AUDIT MANAJEMEN SEBAGAI PENILAIAN EFEKTIVITAS SUMBER DAYA MANUSIA (Studi kasus pada PT. Shaftindo Energi)
Anindita Prastuti Universitas Brawijaya, Jl. M.T. Haryono 165, Malang
ABSTRACT Management audit of human resource at PT. Shaftindo Energi aims to know how effective the development of human resource function and identify weaknesses and give recommendation or improvement alternative to reach the effective human resource development. This research used descriptive research method. The datas got from field studies, those are by interview, observation, documentation, and questionnaire. Data analyzing process used a qualitative analysis method by compared three elements which is criteria, cause, and effect to know how succeed the management develop the human resource. The problem boundary is effectiveness assessment of human resource function at PT. Shaftindo Energi. The functions are (1) human resource planning (2) human resource recruitment (3) human resource selection and orientation (4) manpower training and development (5) work assessment (6) compensation (7) manpower protection (8) company and employee relationship (9) termination of employment. Based on the result of the research, most of the function already effective, they are human resource planning, manpower training and development, work assessment, compensation management, manpower protection, and termination of employment. While human resource recruitment, human resource selection and orientation, and company & employee relationship are ineffective. Based on the weakness were found on the function, the author gives some recommendations and improvement alternatives to be used by PT. Shaftindo Energi as feedback in future human resource development. Keywords: Management Audit, Effectiveness, Human Resource Function, criteria, causes, effect, recommendation
PENDAHULUAN Sumber daya manusia adalah aset perusahaan yang memiliki peran sangat penting dalam menjalankan perusahaan dan menentukan arah perusahaan dalam tujuannya mencapai keuntungan. Oleh karena itu, diperlukan fungsi yang berperan khusus dalam mengelola kinerja SDM, yaitu fungsi personalia atau fungsi SDM. Fungsi ini bertanggung jawab untuk merekrut sumber daya manusia untuk perusahaan, kemudian mengelola dan mengembangkannya agar dapat menjadi aset perusahaan yang lebih berkualitas. Dalam rangka mengelola sumber daya manusia sebagai aset perusahaan, perusahaan tentunya mengeluarkan biaya-biaya yang menjadi beban perusahaan, sebagai contohnya adalah beban gaji. Pembayaran gaji oleh perusahaan tidak dapat dihindari walaupun perusahaan sedang mengalami penurunan pendapatan. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan apakah biaya-biaya yang telah dikeluarkan perusahaan tersebut sudah sebanding dengan kontribusi sumber daya manusia terhadap perusahaan. Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efektif dan efisien serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen sumber daya manusia juga merupakan serangkaian tugas yang berkaitan dengan upaya-upaya memperoleh karyawan, melatih, mengembangkan, memotivasi, mengorganisasikan dan memelihara karyawan sebuah perusahaan sampai suatu ketika terjadi pemutusan hubungan kerja sehingga audit manajemen sumber daya manusia digunakan sebagai suatu alat atau instrumen dari perubahan (Mangkuprawira, 2002: 14-15). Perusahaan perlu memiliki sebuah manajemen sumber daya manusia yang baik agar dapat meningkatkan efektivitas fungsi sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan karena efektivitas merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang keberhasilan perusahaan. Fungsi SDM dalam suatu perusahaan biasanya disebut dengan fungsi Human Resource Development (HRD) atau fungsi SDM. Fungsi SDM dalam beberapa perusahaan dikelompokkan dalam suatu kelompok sentralisasi tunggal, yaitu suatu departemen yang bertanggung jawab untuk mendapatkan, mengembangkan, dan memelihara/mempertahankan sumber daya manusia (Tunggal: 1992). Fungsi SDM suatu perusahaan sebagaimana fungsi-fungsi lain dalam perusahaan yang tidak dapat terhindar dari permasalahan. Masalah yang sering terjadi dalam hal SDM tidak hanya berasal dari fungsi SDM saja tetapi juga dapat dipengaruhi oleh semua bagian di dalam perusahaan. Masalah-masalah yang terjadi dapat dipengaruhi oleh suasana kerja, sikap pimpinan, tekanan, dan lain sebagainya. Untuk mengantisipasi resiko terjadinya masalah dan mengoptimalkan sumber daya manusia, perusahaan perlu melakukan evaluasi apakah fungsi sumber daya manusia ini telah dijalankan secara efektif melalui audit manajemen. Audit
