Az elektronikus számlától a számlaigazoltatásig. Lázár Péter május 12

Az elektronikus számlától a számlaigazoltatásig

Lázár Péter

2010. május 12.

Agenda Bemutatkozás Üzleti kihívások Megoldási lehetőségek Folyamat Elektronikus számlaérkeztetés Szkennelés Számlaigazoltatás – SAP Vendor Invoice Management Kérdések

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 2

Software AG At-A-Glance 40+ év szoftver tapasztalat  Több mint 4.200 nagyvállalati ügyfél  3.600 szakértő  Jelenlét több mint 70 országban  Világszerte számos fejlesztő központ Stabil pénzügyi teljesítmény  2009-es árbevétel: 847 millió EUR  20 egymást követő negyedévben nyereséges növekedés, ami meghaladta az elvárásokat  Látható piac ~1.15 milliárd EUR  Gyors árbevétel, nettó nyereség és cash flow növekedés 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 3

IDS Scheer At-A-Glance Üzleti folyamatok és az integráció szakértője Business Process Excellence and Enterprise Architecture

 

 

7.500 ügyfél 70 országban Komoly iparági tapasztalat (autóipar, egészségügy, pénzügyi szektor, hightech, telekommunikáció, közmű) és SAP szakértelem Gartner szerint vezető az üzleti folyamat elemzés területén (Business Process Analysis) 399 millió EUR árbevétel 2008-ban

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 4

Tények és számok

   

Fókusz az üzleti tanácsadás területén

 Ügyfélgazdálkodás (ügyfélszerzés, megtartás, hatékony sales szervezet és folyamatok, ügyfélérték számítás, CRM)  Működésfejlesztési stratégia, projekt és program menedzsment  Üzleti folyamatok fejlesztése, hatékonyság javítás, teljesítmény menedzsment, szervezetfejlesztés, gyors működés átvilágítás)  BPM Governance (BPM módszertani oktatás, coaching, folyamat struktúra, folyamat gazdai rendszer, folyamat kontrolling)  Compliance, működési kockázat kezelés, belső ellenőrzés fejlesztése

Fókusz az IT tanácsadás területén

 SAP bevezetések, fejlesztés, oktatások  Folyamat orientált IT fejlesztés, reverse engineering, teszt menedzsment, SOA Governance, workflow megoldások  Vállalati tartalomkezelés – dokumentum kezelés, archiválás, iratkezelés: Livelink termékcsalád támogatásával  Létesítmény gazdálkodás – Facility Menedzsment  Kis és közép méretű cégek ERP bevezetése - SBO

2002 cégalapítás (piaci jelenlét 1994 óta partner révén) Budapesti központ 70 tanácsadó (2008) 1.3 milliárd Ft árbevétel (2008)

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 5

Open Text Legnagyobb független ECM szállító (ECM – Vállalati Tartalomkezelés) Több mint 3000 alkalmazott világszerte Biztonságos, stabil választás ECM stratégia és beruházás tekintetében Tőzsdei jelenlét: NASDAQ, TSX Árbevétel a 2009-es pénzügyi évben $785.7 millió 18% nemzetközi piaci részesedés* ECM piac és trend meghatározója

* Gartner reported 15.3% for Open Text and 2.4% for Vignette, yielding 18% market share for Open Text as a combined entity. Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.

Agenda Bemutatkozás Üzleti kihívások Megoldási lehetőségek Folyamat Elektronikus számlaérkeztetés Szkennelés Számlaigazoltatás – SAP Vendor Invoice Management Kérdések

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 7

Üzleti kihívások Költségcsökkentés! Hogyan?

    

Emberi erőforrás

Automatizálási lehetőségek Fizikai tárolás Folyamat hatékonyság Pénzügyi lehetőségek

Transzparencia? Adatbiztonság? Idő? 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 8

Kihívások Postabontó

Könyvelés

Szakterület

 Hol van a számla? Nem tudjuk!  Milyen státusza van? Jellemzően nincs válasz!  Megkeresés a beszállítótól? Nincs használható válasz!  Korai fizetési kedvezmény? Lényegében lehetetlen!  Másolatok tömege? Idő és költség!  Katasztrófa utáni helyreállítás? Lényegében lehetetlen!

Hozzá lehet rendelni a tényleges költségeket? 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 9

Megoldások Papír alapú számlák szkennelése Adatkinyerés – OCR-ICR Számlaigazoltatási workflow kialakítása Számla feldolgozási folyamatok optimalizálása Szállító folyamatok áttekintése – optimalizálása Elektronikus számlafogadás bevezetése

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 10

Értékteremtés: megtakarítás és hatékonyság  Reakció idő  Információ minősége  Transparencia

 Munkaerő  Infrastruktúra  Anyag

Költség

Hatékonyság 140

ÉRTÉK! 100

100

70

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 11

Papírral vagy papír nélkül

Level 1

Papír

Jobb adat minőség

Level 2

<EDI>

Alacsonyabb feldolgozási költségek

Level 3

e-procurement

Level 4

Tranzakció költsége Hatékonyság

Papírtól az elektronikus számláig 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 12

Mi az elektronikus számla Az elektronikus számla

  

a papírszámlát kiváltó dokumentum elektronikus úton jön létre elektronikus módon is kell megőrizni

Az elektronikus számlát az erre vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kell előállítani és tárolni, de annak tartalmi követelményei megegyeznek a papír alapú számláéval. A feleknek kölcsönösen meg kell állapodni az elektronikus számlacseréről.

