Biharkeresztes Város Önkormányzat Képviselő-testülete 25/2006. (XII. 14.) BVKt rendelete Biharkeresztes Város Önkormányzata Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 24/2006. (XI. 30.) BVKt rendelete módosításáról
Biharkeresztes Város Önkormányzat Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló, módosított 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 18. § (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a Biharkeresztes Város Önkormányzata Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 24/2006. (XI. 30.) BVKt rendeletét (a továbbiakban: SZMSZ) a következők szerint módosítja:
1. §
Az SZMSZ 2. számú melléklete helyébe e rendelet 1. számú melléklete lép.
2. §
E rendelet 2007. január 1. napján lép hatályba.
Biharkeresztes, 2006. december 13.
Barabás Ferenc sk. polgármester
Záradék: Kihirdetve: 2006. ………….. Seres Valéria jegyző
Seres Valéria sk. jegyző
2
1. számú melléklet 2. számú melléklet a Biharkeresztes Város Képviselő-testülete 24/ 2006.(XII. 14.) BVKt rendeletéhez Biharkeresztes Város Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatát az alábbiak szerint határozzuk meg: I. Általános rendelkezések A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatal valamennyi szervezeti egységére.
II. A POLGÁRMESTERI HIVATAL ADATAI, TEVÉKENYSÉGE
1.a)A polgármesteri hivatal alapító okiratának kelte, száma: 1.b)állami feladatként ellátott alaptevékenysége, valamint az azokat meghatározó jogszabályok: A helyi önkormányzatokról szóló módosított 1990.évi LXV.törvény 8.§ (1) és (4) bekezdése, valamint 104.§ (3) bekezdése Az épített környezet alakításáról és védelméről szóló módosított 1997.évi LXXVIII. törvény 52.§(2) bekezdése A gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló módosított 1997.évi XXXI.törvény 106.§ (2) bekezdése
A polgárok a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló módosított1992. évi LXVI. törvény 7/A §-a
A közúti közlekedési nyilvántartásról szóló módosított 1999. évi LXXXIV. törvény 5.§ (1) bekezdése A személyazonosító igazolvány kiadásáról és nyilvántartásáról szóló módosított 168/1999. (XI. 24.) Korm. rendelet 2.§ (1) bekezdése A külföldre utazásról szóló 1998.évi XII.törvény végrehajtásáról szóló módosított 101/1998.(V.22.) Korm.rendelet 5.§ (2) és 7.§-a
218/2003.(XI.27.)BVKt. – 2003.november 27.
Általános igazgatás Körjegyzőségi feladatok ellátása megállapodás alapján Szociális gondoskodás Közvilágításról gondoskodás Egészségügyi alapellátás nyújtása Körzeti igazgatási feladatok: Építésügyi hatósági tevékenység Gyámhivatali tevékenység Okmányirodai feladatok
3 ba)ezen belül a kisegítő tevékenysége: bb) kiegészítő tevékenysége: bc) a polgármesteri hivatal közhasznú szervezetben, gazdasági társaságban nem vesz részt 1.c) Vállalkozói tevékenysége: 1.d) ÁFA- alanyiság e) a feladatmutatók megnevezése, köre
Nincs Nincs
Nincs A polgármesteri hivatal ÁFA-alany 751153 Önkormányzatok igazgatási tevékenysége 751153-68 Központi irányítás 853279 Rendszeres pénzbeli ellátások 853280 Eseti pénzbeli ellátások 853246 Szociális étkeztetés 853247 Nappali szociális ellátás 853181 Átmeneti elhelyezést biztosító ellátás 751878 Közvilágítási feladatok 851912 Anya, - gyermek - és csecsemővédelem 851219 Háziorvosi szolgálat 751142 Területi igazgatási szervek tevékenysége A polgármesteri hivatal költségvetésének 12052705-00225521-00100002 végrehajtására szolgáló számlaszám: a) Biharkeresztes Város Önkormányzata költségvetésének végrehajtására szolgáló 12052705 – 00225521 - 00100002 számlaszám: b) Ártánd Község Önkormányzata költségvetésének végrehajtására szolgáló 11738101 – 15375256 számlaszám: c) Bedő Község Önkormányzata 12052705 – 00225576 – 0010002 költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszám: 11738101 – 15375469 d) Bojt Község Önkormányzata költségvetésének végrehajtására szolgáló 12052705 – 00225565 – 00100006 számlaszám: e) Told Község Önkormányzata költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszám:
A b)-c) pontokban megjelölt feladatok, tevékenységek forrásai:
normatív állami támogatás intézményi saját bevétel működési célú pénzeszközátvétel
4 III. 1. A POLGÁRMESTERI HIVATALHOZ RENDELT RÉSZBEN ÖNÁLLÓAN GAZDÁLKODÓ KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEK FELSOROLÁSA a) A polgármesteri hivatal ellátja Biharkeresztes, Ártánd, Bedő, Bojt és Told Önkormányzata gazdálkodását.
b) A polgármesteri hivatal külön megállapodás alapján
Biharkeresztes Cigány Kisebbségi Önkormányzata, Bedő Cigány Kisebbségi Önkormányzata, Bedő Román Kisebbségi Önkormányzata, Bojt Cigány Kisebbségi Önkormányzata és Told Cigány Kisebbségi Önkormányzata gazdálkodásának végrehajtó szerve.
A részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek felsorolása:
1.1. Biharkeresztes:
Bocskai István Általános Iskola és Nevelési Tanácsadó Egyesített Szociális Intézmények Városi Művelődési Ház Szivárvány Óvoda Városi Könyvtár
1.2. Ártánd:
Községi Óvoda
1.3.Bedő
Kétnyelvű Általános Iskola és Óvoda
1.4.Bojt
Petőfi Sándor Általános Iskola és Óvoda Idősek Klubja
1.5.Told
Községi Óvoda
5 2. A polgármesteri hivatal és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét külön megállapodás rögzíti. 2. A POLGÁRMESTERI HIVATALHOZ RENDELT RÉSZBEN ÖNÁLLÓ GAZDÁLKODÁSÚ SZERVEKNÉL, ILLETVE SAJÁT SZERVEZETI EGYSÉGEINÉL A PÉNZÜGYI-GAZDASÁGI TEVÉKENYSÉGET ELLÁTÓ SZEMÉLYEK FELADATKÖRÉNEK, MUNKAKÖRÉNEK MEGHATÁROZÁSA
A részben önálló gazdálkodó költségvetési szervek és a polgármesteri hivatal között létrejött együttműködési megállapodások, továbbá az ügyrend részletesen tartalmazza a pénzügyigazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörét és munkakörét.
