Szentes Város Polgármesterétől 6601 Szentes, Kossuth tér 6. Pf. 58. Ikt. szám: U-16628/2010. Témafelelős: Gyovainé Tárgy: Éves ellenőrzési jelentés a 2009. évi ellenőrzésekről Melléklet: 2 db kimutatás Szentes Város Önkormányzata Képviselő-testülete Helyben Tisztelt Képviselő-testület!
A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV.tv. 92.§. /10/ bekezdése alapján az alábbiak szerint terjesztem elő a 2009. évi belső ellenőrzési tevékenységről készült beszámolót: Szentes Város Önkormányzata az általa működtetett intézmények, és a Polgármesteri Hivatal pénzügyi ellenőrzési feladatainak ellátását a Szentes Kistérség Belső Ellenőrzési Társulás útján biztosítja. A Belső Ellenőrzési Társulásban 2 fő belső ellenőr látja el a kistérséghez tartozó 8 településnél a belső ellenőrzést. Mindketten rendelkeznek a jogszabályban előírt felsőfokú végzettséggel, mérlegképes könyvelői végzettséggel, gyakorlattal, regisztrációval. Az ellenőrzési munka végzéséhez az alapvető tárgyi feltételek rendelkezésre álltak. A belső ellenőrök szakmai továbbképzése az éves képzési tervnek megfelelően történt, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 12. §. (k) bekezdése valamint a 18/2009. /X.6./ PM. rendelet (7.) §-a alapján. A Szentes Kistérség Belső Ellenőrzési Társulás keretében 2009. évben Szentes Város Önkormányzatához tartozó intézményeknél és a Polgármesteri Hivatalnál végzett pénzügyi jellegű ellenőrzések megállapításai az alábbiak voltak: I. Általános megállapítások: Az ellenőrzési munka során az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, az államháztartás szervezetei, beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított
2 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, a számvitelről szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény előírásait, a helyi önkormányzatokról szóló, többször módosított 1990.évi LXV. törvény előírásait, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet, a 41/1994. (IV.22.) Kt. számú határozatban foglaltakat, valamint a helyi önkormányzati rendeletekben foglaltakat tartották szem előtt a belső ellenőrök. 2009. évben az ellenőrzési tervben szereplő valamennyi ellenőrzés megtörtént. A szentesi intézmények ellenőrzésére 232 ellenőrzési nap került felhasználásra. Belső munkákra, jogszabályok, helyi rendeletek tanulmányozására, szakmai továbbképzésre 14 ellenőrzési nap jutott. A tervezettel szemben több ellenőrzésre volt lehetőség 2009-ben, mivel a Belső Ellenőrzési Társulásban résztvevő községek kevesebb ellenőrzést kértek, így az ott felszabaduló ellenőrzési napokból 29 napot Szentesen teljesített a belső ellenőr soron kívüli ellenőrzéssel. Az 1. számú kimutatás a 2009. évre tervezett és ténylegesen elvégzett ellenőrzéseket tartalmazza, ellenőrzési fajták szerint részletezve az ellenőrzéseket és a ráfordított időt. A 2. számú kimutatás a 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet II. fejezet 2. § szerinti kategóriánként részletezi a 2009. évben végzett ellenőrzéseket. A végzett ellenőrzések fajtáját tekintve az alábbiak voltak: - rendszerellenőrzés, mely a Képviselő-testület döntésének megfelelően az intézményi működés 3 éves átfogó vizsgálatát jelentette. - szabályszerűségi ellenőrzés, melynek során az ellenőrzés azt vizsgálta, hogy az intézmény működése megfelelően szabályozott-e, érvényesülneke a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai - pénzügyi ellenőrzés során a gazdálkodó szervezet pénzügyi elszámolásait valamint ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartásokat vizsgálta a belső ellenőrzés. A 2009. évben végzett ellenőrzések legnagyobb része szabályszerűségi ellenőrzés volt. 17 vizsgálat során 162 