Aviation Safety Management (ASM) atau Manajemen Keselamatan Aviasi Disadur dari Transport Canada oleh Prof Hadi Winarto, Beeliar, Spring 2013 Pengenalan awal Pendekatan Sistem Manajemen Keselamatan Bagaimana: 1. Melibatkan semua staf dalam keselamatan 2. Mengembangkan sebuah budaya keselamatan yang positif 3. Memelihara Komitmen 4. Mengevaluasi kemajuan Pengantar: Aviasi di Kanada sedang tumbuh dan masyarakat Kanada yakin bahwa industri aviasi di Kanada itu aman selamat. Namun demikian kami menghadapi ancaman yang serius. Misalnya, pertumbuhan aviasi yang diprojeksikan untuk masa depan berarti bahwa bila angka laju kecelakaan yang rendah yang ada sekarang ini dipertahankan, maka hasilnya adalah terjadinya kecelakaan yang tak bisa diterima. Tantangan kepada Transport Kanada dan industri adalah mencari cara-cara untuk menurunkan laju kecelakaan lebih lanjut sementara industri aviasi tumbuh berkembang. Flight 2005: Kerangka Keselamatan Aviasi Sipil untuk Kanada telah mengidentifikasi 6 Arah Evolusi yang mewakili penyesuaian2 dasar yang harus dilakukan dalam beberapa tahun mendatang: 1. Mengadopsi pendekatan dorongan data dalam meningkatkan keselamatan aviasi Termasuk didalamnya adalah mengumpulkan dan membuat lebih mudah diakses jenis data yang menunjang pendekatan yang proaktif untuk keselamatan 2. Menggunakan pendekatan berbasis resiko untuk mengalokasikan sumberdaya untuk mendukung kegiatan2 yang akan menghasilkan keuntungan terbesar dalam keselamatan 3. Menumbuhkan dan memperkuat kemitraan untuk melaksanakan konsep bahwa tanggung jawab untuk keselamatan ditanggung bersama oleh regulator dan masyarakat aviasi. 4. Menerapkan sistem manajemen keselamatan di organisasi2 aviasi 5. Mengikutsertakan faktor2 manusia dan organisatoris dalam praktek manajemen keselamatan 6. Mengkomunikasikan secara efektif kepada masyarakat aviasi mengenai hal2 yang berkaitan dengan keselamatan Penerapan sistem manajemen keselamatan adalah landasan dasar dari arah yang sedang ber-evolusi. Semua arah lainnya akan ber-evolusi didalam lingkungan sistem manajemen keselamatan. Sistem Manajemen Keselamatan itu berlandaskan fakta bahwa potensi dan resiko bahaya itu selalu ada, jadi manajemen yang proaktif dibutuhkan untuk mengidentifikasi dan mengendalikan ancaman2 terhadap keselamatan sebelum hal2 tersebut tumbuh berkembang menjadi kenyataan terjadinya kecelakaan.
Material dalam buku kecil ini telah diringkas dari sejumlah sumber untuk memperkenalkan prinsip2 dan konsep sistem manajemen keselamatan. Penerapan pendekatan ini membutuhkan perubahan dalam tata cara Transport Kanada dan industri dalam menangani keselamatan, termasuk perubahan2 dalam peraturan2 yang ada. Buku kecil ini tidak dimaksud sebagai panduan dalam mengikuti aturan2 yang tertuang dalam CAR atau Canadian Aviation Regulations, tetapi diharapkan bahwa buku ini akan bermanfaat bagi para pemilik dan manajemen bisnis aviasi yang menginginkan berinteraksi dengan seluruh staf mereka dalam keselamatan. Art LaFlamme Direktur Jendral Penerbangan Sipil April 2001
Ucapan Terima Kasih Buku kecil pengenalan awal ini ditulis oleh staf Safety Services Branch dari Transport Kanada, yang dibantu oleh para staf dari Transport Canada Civil Aviation regional dan pusat. Materinya telah diringkas dari sejumlah sumber. Secara khusus Transport Kanada mengucapkan rasa terima kasih kepada Professor James Reason dari Universitas Manchester yang memberikan inspirasi dan membantu Transport Kanada dalam mengembangkan konsep dan penerapan pendekatan sistem manajemen keselamatan untuk industri aviasi Kanada. Transport Kanada berterima kasih kepada Civil Aviation Authority of Australia (CASA) yang mengijinkan kami untuk menggunakan materi yang telah dikembangkan oleh CASA untuk situasi di Australia. Beberapa bagian dari buku kecil ini telah diadopsi dari Aviation Safety Management: An Operators Guide to Building a Safety Program yang disiapkan oleh CASA. Dengan pemberian ijin itu, Transport Kanada telah menghemat sejumlah suberdaya dan waktu dalam mempersiapkan dokumen ini.
Daftar Isi Tentang Sistem Manajemen Keselamatan Mengapa sistem manajemen keselamatan? Apa itu Sistem Manajemen Keselamatan? Apa yang dibutuhkan dalam membangun sebuah sistem manajemen keselamatan? Apa itu budaya keselamatan? Bagaimana mendukung adanya budaya keselamatan yang positif? Apa arti sistem manajemen keselamatan untuk sebuah organisasi? Bagaimana sistem manajemen keselamatan berbeda dari pendekatan tradisional?
