AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM TIRTA KERTA RAHARJA KABUPATEN TANGERANG ANNISA SYAFIRA Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon jeruk Raya No 27, Telp: (021) 53696969 Email:
[email protected] Dosen Pembimbing: Drs. Sudarmo, M.M.
ABSTRAK
Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui efesiensi dan efektivitas pelaksanaan aktivitas pengelolaan sumber daya manusia pada PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang. Penelitian ini juga memiliki tujuan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang muncul dan memberikan rekomendasi kepada manajemen perusahaan atas hambatan-hambatan atau kekurangan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia serta melakukan perbaikan guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasionalnya. Jenis Penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi. Penulis melalukan penelitian pada PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang merupakan suatu perusahaan pelayanan jasa air bersih. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa kegiatan pengelolaan sumber daya manusia masih belum efisien dan efektif. Perusahaan telah menetapkan kebijakan. Namun, masih terdapat beberapa kelemahan dalam kegiatan pengelolaan sumber daya manusia dilakukan seperti tidak jelasnya SOP dan tidak adanya standar perekrutan pegawai. Kata Kunci : Audit Operational, Sumber Daya Manusia, dan Pengelolaan.
PENDAHULUAN Untuk mengelola potensi Sumber Daya Manusia secara optimal, diperlukan kebijakankebijakan manajemen, prosedur dan sistem yang diterapkan secara baik. Pengelolaan potensi ini diserahkan pada suatu departemen khusus yaitu Departemen Sumber Daya Manusia/Personalia yang bertanggung jawab untuk memperoleh, memberdayakan, dan memelihara Sumber Daya Manusia. Pentingnya kontribusi Sumber Daya Manusia pada perusahaan memicu untuk dilakukannya tindakan pemeriksaan guna mengevaluasi pelaksanaan atau kinerja dari departemen tersebut. Karena tingkat resiko penyimpangan dan kesalahan yang dilakukan dalam melaksanakan aktivitasnya sangat mungkin terjadi. Atas dasar permasalahan tersebut maka dibutuhkan pengawasan dan pengendalian manajemen yang baik dan pada akhirnya akan menimbulkan aktivitas pemeriksaan atau yang dikenal dengan istilah audit manajemen. Audit manajemen merupakan suatu teknik pemeriksaan yang meliputi berbagai bidang yang luas tentang prosedur, metode penilaian, kelayakan dan pendekatan-pendekatan lain yang diperlukan. Pemeriksaan manajemen dirancang untuk menganalisis, menilai, meninjau ulang dan menimbang hasil kerja perusahaan dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan atau pedoman yang ditentukan oleh perusahaan. Audit manajemen menekankan pada unsur Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomis. Tujuan dilakukannya penelitian ini yaitu: 1.
Untuk memenuhi aktivitas yang efektif dan efisien dalam pengelolaan recruitment dan training departemen Sumber Daya Manusia pada PDAM Tirta Kerta Raharja.
2.
Untuk mengetahui masalah-masalah yang muncul sehingga dapat memberikan rekomendasi kepada manajemen perusahaan atas kekurangan yang berkaitan dengan pelaksanaan aktivitas pengelolaan Sumber Daya Manusia guna memenuhi efektivitas dan efisiensi perusahaan.
METODE PENELITIAN Penulis menggunakan beberapa cara dalam melakukan penelitian, yaitu: 1. Penelitian kepustakaan Penelitian ini dilakukan dengan membaca dan mengambil beberapa teori dari buku yang berhubungan dengan audit operasional. 2. Penelitian lapangan a. Observasi Penulis langsung melakukan penelitian pada bagian audit operasional PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang. b. Wawancara Penulis melakukan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait dengan judul penelitian penulis. c. Dokumen-dokumen pendukung Penulis meminta dokumen-dokumen kepada manajemen yang mendukung untuk menunjang penelitian yang dilakukan. d. Analisa Penulis melakukan analisa dari dokumen-dokumen pendukung lainnya yang diperoleh dari pihak manajemen.
PEMBAHASAN Proses audit atas pengelolaan sumber daya manusia dalam fungsi rekrutmen dan pelatihan telah dilakukan dengan menjalankan tahapan-tahapan audit. Dalam buku Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi (IBK, Bayangkara 2008), dijelaskan beberapa tahapan dalam melakukan audit manajemen: 1.
Audit pendahuluan
2.
Review dan pengujian pengendalian manajemen
3.
Audit Terinci
4.