ellenőrzési napot fordítottak a belső ellenőrök ezekre az ellenőrzésekre. Átfogó jellegű rendszerellenőrzés 2 esetben készült 60 ellenőrzési nap ráfordításával. Pénzügyi ellenőrzésekre két esetben került sor 10 ellenőrzési nap felhasználásával. A 2009. évben végzett szabályszerűségi ellenőrzések között 38 nap ráfordáítással soron kívüli ellenőrzés szerepelt. Az ellenőrzésekhez készített kockázatelemzések megfelelőek voltak. Az ellenőri jelentésekben rögzített megállapításokat az ellenőrzött intézmények elfogadták. Az ellenőri jelentések minden esetben tartalmaztak javaslatot a hibák, hiányosságok
3 megszüntetésére vonatkozóan. Ezek hasznosulását a következő évi hasonló tárgyú ellenőrzések alkalmával lehet lemérni. Valamennyi ellenőrzés során kiemelt figyelmet fordított a belső ellenőrzés a pénzkezelések szabályosságára, a pénzmozgások megfelelő dokumentálására, valamint arra, hogy a gazdasági folyamatok bizonylatolásánál zárt rendszer kerüljön kialakításra, kizárva ezzel az esetleges visszaélések lehetőségét. Az ellenőrzések során büntető, szabálysértési, kártérítési ill. fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság nem fordult elő. II. Részletes megállapítások 2009. évben Szentes Város Gondozási Központjánál és a Szentesi Művelődési Központnál került sor átfogó jellegű rendszerellenőrzésre 60 ellenőrzési nap felhasználásával. Ezek az ellenőrzések 2006-2008. évek gazdálkodásának vizsgálatára vonatkoztak. Szentes Város Gondozási Központjának gazdálkodását a szabályosságra való törekvés jellemzi. A rendelkezésre álló pénzeszközöket takarékosan használták fel. Gazdálkodással összefüggő szabályzatok aktualizálásra szorulnak /ügyrend, pénzkezelési szabályzat/, a munkaköri leírások és a szabályzatokban előírtak összhangját meg kell teremteni. Az intézmény minden pályázati lehetőséget kihasznált annak érdekében, hogy javítsák a feladatellátást, az intézmény tárgyi feltételeit. A feltárt hiányosságok, hibák megszüntetésére vonatkozóan intézkedési tervet készített az intézmény vezetője a határidő és a felelősök megjelölésével, A hiányosságok egy részét még az ellenőrzés ideje alatt felszámolták, a többit pedig az intézményvezető által megszabott határidőre megszüntették. Az intézménynél a gazdasági munka megfelelően segíti a szakmai munkát. A Szentesi Művelődési Központ esetében 2006-2008. években több személyi változás történt, az intézmény igazgatójának nyugdíjazása miatt 2007. szeptember 01-től új igazgatója van az intézménynek. 2008. december 15-től a gazdasági vezető nyugdíjazása miatt a volt gazdasági ügyintéző látja el a gazdaságvezetői feladatokat. A személyi változások sem a szakmai, sem a gazdasági munkában nem jelentettek gondot, mivel mind a két személy korábban is az intézmény dolgozója volt, kellő szakmai ismerettel rendelkeztek. Az ellenőrzés során hiányosságként állapította meg a vizsgálattevő, hogy a gazdálkodáshoz szükséges szabályzatok aktualizálásra szorultak /pénzkezelési szabályzat, számviteli politika, FEUVE/, az időközben bekövetkezett feladatváltozások miatt (belföldi személyszállítás gépkocsi hiányában nincs, Városi Könyv- lap kiadás a Könyvtár Kht. feladatkörébe tartozik, nincs részben önálló intézménye stb.) Az intézmény vezetője intézkedési tervet készített az ellenőri jelentésben rögzített negatívumok felszámolására vonatkozóan, felelősként a gazdasági vezetőt jelölte ki, a hiányosságok megszüntetésére pontos határidőt írt elő. A negatívumok felszámolása megtörtént az intézkedési tervben megjelölt határidőre. Az intézmény gazdasági munkájában szabályosságra való törekvés figyelhető meg, melyet segít az elmúlt évben bevezetett CT Eco STAT rendszer alkalmazása,