Beberapa fitur dari Sistem manajemen Keselamatan Komitmen Manajemen Senior Kebijakan Keselamatan Informasi tentang Keselamatan Menetapkan Keselamatan sebagai Nilai Inti (core value) Menentukan Tujuan2 Keselamatan Manajemen dalam mengidentifikasi potensi dan resiko bahaya Menciptakan sebuah sistem pelaporan keselamatan Audit/Penilaian Keselamatan Pelaporan dan Penyidikan Aksiden dan Insiden Pelatihan Orientasi dan Pelatihan Ulang Keselamatan Rencana Menanggapi (respon) Kondisi Darurat Dokumentasi
Daftar Pustaka dan Sumber Informasi
Tentang Sistem Manajemen Keselamatan Mengapa sistem manajemen keselamatan? Sejak beberapa tahun lalu, ada banyak upaya yang telah dilakukan untuk memahami bagaimana kecelakaan (aksiden) terjadi dibidang aviasi dan industri2 lainnya. Sekarang ini pada umumnya telah diterima bahwa sebagian besar dari kecelakaan disebabkan oleh human error (kesalahan manusia). Terlalu mudah untuk menyimpulkan bahwa kesalahan manusia itu disebabkan oleh kecerobohan atau ketidak mampuan dalam melakukan tugas, tetapi itu kurang benar. Para penyidik telah menemukan bahwa faktor manusia itu hanyalah mata rantai terakhir dari serentetan kejadian yang berakhir dengan kecelakaan; kita tidak akan bisa mencegah kecelakaan hanya dengan mengubah manusianya; kita hanya akan bisa mencegah kecelakaan bila kita menanggapi masing2 faktor penyebab kecelakaan yang mendasari terjadinya kecelakaan. Pada tahun 1990an perkataan ‘kecelakaan organisatoris’ telah digunakan karena hampir semua mata rantai dalam rentetan penyebab kecelakaan sebenarnya berada dalam kendali organisasi. Karena ancaman terbesar pada keselamatan dalam aviasi berasal dari masalah2 organisasi, untuk membuat sistem lebih aman selamat membutuhkan tindakan2 dari organisasi. Setelah melakukan riset secara intensif dan berkonsultasi dengan ahli2 terkemuka dunia dibidang keselamatan, Transport Kanada berkesimpulan bahwa cara paling efisien untuk membuat sistem aviasi Kanada menjadi lebih aman selamat adalah dengan mengadopsi sebuah pendekatan sistem untuk manajemen keselamatan. Transport Kanada mendukung adopsi sistem manajemen keselamatan dengan melakukan hal2 berikut: • • •
diskusi dan konsultasi secara extensif dengan semua segmen dari industri aviasi kampanye mendidik dan mempromosikan keselamatan secara komprehensif melakukan perubahan pada CAR (Canadian Aviation Regulations)
Apa itu Sistem Manajemen Keselamatan? Sebuah sistem manajemen keselamatan adalah sebuah pendekatan yang bersifat seperti bisnis terhadap keselamatan. Ia adalah sebuah proses yang sistematis, eksplisit dan komprehensif untuk menangani resiko keselamatan. Seperti sistem2 manajemen lainnya, sistem manajemen keselamatan memiliki cara2 untuk menentukan tujuan, perencanaan, dan pengukuran kinerja. Sebuah sistem manajemen keselamatan itu menjadi bagian tak terpisahkan dari sistem perusahaan secara menyeluruh. Ia menjadi bagian dari budaya kerja, cara pekerja melakukan tugas2 mereka. Ke 4 P dari manajemen keselamatan Philosophy (filsafat dasar)- manajemen keselamatan bermula dengan filsafat manajemen . memahami bahwa akan selalu ada ancaman terhadap keselamatan . menetapkan standar2 organisasi
. menekankan bahwa keselamatan adalah tanggung jawab setiap orang Policy (kebijakan)- menyatakan bagaimana keselamatan akan dicapai . pernyataan2 yang jelas mengenai tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas . mengembangkan proses dan struktur organisatoris supaya mencakup tujuan2 keselamatan disetiap aspek dari operasi organisasi, dan . mengembangkan ketrampilan dan pengetahuan yang diperlukan dalam melakukan tugas Procedures (prosedur)- persyaratan2 manajemen mengenai apa yang harus dilakukan pekerja dalam mengeksekusi kebijakan organisasi . pengarahan yang se-jelas2nya kepada semua staf . tata cara untuk perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian; dan . tata cara untuk memantau dan menilai status dan proses2 keselamatan Practices (praktek kerja)- apa yang sesungguhnya terjadi dalam melakukan tugas . mengikuti prosedur yang efektif dan dirancang dengan baik . menghindari pengambilan jalan pintas yang dapat mengurangi keselamatan . mengambil tindakan2 yang tepat setelah sebuah ancaman pada keselamatan teridentifikasi Kegiatan dan struktur organisasi yang merupakan wujud dari sistem manajemen keselamatan bisa ditemukan diseluruh organisasi. Setiap pekerja berkontribusi kepada kesehatan sistem keselamatan organisasi. Dalam organisasi yang besar, kegiatan2 manajemen keselamatan lebih jelas terlihat dibeberapa departemen dibandingkan dengan di departemen2 lainnya, tetapi sistem keselamatan itu harus terintegrasikan dalam “bagaimana tugas dilaksanakan” diseluruh organisasi. Ini bisa tercapai dengan menerapkan dan terus mendukung sebuah kebijakan tentang keselamatan yang tertuang dengan jelas, yang mengarah ke terbentuknya prosedur yang dirancang dengan baik.
Apa yang dibutuhkan dalam membangun sebuah sistem manajemen keselamatan? Inisiatif manajemen tidak selalu berhasil dan setiap kali sebuah ide baru diperkenalkan, orang akan bertanya apakah itu sebuah inisiatif yang bermanfaat ataukah sesuatu yang sekedar untuk mengikuti jaman, yang sebentar lagi akan menjadi usang. Mempunyai ide yang baik tidak selalu menjamin keberhasilan. Ada banyak ide baik yang pada akhirnya gagal karena salah satu dari 3 elemen kritis tidak ada didalamnya, yaitu commitment (komitmen), cognizance (pemahaman) dan competence (kemampuan). Ketiga C ciri2 kepemimpinan itu akan menentukan, secara garis besarnya, apakah manajemen keselamatan akan mencapai tujuannya dan mengarah ke sebuah budaya keselamatan yang mendarah daging dalam organisasi tersebut: •
Commitment: Kalau berhadapan dengan tekanan2 operasional dan komersial, apakah para pemimpin perusahaan memiliki keyakinan yang cukup kuat untuk tetap mempertahankan peralatan2 manajemen keselamatan supaya tetap berjalan secara efektif?