IV. A BELSŐ ELLENŐRZÉSRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK: A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 36.§ (2) bekezdése alapján a polgármesteri hivatal és a hozzárendelt részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek belső ellenőrzési feladatairól a Bihari Települések Többcélú Kistérségi Társulása keretében gondoskodik. A belső ellenőrzés célja és feladata
(Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 48. § s) pontjában meghatározott felhatalmazása alapján, a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete (The Institute of Internal Auditors) standardjainak figyelembe vételével, a pénzügyminiszter az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzési rendszer koordinációja, harmonizációja keretében ajánlásként közzétett a belső ellenőrzési alapszabály (charta) mintáját figyelembe véve ) : A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szerv kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata – és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan –, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek:
A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni és azokat megfelelően kezelni; Az egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek, valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott és a pénzügyminiszter által közzétett standardokkal, iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal;
6
Az eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; A költségvetési szerv munkafolyamataiban a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított;
A rendszerek és eljárások – beleértve a fejlesztés alatt állókat is – teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel;
A költségvetési szervet érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a költségvetési szerv időben és megfelelően reagál.
A belső ellenőrzés végrehajtása során feltárt, a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről a vezetést tájékoztatni kell. A belső ellenőrzés – mint vezetőt támogató tevékenység – nem mentesíti ugyanakkor a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert működtessék. A belső ellenőrzés a szervezet pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. V. A POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE ÉS MŰKÖDÉSI RENDSZERE, A SZERVEZETI EGYSÉGEK ( EZEN BELÜL A GAZDASÁGI SZERVEZET ), TELEPHELYEK MEGNEVEZÉSE
1. A POLGÁRMESTERI HIVATAL MEGNEVEZÉSE: BIHARKERESZTES VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 2. SZÉKHELYE:
3.
BIHARKERESZTES, SZÉCHENYI U. 57.
Biharkeresztes Város Polgármestere a képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt.
4. Biharkeresztes Város Jegyzője vezeti Biharkeresztes Város Polgármesteri Hivatalát. 5. Biharkeresztes székhelye az Ártánd, Bedő, Bojt és Told települések alkotta körjegyzőségnek, Biharkeresztes Város Jegyzője a polgármesteri hivatal bevonásával látja el a körjegyzői feladatokat Ártánd, Bedő, Bojt és Told községek esetében a körjegyzőséget alkotó települések és Biharkeresztes Város Önkormányzat Képviselő-testülete által kötött megállapodás alapján. 6. A polgármesteri hivatal 4 szervezeti egységből, csoportból áll. A csoportok megnevezése: -
Szervezési csoport Pénzügyi csoport Igazgatási és építéshatósági csoport Gyámhivatal
7. A csoportok élén a csoportvezetők állnak. A csoportvezetők a köztisztviselők jogállásáról szóló módosított 1992.évi XXIII. törvény 45.§ (1) bekezdés g) pontja szerinti osztályvezető besorolásúak lehetnek.
7
8. A hivatal munkarendje: Hétfőtől csütörtökig: Pénteken:
7 30 – 16 00 – ig 7 30 – 13 30 – ig
9. A hivatal ügyfélfogadási rendje: Jegyző:
Aljegyző:
Biharkeresztesen hétfő: Körjegyzőségi településeken: Szerda: Szerda:
8 00 – 16 00 9 00 – 14 00 8 00 – 16 00
Csoportok: Hétfőn, pénteken: 8 00-tól 12 00 –ig Szerdán: 8 00-tól 12 00 –ig 12 30-tól 16 00 –ig Az okmányirodában:hétfőn, szerdán, csütörtökön : 8 00-tól 12 00 –ig 12 30-tól 16 00 –ig „ VI. A polgármesteri hivatal alapvető feladatai 1. A hivatal ellátja: Biharkeresztes, Ártánd, Bedő, Bojt és Told önkormányzata ( a továbbiakban: az önkormányzatok ) szerveihez (képviselő-testületek, bizottságok) kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, az önkormányzati képviselők munkájának segítését, a polgármesterek és a jegyző (körjegyző), aljegyző munkájának segítését, a belső munkaszervezési igazgatási teendőket.
2. A képviselő-testület bizottságai és a polgármesteri hivatal közötti kapcsolat: A bizottság megnevezése:
A bizottsággal kapcsolattartó megnevezése:
Ügyrendi Bizottság Jegyző Pénzügyi Bizottság Jegyző, Pénzügyi Csoport vezetője Szociális és Egészségügyi Bizottság Jegyző, Aljegyző Közoktatási, Művelődési, Ifjúsági és Jegyző, Közművelődési referens Sportbizottság Településfejlesztési és Környezetvédelmi Jegyző, Építéshatóság vezetője Bizottság 3. A hivatal előkészíti és végrehajtja a testületi szervek önkormányzati döntéseit, a polgármester(ek) irányítása és a jegyző operatív vezetése mellett. 4. A hivatal ellátja a központi állami szervek megbízásából az önkormányzat számára hatáskört megállapító jogszabályok végrehajtásaként az államigazgatási feladatokat, előkészíti döntésre az államigazgatási ügyeket és gondoskodik e döntések végrehajtásának megszervezéséről. 5. A hivatal szolgálja és segíti a lakosságot a közigazgatási tevékenysége ellátása során.
8 VII. A csoportok feladatai
1. Szervezési csoport 1. A polgármester(ek) , a jegyző és az aljegyző munkájának segítése. 2. A képviselő-testületek és a bizottságok adminisztrációs feladatainak ellátása: -
meghívók, testületi anyagok legépelése, sokszorosítása, kiküldése, testületi, bizottsági ülések jegyzőkönyveinek határidőben történő elkészítése, testületi, bizottsági döntések nyilvántartása, testületi, bizottsági döntések végrehajtásának figyelemmel kísérése, önkormányzati rendeletek kifüggesztéséről történő gondoskodás, a testületi, bizottsági ülések technikai feltételeinek biztosítása.
3. Oktatási, közművelődési, intézményvezetőkkel.
ifjúsági,
sport
feladatok
ellátása,
kapcsolattartás
az
4. Polgári védelmi, honvédelmi, mozgósítási feladatok ellátása. 5. A polgármesteri hivatal informatikai rendszerének üzemeltetése. 6. A belső adatvédelmi feladatok ellátása 7. Külföldi, testvérvárosi kapcsolatok. 8. Önkormányzati ünnepségek, megemlékezések előkészítésében, lebonyolításában történő részvétel. 9. Bélyegző nyilvántartás vezetése. 10. A nemzeti és etnikai kisebbségi önkormányzatokkal kapcsolattartás, a kisebbségi önkormányzatok működésével kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása. 11. A körjegyzőséghez tartozó településeken az ügyfélfogadás biztosítása. 12. Közreműködés a választások, népszavazások lebonyolításában. 13. Statisztikai adatszolgáltatás. 14. A helyi önkormányzati képviselők és a köztisztviselők képzésének, továbbképzésének megszervezése. 15. A helyi újság szerkesztésében való részvétel. 16. Iktatás, ügyirat-kezelési, irattározási, selejtezési feladatok ellátása.
