Az optimalizált irodatechnikai rendszer

Az optimalizált irodatechnikai rendszer Dokumentum menedzsment konferencia 2010. május 12. Hotel Marriott, Budapest

Papp Attila Péter üzletfejlesztési vezető Konica Minolta Magyarország

Tartalom  Eszközpark és nyomtatási koncepció Az eszközpark tervezésének szempontjai  A rendszer költsége  A koncepció kialakítása 

 Kontroll és költségmenedzsment A kontroll hatása  A költségek követése  A költségmenedzsment rendszer működésének alapja  Riportolás 

 Üzemeltetés outsourcing és flottamendzsment Az üzemletetés problémái, kiszervezése  Flottamenedzsment 

 Összegzés

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció Az eszközpark tervezésének szempontjai:  átfogó kép  felmérés  keletkező nyomatvolumen  alkalmazások, IT infrastruktúra  igényelt funkcionalitás

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció tervezés  minimalizált eszközszám  költséghatékony, outsourced üzemletetés  rugalmas koncepció  megvalósíthatóság  kidolgozott implementációs projekt  jövőben megoldások támogatása

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

Nyomtatási koncepció:

„Asztali”

„Folyosói”

egy nyomat költsége

CRD

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

Decentralizált

Centralizált

Kényelmes Sok egyfunkciós eszköz magas költség

Funkcionális

Optimális kombináció csak hálózati, kevés egyéni, sok munkacsoportos eszköz

„elégedett ügyfelek”

nagymértékű erőforrás minimális üzemeltetési költség kihasználtság

kevés, elosztott többfunkciós eszköz

alacsony költség

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

Az eszközpark, a nyomtatási koncepció Asztali nyomtató

Központi nyomtató

1 oldal

10 oldal 9

Kontroll és költségmenedzsment

Kontroll:  csökkenő nyomatszám  magánhasználat, indokolatlan nyomtatás  a kontroll „pszichikai” hatása

 tervezhető felhasználás

Kontroll és költségmenedzsment

 személyre szabott jogosultságok (duplex, színes nyomtatás, stb.)

 biztonság  titkos tartalmak nyomatatása  dokumentumok útjának nyomon követése  szkennelés felügyelete

Kontroll és költségmenedzsment

Költségmenedzsment:  tervezhetőség  pontosan követhető költségek

 költségek hozzárendelése  részlegekhez  projektekhez, projekt-fázisokhoz

 riportolás  automatikusan lekérhető, testre szabható kimutatások

Kontroll és költségmenedzsment

Pull Print Azonosítás Nyomtatás

MFP •

Alapvető funkciók • Nyomtatók, MFP-k felügyelete • „Pull Print“ • „Follow me“, „Kedvenc feladatok“ funkció • Felhasználók nyomtatási kontrolja • Riportolás

Kontroll és költségmenedzsment

Follow Me Megbeszélés •

•

Moduláris felépítésű a rendszer • Legkisebb cégtől a hatalmas nagyvállalatig Teljes rendszerintegráció • Tökéletesen testreszabható

Első emeleti MFP •

Alapvető funkciók • Nyomtatók, MFP-k felügyelete • „Pull Print“ • „Follow me“, „Kedvenc feladatok“ funkció • Felhasználók nyomtatási kontrolja • Riportolás

Második emeleti MFP

Kontroll és költségmenedzsment

Riport– részlegenkénti – havi felbontás

Fekete nyomatok száma

Színes nyomatok száma

Kontroll és költségmenedzsment Vagy akár személyre lebontva…

Fekete nyomatok száma

Színes nyomatok száma

Kontroll és költségmenedzsment Vagy akár személyre lebontva részletesen… színes nyomtatás fekete 2009. 01. 07. 2009. 01. 13 nyomtatás

fekete nyomtatás kétoldalas

Bóna Gabriella nyomtatása színes nyomtatás

Horváth Andrea nyomtatása fekete nyomtatás

fekete nyomtatás kétoldalas

Kontroll és költségmenedzsment Vagy akár nyomtatási JOB-okra összegezve… Egyoldalas

Kétoldalas

Kétoldalas

Egyoldalas

Üzemeltetés outsourcing Belső erőforrások:  IT támogatás  minimális nem fő feladat erőforrás igény  távfelügyelettel indokolatlanul vesz biztosított, igénybeállandó erőforrást rendelkezésre állás

Üzemeltetés outsourcing,  pénzügyi adminisztráció flottamenedzsment  egy többszolgáltató szolgáltatóegy több számla számla (HW, szerviz)  automatikus folyamatos szerviz-, kellékanyag kellékanyag ellátás rendelés

Egy szolgáltató, outsourced üzemeltetés

Flottamenedzsment Flottamenedzsment alapfunkciói:  átfogó kép  eszközök száma, konfigurációi, helyei, kapcsolattartók  központi menedzselhetőség (területtől függetlenül)  szerződési feltételek (SLA)  részletes információk  szervizigények: meghibásodások száma, gyakorisága, szervizigények állapota, feedback, stb.  kihasználtság statisztikák – havi / heti / napi terhelés  ellenőrzés  SLA mérés / riport  a szolgáltató ellenőrzése „Ongoing optimalizáció”  kihasználtsági statisztikák alapján, beállítható szempontok szerint

Flottamenedzsment

Flottamenedzsment megoldások:  webes felület  egyszerű elérés, bárhonnan  szolgáltató által biztosított felület

 helpdesk rendszerek összekapcsolásával  a partner saját helpdesk felületét használva  a szolgáltató rendszerébe direkt bejelentési lehetőség

Összegzés

 Üzemeltetés outsourcing, flottamenedzsment: • folyamatos otimalizáció • IT / PÜ adminisztráció mentesítése

 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció: •kevesebb eszköz – kisebb költség • technológia váltás • asztaliról folyosói koncepcióra váltás

Összefoglalás

 Kontroll, költségmenedzsment : 

Racionalizációval elérhető, teljes havi Felhasználók, munkafolyamatok : megtakarítás •egyszerűbb folyamatok – kevesebb idő • kevesebb papír alapú munka

•kevesebb indokolatlan nyomat • kiszűrhető magánhasználat • biztonság

Köszönöm a figyelmet!