Automatisatie leerlingenbeheer

Automatisatie leerlingenbeheer

Project aangeboden door Koen Vermachelen voor het behalen van de graad van Bachelor in de Multimedia en Communicatie Technologie Academiejaar 2005-2006

Voorwoord De “Gesubsidieerde Vrije Gemengde Basisschool” waar ik mijn stage heb gelopen maakt deel uit van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie (SJKS) wat in Sint Niklaas beter bekend staat als “het college”. Het college bevat alle studiejaren (vanaf kleuterklas tot laatste jaar humaniora) alsook een internaat. Samen telt het SJKS rond de 1000 leerlingen! Doordat ze dus net zo’n grote school zijn en ook doordat de school een paar jaar terug is afgebrand is het netwerk daar vrij nieuw en vrij uitgebreid. Samen hebben ze ongeveer 7 servers staan en verschillenden computerklassen. Ook hebben ze domeincontrollers, firewalls, alles wat een goed netwerk nodig heeft. Ook in elke klas staat minstens 1 PC. Deze infrastructuur biedt vele mogelijkheden en het waren net deze mogelijkheden dat men wou benutten. Hun doel was om bepaalde zaken zoals het opnemen van afwezigheden of het zorgbeheer, alsook een advalvas te gaan automatiseren om een aantal, vaak repetitieve, taken te gaan vereenvoudigen. Ook wouden ze de gegevens gaan centraliseren in een SQL-server database zodat iedereen van eender waar aan de nodige gegevens kon. Daardoor hadden we afgesproken om een intranet applicatie te maken. Later kon dan eventueel de stap worden gezet naar extranet via VPN. De opdracht ging eigenlijk uit van “Pictoss”, wat een groep is van ICT-coördinatoren van de schoolgemeenschap van Sint-Niklaas en omstreken, en ze hadden ook in het achterhoofd het idee om het programma zo te maken dat het op verschillende basisscholen zou kunnen gebruikt worden. Hierin lag ook voor mij de uitdaging om het programma zo flexibel mogelijk te houden en niet specifiek op 1 school gericht.

Opmerking:

Het programma alsook al zijn onderdelen mag vrij worden gebruikt en aangepast maar mag niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden zonder mijn medeweten.

Koen Vermachelen MCT Office Automation Academiejaar 2005 – 2006

Projectdossier Stage

Pagina 2 van 81

Dankwoord Graag zou ik een dankwoord willen richten tot een aantal mensen die mij gedurende de stage, maar ook daarbuiten, hebben gesteund. Zonder hen was ik misschien nooit zover gekomen. Als eerste zou ik graag mijn ouders bedanken die mijn studies hebben mogelijk gemaakt en die mij gedurende mijn hele carrière hebben gesteund, en altijd in mij hebben geloofd. Ten tweede zou ik Dhr. Geert Vandenhende, ICT coördinator in het SJKS te Sint Niklaas, van harte willen bedanken. Door telkens met hem te overleggen over het project is het een programma geworden dat echt op maat is ontworpen voor de leerkrachten. Ook wil ik hem extra bedanken om mij in contact te brengen met ABSI (Brussel) waar ik als alles goed gaat 3 juli kan beginnen werken. Ook wil ik de zorgcoördinatoren, de directeur, en al het personeel van het SJKS bedanken voor de raadgevingen en de tips tijdens de ontwikkeling van het programma. Door hen was het dus ook een programma voor de leerkrachten en deels door de leerkrachten. Ik mag natuurlijk ook mijn stagecoach, Jef Daels, niet vergeten. Het is namelijk hij die mij in het eerste jaar de passie heeft doen oplaaien voor het programmeren. Als laatste wil ik ook alle docenten van MCT bedanken voor de kennis die ze mij gedurende die drie jaar hebben bijgebracht.

Bedankt, Koen Vermachelen



Pagina 3 van 81

Inhoudstafel Automatisatie leerlingenbeheer __________________________ 1 Project aangeboden door ___________________________________ 1 Koen Vermachelen ___________________________________________________ 1

Voorwoord __________________________________________ 2 Dankwoord __________________________________________ 3 Inhoudstafel _________________________________________ 3 Inleiding ____________________________________________ 3 Projectdefinitie _______________________________________ 3 Concept ____________________________________________________________ 3 Doelgroep __________________________________________________________ 3 Eisen / Wensen ______________________________________________________ 3 Vroeger vs. Nu ______________________________________________________ 3 Werktitel ___________________________________________________________ 3 Technische gegevens _________________________________________________ 3

Uitleg programma _____________________________________ 3 Algemene structuur _______________________________________ 3 Algemeen en navigatie ________________________________________________ 3 Import van gegevens _________________________________________________ 3 Beveiliging__________________________________________________________ 3 Structuur ___________________________________________________________ 3

Werking programma ___________________________________ 3 Installatie programma _____________________________________ 3 Op een PC in het schoolnetwerk _________________________________________ 3 Op je PC of portable thuis ______________________________________________ 3

Installatie VPN ___________________________________________ 3 Logingegevens ______________________________________________________ 3 Windows XP_________________________________________________________ 3 Windows 2000_______________________________________________________ 3 Windows ME ________________________________________________________ 3 Windows 98_________________________________________________________ 3

Starten _________________________________________________ 3 Login ______________________________________________________________ 3

Klasbeheer ______________________________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3 Punten invullen ______________________________________________________ 3 Klasagenda _________________________________________________________ 3 Afwezigheden invullen_________________________________________________ 3 Afwezigheden afdrukken _______________________________________________ 3



Pagina 4 van 81

Zorgbeheer ______________________________________________ 3 Zorgdocument beheren ________________________________________________ 3 Kenmerken beheren __________________________________________________ 3 Historiek afprinten____________________________________________________ 3 Zorgdocument afprinten _______________________________________________ 3

Advalvas ________________________________________________ 3 Advalvas bekijken ____________________________________________________ 3 Nieuw advalvasbericht ________________________________________________ 3 Advalvasbericht wijzigen _______________________________________________ 3 Advalvasbericht verwijderen ____________________________________________ 3

Agenda _________________________________________________ 3 Weergave __________________________________________________________ 3 Agenda opslaan als webpagina __________________________________________ 3

Mail ____________________________________________________ 3 Functionaliteit _______________________________________________________ 3

Files ___________________________________________________ 3 Functionaliteit _______________________________________________________ 3

Admin module ____________________________________________ 3 Leerlingenbeheer_____________________________________________________ 3 Leerkrachtenbeheer __________________________________________________ 3 Klassenbeheer _______________________________________________________ 3 Regels afwezigheden__________________________________________________ 3 Vakantieperioden / Vakantiedagen _______________________________________ 3 Accountbeheer ______________________________________________________ 3 Beveiligingsinstellingen ________________________________________________ 3 Paden instellen ______________________________________________________ 3 Foutlogs bekijken ____________________________________________________ 3

Extra’s__________________________________________________ 3 Wachtwoord wijzigen _________________________________________________ 3 Wisselen van gebruiker ________________________________________________ 3 Help _______________________________________________________________ 3 Programma sluiten / status_____________________________________________ 3 Connectieproblemen __________________________________________________ 3

Documentatie voor programmeurs ________________________ 3 Todo voor verderzetting ____________________________________ 3 Algemeen _______________________________________________ 3 Structuur ___________________________________________________________ 3 Structuur van de solution ______________________________________________ 3 Tips voor mogelijke uitbreiding __________________________________________ 3 Copyrights en afspraken _______________________________________________ 3

How to__________________________________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3 Een nieuw onderdeel toevoegen _________________________________________ 3 Een nieuwe install maken (update)_______________________________________ 3 Uitbreiding met Excel _________________________________________________ 3 In acht te houden tijdens ontwikkelen ____________________________________ 3 Koen Vermachelen MCT Office Automation Academiejaar 2005 – 2006


Pagina 5 van 81

Planning ____________________________________________ 3 Week 1 ____________________________________________________________ 3 Week 2 ____________________________________________________________ 3 Week 3 ____________________________________________________________ 3 Week 4 ____________________________________________________________ 3 Week 5 ____________________________________________________________ 3 Week 6 ____________________________________________________________ 3 Week 7 ____________________________________________________________ 3 Week 8 ____________________________________________________________ 3 Week 9 ____________________________________________________________ 3 Week 10 ___________________________________________________________ 3 Week 11 ___________________________________________________________ 3 Week 12 ___________________________________________________________ 3 CONCLUSIE _________________________________________________________ 3

Verslagen ___________________________________________ 3 Week 1 – 13/03 tot 17/03 __________________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3 Details _____________________________________________________________ 3

Week 2 – 20/03 tot 25/03 __________________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3 Details _____________________________________________________________ 3






Week 8 – 15/05 tot 19/05/06 _______________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3 Details _____________________________________________________________ 3


Week 10 – 29/05 tot 2/06 __________________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3 Details _____________________________________________________________ 3 Koen Vermachelen MCT Office Automation Academiejaar 2005 – 2006


Pagina 6 van 81

Week 11 – 05/06 tot 09/06 _________________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3 Details _____________________________________________________________ 3

Week 12 – 12/06 tot 16/06 _________________________________ 3 Algemeen __________________________________________________________ 3

Conclusie & nawoord___________________________________ 3 Bijlagen _____________________________________________ 3 Afwezigheden ____________________________________________ 3 Afdrukvoorbeeld _____________________________________________________ 3

Zorgdocument____________________________________________ 3 Historiek – klassikaal__________________________________________________ 3 Historiek – per leerling ________________________________________________ 3 Afprinten huidig beeld _________________________________________________ 3

Adminmodule (secretariaat) _________________________________ 3 Voorbeelden van overzichten ___________________________________________ 3

Installatie SQL-server ______________________________________ 3 Installatie server _____________________________________________________ 3 Restoren van database ________________________________________________ 3



Pagina 7 van 81

Inleiding Het doel van mijn stage was om bepaalde zaken te gaan centraliseren in één applicatie. De gewenste onderdelen voor het programma waren: advalvas, aanwezigheden, klasagenda, zorgbeheer plus nog kleinere onderdelen. Dit alles moest veilig gebeuren doordat je bijvoorbeeld met soms gevoelige gegevens zit zoals bijvoorbeeld de zorggegevens. Het sprak dus ook voor zich dat de beveiligingstructuur goed in elkaar moest zitten. In dit projectdossier zal je dus alle informatie vinden over mijn stage. Dit gaat van korte beschrijvingen hoe al de onderdelen in elkaar zitten tot technische uitleg voor programmeurs voor eventuele vervolging van het project. Ook kan je hier mijn stageverslagen lezen en mijn planning.



Pagina 8 van 81

Projectdefinitie Concept Het ontwikkelen van een intranet applicatie voor het automatiseren en vereenvoudigen van bepaalde taken zoals het zorgbeheer, klasagenda, advalvas… Hierbij worden alle gegevens op een centrale plek (SQL-server database) bijgehouden en zijn de gegevens voldoende beveiligd.

Doelgroep Als doelgroep voor deze applicatie word er gemikt op het personeel van het SJKS en eventuele andere scholen die de applicatie zouden willen gebruiken. Dit personeel loopt uiteen van mensen met goede computerkennis (ICT-coördinatoren) tot computerleken. Een vereiste voor het programma is dus vanzelfsprekend dat het programma gebruiksvriendelijk is.