9
17. Hagyatéki ügyek intézése. 18. A birtokhasznosítási bizottság munkájának segítése 19. A termőföldre vonatkozó elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos eljárás lefolytatása 20. Kifüggesztési eljárás bíróság, önálló bírósági végrehajtó megkeresésére 21. Foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok szervezése. 22. Pályázatfigyelés, a pályázatok elkészítése, elkészítésének, lebonyolításának koordinálása 2. Pénzügyi csoport
1. Gondoskodik: a) a gazdasági program-tervezet b) a költségvetési koncepció, c) a költségvetési rendelet-tervezet, d) a költségvetést megalapozó rendelet-tervezetek, e) a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámoló elkészítéséről. 2.
Gondoskodik a normatív költségvetési hozzájárulások elszámolásáról a zárszámadás keretében.
3.
Gondoskodik az önállóan, részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következő költségvetési évre vonatkozó feladatainak, az önkormányzat bevételeinek áttekintéséről, ennek alapján a költségvetési koncepció kialakításáról.
4.
Gondoskodik az önkormányzati bizottságok véleményének a koncepcióhoz történő csatolásáról.
5.
Egyezteti a költségvetési szervek vezetőivel a rendelet-tervezetet, a megállapodásokat írásban rögzíti és az illetékes bizottságok elé terjeszti.
6.
Gondoskodik:
7.
Elkészíti az átmeneti gazdálkodásról szóló rendelet-tervezetet.
8.
Elkészíti a polgármesteri hivatal, valamint a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek számviteli rendjét a költségvetési szervekre vonatkozó előírások alapján.
9.
Gondoskodik a központi költségvetés számára az előírt információk határidőben történő szolgáltatásáról.
- a költségvetés végrehajtásáról, - a költségvetési szervek pénzellátásáról.
10. Felelős a pénzügyi szabályzatok elkészítéséért, karbantartásáért. 11. Javaslatot tesz a banki szolgáltatásra, igénybevételére.
10 12. Felülvizsgálja a költségvetési szervek beszámolóit.
13. Javaslatot tesz a helyi önkormányzati költségvetési szervek, illetve gazdasági társaságok alapítására, átszervezésére és megszüntetésére. 14. Gondoskodik a címzett és céltámogatások, valamint kiegészítő támogatások igényléséről. 15. Javaslatot tesz a hitelfelvételre. 16. A Magyar Államkincstáron keresztül a költségvetési szerv törzskönyvi nyilvántartásba vételét kéri, intézkedik a változások bejegyeztetése iránt. 17. Gondoskodik a polgármesteri hivatal és a részben önálló gazdálkodási jogkörű költségvetési szervek gazdálkodásának pénzügyi-számviteli lebonyolításáról. 18. Gondoskodik az önkormányzati költségvetési előirányzatok nyilvántartásának folyamatos vezetéséről. 19. Az ÁFA nyilvántartások vezetésének biztosítása, ellenőrzése, a bevallások időben történő, pontos megtétele.
20. Munkaügyi, személyzeti döntések adatszolgáltatás a közigazgatás részére.
előkészítése,
személyzeti
anyag
vezetése,
21. Kapcsolattartás a könyvvizsgálóval. 22. Az államháztartás működési rendjéről szóló módosított 217/1998.(XII.30.) Korm.rendelet 22.számú mellékletében meghatározott közérdekű adatok közzétételének előkészítése 23. A helyi adók bevezetésében történő közreműködés, az ezzel kapcsolatos rendelet-tervezetek előkészítése. 24. A helyi adókkal, a gépjárműadóval kapcsolatos feladatok ellátása. 25. A helyi adók beszedésével kapcsolatos beszámoló elkészítése. 26. A helyi adókból származó bevételek összegéről szóló lakossági tájékoztató elkészítése
27. Az önkormányzat gazdálkodásának megalapozásához bevételi javaslatokat dolgoz ki; 28. Tájékoztatja a település lakosságát és a gazdálkodó szervezeteket adókötelezettségük teljesítésének elősegítése érdekében az adójogszabályok előírásairól; 29. Ellenőrzi az adójogszabályok érvényesülését, az adókötelezettség teljesítését, valamint az adó befizetések és elszámolások helyességét; 30. Az önkormányzatok működési területén ellátja a hatáskörébe tartozó adók kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, behajtásával, kezelésével, elszámolásával, ellenőrzésével és az információ-szolgáltatással kapcsolatos feladatokat; 31. Az adókötelezettség megállapítása érdekében adatokat gyűjt, tájékoztatást kér, helyszíni szemlét tart;
11 32. Vezeti a jogszabályokban előírt nyilvántartásokat, kimutatásokat és az információszolgáltatás meghatározott rendje keretében adatokat, beszámolókat készít és továbbít. 3. Igazgatási és építéshatósági csoport
1.
A szociálpolitikai tevékenység szervezés és összehangolása.
2.
Az éves költségvetési prognózis elkészítése a szociális és gyermekvédelmi (gyámügyi) ellátások területén.
3.
A képviselő-testület, a polgármester, a bizottságok és a jegyző hatáskörébe tartozó szociális, illetve gyámügyi, gyermekvédelmi feladatok döntésre való előkészítése.
4.
Előkészíti a képviselő-testületek és az illetékes bizottságok ülésére a szociális, gyermekvédelmi ellátást átfogóan vagy koncepcionálisan érintő polgármesteri, bizottsági illetve hivatali előterjesztéseket.
5.
Szakmailag ellenőrzi a helyi szociális és gyermekvédelmi gondoskodás intézmény-hálózatát.
6.
Előkészíti az egészségügyi, gyermekvédelmi és szociális intézményrendszer létesítésére, megszüntetésére, átszervezésére irányuló döntéseket.
7.
Végzi az egészségügyi és szociális bizottság működésével kapcsolatos szervezési, adminisztrációs feladatokat.
8.
Az egészségügyi, szociálpolitikai (gyermekvédelmi) területen működő érdekvédelmi és érdekképviseleti szervekkel, egyházakkal, alapítványokkal való együttműködés, kapcsolattartás.
9.
