Az Informatikai Kar Rendészeti és Vagyonvédelmi Szabályzata
1. Az Informatikai Kar Rendészeti és Vagyonvédelmi Szabályzata megegyezik az Egyetem Rendészeti és Vagyonvédelmi Szabályzatával. A Szabályzathoz külön elkészíti az alábbi szabályzatokat: • • • •
Beszerzési Szabályzat Leltározási Szabályzat Kulcskezelési Szabályzat A gondnoki feladatok ellátásával összefüggő szabályzat
2. A Kar egy dolgozóját megbízza a kari leltározási munkák ellátásával. 3. A Kar egy dolgozóját megbízza a gondnoki tevékenységek ellátásával.
Kari Tanács elfogadta: 2004. június 15.
Immateriális javak és tárgyi eszközök beszerzésének rendje az Informatikai Karon 1. A karon az immateriális javak és tárgyi eszközök, valamint a tárgyi eszközökhöz tartozó kiegészítő és pótalkatrészek beszerzése központilag történik. 2. A beszerzéseket a mindenkor hatályos közbeszerzési szabályok figyelembevételével kell lebonyolítani. 3. A számítástechnikai eszközök és a szoftverek beszerzését az Informatikai Csoport, a további eszközök beszerzését a Kar gondnoki teendőkkel megbízott dolgozója végzi. 4. A beszerzési igényt az 1. sz. mellékleten, írásban kell benyújtani. Amennyiben a beszerzést az Informatikai csoport végzi, úgy a beszerzési igény egy másolatát a kari leltárfelelősnek át kell adni. 5. A benyújtott beszerzési igényt a kari leltárfelelős nyilvántartásba veszi. 6. A beszerzési igény módosítását a 2. sz. mellékleten kell dokumentálni. A változást a kari leltárfelelős a nyilvántartásban átvezeti. 7. A megrendelt eszköznek a szállítótól való átvételére csak a beszerzést végző személy, illetve a kari leltárfelelős jogosult. 8. A beszerzett eszközt haladéktalanul kari leltárba kell venni. A kari leltárba vétel után az eszköz a megrendelő szervezeti egységhez kerül, ahol a helyi leltárfelelős helyi leltárba veszi, majd használatba való adáskor a megfelelő szobaleltárt aktualizálja. 9. A beszerzett eszköz a megrendelő szervezeti egység költségvetését terheli. 10. A beszerzett eszközről a megrendelő szervezeti egység utalványrendeletet állít ki, és átadja a Gazdasági Csoportnak.
Megrendelés igény bejelentő* Az ELTE Informatikai Karon beszerezni kívánt eszköz beszerzése esetén. Ref: ............../200.... Módosító lapok száma: ....
1. Megrendelés igény bejelentése A megrendelés tárgya: ........................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... Bekerülés várható költsége: .................................. A megrendelő egység neve/számlázási cím: ................................................................................ Kapcsolattartó/átvevő: ........................................... elérhetőség: .................................. A megrendelés fedezeti forrása: .......................................................................................... Szállító megnevezése (ha van): .......................................................................................... _________________
Budapest, 200... _________ hó ______ nap.
Átvette
______________________
Fedezet rendben: ________________ Utalványozásra jogosult aláírása Gazdasági csoport vezető Dátum: 200... _______ hó _____ nap.
2. Visszaigazolás a megrendelésről Megrendelés megtörtént 200..______ hó ____ napján ............................................................... szállítónál. A várható beérkezés dátuma: 200.. __________ hó ______ nap. Másolatot kap: Másolatot átvette:
Utalványozó, Gazdasági csoport vezető Kari leltárfelelős _________________________ Dátum: 200... _______ hó ____ nap. aláírás
3. A megrendelt eszköz átvétele: _________________________ Dátum: 200... _______ hó ____ nap. aláírás * Az igény a megrendelővel való megegyezés alapján módosúlhat (2. sz. Melléklet: Megrendelési igény módosítása).
Megrendelés igény módosítása Az ELTE Informatikai Karon beszerezni kívánt eszköz beszerzése esetén. Ref: ............../200.... számú igénybejelentőhöz
1. Megrendelés igény módosítása A megrendelés tárgya: ........................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... Bekerülés várható költsége: .................................. A megrendelő egység neve/számlázási cím: ................................................................................ Kapcsolattartó/átvevő: ........................................... elérhetőség: .................................. A megrendelés fedezeti forrása: .......................................................................................... Szállító megnevezése (ha van): .......................................................................................... Budapest, 200... _________ hó ______ nap.
