Integriteitcode
Augustus 2008
Inhoudsopgave
Pagina
1. Waarom integriteitbeleid ?
3
2. Verdeling van schaars goed
4
3. Zakelijke houden van relaties
4
4. Omgaan met bedrijfsmiddelen
6
5. Respectvolle omgang
6
6. Tot slot
7
2
1. Waarom integriteitbeleid Deze brochure bevat de integriteitcode van Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen. Hierin kun je lezen wat we bij Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen verstaan onder integriteit en waar bij ons de grenzen liggen. We zijn integer in de omgang met klanten, leveranciers, relaties en met elkaar en met bedrijfseigendommen. Onze kernwaarden klantgerichtheid, eigen verantwoordelijkheid, openheid en respect hanteren we hierbij als uitgangspunt. Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen spelen een belangrijke rol in het sociaal maatschappelijk middenveld. Niet alleen voor onze klanten maar ook voor de lokale politiek zijn wij van cruciaal belang voor de totstandkoming en de invulling van een sociaal verantwoord huisvestingsbeleid en de financiering daarvan. Door deze positionering en het maatschappelijke belang daarvan, ligt het voor de hand dat de wijze waarop wij ons profileren en manifesteren kritisch wordt gevolgd door onder anderen overheden, huurders, klanten en huurderbelangenvertegenwoordigers. Immers, naast onze maatschappelijke taak, waar velen van afhankelijk zijn, zijn wij ook beheerder van in het verleden maatschappelijk gegenereerd vermogen. Met andere woorden: wij zullen ons moeten en willen verantwoorden over ons dagelijks doen en laten; wij willen een transparante organisatie zijn. als wij de buitenwereld willen laten zien dat wij een professionele en integere organisatie zijn, dan moet dit van binnenuit komen Wij als medewerkers van Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen moeten ons bewust zijn van onze positie en beseffen dat we in een ‘glazen huis’ opereren. Als we openheid, respect en eerlijkheid naar onze klanten willen uitstralen, moeten we ook intern zo handelen. Als wij de buitenwereld willen laten zien dat wij een professionele en integere organisatie zijn, dan moet dit van binnenuit komen. De hele organisatie moet erop gericht zijn zo eerlijk, transparant en integer mogelijk te werken. Vandaar dat we deze integriteitcode hebben opgesteld. Deze geeft duidelijkheid over hoe wij omgaan met bepaalde situaties. Deze integriteitcode is geen dichtgetimmerd en uitputtend reglement. Er staat niet over elk onderwerp precies in wat wel en niet mag. Dat kan en moet ook niet. In de code staan wel enkele voor ons belangrijke regels. En verder per onderwerp richtlijnen. Het integriteitbeleid richt zich op vier hoofdgebieden: 1. Verdeling van schaars goed Hoe gaan we om met de verdeling van huur- en koopwoningen? 2. Zakelijk houden van relaties Hoe houden we de relatie met klanten, relaties en leveranciers zuiver ? 3. Gebruik van bedrijfsmiddelen Waar liggen de grenzen bij privégebruik van bedrijfsmiddelen en eigendommen van de werkgever? En bij het gebruik van werktijd voor privéaangelegenheden ?
3
4. Respectvolle omgang Hoe gaan we om met onze klanten en collega’s en met (privacygevoelige) gegevens van klanten en collega’s ? 2. Verdeling van schaars goed Bij het zoeken van een woning gelden voor ons dezelfde regels als voor andere woningzoekenden. We krijgen geen voorrang of korting bij het kopen van een woning. we voorkomen belangenverstrengeling 3. Zakelijk houden van relaties -
We nemen geen geschenken of uitnodigingen aan die kunnen leiden tot een verplichte wederdienst. We scheppen geen verwachtingen bij relaties of leveranciers. We voorkomen belangenverstrengeling. We vermijden risico’s voor Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen.
We nemen bij Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen in principe geen relatiegeschenken aan. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelatie die we met aannemers en leveranciers nastreven. Bovendien schep je verwachtingen. Onze relaties worden jaarlijks aangeschreven met het verzoek geen kerstpakketten aan individuele personen in onze organisaties te sturen. In plaats daarvan wordt gevraagd een geldelijke bijdrage te schenken aan een door de medewerkers van Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen aan te geven ‘goed doel’. We hanteren binnen Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen de volgende richtlijnen: - Als relatiegeschenken worden geen buitensporig dure attenties aangenomen. Als richtlijn wordt tot € 50,= gehanteerd. - Geschenken, waaronder kerstpakketten, worden ingeleverd bij P&O Woonconcept dan wel bij de daartoe aangewezen functionarissen van de aan Woonconcept Holding gelieerde ondernemingen. Ook de geschenken die thuis worden ontvangen. Deze worden binnen de organisaties verdeeld. - Kleine weggeefdingetjes, zoals pennen met naam van het bedrijf erop mag je behouden.