Eisen / Wensen -

advalvas documentatie (mappenstructuur van bijvoorbeeld nodige documenten) aanwezigheden (opnemen, controle,…) rapport (programma voor rapporten wordt gestart) schoolkalender (via bestaande agenda in outlook) zorgbeheer klasagenda starten van mail (outlook of outlook express) veiligheid van de gegevens (login + veiligheidgroepen + beveiliging database) de applicatie werkt over LAN de gegevens zijn gecentraliseerd in een SQL-server database het programma is gebruiksvriendelijk

Vroeger vs. Nu Advalvas: Vroeger: schriftelijk en mond op mond nadeel: o mensen vergeten verwittigen verbetering door programma: o berichten zijn gecentraliseerd en je kan krijgt enkel de berichten te zien die voor jou zijn bestemd o iedereen is altijd van alles op de hoogte



Pagina 9 van 81

Aanwezigheden: Vroeger: Schriftelijk (boekje voor afwezigheden) Nadelen: o telwerk voor de leerkrachten om te zien hoeveel keer een leerling afwezig is geweest e.d. o afwezigheden moeten telkens worden ingevuld, ook om te noteren dat bijvoorbeeld iedereen aanwezig is verbeteringen door programma: o geen telwerk meer programma zegt wie welk briefje mag binnenbrengen o standaard staan leerlingen op aanwezig indien niemand afwezig is moet de leerkracht gewoon het programma starten en terug afsluiten en de aanwezigheden zijn ingevuld o het programma zorgt ervoor dat je bijna geen foute gegevens meer kan invullen o indien de regelgeving verandert i.v.m. de aanwezigheden kan deze regelgeving worden aangepast in het programma Zorgbeheer: Vroeger: Schriftelijk Nadelen: o op vergaderingen moesten bijvoorbeeld 3 zorgleerkrachten hetzelfde invullen o moeilijk om overzichten en historieken te maken o veel schrijfwerk verbeteringen door programma: o gegevens zijn gecentraliseerd o veel papierwerk uitgespaard o mogelijkheid om historieken per leerling of klassikaal op te stellen Klasagenda: Vroeger: Iedereen werkt op verschillende manieren. Er is een boekje (gewone agenda) maar hier heb je weer veel schrijfwerk. Nadelen: o veel (repetitief) schrijfwerk o duobanen 2 agenda’s? verbeteringen door programma: o je hoeft slechts 1 keer de uurrooster in te vullen o het programma weet op basis van de uurrooster wanneer je welk vak geeft en je hoeft enkel nog de les in te vullen o geeft je lessen opnieuw je kan bestaande/gegeven lessen selecteren uit een lijst

Werktitel Zie voorblad…



Pagina 10 van 81

Technische gegevens -

-

Taal : VB.NET Ontwikkelomgeving : Visual Studio 2005 Database : SQL-server 2000 Office : versieonafhankelijk (vanaf Office 2000 +-) Vereisten : • Gebruiker is aangemeld als SJKS domain-user en behoort tot de groepen die zijn toegevoegd (leerkrachten, directie of beheer) • Het programma moet op elke PC geïnstalleerd staan waarop het wordt gebruikt. • .NET framework moet geïnstalleerd zijn (wordt mee geïnstalleerd) • Office moet geïnstalleerd zijn om bepaalde onderdelen te gebruiken Ophalen data : via stored procedures Het programma werkt tevens ook thuis via VPN



Pagina 11 van 81

Uitleg programma Algemene structuur

Algemeen en navigatie Zoals u hierboven kan zien heb je bovenaan van het scherm de algemene menustructuur. Aan de linkse kant van het scherm heb je dan indien nodig subonderdelen van bepaalde onderdelen. Zo heb je bijvoorbeeld: Hoofdonderdeel: “Advalvas” en subonderdelen “Advalvas bekijken” en “Nieuw bericht plaatsen”. Alles op uitzondering van het scherm om in te loggen en om het paswoord te wijzigen zal in hetzelfde venster terecht komen waar hierboven bijvoorbeeld de advalvasberichten staan. Zo moet je om ergens te komen maximum 3 keer klikken en heb je telkens maar 1 scherm waarin je aan het werken bent, wat veel eenvoudiger is om in te werken. De achtergrondkleur van de knoppen verandert naar rood naarmate het onderdeel waarin je aan het werken bent. Ik heb met iconen gewerkt en vrij grote knoppen omdat dit naar mijn mening op lange termijn makkelijker is om in te werken dan een standaard dropdown-menu zoals in vele programma’s.



Pagina 12 van 81

Import van gegevens Het zou natuurlijk niet handig zijn als alle gegevens opnieuw manueel zouden moeten worden ingegeven, daardoor is import van bestaande gegevens voorzien. Het importeren van gegevens gebeurt via het .CSV formaat. Dit is een formaat dat vaak wordt gebruikt in administratieve programma’s bij exports of imports. Het importeren kan zowel voor de leerlingen als voor de leerkrachten. Hoe je precies de gegevens importeert kan je verder lezen in de help.

Beveiliging Voor de beveiliging word er eigenlijk met 3 niveaus gewerkt. (database, login, veiligheidsgroep) Eerst heb je een beveiliging op de database. Hier wordt er gewerkt met gebruikersgroepen die zijn aangemaakt op de domeincontroller, indien er dus later nog leerkrachten bijkomen moeten die gewoon in die veiligheidsgroep worden gestoken en dan hebben ook zij toegang tot de database. Door de beveiliging op deze manier te doen kan je er voor zorgen dat indien bijvoorbeeld een leerling zich aanmeld op een computer waar het programma wordt gebruikt, dat de leerling geen toegang kan hebben tot het programma, noch de database. Vervolgens heb de login. Deze logins worden automatisch aangemaakt aan de hand van het personeel dat zich in de database bevindt en is van de vorm voornaam.familienaam . Standaard is het wachtwoord de voornaam maar de gebruikers alsook de administrators van het programma kunnen dat wachtwoord wijzigen. Elke login heeft een veiligheidsgroep. Dit kan bijvoorbeeld administrator, leerkracht, directie zijn. Deze veiligheidsgroepen kunnen zelf worden aangemaakt en aangepast. Zoals je dus al las wordt er ook gewerkt met veiligheidsgroepen. Per veiligheidsgroep zal je dus de rechten voor het programma kunnen instellen. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat leerkrachten al dan niet berichten mogen posten op de advalvas of niet. Indien er extra modules bij het programma komen zal je daarvan ook weer de rechten kunnen instellen. Een gebruiker zal dus al dan niet knoppen zien of op knoppen kunnen klikken naargelang onder wat soort account hij is aangemeld. Ook zal je bij het ingeven van de afwezigheden bijvoorbeeld dit enkel kunnen doen voor jouw klassen. Dit kan je ook weer gaan instellen tot welke klassen iemand al dan niet toegang moet hebben. Zo zullen bijvoorbeeld zorgleerkrachten tot alle klassen toegang moeten hebben.



Pagina 13 van 81

Structuur Klasbeheer: punten invullen klasagenda • • afwezigheden

: uurrooster invullen klasagenda :

Zorgbeheer: zorgdocument beheren zorgkenmerken beheren historiek afprinten zorgdocument afprinten

start rapportenprogramma

afwezigheden invullen/bekijken/control

: : : :

zorgdocumenten invullen kenmerken beheren klassikaal of per leerling per klas huidig beeld

Agenda

:

toont outlook-style schoolkalender

Mail

:

start outlook of outlook express

Files

:

Mappenstructuur waaruit ze files kunnen copieren

: : : : :

met zoekfunctionaliteit nieuwe leerling toevoegen gegevens leerling aanpassen een leerling verwijderen bestaande leerlingen importeren

Advalvas: advalvas bekijken nieuw bericht plaatsen

Admin module: -

-

-

leerlingbeheer

• • • • •

overzicht nieuw aanpassen verwijderen import

leerkrachtbeheer • • • •

overzicht nieuw verwijderen import

klassenbeheer • • • •

nieuw verwijderen klassen indelen jaarovergang

•


leerkrachten klassen

: : :


leerlingen indelen in klassen de volgende klas kiezen voor leerlingen leerkrachten koppelen aan

Pagina 14 van 81

-

regels afwezigheden instellen vakanties instellen

-

accountbeheer • • • •

-

overzicht nieuw

vakantiedagen / perioden invoeren

:

automatisch op basis van personeel

pas aan verwijderen

beveiligingsinstellingen paden instellen foutlogs


:

: : :

op basis van veiligheidsgroepen bepaalde paden selecteren foutlogs bekijken


Pagina 15 van 81

Werking programma Installatie programma Op een PC in het schoolnetwerk Het programma zal je op school alsook thuis kunnen gebruiken. Volg volgende stappen om het programma te installeren op een PC op school. 1) 2) 3)

klik hier (ctrl-toets (linksonder) ingedrukt houden en dan klikken) u krijgt het volgende scherm te zien:

4) 5) 6)

klik nu op “Install” u krijgt volgende veiligheidswaarschuwing te zien:

7) 8) 9)

druk opnieuw op install het programma wordt nu geïnstalleerd:



Pagina 16 van 81

Op je PC of portable thuis Dit is al zeg ik het zelf het grote voordeel van het programma. Op deze manier kan je bijvoorbeeld van thuis uit de advalvas controleren op nieuwe berichten maar ook nog heel wat meer. Alle gegevens van de school, ook een aantal veel gebruikte bestanden, zullen via deze weg beschikbaar zijn. Vooraleer je het programma thuis zal kunnen gebruiken moet je: verbinding hebben met het internet een VPN-verbinding toevoegen (zodat je verbonden bent met de computers op de school) het programma installeren Een VPN-verbinding toevoegen: Dit is een essentiële en dus verplichte stap die je moet doen om het programma van thuis te gebruiken. In het volgende onderdeel vind u hoe u zo’n VPN-verbinding moet opzetten voor de compatibele systemen. Om te controleren welk systeem u heeft klikt u rechts op “deze coputer”, gaat u naar eigenschappen en daar vind u welk systeem u heeft. Dit kan bijvoorbeeld “Microsoft Windows XP” zijn. Voeg dus de VPN-verbinding toe zoals in volgend hoofdstuk beschreven, connecteer met de VPN en installeer dan het programma zoals in vorig hoofdstuk beschreven staat.

Installatie VPN Logingegevens Gebruikersnaam: SJKS\voornaam.naam (vul u naam en voornaam in) Paswoord: Standaard is dit de voornaam Wenst u meer info over VPN zelf ga dan naar: http://helpdesk.ugent.be/aansluiten/vpn.php

Windows XP VPN-verbinding toevoegen: 1) 2) 3)

Open My Network Places [Mijn Netwerk Locaties] (via startmenu) en klik View Network Connections [Netwerkverbindingen Weergeven] Create a New Connection [Nieuwe Verbinding maken] Er zal een wizard starten om de nieuwe verbinding aan te maken, klik Next [Volgende]



Pagina 17 van 81

4) 5) 6) 7) 8)

Onder Network Connection Type [Type van de verbinding] kiest u de tweede optie waar VPN vermeld wordt en klikt u Next. In het volgende scherm kiest u opnieuw voor de tweede optie [VPN] en klikt u Next. In het volgende venster tikt u een naam in voor de verbinding (bijvoorbeeld SJKS en klikt u Next. In het volgende venster vult u 80.201.242.3 in (het IP-adres van de VPN server) en klikt u Next en vervolgens Finish [Voltooien]. U zal onder Network Connections [Netwerkverbindingen] een nieuw icoon vinden voor de VPN verbinding.

Connecteren met de VPN-server: Dubbelklik op het nieuwe icoon of op een snelkoppeling ernaar om de verbinding te maken. Geef uw username [gebruikersnaam] op en uw VPN-wachtwoord en klik op Connect [Verbinden]. Als de verbinding lukt, krijgt u rechts onderaan in de system tray een bijkomend icoontje hiervoor. Vanaf dan is de interne info van de SJKS beschikbaar. Als u de VPN-connectie wil afsluiten, dan dubbelklikt u op dat icoontje en kiest u voor Disconnect. Zet de VPN verbinding uit als u die niet echt nodig hebt.

Windows 2000 VPN-verbinding toevoegen: Via Start - Settings - Control Panel - Network and Dial Up Connections - Make a new Connection kun je een nieuwe verbinding toevoegen. Dit start de Network Connection Wizard op. Hierin geef je volgende instellingen door: Connect to a private network through the Internet Do not dial initial connection (indien je via een vaste verbinding aangesloten bent, bv. via Telenet) of kies de inbelverbinding naar je Internet Provider. Host name or IP address: 80.201.242.3 Je maakt de keuze "For all users" of "Only for Myself" afhankelijk van de andere gebruikers op de PC en hun gebruik van de VPN. Normaal volstaat "Only for Myself". Geef uiteindelijk ook een naam op voor de connectie, bv. SJKS. Connecteren met de VPN-server: Via My Computer - Control Panel - Network and Dial Up Connections kies je het nieuwe icoontje SJKS. Geef je gebruikersnaam en je VPN-wachtwoord op en klik Ok. Als de verbinding lukt, krijg je rechts onderaan in de system tray een bijkomend icoontje hiervoor. Vanaf dan is interne info van de SJKS beschikbaar. Als je de VPN-connectie wil afsluiten, dan dubbelklik je op dat icoontje en kies je voor Disconnect. Zet de VPN verbinding uit als je die niet echt nodig hebt.