______________________
_________________
Utalványozásra jogosult aláírása Fedezet rendben:
Átvette
_______________________ Gazdasági csoport vezető Dátum: 200... _______ hó _____ nap.
Az Informatikai Kar Leltározási Szabályzata 1. a) Jelen szabályzat hatálya kiterjed az Informatikai Karon (továbbiakban: Kar) a Kar létrejöttekor az Informatikai Tanszékcsoporton leltári állományban lévő, és azóta folyamatosan beszerzésre kerülő immateriális javak és tárgyi eszközök (továbbiakban: eszközök) nyilvántartására. b) Célja, hogy a fenti összes eszköznek Karon dolgozó személyhez, illetve laboratóriumok esetén kijelölt felelőshöz történő hozzárendelését nyilvántartsa, és anyagi felelősség megállapítását lehetővé tegye mulasztás esetén. 2. A naprakész leltározásban résztvevő személyek: a) kari leltárfelelős - A Karon a leltározási munkálatokat szervezi, és felelős az üzemszerű munkálatokért; a Kar megbízott dolgozója b) szervezeti egység (továbbiakban: tanszék) leltárfelelőse – a szervezeti egység egy, a szervezeti egység vezetője által megbízott dolgozója. c) A tanszékek további beosztott leltárfelelősöket jelölhetnek ki. 3. a) Új eszközt a Karhoz kerüléskor a kari leltárfelelős analitikus nyilvántartásba veszi és elkészíti az eszköz eszközkísérő lapját (1. sz. melléklet). Az eredeti a kari leltárfelelősnél marad, és másolat kap az eszközt átvevő személy. b) Az eszköz a kari leltárfelelős, tanszéki leltárfelelős(ök), Karon dolgozók vagy kijelölt laborfelelősök kezelésében, tárolásában lehet. c) Az eszköz tárolási helyet vagy kezelőt a eszközkísérő lap kíséretében átadás-átvételi lapon (2. sz. melléklet) cserélhet. d) Az eszközökön bekövetkezett változásokat, az átadás-átvételi lap átadásával, a tanszéki leltárfelelős 3 munkanapon belül jelenti a kari leltárfelelősnek, aki a szükséges változtatást az analitikus nyilvántartásban valamint az eszközkísérő lapon átvezeti. e) Az ELTE Számviteli Osztálytól érkező leltári nyilvántartási számokat a kari leltárfelelős veszi át, és felragasztás céljából átadja a tanszéki leltárfelelősöknek. A felragasztásra nem kerülő leltári nyilvántartási számokat a kari leltárfelelős őrzi. f) Az éves leltározás a számvitellel közösen az ELTE szabályzatnak megfelelően történik. g) Az eszköz analitikus nyilvántartását az eszköz leltárból való kikerülése után 5 évig meg kell őrizni. 4. Kari leltárhoz tartozó eszközök otthoni valamint saját eszköz egyetemi használatát az Egyetem Rendészeti és Vagyonvédelmi Szabályzata szabályozza 5. a) Kari leltárban szereplő valamennyi eszközről a felhasználás helyén szobaleltárt kell vezetni. b) A szobaleltárt a tanszéki leltárfelelős készíti és aktualizálja, minden változásról értesíti a kari leltárfelelőst. 6. a) A karon feleslegessé vált eszköz egyetemen belüli átadással vagy selejtezéssel kerül ki a leltári állományból. b) Elveszett, megsemmisült eszközökről jegyzőkönyvet kell felvenni, és a felelősséget meg kell állapítani. 7. A leltárokat oly módon kell tárolni, hogy azok épsége mindenkor biztosított legyen.
8. a) A Kar a szoftverek kezelésére kari szoftverfelelőst nevez ki. b) A Kar szoftvereinek eredeti példányait a kari szoftverfelelős őrzi. c) A kari szoftverfelelős a szoftverek másolatairól, valamint telepítéseiről nyilvántartást vezet. d) Az illegális felhasználásért a felhasználó felel. 9. A Karról kilépő dolgozóknak a leltári eszközökkel el kell számolni, és ezt az elszámoló lapra is rá kell vezetni. 10. A kari leltárfelelősnek belső szobaleltár ellenőrzésre joga – lehetősége van, az érintett személy jelenlétében.
1. sz. melléklet SORSZÁM:
Eszközkísérő lap
Tárolási hely:
Belső azonosító szám: Szállító: számlaszám:
Tárgyi eszköz megnevezése: Az eszköz gyári száma(i):
Megjegyzés:
Budapest, 2004
………………… adatfelvevő
hó
nap
…………………. leltárfelelős
2. sz. melléklet
Átadás – átvételi lap
Elismervény az Informatikai Kar leltári állományában lévő eszköz átadás – átvételéről.