4 mellyel a könyvelési, nyilvántartási feladatok áttekinthetőbbé váltak, egyszerűsödött az analitikus és a főkönyvi könyvelés adatainak egyeztetése. Szabályszerűségi ellenőrzések között utóvizsgálat és egyéb szabályszerűségi ellenőrzés, valamint soron kívüli szabályszerűségi ellenőrzés fordult elő. Az előző évi átfogó jellegű rendszerellenőrzés – előtte pénzügyi – gazdasági ellenőrzés – során feltárt hiányosságok kijavítását vizsgálta a belső ellenőrzés az utóvizsgálatok alkalmával, 15 ellenőrzési nappal az alábbi 4 intézménynél: A Városellátó Intézmény intézkedési tervet készített a hiányosságok megszüntetésére, melyben felelős és határidő megjelölésével konkretizálta az intézmény vezetője a végrehajtandó feladatokat. A gépjármű üzemeltetési szabályzatot aktualizálták, a munkaruhák lejárati idejét folyamatosan figyelemmel kísérik, biztosítják és nyomon követik a pontosított szabályzat szerinti munkaruha juttatást. Az intézmény kijavította a 2005-2007. évek gazdálkodására vonatkozó átfogó jellegű rendszerellenőrzés során feltárt hiányosságokat. A Városi Intézmények Gazdasági Irodája is intézkedési tervet készített a 2008. évben végzett, - 2005-2007. évek gazdálkodására vonatkozó - átfogó jellegű rendszerellenőrzés során feltárt hiányosságok kijavítására. A lakbérek beszedésére intézkedéseket tettek. A hátralékosok folyamatos felszólítása mellett azok esetében, akiknél a felszólítás nem járt eredménnyel bírósági végrehajtás útján történő behajtást kezdeményeztek. A lakbérek beszedését 2009. évtől a Szentes Városi Szolgáltató Kft. végzi. A térítési díjakhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat a Hajléktalan Segítő Központ naprakészen vezeti. A térítési díj befizetéseket a VIGI belső ellenőre több intézménynél is vizsgálta. Az intézmény kijavította a 2008. évi ellenőrzéskor feltárt hiányosságokat. A Terney Béla Kollégium intézkedési tervet készített a 2008. évben végzett, 2005-2007. évek gazdálkodására vonatkozó - átfogó jellegű rendszerellenőrzés által feltárt hiányosságok megszüntetésére. Az intézkedési tervben foglaltakat végrehajtották. A gazdálkodáshoz szükséges szabályzatok aktualizálása megtörtént /számviteli szabályzat, számlarend, leltározási szabályzat, FEUVE/. A kisértékű eszközök nyilvántartását új alapokra helyezték. Az eszközök, berendezési tárgyak leltári számokkal való ellátása megtörtént. A lejárt munkaruhák pótlására sor került, a lejárati időket a szabályzatoknak megfelelően helyesbítették. A vizsgálat során feltárt hiányosságokat megszüntették. A Szentes Kistérség Többcélú Társulásánál végzett utóvizsgálat során megállapítást nyert, hogy az intézkedési tervnek megfelelően kijavították a 2008. évben végzett, - 2005-2008. évek gazdálkodására vonatkozó - rendszerellenőrzéskor talált hiányosságokat. A belső szabályzatokat aktualizálták. Egyéb szabályszerűségi ellenőrzések az alábbiak voltak 109 ellenőrzési nap felhasználásával:
5 − A 2008. évi leltározási tevékenység végrehajtását 11 intézmény esetében vizsgálta a belső ellenőr. Megállapítást nyert, hogy a vizsgált intézmények eleget tettek leltározási kötelezettségüknek, leltározási szabályzattal rendelkeznek, minden intézménynél készült leltározási ütemterv. Néhány intézménynél nem előzte meg selejtezés a leltározást, a törési naplóban szereplő eltört edényzet nem került kiselejtezésre, azokat használható eszközként felleltározták. A lejárt munkaruhákat nem vezették ki a nyilvántartásból, így a leltározott készlet és az analitikus nyilvántartás szerinti készlet eltért. − A közbeszerzési tevékenység vizsgálatára a Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon eszközbeszerzései esetében került sor. Az átadási jegyzőkönyvek szerinti