• •
Cognizance: Apakah para pemimpin memahami sifat dan prinsip2 manajemen untuk keselamatan Competence: Apakah kebijakan dan prosedur manajemen keselamatan itu sesuai (cocok), dimengerti dan diterapkan dengan benar disetiap tingkat dalam organisasi?
Apa itu budaya keselamatan? Budaya organisasi didefinisikan oleh apa yang dilakukan orang. Keputusan2 yang diambil orang menunjukkan kepada kita sesuatu tentang nilai2 yang dianut dalam perusahaan. Sebagai contoh, sejauh mana para manajer dan staf berperilaku dalam bekerja yang merupakan komitmen pada keselamatan, itu jauh lebih berarti daripada kata-kata tentang nilai2 apa yang menjadi motivasi mereka. Sebuah ukuran mengenai budaya kerja adalah: “Bagaimana kita melakukan pekerjaan disini”. Sebuah budaya kerja mungkin butuh waktu yang cukup lama sebelum mengakar, tetapi dengan dukungan manajemen itu bisa tercapai. Sebuah budaya kerja adalah: •
Budaya berbasis informasi . Orang mengerti potensi bahaya dan resiko yang terlibat dalam pekerjaan mereka . staf berusaha terus menerus untuk mengidentifikasi dan mengatasi ancaman pada keselamatan
•
Budaya ber keadilan . kesalahan harus bisa dimaafkan, tetapi pelanggaran secara sengaja tak bisa ditolerir . tenaga kerja mengerti dan menyetujui apa yang bisa diterima dan apa yang tak bisa diterima
•
Budaya pelaporan . orang didorong untuk menyuarakan keprihatinan terhadap keselamatan . bila ada hal yang terkait dengan keselamatan dilaporkan, itu harus dianalisis dan tindakan yang tepat kemudian diambil sesuai hasil analisis
•
Budaya pembelajaran . orang didorong untuk mengembangkan dan menerapkan ketrampilan dan pengetahuan mereka sendiri untuk meningkatkan keselamatan . staf diberi informasi terkini tentang masalah keselamatan oleh manajemen . laporan keselamatan disampaikan sebagai umpan balik kepada staf supaya semua orang belajar dari pengalaman yang sama
Bagaimana mendukung adanya budaya keselamatan yang positif?
• • • •
manajemen mempraktekkan apa yang didakwahkannya mengenai keselamatan manajemen memberikan sumberdaya yang mencukupi untuk memelihara operasi2 yang efisien dan aman selamat manajemen menerima keprihatinan tentang keselamatan dan usulan2 tentang hal tersebut umpan balik disampaikan secepat mungkin, relevan dan jelas
Apa arti sistem manajemen keselamatan untuk sebuah organisasi? Ada 2 cara berpikir tentang keselamatan. Biasanya, keselamatan diartikan sebagai mengurangi atau menghindari pengeluaran biaya. Ada banyak organisasi yang menjadi bangkrut karena mengalami kecelakaan yang serius. Ini memang memberi alasan kuat untuk keselamatan, tetapi biaya yang terlibat dalam kecelakaan hanyalah satu bagian dari cerita seutuhnya. Penelitian menunjukkan bahwa keselamatan dan efisiensi terkait secara positif. Keselamatan menghasilkan pengurangan biaya dan peningkatan produktivitas. Keselamatan itu baik untuk bisnis. Proses dasar keselamatan dicapai lewat lima langkah 1. Suatu masalah atau keprihatinan tentang keselamatan diangkat, sebuah potensi bahaya diidentifikasi, atau suatu insiden dan aksiden terjadi 2. Keprihatinan atau kejadian tersebut dilaporkan untuk dipertimbangkan oleh manajemen 3. Kejadian, potensi bahaya, atau masalah itu dianalisis untuk menentukan apa yang menjadi faktor penyebabnya atau sumbernya. 4. Tindakan pencegahan, pengendalian atau pengurangan ancaman bahaya dikembangkan dan diterapkan; dan 5. Tindakan koreksi dievaluasi untuk memastikan efektivitasnya. Kalau masalah keselamatan tersebut teratasi, tindakan tersebut lalu didokumentasikan dan peningkatan keselamatan dipertahankan. Kalau masalah tidak teratasi maka harus dianalisis ulang sampai akhirnya masalah menjadi teratasi. Masalah dan keprihatinan keselamatan serta potensi dan kejadian
Laporan
Analisis
tak teratasi
Koreksi
Evaluasi Evaluasi teratasi Dokumen
Gambar 1 Proses Keselamatan Dasar
Bagaimana sistem manajemen keselamatan berbeda dari pendekatan tradisional? Penerapan sistem manajemen keselamatan tidak melibatkan Transport Kanada memaksakan satu lapis aturan keselamatan berikut pengawasannya pada industri. Sistem manajemen keselamatan mencakup proses keselamatan dasar, seperti dijelaskan sebelumnya, kedalam manajemen organisasi itu sendiri. Pendekatan keselamatan penerbangan tradisional tergantung pada seorang petugas keselamatan penerbangan (atau departemen keselamatan penerbangan untuk organisasi yang lebih besar), yang independen dari manajemen operasi, tetapi melapor langsung ke CEO (Chief Executive Officer atau Direktur Utama) atau kepada Direktur Operasi perusahaan. Jadi petugas atau departemen keselamatan penerbangan dalam kenyataannya tidak punya wewenang untuk melakukan perubahan yang dapat meningkatkan keselamatan. Efektivitas petugas atau departemen keselamatan dengan demikian tergantung pada kemampuan membujuk manajemen untuk mengambil tindakan. Disisi lain, sistem manajemen keselamatan menuntut para manajer bertanggung jawab atau akuntabel untuk tindakan atau tidak adanya tindakan yang berkaitan dengan keselamatan. Filsafat sistem manajemen keselamatan menuntut agar tanggung jawab dan akuntabilitas untuk keselamatan tetap melekat pada struktur manajemen organisasi. Para direktur dan manajer senior pada akhirnya bertanggung jawab untuk keselamatan, sama seperti halnya dengan untuk aspek2 manajemen lainnya dari perusahaan. Inilah logika yang mendasari inisiatif pengaturan dari Transport Canada Civil Aviation belakangan ini. Setelah diberlakukan, peraturan2 baru tersebut akan meminta beberapa organisasi aviasi tertentu untuk menyebutkan siapa yang menjadi “accountable executive” mereka. Ini adalah orang yang memegang kendali finansial dan eksekutif untuk hal2 yang terkait dengan peraturan2 keselamatan. “Accountable Executive” ini adalah orang yang diberi sertifikat pengoperasian perusahaan. Apabila sebuah organisasi memiliki lebih dari 1 sertifikat (misalnya operator yang memiliki sertifikat operasi penerbangan dan juga sertifikat sebagai bisnis perawatan pesawat), maka organisasi itu hanya memiliki seorang accountable executive. Sistem Manajemen Keselamatan memastikan agar otoritas dan akuntabilitas melekat pada orang yang sama.