Pagina 18 van 81

Windows ME VPN-verbinding toevoegen: Klik Start - Setting [Instellingen] - Control Panel [Configuratiescherm] - Add/Remove Programs [Software] - Windows Setup. Daar klik je vervolgens op Communications [Communicatie] en dan op Details. Scroll helemaal naar onder in de lijst die verschijnt, selecteer Virtual Private Networking en klik OK. Via OK sluit je het configuratiescherm af en wordt de CD van Windows ME gebruikt om de bestanden te kopiëren. Na herstart is de Virtual Private Networking Adapter toegevoegd. Via My Computer [Deze Computer] - Dial-Up Networking [Inbelnetwerk] - Make New Connection [Nieuwe verbinding] maak je een icoontje aan waarmee de VPN kan gestart worden. Daarbij moeten een aantal gegevens ingevuld worden, verdeeld over de verschillende stappen: Name for the computer you are dialing: SJKS Select a device: selecteer Microsoft VPN Adapters uit het pull-down menu als dat niet geselecteerd staat. Host Name or IP-address: 80.201.242.3 Connecteren met de VPN-server: Via My Computer [Deze Computer] - Dial-Up Networking [Externe toegang] - SJKS start je de VPN verbinding. Geef je loginnaam op (username) en je VPN-wachtwoord en klik op Connect. Als de verbinding lukt, krijg je rechts onderaan in de system tray een bijkomend icoontje hiervoor. Vanaf dan is interne info van de SJKS beschikbaar. Als je de VPN-connectie wil afsluiten, dan dubbelklik je op dat icoontje en kies je voor Disconnect. Zet de VPN verbinding uit als je die niet echt nodig hebt.

Windows 98 VPN-verbinding toevoegen: Klik Start - Setting [Instellingen] - Control Panel [Configuratiescherm] - Add/Remove Programs [Software] - Windows Setup. Daar klik u vervolgens op Communications [Communicatie] en dan op Details. Scroll helemaal naar onder in de lijst die verschijnt, selecteer Virtual Private Networking en klik OK. Via OK sluit u het configuratiescherm af en wordt de CD van Windows 98 gebruikt om de bestanden te kopiëren. Na herstart is de Virtual Private Networking Adapter toegevoegd. Via My Computer [Deze Computer] - Dial-Up Networking [Externe toegang] - Make New Connection [Nieuwe verbinding] maak u een icoon aan waarmee de VPN kan gestart worden.



Pagina 19 van 81

Daarbij moeten een aantal gegevens ingevuld worden, verdeeld over de verschillende stappen: Name for the computer you are dialing: SJKS Select a device: selecteer Microsoft VPN Adapters uit het pull-down menu als dat niet geselecteerd staat. Host Name or IP-address: 80.201.242.3 Connecteren met de VPN-server: Via My Computer [Deze Computer] - Dial-Up Networking [Externe toegang] - SJKS start u de VPN verbinding. Geef uw loginnaam op (username) en u VPN-wachtwoord en klik op Connect. Als de verbinding lukt, krijgt u rechts onderaan in de system tray een bijkomend icoon hiervoor. Vanaf dan is interne info van SJKS beschikbaar. Als u de VPN-connectie wil afsluiten, dan dubbelklik u op dat icoon en kiest u voor Disconnect. Zet de VPN verbinding uit als u die niet echt nodig hebt.



Pagina 20 van 81

Starten Login Bij het opstarten krijg je onmiddellijk het loginscherm te zien:

Hier moet je dus je login en paswoord intypen. Indien u nog geen login hebt gekregen van uw ICT-coördinator zal de gebruikersnaam zo zijn: voornaam.naam Het paswoord zal standaard de voornaam zijn. Opmerking:

Je moet inloggen om het programma te gebruiken. Indien u dus op cancel drukt zal het programma om veiligheidsredenen worden afgesloten.

Opmerking 2: Indien u verkeerd inlogt krijgt u dergelijk scherm te zien:

Zoals u ziet komt er naast het verkeerde veld een uitroepteken. Als u over dit icoontje gaat ziet u dan wat het probleem is. In dit geval is het probleem een verkeerde gebruiker.



Pagina 21 van 81

Klasbeheer Algemeen In dit onderdeel kom je door bovenaan op de knop klasbeheer te klikken. Links krijg je dan de menu waar je kan kiezen voor “punten invullen”, “klasagenda” of “afwezigheden invullen”.

Punten invullen Het programma voor de punten in te vullen wordt gestart.

Klasagenda In deze module kunt u uw klasagenda bijhouden. Hiervoor moet u eerst uw uurrooster invullen. Vervolgens kan u dan de agenda invullen. De meerwaarde van dit onderdeel is dat u alle lessen slechts 1 keer hoeft in te vullen. Geeft u een les die u ooit al heeft ingevuld / gegeven, dan kan u die gewoon selecteren uit een lijst. De lessen staan ook reeds gerangschikt per vakonderdeel. Uurrooster invullen: Dit hoeft u slechts eenmalig te doen. Geef eerst de verschillende “lesmomenten” een naam en vul de starttijd in van het lesuur. (u kan ook de speeltijden e.d. erin stoppen) Vervolgens kan u dan per dag invullen welk vak u op welk lesmoment geeft.

Als alles is ingevuld drukt u linksonder op “uurrooster opslaan”.



Pagina 22 van 81

Klasagenda invullen: U klasagenda vult u per dag en per klas in. Standaard staat de dag op vandaag maar je kan natuurlijk ook een andere dag kiezen. Lessen of bijvoorbeeld vakonderdelen die je reeds gegeven hebt staan in de keuzelijsten. Indien het iets is wat je nog niet gegeven hebt kan je er ook gewoon in typen.

Zoals je ziet staan reeds de lesuren al ingevuld alsook het vak dat je dan geeft. Het enige wat je dan nog moet invullen (of selecteren) is het vak (bvb rekenen) en de les. Als je je agenda dan hebt ingevuld druk je op agenda opslaan. Opgelet! Voor elke dag die je invult moet je wel de agenda opslaan.

Afwezigheden invullen Hier kan je de afwezigheden invullen. Standaard staan alle leeringen van je klas op aanwezig. Indien je niets invult en het programma terug sluit zullen deze aanwezigheden dus zo worden opgeslagen. Dit geeft het voordeel dat je enkel de afwezigen moet invoeren.



Pagina 23 van 81

Zoals u dus op de screenshot op de vorige pagina kon zien worden dus de afwezigheden per klas opgenomen. Indien u slechts in 1 klas komt hoeft u de klas niet meer te selecteren. Indien u in meerdere klassen komt selecteert u bovenaan de juiste klas. Zoals u ziet zijn de codes in de keuzelijsten de officiële codes die u tot nu waarschijnlijk ook noteerde in u afwezigheidsboekje. U hoeft dus ook enkel voor de afwezige leerlingen de code afwezig in te vullen, de andere leerlingen indien u niets invult zullen als aanwezig worden opgeslagen. Onderaan -

ziet u vier knoppen: vorige week: dan ziet u de afwezigheden van vorige week volgende week: een week verder gaan afwezigheden opslaan: de afwezigheden worden opgeslagen (gebeurt ook automatisch) afwezigheden afdrukken:de afwezigheden worden afgeprint (under construction)

Bovenaan ziet u nog een keuzevakje “alle leerlingen invullen”. Hiermee vult u alle leerlingen tegelijk in voor een bepaalde dag. Ook bovenaan ziet u nog een knop “controleren op documenten”. Als je hierop klikt krijg je te zien welke leerling welke documenten moet binnenbrengen.

Zoals u dus kan zien krijgt u dan een bericht waar u ziet welke leerling, voor welke periode, welk briefje moet binnenbrengen.



Pagina 24 van 81

Afwezigheden afdrukken Druk hiervoor op “afwezigheden afdrukken” (rechtsonder). Er zal voor de geselecteerde klas een Excel-document worden opgesteld waar er per maand een nieuw werkblad wordt aangemaakt. Vervolgens kan u eventueel nog wat opmaak aanpassen en het document opslaan of onmiddellijk afprinten. In de bijlagen vindt u een voorbeeld van zo’n document.

Zorgbeheer Zorgdocument beheren Dit zal het scherm zijn waar de zorgcoördinator het meeste in zal werken.

Zoals u hierboven kan zien heb je links een menu-tje waar je OF een klas kan laden OF een leerling kan laden. In dit geval heb ik ervoor gekozen om de klas “K1” te laden. Hiervoor heb ik eerst de klas geselecteerd uit de lijst en dan op inladen gedrukt.



Pagina 25 van 81

Rechts krijg je dan de structuur (met kleurtjes) te zien. Aan de linkse kant zie je al de leerlingen onder elkaar staan en bovenaan krijg je dan elk kenmerk te zien met zij kleur. Je kan ook de kleur veranderen van de kenmerken. Dit doe je door te dubbelklikken op de titel van het kenmerk. Dan krijg je het volgende schermpje te zien waar je je gewenste kleur kan kiezen:

Je kiest dan je nieuwe kleur, drukt op ok en de kleur van het kenmerk is aangepast. Indien je “leerling laden” kiest krijg je het volgende scherm te zien:

Hier kan je dan de zorgeigenschappen voor 1 leerling specifiek gaan invullen.



Pagina 26 van 81

Kenmerken beheren Dit zal je 1 keer moeten doen bij de eerste “ingebruikname” van de zorgmodule. Het is aan te raden op voorhang goed na te denken over welke kenmerken je gegevens wilt bijhouden. De keuze van de kenmerken is volledig vrij. Je kan ook de volgorde van de kenmerken veranderen door een kenmerk te selecteren en vervolgens op omhoog of omlaag te klikken. Je kan ook een kenmerk verwijderen door een kenmerk te selecteren en vervolgens op kenmerk verwijderen te klikken. (Opm.: alle ingevulde gegevens van dit kenmerk zullen dan ook worden verwijdert) Je kan ook de naam van een kenmerk aanpassen. Selecteer ook hiervoor een kenmerk en druk op “Naam wijzigen”

Zoals je ook ziet kan je terug de kleur van een kenmerk selecteren bij het toevoegen van het kenmerk.



Pagina 27 van 81

Historiek afprinten Dit onderdeel kan zeer handig zijn bij deliberaties, zorgvergaderingen, oudercontacten enzovoort. Je kan ervoor kiezen om een “klassikaal overzicht” of een “overzicht per leerling” af te drukken.

Kies je voor een “klassikaal overzicht” onderneem je volgende stappen: selecteer “klassikaal” als type overzicht kies de gewenste klas (enkel de leerlingen met zorg worden afgeprint) kies de gewenste kenmerken (je kiest welke kenmerken worden afgeprint) kies de gewenste periode (enkel de gegevens van binnen die periode worden afgeprint) kies de opties om af te printen druk op document opstellen Kies je voor een “overzicht per leerling” onderneem je volgende stappen: selecteer “per leerling” als type overzicht kies de gewenste leerling (je kan enkel leerlingen met zorg selecteren) kies de gewenste kenmerken (je kiest welke kenmerken worden afgeprint) kies de gewenste periode (enkel de gegevens van binnen die periode worden afgeprint) kies de opties om af te printen druk op document opstellen In de bijlage vindt u verschillende voorbeelden van overzichten.



Pagina 28 van 81

Zorgdocument afprinten Dit onderdeel is er om een “stand van zaken” af te printen. Er zal dan een document worden afgedrukt waar je dezelfde gegevens ziet zoals je ziet in het venster om het zorgdocument te beheren. Ook hier kan je weer de klas kiezen die je wilt printen, de kenmerken en de printopties.

Voorbeelden van zorgdocumenten vindt u in de bijlagen.