eszközmennyiség megegyezett a tényleges eszközmennyiséggel. A közbeszerzési eljárás megfelelt a jogszabályi előírásoknak. − A kötelezettségvállalások dokumentálásának vizsgálatát a Városellátó Intézmény, a Városi Intézmények Gazdasági Irodája, a Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság, a Terney Béla Kollégium, a Központi Gyermekélelmezési Konyha, a Szentesi Művelődési Központ, Szentes Város Gondozási Központja, a Dr. Sípos Ferenc Parkerdő Otthon és a Polgármesteri Hivatal esetében végezte el a belső ellenőrzés. Valamennyi vizsgált egységnél szabályzat rögzíti a kötelezettségvállalások rendjét, dokumentálásának formáit (alkalmazási okirat, szerződés, megrendelés).Az intézmények és a Hivatal 2009. áprilisától alkalmazzák a CT Eco STAT pénzügyi-gazdasági szoftvert. Ennek kötelezettségvállalási modulja a különböző szerkezetű, összetételű kimutatásaival segítséget nyújt a felhasználóknak a különböző egyeztetésekhez. A szabályzatok egy részét aktualizálni kell az alkalmazott szoftverre való tekintettel. − A szállástevékenység vizsgálata a Terney Béla Kollégiumnál és a Szentes Városi Üdülőtábornál történt. A vizsgált intézmények alkalmazzák a Képviselő-testület által megállapított szolgáltatási díjakat. Az ÁFA kulcs mértékének változásával összefüggésben változtak a nyújtott szolgáltatások fogyasztói árai. A szállástevékenységgel összefüggő analitikus nyilvántartások vezetése megfelelő. − Az étkezési térítési díjak beszedésének rendszerét vizsgálta a belső ellenőrzés a Központi Óvoda és Tagóvodái, a Kertvárosi Óvoda és Tagóvodái, a Klauzál Gábor Általános Iskola, a Koszta József Általános Iskola, a Deák Ferenc Általános Iskola és Damjanich János Tagiskola, a Petőfi Sándor Általános Iskola esetében. A vizsgált intézmények a Központi Gyermekélelmezési Konyha bizonylattömbjén szedik be az étkezési térítési díjat. A bizonylattömböket szigorú számadású nyomtatványként kezelik és tartják nyilván. A beszedett pénzt a VIGI Pénzkezelési Szabályzatának megfelelően a beszedés napján vagy az azt követő 3 munkanapon belül befizetik a Konyha bankszámlájára az óvoda- és iskolatitkárok. A vizsgálattevő javasolta, hogy tárgyhó 15. napjáig szedjék be az érintettek a pénzt, mivel a Konyha ebből szerzi be az ételek elkészítéséhez szükséges nyersanyagot. Minimálisra kell csökkenteni a hó végi hátralékok összegét. Az oktatási intézmények minden hónapban havi elszámolást adnak a Konyhának az ételadagok és a beszedett pénz, segélyek étkezési cso-
6 portonkénti alakulásáról. Hosszabb ideje fennálló hátralék nem található. − Az élelmezési nyersanyagnormák felülvizsgálata Szentes Város Bölcsődéjénél és a Központi Gyermekélelmezési Konyhánál történt, a belső ellenőr minden étkezői csoportban indokoltnak tartotta a normák emelését. A normaemelést a Képviselő-testület határozatban rögzítette. − Az intézményi pénzkezelés szabályosságát, a bizonylati rend betartását a Polgármesteri Hivatal, a Városellátó Intézmény, a Városi Intézmények Gazdasági Irodája, a Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság, a Terney Béla Kollégium, a Központi Gyermekélelmezési Konyha, a Dr. Sípos Ferenc Parkerdő Otthon esetében vizsgálta a belső ellenőrzés. Megállapítást nyert, hogy a pénzmozgások bizonylatolása megfelelően dokumentált mind a készpénzes, mind a banki okmányok esetében. A Pénzkezelési szabályzatot néhány intézménynél ki kell egészíteni a CT Eco STAT pénzügyi-gazdasági szoftver használatával összefüggésben. Soron kívüli ellenőrzések az alábbiak voltak, 38 ellenőrzési nappal: − A Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon gyógyszerbeszerzésének vizsgálata során megállapítást nyert, hogy az intézmény az ajánlatkérésre