Az eszköz megnevezése:
Az eszköz leltári száma: Az eszköz gyári száma: Az eszközkísérő lap sorszáma:
Régi tárolási helye: Régi felelős személy: Új tárolási helye: Új felelős személy:
Budapest, 2004______________________________
……………………………… átadó
……………………………… átvevő
(A lap másolatát három munkanapon belül el kell juttatni a kari leltárfelelősnek)
………..……………. tanszéki leltárfelelős
Kulcskezelési szabályzat 1. Ez a szabályzat a Kari vagyonkezelési szabályzat része. 2. A Karhoz tartozó valamennyi kulcsról nyilvántartást vezet a Dékáni Hivatal 3. A Dékáni Hivatal a szervezeti egységhez tartozó valamennyi kulcsot nyilatkozat ellenében átadja a szervezeti egység ügyintézőjének. 4. a) A titkárságokon az adott szervezeti egység(ek)hez tartozó valamennyi helyiség legalább egy kulcsát egy lezárható fémszekrényben kell őrizni. A fémszekrény kulcsát az ügyintéző őrzi. b) Kulcsot átadni csak írásbeli nyilatkozat (1. sz. m.) ellenében lehet. A kulcs visszaszolgáltatását írásban kell elismerni. (2. sz. m.) A kulcsátvételi és visszaszolgáltatási nyilatkozatot legalább 1 évig meg kell őrizni. c) Kilépő dolgozónak (Elszámolólapon), doktorandusznak, illetve bárkinek, aki a karon hosszabb időn keresztül kulccsal rendelkezik, a jogviszony megszűnésekor a kulcsot vissza kell szolgáltatnia. 5. A kulcsok átadásáról és visszavételéről a megfelelő szervezeti egységnél idősoros nyilvántartást is kell vezetni. 6. Elveszett kulcshoz tartozó zárat két munkanapon belül, a vezérkulcsnak megfelelően le kell cserélni. A cserét a kar gondnoki feladatainak ellátásával megbízott dolgozója végzi, a csere költségeit a vétkes személy viseli. 7. Kulcsról másolatot készíteni vagy készíttetni engedély nélkül tilos. Engedélyt a megfelelő szervezeti egység vezetője adhat, és ezt a tényt megfelelően dokumentálni kell. 8. A kar egyes részein elhelyezkedő helyiségeket egy külön vezérkulcs nyitja. Vezérkulcs az alábbi helyeken található: a) Dékáni Hivatal b) A takarítást ellátó szervezet c) Porta 9. A Dékáni Hivatalnak gondoskodnia kell arról, hogy munkaidőben a vezérkulcshoz szükség esetén hozzá lehessen férni. Ez a Szabályzat 2004. szeptember 1. lép hatályba.
1. sz. m.
;yilatkozat kulcs átvételéről
Alulírott ......................................... elismerem, hogy a mai napon átvettem a ........... helyiség egy kulcsát. Tudomásul veszem, hogy a kulcsot másnak át nem adhatom, és arról másolatot nem készít(tet)hetek. Kijelentem, hogy amennyiben a kulcsot elveszítem, azt haladéktalanul bejelentem, és az új zár, valamint a hozzá tartozó kulcsok cseréjének költségét viselem.
Budapest, 200................................. ...................................................... aláírás
__________________________________________________________________________________________________ 2. sz. m.
Elismervény kulcs visszavételéről
Alulírott ......................................... elismerem, hogy a mai napon ............................... tól visszavettem a ........... helyiség egy kulcsát.
Budapest, 200................................. ...................................................... aláírás
A gondnoki feladatok ellátásával kapcsolatos szabályok az Informatikai Karon 1. A Kar a gondnoki feladatok ellátásával írásban megbízza a Kar egy dolgozóját, valamint a Kar egy további dolgozóját, aki a gondnoki tevékenységek ellátásával megbízott dolgozó akadályoztatása esetén a gondnoki tevékenységeket ideiglenesen ellátja. 2. A gondnoki tevékenység ellátásával megbízott személy feladatai: a) ellenőrzi a karhoz tartozó ingatlanok állapotát, és szükség esetén értesíti a gazdasági dékánhelyettest a megoldandó feladatokról b) gondoskodik a kisebb javítási, helyreállítási, karbantartási munkák megrendeléséről, ellenőrzi a munkálatok elvégzését, és átveszi a befejezett, elvégzett munkát c) ellátja a számítástechnikai eszközök valamint a szoftverek kivételével az eszközök beszerzésével kapcsolatos teendőket 3. A karon szükséges javítási, karbantartási feladatokat a gondnoki tevékenységek ellátásával megbízott személynek kell jelezni. 4. Az elvégzett munkát csak a gondnoki tevékenységek ellátásával megbízott dolgozó – akadályoztatása esetén a helyettesítésével megbízott személy – veheti át. 5. A gondnoki feladatok ellátásával megbízott személy egyben a Kar Tűzvédelmi valamint Balesetvédelmi felelőse. 6. A gondnoki feladatok ellátásával megbízott személy ezen tevékenységekkel kapcsolatos felettese a Dékáni Hivatal vezetője.