manajemen diadakan sebagai alat bantu untuk mengidentifikasi adanya kelemahankelemahan yang dapat menghambat operasional perusahaan. Audit manajemen sumber daya manusia dimaksudkan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah perusahaan yang memerlukan perbaikan. Hasil dari audit manajemen sumber daya manusia ini dapat dijadikan sumber informasi untuk para manajer perusahaan mengenai efektivitas sumber daya manusia yang dimiliki. Dari audit manajemen dapat diperoleh rekomendasi perbaikan dalam pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia. Audit manajemen sumber daya manusia merupakan suatu aktivitas untuk menilai sumber daya manusia dalam perusahaan untuk mencari, menemukan, dan mengevaluasi fakta sejauh mana manajemen berhasil melakukan fungsinya untuk mengelola personil yang terdapat pada perusahaan. Audit manajemen ini dapat dilaksanakan oleh internal perusahaan maupun eksternal. Audit manajemen masih jarang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia karena tidak ada peraturan khusus yang mengharuskan suatu perusahaan menerapkan audit manajemen dalam kegiatan perusahaannya. Audit manajemen biasanya dilakukan jika terdapat masalah yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Perusahaan yang rentan mengalami permasalahan operasional yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia kebanyakan adalah perusahaan yang padat karya. Semakin banyak jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan tentunya membutuhkan manajemen sumber daya manusia yang lebih baik. PT. Shaftindo Energi sebagai salah satu perusahaan penyedia jasa EPC dan pipeline construction untuk oil and gas company memiliki banyak tenaga kerja. Setiap pelaksanaan proyek dari kontrak kerja selalu melibatkan puluhan tenaga kerja proyek atau yang biasa disebut dengan istilah man power. Keberadaan man power yang tersebar di luar kantor PT. Shaftindo Energi menyebabkan kontrol terhadap karyawan ini membutuhkan perlakuan khusus. Oleh karena itu penulis merasa bahwa PT. Shaftindo Energi membutuhkan audit manajemen pada fungsi sumber daya manusia. Dari pelaksanaan audit manajemen dapat ditemukan kelemahan yang terjadi di dalam manajemen perusahaan. Kemudian auditor memberikan rekomendasi berupa perbaikan yang bisa diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai manajemen yang lebih efektif. LANDASAN TEORI Pengertian Audit Pengertian audit menurut A. Arens (1996:1) didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteriakriteria yang telah ditetapkan. Definisi di sini lebih menitikberatkan pada proses audit data akuntansi. Yang menjadi perhatian dalam audit ini adalah menentukan apakah
informasi yang tercatat telah mencerminkan dengan benar kejadian ekonomi pada periode tersebut. Audit Manajemen Audit manajemen adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Dalam konteks audit manajemen, manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang harus dipertanggungjawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi. Audit manajemen dirancang secara sistematis untuk mengaudit aktivitas, program-program yang diselenggarakan, atau sebagian dari entitas yang bias diaudit untuk menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara efisien serta apakah tujuan dari program dan aktivitas yang telah drencanakan dapat tercapai dan tidak melanggar ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan (Bayangkara, 2008:2). Sedangkan definisi audit manajemen menurut Agoes (2004:175) adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Dalam buku Tunggal (1992:4), audit manajemen merupakan suatu penilaian dari organisasi manajerial dan efisiensi dari suatu perusahaan, departemen, atau setiap entitas dan subentitas yang dapat diaudit. Penekanannya adalah untuk mencapai efisiensi yang lebih besar, efektivitas, dan ekonomisasi dalam usaha dan organisasi yang lain. Selain itu dikatakan juga di dalam bukunya bahwa audit manajemen dapat didefinisikan sebagai penilaian sistem manajemen perusahaan, apakah sistem tersebut beroperasi secara efektif dan risiko apa yang mungkin timbul apabila sistem tersebut tidak beroperasi secara efisien. Tujuan Audit Manajemen Menurut Bayangkara (2008:3) audit manajemen bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan terutama pada berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang, di samping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian. Menurut Agoes (2004:175), tujuan umum dari manajemen audit adalah: Untuk menilai kinerja (performance). Audit manajemen diharapkan dapat digunakan untuk menilai kinerja, baik dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan.