A jogszabályban meghatározott szociális és gyermekvédelmi intézmények működésének engedélyezése
10. Az önkormányzatok fenntartásában működő szociális és gyermekvédelmi intézmények működésével összefüggő dokumentumok törvényességi ellenőrzése 11. A munkaügyi központtal történő együttműködés. 12. Közhasznú, közcélú, közmunkák szervezése. 13. Adatszolgáltatás, statisztikai adatközlés a jogszabályban meghatározott szervek részére. 14. Az önkormányzat kereskedelmi-politikájának problémáinak településpolitikai kezelése.
szervezése,
szabályozása,
a
közellátás
15. A jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó kereskedelmi és fogyasztóvédelmi feladatok ellátása. 16. Az anyakönyvi, személyi adat- és lakcímnyilvántartó feladatok ellátása. 17. Hatósági bizonyítványok kiadása. 18. Szabálysértési feladatok ellátása. 19. Építésügyi hatósági feladatok ellátása.
12
20. Építési és műszaki hatósági feladatok ellátása. 21. Településfejlesztéssel és településrendezéssel kapcsolatos feladatok, részt vesz a fejlesztési, rendezési koncepciók, programok, tervek kidolgozásában, követi azok végrehajtását. 22. Közreműködik az önkormányzat részvételével folyó beruházásokban. 23. Szakmailag elkészíti az iroda feladatkörébe tartozó pályázatokat. 24. Előkészíti az iroda tevékenységét érintő bizottsági, önkormányzati területi előterjesztéseket. 25. Marhalevél-kezeléssel kapcsolatos feladatok végzése. 26. Portaszolgálat ellátása. 27. Okmányirodai feladatok ellátása 28. Javaslatot tesz az önkormányzat üzemeltetési, fenntartási, illetve felújítási tevékenységének éves tervére, a fejlesztés éves tervére, a végrehajtáshoz szükséges előirányzatokra. 29. Felügyeli - az útfelügyeleteket, közterület-felügyeletet, közlekedésszervezést, az önkormányzat vagyonvédelmi tevékenységét, - energiagazdálkodási tevékenységét, - a középületek és közterületek éves karbantartási, felújítási, fejlesztési tevékenységét, azok végrehajtását, - az önkormányzat intézményeinek azonnali intézkedést igénylő műszaki ellátásának biztosítását, - az önerős út- és közműépítéseit. 30. Ellátja a környezet- és természetvédelemmel kapcsolatos feladatokat. 28. Elkészíti a közutak, közparkok, terek beruházási, felújítási, átépítési munkáinak terveztetésére és kiviteleztetésére a versenyfelhívások kiírását, a versenytárgyalásokat megszervezi és a lebonyolításban segítséget nyújt. 29.Kommunális hatósági feladatok ellátása. 30.Közterület-használati ügyek intézése. 31.Közreműködés az országgyűlési képviselők-, az európai unió parlamenti képviselők-, a helyi önkormányzati képviselők és polgármesterek, kisebbségi önkormányzatok választásának , valamint a népszavazások előkészítésében és lebonyolításában. 4. Gyámhivatal
1.
Ellátja a jogszabályban a gyámhivatal feladat- és hatáskörébe utalt ügyek intézését.
2.
Kapcsolattartás az önkormányzat gyermekvédelmi intézményeivel, illetve a területi, megyei gyermekvédelmi intézményekkel.
13 VIII. A VEZETŐI MEGBESZÉLÉSEK
1.
A hivatali munka hatékonyabb szervezése érdekében a polgármester és a jegyző a csoportvezetők részére általában minden hét első munkanapján 13 órai kezdettel vezetői megbeszélést tart. A vezetői megbeszélés résztvevői - polgármester - jegyző - alpolgármester - aljegyző - csoportvezetők - a közművelődési referens - meghívása esetén bármely köztisztviselő.
2.
A vezetői megbeszéléseken a jegyző, illetve az általa megbízott személy ismerteti az önkormányzatot, illetve a hivatal munkáját érintő legfontosabb jogszabályokat.
3.
A csoportvezetők kötelesek tájékoztatni csoportjuk köztisztviselőit a legfontosabb jogszabályi változásokról.
4.
A vezetői megbeszéléseken a csoportvezetők ismertetik a pályázati lehetőségeket. IX. A CSOPORTVEZETŐK
1.
A csoportvezetők vezetik az irányításuk alá tartozó csoportokat.
2.
A csoportvezetők felelősök: -
az általuk irányított csoport szakmai munkájáért, a csoport munkáját meghatározó hatályos jogszabályok, a csoport tagjai részére történő rendelkezésre bocsátásáért, a jogszabályokban előírt ügyintézési határidő betartásáért (az egész csoport vonatkozásában), a statisztikai jelentések, adatközlések határidőben történő teljesítéséért, a csoport feladatkörébe tartozó előterjesztések szakmai színvonaláért, a megalapozott döntéshez szükséges információk közléséért.
3.
A csoportvezetők kötelesek részt venni a csoport feladatköréhez tartozó bizottság ülésein. A csoportvezető köteles jelezni a bizottságnak, a polgármesternek, ha döntésüknél jogszabálysértést észlel. A jogszabálysértés észleléséről a jegyzőt tájékoztatni kell.
4.
A csoportvezetők a polgármester és a jegyző által meghatározott körben kiadmányozási jogot kaphatnak.
5.
A csoportvezetők részt vesznek a képviselő-testület ülésein.
6.
A csoportvezetők megszervezik csoportjukban a helyettesítés rendjét.
7.
A csoportvezetők elkészítik és karbantartják a csoportjukhoz tartozó köztisztviselők munkaköri leírásait.
8.
A csoportvezetők elkészítik a csoportjukhoz tartozó köztisztviselők szabadságolási tervét, valamint előzetesen engedélyezik a szabadság kivételét.
14 9.
A csoportvezetők javaslatot tehetnek a csoportjukhoz tartozó köztisztviselők jutalmazására, kitüntetésére.
10. A csoportvezetők külön utasítás alapján a munkakörükhöz kapcsolódó döntési körben utalványozási jogot kaphatnak a polgármestertől. X. A MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSA 1) A polgármesteri hivatal köztisztviselői felett a munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. 2) A polgármester az egyetértési jog gyakorlását az alábbiak szerint határozza meg: a hivatal valamennyi köztisztviselője esetében egyetértési jogot gyakorol:
a kinevezés vezetői megbízás adása és visszavonása felmentés és jutalmazás esetében. XI. A HELYETTESÍTÉS RENDJE
1) A hivatal köztisztviselőinek helyettesítési rendjére a csoportvezetők tesznek javaslatot. A munkaköri leírások tartalmazzák a helyettesítés rendjét. 2) A jegyzőt az aljegyző helyettesíti.