…pas op met grote geschenken…
-
We maken ons privéadres niet bekend bij onze relaties. Een etentje of lunch als afsluiting van een project is in principe geen probleem.
4
-
-
Verzorg je namens Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding of de daaraan gelieerde ondernemingen een inleiding, toespraak, gastles, workshop, presentatie, voorlichting in of buiten werktijd en je ontvangt daarvoor een attentie (bv. een bon, fles wijn) dan mag je die behouden. Geldelijke vergoedingen worden niet geaccepteerd. Er worden geen attenties aangenomen van bedrijven met wie we (nog) geen zakelijke relatie hebben of wanneer er een zakelijke geschil speelt. Voor uitnodigingen voor diners, theaters of voetbalwedstrijden geldt in principe hetzelfde. Twijfelen we over een uitnodiging en lijkt het in uitzonderlijke gevallen zinvol om wel mee te gaan, dan overleggen we eerst met de leidinggevende. we accepteren alleen excursies met een zinvolle programma-inhoud
Excursies en bedrijfsbezoeken: - We accepteren geen uitnodigingen van bedrijven waar we slechte ervaringen mee hebben. - We accepteren geen buitenlandse excursies (alleen na overleg met de leidinggevende). - We accepteren alleen excursies met een zinvolle programma-inhoud. Tenzij dit gezien andere genodigden een gelegenheid kan zijn voor ervaringuitwisseling met collega-opdrachtgevers. Dit ter beoordeling van de leidinggevende. - We geven geen inhoudelijke informatie over op handen zijnde projecten of onderhoudprogramma’s. - Bij het niet accepteren van de uitnodiging wordt deze op een correcte manier afgezegd. - We accepteren geen uitnodigingen als ons werk het niet toelaat. De minimale bezetting van de afdeling moet gewaarborgd zijn. - Ook al gaan we in eigen tijd (verlof, weekend), we vergeten niet dat we Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding of de daaraan gelieerde ondernemingen representeren. Sportevenementen, georganiseerd door zakelijke relaties Deelname aan sportevenementen met collega’s is natuurlijk prima. Ook wanneer deze georganiseerd worden door zakelijke relaties. Deze evenementen zijn een prima gelegenheid vakgenoten en andere (opdrachtgevende) partijen te ontmoeten. Bedrijfsbezoeken/beurzen in werktijd Na overleg vooraf met de leidinggevende: - bedrijfsbezoeken en excursies: maximaal 3 dagdelen per jaar in werktijd; - beurzen, maximaal 2 beurzen per jaar, maximaal 3 dagdelen in werktijd; - projectgebonden bedrijfsbezoek (ter voorbereiding van materiaal- systeem of leverancierskeuze). Privéopdrachten aan relaties Het kan natuurlijk voorkomen dat we in onze privésituatie werkzaamheden willen laten verrichten door een bedrijf. Er bestaat dan de kans dat deze ook werk in opdracht voor Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding of de daaraan gelieerde ondernemingen uitvoert. Wanneer deze kans bestaat, laten we dit onze leidinggevende vooraf even weten. We maken alleen gebruik van kortingen bij bedrijven waarmee we een collectieve regeling hebben getroffen.