Pagina 29 van 81

Advalvas Advalvas bekijken Dit zal ook het scherm zijn waarmee het programma wordt opgestart. Een advalvas is in feite een plaats (in dit geval het programma) waar alle nodige berichten kunnen worden geplaatst. Beschouw het als een digitaal prikbord. U zal ook enkel de berichten te zien krijgen die voor u bestemd zijn. De advalvas kan er als volgt uit zien:

Zoals je hierboven ziet staan er 2 berichten. In de linkse bovenhoek van het bericht zie je de titel van het bericht. Linksonder zie je voor wie het bericht geldig is. Rechtsboven zie je wie het bericht heeft gepost en wanneer hij/zij het bericht heeft gepost. Ook zie je daar 2 knoppen. De linkse knop is om het bericht te wijzigen en de rechts om het bericht te verwijderen. Deze 2 knoppen zal je enkel zien bij berichten die jij zelf hebt gepost. Rechtsonder zie je dan ook nog tot wanneer het bericht geldig is. Indien je op de knop met het kruisje klikt zal je onmiddellijk het bericht verwijderen. Indien je op de andere knop klikt zal je in een venster komen waar je het bericht kan wijzigen. (meer hierover verder)



Pagina 30 van 81

Nieuw advalvasbericht Indien de administrator u deze rechten heeft gegeven zal u ook zelf berichten kunnen posten op de advalvas. Klik daarvoor op “nieuw bericht” in de menu links. U komt dan in het volgende venster:

Titel: Links bovenaan kan u de titel van het bericht typen. Auteur: Op basis van je login wordt de auteur ingevuld. Bericht: In het grote, witte veld kan je je bericht typen. Geldig voor: Klassen: Kies de klassen waarvoor het bericht geldig is. Enkel de leerkrachten en de mensen die in die bepaalde klassen komen zien dan het bericht. Groepen: Hier kan je de bepaalde groepen kiezen waarvoor het bericht geldig moet zijn zoals bijvoorbeeld de groep “leerkrachten” of “directie” e.d. Indien u niets invult is het bericht geldig voor iedereen. Geldig tot: Rechtsonder kan je dan de datum kiezen tot wanneer het bericht geldig moet zijn. Indien alles is ingevuld klik dan op bericht toevoegen.



Pagina 31 van 81

Advalvasbericht wijzigen Dit kan handig zijn wanneer bijvoorbeeld de datum van een uitstap in het bericht of dergelijke gewijzigd zou zijn. Indien een bericht wordt aangepast zal de datum dat het gepost is veranderen naar de datum van wanneer het bericht is gewijzigd. Daardoor zal het bericht opnieuw bovenaan de lijst van recente berichten komen te staan. Je kan enkel een bericht wijzigen indien het bericht van u is. Ga dus naar het overzicht van de berichten door op “advalvas bekijken” te klikken.

Bij u berichten ziet u dan de knop om het bericht te wijzigen

Vervolgens komt u in het volgende scherm terecht:

Dit is analoog met het venster om een nieuw bericht toe te voegen. Hier kan u dan het bericht aanpassen. Klik na het aanpassen onderaan op “bericht opslaan”.



Pagina 32 van 81

Advalvasbericht verwijderen Normaal worden berichten die hun einddatum overschreden hebben automatisch regelmatig verwijdert. Indien u vroeger een bepaald bericht zou willen verwijderen kan dit ook op deze manier: -

Ga naar het overzicht van de berichten door op “advalvas bekijken” te klikken Bij u berichten ziet u dan ook de knop om een bericht te verwijderen

-

Indien u op deze knop klikt wordt het bericht onmiddellijk verwijdert en wordt het overzicht van de berichten opnieuw geladen.



Pagina 33 van 81

Agenda Weergave Hier zal je dan de schoolkalender kunnen raadplegen. Deze schoolagenda is dan de bestaande schoolagenda gemaakt in outlook en op een vaste plaats opgeslagen als webpagina. (op de server) Je kan daar dan navigeren per maand en aan de rechtse kant zie je de verschillende afspraken.

Agenda opslaan als webpagina Dit is een standaardfunctie van outlook. Open de schoolagenda in outlook. Ga naar bestand opslaan als webpagina. Kies de gewenste periode (meestal het hele schooljaar) Bij opties controleer of “Inclusief informatie over afspraken” is aangevinkt. Kies de map die aangewezen is door uw ICT-coördinator. Druk op opslaan. De agenda is nu beschikbaar voor iedereen die het programma gebruikt. Opmerking:

Zet persoonlijke afspraken als privé in je agenda (onderaan rechts). Hierdoor worden deze niet opgenomen als hij gepubliceerd wordt aangezien die moment dan als bezet zal staan.



Pagina 34 van 81

Mail Functionaliteit Bij het drukken op de knop Mail zal gewoon Oultook of Outlook Express gestart worden.

Files Functionaliteit Dit onderdeel stelt een aantal files tot de beschikking van de gebruikers. De files worden weergegeven in een venster dat sterk lijkt op windows verkenner. Indien u een file wil kopiëren sleept u gewoon de file vanuit het venster van het programma in de gewenste map.



Pagina 35 van 81

Admin module Leerlingenbeheer In deze module gebeurt het volledige beheer van de leerlingen. Als eerste scherm krijg je standaard een overzichtsscherm te zien. Zie verder. Eerst en vooral zullen we leerlingen moeten toevoegen. Je kan dit op 2 manieren doen: manueel 1 per 1 toevoegen of de leerlingen importeren uit een bestaand programma. Leerlingen importeren:

Ga naar het venster om leerlingen te impoteren door op volgende knop te klikken: Vervolgens komt u in dit scherm terecht:

Zoals u kan zien hebben we voor de import van gegevens een CSV-file nodig (commaseperated file). Deze file moet van een vast formaat zijn zoals ook vermeld. Voor elk leerlingenadministratiepakket zal het exporteren naar dergelijke CSV-file op een andere manier moeten gebeuren. Daarom ga ik hier nu ook niet verder op in. Indien u, of de ICT-coördinatoren het echt niet weten mogen jullie mij gerust contacteren. Indien u dus die CSV-file hebt, selecteert u via de knop “selecteren” het juiste CSVbestand. Verander ook indien nodig het schooljaar waarvoor de gegevens gelden. Indien er al gegevens zijn voor dat schooljaar zal er gekeken worden naar eventueel nieuwe of aangepaste gegevens. Vervolgens drukt u op importeren. De import is succesvol gebeurt indien er bijvoorbeeld 100 van 100 geïmporteerd staat. Indien er 0 van x geïmporteerd staat of 0 van 0 dan is de CSV-file niet van het juiste formaat.



Pagina 36 van 81

U kan controleren of de CSV-file van het juiste formaat is door deze te openen met MFCeditor. (rechtsklikken op de file en openen met) Leerlingen overzicht: Dit is het scherm dat u als eerste te zien krijgt bij het klikken op de knop leerlingenbeheer. U komt dan in het volgende scherm terecht:

Hierin ziet u dan een overzicht van al de leerlingen. Deze lijst kan je sorteren op elke kolom. Je kan ook leerlingen zoeken. Tik hiervoor een deel in van de naam en druk op enter. Indien u terug de volledige lijst wil doet u de tekst terug weg en drukt u weer op enter. U kan dan ook een leerling selecteren en via de knoppen onderaan de leerling verwijderen of wijzigen. Indien u op verwijderen drukt wordt de desbetreffende leerling verwijdert uit de database en wordt de lijst opnieuw geladen. Uiteindelijk kan u deze lijst of delen uit deze lijst afdrukken. Selecteer hiervoor de gewenste leerlingen (sorteer eventueel eerst). Rechtsklik (muis) vervolgens en kies afdrukken. Er wordt nu een excel-file aangemaakt met de gekozen leerlingen. Pas eventueel de opmaak aan en nu kan u het afdrukken.

Leerlingen verwijderen: Druk op de knop verwijderen en u krijgt het volgende scherm te zien:



Pagina 37 van 81

Selecteer of zoek een leerling en druk op de knop verwijderen (rode kruis). Leerlingen aanpassen: Druk op de knop “pas aan” en u krijgt het volgende scherm te zien:

Selecteer of zoek eerst een leerling. Druk vervolgens op het veld wat je wil wijzigen. U merkt dat je nu in het veld kan typen. Pas het gegeven aan en druk onderaan op de knop “leerling aanpassen” (diskette). U kan ook telefoonnummers toevoegen of verwijderen. U krijgt een melding dat de leerling succesvol is aangepast.



Pagina 38 van 81

Leerlingen toevoegen: Druk op de knop nieuw. U krijgt een venster te zien vrij analoog met het venster om leerlingen aan te passen:

Vul de juiste gegevens in, alsook 1 of meerdere telefoonnummers en druk onderaan op de knop “leerlingen toevoegen” (diskette knop) U krijgt een melding dat de leerling is toegevoegd.



Pagina 39 van 81

Leerkrachtenbeheer In deze module zal het volledige leerkrachtenbeheer gebeuren. Leerkrachten overzicht: Hier kan je een overzicht zien van alle personeelsleden. Je kan er ook zien aan welke klassen elk personeelslid is gekoppeld. Je kan ook zoeken naar een leerkracht door een deel van de naam te tikken in het zoekveld en op enter te drukken. Indien je weer de hele lijst wil zien maak je dat veld weer leeg en druk je terug op enter. Je kan van hieruit ook een leerkracht verwijderen. Selecteer hiervoor een leerkracht en druk op leerkracht verwijderen. Je kan deze lijst ook weer afdrukken. Selecteer hiervoor de gewenste items, rechtsklik met de muis en kies “afdrukken”.

Leerkrachten nieuw: Om een nieuw personeelslid toe te voegen vult u de naam en voornaam in en drukt u op de knop om op te slaan. (diskette)



Pagina 40 van 81

Leerkrachten verwijderen: Als u een personeelslid wil verwijderen krijgt u het volgende scherm te zien:

Hier kan je een leerkracht kiezen uit de lijst of je kan ook een leerkracht zoeken. Indien de te verwijderen leerkracht in de keuzelijst is geselecteerd drukt u op de knop verwijderen. (rood kruisje) Leerkrachten importeren: Het zou niet handig zijn dat de gebruikers al hun personeelsleden opnieuw in het programma moesten ingeven. Daardoor heb ik ook hier een import voorzien. Dit gebeurt wederom doormiddel van een CSV-file van een vast formaat.

U kan ook weer zien of het importeren gelukt is door te kijken hoeveel personeelsleden er zijn geïmporteerd.



Pagina 41 van 81

Klassenbeheer In deze module gebeurt het volledige klassenbeheer. Indien u leerlingen heeft geïmporteerd zal u geen nieuwe klassen meer moeten toevoegen aangezien de klas waar de leerling in zit meekomt bij het importeren van de leerling. Nieuwe klas: Vul de klascode in (bvb 1A) en druk op opslaan.

Klas verwijderen: Selecteer de te verwijderen klas en druk op verwijderen.

Klassen indelen: Hier kan je de leerlingen zonder klas gaan indelen in een klas.

Selecteer een klas waar je leerlingen in wil stoppen. In de linkse lijst zie je leerlingen die nog niet in een klas zitten. Selecteer de leerling die je in de gekozen klas wil stoppen en druk op toevoegen. Je kan ook leerlingen uit klassen halen met de knop verwijderen. Koen Vermachelen MCT Office Automation Academiejaar 2005 – 2006


Pagina 42 van 81

Jaarovergangen: Deze module is ontworpen omdat we willen dat alle gegevens gewoon mee overgaan als de leerlingen op het einde van het jaar naar hun volgende klas gaan.

Om de volgende klas van een leerling te kiezen selecteert u eerst een klas. Links ziet u dan al de leerlingen die dat schooljaar in die klas zitten. Rechts kan je dan per leerling zijn nieuwe klas kiezen. Als u klaar bent drukt u op leerlingen nieuwe klassen geven en de leerlingen hun nieuwe klassen zijn ingevuld. Indien dan het volgende schooljaar start kan je verder met de nieuwe klasindelingen. Leerkrachten aan/van klas koppelen: We zullen natuurlijk ook aan elke klas leerkrachten moeten koppelen. Elke leerkracht die toegang moet hebben tot bepaalde klassen moet je dan aan die klas koppelen. Ik heb niet gewerkt met het systeem van 1 leerkracht per klas (is wel vaak zo in een basisschool) omdat je dan voor zorgleerkrachten, turnleerkrachten, duobanen anders in de problemen zou zitten.