beérkezett ajánlatok közül a legkedvezőbbet fogadta el, szerződést kötött az ajánlattevővel. − A Polgármesteri Hivatalnál a rendkívüli segélyezés ügymenetének ellenőrzése során a vizsgálattevők javasolták a 2/2003. számú Szabályzat aktualizálását, pontosítását, mivel ezen szabályzat írja elő a 30 napon belül elintézendő ügyeket, viszont nem jelöli meg, hogy konkrétan a szabályzatban megjelölt ügyintézési határidő egy-egy szakosztályra vonatkozik-e, vagy az ügy teljes érdemi elintézésében érintett valamennyi szakosztály együttesen a megjelölt határidőn belül köteles elintézni az ügyet. A vizsgált 344 db ügyirat esetében a kérelem beadása és a határozat meghozatala között kevesebb, mint 15 nap telt el. − A Városi Intézmények Gazdasági Irodájánál a készpénz kifizetések jogosságának vizsgálata során megállapítást nyert, hogy nem minden esetben tartják be a 03-11759-3/97. számú polgármesteri utasításban foglaltakat, melyben 30 e Ft-ban került meghatározásra a készpénzes kifizetések felső összeghatára. A Hajléktalan Segítő Központ munkaruha vásárlásra vett fel 330 e Ft-ot. Néhány esetben a havi rendszerességgel előforduló szolgáltatás díját fizették készpénzben, melyeket átutalással is kiegyenlíthettek volna. Pl.: sportrendezvény szervezés, személyszállítás, testvérvárosi kapcsolatokkal összefüggő kiadások stb. A vizsgálattevő javasolta, hogy csak feltétlenül indokolt esetben történjen készpénzes kifizetés, törekedjenek az intézmények a készpénzkímélő fizetési módok alkalmazására. − Az ÁFA törvény változás szolgáltatási díjakra gyakorolt hatását vizsgálta a belső ellenőrzés a Szentesi Művelődési Központ és a Szentesi Üdülőközpont Nonprofit Kft esetében. Megállapítást nyert, hogy a Szentesi Művelődési Központ nem hárította át az ÁFA kulcs emelkedésből származó költséget a szolgáltatást igénybevevőkre. A Szentesi
7 Üdülőközpont Nonprofit Kft. megemelte a szolgáltatási díjakat az ÁFA kulcs változása miatt. − Az intézményi térítési díjak beszedése rendszerének vizsgálata a Hajléktalan Segítő Központnál, a Gyermekek Átmeneti Otthonánál és a Családok Átmeneti Otthonánál történt meg. Megállapította a vizsgálattevő, hogy az analitikus nyilvántartás vezetése nem volt naprakész, több esetben előfordult, hogy a térítési díjat az ellátott befizette, de a személyenkénti analitikus nyilvántartásban nem szerepelt a befizetett tétel. A dolgozó munkából való távolléte miatt a pénzbeszedés és a bankszámlára történő befizetés között több nap telt el, mint amennyit a VIGI Pénzkezelési Szabályzata megengedett. A munkaköri leírásokban a helyettesítési feladatok nem voltak megfelelően leszabályozva hiányzott annak rögzítése, hogy ki kezelhet pénzt. A vizsgálattevő javasolta, hogy a munkaköri leírásokban a helyettesítési feladatokat pontosan szabályozzák le, a pénzkezeléssel foglalkozó dolgozók anyagi felelősségvállalási nyilatkozatát készítsék el. A Családok Átmeneti Otthonánál a vizsgálat időpontjában 591 e Ft összegű hátralék állt fenn. Nagyobb hangsúlyt kell fektetni a hátralék beszedésére. A belső ellenőr javasolta az egyszerűsített készpénzfizetési számla használatát. A pénzkezelést végzők anyagi felelősségvállalási nyilatkozatát el kell készíteni, valamint havonta egyeztetni kell a bevételi analitikát a főkönyvi könyvelési adatokkal. A Gyermekek Átmeneti Otthona esetében a térítési díjakkal összefüggő analitikus nyilvántartások megfelelőek. A hátralékok alakulását figyelemmel kell kísérni és intézkedni kell azok behajtásáról. − A 2009. évi normatíva megalapozottságának vizsgálata az önkormányzati fenntartású óvodák esetében történt meg. Megállapítható volt, hogy a beírási naplóban azok a gyermekek szerepeltek, akik a törvényi