Beberapa fitur dari Sistem Manajemen Keselamatan Kebijakan dan prosedur manajemen keselamatan yang dikembangkan oleh sebuah organisasi harus menjadi bagian tak terpisahkan dari organisasi tersebut. Manajemen keselamatan harus bersifat komprehensif, tetapi tidak boleh menjadi lebih rumit dibandingkan dengan program2 manajemen perusahaan lainnya. Manajemen keselamatan harus selaras (compatible) dengan, dan sebaiknya terintegrasikan kedalam skema manajemen secara keseluruhan. Daftar berikut akan bermanfaat bagi manajer yang ingin tahu lebih lanjut tentang bagaimana cara mewujudkan sebuah manajemen keselamatan.
Kebanyakan dari isi daftar mestinya sudah cukup dikenal oleh para manajer. Mereka tentunya sudah menjadi bagian dari gambaran besar tentang keselamatan. Perubahan2 yang mendasar terkait dengan peran dan akuntabilitas dari manajemen dan regulator. 1. Komitmen para manajer senior 2. Kebijakan keselamatan 3. Informasi tentang keselamatan 4. Menetapkan keselamatan sebagai nilai inti (core value) 5. Menentukan tujuan2 keselamatan 6. Manajemen mengidentifikasi potensi dan resiko ancaman terhadap keselamatan 7. Menetapkan sistem pelaporan keselamatan 8. Audit/ penilaian tentang keselamatan 9. Pelaporan dan penyidikan aksiden dan insiden 10. Pengenalan keselamatan dan pelatihan berkala 11. Rencana penanggapan kondisi darurat 12. Dokumentasi Masing2 elemen dalam daftar dijelaskan dibawah ini, lengkap dengan contoh dan manfaat yang bisa diperoleh darinya.
Komitmen Manajemen Senior Tak ada keraguan sedikitpun juga bahwa manajemen senior memainkan peran besar dalam menentukan budaya keselamatan perusahaan, tak peduli ukuran besar, kerumitan, ataupun jenis operasi perusahaan tersebut. Tanpa dukungan sepenuhnya dari manajemen, program keselamatan apapun tidak akan efektif. Manajemen keselamatan akan berhasil sebanding dengan sejauh mana manajemen senior menyediakan waktu, dan perhatian pada keselamatan sebagai masalah inti. Manfaat- Komitmen penuh memastikan bahwa manajemen keselamatan diberi sumberdaya dan perhatian yang mencukupi
Kebijakan Keselamatan Komitmen manajemen senior tidak akan mengarahkan organisasi ke tindakan2 positif kecuali apabila komitmen tersebut dinyatakan sebagai pengarahan. Manajemen senior harus mengembangkan dan mengkomunikasikan kebijakan keselamatan yang mengalokasikan tanggung jawab dan membuat para pekerja akuntabel untuk mencapai tujuan2 kinerja keselamatan. Untuk organisasi2 yang kecil, kebijakan bisa dikomunikasikan secara informal, sedangkan untuk organisasi2 lainnya kebijakan harus didokumentasikan dan dikomunikasikan lewat jalur2 formal. Beberapa organisasi aviasi diharuskan oleh undang-undang untuk memenuhi standar2 yang telah ditentukan dalam merumuskan dan mendokumentasikan kebijakan2 yang terkait dengan keselamatan.
Untuk hal ini, perusahaan harus mengacu kepada dan mengikuti peraturan aviasi Kanada (CAR) supaya yakin agar standar yang dipersyaratkan terpenuhi.
Kebijakan Keselamatan paling tidaknya harus mencakup: • sebuah pernyataan tentang komitmen dan objektif yang jelas • sebuah tata cara untuk menetapkan tujuan2 keselamatan dan peninjauan ulang dari kinerja keselamatan. • pernyataan2 yang jelas tentang tanggung jawab yang berlaku bagi setiap departemen atau bagian2 fungsional dari organisasi. • pernyataan jelas tentang akuntabilitas yang mengkerucut dipuncak organisasi • sebuah tata cara untuk memastikan bahwa peraturan / undang2 dipatuhi • sebuah tata cara untuk memastikan bahwa ketrampilan dan pengetahuan tentang keselamatan dikuasai secara mencukupi disetiap tingkat • keselarasan atau keterintegrasian dengan sistem2 manajemen lainnya Setelah kebijakan dirumuskan, prosedur harus dikembangkan untuk penerapan kebijakan. Prosedur2 tersebut harus konsisten dengan kebijakan dan cocok bagi para pekerja yang bertanggung jawab untuk menerapkannya. Prosedur yang telah dipikirkan secara matang akan membantu dalam memastikan bahwa dalam prakteknya akan sesuai dengan kebijakan tentang keselamatan. Manfaat- Manajemen merasa yakin bahwa staf mengerti dan menerima kenyataan bahwa mereka memegang peran penting dalam memastikan terjadinya keselamatan.
