Automatische goedkeuring onderhoudscontract (UBENCH)
CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail:
[email protected]
CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail:
[email protected]
WWW.CARYAGROUP.EU
Inhoudstafel 1 Automatische goedkeuring onderhoudscontract (UBENCH) 1.1 Onderhoudscontract controleren
1 1
1.1.1 Initiële aanvraag
1
1.1.2 Volgende aanvragen
3
1.2 Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen
4
1.3 Facturatie
5
Index
0
1 Automatische goedkeuring onderhoudscontract (UBENCH) Deze nieuwe functie is bedoeld om het administratieve gedeelte te beperken waarbij de goedkeuring wordt gevraagd bij het behandelen van een voertuig met een onderhoudscontract (Serenity Essential) geregistreerd bij BMW FS. Wanneer er op dit ogenblik een voertuig op onderhoud komt zal er bij vragen omtrent een onderhoudscontract (Serenity Essential) steeds contact moeten worden opgenomen met BMW FS. Denk hierbij aan vragen zoals: “Mag de microfilter vervangen worden op 60.000 km voor voertuig x met nummerplaat aaa-111?” Dit zal vanaf nu grotendeels automatisch verlopen wanneer de nieuwe functie aangeroepen wordt. Men zal dan per lijn zien of men door mag gaan met de uitvoering of toepassing hiervan.
1.1 Onderhoudscontract controleren 1.1.1 Initiële aanvraag Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur.
Onderhoudscontract - Controleren
Om een aanvraag naar BMW FS te sturen gebruikt men de functie Functies Onderhoudscontract - Controleren of gebruikt men functietoets CTRL+U.
1
De initiële aanvraag gebeurt in 2 fases: Fase 1 Indien het de eerste keer is dat deze functie wordt uitgevoerd voor dit onderhoudscontract zal er een antwoord teruggestuurd worden of dit voertuig (controle combinatie chassisnummer/ nummerplaat en kilometerstand) een onderhoudscontract heeft. Volgende meldingen zijn mogelijk: Geen toegang om gebruik te maken van de Automatic Service Contract Approval. Logingegevens zijn niet correct voor deze concessie (corrigeer in Beheer werkplaats - Instellingen - Webservice Setup). Voertuig niet gevonden ter automatische goedkeuring. Voertuig is niet gevonden in de databank van BMW FS. Controleer of de wagen wel degelijk een onderhoudscontract bezit bij BMW FS. Voertuig bestaat meerdere keren. Neem contact op met FS. Voertuig bestaat meerdere keren in de databank van BMW FS. Neem hiermee contact op. Nummerplaat en chassisnummer komen niet overeen. Controleer dit aub. Controleer of chassisnummer en nummerplaat overeenkomen. Indien correct neem contact op met BMW FS. Voertuig heeft geen serenity contract. Dit voertuig staat niet geregistreerd met een onderhoudscontract. Het is niet toegestaan het order op te vragen. Controleer of logingegevens correct zijn voor deze concessie. Dossier niet gevonden. Neem contact op met FS. Dossier voor dit order is onbekend bij BMW FS. Geen onderhoudswerken gevonden voor deze kilometerstand. Neem contact op met FS. Voor dit voertuig is geen onderhoudswerk gevonden. Controleer chassisnummer, nummerplaat en kilometerstand. Dit voertuig heeft geen contract meer, contractdatum is verlopen. Neem contact op met FS. Contract verstreken. Geen onderhoudscontract meer aanwezig voor dit voertuig. Maximum kilometers zijn overschreden. Facturatie voor rekening klant. Contract verstreken. Kilometerstand overschreden. Geen service pakket gevonden. Neem contact op met FS. Geen onderhoudspakketten gevonden voor dit voertuig. Neem contact op met BMW FS. Kilometerstand valt uit het bereik van onderhoud. Neem contact op met FS. Wagen komt te vroeg of te laat binnen voor onderhoud. Neem contact op met BMW FS. Onderhoud is reeds gebeurd voor deze kilometerstand. Controleer kilometerstand. Onderhoud reeds uitgevoerd voor deze kilometerstand. Dossier is niet klaar om gefactureerd te worden. Neem contact op met FS. Controleer of alle lijnen goedgekeurd zijn. Onverwachte fout. Probeert u later opnieuw. Later opnieuw proberen. Wanneer na lange tijd nog steeds niet functioneel contact opnemen met BMW FS. Geen onderhoudscontract gevonden voor dit voertuig. Voor dit voertuig is geen onderhoudscontract gevonden. Manuele goedkeuring vereist. Neem contact op met FS. Uitzonderingen gevonden. Neem contact op met BMW FS om manueel goed te laten keuren.
2
Fase 2 In de tweede fase worden alle lijnen van het order gecontroleerd.
Werkplaatsorder
We zien na de controle de iconen veranderen per lijn: V: Onderhoud toegestaan X: Onderhoud afgewezen door BMW FS ?: Wachten op bevestiging BMW FS O: Facturatie voor de klant
1.1.2 Volgende aanvragen Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur.
Onderhoudscontract - Controleren
3
Na elke aanpassing op de lijnen zal het order automatisch afgewezen worden zodat het noodzakelijk is om opnieuw de functie Functies - Onderhoudscontract - Controleren of CTRL+U uit te voeren.
Werkplaatsorder
We zien na elke controle de iconen veranderen per lijn: V: Onderhoud toegestaan X: Onderhoud afgewezen door BMW FS ?: Wachten op bevestiging BMW FS O: Facturatie voor de klant
1.2 Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Periodieke activiteiten - Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen.
Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen
In dit venster ziet men een overzicht van alle openstaande werkplaatsorders waarvoor een automatische controle is opgevraagd met de status of ze goedgekeurd zijn of afgewezen. Door op de knop Alles hercontroleren te drukken kan men opnieuw controleren of de openstaande orders ondertussen zijn goedgekeurd. Men kan ook het order openen per lijn.
4
1.3 Facturatie Wanneer men een order probeert te boeken zonder dat het door BMW FS is goedgekeurd zal men een melding krijgen dat de uiteindelijke factuur die wordt opgestuurd naar BMW FS niet correct zal zijn. Er is wel de mogelijkheid om dit te negeren en verder te gaan met factureren. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Geboekte facturen.
Afdrukken - Factuur Leasing
U hebt de mogelijkheid om de factuur te bekijken die automatisch werd doorgestuurd naar BMW FS door in de geboekte verkoopfactuur Afdrukken - Factuur leasing te kiezen.
5