előírásoknak megfeleltek mind a Központi Óvoda, mind a Kertvárosi Óvoda és Tagóvodái esetében. A mutatószámokat és azok dokumentálását legalább évente ellenőrízni kell. Pénzügyi ellenőrzés 10 ellenőrzési nap felhasználásával történt az alábbiak szerint: − A távhő szolgáltatás költségeinek vizsgálatát a Szentes Városi Szolgáltató Kft-nél ellenőrizte a belső ellenőr. A távhő szolgáltatás árbevétele 8 %-kal alacsonyabb volt 2008-ban, mint 2007-ben. A teljes önköltség 8,8 %-kal haladta meg az előző évit, az árbevétel viszont csak 7,4 %kal volt magasabb, mint 2007-ben. A költségnövekedés oka: létszámbővítés /1 fő hőszolgáltató részlegvezető, 1 fő fűtő, 1 fő adminisztrátor/, valamint a költségfelosztás alapelveinek pontosítása – (a közvetett költségeket a tevékenység árbevételének arányában osztják fel, valamint minden tevékenységre az azt érintő közvetlen költségeket számolják el). − Az önkormányzatot megillető bevételek és a terhükre elszámolt kiadások vizsgálata során a Szentes Városi Szolgáltató Kft-nél a lakás és nem lakás céljára szolgáló helyiségek kezelését, bérbeadását, társasházak bevételeinek és kiadásainak alakulását vizsgálta a belső ellenőr. A lakbér hátralékok összege 40 %-kal nőtt 2008-ban a 2007. évi hátralékokhoz képest. 2009. június 30-ig, 14 M Ft hátralékot halmoztak fel a
8 bérlők. A hátralékok részben a lakbérek emelkedése miatt, részben a bérlők életkörülményeinek romlása miatt következtek be. A hátralékok egy része a bérlők rossz anyagi helyzete miatt behajthatatlan. Az önkormányzathoz tartozó intézmények közül a Városi Intézmények Gazdasági Irodája és a Városellátó Intézmény foglalkoztat belső ellenőrt. Mindkét intézménynél személyi változás történt a belső ellenőr személyében, mivel a Városellátó Intézmény dolgozója áprilistól, a VIGI dolgozója májustól van GYED-en. Mindkét intézménynél helyettesítéssel oldották meg a belső ellenőr foglalkoztatását. A tervezett ellenőrzéseket mindkét intézménynél elvégezték, a személyi változások nem okoztak fennakadást az ellenőrzési munkában. A végzett ellenőrzések során az intézmények belső ellenőrei csak kisebb hiányosságokat, pontatlanságokat tapasztaltak. Az ellenőrzések során büntető szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot nem tapasztaltak a vizsgálattevők. A vizsgálatok során az ellenőri jelentések tartalmával kapcsolatban észrevételt nem tettek a vizsgált intézmények, - Városellátónál az ellenőrzött dolgozók-, elfogadták a belső ellenőr megállapításait, a feltárt hiányosságokat pótolták. Mindkét intézmény esetében az intézményi működés és a gazdálkodás fontosabb területeit fogta át a belső ellenőrzés. Az ellenőrzések során a munkatársak segítették a belső ellenőrök munkáját, akadályozó tényezők nem voltak. A belső ellenőri tevékenység segítette az intézmény vezetés munkáját. A vezetői ellenőrzésen túl a gazdálkodás szabályszerű, hatékony és eredményes működéséhez szükséges ez a tevékenység, segít, hogy időben lehessen intézkedni, hibákat megszüntetni, ezáltal lehet megakadályozni a kedvezőtlen jelenségek kialakulását. A belső ellenőrzés a vezetési tevékenység részeként segíti az intézmény munkáját, a hatékony és eredményes gazdálkodást. Az ellenőrzések tárgyi feltételei mindkét intézmény esetében megfelelőek. A gyakoribb belső ellenőrzések arra ösztönzik az intézményeket, hogy pontosabban alkalmazzák a FEUVE szabályzatban foglaltakat, többször végezzenek önellenőrzést, fordítsanak nagyobb figyelmet a bevételek beszedésére, az ehhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások naprakész vezetésére, az analitikus és főkönyvi könyvelés adatainak rendszeres egyeztetésére az intézményi szabályzatokban foglaltak