a vállalati tudás összegyűjtésének és szétosztásának eszközeire. Nem kötődik vezetői szintekhez.

-

ES - Szakértő rendszerek (Expert System): Speciális, szűk szakterületen hoz döntést vagy javasol megoldást nem struk-

turált problémák megoldására, magas szakmai felkészültségű szakértő tudásának formalizált használatával. Tulajdonképpen tényeket és szabályokat tárol, és ezek alapján következtetéseket von le. A mesterséges intelligenciák egy speciális felhasználási területe.

1.4.

Az üzleti információs rendszerek bevezetése

Ebben a fejezetben áttekintem az üzleti információs rendszerek bevezetésének lehetséges okait, a kiválasztás során figyelembe vehető szempontokat, valamint az ezt megelőzően szükséges tájékozódási lehetőségeket.

14


1.4.1. A rendszer bevezetésének okai

Annak, hogy egy vállalat üzleti információs rendszer bevezetése mellett dönt, többféle magyarázata lehet, ezek közül a leggyakoribbak az alábbiak14: -

„Technikai megfontolások: a vállalatok meglévő információs rendszerének széttagoltsága, átláthatatlansága, elavultsága.

-

Stratégiai megfontolások: az ERP rendszerek szerepet játszhatnak a versenyképesség megtartásában és növelésében, például hátteret szolgáltathatnak az elektronikus kereskedelem működtetéséhez.

-

Üzleti megfontolások: alapvetően költségcsökkentés és profitnövelési célkitűzések, tipikusan létszámcsökkentés, készletek csökkentése, IT-költségek csökkentése, termelékenység javítása, rendelések gyorsabb átfutása.”

1.4.2. Az üzleti információs rendszer kiválasztását befolyásoló lehetséges szempontok

Mielőtt egy vállalat egy üzleti információs rendszer bevezetése mellett dönt, optimális esetben számos tényezőt mérlegel. E folyamat során fontos lépés, hogy kiválasszák a legrelevánsabb szempontokat, amelyeket aztán a megfelelő súlyokkal ellátva döntenek a legkedvezőbb ajánlat mellett. A legfontosabb szempontok Kacsukné-Kiss15 alapján az alábbiak lehetnek: A gyártó hírneve: bár ez a szempont nem szerepel a hivatkozott irodalomban, de elképzelhető, hogy egyes vállalatok szívesebben kérnek inkább nevesebb gyártóktól ajánlatot, mint a kisebb, de esetleg ugyanolyan minőségben szolgáltató vállalattól.

14

Kacsukné Bruckner–Kiss, 2007. (245. oldal)

15


15


Biztonság: nagyon fontos, hogy a vállalat figyelembe vegye a szándékos vagy véletlen károkozás elleni védelem lehetőségeit. Dokumentáció rendelkezésre állása: a vállalat ilyenkor azt vizsgálja, hogy mennyire állnak rendelkezésre a használatot támogató dokumentumok, leírások, felhasználói kézikönyvek. Ergonómia: ennek során a szem, az idegrendszer, a kéz igénybevételét vizsgálhatják. Garancia: a gyártó cég által biztosított garanciális javítási lehetőségek, feltételek vizsgálatát jelenti. Használhatóság: a vállalatnak meg kell vizsgálnia, hogy az alkalmazandó rendszer alkalmas-e azon feladatok ellátására, amely miatt a bevezetéséről döntenek. Amenynyiben kiderül, hogy az adott rendszer nem látja el teljes mértékben a felmerülő feladatokat, úgy más szempontok figyelembe vétele után a döntéshozóknak kell kompromisszumra jutniuk az igényeiket illetően. Hálózati kapcsolódás: gondolni kell arra, hogy a bevezetendő rendszer beilleszthető-e a meglévő hálózatba. Hardver esetében ez fizikai interfész kérdése, szoftver esetében pedig azt kell vizsgálni, hogy futtatható-e a program hálózati környezetben. Kipróbálási lehetőség: egyes vállalatok dönthetnek az alapján egy rendszer bevezetése mellett, hogy milyen tapasztalatokat szereztek például egy termék bemutató vagy egy shareware program kipróbálása során. Kompatibilitás: lényeges kérdés az is, hogy a bevezetendő rendszer illeszkedik-e a már meglévő hardver- és szoftvereszközök közé, vagy ha még nincs ilyen, akkor szabványos-e a piacon jelenlévő hardver- és szoftvereszközökkel. Költségek: egy információs rendszer bevezetése során nemcsak a szoftvertermék árát kell a vállalatnak megfizetnie, hanem a bevezetéssel járó plusz költségeket, mint például oktatás, szakértői díj, licence-díj, nem beszélve a használat során felmerülő költségekről (például telekommunikációs költség, karbantartás, javítás). Az optimális döntés meghozatala érdekében célszerű azonban figyelembe venni a rendszerbevezetés egyéb közvetett hatásait is.

16


Megbízhatóság: ennek vizsgálata során tájékozódni kell arról, hogy mekkora a meghibásodás kockázata, illetve az esetleges hibák milyen károkat okozhatnak. Léteznek olyan rendszerek, amelyek beépített önellenőrző és hibakijelző és -diagnosztizáló funkciókkal rendelkeznek. A megbízhatóság vizsgálata különösen azokon a területeken fontos, ahol emberélet kerülhet veszélybe vagy különösen nagy anyagi veszteség lép fel egy meghibásodás során (pl. kórházak, légi irányítás, bankok). Modularitás, bővíthetőség: az üzleti alkalmazások piacán kialakult gyakorlat szerint általában modulonként vásárolják meg a vállalatok a különböző információs rendszereket, kiválogatva a kínálatból a vállalat által szükségesnek vélt funkciókat/részeket, és egyúttal fenntartva a későbbi bővítés lehetőségét. Rugalmasság, testre szabhatóság: az alkalmazandó rendszer fajtájától, illetve a fejlesztő cégtől is függhet, hogy mennyire engedik érvényesülni a megrendelő vállalat igényeit, mennyire rugalmasak atekintetben, hogy kiszolgálják a vállalat egyedi igényeit a rendszer felépítésével kapcsolatosan. Ezért fontos számításba venni, hogy a bevezetendő rendszert mennyire tudják a vállalat üzleti folyamataihoz igazítani. Nem célszerű ugyanis egy, a vállalat igényeihez alkalmazkodni képtelen, új rendszer bevezetése miatt az addig bevált vállalati folyamatokat és módszereket átalakítani, hogy megfeleljenek a megvásárolni kívánt rendszer képességeinek.16 Segítségnyújtás a felhasználó számára: ennek során meg kell győződnie a vállalatnak arról, hogy a gyártó cég milyen mértékben támogatja a felhasználókat a bevezetés időszakában, és esetleg a bevezetés utáni időszakban is. Szerviz és támogatás: fontos tényező lehet, hogy a gyártó cég milyen mértékben biztosítja a bevezetendő rendszer installálását, karbantartását, javítását. Teljesítmény: a döntést nagymértékben befolyásolhatja az információs rendszer teljesítményével kapcsolatos információk, például a sebesség, a kapacitásjellemzők, a szükséges operációs rendszer megnevezése. Technológia: más termékekhez hasonlóan az üzleti információs rendszerek esetében is meg lehet figyelni a termék életciklusát. A vállalatnak el kell döntenie, hogy be16

Erdős, 2005. (3. oldal)

17


levág egy vadonatúj technológiával való kísérletezésbe vagy inkább a már bevált, kevésbé korszerű technológiákat használja. Új programverziók elérhetősége: célszerű a jövőre is gondolni egy információs rendszer kiválasztásakor, vagyis megnézni, hogy a kiválasztott rendszernek leszneke új verziói, milyen területekre terjed ki a frissítés, ez milyen gyorsan történik meg, illetve ezek beszerzése milyen plusz költségekkel jár majd.

1.4.3. Az üzleti információs rendszerekről való tájékozódás forrásai

Ha egy vállalat összegyűjtötte, hogy milyen szempontok szerint fog döntést hozni a bevezetendő rendszerről, meg kell néznie, hogy milyen forrásokból tudja a számára szükséges információkat megszerezni. Az alábbiakban következnek a legfontosabbak17: -

Műszaki paraméterek: a gyártó cég által megadott műszaki adatok megbízhatóak, ám emellett érdemes független forrásokra is támaszkodni a legjobb döntés meghozatala érdekében.

-

Személyes tapasztalat: a szóba jöhető rendszer(ek) személyes kipróbálását, teszt-üzemeltetését jelentheti.

-

Referenciák: a vállalat kikérheti egy hasonló rendszert használó ismerős vagy vállalat által megadott referenciahelyek véleményét.

-

Tanácsadó cégek: a független véleményt képviselik, mivel nem érdekeltek egy bizonyos információs rendszer eladásában.

-

Számítástechnikai folyóiratok: a különböző szakmai folyóiratokban közölt összehasonlító táblázatok, tesztek, elemzések szintén segítséget nyújthatnak bizonyos szoftver- és hardvertermékek kiválasztásában.

17

Kacsukné Bruckner–Kiss, 2007. (257. oldal)

18


2. A kutatás koncepciója és módszertana Dolgozatom fő részében az általam végzett primer kutatás eredményeit mutatom be. A vizsgálat lefolytatásához a kérdőíves megkérdezés módszerét alkalmaztam. Az elemzés elsődleges fókusza az információs rendszer használati szokások vállalati méret szerinti különbségeinek és hasonlóságainak feltárása volt, így a mintában képviseltették magukat mind a mikro-, kis- és középvállalatok, mind pedig a nagyvállalatok.

2.1.

A kutatás koncepciójának és módszerének bemutatása

Ebben az alfejezetben bemutatom a kutatás koncepcionális modelljét, amely alapján a kérdőív kérdéseit megfogalmaztam és a kérdőíves felmérés eredményeit elemeztem, valamint ismertetem a kutatás módszerét és a minta jellemzőit. 2.1.1. A kutatás céljai és a kutatási koncepció A releváns szakirodalmak áttekintése során körvonalazódtak a témával kapcsolatos legfontosabb témakörök. Ezekből kiindulva megfogalmaztam a kutatás fő célkitűzéseit, valamint a kutatási koncepciót. A kutatás céljai: -

bemutatni az információs rendszer bevezetéséről szóló döntések körülményeit és a bevezetés során felmerülő problémákat,

-

elemezni a vállalatok üzleti információs rendszer használati szokásait,

-

feltárni az információs rendszerek alkalmazása és a vállalati működés eredményessége közötti kapcsolatokat.

