Az Idő Urai Időgazdálkodás Mesterfokon Rendhagyó önszervezési kalauz krónikus időhiányban szenvedőknek
Kerner Tibor 2012
Tartalom Bevezető – Az önző óriás…..…………………………….……...……...4 I. Időgazdálkodás: kulcs az álmainkhoz………..………..…………...6 1.1 A hetedik főbűn ……..........……………..……………............7 1.2 Négy generáció …………….……………………...….....…..12 1.3 Értékek, célok, prioritások ……………………….......…….15 1.4 Zéróalapú gondolkodás ……………..………..….…..…….19 II. Az időgazdálkodás tíz alaptörvénye ……………….............……22 2.1 A Pareto-elv ………………..………………...…..…………..23 2.2 Az Időmegmaradás törvénye ………..…………………….24 2.3 A Felkészülés törvénye …….…………………............…….27 2.4 A Papír törvénye ……..….…………………..…….….…..…29 2.5 A Dugó törvénye ………………………….………..……….31 2.6 Az Elefánt törvénye ……..…………………….….…………35 2.7 A Béka törvénye ………………..…………...…..…………..36 2.8 A Második Kvadráns törvénye ……………..………..……37 2.9 A Növekvő Hatékonyság törvénye …….…………...…….39 2.10 A Szokás törvénye …………………..……….…………….40 III. Hogyan legyél időmilliomos …………………..………………..42 3.1 Önmenedzselési kérdőív …....………….….…………….....43 3.2 A varázskód……………………….………………..………..51 3.3 Időrablók rács mögött………………………….………....…55 3.4 A halasztgatás halála…………….…..….….……………….63 3.5 Mágikus rendszerek ………………..……………………….67 2
IV. Életminőséged radikális javítása ………………..….....………...70 4.1 Marslakó a villamoson …………..……………………….....71 4.2 A stressz kezelése ………….…………….….……..….…….75 4.3 A boldogság titka: célok és egyensúly …….……..…….....78 Zárszó – Gazdag ember, szegény ember……………….....................81 1. Melléklet – Időgazdálkodási tippözön……..…………...................82 2. Melléklet – Stressz-szint kérdőív…………....…………..................89
3
Bevezető _____________________________
Az önző óriás „Az idő repül, és TE ülsz az irányítótoronyban.” Robert Orben Az önző óriás Oscar Wilde egyik gyönyörű meséje, amelyben az óriás hét évi távollét után hazatér birtokára. Dühösen fedezi fel, hogy a környékbeli gyerekek iskola után minden nap bejárnak játszani kastélyának csodálatos kertjébe. - Ez az én kertem, ide ne járjon senki! – mondja az önző óriás, és magas falat húz a kert köré, a bejáratnál táblával: „A kertbe lépni szigorúan tilos!”A gyerekek ezután kénytelenek az országút porában játszani. Egy nap eljön a tavasz. Rügyek fakadnak, virágok nyílnak, a fákra visszatérnek a madarak. Csak az önző óriás kertjében marad a tél. A madarak nem énekelnek, mert nem találják a gyerekeket, akiket a fák is annyira megsajnálnak, hogy virágozni is elfelejtenek. Süvít a jeges szél, és hó takar mindent az egykor oly pompás kertben. Az óriás nagyon szomorú. Mindennap várja a tavaszt, de az csak nem akar eljönni. Mígnem egy reggelen arra ébred, hogy odakint a kertben dalolnak a madarak. Az ablakon kitekintve selymes zöld füvet és rózsás virágdíszbe öltözött barackfákat lát. A tavasz visszatért. A fákon a gyerekek ülnek, akik a fal egy hasadékán át bemásztak, és újra birtokba vették a kertet. A virágok kivirulnak örömükben, a fák boldogan lengetik ágaikat, a madarak vidáman csicseregnek. 4