Pagina 43 van 81

Zoals u hierboven ziet werkt het systeem als volgt: Eerst selecteert u een bepaalde klas waaraan u 1 of meerdere leerkrachten wil koppelen. Vervolgens voegt u al de leerkrachten toe die aan die klas gekoppeld moeten zijn. U kan ook een leerkracht opnieuw loskoppelen van een klas.



Pagina 44 van 81

Regels afwezigheden Normaal gezien veranderen de regels in verband met aanwezigheden bijna nooit. Het enige wat soms zou kunnen veranderen is het aantal dagen dat je bijvoorbeeld met een briefje van de ouders mag thuis zijn. Deze dingen kan je dus wel aanpassen. Ik ga heel de regelgeving niet uitleggen aangezien ik veronderstel dat de gebruikers deze kennen. Wat wel belangrijk is dat in het begin deze cijfers goed worden nagekeken aangezien deze doorslag hebben op het opnemen van de afwezigheden en de controle op de briefjes.

Zoals je dus kan zien kan je hier een aantal zaken instellen. Nadat je deze cijfers hebt aangepast drukt u op opslaan en vanaf dat moment zal er met de vernieuwde regels rekening worden gehouden in de module afwezigheden.



Pagina 45 van 81

Vakantieperioden / Vakantiedagen Omdat we vakantiedagen niet zouden moeten/kunnen invullen in de module afwezigheden is deze module voorzien. Hierin moeten 1 keer per jaar alle vakantiedagen en vakantieperioden worden ingevuld.

U kan kiezen om een vakantiedag toe te voegen of een vakantieperiode. Dit doet u aan de rechtse kant. U kan ook een vakantie verwijderen. Selecteer hiervoor een vakantiedag / vakantieperiode en druk op vakantie verwijderen. Je kan ook onmiddellijk alle vakanties verwijderen. Doe dit door op alle vakanties verwijderen te klikken.



Pagina 46 van 81

Accountbeheer Hier gebeurt het volledige accountbeheer. (gebruikers van het programma) Je kan accounts manueel toevoegen maar meestal zal je dit automatisch willen doen. Dit zal dan gebeuren op basis van alle personeelsleden. De logins zullen dan van de vorm voornaam.naam zijn en het paswoord zal dan de voornaam zijn. Accountbeheer overzicht: Hier zal je alle accounts zien met hun paswoord, het personeelslid aan wie een account toebehoort, de groep waartoe de account toebehoort en de datum wanneer de account het laatste is ingelogd.

Zoals ook bij alle andere overzichten kan je hier weer sorteren op elke kolom en zoeken op een accountnaam of op een persoon. Indien je dan de nodige account hebt gevonden kan je dan van hieruit de account verwijderen of naar een venster gaan om de account aan te passen. Selecteer hiervoor een account uit de lijst en druk op account aanpassen of account verwijderen. Ook hier kan je weer de lijst afprinten. Selecteer de gewenste items, rechtsklik en kies “afdrukken”.



Pagina 47 van 81

Accountbeheer nieuwe account(s): Hier zal je de nieuwe accounts toevoegen. Dit moet je maar 1 keer doen bij de ingebruikname van het programma. Indien er later personeelsleden bijkomen moet je natuurlijk ook weer hiervoor een account aanmaken.

Zoals je hierboven kan zien kan je accounts OF automatisch OF manueel toevoegen. Indien je kiest om accounts automatisch aan te maken zal er dus voor elk personeelslid zonder account een nieuwe account worden aangemaakt. Het niveau van deze accounts zal altijd op het niveau van de leerkrachten ingesteld zijn. Achteraf moet u dan de accounts van de niet-leerkrachten aanpassen. Als controle krijgt u na het automatisch creëren van de accounts een melding van het aantal toegevoegde accounts. Indien u echter accounts manueel wil toevoegen zal u eerst het personeelslid moeten kiezen waarvoor u een account wil aanmaken (u ziet in de lijst enkel de personeelsleden zonder account), vervolgens het niveau kiezen van de account, al dan niet het paswoord wijzigen en op het einde op “account toevoegen” klikken. Opmerking:

Als u niet zeker bent of iemand reeds een account heeft kan u altijd het overzicht raadplegen en daar zoeken op personeel.



Pagina 48 van 81

Accountbeheer aanpassen: Indien u in de menu of via het overzicht kiest om een account aan te passen komt u in het volgende scherm terecht:

Als je hier via het overzichtscherm bent terechtgekomen zal reeds een persoon geselecteerd zijn. Is dit niet het geval dan zal u eerst de persoon moeten zoeken waarvan u de account wilt wijzigen. Per account kan je het paswoord en/of het niveau van de account wijzigen. Druk hiervoor op de “wijzigen” knop naast het veld dat u wil wijzigen. Pas het veld aan. Druk op “account aanpassen”. U krijgt nu een melding dat de account is gewijzigd. Indien het het niveau is dat u hebt aangepast zal de desbetreffende account wel opnieuw moeten aanmelden om effect te ondervinden van de verandering.



Pagina 49 van 81

Accountbeheer accounts verwijderen: Als u een account verwijdert via het overzicht krijgt u het volgende scherm niet meer te zien. Dan wordt de account onmiddellijk verwijdert. Kiest u echter “account verwijderen” uit de menu dan komt u hier terecht:

Zoals u hier kan zien verwijdert u een account op basis van een personeelslid. U krijgt als extra de accountinfo nog eens te zien om te controleren of de juiste account wel is geselecteerd. Indien de accountinfo klopt drukt u op account verwijderen (rood kruis) en de account is verwijdert. Als u zich vergist heeft kan u gewoon de account voor dat personeelslid opnieuw aanmaken in het onderdeel “nieuw”.



Pagina 50 van 81

Beveiligingsinstellingen Zoals u dus reeds gemerkt heeft wordt er ook met veiligheidsgroepen gewerkt binnen het programma. Zo kan het dus zijn dat je als groepen directie, leerkrachten en administrators hebt. Deze groepen zijn vrij aan te maken en van elk van de groepen zal je hun rechten in het programma kunnen instellen. Het scherm om de veiligheidsinstellingen te doen kan er als volgt uit zien:

Zoals je hierboven kan zien kan je voor elk hoofd- of subonderdeel de rechten toelaten of wegnemen. In dit geval zal de groep “admin” bijvoorbeeld rechten hebben om de advalvas te bekijken maar geen rechten hebben om een nieuw bericht te posten. Je kan ook een nieuwe veiligheidsgroep toevoegen. Kies hiervoor “< Nieuw >” uit de lijst. U wordt gevraagd een naam voor de groep op te geven. De nieuwe groep is toegevoegd. U kan nu voor deze nieuwe groep de rechten instellen en de nodige accounts in deze groep stoppen.



Pagina 51 van 81

Paden instellen Aangezien er een aantal paden zoals de locatie van de schoolkalender of de locatie van de mappenstructuur van beschikbare files moeten worden kunnen ingesteld is er dit onderdeel.

Zoals u dus ziet zal u deze paden kunnen instellen. Druk hiervoor eerst op map selecteren. Selecteer dan de map voor OF de agenda OF de mappenstructuur. Rechts van de knop “map selecteren” ziet u dan het gekozen pad. Als de paden zijn ingesteld drukt u op opslaan en vanaf nu wordt er met deze paden gewerkt.

Foutlogs bekijken Dit is misschien meer een onderdeel voor de ICT-coördinator en voor mijzelf, de programmeur. Hier kan je zien wat, wanneer en bij wie er iets is foutgelopen.



Pagina 52 van 81

Extra’s Wachtwoord wijzigen Elke gebruiker van het programma kan zijn wachtwoord wijzigen. Dit is sterk aan te raden aangezien dit standaard de voornaam is. Druk hiervoor op de knop met het slotje rechts bovenaan in de applicatie. U krijgt nu het volgende scherm te zien:

Zoals u ziet moet u eerst het oude wachtwoord ingeven om het nieuwe wachtwoord in te vullen. U moet ook weer het nieuwe wachtwoord bevestigen om typfouten te voorkomen. Indien u alles correct heeft ingevuld drukt u op OK en vanaf de volgende keer dat u zich aanmeld wordt er met het nieuwe wachtwoord gewerkt.

Wisselen van gebruiker Indien het programma door meerdere gebruikers wordt gebruikt op éénzelfde PC dan is er de mogelijkheid om u af te melden en een andere gebruiker aan te melden. Hierdoor moet niet telkens het programma worden afgesloten. Druk hiervoor op de knop links van exit. (knop met deurtje en mannetjes) U bent nu afgemeld en krijgt opnieuw het loginscherm te zien.

Help Indien u problemen heeft met het programma of niet goed weet hoe iets werkt drukt u op de knop rechtsboven met het vraagteken. U komt dan terecht in een help waar alles van hierboven ook in staat.



Pagina 53 van 81

Programma sluiten / status U kan het programma sluiten door op de knop rechtsboven “Exit” te klikken. U kan ook gewoon op het rood kruisje rechtsboven klikken. Onder de knop “Exit” (rechtsboven) zie je ook een icoontje. Dit is om te controleren of je al dan niet connectie hebt met de SQL-server waar zich de data op bevindt. Indien er een rood kruisje doorstaat wil dit zeggen dat je niet verbonden bent.

Connectieproblemen Indien het programma geen verbinding kan maken met de database waar alle gegevens op staan zal u een venster te zien krijgen waar u de locatie van de database te zien krijgt. Indien u dit venster te zien krijgt vraagt u er het beste een ICT-coördinator bij.

Voor de ICT-coördinator: Controleer of de server aan staat en connectie heeft met het schoolnetwerk. Controleer ook of de PC waarop de fout zich voordoet in het schooldomein is aangemeld en connectie heeft met het schoolnetwerk. Controleer op de server of de SQL-server aanstaat.

Documentatie voor programmeurs In dit onderdeel zal u alle nodige informatie terugvinden om het programma verder te zetten en/of aan te passen. Indien er dan nog dingen zijn waar u echt niet aan uit geraakt mag u mij altijd contacteren via Geert Vandenhende.

Todo voor verderzetting 1 2

De SQL-server moet geïnstalleerd worden. (op een XP machine of 2003 server machine) Hoe je de SQL-server opzet vind je in de bijlagen. Indien u het op een XP machine installeert is het aan te raden volgende patch te installeren: (verhogen van maximum gelijktijdige verbindingen) http://lvllord.de/?lang=en&url=downloads



Pagina 54 van 81

3

4

5 6

U moet ook een VPN-server installeren. Voor het gemak doe je dit op de domeincontroller zodat je dan ook daar de bestaande gebruikers (groepen) al dan niet toegang kan verlenen tot de VPN-server. In windows 2003 server doe je dit als volgt. Ga via start naar “Manage your server”. Vervolgens zie je ergens een onderdeel staan van VPN. Voeg daar een nieuwe VPN-verbinding toe. De standaard instellingen zijn normaal goed, het enige wat je moet doen is de gebruikers toevoegen. Ook moet je van alle gebruikers of groepen die de VPN zullen moeten gebruiken de dial-in toelaten. (standaard staat dit af) Let er ook telkens op dat de gebruikers (domain users) die het programma moeten installeren administrator-rechten hebben om het programma te installeren. Voor het programma zelf is dat niet nodig maar om de .NET framework te installeren wel. Het programma werkt met een once-click install dus zorg ervoor dat er ergens op een fileserver of dergelijke een map Of u met windows-authentication werkt of met SQL-authentication werkt moet u zelf beslissen. Indien er een domein-controller is is het natuurlijk handiger om met windows-authentication te werken op de SQL-server.

Algemeen Structuur Je kan de structuur zowat beschouwen als een “customised” MDI-constructie. Bovenaan heb je 1 hoofdmenu en links komt er dan per gekozen hoofdonderdeel al dan niet een submenu. In het hoofdvenster worden dan telkens verschillende usercontrols geladen waarin dan alle acties (invoer, weergave,…) zullen gebeuren. Door op deze manier te werken hoeft de gebruiker maximum 3 keer te klikken om in een gewenst onderdeel te komen.