19


Ezek alapján az alábbi kutatási koncepciót határoztam meg: -

Elsőként az információs rendszerek bevezetésére vonatkozó legfontosabb kérdéseket elemeztem. Ezen belül elsőként felmértem, hogy alkalmaznak-e a vállalatok üzleti információs rendszereket és amennyiben nem, milyen okok húzódnak meg e döntésük mögött. Információs rendszerek alkalmazása esetén vizsgáltam a rendszer bevezetésének indokait, a megfelelő rendszer kiválasztásához szükséges információk forrásait, majd a kiválasztás szempontjait. Vizsgáltam, hogy egy információs rendszer bevezetéséről és a megfelelő rendszer kiválasztásáról szóló döntés előtt végeztek-e számításokat a vállalatok a kiadásokra vonatkozóan, illetve milyen tételeket vettek figyelembe a kalkuláció során. Végül kitértem a bevezetés során felmerülő problémákra.

-

Ezt követően a vállalatnál működő információs rendszerek használati szokásait vizsgáltam. Az ide vonatkozó elemzések fő pontjai a vállalat informatikai infrastruktúrájának, az internet-használati szokásainak, valamint az interneten való megjelenésének elemzése. Ezen alfejezeten belül mutattam be az alkalmazott információs rendszerek fajtáját, típusait, felhasználási területeit, majd kitértem az informatikai funkció ellátásának formáira, az IT humánerőforrás kérdéseire, valamint érintettem az informatikai stratégia területét is.

-

Az elemzés utolsó részében az információs rendszerek alkalmazásának a vállalati működés eredményességére gyakorolt hatásait mutattam be. Elemeztem, hogy az információs rendszer bevezetése hatással van-e a vállalat eredményére, árbevételére, befolyásolja-e az elérhető piac méretét, s ezáltal a kereslet alakulását. Ezen kívül a hatékonyabb információ áramlás és információkezelés biztosításával csökkenti-e a vállalat egyéb költségeit. Ezeket a tényezőket jóval nehezebb, sőt nem is igazán lehet számszerűsíteni, de ezek legalább elvi szintű figyelembe vétele szerepet játszhat a döntés meghozatalában.

20


A fentiekben ismertetett kutatási koncepciót foglalja össze a kutatás koncepcionális modellje (1. ábra). Az üzleti információs rendszer bevezetésének körülményei

Üzleti információs rendszer használati szokások

Az üzleti információs rendszer alkalmazásának hatásai a vállalati működés eredményességére

- döntés a bevezetésről - a bevezetés indokai - a megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai - a döntés-előkészítő kalkulációk tartalma - a bevezetés során felmerülő problémák

- informatikai infrastruktúra - internet-használat és az interneten való megjelenés - az alkalmazott információs rendszer fajtája és felhasználási területei - az informatikai funkció ellátásának formája és humánerőforrás kérdései - Informatikai stratégia

- az internet és az üzleti információs rendszerek használatából származó előnyök - a gazdaságigazdaságossági elemzések támogatása - az információs rendszer alkalmazásának hatása a vállalat árbevételére és eredményére

(Forrás: saját szerkesztés) 1. ábra. A primer kutatás koncepcionális modellje

2.1.2. A kutatás feltételezése Alapfeltevésem szerint az általam vizsgált fő területek két meghatározó tényezője a vállalat mérete, illetve fő tevékenységi köre. A beérkezett kérdőívek alapján azonban – ahogy azt a minta jellemzésénél is láthatjuk majd – csak a vállalati méret szerinti elemzést láttam megfelelőnek, mivel e csoportosítás szerint, habár ez nem reprezentatív, de nagyobb mintaelem-számú kategóriák szerint vizsgálódhatok. Ahhoz, hogy a tevékenység szerinti különbségeket is korrekt módon fel tudjam tárni, nagyobb mintaelem-szám lenne szükséges az egyes tevékenységi körök szerint. Feltételezésemből kiindulva – miszerint a vállalatok az általam vizsgálandó területeken méretkategóriánként eltérően viselkednek – úgy vélem, hogy szignifikáns kapcsolat mutatható ki a vállalati méret és az egyes vizsgálandó tényezők között. A bevezetés oldaláról a vállalati méret az alábbi tényezőkkel mutathat összefüggést:-

21


2.1.3. A kutatás módszere Az empirikus felmérés a vállalatok kérdőíves megkérdezésével végeztem. A kitöltött kérdőívet az 1. számú melléklet tartalmazza. A kérdőív kérdéseinek összeállításánál és a kutatás fő területeinek meghatározásánál a releváns szakirodalmak áttekintésén túl figyelembe vettem a témában elkészült empirikus felmérések fő területeit, eredményeit. Segítségemre volt többek között „Az információmenedzsment fejlettsége és a versenyképesség. Versenyben a világgal 2004-2006 gazdasági versenyképességünk vállalati nézőpontból” című kutatás18 anyaga, valamint Sasvári (2009) „Az információs és kommunikációs technológia fejlettségének empirikus vizsgálata” című munkája. A kérdőívet öt blokkra osztottam. Az első rész a vállalat háttér-információira vonatkozó kérdéseket tartalmaz, majd az informatikai infrastruktúrával kapcsolatos kérdéseket tettem fel. A harmadik kérdéscsoport a vállalat internet használati szokásaival kapcsolatos kérdésekre helyezi a hangsúlyt, míg a negyedik és egyúttal a legterjedelmesebb rész az információs rendszerek használati szokásait mérte fel. Az ötödik blokk a vállalatok információmenedzsment gyakorlatával kapcsolatos kérdéseket tartalmazott, végül az utolsó blokkban a vállalat IT-hez kapcsolódó humán erőforrására vonatkozó információkra kérdeztem rá. A kérdőívet több száz vállalatnak küldtem ki, a megadott határidőig 94 darab kérdőív érkezett vissza. A kitöltés lebonyolítását az EvaSys alkalmazás segítette az online és a papíralapú felmérés párhuzamos biztosításával. Az adatok kiértékelésében és az eredmények ábrázolásában az Excel 2007, valamint az SPSS 19.0 statisztikai programcsomag nyújtott segítséget. A dolgozatban szereplő ábrák és táblázatok a kérdőív eredményeit felhasználva saját szerkesztés alapján készültek. A válaszadó vállalatokból álló minta nem reprezentatív, így a felmérés eredményeit a válaszadó vállalatok körére értelmezhetjük. 18

Drótos–Gast–Móricz–Vas, 2006.

22


2.2.

A minta jellemzői

A vállalkozások méretét tekintve megállapítható, hogy hasonló arányban töltötték ki a kérdőívet a mikro-, a kis-, a közép-, és a nagyvállalatok (2. ábra). Azért döntöttem úgy, hogy nem zárom ki a mikro- és nagyvállalatokat a kérdőívből, mert így lehetőség nyílik az eredmények méret szerinti összehasonlítására is.

21%

21%

Mikrovállalkozás Kisvállalkozás Középvállalkozás Nagyvállalkozás

29%

29%

(Forrás: saját szerkesztés) 2. ábra. A kérdőívet kitöltő vállalatok méret szerinti aránya

A vállalatok fő tevékenysége szerint a „Feldolgozóipar” és a „Kereskedelem” ágak felülprezentáltak a mintában, és csupán két nemzetgazdasági ág, a „Bányászat”, valamint az „Egyéb szolgáltatás” nem képviselteti magát a mintában. A 3. ábra mutatja a minta tevékenységi körök szerinti összetételét. Az ábrán a nemzetgazdasági ágak KSH szerinti rövid megnevezése olvasható. 19

19

Központi Statisztikai Hivatal, 2011. (99. oldal)

23


G Kereskedelem C Feldolgozóipar F Építőipar J Információ, kommunikáció E Víz- és hulladékgazdálkodás R Művészet és szabadidő I Vendéglátás P Oktatás M Tudományos és műszaki tevékenység K Pénzügyi szolgáltatás D Energiaipar A Mezőgazdaság L Ingatlanügyletek O Közigazgatás H Szállítás és raktározás T Háztartások tevékenysége O Közigazgatás N Adminisztratív szolgáltatás 0

5

10 %

15

20

(Forrás: saját szerkesztés) 3. ábra. A kérdőívet kitöltő vállalatok aránya fő tevékenység szerint

24

25


3. Az üzleti információs rendszerek bevezetésének körülményei Ebben az alfejezetben az alábbi kérdések elemzése történik: döntés a bevezetésről, a bevezetés indokai, a megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai, a döntés-előkészítő kalkulációk tartalma, a bevezetés során felmerülő problémák.

3.1.1. Döntés a bevezetésről

Dolgozatomban elemeztem az üzleti információs rendszerek bevezetéséről szóló döntés körülményeit. Első lépésként vizsgáltam, hogy a megkérdezett vállalatok alkalmaznak-e valamilyen üzleti információs rendszert. Az eredmények alapján megállapítható, hogy a minta 17 százaléka nem alkalmaz semmilyen információs rendszert és nem is tervezi ezek bevezetését, illetve 11,7 százalék azok aránya, akik jelenleg nem alkalmaznak semmilyen rendszert, de esetleg tervezik valamely rendszer bevezetését. Vizsgáltam, hogy ha egy vállalat semmilyen, a fentiekben megjelölt információs rendszert nem használ, akkor ennek hátterében milyen okok húzódnak meg (4. ábra). Leginkább a vállalat mérete indokolja, ha egy vállalat nem alkalmaz semmilyen információs rendszert. A mikrovállalkozások több, mint háromnegyede a vállalati méretből kifolyólag nem vezet be információs rendszert. Ezen kívül a vállalat pénzügyi lehetőségei befolyásolhatják még az információs rendszer bevezetéséről való döntést, itt a mikrovállalkozások negyede indokolta ezzel a döntését. Néhány esetben a felsővezetői igény hiánya miatt nem került sor információs rendszer bevezetésére, de ez csak a kis- és középvállalkozásokra volt jellemző. Kereszttáblás elemzést lefolytatva megállapítható, hogy szorosan összefügg a vállalati mérettel, ha egy vállalat semmilyen információs rendszert sem vezet be.