Informasi tentang keselamatan Manajemen tergantung secara kritis pada informasi dalam membuat keputusan dan memimpin perusahaan. Para manajer dan staf harus bisa mengakses dan menggunakan informasi tentang keselamatan yang berkaitan dengan kinerja organisasi itu sendiri. Oleh karena itu manajemen harus menciptakan sebuah sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Ini mencakup: • tujuan2 keselamatan dan cara mengevaluasi kemajuan2 yang telah diperoleh dalam mencapai tujuan tersebut • rekaman aksiden dan insiden yang mencakup hasil2 penyidikan internal/external dan tindakan2 koreksi terkait • keprihatinan tentang keselamatan yang diusung oleh para pekerja termasuk analisis dan tindakan yang diambil • hasil2 peninjauan ulang keselamatan dan audit dan bilamana berlaku, tindakan koreksi yang diambil selanjutnya: dan • rekaman2 dari semua inisiatif ataupun intervensi keselamatan. Sistem informasi keselamatan harus cukup besar dan canggih untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Sebuah perusahaan kecil atau agen mungkin bisa menyimpan semua
informasi yang relevan dalam sejumlah kecil dokumen. Sebuah bisnis yang lebih besar akan lebih tepat bila memiliki sistem perekaman informasi yang otomatis. Perusahaan2 yang lebih besar lagi bahkan lebih baik bila memiliki staf penuh waktu yang khusus menangani sistem informasi keselamatan. Para manajer dan pekerja harus selalu mencari tahu informasi terkini tentang perkembangan2 terakhir dibidang keselamatan. Dengan selalu mengikuti perkembangan terakhir bidang keselamatan, organisasi akan memiliki latar belakang untuk memahami kondisi keselamatan organisasi, dan bisa mengembangkan solusi2 baru untuk menyelesaikan masalah2 yang sangat rumit. Ini dilakukan dengan cara berlangganan publikasi yang berkaitan dengan keselamatan, dan menyediakan dan memberikan akses pada laporan2 penyidikan kecelakaan dari Transportation Safety Board (TSB), dan mendorong staf untuk berpartisipasi dalam pelatihan, seminar dan workshop yang berkaitan dengan keselamatan. Manfaat- data dan informasi tentang keselamatan akan tersedia bagi para pekerja yang membutuhkannya dalam melakukan tugas2 mereka.
Menetapkan Keselamatan sebagai Nilai Inti (core value) Keselamatan tidak bisa dikerjakan hanya oleh pemilik, Direktur Utama, ataupun orang2 tertentu dalam organisasi. Keselamatan melibatkan semua orang. Budaya keselamatan yang positif itu tak ternilai harganya dalam memunculkan perilaku yang akan meningkatkan keselamatan. Tindakan2 yang secara sengaja dilakukan dalam memperkuat kesadaran berperilaku positif yang menunjang keselamatan, akan mengirim sinyal2 bahwa manajemen sangat peduli dengan keselamatan. Cara terbaik untuk menumbuhkan keselamatan sebagai nilai inti adalah dengan membuat keselamatan sebagai bagian integral dari rencana manajemen. Ini dilakukan dengan menetapkan tujuan keselamatan dan menegaskan bahwa para manajer dan staf itu akuntabel dalam usaha mencapai tujuan2 tersebut. Penetapan tujuan, supaya efektif, membutuhkan tujuan2 yang praktis dan tak mustahil dicapai dan dapat diverifikasi, dan tujuan keselamatan itu sama saja dengan tujuan2 organisasi lainnya. Tujuan harus ditetapkan dan kurun waktu untuk mencapainya juga ditetapkan. Para manajer harus menelusuri dan meminta pertanggung jawaban dari mereka yang diberi tanggung jawab untuk memberikan penjelasan tentang kemajuan2 yang telah mereka capai. Keberhasilan atau kegagalan dalam memenuhi tujuan keselamatan harus diperlakukan sama dengan keberhasilan dan kegagalan dalam mencapai tujuan2 jenis lainnya. Ada banyak organisasi yang mengadakan rapat keselamatan berkala. Ini memang ide yang baik, tetapi kalau keselamatan adalah nilai inti perusahaan, maka apapun yang berimplikasi keselamatan harus diangkat dan dibahas sebagai hal yang normal bagian dari pelaksanaan bisnis se-hari2nya (dalam setiap rapat tentang urusan perusahaan apapun). Dalam membahas masalah2 finansial ataupun operasional, isu keselamatan yang terkait harus juga dipertimbangkan. Sebagai contoh, pemilihan peralatan baru tentunya
melibatkan evaluasi faktor2 seperti pelatihan, harga beli, biaya operasi, dan perawatan. Aspek2 keselamatan harus juga dipertimbangkan dalam menentukan pilihan. Dengan memutuskan bahwa aspek keselamatan adalah bagian dari setiap keputusan manajemen, ini menegaskan betapa pentingnya keselamatan bagi perusahaan dan memastikan bahwa keselamatan adalah bagian normal dari bagaimana semua pekerjaan dilakukan. Manfaat- Staf menjadi stakeholder (pemegang kepentingan) dalam manajemen keselamatan, memastikan efektivitasnya