Structuur van de solution Zoals gewoonlijk heb ook ik gewerkt met de vaste structuur om een solution op te bouwen. Zo heb ik de 5 standaard packages in de solution: .Data, .DataAccess, .GUI (noemt hier niet zo), .Usercontrols, .Setup. Daarbij heb ik nog 1 extra package, de ExpTree package. In deze package zit alles wat ik nodig had voor de explorer-like control. Meer info over deze control kan je vinden op www.thecodeproject.com . Je ziet ook dat er vrij veel usercontrols in de .GUI package zitten. Dit heb ik zo gedaan omdat ik niet echt met veel forms werk (slechts 3 in totaal) maar ik wou ook niet alles in de package usercontrols stoppen.



Pagina 55 van 81

Enkel de usercontrols die bruikbaar zijn in verschillende onderdelen van het programma zijn in de package usercontrols terug te vinden. De andere zitten in de .GUI. De reden waarom ik dus ook niet met een MDI-form heb gewerkt is omdat ik met die zelfgemaakte menu met die icoontjes wou werken.

Tips voor mogelijke uitbreiding Omdat ik ook niet alles zelf kon doen op de tijd die ik had tijdens de stageperiode zijn hier nog een aantal mogelijke uitbreidingen voor het programma geordend van zeer interessant naar iets minder interessant. (volgens mijn mening dan) 1. 2.

3. 4. 5.

6. 7.

8.

Integratie van het programma “Sifrawa” van Melissa Coppejans. (stageproject te Waasmunster van academiejaar 2005-2006) Uitbreiding naar een echt totaalpakket met een zelfgemaakte rapportmodule? Hierbij proberen van het programma zo flexibel mogelijk te houden zodat het voor verschillende scholen toepasbaar is? Mogelijks een echte lowbudget of freeware oplossing voor de andere dure rapportpakketten?!? Indien nog niet gebeurd VPN-verbinding in orde maken en het programma beschikbaar maken voor de leerkrachten thuis. Click-once deployment maken. Het programma volledig overhevelen naar ASP.NET misschien meer iets voor een webdevelopper maar perfect doenbaar aangezien er veel met usercontrols is gewerkt en de basis reeds bestaat. Meer zaken kunnen afprinten en hierbij nog meer opties mogelijk maken. (bvb leerlingenlijsten,leerkrachtenlijsten,…….) Kan heel ver gaan… Module uitbreiden met een aantal zaken voor leerlingen? Educatieve toepassingen waar de leerkrachten bijvoorbeeld resultaten van kunnen bekijken? … er zijn waarschijnlijk nog zaken (u overlegt het beste eens met Geert Vandenhende hiervoor)

Copyrights en afspraken Indien u het programma verder zou uitbreiden of aanpassen en van plan bent om er de commerciële toer mee op te gaan bent u verplicht mij hiervan eerst op de hoogte te brengen zodat rond die commercialisering goede afspraken kunnen worden gemaakt. Ik verwacht ook dat als u inderdaad het programma zal aanpassen of uitbreiden, dat u mij hiervan op de hoogte brengt. Dit is puur uit interesse. Zelf begin ik 3 juli 2006 bij ABSI (Brussel) te werken waardoor ik zeker niet altijd beschikbaar zal zijn en zelf nog weinig tijd zal hebben om het programma op te volgen.



Pagina 56 van 81

Indien u toch met problemen zit kan u mij altijd mailen op [email protected] of [email protected]. Ik zal dan zo snel mogelijk op uw mail proberen reageren.

How to Algemeen In dit onderdeel zal ik een aantal veel voorkomende handelingen uitleggen. Ik zal hier geen uitleg geven over bestaande onderdelen code aangezien dit hier volgens mij niet op zijn plaats is. Ik ben er zeker van dat het voor een programmeur beter is dat hij de code en de eventuele commentaar leest op bijvoorbeeld de werking van een bepaald onderdeel te begrijpen. Denk niet in forms maar denk in usercontrols! Er kan geen gebruik worden gemaakt van forms aangezien we niet met een MDI-form werken! Vergis u hierin niet…

Een nieuw onderdeel toevoegen Designergedeelte: -

Ga naar volgende form frmMain Selecteer de control pnlTableHoofdMenu Indien u in Visual Studio 2005 of recenter werkt klikt u rechtsboven in de control op het pijltje. Klik op “edit rows and columns” U komt nu in een venster waar u kollommen en rijen kan toevoegen, verwijderen, aanpassen. Voeg een nieuwe kolom toe en zorg ervoor dat de size type van elke kolom op 50% staat. Druk op OK en u komt terug in de designer. U ziet nu een extra kolom. Resize de pnlTableHoofdMenu nu totdat de knoppen erin terug mooi vierkant zijn. Sleep nu in de nieuwe kolom een uc_knop (usercontrol), verwijder de tekst, stel een achtergrondimage in en stel ook de achtergrondkleur in.

Codegedeelte: Klik-event van de knop: Private Sub btnConfig_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles btnConfig.Click clearHoofdpaneel() pnlFlowSubMenu.Controls.Clear() pnlHoofdpaneel.Controls.Clear() setNormaal() uc_tekst_config.BackgroundImage = My.Resources.adminClicked msActiefOnderdeel = "config" vulAdminSubMenu() 'btnConfig.BackColor = Color.Red End Sub



Pagina 57 van 81

Zoals u ziet moet eerst het hoofdpaneel gecleared worden alsook de menu’s. Dan moeten alle knoppen naar een normale status gezet worden en moet de eventuele submenu gevuld worden.

Het initialiseren van submenu’s: In de aangemaakte region “menu navigatie” zit een andere region “knoppen submenu’s”. Als u deze region opent ziet u meteen een hele reeks declaraties (Friend WithEvents) van type uc_knop. Voorbeeld: 'knoppen submenu klasbeheer Friend WithEvents btnKlasBeheerRapporten As New uc_knop Friend WithEvents btnKlasBeheerAgenda As New uc_knop Friend WithEvents btnKlasBeheerAanwezigheid As New uc_knop

Voor jouw nieuw hoofdonderdeel zal je ook zoiets moeten maken. Voor elk subonderdeel van uw hoofdonderdeel maakt u dan op die plaats zo’n uc_knop. De knoppen declareren is natuurlijk niet genoeg. We zullen de knoppen nog moeten instellen. Dit gebeurt in de methode Private Sub maakSubMenuKnoppenAan(). Voor elk van je submenu-items (knoppen) zal je volgende zaken moeten doen: btnKlasBeheerRapporten.BackgroundImage = My.Resources.RICH_TEXT btnKlasBeheerRapporten.TooltipText = "punten invullen" btnKlasBeheerRapporten.Text = "" btnKlasBeheerRapporten.Onderdeel = "submenu klasbeheer rapporten" btnKlasBeheerRapporten.Groep = 1 marlSubMenuKnoppen.Add(btnKlasBeheerRapporten)

Zoals je ziet moet je een backgroundimage kiezen, een tooltiptekst, de tekst (moet best “” zijn), een onderdeel en een groep. Het is belangrijk dat je deze zaken allemaal juist invult. De groep en het onderdeel zijn cruciaal om de werking goed te doen verlopen. (beiden worden gebruikt bij de beveiligingsinstellingen) Als laatste zal je dan nog bij het klikken op de knop van het hoofdmenu de juiste submenu moeten laden. Maak hiervoor een methode die je oproept bij het klikken op de knop van het hoofdmenu. Deze moet er ongeveer als volgt uit zien: Private Sub vulKlasBeheerMenu() pnlFlowSubMenu.Controls.Clear() pnlFlowSubMenu.Controls.Add(btnKlasBeheerRapporten) pnlFlowSubMenu.Controls.Add(btnKlasBeheerAgenda) pnlFlowSubMenu.Controls.Add(btnKlasBeheerAanwezigheid) clearSubMenuKleuren() End Sub

Zoals je ziet moeten dus eerst weer de submenu’s worden gecleared, vervolgens moeten de verschillende knoppen (submenu-items) worden toegevoegd aan de flowpanel. Daarna moeten de kleuren van de submenu’s worden gecleared.



Pagina 58 van 81

Omdat er gewerkt wordt met een flowpanel voor de submenu kan je dus ook de volgorde veranderen van welke knop op welke volgorde komt te staan. Vervolgens kan je dan (omdat de knoppen friend withevents zijn gedeclareerd) de events van je knoppen gaan opvangen.

Submenu-knoppen events: Zoals ik al zei zullen we nu nog enkel deze event moeten opvanven (klik-event). Dit kan er als volgt uitzien: Private Sub btnKlasBeheerAanwezigheid_Click(ByVal sender As Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles btnKlasBeheerAanwezigheid.Click clearHoofdpaneel() Dim oAfwezigheden As New uc_afwezigheden_opnemen pnlHoofdpaneel.Controls.Add(oAfwezigheden) oAfwezigheden.Dock = DockStyle.Fill End Sub

Zoals je ziet wordt weer eerst het hoofdpaneel gecleared. Vervolgens definieer je de usercontrol die je hebt aangemaakt, voeg je deze control toe aan het hoofdpaneel en stel je de docking in op fill.

Een nieuwe install maken (update) Omdat er met once-click install wordt gewerkt is dit zeer makkelijk. Nadat je de map hebt ingesteld vanwaar het programma wordt geïnstalleerd hoef je enkel nog publish te kiezen en de nieuwe versie is klaar. Als dan de gebruikers het programma opstarten krijgen ze dan een bericht te zien dat een nieuwe versie van het programma beschikbaar is. Deze kunnen ze dan onmiddellijk installeren. Opmerking:

Indien er nog iets verandert is aan de database mag u niet vergeten ook de database up te daten op de server van de school.

Opmerking 2: Als het programma gebruik zou maken van nog extra template-files of andere moeten ook deze weer mee worden genomen in de nieuwe installatiefile. Extra files neem je op door de files toe te voegen aan het .form project en vervolgens zet je de build action hiervan op “content”. Opmerking 3: U zal hoogstwaarschijnlijk het icoontje dat overal wordt gebruikt in het setupproject moeten verwijderen en opnieuw toevoegen omdat Visual Studio hiervoor absolute paden gebruikt. Icoon verwijderen in propertiesvensters en in de verschillende folders (application, desktop, programs menu)

Uitbreiding met Excel Indien u een uitbreiding zou maken die werkt met Excel zal u versieonafhankelijk moeten werken. Dit wil zeggen dat u geen referentie mag hebben naar de Excel library. Koen Vermachelen MCT Office Automation Academiejaar 2005 – 2006


Pagina 59 van 81

Het is het beste dat je eerst je uitbreiding ontwikkeld MET referentie en dat u het achteraf versieonafhankelijk maakt. Hierdoor kan u in het begin de intellicense gebruiken. Het versieonafhankelijk maken houdt in dat je dus alle Excel.blabla.blabla gaat vervangen door een getal (integer) en dat je alle zaken zoals een Excel.Range gaat declareren als Object. Bij het ontwikkelen ga je dan met je muis over bijvoorbeeld een Excelproperty zoals XLSVAlignTopVertical. Je zal dan een cijfer zien verschijnen. Dit cijfer heb je nodig. Ga vervolgens naar de reeds bestaande klasse myXLS (in .GUI package) en maak daar een nieuwe property aan: Public Shared ReadOnly Property XLSVAlignTopVertical() As Integer Get Return -4160 End Get End Property

Je zal dan in je Excel-gedeelte de Excel.blabla.blabla (property) gaan vervangen door bijvoorbeeld myXLS.XLSVAlignTopVertical. Als je dit voor alle properties en objecten hebt gedaan mag je de import en de referentie weg doen. Je bent dan versieonafhankelijk. Het is misschien aan te raden voor je zelf properties aan de myXLS gaat toevoegen om eens te kijken of de property al niet bestaat. Opmerking:

Het zou kunnen zijn dat je misschien 2 keer hetzelfde cijfer terugkrijgt. Voeg dan toch een nieuwe property toe met een andere naam aangezien dit hier eigenlijk om 2 verschillende functionaliteiten kan gaan binnen Excel. Doe je dit niet kan het voor u op de duur een onoverzichtelijke warboel worden wat we niet willen.