25


A vállalat mérete nem indokolja A vállalat pénzügyi lehetőségei miatt A felsővezetői igény hiánya miatt nem Nagyvállalkozás

0 20 Középvállalkozás

40 80 % 60 Kisvállalkozás Mikrovállalkozás

100

(Forrás: saját szerkesztés) 4. ábra. Az információs rendszert nem alkalmazó vállalatok döntésének lehetséges okai

3.1.2. A bevezetés indokai

Amennyiben a vállalat a rendszer bevezetése mellett döntött, vizsgáltam, hogy mi indokolta a vállalat ezirányú döntését. Az 5. ábra az információs rendszer bevezetésének indokait szemlélteti vállalati méretenként. A nagyvállalatok esetében nagymértékben szervezeti okai vannak az információs rendszer bevezetésének. Szervezeti okok lehetnek például a vállalat méretének növekedése, a szervezeti hatékonyság javítása. Szervezeti okok miatt a kisés középvállalkozások közel fele alkalmaz információs rendszert, míg ez mikrovállalkozások esetében érthető módon nem jellemző. A technikai okok miatt történő rendszerbevezetés – itt a meglévő rendszer rugalmatlansága, elavultsága, átláthatatlansága húzódhat meg a háttérben – a nagyvállalatok felénél, míg a mikroés kisvállalkozásoknál csak mérsékelten fordul elő. A vállalat tevékenységéből fakadó gyors információáramlás követelményét szinte minden vállalat megjelölte a rendszer bevezetésének indokaként, igaz, a mikrovállalkozások aránya (20 százalék) elmarad a többi vállalati mérethez képest. Üzleti megfontolásból inkább a közép- és nagyvállalatok vezetnek be információs rendszert, ilyen ok lehet például a készletcsökkentésre, termelékenységjavításra, gyorsabb rendelésátfutásra irányuló törekvés. Szintén a közép- illetve nagyvállalkozásokra jellemző inkább, hogy amiatt döntenek egy információs rendszer bevezetése mellett, mert azt a versenytársak is alkalmazzák már, akikhez alkalmazkodniuk kell. 26


Az információs rendszerek bevezetését stratégiai okok is motiválhatják, ezen okok aránya a döntés során azonban alacsonyabb. A nagyvállalatok esetében a bevezetést inkább a szervezeti, valamint technikai okok motiválták. A nagyvállalatoknak mintegy 10 százaléka jelölte meg az információs rendszer bevezetésének indokaként a stratégiai okokat. Ez az alacsony arány azzal magyarázható, hogy a nagyvállalatok esetében az információs rendszer kevésbé számít stratégiai erőforrásnak. Néhány vállalat „Egyéb” indokot is feltüntetett. Mivel ezek többsége besorolható volt valamely megadott kategóriába, ezért csak néhányat emelek ki ezek közül. A válaszok alapján egyes vállalatok jogszabályi előírás miatt, vagy amiatt vezet be valamilyen információs rendszert, mert az anyavállalat IT-szabályzata előírja azt. Az egyik vállalat válaszában kitért a meglévő rendszer biztonságára is, amelyet az alábbiakkal magyarázott: „A rendszer biztonságos, mivel nem kompatibilis semmivel, nem hordozható, Windows alatt nem fut, internetes kapcsolódása nincs és réges-régi elavult file formátumot használ az adatok rögzítésére. Az adatrögzítő számítógépnek sincs kapcsolata semmivel.” A rendszerbiztonság e sajátos definiálásának megítélése nem képezi szakdolgozatom tárgyát, de mindenképp érdekes látni, hogy léteznek még olyan vállalatok, ahol nem feltétlenül a legújabb technológia és hálózatos megoldások alkalmazását helyezik előtérbe. Az elemzés során kitértem annak vizsgálatára, hogy vajon a vállalat mérete és a rendszer bevezetésének motivációja között van-e szignifikáns összefüggés. Az információs rendszerek bevezetésének indokai közül két ok mutatott szoros, ám közepesnél gyengébb kapcsolatot a vállalati mérettel, ezek a várakozásoknak megfelelően a szervezeti és technikai okok.

27


Szervezeti okok Technikai okok A vállalat tevékenysége gyors információáramlást követel meg Üzleti megfontolás Alkalmazkodás az információs rendszert már használó versenytársakhoz Stratégiai okok 0 Nagyvállalkozás

20

Középvállalkozás

% Kisvállalkozás

40

60

80

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 5. ábra. Az információs rendszerek bevezetésének indokai vállalati méret szerinti bontásban

3.1.3. A megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai

Vizsgálódásom kiterjedt arra is, hogy az alkalmazandó rendszer kiválasztása során milyen forrásból tájékozódnak a vállalatok (6. ábra). A kapott eredmények azt mutatják, hogy a gyártó által kiadott műszaki paraméterek, illetve tanácsadó cégek alapján elsősorban nagyvállalatok tájékozódnak, míg a korábbi referenciákra a közép- és nagyvállalatok hagyatkoznak. Az összes vállalati méret esetében nagy szerepet játszó tényező a személyes tapasztalat, amelyet esetleg egy korábbi rendszer bevezetése során szereztek. Az „Egyéb” kategóriában kapott válaszok tulajdonképpen megerősítik a fentieket, ugyanis ezek alapján egyes vállalatok ismerősök ajánlására hagyatkoztak, mások egyéni igény szerint készült programokat teszteltek, vagy a kiválasztott fejlesztővel történt megbeszélés alapján tájékozódtak. Egy válaszadó a vállalat működéséhez szükséges szempontok figyelembevételével saját maga fejlesztette a cég információs rendszerét. Korrelációvizsgálat eredményeként szignifikáns és közepes erősségű kapcsolat figyelhető meg a vállalati méret és a gyártó által kiadott műszaki paraméterek, valamint a referenciák figyelembevétele között. 28


Gyártó által kiadott műszaki paraméterek Referenciák Tanácsadó cégek Személyes tapasztalat Szakfolyóiratok, szakkönyvek 0 Nagyvállalkozás

20 Középvállalkozás

40 % Kisvállalkozás

60

80

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 6. ábra. A rendszer kiválasztása során igénybe vett tájékozódási források vállalati méret szerint

Az információs rendszert használó vállalatokat arra kértem, értékeljék, hogy a szakirodalom alapján általam összefoglalt szempontokat mennyire tartották szem előtt, amikor az adott információs rendszer bevezetését fontolgatták20. A 7. ábrán látható, hogy minden vállalati méret szerint a használhatóságot tartották a legfontosabbnak, vagyis, hogy a kiválasztott rendszer alkalmas lesz-e a szükséges feladatok elvégzésére. Ezt a kritériumot leginkább a mikrovállalkozások tartják szem előtt. Átlagosan 4,5-ös értéket ért el a megbízhatóság mint szempont, vagyis a vállalatok annak is nagy jelentőséget tulajdonítanak, hogy mekkora lehet az alkalmazandó rendszer meghibásodásának kockázata. Négyesnél magasabb átlagos értéket még több szempont is elért. Így a fontosabb mérlegelnivalók közé tartozik az, hogy a rendszer működik-e hálózati környezetben, illeszkedik-e a meglévő rendszerkörnyezetbe, biztosítja-e a véletlen vagy szándékos károkozás elleni védelmet. Emellett a vállalatok figyelembe veszik a rendszer teljesítményét, költségeit, és testreszabhatóságát is. A költségek figyelembevétele a mikrovállalkozások esetében azért kaphat nagyobb súlyt, mert egy nagyvállalathoz képest kevesebb forrásuk van egy információs rendszer bevezetésére. Lényeges szempontként tüntették fel a vállalatok a szerviz és támogatás biztosítását, a rendszer későbbi bővítési lehetőségeit és

20

A vállalatoknak 1-től 5-ig terjedő Likert-skálán kellett értékelniük a megadott szempontokat, ahol 1 a leg-

alacsonyabb, 5 a legmagasabb értéket jelentette.

29


a garanciális feltételeket. Látható, hogy a fenti szempontokat illetően néhol jelentős különbségek vannak a vállalatok méret szerint történő értékelése között. A mikrovállalkozások jelentősen alulértékelték a felhasználók támogatását mind a bevezetés alatt, mind pedig azután. Ennek az lehet az oka, hogy ez plusz forrásokat igényelne a vállalattól, amelyre azonban már nincs kapacitása. A kompatibilitás mint szempont, esetükben szintén alulértékelt, amelyet az okozhat, hogy kevéssé fordul elő, hogy az új rendszernek egy már korábban bevezetett rendszerhez kell illeszkednie. Amit a legkevésbé vesznek figyelembe a vállalatok, az az információs rendszert gyártó cég hírneve, amely arra enged következtetni, hogy a vállalatok szívesebben támaszkodnak referenciákra, illetve saját korábbi tapasztalataikra az információs rendszer kiválasztásakor. Használhatóság Megbízhatóság Hálózati kapcsolódás Kompatibilitás Biztonság Teljesítmény Rugalmasság, testre szabhatóság Költségek Szerviz és támogatás Modularitás, bővítési lehetőség Garancia Felhasználók támogatása a bevezetés időszakában Informatikai stratégiának való megfelelés Új programverziók elérhetősége Technológia Felhasználók támogatása a bevezetés után Kipróbálási lehetőség Dokumentáció rendelkezésre állása Ergonómia A gyártó hírneve 2,5 Nagyvállalkozás


3

3,5 4 4,5 Érték Kisvállalkozás Mikrovállalkozás

5

(Forrás: saját szerkesztés) 7. ábra. Az információs rendszer kiválasztási szempontjainak válaszadók szerinti megítélése a vállalat mérete szerinti bontásban

30


3.1.4. A döntés-előkészítő kalkulációk tartalma

Kérdőívemben arra is kerestem a választ, hogy egy információs rendszer bevezetéséről és a megfelelő rendszer kiválasztásáról szóló döntés során végeztek-e számításokat a vállalatok a kiadásokra vonatkozóan, illetve milyen tételeket vettek figyelembe a kalkuláció során. A kérdést az a gyakran felmerülő probléma indokolta, hogy a rendszerbevezetést követően számos olyan rejtett költségelem felmerülésére derül fény, amellyel a vállalatok nem számoltak. A kiadások figyelembe vételén kívül azt is fontosnak tartottam megkérdezni, vajon elemezték-e az információs rendszerek bevezetésének árbevételre, nyereségre, keresletre és egyéb költségekre gyakorolt esetleges hatásait. Az információs rendszerrel kapcsolatos kiadások között az alábbi elemeket vettem figyelembe: A beruházási és fejlesztési kiadások, a javítás, karbantartás, alkatrészek kiadásai, a telekommunikációs kiadások, az oktatással, képzéssel kapcsolatos kiadások, a szakértői díjak, a licencdíjak, valamint a személyi kiadások. A válaszadó vállalatok összesített átlaga alapján az éves IT-kiadások szerkezete az alábbiak szerint alakul. Amint azt a 8. ábra mutatja, az éves IT-kiadások legnagyobb részét, mintegy 53 százalékát a beruházásokra és fejlesztésekre fordított kiadások teszik ki (a minta adatai alapján). A második legjelentősebb tétel a személyi kiadások (átlagosan mintegy 14 százalék). 12 százalék a telekommunikációs kiadások aránya. A javítási és karbantartási kiadások 8,33 százalékot, a licence-díjak átlagosan 7,38 százalékot tesznek ki. Elenyésző a szakértői díjakra és az oktatásra, képzésre fordított kiadások aránya (2,38 és 2,33 százalék). Ha az IT-kiadások szerkezetét vállalatonként elemeznénk, az egyes vállalatok egyedi sajátosságai, tevékenysége, mérete alapján eltéréseket tapasztalnánk.