Menentukan Tujuan2 Keselamatan Penentuan tujuan itu sangat penting untuk kinerja organisasi. Semua organisasi harus memiliki cara tersendiri untuk menetapkan dan menyatakan tujuannya. Dalam beberapa organisasi tujuan2nya tidak dinyatakan secara explisit. Organisasi2 lainnya menetapkan tujuan2 mereka secara formal dan prosesnya didokumentasikan. Bagaimanapun juga cara tujuan organisasi ditetapkan, hanya ada sedikit organisasi yang mampu dengan baik menetapkan tujuan keselamatannya. Kelemahan paling umum dalam menetapkan tujuan keselamatan adalah dalam memfokuskan pada hal2 yang terjadi. Ini biasanya dengan menghitung jumlah kecelakaan yang terjadi, tetapi kita tahu bahwa perusahaan yang aman selamat boleh jadi mengalami kecelakaan, sedangkan perusahaan yang kurang aman bisa jadi beruntung dan menghindari kecelakaan. Walaupun pada akhirnya tujuan yang ingin dicapai adalah “tanpa kecelakaan”, ada cara2 yang lebih tepat dan bermanfaat dalam mengukur keselamatan dibandingkan dengan menghitung jumlah kecelakaan, khususnya dalam sebuah sistem keselamatan. Profesor James Reason dari Universitas Manchester, seorang ahli terkemuka dibidang manajemen keselamatan, membandingkan pengelolaan keselamatan dengan “bertempur dalam sebuah perang gerilya dimana tidak ada kemenangan terakhir”. Ia adalah sebuah pergulatan tanpa henti untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi atau mengendalikan potensi bahaya. Kita tak akan pernah kekurangan hal2 yang perlu dilakukan untuk membuat sistem menjadi lebih aman selamat. Manajemen yang baik membutuhkan agar kita mengidentifikasi mereka, memutuskan bagaimana mencapai mereka, dan membuat diri kita akuntabel untuk mencapai mereka. Prosedur2 manajemen resiko dapat membantu para manajer memutuskan dimana resiko terbesar berada dan selanjutnya membuat skala prioritas. Penetapan tujuan keselamatan yang baik berkonsentrasi pada mengidentifikasi kelemahan2 sistemik dan kejadian2 yang mirip dan pernah terjadi sebelumnya, dan kemudian mengeliminasi ataupun menguranginya sebisa mungkin. Manfaat- Tujuan yang dinyatakan dengan jelas akan menegaskan arah ke sebuah komitmen untuk mengambil tindakan yang akan meningkatkan keselamatan organisasi.
Manajemen dalam mengidentifikasi potensi dan resiko bahaya
Hazard atau potensi bahaya adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk melukai atau mencederai orang2, merusak peralatan dan struktur, kehilangan material, atau mengurangi kemampuan untuk melakukan fungsi2 tertentu. Resiko adalah probabilitas (peluang) untuk cedera atau kehilangan. Konsep ini mencakup baik besaran peluang (nilai probabilitas) maupun besarnya kerugian yang diderita. Identifikasi hazard (potensi bahaya) dan manajemen resiko harus dilakukan paling tidaknya: • saat implementasi (penerapan) sistem manajemen keselamatan dan kemudian secara berkala; • saat perubahan2 operasional besar2an direncanakan • bila organisasi sedang mengalami perubahan dengan cepat, misalnya pertumbuhan dan pemekaran, menawarkan jasa2 baru, mengurangi jasa yang diberikan, atau menggunakan peralatan dan prosedur2 baru; dan • bila personil2 kunci diganti Transport Canada Civil Aviation telah memilih untuk menggunakan proses pembuatan keputusan dari Canadian Standards Association Q850 untuk manajemen resiko. Pendekatan Civil Aviation membutuhkan 7 langkah: 1. Proses dimulai 2. Lakukan Analisis Awal 3. Resiko diestimasi atau diperkirakan 4. Evaluasi kegiatan yang ber-resiko 5. Kendalikan resiko 6. Ambil tindakan 7. Pantau dampaknya Manfaat- Pengidentifikasian hazard (potensi bahaya) dan manajemen resiko memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengendalikan resiko pada tingkat yang dapat diterima.
Menciptakan sebuah sistem pelaporan keselamatan Aviasi adalah sebuah industri yang dinamis dimana kondisi selalu berubah. Untuk mengingatkan manajemen bahwa sesuatu perubahan sedang terjadi, atau sebuah potensi bahaya baru sedang muncul, organisasi butuh masukan dari setiap tingkat. Para pekerja harus mempunyai sebuah sistem untuk melaporkan hazard (potensi bahaya) dan keprihatinan tentang keselamatan begitu mereka menyadari keberadaannya dan setiap karyawan harus tahu bagaimana cara melaporkan keprihatinannya. Bila seorang karyawan melaporkan keprihatinan atau potensi bahaya, laporan tersebut harus selalu diakui dan dianalisis. Pengambilan tindakan berkaitan dengan keprihatinan keselamatan yang dilaporkan karyawan, akan menumbuhkan rasa percaya pada sistem.