Untuk menilai efisiensi dan ekonomis. Tujuan audit manajemen ini juga ingin menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. Untuk menilai efektivitas. Selain itu juga diharapkan dapat memberikan penilaian tentang efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management. Untuk dapat memberikan rekomendasi. Top management selaku orang yang memiliki jabatan yang tinggi di dalam perusahaan seharusnya dapat memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan tersebut. Oleh karena itu, salah satu tujuan audit manajemen juga digunakan dapat memberikan rekomendasi kepada top manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan. Langkah-langkah Audit Manajemen Langkah-langkah dalam melakukan audit merupakan salah satu hal penting yang mendorong tercapainya keberhasilan pelaksanaan audit manajemen. Langkahlangkah audit manajemen secara umum tidak jauh berbeda antara satu jenis perusahaan dengan perusahaan lainnya. Menurut Siagian (2001:26), langkahlangkah tersebut adalah: Langkah pertama yaitu melakukan penentuan cakupan audit yang mana audit dapat mencakup seluruh segi operasional perusahaan ataupun hanya pada bidang fungsional tertentu, hal ini tergantung pada persepsi dan interpretasi manajemen puncak tentang cakupan tersebut karena manajemen puncak yang mengambil tindakan korektif berdasarkan temuan dan saran tindak para pelaksana audit. Langkah kedua melakukan perencanaan kegiatan audit yaitu perencanaan audit mencakup pada penyusunan rencana aksi yang dipandang tepat. Rencana aksi yang dilakukan adalah identifikasi komponen perusahaan yang akan menjadi sumber data, jangka waktu pelaksanaan audit, pengorganisasian kegiatan audit, penentuan instrumen, pengumpulan data, dan teknik analisis yang akan digunakan. Selanjutnya langkah ketiga pengumpulan fakta, yaitu pemilihan teknik pengumpulan dan merupalan hal yang penting karena tidak ada suatu teknik pengumpulan data yang sama efektifnya untuk semua kegiatan audit. Dalam melakukan pengumpulan fakta ada beberapa teknik yang dapat digunakan menurut Siagian (2001:27) antara lain: a. Mempelajari dokumen resmi perusahaan tentang bidang fungsional atau komponen yang diaudit b. Melakukan wawancara dengan manajemen dan para karyawan yang menangani bidang fungsional atau satuan kerja tertentu c. Menyusun dan menyebarluaskan kuisioner kepada pihak tertentu d. Melakukan survei langsung di lapangan
Langkah keempat yaitu analisis data. Dalam tahapan ini merupakan tahapan yang penting dan bersifat kritikal karena pemilihan teknik analisis data yang tepat akan menghasilkan informasi yang relevan, mutakhir, lengkap, dan dapat dipercaya. Penggunaan teknik yang tepat juga berarti bahwa dalam melakukan analisis data: a. Harus ada jaminan bahwa dalam proses analisis data tidak terjadi manipulasi atau rekayasa b. Informasi yang dihasilkan harus mengungkap berbagai alternatif yang mungkin ditempuh oleh manajemen puncak c. Terlihat dengan jelas keunggulan dan kelemahan setiap alternatif Langkah yang terakhir yaitu penyusunan laporan. Laporan kegiatan audit dapat dikatakan baik jika dalam laporan tersebut memuat resume kegiatan yang dilaksanakan, terdapat uraian cakupan kegiatan audit, terdapat uraian yang rinci tentang temuan-temuan dalam melaksanakan audit, pembahasan sistematik berbagai alternatif yang mungkin ditempuh dengan menunjukkan kelemahan dan kekurangan dari setiap alternatif, laporan bersifat faktual dan obyektif. Sedangkan menurut Supriyono (1990:130), butir-butir isi laporan audit manajemen terdiri dari: a. Tujuan pemeriksaan b. Lingkup pemeriksaan c. Hasil-hasil temuan pemeriksaan d. Pendapat pemeriksa, jika diperlukan e. Kesimpulan dan rekomendasi pemeriksaan untuk