31


Beruházások és fejlesztések Javítások és karbantartások, alkatrészek Telekommunikációs kiadások (internet-hozzáférés) Oktatás, képzés Szakértői díjak Licencdíj Személyi költségek Egyéb

(Forrás: Saját szerkesztés) 8. ábra. Az éves IT-kiadások szerkezete a válaszadó vállalatok összesített adatai alapján

Az 1. táblázat több szempontból is fontos információkat tartalmaz a bevezetés előtti kalkulációk tartalmára vonatkozóan. Mielőtt azonban az összefüggések elemzésére sor kerül, a jobb érthetőség kedvéért magyarázatra szorulnak a táblázatban szereplő adatok. A kalkulációk tartalmára vonatkozóan több tényezőt soroltam fel a kérdőívben. A válaszadóknak nyilatkozniuk kellett arról, hogy az adott tényezőket figyelembe vették-e a kalkuláció során, vagy nem. Amennyiben figyelembe vették, kérdés volt, vajon tudták-e számszerűsíteni is az adott tényezőt, vagy nehézségekbe ütköztek ezen a téren. Amennyiben nem vették figyelembe az adott tényezőt, akkor 1-es érték szerepel a tényező mellett. A figyelembe vett, de nem számszerűsített tényezőknél 2-es, a számszerűen is kimutatott tényezőknél 3-as érték található az egyes válaszadók esetében. Annak érdekében, hogy az összefüggések kimutathatók legyenek, tényezőnként meghatároztam a vállalatok által adott válaszok átlagát az összes vállalatra vonatkozóan, és méret szerinti bontásban is.

32


IT-kiadások és gazdasági hatások figyelembe vétele az információs rendszer bevezetés előtt 1. táblázat 2,79

Középvállalat 2,77

2,89

2,62

2,18

2,33

2,55

Telekommunikációs kiadások

2,68

2,23

2,63

2,56

2,49

Személyi kiadások

2,72

2,15

2,24

2,33

2,34

Javítás, karbantartás

2,84

2,24

2,18

1,67

2,31

Szakértői díjak Oktatással, képzéssel kapcsolatos kiadások A rendszerbevezetés bevételre gyakorolt közvetett hatása A rendszerbevezetés nyereségre gyakorolt közvetett hatása A rendszerbevezetés keresletre gyakorolt közvetett hatása A rendszerbevezetés egyéb, nem informatikai költségekre gyakorolt közvetett hatása

2,58

2,35

2,18

1,67

2,28

2,47

2,00

1,88

1,44

2,03

2,00

1,92

2,00

1,56

1,91

1,94

1,77

1,88

1,67

1,83

1,78

1,84

1,82

1,22

1,74

1,89

1,68

1,29

1,56

1,64

Nagyvállalat Licencdíj Beruházási kölkiadások

és

fejlesztési

Összátlag

2,53

Mikrovállalat 1,67

Kisvállalat

2,58

Ezek alapján az alábbi összefüggésekre derült fény. Az IT-kiadások egyes elemei összkiadáson belüli arányának rangsora (lásd 8. ábra) tükröződik abban is, ahogy a vállalatok figyelembe veszik ezeket az elemeket a bevezetés előtti kalkulációk során. Az 1. táblázatból látható, hogy a vállalatok által adott válaszok összesített adatai alapján is a beruházási és fejlesztési kiadásokat, a telekommunikációs kiadásokat, a személyi kiadásokat, valamint a javítás-karbantartási kiadásokat veszik leginkább figyelembe a kalkulációk során. A viszonylag alacsonyabb arányához képest (7,38 százalék) nagy hangsúlyt fektetnek a vállalatok a licenc-díjak alakulásának kalkulálására (2,58). Fontos összefüggések adódnak méretkategóriánként is. A legnagyobb méretkategóriába tartozó vállalatok átlagos értékei szinte minden tényező esetében a legmagasabbak. Ebből az következik, hogy a nagyvállalatok végzik a legkiterjedtebb és legkörültekintőbb kalkulációt egy információs rendszer bevezetése előtt. Az ő esetükben mind a személyi, mind a szaktudásbeli feltételek rendelkezésre állnak egy ilyen kalkuláció elvégzéséhez. Ezzel szemben a mikrovállalkozások esetében mutatkoznak a legalacsonyabb értékek a tényezők többségénél. A mikrovállalkozásoknál ke33


vésbé van meg a személyi feltétele az ilyen típusú gazdaságossági vizsgálatok végzésének. Pedig éppen ezen vállalkozások számára jelenti a legnagyobb gondot a beruházási és működtetési források előteremtése. Több elem esetében fedezhető fel a mérettel való szoros összefüggés is. Az IT-kiadásokon kívül további tényezőket is érdemes vizsgálni a bevezetés előtt. Így például érdemes átgondolni, hogy az információs rendszer bevezetése hatással van-e a vállalat eredményére, árbevételére, befolyásolja-e az elérhető piac méretét, s ezáltal a kereslet alakulását. Ezen kívül a hatékonyabb információ áramlás és információkezelés biztosításával csökkenti-e a vállalat egyéb költségeit. Ezeket a tényezőket jóval nehezebb, sőt nem is igazán lehet számszerűsíteni, de ezek legalább elvi szintű figyelembe vétele szerepet játszhat a döntés meghozatalában. Ezen tényezők figyelembe vételének vizsgálata is alátámasztotta, hogy az árbevételre, eredményre, keresletre, valamint egyéb költségekre gyakorolt hatás nem számszerűsíthető (az átlagos értékek 1 és 2 között vannak). Az ezen tényezőkre kapott átlagos értékek alapján azonban kijelenthető, hogy a várakozásokkal ellentétben a vállalatok minden méretkategóriában törekednek legalább elvi szinten figyelembe venni az információs rendszerek vállalati eredményekre gyakorolt hatásait (az átlagos értékek a 2-es értékhez vannak közelebb). (Igaz ugyan, hogy a méret szerinti átlagos értékek ezen tényezők esetén is csökkennek a vállalatméret csökkenésével.)

3.1.5. A bevezetés során felmerülő problémák

Dolgozatomban vizsgáltam azt is, hogy a kiválasztott rendszer bevezetése során milyen problémákkal találkoztak a vállalatok (10. ábra). A legtöbb nehézséggel a közép-, illetve nagyvállalatok szembesültek, ami nem meglepő, hiszen ezekre a vállalatokra jellemző leginkább az információs rendszerek nagyobb mértékű használata. Az új rendszer miatt adatkonverziós nehézségeik leginkább a nagy- és középvállalkozásoknak

támadtak.

A

kisvállalkozásokra

csak

kismértékben,

a

mikrovállalkozásokra egyáltalán nem volt jellemző ez a nehézség. Ez egyrészt öszszefügghet azzal, hogy a kisméretű vállalkozások esetében – mint arra már koráb34


ban utaltam -–nem jellemző az információs rendszerek használata, amely miatt az adatok átkonvertálása gondot jelenthetne. Másrészt okozhatja az is, hogy a mikrovállalkozások esetében elterjedtebb a saját fejlesztésű rendszer használata, melynek köszönhetően nagyobb a valószínűsége az adatok, rendszerek kompatibilitásának. A plusz adminisztráció miatt megnövekedett feladatok számát a nagyvállalatok fele, míg a középvállalkozások negyede jelölte meg problémaként. Főleg a nagy- és középvállalatoknál okoz gondot az, hogy a felhasználók részéről jelentős ellenállás tapasztalható a vállalatban bekövetkezett változások miatt, míg ez a mikro- és kisvállalkozásoknál csak kismértékben jellemző. Ezzel függ össze az is, ha csökken a felhasználói teljesítmény az új rendszer betanulási időszaka alatt. Rejtett költségek szintén minden vállalati méret esetében felmerültek, a mikrovállalkozásoknál kevésbé, míg a nagy-, közép- és kisvállalkozásoknál egymáshoz hasonló arányban jelölték meg ezt a nehézséget. Azon vállalatok, akik semmilyen problémát nem tapasztaltak a bevezetés során, főleg a kis- és középvállalkozások közül kerülnek ki. Megfigyelhető, hogy kizárólag a nagy- és a középvállalatok kerültek konfliktushelyzetbe a bevezetett rendszer gyártójával vagy az alkalmazott tanácsadókkal, a többi vállalatméretnél egyáltalán nem jelentkezett ez a probléma. „Egyéb” problémák között szerepelt a rendszer- és hálózatkiépítés, valamint az, hogy a rendszerbevezetés kezdetén feszültség keletkezett, mivel egyszerűen ellenőrizhetővé vált, kinél keletkezett hiány és kit kell emiatt felelősségre vonni. Az információs rendszer bevezetése során felmerült problémák közül a rejtett költségek, illetve a plusz adminisztrációs feladatok felmerülése szoros, ám gyenge, míg a változás iránti erős ellenállás és az adatkonverziós, kompatibilitási problémák közepesen erős kapcsolatot mutatnak a vállalat méretével.

35


Nem kompatibilis a régi rendszerrel, az adatkonverzió problémákat okozott. Megnövekedett a plusz adminisztrációval járó feladatok száma. A változás iránti erős ellenállás volt tapasztalható a felhasználók részéről. Rejtett költségek merültek fel, amelyekkel korábban nem számoltunk. Csökkent a felhasználók teljesítménye az ismeretlen, új rendszer betanulási időszaka alatt. Semmilyen problémát nem tapasztaltunk. Konfliktushelyzet alakult ki a rendszer gyártójával/az alkalmazott tanácsadókkal. 0 Nagyvállalkozás


20 Kisvállalkozás

%

40

60

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 9. ábra. Az információs rendszer bevezetés során tapasztalt problémák vállalati méret szerint

A felmerülő problémák némiképp csökkenthetők, amennyiben a vállalat erre szakosodott tanácsadókat, szakértőket vesz igénybe. A bevezetés során igénybevett szakértői segítség (például coach, mentor, leader) egyértelműen a nagy- és a középvállalkozásoknál jellemző, a nagyvállalatok háromnegyedénél megtalálható ilyen szakember. A mikrovállalkozásoknak csak csekély mértékben van lehetőségük e speciális segítség igénybevételére. „Nem értelmezhető” volt a kérdés azon vállalatok esetében, amelyeknél nem vezettek be információs rendszert. Igen Nem Nem értelmezhető 0

10

Nagyvállalkozás

20

30


40 50 % Kisvállalkozás

60

70

80

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 10. ábra. Információs rendszer bevezetését segítő szakember (coach, mentor, leader) alkalmazása vállalati méret szerint

36


4. Az üzleti információs rendszer használati szokások elemzése Az alábbi alfejezetben olyan kérdésköröket elemzek, mint például az informatikai infrastruktúra, az internet-használat és az interneten való megjelenés, az alkalmazott információs rendszer fajtája és felhasználási területei, az informatikai funkció ellátásának formája és humánerőforrás kérdései, valamint az informatikai stratégia.