szerint. Az önállóan működő, de nem önállóan gazdálkodó intézménynek naprakész és pontos analitikus nyilvántartásokat kell vezetnie, a VIGI-vel történő egyeztetés formáját ki kell dolgoznia az esetlegesen felmerülő hibák elkerülése végett. Mindehhez a belső ellenőr megadta a szükséges segítséget. Az önkormányzat többi önállóan működő és gazdálkodó intézményei esetében, a folyamatba épített ellenőrzés, az előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés működik, a dolgozók munkaköri leírásai zárt rendszert alkotva a gazdálkodási folyamat egészét átfogóan kerültek meghatározásra. A gyakorlatban előfordult, hogy a gazdálkodási folyamat nem a szabályozás szerint történt, melyen a gyakoribb számonkérés, a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend gyakorlati alkalmazása segíthet. Az intézményeknél külső szervek is végeztek ellenőrzéseket: − A Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon esetében az ÁNTSZ járványügyi ellenőrzést végzett 4 alkalommal, hiányosság nem merült fel. A Foglalkoztatási és Szociális Hivatal ellenőrzése során megállapította,
9
− −
−
−
hogy a szociális regiszterben a létszám javítása szükséges, melynek eleget tett az intézmény. A Csm-i Mg. Szakigazgatási Hivatal Élelmiszerlánc Biztonsági és Álategészségügyi Igazgatóság megállapította, hogy a kézmosóknál hiányzik a körömkefe, az ételhulladék elszállításhoz pedig a főállatorvosi engedély, ezeket azonnal pótolták. A Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóságnál a Csongrád Megyei Katasztrófavédelmi Igazgatóság ellenőrzött, hiányosság nem merült fel. A Központi Gyermekélelmezési Konyhánál az ÁNTSZ étrendvizsgálatot tartott, a vizsgálati eredményt még nem kapta meg az intézmény. A Hatósági Állatorvosi Hivatal a működési engedély meglétét ellenőrizte, egy alkalommal általános ellenőrzést tartott. A helyi Tűzoltóság egy alkalommal ellenőrizte a tűzoltó berendezések állapotát, a tűzvédelemmel kapcsolatos adminisztrációt, hiányosságot nem tapasztaltak. Szentes Város Gondozási Központja esetében a működési engedélyhez szükséges feltételeket vizsgálta Csongrád Város Jegyzője megbízásából a Szociálpolitikai Osztály, az intézmény minden szakfeladatra megkapta a határozatlan időre szóló működési engedélyt. A Szentesi Művelődési Központnál az önkormányzat könyvvizsgálója ellenőrizte a 2008. évi mérlegadatok helyességét, hiányosság nem merült fel. A Tűzoltóság tűzvédelmi szemlét tartott a Megyeháza Konferencia és Kulturális Központ udvarán a szabadtéri rendezvények helyszínén, a fák lombozatának gallyazását írta elő, melyet végrehajtottak.
A 2009. évi ellenőrzések során talált hibákat és hiányosságokat a vizsgált intézmények dolgozói pontosabb munkával, nagyobb odafigyeléssel, az intézményi szabályzatokban előírtak gyakorlati alkalmazásával elkerülhették volna. A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésének alapja a jogszabályi változások naprakész ismerete és alkalmazása. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121/C. §-a szerint a belső ellenőröket nyilvántartásba kell venni, a 125. § szerint költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet csak az végezhet, aki a Pénzügyminisztérium nyilvántartásában szerepel. A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről szóló 18/2009. (X.6.) PM rendelet szabályainak megfelelően a belső ellenőrök nyilvántartásba való felvétele megtörtént, így a költségvetési szerveknél belső ellenőrzési tevékenység folytatásához szükséges engedéllyel rendelkeznek. A 18/2009. (X.6.) PM rendelet 7-8. §-a szerint a belső ellenőröknek eleget kell tenni az 1992. évi XXXVIII. törvény 121/C. § (10) bekezdése által előírt továbbképzési kötelezettségnek.