Sebaliknya bila sistem pelaporan tidak dipelihara dan tidak ada yang memantau, dalam waktu singkat karyawan akan berhenti menggunakannya. Beberapa organisasi diharuskan oleh undang2 untuk mengadakan sebuah sistem pelaporan. Sistem yang tak dipercaya atau digunakan oleh karyawan tidak akan memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh undang2. Setiap keprihatinan tentang keselamatan harus selalu dilaporkan, tetapi berikut disampaikan beberapa contoh: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
beban kerja yang tinggi saat para penumpang naik pesawat komunikasi yang jelek antara bebrapa bidang operasi para kru ter-gesa2 melakukan pengecekan daftar cek (checklist) yang tidak memadai pengendalian alat dan peralatan yang tak memadai kesulitan memperoleh komponen merasa lelah pada skedul2 tertentu NOTAMS tidak disampaikan ke kru turbulensi saat terbang pergerakan2 didarat dibandara yang tidak aman komunikasi yang jelek dengan pihak perawatan kartu tugas (task card) yang jelek rancangannya peralatan darurat, prosedur dan pelatihan yang tidak memadai jalur ke pintu darurat terblokir kendaraan diparkir dijalur untuk pemadam kebakaran, atau di-tempat2 lain yang terlarang penumpang yang berperilaku kasar tanda2 (signs) yang membingungkan pencahayaan yang tidak memadai mengijinkan terbang pesawat yang beratnya melebihi batas yang diperbolehkan; dan gagal dalam memelihara kendali operasional
Tidak semua keprihatinan tentang keselamatan membutuhkan sistem pelaporan khusus. Beberapa diantaranya dapat dilakukan dengan menggunakan “paperwork” atau sistem administrasi yang sudah ada, seperti laporan dan buku log. Potensi bahaya yang lain mungkin tidak cocok untuk dilaporkan menggunakan sistem pelaporan yang sudah ada. Tetapi sebenarnya cukup mudah untuk menciptakan sebuah formulir atau proses yang mampu menangani semua kebutuhan pelaporan. Laporan harus dianalisis untuk menentukan apakah memang benar ada sebuah bahaya yang mengancam keselamatan, dan kalau benar tindakan apa yang perlu dilakukan. Bila isu tersebut membutuhkan tindakan, informasi itu harus disampaikan secepatnya ke orang yang memiliki otoritas untuk mengambil tindakan. Ini menjamin akuntabilitas sistem manajemen keselamatan. Kredibilitas (dipercaya atau tidaknya) sitem itu menjadi terjamin bila hasil akhirnya diberikan sebagai umpan balik kepada si pelapor. Yang
penting adalah supaya semua staf tahu cara melaporkan keprihatinan keselamatan dan laporan mereka diterima dan diakui, lalu dianalisis dan diselesaikan dalam kurun waktu yang masuk akal. Manfaat- Staf punya jalur untuk menyampaikan keprihatinan keselamatan kepada orang2 yang dapat berbuat sesuatu untuk menangani keprihatinan yang disampaikan.
Audit/Penilaian Keselamatan Audit/penilaian keselamatan harus dilakukan secara berkala, dan untuk kasus2 tertentu mungkin dipersyaratkan oleh undang2. Penilaian tersebut akan memastikan bahwa prosedur2 yang benar selalu diikuti, dan masalah serta kesalah pengertian dapat diatasi. Setiap penilaian keselamatan harus mencakup kegiatan para kontraktor yang disewa oleh perusahaan, dimana jasa yang diberikan kontraktor mungkin berdampak pada keselamatan operasional. Contoh2 yang bisa diberikan misalnya adalah organisasi perawatan, orang2 yang menerima kargo atas nama organisasi atau operator di bandara. Perusahaan kecil tidak perlu memiliki sebuah departemen khusus untuk merencanakan dan melakukan audit internal berkala. Tetapi mereka harus tahu apa yang terjadi dalam operasi yang berlangsung. Apakah para staf mengikuti prosedur, khususnya bila supervisor sedang tidak berada ditempat? kalau tidak, mengapa tidak? Dalam organisasi yang lebih besar, sebuah kelompok khusus mungkin diberi tanggung jawab untuk merencanakan dan melakukan audit/penilaian keselamatan. Untuk beberapa organisasi, departemen mutu/inspeksi bertanggung jawab untuk perencanaan dan pelaksanaan audit. Siapapun juga yang bertanggung jawab, organisasi harus melaksanakan audit/penilaian secara berkala. Manfaat- Manajemen diyakinkan secara berkala bahwa kebijakan, prosedur dan praktek yang diterapkan itu selalu benar dan konsisten, dan akan mendapat peringatan atau masukan tepat waktu apabila ada hal2 tertentu yang perlu mendapat perhatian khusus.
Pelaporan dan Penyidikan Aksiden dan Insiden Untungnya, aksiden itu jarang terjadi. Tetapi, insiden itu lebih sering terjadi. Selanjutnya, insiden dan aksiden yang tak begitu serius seringkali merupakan peringatan yang menyadarkan karyawan dan manajer pada keberadaan hazard, resiko dan kemungkinan2 yang belum pernah mereka pertimbangkan sebelumnya. Setiap insiden dan aksiden adalah sebuah peluang untuk mempelajari sebuah pelajaran penting tentang keselamatan. Tetapi pelajaran2 tersebut hanya akan dapat dimengerti apabila kejadiannya dianalisis sehingga para manajer dan staf memahami bukan hanya apa yang terjadi, tetapi juga mengapa itu terjadi.
Setiap insiden dan aksiden harus selalu dilaporkan dan disidik. Penyidik (investigator) atau tim penyidik harus memiliki kompetensi teknis, dan punya latar belakang atau akses ke informasi sehingga fakta dan kejadian dapat diinterprestasikan secara akurat. Staf harus percaya pada kemampuan penyidik, dan proses penyidikan harus bersifat sebagai upaya mencari pemahaman mengenai bagaimana kecelakaan itu terjadi, dan bukannya mencari kambing hitam yang bisa disalahkan. Laporan hasil penyidikan harus disampaikan kepada manajer yang bertanggung jawab, yang punya wewenang untuk mengambil tindakan sehubungan dengan hal2 yang ditemukan. Manfaat- Perusahaan belajar dari penyidikan insiden dan bisa mengeliminasi hazard (potensi bahaya) atau lebih memperkuat pertahanan keselamatan sesuai kebutuhan.