4.1.1. Informatikai infrastruktúra Ebben a részben csupán két kérdésre kerestem a választ; egyrészt arra, hogy vajon működik-e a vállalatnál szerver alapú hálózat, másrészt a kérdőívet kitöltőknek meg kellett adniuk, hogy összesen hány számítógép működik a vállalat telephelyén. A kapott adatok alapján megállapítható, hogy a kérdőívet kitöltők több, mint kétharmada (69,1 százalék) rendelkezik szerver alapú hálózattal. A vállalatnál meglévő számítógépek számát tekintve természetes a mérettel való összefüggés. A nagyvállalatok esetében a számítógépek átlagos száma 549 db, a közepes vállalatok esetében 55, a kisvállalatoknál 7, míg a mikrovállalkozásoknál már csak 3 db számítógépet üzemeltetnek átlagosan.

4.1.2. Internet-használat és az interneten való megjelenés

A kérdőív harmadik része a vállalatok internet-használati szokásait mérte fel. Napjaink világában talán már nem meglepő az az eredmény, hogy a kérdőívet kitöltött vállalatok mindegyike rendelkezik internet-hozzáféréssel. Az internet igénybevételének céljai között azonban már mutatkoznak különbségek méretkategóriák szerint. Ahogy az a 11. ábrán is látható, oktatási célokra elsősorban a nagyvállalatok használják az internetet. Az adózási szolgáltatások igénybevételén és a termékek/szolgáltatások vásárlásán kívül nincsenek nagy különbségek az igénybevétel céljai között a vállalati méretek szerint, azonban az is megfigyelhető, 37


hogy a legtöbb kategóriában a nagyvállalatok aránya kisebb a többi méretkategóriához viszonyítva. „Egyéb” igénybevételi célként több, a választható kategóriákba nem besorolható válasz is érkezett, például pályázati anyagok benyújtása; weboldal frissítése; benchmarking; web alapú kereskedelmi rendszer használata; központi adatbázis elérése a vállalat által használt programokból, szolgáltatás nyújtása interneten keresztül; külső partnerek, vállalkozások csatlakoztatása a vállalati hálózat egy részéhez; új szolgáltatás kialakítása, új oktatáshoz kapcsolódó tevékenység kifejlesztése, tartós üzleti partnerek felkutatása. Oktatás/képzés Egyéb Értékesítés utáni szolgáltatás igénybevétele Piacfigyelés (piacmonitoring) Információ keresése/gyűjtése Adózási szolgáltatások igénybevétele Termékek és szolgáltatások vásárlása, értékesítése E-mail Hirdetés/marketing Banki és pénzügyi szolgáltatások igénybevétele 0

10

20

30

40

50

% Nagyvállalkozás


Kisvállalkozás

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 11. ábra. Az internet igénybevételének célja a kérdőívet kitöltő vállalkozások körében 2010-ben, vállalati méret szerint

A válaszadó vállalkozások 86,2 százaléka rendelkezik honlappal, és csupán 13,8 százalék volt a nemmel válaszolók aránya. Ez az arány is azt mutatja, hogy napjainkban a honlap készítése a vállalatok többsége számára már nyilvánvaló eszköz és az interneten való jelenlét egyre természetesebb a vállalatok számára.

38


A honlapon igénybe vehető lehetőségek tárháza meglehetősen széleskörű. A honlappal rendelkező vállalatok a kérdőívben felsorolt szolgáltatásokat a 12. ábrán látható megoszlás szerint biztosították a honlapjukon. Nem meglepő módon, a vállalati honlapokon leggyakrabban a vállalattal, illetve az általa kínált termékekkel/szolgáltatásokkal kapcsolatos információkat helyeznek el. Vállalati méretet tekintve leginkább a közép- és nagyvállalatokra jellemző ezen lehetőségek használata. Ezeken kívül a legelterjedtebb lehetőségek a vevőszolgálat, mint például e-mail küldés vagy fórum biztosítása, a termékek/szolgáltatások értékesítése, az álláshirdetések megjelenítése, valamint online megrendelések fogadásának biztosítása. A biztonsági tranzakciók lebonyolításához, online digitális szolgáltatások nyújtásához és az online fizetési lehetőség biztosításához már fejlett honlapra van szükség, amelynek a fejlesztésére és fenntartására komoly erőforrásokra van szükség, ezzel magyarázható az, hogy ezeket a lehetőségeket csak a közép- és nagyvállalatok biztosítják. „Egyéb” kategóriában négy válasz érkezett, azonban ezek mindegyike besorolható valamilyen mértékben a megadott kategóriákba. Vállalati információk Termék- és szolgáltatásinformációk Álláshirdetések és online jelentkezési lehetőség Vevőszolgálat Online megrendelés fogadása Értékesítés utáni szolgáltatások Termékek és szolgáltatások értékesítése Online digitális szolgáltatások, digitális termékek Biztonsági tranzakciók elvégzésének lehetősége Mobiltelefonos internetelérés, közösségi… Online fizetési lehetőség A honlap személyre szabásának lehetősége 0 Nagyvállalkozás

10


20

30

40

50 60 70 80 90 100 % Kisvállalkozás Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 12. ábra. A vállalat honlapján biztosított lehetőségek vállalati méret szerint

39


4.1.3. Az alkalmazott információs rendszer fajtája és felhasználási területei

Kérdőívemben különböző területeken alkalmazható, valamint különböző fejlettségi szintű információs rendszereket soroltam fel. A válaszadóknak nyilatkozniuk kellett arról, hogy működik-e a vállalatnál az adott típusú rendszer, illetve ha nem működik, tervezik-e annak bevezetését vagy sem. Mivel összesen 13 információs rendszer szerepelt a kérdőívben, az eredményeket ábrázoló diagramokat terjedelmi okok miatt a 3. sz. mellékletben szerepeltetem. Tranzakció-feldolgozó rendszerek (TPS) a nagyvállalatok háromnegyedénél működik, egytizedük pedig tervezi bevezetni. A középvállalatok több, mint fele és a kisvállalkozások közel harmada szintén alkalmaz ilyen rendszert, azonban elenyésző azon mikrovállalkozások száma, ahol megtalálható az ilyen rendszer. Az irodaautomatizálási rendszerek (OAS), és a vállalati erőforrástervező rendszerek (ERP) esetében hasonló arányok állnak fenn, azzal a különbséggel, hogy ez utóbbiak a mikrovállalkozásoknál egyáltalán nem találhatók meg és csupán 10 százalékuk tervezi a bevezetését. Beszállítói kapcsolat kezelő rendszer (SRM) a nagyvállalatok közel kétharmadánál működik, míg ez az arány a középvállalkozások esetében csupán 37 százalék. A mikrovállalkozások esetében elenyésző arányú a beszállítói kapcsolat kezelő rendszer használata. Ellátási lánc kezelő rendszert (SCM) a nagyvállalkozások 40 százaléka alkalmaz, ám ezen felül nem tervezik a bevezetését. A középvállalkozások esetében egynegyed arányban vannak azok a vállalatok, ahol működik ellátási lánc kezelő rendszer, míg ugyanilyen arányban még csak tervezik a bevezetését. A kisvállalkozások körülbelül egytizede alkalmaz ilyen rendszert, míg a mikrovállalkozásoknál elenyésző arányban található meg SCM-rendszer. Ügyfélkapcsolatkezelő rendszer (CRM) a nagyvállalatok felénél, illetve a középvállalatok közel felénél található. Az alacsony arányú működtetés mellett, a mikrovállalkozások több, mint harmada tervezi a CRM-rendszer bevezetését. 40


A nagyvállalatok 60 százalékánál működik vezetői döntéstámogató rendszer (MIS), ez az arány a középvállalkozásoknál alig több, mint 40 százalék, míg a mikro- és kisvállalkozások esetében elhanyagolható arányban található meg vezetői döntéstámogató rendszer. Döntéstámogató rendszer (DSS) a nagyvállalatok harmadánál, a középvállalkozások közel 20 százalékánál működik. A kisvállalkozások egyáltalán nem, azonban a mikrovállalkozásoknál megtalálható ilyen rendszer, igaz, ez utóbbiak esetében is csak elenyésző arányban. A nagyvállalatok közel fele alkalmaz felsővezetői információs rendszert (EIS), míg ez az arány a középvállalkozások esetében 25 százalék. A mikro- és kisvállalkozások esetében nagyon alacsony arányban, vagy egyáltalán nem található ilyen rendszer. Üzleti intelligencia (BI) rendszereket és tudásalapú, szakértői rendszereket (KWS, ES) fejlett és egyben drága technológiájuk miatt elsősorban nagyvállalatok alkalmaznak, itt is viszonylag még alacsony az ilyen rendszerek elterjedtsége, bár a bevezetést tervezőket figyelembe véve várható e tendencia növekedése. Térinformatikát (GIS) elsősorban a nagyvállalatok használnak nagy arányban (40 százalék), az azonban meglepő eredmény, hogy egyes mikrovállalkozásoknál is működik térinformatikai rendszer, illetve 15 százalékuk tervezi annak bevezetését. Intranet a nagyvállalkozások döntő többségénél (80 százalék) működik, a középvállalkozások több, mint harmada szintén rendelkezik belső hálózattal, ezen kívül a mikro- és kisvállalkozásoknál közel hasonló arányban működtetik, illetve tervezik bevezetni ezt a rendszert. Ha vállalati méret szerint megnézzük, hogy az információs rendszert alkalmazóknál milyen arányban találhatók készen vásárolt, illetve saját fejlesztésű rendszerek, esetleg mindkettő, a következőkre jutunk (13. ábra). Készen vásárolt, úgynevezett „dobozos” megoldásokat a kis-, közép- és nagyvállalkozások alkalmazzák nagy arányban, míg a mikrovállalkozások több, mint 60 százaléka inkább a saját fejlesztésű rendszereket részesíti előnyben. Ez arra vezethető vissza, hogy a készen vásárolt rendszereket fejlesztő cégek korábban inkább a na41


gyobb vállalatok igényeinek kiszolgálására törekedtek, de az utóbbi időben – a piac telítődése miatt – tendenciává vált a kisvállalkozások megcélzása is. A saját fejlesztésű és vásárolt rendszer egyidejű alkalmazása kizárólag a közép-, illetve a nagyvállalkozások esetében fordul elő, utóbbiak közel harmadánál mindkét típusú rendszert alkalmazzák. Készen vásárolt, ún. dobozos megoldás Saját fejlesztésű rendszer Mindkettő 0 Nagyvállalkozás

20


%

40

Kisvállalkozás

60

80

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 13. ábra. A vállalatnál alkalmazott információs rendszer típusa vállalati méret szerint