XII.A KIADMÁNYOZÁS RENDJE Az ügyintézők munkaköri leírása tartalmazza azt, hogy a jegyzői hatáskörbe tartozó ügyek mely körében jogosultak kiadmányozásra. Az előző pontban meghatározott aláírás formája: „ XY jegyző megbízásából: aláírás ZV Az ügyintéző beosztása „
XIII. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉVEL ÉS VÉGREHAJTÁSÁVAL KAPCSOLATOS KÜLÖNLEGES ELŐÍRÁSOK, FELTÉTELEK 1. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 1.1. A költségvetési koncepció Az éves költségvetés összeállítását megelőzően, annak előkészítéseként el kell készíteni az önkormányzat költségvetési koncepcióját. a) A koncepció elkészítéséhez az érvényben lévő központi és képviselő-testületi döntések figyelembe vételével
15 át kell tekinteni az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következő költségvetési évre vonatkozó feladatait, valamint az önkormányzat bevételi forrásait. b)
A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni az önkormányzatnál működő szakbizottságok - szakterületüket érintő - valamint a pénzügyi bizottság egész koncepcióval kapcsolatos véleményét.
A bizottságok véleményét csatolni kell a testületi előterjesztéshez.
A költségvetési koncepció november 30 -ig – a helyi önkormányzati képviselő-testület tagjai választásának évében december 15-ig történő elkészítéséért - a jegyző (körjegyző) felelős. A koncepció összeállításában a pénzügyi csoport, valamint a szervezeti egységek vezetői (csoportvezetők ) működnek közre. 1..2. A polgármesteri hivatal előzetes költségvetési javaslatának elkészítése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet előírásait, valamint az önkormányzat költségvetési koncepciójában foglaltakat.
A polgármesteri hivatal előzetes költségvetési javaslatát a pénzügyi csoport vezetője készíti el a jegyző irányításával .
A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy külön-külön tartalmazza az alap-előirányzatot, az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintre hozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, a tervévet megelőző évben az önkormányzat által az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű előirányzatok összegét és az automatikus többleteket, a feladat átadás-átvételéből illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat-változtatásokat, a bevételi előirányzat felemelése miatti előirányzat növekedést, a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását.
16
Nem tekinthető szerkezeti változásnak az az előirányzat változtatás, amelyet az önkormányzat egyszeri jellegűnek minősített az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor, egyszeri jelleggel engedélyezett az önkormányzat az előző évi pénzmaradványa terhére. Szintre hozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. Előirányzati kiadási, bevételi többlet tartalma Az előirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. Az alap-előirányzat előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni:
Előző évi eredeti előirányzat Szerkezeti változások
+ ±
Bázis előirányzat Szintrehozás
+ ±
Alap-előirányzat Előirányzat többlet
+ +
Tárgyévi javasolt előirányzat
+
A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását.
A tervezés során biztosítani kell, hogy az előirányzatok rendes és rendkívüli bontásban szerepeljenek. A polgármesteri hivatal költségvetési javaslatának összeállításáért - a jegyző felügyelete mellett – a pénzügyi csoport vezetője felelős. Az önkormányzat bevételi forrását képező normatív állami hozzájárulás alapját képező mutatószámoknak az intézményektől - írásban, az intézményvezető által aláírt formában - történő begyűjtéséért, valamint felülvizsgálat után a Magyar Államkincstárhoz határidőre történő továbbításáért a pénzügyi csoport és annak vezetője a felelős.
17
1.3.
A költségvetési rendelet- tervezet összeállítása
Az önkormányzat - helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetését is tartalmazó költségvetési rendeletének a költségvetésen belül a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat egymástól elkülönítetten kell tartalmaznia. A rendelet tervezetet a következő szerkezetben kell elkészíteni: az önkormányzat és az önállóan, illetve a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcímcsoportonkénti részletezettségben; a) a működési, fenntartási előirányzatok önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt előirányzatonként részletezve; b) a felújítási előirányzatok célonként; c) a felhalmozási kiadások feladatonként; d) az önkormányzati hivatal költségvetése feladatonként, valamint külön tételben 1. az általános, és 2. a céltartalék; e) éves létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként; f) a többéves kihatással járó feladatok előirányzatai éves bontásban; g) a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatok bemutatása tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve - együttesen egyensúlyban; h) elkülönítetten is a helyi kisebbségi önkormányzat(ok) költségvetése; i) az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről előirányzat-felhasználási ütemterv; k) elkülönítetten az európai uniós támogatással megvalósuló programok, projektek bevételei, kiadásai, valamint az önkormányzaton kívüli ilyen projektekhez történő hozzájárulások. A költségvetési rendelet - tervezet elkészítéséért a jegyző felelős. A rendelet-tervezet összeállításában közreműködnek a pénzügyi csoport munkatársai. 1.4. A költségvetési rendelet megküldése a költségvetési szervek részére A képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendeletben foglalt és a költségvetési szervek számára kötelezően betartandó előirányzatokról, valamint a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályokról - a rendelet megküldésével, melyet dokumentálni kell - tájékoztatni kell az intézményeket. A tájékoztatást a rendelet elfogadását követő 15 napon belül végre kell hajtani, melynek teljesítéséért a pénzügyi csoport vezetője a felelős.
18 1.5. Végleges költségvetés tervezése A tervezés második szakaszában az önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott - kiemelt - előirányzatok és szabályok szerint el kell készíteni az önkormányzati hivatal elemi költségvetését. Az államháztartás információs rendszere számára továbbítandó, részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó költségvetést a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott „B./ Önkormányzati költségvetés” megnevezésű nyomtatványgarnitúra űrlapjainak kitöltésével kell elkészíteni. A nyomtatványgarnitúra kitöltéséért és a költségvetési szervek információs füzeteivel együtt - a Magyar Államkincstár részére - határidőre történő leadásáért a pénzügyi csoport vezetője a felelős.
2. Előirányzat módosítás A testület által a költségvetési rendeletben eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzat átcsoportosításokat, illetve előirányzat módosításokat a polgármesteri hivatal jegyzőjénél kell kezdeményezni. Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás csak az önkormányzat képviselőtestületének döntése alapján hajtható végre. Az előirányzat átcsoportosításra illetve módosításra vonatkozó javaslat elkészítéséért a jegyző felelős. Az előirányzat módosításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyért a pénzügyi csoport vezetője felelős.
3. A polgármesteri hivatal üzemeltetési, fenntartási és működési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok Az éves költségvetésben tervezett, a hivatal működését szolgáló eszközök, berendezések beszerzéséért, valamint a szükségessé vált karbantartási munkák előkészítéséért, végrehajtásáért a pénzügyi csoport vezetője felelős. 4. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 4.1. Vagyonnyilvántartás, vagyonleltár Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, valamint azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat az önkormányzat rendelete tartalmazza. A rendelet végrehajtásával kapcsolatos, polgármesteri hivatalon belüli feladatok és eljárások a következők. Az önkormányzat vagyonának folyamatos, naprakész nyilvántartását a pénzügyi csoport ezzel a feladattal megbízott ügyintézője végzi.