Az óriás ekkor megérti, hogy miért nem akart eljönni a tavasz. Eldönti, hogy amíg ő él, a gyerekek mindig játszhatnak a kertben, ahol „sok szép virág van, de közöttük a legszebbik mégiscsak a gyermek.” ******************************************************************************* Van elég időd? A legtöbb ember erre határozott nemmel felel. Régóta foglalkoztat a kérdés, hogy vajon mi lehet ennek az oka. Azt tapasztaltam, hogy a legtöbben úgy akarják megoldani időgazdálkodási problémáikat, hogy összes teendőjüket megpróbálják begyömöszölni a nap 24 órájába. Olyan ez, mint amikor egy érettségiző öltönyt akarunk felvenni húsz évvel később. Nem fog menni. Az óriásnak rá kellett döbbennie arra, hogy az annyira vágyott tavaszhoz a gyerekek jelenlétének az elfogadására – másképpen: paradigmaváltásra - van szükség. Hasonlóképpen nekünk is el kell jutnunk arra a pontra, amikor ráébredünk: ahhoz, hogy urai legyünk az időnknek, nem a meglevő feladatainkat kell hatékonyan menedzselnünk, hanem a SAJÁT ÉLETÜNKET kell élnünk és a SAJÁT CÉLJAINKAT kell megvalósítanunk. Az Idő Urai program ebben nyújt Neked segítséget. Megtanulod újratervezni az életedet, hogy mindenre legyen időd, és tökéletesen megvalósítsd igazi önmagad, a tavasz pedig végleg visszatérjen életed kertjébe. Sok sikert kívánok hozzá!
5
I. RÉSZ
IDŐGAZDÁLKODÁS: KULCS AZ ÁLMAINKHOZ
6
ELSŐ FEJEZET
A HETEDIK FŐBŰN „Szereted az életet? Akkor ne tékozold el az idődet, mert ebből áll az élet szövete.” Benjamin Franklin Arisztotelész óta tudjuk, hogy az ember számára a boldogság a „legfőbb jó”; mindenki ennek elérésére törekszik. A nagy görög filozófus mutatott rá arra is, hogy mindannyian célkövető lények vagyunk, és CSAK akkor lehetünk egyensúlyban, ha folyamatosan haladunk kitűzött céljaink felé. Ahhoz, hogy a rendelkezésre álló idő alatt elérjük ezeket a célokat, a kulcsot az időgazdálkodás jelenti. Ma – sokkal inkább, mint bármikor korábban – az eredményekért „fizetnek”. Időnk hatékony felhasználása ezért szó szerint létfontosságú. Az ember „gyárilag”, vagyis genetikailag lusta. A hetedik főbűn nem véletlenül a restség; amikor valaki engedi magán elhatalmasodni a tétlen, erőfeszítés nélküli életet, számolnia kell a „henye” életmód súlyos, nem kívánt következményeivel. A lustaság azonban nem feltétlenül negatív jellemvonás. A megfelelő csatornákba terelve mindig is ez volt az emberiség fejlődésének egyik fő motorja; kreatív ötletek, invenciózus találmányok és az életet könnyebbé tevő újítások előmozdítója.