Kérdőívemben arra is kerestem a választ, hogy az információs rendszereket a vállalati működés mely területén használják leginkább (14. ábra). Ha vállalati méret szerinti bontásban megnézzük, hogy az információs rendszerek a vállalati működés mely területén működnek, láthatjuk, hogy a nagyvállalatok leggyakrabban a bérügyvitel, a beszerzés, a pénzügy, a számvitel, könyvelés, valamint az értékesítés, számlázás területén vesznek igénybe információs rendszert. A legkevésbé a minőségbiztosítás, a projektmenedzsment, valamint a környezetvédelmi menedzsment esetében vesznek igénybe a vállalatok információs rendszereket. Vizsgáltam, hogy a vállalati méret, illetve az információs rendszerek különböző vállalati funkcióterületeken való használata között van-e összefüggés. Kereszttáblaelemzés segítségével bebizonyosodott, hogy tizenöt funkcióterület és a vállalat mérete között szignifikáns kapcsolat van. Közepesen erős a kapcsolat a bérügyvitel, a számvitel, könyvelés; a pénzügy; a controlling, tervezés, a tárgyi eszköz gazdálkodás, valamint az értékesítés,számlázás területeken, míg közepesnél gyengébb kapcsolat az emberi erőforrás gazdálkodás, a karbantartás, a beszerzés, a készletgazdálkodás, az ügyvitel, adminisztráció; a termelés, szolgáltatás, valamint a felsővezetői

42


döntéstámogatás területeken mutatható ki. Gyenge kapcsolat a marketing és a minőségbiztosítás területek esetében áll fenn. Bérügyvitel Beszerzés Pénzügy Számvitel, könyvelés Értékesítés, számlázás Controlling, tervezés Készletgazdálkodás Ügyvitel, adminisztráció Tárgyi eszköz gazdálkodás Marketing Ügyfélkapcsolat kezelés Termelés/szolgáltatás Karbantartás Emberi erőforrás gazdálkodás Felsővezetői döntéstámogatás Minőségbiztosítás Projektmenedzsment Környezetvédelmi menedzsment 0 Nagyvállalkozás

20


40 % Kisvállalkozás

60

80

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 14. ábra. Az információs rendszerek működtetése vállalati funkciók szerint vállalati méret szerinti bontásban

4.1.4. Az informatikai funkció ellátásának formája és humán erőforrás kérdései

Az informatikai funkció ellátása a vállalatoknál különböző módon történhet: -

vállalaton belüli megoldással, tevékenység-kihelyezéssel (outsourcing), visszaszervezéssel (insourcing), spin-off vállalkozás alapításával.

Arra a kérdésre, hogy az informatikai funkció ellátását milyen formában oldják meg a vállalatok, a következő eredmények születtek (15. ábra). Döntő többségben a vál43


lalaton belül foglalkoznak e funkció ellátásával, ezt a megoldást azonban a kisvállalkozások körében valamivel kisebb arányban alkalmazzák. Az outsourcing ezzel szemben leginkább a kisvállalkozások esetében fordul elő, több, mint harmaduk kiszervezi az informatikai funkció ellátását. Ez logikus összefüggés, hiszen a kisvállalatok esetében nem mindig van meg a megfelelő személyi feltétel az IT-funkció ellátására. A spin-off, amely tulajdonosi szempontból nem független, önálló vállalkozás alapítását jelenti, csak csekély mértékben alkalmazott megoldás, azonban csak a kis- és középvállalkozások esetében figyelhető meg. Az insourcing, azaz visszaszervezés lehetőségével egyetlen válaszadó vállalat sem élt. Az „Egyéb” kategóriában adott válaszok alapján az állapítható meg, hogy egyes vállalatok a megadott lehetőségek közül egyszerre többet is igénybe vesznek, illetve a vállalaton belüli funkcióellátás mellett a külföldi anyavállalat központi informatikai egysége is segít az informatikai funkció menedzselésében. Mindig is a vállalaton belül oldották meg Outsourcing Spin-off 0

20

40

60

80

% Nagyvállalkozás


Kisvállalkozás

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 15. ábra. Az informatikai funkció ellátásának formái vállalati méret szerint

A következő kérdés során azt vizsgáltam, hogy a vállalaton belül ki a felelős az informatikai funkció üzemeltetéséért (16. ábra). Megállapítható, hogy a nagyvállalatok döntő többségében nagy hangsúlyt fektetnek arra, hogy e területért külön informatikai vezető feleljen. Előfordul még a külső cég vagy alacsonyabb szinten dolgozó munkatárs megbízása, de a vállalat első számú vezetője egyetlen nagyvállalat esetében sem felelt e funkció működtetéséért.

44


„Egyéb” kategóriában a mikrovállalkozások részéről néhány meglepő válasz is született, ugyanis néhány cég elmondása szerint az informatikai funkcióért „hozzáértő családtag” a felelős, vagy egyáltalán nincs felelőse ennek a területnek. A vizsgálatok azt mutatták, hogy szoros kapcsolat van a vállalati méret és aközött, hogy az informatikai funkciónak ki a felelőse, vagyis minél nagyobb egy vállalat, annál valószínűbb, hogy külön informatikai vezetőt bíznak meg az informatikai funkció felügyeletére.

Az informatikai vezető (CIO)

Külső cég Alacsonyabb szinten dolgozó munkatárs A vállalat első számú vezetője (CEO)

0 Nagyvállalkozás

20


40

Kisvállalkozás

%

60

80

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 16. ábra. Az informatikai funkció üzemeltetéséért felelős személy vállalati méret szerint

Az informatikához kapcsolódó humánerőforrásra vonatkozóan a következő kérdés vonatkozott: „Alkalmazott-e vállalkozása 2010-ben IT-szakembert? Az eredmények az alábbiak. IT-szakembernek azt a munkavállalót tekintettem, akinek képesítése van az informatikai rendszerek tervezésére, fejlesztésére, telepítésére, működtetésére, támogatására, kezelésére és értékelésére. A 17. ábráról egyértelműen leolvasható, hogy ITszakemberek alkalmazását a nagyvállalatok (90 százalék) engedhetik meg maguknak, és ahogy egyre kisebb a vállalat mérete, egyre kevésbé jellemző külön ITszakember alkalmazása az informatikai feladatok felügyeletének ellátására.

45


Igen 0

20

40

60

80

100

% Nagyvállalkozás


Kisvállalkozás

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 17. ábra. IT-szakemberek alkalmazása vállalati méret szerint

4.1.5. Informatikai stratégia

A szakirodalom szerint21 az IT lehetőségeinek kihasználásában az informatikai stratégia tervezése nagy szerepet játszik. „Az informatikai stratégia alkotása az a tevékenység, amely által a szervezet hasznosítja (informatikai) erőforrásait. Az informatikai stratégia az a vezetői feladatkör, mely az informatikai területet és megfontolásokat integrálja a szervezeti tervezésbe, a kettő között közvetlen kapcsolatot teremtve”22. Fentiek alapján kérdőívem következő blokkjában arra is kerestem a választ, hogy mi jellemzi a vállalatok informatikai stratégiaalkotási tevékenységét, hogyan menedzselik az informatikai funkciót, valamint IT-költségeik miképpen alakultak. A válaszok azt mutatják (18. ábra), hogy önálló informatikai stratégia készítésére leginkább a nagyvállalatok mutatnak késztetést, de a vállalati stratégián belül is foglalkoznak ezzel a kérdéssel. A nagyvállalatok mintegy harmada viszont egyáltalán nem készít informatikai stratégiát, és ezt a jövőben sem tervezi. A középvállalkozások esetében elmondható, hogy a nagyvállalatokénál jóval kisebb arányban (mintegy 15 százalék) jelezték, hogy önálló informatikai stratégiát készítenek, azonban

21

Chikán–Czakó–Zoltayné Paprika, 2002. (278. oldal)

22

Gábor, 1997. (35. oldal)

46


azok aránya nagyobb, akik a vállalati stratégián belül foglalkoznak ezzel a területtel. A kisvállalkozások esetében elenyészően kevés azok száma, akik külön figyelmet szentelnek a stratégiaalkotás folyamata során az informatikai funkció menedzselésére, míg a mikrovállalkozások közül egyáltalán nem tartják fontosnak az ezzel való foglalkozást. Szignifikáns, azonban közepesnél gyengébb kapcsolat mutatható ki a vállalat mérete és aközött, hogy készít-e a vállalat informatikai stratégiát. Ennek az lehet az oka, hogy a nagyvállalkozások felépítése, erőforrásai már sokkal inkább indokoltabbá teszik az önálló informatikai stratégia készítését, mint egy egyszerű mikrovállalat esetében. 100 80

Nem készül, és nem is tervezzük.

60

Nem készül, de tervezzük.

40

Igen, a vállalati stratégián belül foglalkozunk vele

% 20 0 Mikrovállalkozás Kisvállalkozás Középvállalkozás Nagyvállalkozás

Igen, önálló informatikai stratégia készül

(Forrás: saját szerkesztés) 18. ábra. Az informatikai stratégia készítés gyakorlata vállalati méret szerint

Azon vállalatok, amelyek valamilyen szinten foglalkoznak informatikai stratégia készítésével, annak tartalmáról is nyilatkoztak. Ennek eredményeit a 19. ábra mutatja. Az IT-stratégiát készítő nagyvállalatok 60 százaléka foglalkozik technikai kérdésekkel az informatikai stratégiájában. Ennek keretén belül például szerverek, munkaállomások, hálózat fejlesztési koncepciójára fordítanak figyelmet. 55 százalékuk az informatika üzleti vonatkozásaira is kitér, mint versenyelőnyt biztosító alkalmazások vagy költség-haszon elemzés támogatása. Valamivel kisebb arányban (40 százalék) foglalkoznak az informatikai funkció menedzselésével. E kérdésen belül például a belső informatikai szervezet helyéről, költségeik elszámolásáról, külső szolgáltatók igénybevételéről foglalhatnak állást.

47


Az IT-stratégia tartalmát tekintve méret szerint nagy különbségek mutatkoznak. A fent említett területek lényegesen kisebb arányban, vagy egyáltalán nem jelennek meg a kkv-k IT-stratégiájában. A fenti tartalmak mellett a válaszadók „Egyéb” érintett területeket is felsorolhattak. Ebben a nyitott kérdésben a következő válaszok születtek: „alkalmazás és eszközkonszolidáció, rendszerek számának csökkentése, integráltság-növelés, üzemeltetés fizikai biztonságának (backup) növelése”, valamint „információk biztonságos tárolása”. Az előbbiekhez kapcsolódóan ugyancsak szoros, kapcsolat figyelhető meg a vállalati méret, valamint az informatikai stratégia tartalma között. A technikai kérdések, valamint a informatikai funkció menedzselése esetében közepesnél gyengébb, míg az informatika üzleti vonatkozásai esetében közepes a kapcsolat erőssége.