Pelaporan atas temuan dan rekomendasi perbaikan
Prosedur rekrutmen, pengembangan dan pelatihan pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang mengacu pada Standar Operasi dan Prosedur (SOP) unit kepegawaian. Prosedur rekrutmen terdiri dari tiga proses dengan menggunakan Tim Rekrutmen yaitu prosedur rekrutmen, perubahan status dari orientasi ke calon pegawai tetap, dan perubahan status dari calon pegawai tetap menjadi pegawai tetap. Dalam mengukur efektivitas dan efisiensi fungsi rekrutmen, pengembangan dan pelatihan telah didapatkan data mengenai proses rekrutmen, pengembangan dan pelatihan serta dilakukan wawancara terhadap sebelas pegawai yang telah mengikuti pelatihan. Dalam menganalisis dan mengevaluasi fungsi rekrutmen, pengembangan dan pelatihan pada PDAM TKR Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang yang dilakukan melalui ICQ, ditemukan beberapa kelemahan/masalah di dalam fungsi rekrutmen, pengembangan dan pelatihan. Berikut adalah kelemahan yang ditemukan: 1.
Proses rekrutmen belum sesuai dengan standar operasi dan prosedur unit kerja kepegawaian
2.
Proses rekrutmen yang tidak memiliki perencanaan terhadap tenaga kerja
3.
Perusahaan tidak memiliki job specification, job requirement, dan job description diberikan secara lisan
4.
Masa orientasi tidak berjalan dengan baik
5.
Pemberian pelatihan dan pendidikan peningkatan produktivitas karyawan
tidak
berpengaruh
pada
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil pemeriksaan dan evaluasi terhadap audit operasional, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fungsi perekrutan pada divisi SDM PDAM TKR Kabupaten Tangerang sudah efisien karena berdasarkan Internal Control Questionaire yang diberikan kepada Kepala Bagian Kepegawaian sistem perekrutan yang diaplikasikan pada saat ini yaitu sistem online, dapat menghemat waktu pelaksanaan rekrutmen dibandingkan dengan sistem manual Fungsi perekrutan pada divisi SDM PDAM TKR Kabupaten Tangerang belum efektif karena masih ada prosedur yang tidak dijalankan oleh perusahaan yaitu proses wawancara dan tes potensi akademik yang menyebabkan perusahaan rawan menerima karyawan yang sebenarnya tidak sesuai dengan kriteria yang dapat mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan perusahaan karena kemampuan karyawannya yang tidak kompeten. Fungsi pengembangan dan pelatihan pada divisi SDM PDAM TKR Kabupaten Tangerang belum efektif karena waktu yang diberikan untuk pelatihan cenderung sebentar sehingga karyawan khususnya karyawan baru sulit untuk menyerap materi yang diberikan. Fungsi pengembangan dan pelatihan pada divisi SDM PDAM TKR Kabupaten Tangerang belum dikatakan efektif karena berdasarkan hasil tanya jawab yang dilakukan oleh beberapa pegawai yang telah mengikuti latihan, materi yang diberikan seringkali sudah dipahami oleh pegawai yang menerima pelatihan. Selain itu, perusahaan juga tidak memiliki kriteria terhadap pegawai yang sebenarnya membutuhkan pelatihan. Hal ini akan menyebabkan turunnya produktivitas keseluruhan perusahaan karena berkurangnya motivasi kerja dan keterampilan karyawan. Karyawan yang sebenarnya membutuhkan pelatihan harus menunggu giliran untuk dilatih sedangkan karyawan yang sudah menguasai materi justru mengikuti pelatihan. Proses rekrutmen pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang belum sesuai dengan SOP Unit Kerja Kepegawaian karena perusahaan masih mengacu pada SOP tahun 2001, ada prosedur baru dalam proses rekrutmen yang telah diterapkan oleh perusahaan namun tidak tercantum pada SOP. Hal ini dikarenakan pengawasan terhadap SOP dalam perusahaan cenderung lemah karena tidak dilakukan review atas standar yang berlaku pada perusahaan atau evaluasi sejauh mana SOP masih dapat dipergunakan. PDAM TKR Kabupaten Tangerang tidak memiliki perencanaan mengenai jumlah karyawan yang akan direkrut. Perusahaan hanya melaksanakan rekrutmen apabila suatu unit divisi meminta karyawan baru tanpa memastikan kelayakan jumlah karyawan yang diminta. Hal ini akan mengakibatkan ketimpangan dalam proses perekrutan. Perusahaan memprioritaskan posisi yang kosong dalam suatu divisi diisi oleh pegawai dari dalam perusahaan, namun hal ini mengakibatkan kekosongan pada posisi yang dijabat oleh pegawai sebelumnya. Permasalahan ini membuat divisi SDM sulit menentukan unit kerja mana yang harus diberikan tenaga kerja baru dari luar perusahaan PDAM TKR Kabupaten Tangerang tidak memiliki job specification dan job description hal ini disebabkan karena perusahaan tidak memiliki pengendalian atas fungsi rekrutmen, seleksi, dan penempatan yang akibatnya perusahaan tidak dapat menempatkan calon karyawan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan perusahaan. Pada praktiknya, banyak karyawan yang menempati
8.