7
Az ember mindig is arra vágyott, hogy kevesebb munkával többet teljesítsen, vagyis a felhasználható időből minél több eredményt „sajtoljon ki”. Hogyan lehet ezt elérni? Javítani kell a hatékonyságot. A hatékonyság növelésének főbb módszerei a következők: 1. Hosszabb munkaidő. Ha többet akarunk teljesíteni, ez a legnyilvánvalóbb és egyben a legalacsonyabb hatékonyságú eszköz. A legtöbb ember alkalmazottként, havi bérért dolgozik. Mivel ezt szokta meg, amikor többet szeretne keresni, az első gondolata automatikusan az, hogy ezért többet kellene dolgoznia. A heti 50-60-70 órás munkahét egy ideig kétségtelenül hozza az eredményeket, sőt átmenetileg akár indokolt is lehet. Hosszabb távon azonban a hátrányok nyilvánvalóak: a „gyertyát két végén égető” embernek nincsen szabadideje, megromlik az egészsége, és előbb-utóbb tönkremennek a családi kapcsolatai. **************************************************************************** Hány órát dolgozol hetente? Ha többet, mint 40 órát, mi ennek az oka? Átmeneti helyzet, vagy már régóta így van? Ha régóta, akkor miért? __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________
8
HARMADIK FEJEZET
ÉRTÉKEK, CÉLOK, PRIORITÁSOK „Minden gyermek küldetéssel érkezik erre a Földre.” Wayne Dyer Időnk hatékony menedzselése nem azzal kezdődik, hogy beírjuk teendőinket a naptárunkba, és még csak nem is céljaink kitűzésével. Életünk megszervezése ÉRTÉKRENDÜNK letisztázásával indul. EZ az időgazdálkodás ALAPJA. Ahogy láttuk az előző fejezetben, az emberek 97-98%-a nem így tervezi az idejét. A többség számára az időgazdálkodás a meglevő feladatok hatékony menedzselését jelenti. Ez azonban téves elgondolás, és minél hamarabb jut el valaki ennek felismeréséhez, annál hamarabb indul el a kiteljesedett élet felé vezető úton. A fentiek értelmében tehát életutunk „összerakásának” helyes sorrendje a következő: a) Értékrend meghatározása. Mindenekelőtt azt kell meghatározni, hogy mi a fontos számunkra az életben. Mivel ez mindenkinek más és más, a domináns 4-5 érték is szinte mindig eltérő. (Az 1. táblázatban a választás megkönnyítésére a 100 legfontosabb, felmérésekben is legtöbbször választott emberi érték található.) Ha életünket értékrendünk köré szervezzük, soha nem fogunk utat téveszteni. Ha ezt a központi helyet másvalami veszi át – munka, pénz, vallás, párkapcsolat, vagy akár mindent kizáróan a család -, az könnyen tévutakra vezethet. 15
II. RÉSZ
AZ IDŐGAZDÁLKODÁS TÍZ ALAPTÖRVÉNYE
22
ELSŐ FEJEZET
A PARETO-ELV „Semmi nem ad nagyobb erőt a kezedbe, mint ha energiáidat néhány jól kiválasztott célterületre fókuszálod.” Nido Qubein Az idő saját logikája szerint működik. Az alapvető törvényszerűségek megértése nélkül nem képzelhető el hatékony időgazdálkodás. A következőkben a tíz legfontosabb törvényt tekintjük át. A Pareto-elv felfedezőjéről, Vilfredo Pareto olasz közgazdászról kapta a nevét, és az élet egyik alaptörvényének számít, bármilyen területről is legyen szó. A világ népességének 20%-a birtokolja a vagyon 80%-át; a betegségek 20%-a okozza a halálozások 80%-át; a vevők 20%-a hozza a bevétel 80%-át; és még sorolhatnánk. A Pareto-elv időgazdálkodási variánsa így hangzik: tevékenységeink 20%-a hozza eredményeink 80%-át. Egyedül ennek az egyszerű összefüggésnek a tudatos alkalmazásával nagyságrendi hatékonyság növekedést érhetünk el. Annyi csak a teendőnk, hogy időnk 80%-ban kizárólag azzal a 20%kal foglalkozzunk, ami az eredményeket hozza. Ha elég fegyelmezettek vagyunk ebben, akkor a siker nem marad el. Alkalmazod a Pareto-elvet a mindennapokban? Tudod, hogy feladataid melyik 20%-a fontos igazán? Időd nagy részében valóban ezekkel foglalkozol? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
23
TIZEDIK FEJEZET