Technikai kérdések

Az informatika üzleti vonatkozásai

Az informatikai funkció menedzselése

0 Nagyvállalkozás

10


20

Kisvállalkozás

30

40 50 % Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 19. ábra. Az informatikai stratégia tartalma

48

60


5. Az üzleti információs rendszerek alkalmazásának hatása a vállalati működés eredményességére Ebben az alfejezetben az üzleti információs rendszerek alkalmazásának hatásait elemzem a vállalati működés eredményessége szempontjából. Az elemzés során az alábbi területeket érintem: -

az internet és az üzleti információs rendszerek használatából származó előnyök

-

a gazdasági-gazdaságossági elemzések támogatása

-

az információs rendszer alkalmazásának hatása a vállalat árbevételére és eredményére

5.1.1. Az internet és az információs rendszerek használatából származó előnyök A megkérdezettek az internet felhasználásának előnyeiről is nyilatkoztak, amelynek eredményeit a 20. ábra szemlélteti. Az ábrán látható, hogy az internet előnyeit leginkább a nagyvállalatok tudják hasznosítani. Minden vállalati méret hasonló mértékben értett egyet azzal a kijelentéssel, hogy az internet hozzájárul a döntéshozók jobb információellátottságához. Egyértelműen a nagyvállalatok tartják az internetet a versenyben maradás egyik eszközének. Négyesnél jobb értéket a mikro- és nagyvállalatok értékelték azt az állítást, hogy az internet használatával javítható a versenyképesség. Az „Egyéb” kategóriában egy értékelés érkezett: „az állandó online kétirányú kapcsolat naprakész információáramlást biztosít mindkét üzleti fél részére”, ami tulajdonképpen az információ ellátottság javításához kapcsolódik.

49


...javul a döntéshozók információellátottsága. ... biztosítható a versenyben maradás feltétele. ...javítható a versenyképesség. ...minőségileg új kapcsolat alakítható ki a szállítókkal, vevőkkel. ...lehetőség nyílik új piacok megcélzására. ...csökkenthető a beszerzési költség. 0

1

2

3

4

5

Érték Nagyvállalkozás


Kisvállalkozás

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 20. ábra. Az internet üzleti felhasználásából származó előnyök megítélése a válaszadó vállalatok szerint

Vizsgáltam az információs rendszerek üzleti felhasználásával kapcsolatos vállalati várakozásokat is vállalati méretek szerint (21. ábra). Az eredmények alapján egyértelműen úgy vélekednek a vállalatok, hogy javul a döntéshozók információellátottsága. A versenyképesség javításának eszközét ezzel szemben legfőképpen a nagyvállalatok látják az információs rendszerek használatában, a többi vállalati méret csupán erősen közepes értékelést adott. A döntés előkészítéshez szükséges idő csökkenésével, valamint a belső kommunikáció javításával kapcsolatosan a nagyvállalatok vannak a legnagyobb várakozással az információs rendszerek használata iránt, míg a mikrovállalkozások csak közepesen értettek egyet ezekkel az állításokkal. A közepes- és nagyvállalatok szinte hasonló mértékben (3,93, illetve 3,95) ítélik meg az információs rendszerekkel kapcsolatos elvárásaikat, ha azt a versenyben maradás feltételeként kell értékelniük. A vevőkkel, szállítókkal való kapcsolat minőségének pozitív változását legkevésbé a mikrovállalkozások (3,42-es érték) várják az információs rendszer használatától, míg a többi vállalati méret erősen közepes értékelést adott ennél az állításnál. Azzal, hogy az információs rendszerek hasz-

50


nálatával csökkenthetőek a költségek, minden vállalati méret közepes mértékben értett csak egyet. ...javul a döntéshozók információellátottsága. ...javítható a versenyképesség. ...rövidebb időre van szükség a döntések előkészítéséhez. ...javul a belső kommunikáció. ...biztosítható versenyben maradás feltétele. ...minőségileg új kapcsolat alakítható ki a szállítókkal, vevőkkel. ...csökkenthetők a költségek. 3 Nagyvállalkozás

3,5


4 Érték Kisvállalkozás Mikrovállalkozás

4,5

(Forrás: saját szerkesztés) 21. ábra. Az információs rendszerek alkalmazásának megítélése

5.1.2. A gazdasági-gazdaságossági elemzések támogatása A válaszadók értékelték, hogy az információs rendszerek használata mennyire nyújt támogatást a gazdaságossági elemzések terén. A kapott eredmények azt mutatják (22. ábra), hogy legfőképp az ellenőrzés, beszámoltatás terén lehet jól hasznosítani az alkalmazott információs rendszereket. Vállalati méretenként vannak eltérések ezek megítélésében. Elsősorban a nagyvállalatok tudják kihasználni a rendszerek támogatását főleg a tervezés, a terv-tény elemzés és a költségcsökkentési lehetőségek feltárása terén. Ez utóbbi esetében a mikrovállalkozások értékelése jelentősen elmarad a többi vállalati mérethez képest. A termékjövedelmezőség számítását illetően a kisvállalkozások kissé alulértékelik a többi vállalati mérethez viszonyítva az információs rendszerek támogatását. A termékösszetétel meghatározásában és a „venni vagy gyártani” kérdések megválaszolásában azonban minden vállalati méret

51


szerint közepes mértékben nyújt csak támogatást az információs rendszerek alkalmazása. Ellenőrzés, beszámoltatás Tervezés Terv-tény elemzés Termékjövedelmezőség számítás Költségcsökkentési lehetőségek feltárása Árképzési döntések Belső elszámoló árak kialakítása Termékösszetétel meghatározása "Venni vagy gyártani" kérdések 2,5 Nagyvállalkozás

3


3,5 Érték 4 Kisvállalkozás

4,5

5

Mikrovállalkozás

(Forrás: saját szerkesztés) 22. ábra. Az információs rendszerek használatának értékelése a gazdaságossági elemzések terén

5.1.3. Az információs rendszer alkalmazásának hatása a vállalat árbevételére és eredményére Ezen megállapításokból kiindulva összefüggéseket kerestem az IT-kiadások és a vállalat árbevétele, valamint adózás előtti eredménye között. A vizsgálat célja az volt, hogy kimutassam az információs rendszerek alkalmazásának, valamint az ITre fordított kiadásoknak a pozitív hatását a vállalat árbevételére és eredményére. Az IT-kiadások nagyságát a vállalat informatikai fejlettségének mutatószámaként tekintem. Értelmezésem szerint tehát minél többet költ egy vállalat informatikai beruházásokra, eszközökre, annál nagyobb az informatikai fejlettsége. A vizsgálatot Pearson-féle korrelációval végeztem, először a minta vállalataira vonatkozóan öszszesítetten, majd méretkategóriánként is. A korrelációk elemzése 4 év IT-kiadásai és 4 év bevételei/adózás előtti eredményei között történt, összesítetten és méretkategóriánként. A kimutatható korrelációs összefüggések nagy száma miatt terjedelmes lenne minden egyes összefüggés eredményét dolgozatomban közölni. Tekintettel

52


arra, hogy az eredmények jelentős hasonlóságokat mutattak, az összefüggéseket összesített formában mutatom be. Először az IT-ra fordított éves kiadások és az árbevétel közötti kapcsolatot elemeztem. A minta egészét tekintve ugyan nem igazolódott korreláció a két változó között, azonban vállalati méretkategóriánként vizsgálva az összefüggést, több esetben pozitív irányú, erősen szignifikáns kapcsolat mutatkozott. A nagyvállalatok kivételével (ahol nem volt kimutatható korreláció a vizsgált változók között) minden méretkategóriában igazolódott, hogy a korábbi években felmerült IT-kiadások (2007 és 2008-as értékek) erősen korrelálnak valamely későbbi év árbevételével (2009 és 2010-es értékek). (A Pearson-féle korrelációs mutatók értékei, 5 százalékos szignifikanciaszint mellett 0,756-0,934 között voltak). Az összefüggés értelmében azon vállalatok, amelyek korábban többet költöttek az informatikai beruházásokra, a későbbi években nagyobb bevételre tettek szert. Ezt követően elvégeztem a vizsgálatot az IT-re fordított éves kiadások és a vállalat adózás előtti eredménye között is. Ebben az esetben már a minta egészét vizsgálva is, de minden méretkategóriában külön-külön is – a nagyvállalatoknál is – erős, pozitív irányú korreláció volt kimutatható a korábbi években felmerülő IT-kiadások és a későbbi években jelentkező adózás előtti eredmény között. (A Pearson-féle korrelációs mutatók értékei, 5 százalékos szignifikanciaszint mellett 0,631-0,954 között voltak, valamivel nagyobb volt az értékek szórása, mint az árbevétel esetében). Természetesen a kapott összefüggést kellő óvatossággal kell kezelni, hiszen a vállalat árbevételét és eredményét számos tényező befolyásolja, amely tényezők hatásait nem lehet egymástól függetlenül vizsgálni. A különböző tényezők egymás hatásait erősíthetik, gyengíthetik. Ezen kívül a korábbiakban említettem, hogy az információs rendszerek alkalmazásának a vállalat árbevételére és eredményére gyakorolt hatásait nehéz, vagy lehetetlen számszerűsíteni. A szoros korrelációk megléte azonban mégiscsak arra enged következtetni, hogy az információs rendszerek használatának

53


pozitív hatásai, ha nem is számszerűen, de legalább a változók együtt mozgása révén kimutathatók. Fontos összefüggés az is, hogy általában a korábbi évek ITkiadása a későbbi években jelentkező árbevétellel és eredményekkel mutatott szoros kapcsolatot. Ez igazolni látszik azt, hogy az informatikai beruházások hatásai időben később jelentkeznek.

54


6. Összefoglalás Napjainkban az üzleti informatika témaköre egyre inkább a figyelem központjába kerül, amelyet az is jelez, hogy egyre több vállalat ismeri fel a fontosságát is – nem véletlenül. Az üzleti információs rendszer nemcsak egy divatos fogalom, hiszen alkalmazása lehetővé teszi a vállalatok hatékonyabb működésének elősegítését, a döntéshozók információ ellátottságának javítását, ezen kívül jelentős szerepe lehet abban, hogy az informatikára hangsúlyt fordító vállalatok versenyelőnyre tegyenek szert. Szakdolgozatom célja az volt, hogy bemutassa az információs rendszer bevezetéséről szóló döntések körülményeit és a bevezetés során felmerülő problémákat, elemezze a vállalatok üzleti információs rendszer használati szokásait, valamint feltárja az információs rendszerek alkalmazása és a vállalati működés eredményessége közötti kapcsolatokat. Dolgozatom első részében a témával foglalkozó releváns szakirodalmak alapján összefoglaltam az információs rendszerekhez kapcsolódó legfontosabb fogalmakat, jellemzőket. A szakirodalomra támaszkodva megalkottam a kutatás céljaihoz illeszkedő koncepcionális modellt, amely a kérdőív és az elemzések alapjául szolgált. Ezután a kérdőíves felmérés eredményeit mutattam be. Az elemzés elsődleges fókusza az információs rendszer használati szokások vállalati méret szerinti különbségeinek és hasonlóságainak feltárása volt, így a mintában képviseltették magukat mind a mikro-, kis- és középvállalatok, mind pedig a nagyvállalatok. Egy kilencvennégy vállalatból álló mintán – az SPSS statisztikai szoftver és az Excel 2007 program segítségével – részletes elemzést végeztem, amelynek eredményeit és az ebből levonható következtetéseket dolgozatom részletesen tartalmazza.