19 Az önkormányzati vagyon részét képező törzsvagyont a többi vagyontól elkülönítetten kell nyilvántartani.
A törzsvagyont forgalomképtelen és korlátozottan forgalomképes vagyonként kell nyilvántartani.
Ezek körét a többször módosított 1990. évi LXV. törvény (önkormányzati törvény), valamint az önkormányzat rendelete határozza meg. A befektetett eszközökről befektetési formánként külön nyilvántartást kell vezetni. A vagyonnal kapcsolatos teljes körű, részletes nyilvántartási rendszer kialakításáért és folyamatos, naprakész vezetéséért a pénzügyi csoport vezető helyettese felelős.
A vagyonállapotot az éves zárszámadáshoz csatolt vagyonleltárban be kell mutatni. A vagyonleltárban a./ tételesen - értékben és mennyiségben - szerepeltetni kell
az önkormányzat tulajdonában és a polgármesteri hivatal, valamint az intézmények kezelésében lévő, értékben nyilvántartott immateriális javakat, tárgyi eszközöket és befektetett pénzügyi eszközöket,
b./ összevont értékben szerepeltetni kell az önkormányzati vagyon részét képező és
c./
a polgármesteri hivatal illetve az intézmények kezelésében lévő készletek, valamint a követelések, pénzügyi elszámolások értékét,
tételesen szerepeltetni kell - mennyiségben - az érték nélkül nyilvántartott vagyontárgyakat (közutak, földterületek, parkok, közművek), továbbá a vagyoni értékű jogokat.
A zárszámadáshoz csatolt vagyonleltár elkészítéséért a jegyző felelős. A polgármesteri hivatalban értékben nyilvántartott vagyontárgyakban bekövetkezett bárminemű változásról a vagyonkezelési, nyilvántartási feladatokat ellátó ügyintéző köteles tájékoztatni a hivatal könyvviteli nyilvántartását vezető ügyintézőt tájékoztatást a változás bekövetkezését követő 2. napon belül a megfelelő bizonylatok (azok másolatának) átadásával kell megtenni. 4.2. Ingatlanvagyon nyilvántartás és adatszolgáltatás Az önkormányzat tulajdonában levő ingatlan vagyonról a 147/1992. (XI.6.) Korm. sz. rendelet és annak melléklete szerinti ingatlanvagyon katasztert kell felfektetni és folyamatosan vezetni.
20 Az ingatlan kataszter felfektetése, folyamatos vezetése, valamint a változások átvezetése és az adatszolgáltatás teljesítése az ezzel a feladattal megbízott ügyintéző feladata. Az adatszolgáltatás csak a jegyző aláírásával teljesíthető. 5. Munkaerő és bérgazdálkodás A polgármesteri hivatal köztisztviselői tekintetében a jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat. A kinevezéssel, az átsorolással, a jogviszony megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, átsorolás, jogviszony megszüntető határozat stb. elkészítése) a pénzügyi csoport ezzel a feladattal megbízott ügyintézője végzi. A polgármesteri hivatal és a Magyar Államkincstár - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot a pénzügyi csoport ezzel a feladattal megbízott ügyintézője biztosítja, mint jelentő-felelős. A személyét és a személyében beállott változást a Magyar Államkincstárral a jegyző közli. A felelős továbbítja a Magyar Államkincstárhoz mindazokat a rendelkezéseket, jelentéseket, okmányokat,
amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A munkaviszony létesítésére, megszűnésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket 24 órán belül kell a MÁK-hoz megküldeni. A jutalom kifizetésének megtörténte után 48 órán belül kell
a kifizetett jutalmakat, a levont nyugdíjjárulékot és személyi jövedelemadó előleget a MÁK-hoz bejelenteni. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a MÁK-hoz minden esetben 5 napon belül be kell jelenteni. A jelentő-felelősnek az itt nem érintett kérdésekben a MÁK által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, az adatközlés, változásjelentés során a MÁK által rendszeresített, a jogszabályi előírások szerinti nyomtatványokat kell alkalmaznia.
21 A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentő-felelős vezeti. A MÁK részére történő jelentések határidőre való teljesítéséhez a vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentő-felelős részére abban az esetben, ha azokat nem ő kezeli, illetve nem ő készíti elő. 6. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 6.1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása
6.1.1Kötelezettségvállalás (1) A helyi önkormányzat nevében kötelezettséget a polgármester vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat; a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére a jegyző vagy az általa felhatalmazott személy jogosult . (2) A választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvény 2. §-ának hatálya alá tartozó választások helyi, területi előkészítésére, lebonyolítására felhasználandó pénzeszközök feletti kötelezettségvállalásra a jegyző, a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére az aljegyző a jogosult. (3) Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 50 000 forintot el nem érő kifizetések esetében. Ennek rendjét és nyilvántartási formáját belső szabályzatban kell rögzíteni. (4) A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. 6.1.2.Ellenjegyzés (1) Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, b) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, c) a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó – az Ámr. 10. §-a (5) bekezdésének c) pontja szerinti - eljárás megtörtént-e. (2) Az ellenjegyző az előző bekezdésben foglalt feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. (3) Az ellenjegyzésre jogosultnak a kötelezettségvállalást jelentő okmányt, ha nem ért vele egyet, illetve az nem felel meg a (1) bekezdés a)-c) pontjában rögzített feltételeknek, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a kötelezettségvállaló írásban utasítja. Ez esetben az okmányt "a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt" záradékkal köteles ellátni, s erről a helyi önkormányzat képviselő-testületét, illetve a helyi kisebbségi önkormányzat költségvetési szerve esetében a helyi kisebbségi önkormányzat képviselő-testületét 3 munkanapon belül értesíteni. A képviselő-testület pedig soron következő ülésén köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást.
22
a) Az ellenjegyzésre való felhatalmazást az Szmsz … számú függeléke tartalmazza. b) Az egy kötelezettségvállalás alapján, részletekben teljesített kifizetéseket - a részösszegek nagyságától függetlenül - együttesen kell a fentebb jelzett összeghatár figyelembe vételénél számításba venni.
6.1.3.Érvényesítés (1) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. (2) Érvényesítést a jegyző által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet. A helyi kisebbségi önkormányzat esetében az érvényesítést az önkormányzati hivatal ezzel megbízott, az e bekezdésben meghatározott képesítéssel rendelkező dolgozója végzi. Az érvényesítési feladattal megbízást az ügyintéző munkaköri leírása tartalmazza. (3) Az érvényesítésnek - az "érvényesítve" megjelölésen kívül - tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. (4) Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy.