A SZOKÁS TÖRVÉNYE „Semmi sem igényli úgy a változtatást, mint mások szokásai.” Mark Twain A szokás törvénye kimondja: sikerünket - vagy sikertelenségünket - legalább 95%-ban szokásaink határozzák meg. Jó szokásokat nehéz kialakítani, de könnyű velük együtt élni, rossz szokásokat könnyű kialakítani, de nehéz velük együtt élni. Időgazdálkodásunk hatékonysága is végső soron szokásaink minőségétől függ. Talán a leghasznosabb szokás, amit kifejleszthetünk megunkban, a cselekvés-orientált attitűd. Itt válnak szét a sikeresek és a sikertelenek. Aki szokásává teszi az azonnali cselekvést, sikeresebb lesz, mint a nála tehetségesebb, de kevésbé tettorientált ember, egyszerűen csak azért, mert többször fog próbálkozni, és így a maga oldalára állítja a nagy számok törvényét! ****************************************************************************** Írd össze 20 legjellemzőbb szokásodat! Gondold végig ehhez életed egyes területeit: munkádat, napirendedet, családi kapcsolataidat, kommunikációdat, viselkedésedet, az egészséggel, pénzzel, tanulással, stb. kapcsolatos szokásaidat! Ha ránézel a listára, a jó vagy a rossz szokások dominálnak? Miben kellene változnod és változtatnod? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
40
III. RÉSZ
HOGYAN LEGYÉL IDŐMILLIOMOS
42
ELSŐ FEJEZET
ÖNMENEDZSELÉSI KÉRDŐÍV „Általában jobban meggyőznek minket azok az érvek, amiket mi magunk fedezünk fel, mint azok, amiket másoktól kapunk.” Blaise Pascal A következő lépés: a törvények és az alapelvek felhasználásával kialakítani hatékonyan működő időgazdálkodási rendszerünket. Az alábbi tíz kérdés ebben nyújt segítséget: 1. Mi a 10 legfontosabb célom az idei évre? Életbevágó az adott év tíz legfontosabb céljának ismerete. Az időgazdálkodás boszorkánykonyhájában az értékrend, a célok és a prioritások nélkülözhetetlen hozzávalók; nélkülük értelmetlenné válik az egész folyamat. **************************************************************************** Most, ebben a pillanatban – legfeljebb 1 perc gondolkodási idő után - el tudnád mondani az idei éved tíz fő célját? __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________
2. Miért nem értem el még a célomat? Mi a fő akadály? Láttuk a DUGÓ törvényénél, hogy mindig van EGY fő oka annak, ha nem vagyunk képesek valamely célunk elérésére. Tudod minden célodnál, hogy neked mi ez a „dugó”? 43
ÖTÖDIK FEJEZET
MÁGIKUS RENDSZEREK „A bajnokok nem azért nyernek, mert más dolgokat csinálnak, hanem azért, mert másként csinálják ugyanazt.” Anonymus Akik professzionális szintre fejlesztették időgazdálkodásukat, ehhez kivétel nélkül mindannyian rendszereket használtak. Mi a rendszer? Előre kigondolt és megtervezett feladatkezelési technika, ami attól működik annyira jól, hogy nem kell minden egyes alkalommal újra kitalálni a folyamatot. Egy idő után rutinná válik, ami lecsökkenti az elvégzéséhez szükséges időtartamot. Gyakorlatilag minden ismétlődő tevékenységre érdemes rendszert kialakítani. Rendszerek kifejlesztése kezdetben meglehetősen munkaigényes feladat (ezért teszik meg olyan kevesen), később azonban busásan megtérül a befektetett idő és energia. Rendszerek alkalmazásának főbb előnyei a következők: Automatikussá válik a folyamat. Nem felejtjük el a kérdéses teendőt. Sokkal rövidebb idő alatt végzünk a feladattal. Magasabb minőségű lesz az elvégzett munka. Nem halogatjuk az elvégzését. Kisebb a hibázás lehetősége. Kevesebb energiát igényel. 67
IV. RÉSZ
ÉLETMINŐSÉGED RADIKÁLIS JAVÍTÁSA
70
ELSŐ FEJEZET
MARSLAKÓ A VILLAMOSON „Egy sír felett a legkeserűbb könnyeket azokért a szavakért ejtjük, amiket nem mondtunk el, és azokért a tettekért, amiket nem cselekedtünk meg.” Anonymus Az első három részben áttekintettük a hatékony időgazdálkodás ESZKÖZEIT. Nem szabad azonban szem elől téveszteni, hogy az igazi problémát ezzel még nem oldottuk meg. Az időgazdálkodás végső célja ugyanis nem más, mint életminőségünk javítása. A klasszikus történet jól érzékelteti a lényeget. A marslakó megérkezik a földre, és először egy villamoson munkába zötykölődő embert pillant meg: – Hát te hova mész? – Munkába! – Mi az a munka? – Amivel a napunkat töltjük itt a Földön, hogy pénzt keressünk. – És minek a pénz? – Hogy ennivalót tudjunk venni! – És minek kell az ennivaló? – Hogy legyen energiánk! – És miért kell az energia? – Hogyhogy minek? Hát hogy másnap megint be tudjunk menni dolgozni!