55


A szakdolgozatban foglaltakat véleményem szerint tovább lehetne mélyíteni az egyes tényezők közötti összefüggések összetettebb statisztikai módszerekkel történő vizsgálatával, valamint olyan további korrelációvizsgálatok lefolytatásával, ahol az összehasonlítás alapját a vállalati méret helyett a vállalat fő tevékenysége jelenti, mivel feltevésem szerint a vállalat tevékenységi köre is meghatározza az információs rendszer használati szokásokat. Ahhoz azonban, hogy a tevékenység szerinti különbségeket korrekt módon fel lehessen tárni, nagyobb mintaelem-szám, valamint a tevékenység szerinti reprezentativitás lenne szükséges. A kutatást ki lehetne terjeszteni más országok vállalataira is, amelynek következtében területi összehasonlító vizsgálatot lehetne folytatni Magyarország és más országok információs rendszer használati szokásait illetően.

56


Felhasznált irodalom 1. A KSH jelenti 2010/12. Központi Statisztikai Hivatal, 2011. 2. Chikán A.-Czakó E.-Zoltayné Paprika Z.: Vállalati versenyképesség a globalizálódó magyar gazdaságban. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2002. 3. Csala P.-Csetényi A.-Tarlós B.: Informatika alapjai. ComputerBooks, Budapest, 2003. 4. Cser L.-Németh Z.: Gazdaságinformatikai alapok. Aula Kiadó, Budapest, 2007. 5. Dobay P.: Vállalati információmenedzsment. Nemzeti Tankönyvkiadó, Budapest, 1997. 6. Drótos Gy.-Gast K.-Móricz P.-Vas Gy.: Az információmenedzsment fejlettsége és a versenyképesség. Versenyben a világgal 2004-2006 gazdasági versenyképességünk vállalati nézőpontból c. kutatás. Versenyképesség kutatások műhelytanulmány-sorozat. 28. sz. műhelytanulmány. Budapest, 2006. 7. Erdős F.: A kis- és közepes vállalkozások versenyképességének növelése integrált vállalatirányítási rendszerek által. Széchenyi István Egyetem, 2005. 8. Gábor A. és munkatársai: Üzleti informatika. Aula Kiadó, Budapest, 2007. 9. Gábor A: (szerk.): Információmenedzsment. Aula Kiadó, 1997. 10. Kacsukné Bruckner L.–Kiss T.: Bevezetés az üzleti informatikába. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2007. 11. Kotálik Gábor: A vállalati informatika térhódítása (http://rs1.szif.hu/~pmark/publikacio/Netware/kotalik.doc) 12. Raffai M.: Információrendszerek fejlesztése és menedzselése. Novadat Kiadó, 2003. 13. Sajtos L.-Mitev A.: SPSS kutatási és adatelemzési kézikönyv. Alinea Kiadó, 2007. 14. Sasvári P.: Az információs és kommunikációs technológia fejlettségének empirikus vizsgálata. Disszertáció, Miskolc, 2009. 15. Sziray J.– Gaul G.: Vállalati információs rendszerek I. Értékünk az ember – Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program. Készült a HEFOP 3.3.1-P.-2004-090102/1.0 pályázat támogatásával, 2006. 16. www.sze.hu/~gaul/tszhonlap_public/vallinfo/vall1ideigl.pdf

57


Summary Business Informatics is getting in the middle of attention nowadays that is why more and more companies realise its importance. The expression „Business Informational System” is not just a fashionable notion, since by its adaption, companies can operate more efficiently, managers reach proper information in time, also enables enterprises that give an emphasis on IT, to gain advantage in business. The aim of my thesis is to show what are the circumstances and problems in connection with introducing a corporal informational system. I will also analyse the habits of companies using this system and try to find connection between the efficiency of companies and how developed their informational system is. In the first part of my thesis I have collected the most important notions from relevant specialised literature dealing with the topic. I have created a conceptual model based on the literature, that helped in the later analysis and forming a questionnaire. Then comes the presentation of the results of my research based on the questionnaire. My research concentrated on the habits using informational systems in all kinds of corporal size categories. The research sample consists of 94 companies, which gave the base of my work that I managed to complete by SPSS statistical software and Excel 2007- the result of the research can be read in details in the thesis. In my view, this topic can be more developed if we take entrepreneurial function instead of size in consideration and use more sophisticated statistical methods, because the function of companies that is another reason that effects the use of corporal informational systems. To cope with the challenge of assaying this way of thinking, a bigger sample of companies and greater representativity in corporal functions are needed. The research could be broadened to the corporations of foreign countries and therefore a regional comparison could be done between Hungary and other countries.

58


Ábrajegyzék 1. ÁBRA. A PRIMER KUTATÁS KONCEPCIONÁLIS MODELLJE .............................................................................. 21 2. ÁBRA. A KÉRDŐÍVET KITÖLTŐ VÁLLALATOK MÉRET SZERINTI ARÁNYA ....................................................... 23 3. ÁBRA. A KÉRDŐÍVET KITÖLTŐ VÁLLALATOK ARÁNYA FŐ TEVÉKENYSÉG SZERINT ....................................... 24 4. ÁBRA. AZ INFORMÁCIÓS RENDSZERT NEM ALKALMAZÓ VÁLLALATOK DÖNTÉSÉNEK LEHETSÉGES OKAI...... 26 5. ÁBRA. AZ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK BEVEZETÉSÉNEK INDOKAI VÁLLALATI MÉRET SZERINTI BONTÁSBAN28 6. ÁBRA. A RENDSZER KIVÁLASZTÁSA SORÁN IGÉNYBE VETT TÁJÉKOZÓDÁSI FORRÁSOK VÁLLALATI MÉRET SZERINT .................................................................................................................................................

29

7. ÁBRA. AZ INFORMÁCIÓS RENDSZER KIVÁLASZTÁSI SZEMPONTJAINAK VÁLASZADÓK SZERINTI MEGÍTÉLÉSE A VÁLLALAT MÉRETE SZERINTI BONTÁSBAN .............................................................................................

30

8. ÁBRA. AZ ÉVES IT-KIADÁSOK SZERKEZETE A VÁLASZADÓ VÁLLALATOK ÖSSZESÍTETT ADATAI ALAPJÁN ... 32 9. ÁBRA. AZ INFORMÁCIÓS RENDSZER BEVEZETÉS SORÁN TAPASZTALT PROBLÉMÁK VÁLLALATI MÉRET SZERINT .................................................................................................................................................

36

10. ÁBRA. INFORMÁCIÓS RENDSZER BEVEZETÉSÉT SEGÍTŐ SZAKEMBER (COACH, MENTOR, LEADER) ALKALMAZÁSA VÁLLALATI MÉRET SZERINT ..........................................................................................

36

11. ÁBRA. AZ INTERNET IGÉNYBEVÉTELÉNEK CÉLJA A KÉRDŐÍVET KITÖLTŐ VÁLLALKOZÁSOK KÖRÉBEN 2010BEN, VÁLLALATI MÉRET SZERINT ...........................................................................................................

38

12. ÁBRA. A VÁLLALAT HONLAPJÁN BIZTOSÍTOTT LEHETŐSÉGEK VÁLLALATI MÉRET SZERINT ........................ 39 13. ÁBRA. A VÁLLALATNÁL ALKALMAZOTT INFORMÁCIÓS RENDSZER TÍPUSA VÁLLALATI MÉRET SZERINT..... 42 14. ÁBRA. AZ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK MŰKÖDTETÉSE VÁLLALATI FUNKCIÓK SZERINT VÁLLALATI MÉRET SZERINTI BONTÁSBAN ............................................................................................................................

43

15. ÁBRA. AZ INFORMATIKAI FUNKCIÓ ELLÁTÁSÁNAK FORMÁI VÁLLALATI MÉRET SZERINT ........................... 44 16. ÁBRA. AZ INFORMATIKAI FUNKCIÓ ÜZEMELTETÉSÉÉRT FELELŐS SZEMÉLY VÁLLALATI MÉRET SZERINT.... 45 17. ÁBRA. IT-SZAKEMBEREK ALKALMAZÁSA VÁLLALATI MÉRET SZERINT ....................................................... 46 18. ÁBRA. AZ INFORMATIKAI STRATÉGIA KÉSZÍTÉS GYAKORLATA VÁLLALATI MÉRET SZERINT....................... 47 19. ÁBRA. AZ INFORMATIKAI STRATÉGIA TARTALMA ....................................................................................... 48 20. ÁBRA. AZ INTERNET ÜZLETI FELHASZNÁLÁSÁBÓL SZÁRMAZÓ ELŐNYÖK MEGÍTÉLÉSE A VÁLASZADÓ VÁLLALATOK SZERINT ...........................................................................................................................

50

21. ÁBRA. AZ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK ALKALMAZÁSÁNAK MEGÍTÉLÉSE ................................................... 51 22. ÁBRA. AZ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK HASZNÁLATÁNAK ÉRTÉKELÉSE A GAZDASÁGOSSÁGI ELEMZÉSEK TERÉN ....................................................................................................................................................

52

Táblázatjegyzék IT-KIADÁSOK ÉS GAZDASÁGI HATÁSOK FIGYELEMBE VÉTELE AZ INFORMÁCIÓS RENDSZER BEVEZETÉS ELŐTT ... 1. TÁBLÁZAT

33

59


Mellékletek 1. sz. melléklet

60


61


62


63


64


65


66


67


68


69


2. sz. melléklet TPS Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

10%

20%

30%

40%

Nem működik, de tervezzük a bevezetést

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Nem működik, és nem is tervezzük a bevezetést

OAS Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


60%

80%

100%


ERP Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


60%

80%

100%


SRM Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


70

60%

80%

100%



SCM Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


60%

80%

100%


CRM Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


60%

80%

100%


MIS Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás Működik

0% 20% 40% Nem működik, de tervezzük a bevezetést

60% 80% 100% Nem működik, és nem is tervezzük a bevezetést

DSS Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás

Működik


71



EIS Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


60%

80%

100%


BI Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás

Működik



KWS, ES Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


60%

80%

100%


GIS Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


60%

80%

100%


Intranet Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás 0% Működik

20%

40%


72

60%

80%

100%


Az üzleti információs rendszerek használati szokásainak elemzése a vállalkozások körében

Recommend Documents