In acht te houden tijdens ontwikkelen -

-

sommige zaken zijn nog resolutieafhakelijk soms problemen bij resolutie van 800*600 (misschien een mogelijke uitbreiding) als je nieuwe onderdelen toevoegt moet je om te testen ervoor zorgen dat je jezelf rechten geeft tot dat onderdeel omdat de accounts standaard geen rechten hebben tot nieuwe onderdelen werk met usercontrols en rangschik die mooi in folders e.d. zoals nu ook het geval is (om ordelijkheid te bewaren)



Pagina 60 van 81

Planning Week 1 -

kennis maken met de school en zijn infrastructuur programma’s van de projectweken voorleggen gegevens exporteren naar een bruikbaar formaat voor in de database database ontwikkelen en gegevens importeren pictoss-vergadering (dinsdag) stagewebsite + verslagtemplate in word maken

Week 2 -

starten met het eigenlijke programma: GUI en dataklassen e.d. leerlingenbeheer leerkrachtenbeheer beginnen met accountbeheer stagewebsite voorstelling Informat (SJKS)

Week 3 -

-

adminmodule afwerken: a. klasbeheer b. veiligheidsinstellingen stagewebsite

Week 4 -

starten met de afwezigheidsmodule stagewebsite

Week 5 -

afwezigheidsmodule afwerken SQL-server in orde zetten op het SJKS stagewebsite



Pagina 61 van 81

Week 6 -

zorgbeheermodule: bestaande zaken integreren loginprocedure testen op computers in SJKS (+ rechten testen) stagewebsite

Week 7 -

historiek zorgbeheer advalvas module agenda (weergeven in browser) mail (starten van outlook) mappenstructuur stagewebsite

Week 8 -

projectdossier beginnen aan klasagenda programma voorstellen aan leerkrachten van SJKS + stagecoach?

Week 9 -

klasagenda afwerken debugging + grondig testen stagewebsite

Week 10 -

projectdossier afwerken CD-ROM Projectfiche Help maken testen stagewebsite



Pagina 62 van 81

Week 11 -

presentatie voorbereiden setup maken testen afwerkingen stagewebsite

Week 12 -

voorbereiden presentatie afwerking testen stagewebsite

CONCLUSIE Tot en met week 8 heb ik mij vrij goed aan de planning gehouden maar de laatste 2 weken van de stage ofzo heb ik toch langer met andere dingen bezig geweest dan gedacht. Volgens de planning had ik veel meer tijd uitgetrokken voor het projectdossier en de CDrom en dergelijke. In de realiteit echter heb ik die tijd nog goed kunnen gebruiken om nog afwerkingen en aanpassingen te doen aan het programma.



Pagina 63 van 81

Verslagen Week 1 – 13/03 tot 17/03 Algemeen -

kennismaken met school en zijn infrastructuur vorige programma’s getoond van in de projectweken ervoor zorgen dat ik alle nodige data heb programma Mellissa Coppejans bekeken database maken stagewebsite + template word maken pictoss-vergadering (dinsdag) eerste ontwerp voor programma gemaakt

Details Om te beginnen hebben we maandag eerst de infrastructuur op vlak van netwerk enzo eens bekeken. Hierdoor had ik ook een beter zicht gekregen op wat mogelijk was en wat niet. De eerste dag kwam het al in mij op om als gebruikers van de SQL-server de groepen te nemen van de domeincontroller. (bvb een groep leerkrachten e.d.) Maandag heb ik ook mijn programma van zorgbeheer en vierkante cm’s getoond aan Geert Vandenhende en hij zou het natuurlijk graag hebben dat dat in hun programma zou worden geïntegreerd. In de middag zijn we dan naar Waasmunster gereden om het programma van vorig jaar van Melissa Coppejans te bekijken. Daaruit bleek één van de opmerkingen dat het programma eigenlijk iets gebruiksvriendelijker had mogen zijn. (het moest er iets mooier uitzien) Daarna heb ik deze week nog een database gemaakt alsook een eerste ontwerp voor de hoofdstructuur van het programma. De structuur bestaat eruit dat je één hoofdmenu hebt bovenaan en dan al dan niet aan de linkse kant nog een submenu. Ik heb ook reeds een template gezocht en aangepast om mijn stagewebsite op te zetten. Hiervoor zal ik werken met een wordtemplate die ik telkens opsla als webpagina. Je kan dan gewoon navigeren per week. Dinsdag ben ik ook nog naar de pictoss-vergadering geweest in Sint-Gillis waar ik met een aantal andere ICT-coördinatoren de database en het programma heb besproken.



Pagina 64 van 81

Week 2 – 20/03 tot 25/03 Algemeen -

algemene structuur van het programma bijwerken / afwerken leerkrachtenbeheer: nieuw, verwijderen, zoeken, importeren accountbeheer: automatisch aanmaken, overzicht, verwijderen, aanpassen SQL-security via windowsdomein bekeken Voorstelling Informat Leerlingenbeheer: overzicht (+zoekfunctionaliteit), nieuwe leerlingen (+ autoaanvulling bij gemeenten), verwijderen, aanpassen, importeren, telefoonnummers

Details Deze week heb ik al een groot stuk van het beheer kunnen doen. Het leerlingenbeheer en leerkrachtenbeheer heb ik volledig kunnen afwerken. Bij beiden heb ik ervoor gezorgd dat de handelingen die je moet doen vrij analoog zijn met elkaar zodat je hier sneller mee vertrouwd bent. Dinsdag ben ik naar een voorstelling van Informat op het SJKS geweest. Daar hebben we dan besloten om de rapportmodule helemaal te laten vallen uit het programma aangezien ze gingen overschakelen op Informat waardoor mijn rapportmodule waarschijnlijk niet eens zou gebruikt worden. Ook heb ik deze week onderzocht hoe je windowsgroepen vanop de domeincontroller kan gebruiken als gebruiker op je SQL-server. Dit heb ik gevonden maar kan ik enkel testen op het domein op school dus voorlopig zal ik zonder deze security werken. Het accountbeheer heb ik ook reeds deze week kunnen maken. Deze module biedt het gemak dat je op basis van de personeelsleden in de database automatisch alle accounts gaat aanmaken. Je kan ze manueel ook aanmaken maar dit zal minder gebruikt worden. Ook wordt er gewerkt met veiligheidsgroepen waar bepaalde accounts aan vasthangen. Hierover later meer. Bij zowel leerlingenbeheer als leerkrachtenbeheer heb ik imports voorzien. Deze imports verwachten CSV-files van een vast stramien. Op die manier is het misschien iets meer werk voor de ICT-coördinators om deze CSVfiles aan te maken maar hierdoor wordt het wel makkelijker toepasbaar voor verschillende administratiepakketten aangezien de meesten wel CSV als exportmogelijkheid hebben. Het spreekt ook voor zich dat ik deze week en vorige week tussendoor data en dataAccess klassen heb zitten schrijven. Dit doe ik als ik er één nodig heb. Ik heb deze niet op voorhand zitten schrijven.



Pagina 65 van 81


Klasbeheer: toevoegen, verwijderen, klassen indelen, jaarovergang, leerkracht koppelen Veiligheidsinstellingen sorteerbare listviews gestart met module afwezigheden

Details Deze week heb ik volledig de adminmodule kunnen afwerken. Ik heb het klasbeheer gemaakt en ook de veiligheidsinstellingen. Over dat laatste zal ik toch nog even wat uitleg geven. De beveiliging werkt op basis van groepen. Elke account behoort tot een groep en elke groep heeft bepaalde rechten. Je kan het een beetje vergelijken met de beveiliging van windows waar je bijvoorbeeld ook een groep Administrators heb en een groep Gebruikers… In mijn programma kan je dergelijke groepen aanmaken en voor elk van die groepen kan je voor elk onderdeel van het programma instellen of ze al dan niet toegang hebben tot dit onderdeel. Je laadt dus in feite een groep en dan krijg je onmiddellijk te zien via checkboxen tot welke onderdelen van het programma die groep rechten heeft. Je kan dan bepaalde checkboxen gaan af of aan zetten. Hoe is dit mogelijk zal je denken? Als ik in het programma knoppen toevoeg (knoppen van het hoofdmenu en knoppen van de submenu’s) hang ik bepaalde markeringen aan die knoppen. Zo weet ik welke knoppen tot dezelfde groep horen en weet ik ook welke groep dit is. Na het inloggen dan van een gebruiker zullen alle knoppen aan / uit worden gezet of zichtbaar / onzichtbaar naargelang een gebruiker toegang heeft tot een bepaald onderdeel. Dit dynamisch maken van het beveiligingsysteem maakt het voor mij zeer gemakkelijk om achteraf indien het programma uitbreidt deze beveiliging ook aan te passen. Indien deze beveiligingsmethode niet dynamisch was zou er telkens veel aanpaswerk zijn. Last but not least heb ik deze week ook een sorteerbare listview gemaakt. Ik had op internet gezocht naar “bits and pieces” van reeds bestaande controls of pogingen tot en zo ben ik gekomen tot de listview die ik nu gebruik. Hier kan je op alle kolommen sorteren, integers én strings, en zie je ook op welke kolom, op welke manier er is gesorteerd. Na lang en grondig bestuderen van de afwezigheidsregels ben ik dan ook al aan de module voor afwezigheden begonnen.



Pagina 66 van 81


afwezigheden: a. visualisatie afwerken b. alle leerlingen tegelijk invullen c. woensdagmiddagen en toekomst onmogelijk maken om te editten d. custom combobox gemaakt (één waar je de tekst kunt aligneren) e. controlestructuur voor briefjes (ouders of dokter)

Details Deze week heb ik een hele week gewerkt aan de module van de afwezigheden. Dit blijkt een uitgebreide module te zijn (veel werk) en dit alles voor uiteindelijk 1 scherm waar je in werkt. Enfin, ik vind het wel een module die zeker handig kan zijn voor de leerkrachten. Woensdag heb ik mij onderandere beziggehouden met het maken van aligneerbare combobox. Blijkbaar gaat het standaard niet dat je de tekst in een combobox aligneert. Vandaar dat ik zelf een custom combobox heb geschreven die dit nu wel kan. De 2de helft van de week heb ik mij dan helemaal gestort op het maken van een controlestructuur die rekening houdt met de regels die aanpasbaar zijn en waarbij er bovendien nog eens per halve dag moet worden gerekend. Deze controlestructuur zal dus gaan controleren welke leerling, welk briefje moet binnenbrengen voor welke periode. Deze controlestructuur is een hele klus maar het zal de leerkrachten ook weer een hele hoop werk besparen.



Pagina 67 van 81


afwezigheden afwerken vakantiedagen / vakantieperiodes ingeven SQL-server in orde zetten JOBHAPPENING Bestaande zorgbeheerprogramma integreren

Details Heel veel tijd heb ik deze week niet gehad. In feite heb ik ongeveer 2 dagen “verloren” door de jobhappening. De eerste helft van de week heb ik nog de module voor afwezigheden afgewerkt. Ik heb namelijk de database en het programma uitgebreid om vakanties op te slaan. Op deze manier kan je in de afwezigheidmodule rekening houden met deze vakanties. Vanaf nu zal je vakantiedagen en vakantieperioden dus niet meer moeten invullen. Verder heb ik deze week een hele dag (2 halve dagen, woensdag en vrijdag) zitten prutsen om de SQL-server op het SJKS in gang te krijgen op de manier dat ik het wou. Vrijdag ben ik daar in geslaagd. Woensdag heb ik dan na de middag heel de tijd mij zitten voorbereiden op de sollicitatiegesprekken van donderdag op de JOBHAPPENING aangezien dit toch ook een belangrijk iets is. Vrijdag ben ik dan ook al begonnen met het bestaande zorgprogramma te integreren in mijn programma. De sollicitatiegesprekken van donderdag waren zeer goed gegaan dus ik kan er met dubbel zoveel zin tegenaan met alsmaar beter wordende vooruitzichten.