10 Tisztelt Képviselő-testület! Kérem az előterjesztés megvitatását és az éves ellenőrzési jelentés elfogadását. ……………../2010./ Tárgy: Éves ellenőrzési jelentés Határozati javaslat Szentes Város Önkormányzata Képviselő-testülete a Szentes Kistérség Belső Ellenőrzési Társulás keretében 2009. évben Szentes Város Önkormányzata intézményeinél és a Polgármesteri Hivatalnál végzett ellenőrzésekről szóló éves ellenőrzési jelentést elfogadja. A határozatról értesítést kap: 1./ Szentes Város Polgármestere 2./ Szentes Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal Jegyzője 3./ Polgármesteri Hivatal Jegyzői Iroda és általa az érintett Osztály és Irodavezetők Szentes, 2010. február 24. Szirbik Imre
11 Szentes Város Önkormányzata intézményei és a Polgármesteri Hivatal 2009. évi tervezett és tényleges ellenőrzései 1. számú kimutatás
Megnevezés
I. Rendszerellenőrzés - Szentesi Művelődési Központ - Szentes Város Gondozási Központja Összesen: II. Szabályszrűségi ellenőrzés ebből: Utóvizsgálat: - Városellátó Intézmény - Városi Intézmények Gazdasági Irodája - Terney Béla Kollégium - Szentes Kistérség Többcélú Társulás Utóvizsgálat összesen Egyéb szabályszerűségi ellenőrzés - Leltározási tevékenység végrehajtásának vizsgálata Városellátó Intézmény, Városi Intézmények Gazdasági Irodája és a hozzá tartozó részben önálló intézmények, Központi Gyermekélelmezési Konyha, Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon esetében - Közbeszerzési tevékenység vizsgálata a Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon eszközbeszerzésére vonatkozóan - Kötelezettségvállalások dokumentálásának vizsgálata: Városellátó Intézmény, Városi Intézmények Gazdasági Irodája Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság Terney Béla Kollégium Központi Gyermekélelmezési Konyha Szentesi Művelődési Központ Szentes Város Gondozási Központja Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon intézményeknél Polgármesteri Hivatal esetében
Tervezett ellenőrzési napok száma (nap)
Tényleges ellenőrzési napok száma (nap)
30
30
30
30
60
60
3 6 3 3 15
3 6 3 3 15
30
30
6
11
15
15
12
- Szállástevékenység vizsgálata a Terney Béla Kollégiumnál Szigligeti Üdülőtábornál
10
10
- Étkezési térítési díjak beszedésének rendszere Központi Óvoda és Tagóvodái Kertvárosi Óvoda és Tagóvodái Klauzál Gábor Általános Iskola Koszta József Általános Iskola Deák Ferenc Általános Iskola és Damjanich Tagiskola Petőfi Sándor Általános Iskola estében
17
16
7
7
20 105 13
20 109
- Élelmezési nyersanyagnormák felülvizsgálata Szentes Város Bölcsődéjénél Központi Gyermekélelmezési Konyhánál - Intézményi pénzkezelés szabályossága, bizonylati rend betartása Polgármesteri Hivatal Városellátó Intézmény Városi Intézmények Gazdasági Irodája Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság Terney Béla Kollégium Központi Gyermekélelmezési Konyha Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon Egyéb szabályszerűségi ell. összesen Soron kívüli szabályszerűségi ellenőrzés - Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon gyógyszerbeszerzésének vizsgálata - Rendkívüli segélyezés ügymenetének ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalnál - Városi Intézmények Gazdasági Irodájánál készpénz kifizetések jogosságának vizsgálata - ÁFA törvény változás szolgáltatási díjakra gyakorolt hatásának vizsgálata a Szentesi Művelődési Központ és a Szentesi Üdülőközpont Nonprofit Kft-nél - Az intézményi térítési díjak beszedési rendszerének vizsgálata a Hajléktalan Segítő Központnál, a Gyerme-
2 10 5 4
13
kek Átmeneti Otthonánál és a Családok Átmeneti Otthonánál
7
- A 2009. évi normatíva megalapozottságának vizsgálata az önkormányzati fenntartású óvodák esetében Soron kívüli szabályszerűségi ellenőrzés II. Szabályszerűségi ellenőrzés összesen III. Pénzügyi ellenőrzés - Távhő szolgáltatás költségeinek vizsgálata a a Szentes Város Szolgáltató Kft-nél
10 13 133
38 162
5
5
5 10 203
5 10 232
10
8
Szakmai továbbképzés
4
6
Egyéb feladat összesen
14
14
Mindösszesen
217
246
- Az önkormányzatot megillető bevételek és a terhükre elszámolt kiadások vizsgálata a Szentes Városi Szolgáltató Kft-nél III. Pénzügyi ellenőrzések összesen Ellenőrzések összesen IV. Egyéb feladatok /jogszabályok, helyi rendeletek tanulmányozása, testületi anyag, terv, beszámoló készítés, stb./
A 193/2003. /XI. 26./ Korm. rendelet II. fejezet 2. §. szerint a 2009. évi ellenőrzések ellenőrzési kategóriák szerinti megosztása a következő: 2. számú kimutatás Megnevezés Rendszer ellenőrzés Szabályszerűségi ellenőrzés Pénzügyi ellenőrzés Összesen: Egyéb munka Mindösszesen:
Ellenőrzések száma /db/ Terv
Ellenőrzések száma /db/ Tény
Tervezett ellenőrzési nap
Tényleges ellenőrzési nap
2
2
60
60
11
17
133
162
2 15
2 21
15
21
10 203 14 217
10 232 14 246