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 13

Számlafogadás folyamatábra

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 14

A folyamat

Érkeztetés

KÉP Szkennelés

OCR

Wf indítása

E-számla

Számlaig. folyamat

Puffer irattár

Iktatás irattározás

Könyvelés

Kifizetés 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 15

Miben különbözik a VIM? Az egyetlen SAP által értékesített és SAP-al szorosan együttműködő megoldás:

    

Integrált / „ismerős” felhasználói felület – kevesebb az oktatási ráfordítás Alacsonyabb működési költség – ismert és alkalmazott SAP technológiák, egy heterogén rendszerkörnyezet helyett Nincs integrációs kockázat, szemben bármilyen külső megoldással Kicsi üzemeltetési kockázat – ügyfél támogatás, javító csomagok és upgrade mind a SAP-tól, mind az Open Text-től elérhető Szállítói rizikó csökkentése – SAP ismert nagy szoftver szállító

Együtt fejlődik a igényekkel:

  

Támogatja a különböző nyelvek, ország sajátosságokat és szabályozásokat Skálázható a számlaszám növekedésével Biztonság – garantált együttműkődés a jövőben elérhető SAP Enhancement csomagokkal és ERP verziókkal

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 16

Mit nyer a szervezet? Egyszerűsített és optimalizált szállítói számlafeldolgozó folyamatot:

 

  

Hatékony munkaerő-kihasználás az automatizált és áttekinthető folyamatok eredményeként – SSC támogatás Javuló forgó eszközök (working capital) kezelés az tervezhető fizetési elvárásoknak megfelelően Költségcsökkentés a folyamat automatizálás és monitorozás eredményeként Humán feldolgozás hibáinak csökkenése Optimalizált fizetési kedvezmény kihasználás

Javuló folyamatok, csökkenő törvényi (megfelelőségi) kockázatok:

   

Pontosabb pénzügyi jelentések a teljesebb átláthatóság eredményeként Felelősségek szétválasztása (Segregation of Duties) a workflow-k mentén Minden feldolgozási lépés monitorozható Teljes auditálhatóság lehetősége a számla érkeztetésétől a kifizetésig

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 17

Beszerzéstől kifizetésig

Level 2b

Standard FI-Workflow

Level 2a

Standard MM-Workflow

Level Papier 1

Standard tranzakció

Optimalizált lefutás

Level 3

Egyszerű és gyors hozzáférés

Automatizmusok

Tranzakció költsége Hatékonyság

Standard tranzakciótól a teljes automatizmusig 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 18

Számla felismerés

ELŐKÉSZÍTÉS

Szkennelés Archiválás

TRASZFORMÁLÁS

OCR

Számla ellenőrzés

Prüfung und ELLENŐRZÉS VÉGLEGESÍTÉS Vervollständigung

Workflow indítás

Feldolgozás & monitorozás

KIVÉTEL KEZELÉS

Feldolgozás

Jóváhagyás

JÓVÁHAGYÁS

Kifizetés

KIFIZETÉS

Könyvelés

UMWANDLUNG Validálás

Automatikus feldolgozás, könyvelés

Open Text Archiving for SAP® Solutions*

Open Text Invoice Capture Center

Open Text Vendor Invoice Management

ERP (FI/AP)

* or another SAP ArchiveLink-certified repository, not part of Open Text Vendor Invoice Management 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 19

VIM, mint a dokumentum kezelés része

EBPP

SAP Számla felismerés

Számla feldolgozás

Kifizetés

EDI

FAX

Papír

SAP

Dokumentum szkennelés Pl: SAP Archiving Enterprise Scan

Automatikus feldolgozás és könyvelés

Kifizetés

Non-SAP Email

Invoice Capture Center

Vendor Invoice Management

Dokumentum archiválás és megjelenítés

Open Text Archiving for SAP® Solutions*

ERP (FI/AP)

Dokumentum feldolgozás: OCR és validáció

Hatékony hibakezelés az OCR során a párhuzamos kép és adatnézet segítségével

Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.