peningkatan prestasi Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Bambang Wahyudi (2002:1):“Ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan, dan memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada kepuasan pada diri pribadi-pribadi yang bersangkutan.” Definisi lain menurut Edwin B. Flippo dalam buku Bambang Wahyudi Manajemen Sumber Daya Manusia (2002:9): “Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahaan sumber daya manusia ke suatu titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat.” Sedangkan definisi manajemen sumber daya manusia menurut Mangkuprawira (2002:14) adalah: “Manajemen sumber daya manusia merupakan penerapan pendekatan sumber daya manusia dimana secara bersama-sama terdapat dua tujuan yang ingin dicapai, yaitu tujuan untuk perusahaan dan untuk karyawan.” Dari beberapa definisi yang telah dijelaskan oleh para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan suatu proses dalam mengelola sumber daya manusia yang ada sehingga dapat menjalankan tugasnya sesuai yang diharapkan oleh perusahaan yang nantinya dapat secara
langsung berdampak pada tercapainya tujuan perusahaan. Selain itu juga dapat disimpulkan bahwa salah satu faktor penentu keberhasilan dalam suatu perusahaan adalah adanya campur tangan manusia. Oleh karena itu, sumber daya manusia harus dikelola sebaik mungkin serta diarahkan sesuai dengan tujuan perusahaan agar tujuan tersebut dapat tercapai dan juga secara langsung juga berdampak pada kesejahteraan karyawannya. Tujuan dan Manfaat Sumber Daya Manusia Tujuan dan manfaat sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan efektivitas perusahaan melalui kebijaksanaan, prosedur dan metode yang digunakan untuk mengelola orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Selain itu juga agar setiap petugas dalam suatu organisasi dapat bekerja sama dengan rekan lainnya untuk merealisasi tujuan dengan efektif dan efisien (Manullang, 1976:14). Konsep Dasar Efektivitas Efektivitas merupakan salah satu aspek penilaian untuk menilai prestasi kinerja dari operasional perusahaan. Menurut Tunggal (2003:12), definisi efektivitas adalah penentuan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai. Johny Setiawan (1988: 56) menyatakan bahwa efektivitas berhubungan dengan hasil guna yang berkaitan dengan hasil operasi, efektivitas ini dianggap sebagai derajat keberhasilan suatu organisasi (sampai seberapa jauh suatu organisasi dapat dinyatakan berhasil) di dalam usahanya untuk mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut. Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa efektif didefinisikan sebagai suatu keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai apa tujuan organisasi tersebut. Sehingga dapat dikatakan bahwa organisasi yang efektif apabila keluarannya dapat memberikan sumbangan yang besar terhadap pencapaian tujuan organisasi (Supriyono, 1990: 9). Efektivitas Sumber Daya Manusia Menurut Handoko (1994: 25) manajemen sumber daya manusia sering dipandang tidak vital untuk organisasi, karena ketidakmampuannya memperagakan efektivitasnya. Hal ini berarti departemen sumber daya manusia gagal untuk menunjukkan apa yang dilakukannya, terutama seberapa banyak kontribusinya dan peranannya dalam pencapaian tujuan-tujuan strategik organisasi. Menyadari hal ini, para manajer sumber daya manusia mulai tergerak untuk menyajikan efektivitas kerja mereka dengan cara membandingkan biaya dan manfaat berbagai kegiatan. Jadi efektivitas manajemen sumber daya manusia diukur dengan penentuan kriteria dan manfaat yang tepat dan relevan. Sehingga pelaksanaan fungsi sumber daya manusia dapat dikatakan efektif apabila telah dijalankan sesuai dengan kriteria yang ada.