(5) A szakmai tejesítést igazolók körét a hivatal ügyrendje tartalmazza.
6..1.4. Utalványozás (1) A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére érvényesített okmány alapján (a továbbiakban: utalványozás) a hivatalnál utalványozásra a polgármester vagy az általa írásban felhatalmazott személy az alábbiak szerint jogosult: a)
Az utalványozás rendjére vonatkozó szabályok - az ebben kivételtől eltekintve - azonosak a 6.1.1. pontban leírtakkal.
a pontban leírt
b)
A jegyző által aláírt kinevezések, átsorolások, megbízási szerződések alapján kifizetésre kerülő illetmények, megbízási díjak utalványozására a jegyzőn kívül jogosult még az aljegyző és a pénzügyi csoport vezetője. Ezen felhatalmazás a jutalmak, prémiumok kifizetésének utalványozására nem vonatkozik.
(2) Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel (a
23 továbbiakban: utalvány) lehet. (3) A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni a) a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését; b) az ,,utalvány" szót; c) a költségvetési évet; d) a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát; e) a fizetés időpontját, módját és összegét; f) a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését; g) a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását; h) a kötelezettségvállalás-nyilvántartásba vétel sorszámát. (4) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban) a (3) bekezdésben meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. (5) Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését.
(6) Az utalvány ellenjegyzésére a jegyző vagy az általa írásban felhatalmazott személy a 7.1.2. pontban foglaltak szerint jogosult. (7) Az utalvány ellenjegyzése során a az Ámr.134. § (7)-(8) bekezdéseiben foglaltak értelemszerű alkalmazásával kell eljárni, továbbá meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. (8) Az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt, ha nem ért vele egyet, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre az utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az okmányt „ az utalványozás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátnia, s erről a helyi önkormányzat képviselőtestületét, illetve a helyi kisebbségi önkormányzat költségvetési szerve esetében a helyi kisebbségi önkormányzat képviselő-testületét 3 munkanapon belül értesítenie kell. 6.1.5.Összeférhetetlenségi szabályok (1)A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet.. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. (2)Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontja), vagy a maga javára látná el.
24 (3)Kötelezettségvállalásra és utalványozásra a polgármesteri és az alpolgármesteri tisztség egyidejű betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatásuk esetén a helyi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában a testület összehívására és vezetésére kijelölt testületi tag jogosult.
6..2.1. Kötelezettségvállalás Az önkormányzat (polgármesteri hivatal) anyagi eszközeinek felhasználását maga után vonó intézkedés, amelynek következményeit, ha a feltétel (pl. munkavégzés, anyag-, áruszállítás, szolgáltatás) bekövetkezett, viselni kell. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott (módosított) költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet. Kötelezettségvállalás csak írásban és az arra jogosult (a 6.1.2. pontban megjelölt személy ellenjegyzése után történhet.
A kötelezettségvállalás lehet: alkalmazási okirat, megrendelés, vállalkozási, szállítási szerződés. megállapodás pályázati úton elnyert támogatás szerződése 6.2.2. Érvényesítés A számla beérkezését követő, de az elvégzett munka, a szállított anyag, áru, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetőleg a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység. Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. Az érvényesítési feladattal megbízott személy 6..1.3.pont) e feladat keretében köteles meggyőződni arról, hogy
a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, jogszabály szerint jogos-e a követelés, a számla megfelel-e az alaki követelményeknek (kibocsátó, aláírás, bélyegző), a számla számszakilag helyes-e, a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, az elvégzett munka, a szolgáltatás a megrendelő, által történő átvétele megtörtént-e.
illetve az ezzel a feladattal megbízott
Az érvényesítést az okmányra vezetett záradékban kell rögzíteni. 6.2.3.Utalványozás Az érvényesítést követő gazdasági tevékenység, ami
a kiadások teljesítésének
25
a bevételek beszedésének - a 6.1.1. és a 6.1.3. pontban megjelölt személyek által történő elrendelését jelenti.
Az utalványozás utalványrendelettel történik. Az utalványrendelet külön írásbeli rendelkezés, amely tartalmazza:
az utalvány megnevezését, az önkormányzat nevét és a terhelendő számlaszámát, a kifizetés vagy bevétel jogcímét, a fizetés időpontját és módját, a kedvezményezett megnevezését, címét, az érintett szakfeladat, illetve a főkönyvi számla számát, megnevezését, az utalványozás keltét, valamint az utalványozó, ellenjegyző aláírását.
Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termék értékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését.
6.2.3.Ellenjegyzés A kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódik. Az ellenjegyzési feladattal megbízott személy (7.1.2.pont) köteles meggyőződni arról, hogy
a kötelezettségvállalók és az utalványozók az arra jogosult személyek voltak-e,
a kiadások teljesítéséhez a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e.
a jogszabályokat, a képviselő-testület rendeleteit, határozatait, valamint a belső szabályzatokat betartották-e,
Amennyiben az ellenjegyző szabálytalanságot állapít meg, köteles arról a kötelezettségvállalót, utalványozót tájékoztatni, aki az intézkedését korrigálhatja, visszavonhatja. Amennyiben ez nem történik meg, az ellenjegyzésre jogosultnak a kötelezettségvállalást jelentő okmányt, ha nem ért vele egyet „a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátnia, és erről az önkormányzat képviselő-testületét 8 napon belül értesíteni kell.
6.3. Pénzeszközök kezelése A polgármesteri hivatal (önkormányzat) költségvetésének végrehajtása során jelentkező bevételeket és teljesítendő kiadásokat az önkormányzat által meghatározott számlavezető pénzintézetnél vezetett bankszámlán és a házipénztárban kell kezelni.
26 A polgármesteri hivatal csak
egy pénzintézetnél nyithat költségvetési számlát, illetve költségvetési alszámlát, egy elszámolási számlával rendelkezhet.
A költségvetési gazdálkodással és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat ezen a számlán kell lebonyolítani. A költségvetési elszámolási számlán levő szabad pénzeszközök - a központi költségvetésből származó hozzájárulások és támogatások kivételével - bármely pénzintézetnél elhelyezhetők .