Automatikus feldolgozás, könyvelés Elemzés

Felismerés

Adat kinyerés

Normalizálás

Ellenőrzés

“10/24/08”

3 CLERK: 12 DATE SHIPPED ORDER DATE 10/30/02 10/24/02 COVER CODE PA

Turn pixels into Pixel – karakter characters using konverzió optical character recognition

Order Date = “10/24/08”

Date

Format (US) Day = 24 Month = Oct Year = 2008

24.10.2008

yes

Valid period ?

no

Word

24.10.2008

Number

Értelmezhető bejegyzések beazonosítása

Megfelelő dátum kiválasztása a lehetőségek közül

Dátum szétbontás és elvárt formátumban összefűzése

Export

Manual keying

Üzleti és időrendi szabályok szerinti ellenőrzés

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 22

Open Invoice PostabontóText Vendor Számla SzámlaManagement Feldolgozás & Jóváhagyás felismerés ellenőrzés monitorozás Automated paper-to-post invoice management

ELŐKÉSZÍTÉS

Szkennelés Archiválás

TRASZFORMÁLÁS

OCR

Prüfung und ELLENŐRZÉS VÉGLEGESÍTÉS Vervollständigung

Workflow indítás

KIVÉTEL KEZELÉS

Feldolgozás

JÓVÁHAGYÁS

Kifizetés

KIFIZETÉS

Könyvelés

UMWANDLUNG Validálás

Automatikus feldolgozás, könyvelés

Open Text Archiving for SAP® Solutions*

Open Text Invoice Capture Center

Open Text Vendor Invoice Management

ERP (FI/AP)

* or another SAP ArchiveLink-certified repository, not part of Open Text Vendor Invoice Management

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 23

A számlaengedélyezési folyamat során realizálható előnyök SAP-ban megszokott felhasználói felületek



Standard SAP eszközök felhasználása (rendezés, keresés, nyomatás, email küldés, ecportálás)

A megszokott SAP funkciók és felületek teljes körűen biztosítják



A feldolgozott számlák töténeti áttekintését A számlák összefoglaló áttekintését, a feldolgozott számlák számának és összegének áttekintésével Feldolgozástörténet a kapcsolódó megjegyzésekkel Előredefiniált riportok használatát Engedélyezés történet áttekintését

    

Egy kattintással elérhető funkciók

 

Jóváhagyás vagy elutasítás Megelező jóváhagyások A folyamathoz kapcsolódó objektumok elérése, úgymint számlakép, beszerzési megrendelés, árubeérkezési bizonylatok, számlabizonylat, kapcsolódó megjegyzések és a teljes töréneti áttekintés



Adatok feldolgozása Adatok ripotolása, elemzése Megjegyzések fűzése Adatok ellnőrzése

Szerep alapú továbbítás



Csoportos feladat kiosztás, jóváhagyás

Automatikus irányok



Hatékony folyamat támogatás

Felhasználóbarát felületek/képernyők biztosítják az alábbi funkciók egyszerű elérését

  

Dokumentum feldolgozás – duplikátumok ellenőrzése Ismerős SAP felület

Automatikus vagy manuális adatrögzítés

Azonnali adat validáció

Korai és automatikus duplikátum felismerés

Kivétel kezelés – ár eltérés Egy-kattintásos hozzáférés a háttérinformációhoz Szabály alapú folyamati lehetőségek Előre konfigurált kivétel kezelési lehetőségek

Teljes folyamat történt

Transzparens, szabály alapú folyamat irányítás

Számlajóváhagyás és kontírozás egy felületen Jóváhagyás portál vagy SAP GUI felületen

Egykattintással elérhető háttér info. Kivonatolt információ

Egyszerű delegálás a kontírozáshoz

Azonnali adat ellenőrzés Jóváhagyás történet

Egyszerű jóváhagyás vagy elutasítás

Analitika és monitorozás Szűrér több mint 50 feltétel alapján

KPI megjelenítés a SAP Graphics segítségével

Egyszerűen választható pénznem

Összegzések

Teljes SAP funkció elérhető

Teljes történt akár az összes bizonylatról

Kattintásra elérhető SAP dokumentum

Kötelezettségek kezelése

Kötelezettségek vizsgálata a pontos időbeli elhatárolások tervezéséhez

Teljes SAP funkció elérés

Kötelezett-ségek áttekintéss főkönyv vagy költésghely irányából

Elemzések biztosítás időbeli elhatárolások könyveléséhez

Előnyök • Számlafeldolgozás fajlagos költsége csökkenthető • Erőforrás hatékonyabban és tudásának megfelelően használható • Forgó tőke optimalizálása • Jogi megfelelőséget biztosít

költség

• Egyszerűbb jóváhagyási folyamat • Folyamatos és egyszerű hozzáférés a nyitott és lezárt számlákhoz • Minőségi információval támogatott döntési lehetőség

hatékonyság

Pénzügy IT

Üzleti terület 100

100 < 50

• Nincs szükség interfészekre • Egyszerű infrastruktúra • Az optimális integráció eredményeként kicsi függőség • Kedvező TCO

> 50

Beszerzés, szállítók

• Egyszerűbb vita kezelés • Javuló szállítói kapcsolattartás, lehetőség jobb kondíciókra • Az egész beszerzési folyamat áttekinthetőbb lesz. 13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 30

Köszönjük!

Lázár Péter

ECM üzletágvezető [email protected]