5
Aan een opdrachtverstrekking ligt een goed onderbouwde begroting ten grondslag en wij zijn desgevraagd bereid nota’s en betalingsbewijzen, op verzoek van de leidinggevende te overleggen. Belangrijk is dat we aan onze relatie met aannemers, fabrikanten en leveranciers een goed gevoel overhouden. We willen nooit in de situatie terechtkomen waar we ons verplicht voelen op een voor de externe partij gunstige wijze te handelen of te beslissen. We willen altijd in de volledige breedte de vrije keus blijven houden en in zakelijke meningsverschillen of conflicten niet belast zijn. we gebruiken bedrijfsmiddelen slechts heel beperkt voor privézaken 4. Omgaan met bedrijfsmiddelen • We gaan zorgvuldig om met bedrijfseigendommen • We gebruiken bedrijfsmiddelen slechts heel beperkt voor privézaken • Privéaangelegenheden regelen we zoveel mogelijk buiten werktijd Werktijd Afspraken met huisarts en tandarts maken we zoveel mogelijk buiten werktijd. Privégebruik bedrijfseigendommen Bedrijfseigendommen zijn in principe niet bestemd voor privégebruik. Incidenteel privé gebruik van bepaalde bedrijfsmiddelen is toegestaan, mits in goed overleg met de voor deze eigendommen verantwoordelijke. En natuurlijk ga je met deze bedrijfseigendommen zorgvuldig om. Als ze kapot gaan of je vergeet ze de volgende dag weer mee te nemen naar het werk dan heeft een collega daar last van. Een enkele keer een kopietje maken voor eigen gebruik kan, zolang het heel beperkt blijft.
…printerpapier haal je bij de kantoorboekhandel…
Telefoon, internetten en e-mail We voeren zo min mogelijk privételefoongesprekken op het werk. Alleen als het niet anders kan, bijvoorbeeld als een instantie alleen tijdens kantoortijden bereikbaar is. Op het werk een e-mail sturen naar vrienden, we doen het allemaal wel eens, maar niet te vaak. Een enkele keer iets voor onszelf opzoeken op het internet kan geen kwaad, maar we houden het zeer beperkt. We houden ons aan onze gedragscode elektronische media. 5. Respectvolle omgang - We roddelen niet en maken geen discriminerende of seksistische opmerkingen - Informatie over klanten, relaties of collega’s gebruiken we alleen voor het werk - We gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie - We spreken collega’s aan op ongewenst, niet integer gedrag
6
Klanten en collega’s We behandelen onze klanten en collega’s met respect, zoals we zelf ook behandeld willen worden. We zijn vriendelijk en beleefd. We praten niet achter iemands rug over hem of haar. Ook respecteren we dat we niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie en seksisme vinden we onacceptabel. Voor ongewenste interne omgangsvormen hebben we een klachtenregeling ongewenste omgangsvormen. Wij willen ook op een correcte manier bejegend worden door onze klanten. Agressie en geweld richting onze medewerkers wordt niet geaccepteerd. In ons agressieprotocol maken we duidelijk welk gedrag we van klanten niet accepteren en hoe we daar mee omgaan. We komen afspraken na, zowel met klanten en relaties als met collega’s. We respecteren de privacy van onze klanten. We vertellen thuis niet met naam en toenaam over hen. Vertrouwelijke informatie over onze klanten, relaties of collega’s gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. We gaan zorgvuldig om met deze informatie en zorgen ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. het is beter om met elkaar te praten in plaats van over elkaar Aanspreken We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Dat is misschien niet altijd gemakkelijk, maar ongewenst gedrag kan op een afdeling de sfeer negatief beïnvloeden. Het kan irritaties opwekken. Het is beter om met elkaar te praten in plaats van over elkaar. Misstanden We hechten grote waarde aan integriteit en vinden dat inbreuken op deze integriteit niet mogen voorkomen. Waar onregelmatigheden of misstanden toch voorkomen, moeten deze adequaat worden behandeld. In de klokkenluiderregeling is vastgelegd op welke wijze en waar een eventueel vermoeden van een misstand kan worden gemeld en afgehandeld. Externe partijen kunnen vermoedens van misstanden melden bij de directeur, de bestuurder of het extern meldpunt. In deze gevallen is de klokkenluiderregeling ook van toepassing. 6. Tot slot Sinds 2003 bestonden er al specifieke afspraken over integriteit en omgangsvormen. Met deze integriteitcode hebben we ons beleid nog wat explicieter gemaakt. Niet als een soort motie van wantrouwen maar als handvat. Ook voor de buitenwacht maken we helder waar we voor staan. Gedragingen en/of handelingen in strijd met deze integriteitcode worden opgevat als inbreuk op het vertrouwen dat Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding of de daaraan gelieerde ondernemingen in de desbetreffende medewerker heeft gesteld. Met de medewerker wordt hierover een gesprek gevoerd dat schriftelijk wordt vastgelegd. De uitkomsten van deze gesprekken kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen met als uiterste consequentie ontslag.
7