9.
10.
posisi atau jabatan diluar kemampuannya. Penyalahgunaan wewenang yang digunakan oleh pegawai senior juga masih kerap terjadi seperti mempekerjakan kerabat atau keluarga tanpa melewati proses rekrutmen. Hal ini mengakibatkan lemahnya kualitas tenaga kerja yang akan dimiliki oleh perusahaan dan perusahaan tidak dapat mengukur sejauh mana kemampuan dari pegawai. Job Description untuk pegawai baru diberikan secara lisan. Pada dasarnya perusahaan memiliki job description tertulis namun hal itu tidak berlaku pada praktiknya. Hal ini mengakibatkan pegawai baru kesulitan untuk memahami secara mendalam mengenai tanggung jawabnya dan akan menghambat perkembangangan keterampilan dari pegawai. Permasalahan lain yang ada pada PDAM TKR Kabupaten Tangerang adalah masa orientasi yang belum berjalan dengan baik. Pada suatu kondisi, masa orientasi dianggap belum mampu memberi informasi pekerjaan terhadap tenaga baru. Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa karyawan baru akan beradaptasi dengan perusahaan dengan sendirinya dan tenaga baru tidak diberi penjelasan mengenai nilai – nilai perusahaan atau kode etik perusahaan. Pelatihan dan pendidikan yang diberikan oleh perusahaan tidak memberikan pengaruh terhadap produktivitas karyawan karena pendidikan dan pelatihan hanya menjadi agenda rutin perusahaan setiap tahun. Perusahaan kerap memilih pegawai yang sebenarnya tidak perlu diberikan pelatihan dan pegawai yang merasa telah mampu menguasai materi tidak bisa mengajukan pergantian pelatihan oleh pegawai lain yang lebih membutuhkan.
Berikut adalah beberapa saran untuk melakukan perbaikan yang dapat berguna bagi perusahaan : 1. PDAM TKR Kabupaten Tangerang harus melakukan pengawasan serta review terhadap SOP, baik SOP untuk keseluruhan perusahaan maupun masing – masing unit divisi. 2. PDAM TKR Kabupaten Tangerang harus membuat perencanaan terhadap tenaga baru yang akan direkrut dengan memperhitungkan metode analisis beban kerja. Hal ini untuk diperlukan untuk mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan dari masing – masing unit divisi. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi setiap periode untuk mengetahui berapa jumlah penempatan pegawai yang dibutuhkan. 3. Perusahaan harus membuat job specification dan job requirement untuk masing – masing unit divisi kerja sehingga dapat mengetahui secara jelas kemampuan calon karyawan yang akan bekerja. Selain itu, job description perlu diberikan secara tertulis kepada tenaga baru untuk dipelajari. 4. Dalam kaitannya dengan masa orientasi, perusahaan layaknya harus memperkenalkan karyawan baru dengan keseluruhan karyawan lama mulai dari staff hingga top management. Hal lainnya adalah melakukan pengawasan terhadap karyawan baru dalam masa orientasi guna mengetahui kekurangan yang mungkin dilakukan sehingga dapat disampaikan hal – hal yang perlu diperbaiki. 5. Berkaitan dengan pengembangan dan pelatihan, PDAM TKR Kabupaten Tangerang harus menerapkan suatu sistem dimana karyawan dapat mempelajari pekerjaannya sekaligus menerapkan pekerjaan tersebut secara langsung. Perusahaan dapat menggunakan top management untuk melakukan pelatihan terhadap karyawannya.
REFERENSI Agoes, Sukrisno., Hoesada, Jan (2012). Bunga Rampai Auditing. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Arens, Alvin A., Randal J. Elder, and Mark S. Beasly. (2011). Auditing and Assurance Service An Integrated Approach. 14th Edition. Prentice Hall. Bangun, Wilson. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit Erlangga Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Mayangsari, Sekar., Wandanarum, Puspa. (2013). Auditing Pendekatan Sektor Publik dan Privat. Jakarta: Penerbit Media Bangsa. Mulyadi. (2010). Auditing. Jilid Satu. Edisi Keenam. Jakarta: Penerbit Salemba Empat, Humanika, Medika. Philomena Leung, Paul Coram, Cooper B.J & Peter Richardson. (2011). Modern Auditing & Assurance Service. Queensland: John Wiley & Sons Australia, Ltd. Rahayu, Siti Kurnia dan Ely. (2010). Auditing: Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntansi Publik. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Rivai, Veithzal. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Siagian, S. P. (2004). Audit Manajemen. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara.
RIWAYAT HIDUP Annisa Syafira, lahir di kota Tangerang, 13 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2014.