A bankszámlákon kezelt pénzeszközök felett a rendelkezési jogot a következő személyek gyakorolják: a) költségvetési elszámolási számla
polgármester, jegyző, aljegyző pénzügyi csoportvezető pénzügyi csoportvezető helyettese A rendelkezési jogot valamennyi megnyitott számlára vonatkozóan rögzíteni kell. A bankszámla pénzforgalmának bonyolítása során a számláról kiadást csak az érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylatok alapján lehet teljesíteni. Bizonylat nélkül „átutalási megbízás” a bankban nem küldhető, beszedési megbízás nem fogadható. A pénzforgalom bonyolításáról a bankkal bankszámla szerződést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A készpénzforgalom elsősorban a polgármesteri hivatal házipénztárában bonyolódik. Ennek szabályait a külön készített pénzkezelési szabályzat tartalmazza. A készpénzen kívüli pénzforgalom (átutalás, beszedési megbízás) a számlák, szerződések, megállapodások és egyéb okmányok alapján a polgármesteri hivatal elszámolási számláján bonyolódik. A polgármesteri hivatalhoz tartozó részben önálló intézmények elszámolási számlával nem rendelkeznek. A részben önálló intézmények készpénzforgalmának bonyolításával kapcsolatos szabályokat a polgármesteri hivatal és a részben önálló költségvetési szerv között létrejött megállapodás tartalmazza.
6.4. Intézmények pénzellátása Az önkormányzat költségvetési rendeletének elfogadását követő 15 napon belül a pénzügyi csoportvezetőnek el kell készítenie - az intézmények javaslatai alapján - az önkormányzati intézmények finanszírozási (pénzellátási) tervét.
A tervet
a működési kiadások jóváhagyott összege, az intézmények saját bevételeinek várható összege, az intézményi beruházások, felújítások tervezett ütemezése, valamint
27
az önkormányzati támogatások
figyelembe vételével kell összeállítani. A pénzellátási tervet a polgármester hagyja jóvá. A pénzellátási tervben rögzített, havonta esedékes összeget a tárgyhó 28-ig kell az intézmények részére kiutalni. Az átutalásért a jegyző felelős. Amennyiben az intézmények részéről rendkívüli igény jelentkezik, annak elbírálásáról, a lehetőségek függvényében történő kielégítéséről a pénzügyi csoportvezető javaslata alapján a jegyző dönt.
6.5. Cél- és címzett támogatások igénybevétele A cél- és címzett támogatások igénybejelentése, igénybevétele és elszámolása során a többször módosított 1992. évi LXXXIX. számú törvény és a 9/1998.(I.23.) Korm. számú rendeletben foglaltak figyelembevételével a következők szerint kell eljárni. Cél- és címzett támogatásokra vonatkozó igény csak a képviselő-testület tárggyal kapcsolatos döntése alapján nyújtható be. Az igénybejelentések összeállításáért a pályázati referens felelős. A pályázat kedvező elbírálása esetén megkötendő finanszírozási szerződést a pénzügyi csoportvezető készíti elő, amit a polgármester és a jegyző ír alá. A beruházásokkal kapcsolatos számlákat a pénzügyi csoportvezető kollaudálja (kollaudáltatja). A kollaudált számla pénzintézethez történő benyújtásáról a pénzügyi csoportvezető gondoskodik.
Ha a beruházó nem az önkormányzat, akkor a pénzintézet részére benyújtandó számla ellenjegyzésére kizárólag a jegyző jogosult. A beruházással kapcsolatos pénzügyi felhasználásokról - beruházásonként - nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia:
beruházás megnevezése,
a beruházással kapcsolatban igénybe vett = saját forrás, = támogatás.
beruházással kapcsolatos kiadások tervezett összege, a támogatás mértéke, összege,
a kivitelezői számla = benyújtásának időpontja, = eredeti összege, = kollaudált összege,
A nyilvántartás vezetéséről a pénzügyi csoport ezzel a feladattal megbízott dolgozója gondoskodik. A nyilvántartás vezetőjének feladata a beruházás befejezésekor a Belügyminisztérium részére - a MÁK-on keresztül - küldendő elszámolás elkészítése is.
28 7.Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvényben és a költségvetés alapján gazdálkodó szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló kormányrendeletben meghatározott alapelveket. Minden gazdasági eseményről, mely az önkormányzat eszközeinek, illetve forrásainak állományát, vagy összetételét megváltoztatja bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni azokat a bizonylatokat, nyomtatványokat
amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat,
a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat.
amelyért nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, továbbá
Szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni a polgármesteri hivatalban
a készpénzcsekket, kiadási- és bevételi pénztárbizonylatokat, pénztárjelentést, sorszámozott űrlapokat, anyag be- és kivételezési jegyeket, menetleveleket, étkezési jegyeket, utalványokat, a Pénzkezelési szabályzatban meghatározott nyomtatványok)
Az e körbe tartozó nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a beszerzett és felhasznált mennyiség sorszám szerint, továbbá a készletváltozások időpontjai egyértelműen megállapíthatók.
A felhasználó köteles a nyomtatványokkal - beleértve a rontott példányokat is - elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend és a bizonylati szabályzat tartalmaz. XIV. BÉLYEGZŐHASZNÁLAT A polgármesteri hivatal nyilvántartásában szereplő bélyegző használatára csak a kiadmányozási joggal rendelkező jogosult.
XV. EGYÉB RENDELKEZÉSEK 1. 2. 3.
A polgármesteri hivatal alapító okiratát az 1.számú melléklet tartalmazza. A vagyonnyilatkozat tételére kötelezett munkakörök jegyzékét a 2.számú melléklet tartalmazza. A polgármesteri hivatal folyamatba épített előzetes és utólagos vezetési ellenőrzési rendszerét és az ellenőrzési nyomvonalat a 3.sz.melléklet tartalmazza.
29 4. 5. 6.
7.
A polgármesteri hivatal szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét a 4.sz.melléklet tartalmazza. A polgármesteri hivatalban alkalmazottak munkakörét – szervezeti egységenként az 5.sz.melléklet tartalmazza. A polgármesteri hivatal és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek közötti – a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét szabályozó megállapodásokat a 6.sz.melléklet tartalmazza. A feladatellátásnak a polgármesteri hivatal kiadásait, bevételeit befolyásoló, a gazdálkodás előirányzatok keretei között tartását biztosító
a) feltétel- és követelményrendszerét b) folyamatát, kapcsolatrendszerét, továbbá c)
8.
a kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárást és dokumentumainak tartalmát a 7.sz.melléklet tartalmazza. A polgármesteri hivatal gazdálkodási ügyrendjét a 8.számú melléklet tartalmazza. XVI. VEGYES RENDELKEZÉSEK
(1) A Szervezeti és Működési Szabályzat 2006. január 1-jén lép hatályba. (2) E szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 24/2006. (XI. 30.) BVKt rendelet 2. számú melléklete Biharkeresztes Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata.
Biharkeresztes, 2006. december 13. Barabás Ferenc sk.
Seres Valéria sk.
polgármester
jegyző
30