71
Ebben a történetben az a vicc, hogy nem vicc. Tömegek élnek így, és közben elmegy mellettük az igazi ÉLET. Ez a fejezet – és a következő kettő – megmutatja, hogy a felszabaduló időt hogyan tudod életminőséged javítására fordítani. A kulcs a MAI NAP. A múlt elmúlt, a jövő pedig még nem jött el, ezért teljes erőnkkel a jelenre kell fókuszálnunk. Ez azt jelentené, hogy soha ne gondoljunk a múltra és a jövőre? Természetesen nem. A
döntő
különbség
a
következő:
a
jelenben
éljünk
FOLYAMATOSAN, a nap minden percében, a múlttal és a jövővel pedig csak az ÉRTÉKELÉSI IDŐSZAKOKBAN foglalkozzunk. Az értékelés havonta egyszer történjen, például a hónap első napján! Ekkor 1. Értékeld ki az elmúlt időszakot, tanulj belőle és lépj tovább! 2. A történtek tapasztalatait felhasználva készíts új tervet a jövőre! Az értékelési perióduson kívül csakis és kizárólag a jelenben élj, és arra fókuszálj minden energiáddal! ******************************************************************************* A nap 24 óráját úgy lehet a legjobban kihasználni, hogy a hatékony időgazdálkodás segítségével felszabaduló időt életminőségünk javítására fordítjuk. Tudatosan törekedj ezért arra, hogy életed hét területén minden napodon helyt kapjanak az alábbi – kivétel nélkül a kettes kvadránshoz tartozó, fontos – nem sürgős - tevékenységek: 1. Családi harmónia ápolása. Szánj időt minden nap arra, hogy a számodra legfontosabb embereknek elmondd, mennyire szereted őket! 72
1. MELLÉKLET ____________________________________________________________________________________________
Időgazdálkodási tippözön – 100 ötlet TERVEZÉS 1. Ha problémád van az idővel, első lépésként készíts leltárt; két hétig jegyezd fel félórás időközökben minden tevékenységedet! 2. Mielőtt belevágsz valamibe, előtte mindig alaposan készülj fel! 3. Minden napot tervezz meg előző este papíron! 4. Minden nap ürítsd ki a „teendős” papírdobozodat! 5. Összetett feladatokat rajzolj le folyamatábrán! 6. Válaszd a hozzád leginkább illő időtervező rendszert! 7. A nap elején NE az apró intéznivalókkal kezdj el foglalkozni, hanem a legnagyobb, „A” kategóriás feladatokkal! 8. Mindent a naptáradba írjál, ne cetlikre! 9. Legyen 5-10 perces feladatlistád; a nap során kialakuló időlyukakban csináld meg ezeket a teendőket! 10. Mindenhova egyeztetett időpontban menj! 11. Időpontokat előtte mindig erősítsd meg telefonon! 12. Mindig legyen veled a határidőnaplód! 13. Életed minden területén alakíts ki rendszereket! 14. Ismerd pontosan a legközelebbi családtagjaid időbeosztását! 15. Mindig tartalékolj időt a beeső, váratlan dolgokra! 82