Pelatihan Orientasi dan Pelatihan Ulang Keselamatan Karyawan baru harus selalu dilatih mengenai bagaimana keselamatan dikelola dan didorong untuk menyerap filsafat, kebijakan, prosedur dan praktek2 keselamatan perusahaan dimana dia bekerja. Pelatihan teknis dibidang keahlian si karyawan harus diberi prioritas yang tinggi, melebihi sekedar persyaratan undang2 untuk pelatihan khusus dan pengecekan. Komitmen untuk memberikan baik latihan orientasi dan juga latihan berkala untuk penyegaran untuk semua staf adalah elemen yang sangat mendasar untuk semua program keselamatan. Untuk sebuah perusahaan kecil, duduk ngobrol bersama karyawan baru, serta memberikan penjelasan singkat saat anda membawa mereka berkeliling diseputar perusahaan memperkenalkan mereka ke para staf lama, mungkin adalah cara yang baik untuk mengenalkan mereka ke filsafat keselamatan perusahaan. Perusahaan yang lebih besar sebaiknya memberikan latihan kepada semua staf baru mengenai pendekatan keselamatan perusahaan. Itu bisa menjadi bagian dari program orientasi yang sudah ada, atau disampaikan secara terpisah oleh staf spesialis bidang keselamatan. Manfaat- Semua staf memahami bagaimana keselamatan dikelola dan apa yang diharapkan dari mereka untuk membuatnya efektif
Rencana Menanggapi (respon) Kondisi Darurat Seperti telah dikatakan sebelumnya, aksiden itu jarang terjadi. Itu adalah berita baik. Berita buruknya adalah bahwa prestasi keselamatan yang baik dapat membuai kita untuk menjadi kurang waspada, sehingga bila sesuatu yang sangat jelek terjadi, kita tidak siap untuk menanganinya. Setiap organisasi aviasi, operator, penyedia jasa, organisasi perawatan, dan bandara harus punya rencana menanggapi kondisi darurat. Mati hidupnya
perusahaan bisa tergantung pada bagaimana perusahaan menangani beberapa jam atau hari pertama setelah terjadinya aksiden. Sebuah rencana penanggulangan kondisi darurat harus secara tertulis memberikan garis2 besar apa yang harus dilakukan setelah terjadinya aksiden, dan siapa yang bertanggung jawab untuk masing2 tindakan. Saat rencana itu diberlakukan, semua staf yang relevan harus diberi penjelasan tentang rencana tersebut beserta tanggung jawab masing2. Staf yang terkait harus mendapat latihan mengenai prosedur penanggulangan kondisi darurat. Rencana itu harus bisa diakses dengan mudah dan satu copy harus ditempatkan di work station staf yang biasanya menjawab telpon perusahaan, karena kemungkinan besarnya dia lah yang orang pertama yang menerima berita tentang peristiwa yang terjadi. Rencana itu harus: • • • •
relevan dan membantu staf yang bertugas pada saat terjadinya aksiden mencakup daftar apa saja yang harus dilakukan (checklist) dan detil kontak dari pihak2 yang harus dihubungi dalam kondisi darurat selalu di update atau diperbaiki setiap kali detil dari pihak yang perlu dikontak diganti dipraktekkan dalam latihan untuk memastikan kematangan rencana dan kesiapan staf yang harus melaksanakannya
Manfaat- Staf akan tahu apa yang harus dilakukan bila terjadi kondisi darurat atau aksiden
Dokumentasi Program atau sistem manajemen keselamatan harus didokumentasikan secara formal dalam sebuah manual, pengarahan dan/atau instruksi yang tepat guna. Dokumentasi harus mencakup: • • • • • •
pernyataan tentang kebijakan dari Accountable Executive (pejabat yang bertanggung jawab) urutan pelaporan dan tanggung jawab dari personil kunci identifikasi hazard dan proses manajemen resiko proses pelaporan keselamatan proses2 audit/tinjauan ulang semua kegiatan lain dalam program
Rekaman harus disimpan untuk: •
semua kegiatan yang terkait dengan identifikasi hazard, penilaian resiko, dan tindakan yang diambil
• • • • •
hasil2 dari semua penyidikan aksiden dan insiden, termasuk analisis dan tindakan yang diambil semua laporan keselamatan yang dikeluarkan atau diterima, termasuk analisis dan tindakan yang diambil semua rekomendasi keselamatan temuan dari audit internal, penilaian dan tinjauan ulang dari program: dan tindakan manajemen
Dokumentasi harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Ada sejumlah program database yang tersedia secara komersial yang mampu membantu mengotomatisasi banyak fungsi2 sehingga waktu yang ada bisa dimanfaatkan lebih banyak untuk keselamatan dan hanya sedikit saja yang untuk kegiatan administrasi dan tata buku. Manfaat- Kebijakan, tanggung jawab dan prosedur keselamatan dari program keselamatan terdokumentasikan dan tersedia.
Daftar Pustaka dan Sumber Informasi Hidden, A. (1989) Investigation into the Clapham Junction Railway Accident. UK Department of Transport. Hudson, P. et al. (1994) Tripod Delta: Proactive Approach to Enhanced Safety. Journal of Petroleum Technology. 46. 58-62. International Civil Aviation Organization. (1984) Accident Prevention Manual (ICAO, Montreal, Quebec, Canada). International Civil Aviation Organization. (1998) Human Factors Training Manual. (Doc 9683) (ICAO, Montreal, Quebec, Canada) International Civil Aviation Organization (1993) Human Factors Digest No. 7: Investigation of Human Factors in Accidents and Incidents. (ICAO, Montreal, Quebec, Canada) International Civil Aviation Organization. (1993). Human Factors Digest No. 10: Human Factors, Management and Organization. (ICAO, Montreal, Quebec, Canada) Reason. (1997) Managing the Risks of Organizational Accidents. New York: Ashgate. Richard H. Wood. (1991) Aviation Safety Programs: A Management Handbook. Englewood, Colorado. Jeppesen Sandersen Inc Maurino, DE., Reason, J., Johnston, N., & Lee, RB. (1995). Beyond Aviation Human Factors. Avebury Aviation, Hants, UK. Waring, A., & Glendon, AI., (1998) Managing Risk. Toronto. International Thomson Business Press.