Pagina 68 van 81


indien het programma geen verbinding kan maken venster om locatie van de server te wijzigen begonnen aan historiek voor zorgbeheer programma testen op een aantal PC’s op SJKS historiek van het zorgbeheer afwerken loginprocedure maken rechten ophalen en toepassen via die loginprocedure begonnen aan de advalvasmodule

Details Deze week heb ik mijn eerste install gemaakt en heb ik het programma ook voorzien met de mogelijkheid om de locatie van de server aan te passen. Dinsdag ben ik deze install dan gaan testen op een aantal PC’s. We hebben het getest op een aantal PC’s die de oudste zouden moeten zijn waarop het programma moet draaien. Uit deze testen kon ik concluderen dat de iconen niet meer allemaal zichtbaar waren bij een resolutie van 800*600 dus ik zal de grootte van de iconen nog moeten aanpassen. Ook moest ik tot grote ergernis concluderen dat het ongelooflijk lang duurde om een .NET framework 2 geïnstalleerd te krijgen op PC’s die al een paar jaartjes (5jaar+) ouder waren. Ook heb ik deze week de historiek van het zorgbeheer afgewerkt en de loginprocedure gemaakt. Tot mijn grote verbazing werkte deze login bijna onmiddellijk en moest ik slechts zeer weinig coderen zodat er met de veiligheidsinstellingen werd rekening gehouden. Dit komt waarschijnlijk ook omdat dat systeem net dynamisch is. Op het einde van de week ben ik dan nog begonnen aan de advalvasmodule (usercontrol maken voor een bericht e.d.)



Pagina 69 van 81


-

advalvasmodule afwerken: design, berichten aanpassen, verwijderen, nieuwe posten woensdag op SJKS het programma nog eens op een paar PC’s testen conclusie: werkt nog nie voor alle gebruikers gebruikersgroepen opnieuw maken op de domeincontroller en opnieuw toevoegen aan server schoolagenda die wordt opgeslagen als webpagina wordt nu weergegeven in een webbrowser control mail outlook express wordt gestart mappenstructuur je kan bepaalde files copiëren van de server via drag en drop in een explorer-like control gebruikers kunnen hun wachtwoord wijzigen gebruikers af en aanmelden knoppen nog iets kleiner gemaakt opgezocht hoe ik een VPN-server op zet en dit vrijdag getest

Details Deze week heb ik dus eerst en vooral de advalvasmodule afgewerkt. Het bevat nu eigenlijk alles wat een goede advalvas moet bevatten. Je kan nieuwe berichten posten, je kan een geldigheidsdatum aan het bericht hangen, je kan het bericht enkel voor bepaalde groepen toegankelijk maken en in het overzicht kan je rechtstreek jou berichten wijzigen of verwijderen. Toen de advalvasmodule af was was ik hierover zeer content. Het is net alsof ik het wou hebben en dit dan nog op vrij korte tijd gerealiseerd. Ook heb ik deze week een aantal kleine zaken gemaakt, zie boven, en heb ik opgezocht hoe je zelf een VPN-server opzet. Dit werkte thuis maar als we het op school wouden proberen was de firewall de boosdoener aangezien dit een linuxmachine is en niemand daar op school linux kende. Verder ben ik dinsdag gaan solliciteren bij ABSI in Brussel waardoor ik die dag niet echt tijd had om te werken. Dit neem ik er dan graag bij aangezien ik door 1 dagje te missen nu wel al in juli mag beginnen daar bij ABSI.



Pagina 70 van 81

Week 8 – 15/05 tot 19/05/06 Algemeen -

klasagenda nieuwe installatiefile maken en testen op SJKS nog eens verder zoeken om de VPN-server toch aan de gang te krijgen proefpresentatie + voorbereiding proefpresentatie projectdossier

Details Deze week heb ik niet veel kunnen coderen. Maandagochtend heb ik al begonnen aan de klasagenda en heb ik een nieuwe installatiefile gemaakt. Maandagmiddag dan, hebben we die nieuwe installatiefile opnieuw getest in het SJKS en hebben we nog eens gezocht om de VPN-server aan de praat te krijgen. Dit is niet gelukt door de firewall. Dinsdag ben ik dan bijna een hele dag op het SJKS geweest. In de ochtend heb ik de presentatie voor ’s middags voorbereid. (het installeren van het programma op een aantal pc’s en nog even testen e.d.) Op de middag heb ik dan een presentatie gedaan voor 2 zorgleerkrachten, de directeur, Geert Vandenhende en Jef Daels (stagecoach). Zij waren allen zeer enthousiast en op die manier was ik ook zeer gerustgesteld dat mijn stage hoogstwaarschijnlijk goed zal aflopen. Woensdag ben ik dan weer een hele dag in Brussel geweest omdat ik daar mijn contract mocht gaan tekenen bij ABSI. De 2de helft van de week heb ik dan volledig besteed aan het schrijven van dit projectdossier wat blijkbaar toch nog veel tijd in beslag nam.



Pagina 71 van 81


klasagenda

Details Deze zeer korte week heb ik het grootste deel van de klasagenda gemaakt. Hier heb ik toch nog vrij lang aan bezig geweest. Ik heb er maandag en dinsdag aan gewerkt. Het moeilijkste was vooral om de reeds gegeven lessen te sorteren per vak en per vakonderdeel. Dit was vooral omdat de database hiervoor niet optimaal was. Ik heb er echter voor gekozen dit niet meer aan te passen omdat dit mij dan meer werk zou opleveren. Woensdag ben ik dan nog eens naar het SJKS geweest om de klasagenda eens te tonen en nog een aantal dingen af te spreken.


once-click install foutlog’s listview aanpassen printmogelijkheid voorzien

Details Deze week heb ik mij hoofdzakelijk beziggehouden met het maken van de once-click install. Dit deed ik vooral omdat het op deze manier makkelijker was voor de gebruiker om bijvoorbeeld nieuwe versies te installeren. Vervolgens heb ik deze week ook de custom listview die ik al eerder had gemaakt uitgebreid met printmogelijkheden. Nu kan je dus van eender welke instantie van zo’n listview gewoon een aantal items selecteren en deze dan afdrukken naar een exceldocument. Eerst worden dan de kolomhoofden overlopen (dit zullen dan ook de kolomhoofden zijn in het excel-document) en daarna worden alle items met hun subitems overlopen. Ook heb ik de bestaande foutlogging-module in dit project geïntegreerd. Bovendien heb ik deze module nog uitgebreid zodat op basis van de stacktrace zeer specifieke informatie wordt gegeven over de fouten die zijn opgetreden. Het integreren ging zeer snel aangezien ik maar met een beperkt aantal forms werk.



Pagina 72 van 81


afprinten van afwezigheden presentaties afwerkingen

Details Eerst heb ik deze week nog een toevoeging gedaan aan de module afwezigheden, zijnde het afprinten van de afwezigheden. Dit stukje was eigenlijk een beetje over het hoofd gezien maar was zeker wel vereist. Hier heb ik vooral maandag en dinsdag aan gewerkt. Vervolgens heb ik deze week 2 presentaties gedaan. De eerste presentatie was dinsdag. Dit was voor de pictoss-groep. (groep van ICT-coördinatoren) Zij waren zeer enthousiast. Er waren een aantal vragen gekomen waaronder een reeds eerder vermelde vraag. Dit was of het niet mogelijk was om gewoon elk jaar opnieuw de leerlingen te importeren. Indien nodig zouden dan bestaande leerlingen worden aangepast (bvb de klas) en nieuwe leerlingen zouden dan worden toegevoegd. Dit heb ik dan ook deze week mogelijk gemaakt. Te tweede presentatie was dan donderdag. Dit was op de personeelsvergadering van het SJKS. We waren toen eerst van plan om de aanwezige personeelsleden het programma zelf te laten installeren en testen. Dit was echter niet mogelijk omdat we toen 1 “detail” over het hoofd hadden gezien… We lieten de mensen dus inloggen op de computers in de computerklas met hun login vanop het domein maar we hadden natuurlijk er niet aan gedacht dat zei geen rechten hadden om programma’s te installeren. Voor de applicatie zelf was dit nu niet het probleem (dit wordt in de local data geïnstalleerd) maar natuurlijk wel voor de .NET framework. Daarom waren we genoodzaakt om het programma met 2 PC’s voor te stellen. Achteraf waren de leerkrachten wel tevreden over het resultaat. Ook hadden we gemerkt dat het in servicepack 2 van windows XP onmogelijk was om meer dan 10 verbindingen tegelijk met dezelfde map te maken. Dus na de presentatie zaten we met 2 op te lossen problemen. Deze problemen hebben we dan de dag erna (vrijdag) opgelost. Eerst en vooral heb ik zitten zoeken naar een oplossing voor het probleem van het beperkt aantal simultane verbindingen. Hiervoor heb ik dan een patch gevonden die je op volgende site kan vinden: http://lvllord.de/?lang=en&url=downloads Door deze patch kan je zelf kiezen wat het maximum simultane verbindingen is voor een computer met windows XP SP2. Vervolgens hebben we ook iedereen die het programma moet kunnen installeren (in het domein) administrator rechten gegeven. Ons plan is nu om van volgende week (week 12), een supportweek te maken. We laten dan de leerkrachten het programma in hun klas installeren en geven in dien nodig hulp.



Pagina 73 van 81


SUPPORT + presentatie voorbereiden



Pagina 74 van 81

Conclusie & nawoord Als ik terugkijk op mijn 3 jaar opleiding als bachelor MCT vallen mij een aantal dingen zeer sterk op. Ten eerste merk je zeer sterk dat het eerste jaar een echt schiftingsjaar is. Het slaagpercentage sprak boekdelen. Het tweede jaar heb je al helemaal dat gevoel niet meer. Je merkt dan wel dat het iets meer menens wordt maar als je over het algemeen je best doet houden ze daar ook rekening mee. Het derde jaar echter is dan echt hét leukste jaar voor mij. Je kiest dan een specialisatie zodat je je echt kan focussen op datgene wat je goed kan en graag doet. Hierdoor kan je je echt gaan ontplooien. Ook de opdrachten worden alsmaar realistischer en zoals in de projectweken maak je ook voor de eerste keer eens projecten die effectief zullen gebruikt worden. Je maakt niet langer schoolwerkjes. Ze brengen je ook met het begrip “zelfstandige zijn” in aanraking door de small business projects. Dit lijkt misschien op het eerste zicht een overbodige en eerder lastige opgave maar als je het achteraf bekijkt heb je nu wel al een veel beter beeld van wat dat begrip “zelfstandige zijn” echt inhoud. Via deze small business projects kom je ook in aanraking met de echte bedrijfswereld waardoor je hiervan ook weer een iets beter beeld krijgt. Als surplus is er dan de jobhappening waar je een aantal sollicitaties kan doen op echte vacatures, bij echte bedrijven, waardoor je ook veel ervaring opdoet. De kans zit er dan ook dik in als je die dingen goed voorbereid dat je daar die dag met je eerste job naar huis gaat. De stage dan is echter de echte kroon op het werk. (alleszinds voor mij dan) Je kan je helemaal uitleven op een project waarvan je weet dat die mensen dat echt gaan willen gebruiken en waarvan je ook weet dat je project een echte meerwaarde kan zijn voor de mensen van de stage. Ik heb ondertussen ook een pak bijgeleerd over de werking van de basisschool (vooral dan i.v.m. de aanwezigheden) en over de werking van een klein netwerk (met domeincontrollers e.d. en VPN). Ook heb ik door mijn stage een beter beeld gekregen over wat ICT-coördinatoren zoal moeten doen. Wat mij vooral enorm deugd deed was om te zien dat de toekomstige gebruikers (leerkrachten, directeur,…) zeer enthousiast waren over mijn programma alsook de stagebegeleider en de stagecoach. Alleen daar zou je het al voor doen. En zeker last but not least… Het is via mijn stagebegeleider Geert Vandenhende dat ik aan mijn eerste contract voor vast werk (ABSI) ben gekomen waarvoor ik hem nog eens dubbel en dik wil bedanken.



Pagina 75 van 81

Bijlagen (zie cd-rom) Afwezigheden Afdrukvoorbeeld



Pagina 76 van 81

Zorgdocument Historiek – klassikaal



Pagina 77 van 81

Historiek – per leerling



Pagina 78 van 81

Afprinten huidig beeld



Pagina 79 van 81

Adminmodule (secretariaat) Voorbeelden van overzichten



Pagina 80 van 81

Installatie SQL-server Installatie server Restoren van database



Pagina 81 van 81

Automatisatie leerlingenbeheer

Recommend Documents