METODOLOGI PENELITIAN Metode penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Menurut Moh.Nazir (1988:63) metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan penelitian deskriptif adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat, serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Jenis Penelitian Adapun jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus terhadap objek penelitian. Studi Kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dan subyek yang diteliti serta interaksinya dengan lingkungan. Sedangkan metode deskriptif adalah penelitian yang mengukur dan menggambarkan tentang suatu fenomena sosial tertentu dengan cara menghimpun fakta, tetapi tanpa melakukan pengujian hipotesis (Arikunto: 1995, 310). Studi Kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dan subyek yang diteliti serta interaksinya dengan lingkungan. Sedangkan penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi (Bambang Sopomo dan Nur Indrianto, 1999). Objek Penelitian Penelitian mengenai audit manajemen pada fungsi sumber daya manusia dilakukan pada PT. Shaftindo Energi. PT. Shaftindo Energi adalah perusahaan Engineering, Procurement, and Construction(EPC) dan pipeline construction yang pusat administrasinya berada di jalan Malaka Raya no. 174, Duren Sawit, Jakarta Timur 13440. Ruang Lingkup Penelitian Menurut Siagian (1997:69) lingkup audit manajemen sumber daya manusia terdiri atas: (a) keterkaitan dengan strategi perusahaan, (b) penyelenggaraan fungsi manajemen sumber daya manusia, (c) ketaatan manajemen pada berbagai ketentuan normatif,termasuk keputusan yang dibuatnya sendiri, dan (d) kepuasan para karyawan perusahaan. Penelitian ini difokuskan pada fungsi-fungsi sumber daya manusia yang di selenggarakan oleh PT. Shaftindo Energi yang meliputi: 1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Perekrutan sumber daya manusia 3. Seleksi dan orientasi tenaga kerja
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Pelatihan dan pengembangan tenaga kerja Penilaian prestasi kinerja Manajemen kompensasi Fungsi perlindungan tenaga kerja Pemeliharaan hubungan dengan karyawan Pemutusan hubungan kerja
Sumber Data Untuk menunjang kelancaran berlangsungnya penelitian ini, maka penulis membutuhkan berbagai sumber data. Jenis data yang digunakan dalam penelitan ini adalah data kualitatif yaitu data yang tidak berbentuk angka yang merupakan landasan pemikiran toretis dan berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. Datadata yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer. Menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan bahwa sumber data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya tanpa perantara, diamati, dan dicatat sendiri oleh peneliti. Data primer yang dibutuhkan peneliti antara lain: 1) Hasil dari wawancara dengan manajer dan karyawan bagian SDM 2) Kuisioner yang dibagikan pada beberapa karyawan PT. Shaftindo Energi 3) Sejarah perusahaan 4) Tujuan Perusahaan 5) Struktur perusahaan 6) Kegiatan usaha 7) Jumlah karyawan perusahaan Dokumentasi ini diperoleh dengan melihat dan mengambil file yang diberikan oleh manajer pada fungsi SDM Metode Pengumpulan Data Setelah menentukan sumber data, maka untuk mendapatkan data-data yang diperlukan oleh peneliti, maka perlu dilakukan pengumpulan data. Adapun metode pengumpulan data adalah sebagai berikut: a. Wawancara Menurut Narbuko (2007:83) wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan dari responden yang dicatat oleh pewawancara. Hasil wawancara adalah data mentah yang akan diolah kembali dan dianalisis oleh peneliti untuk mendapatkan data yang lebih akurat. Wawancara dilakukan kepada manajer HRD (Human Resource Development) untuk memperoleh informasi mengenai prosedurpengelolaan SDM. Selain itu, penulis juga
melakukan wawancara kepada karyawan di bagian keuangan untuk mengetahui prosedur penggajian karyawan. b. Kuesioner Menurut Sekaran (2006:82) kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang telah dirumuskan sebelumnya yang akan responden jawab, biasanya dalam alternatif yang didefinisikan dengan jelas. Kuesioner akan diberikan pada manajer SDM untuk mendapatkan informasi mengenai kelengkapan (ada/tidaknya) prosedur yang dimiliki oleh perusahaan terkait manajemen sumber daya manusia. c. Observasi Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan secara langsung dari dekat fenomena obyek yang terjadi dan yang diteliti. Melalui teknik observasi akan diperoleh gambaran yang jelas dan nyata mengenai kegiatan atau pelaksanaan SDM yang terjadi di lapangan, salah satunya pengamatan terhadap kartu absen karyawan yang terdapat di kantor. d. Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik dalam pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, buku panduan, arsip-arsip serta data lain yang berhubungan dengan penelitian. Dokumen-dokumen yang dipelajari meliputi sejarah perusahaan, tujuan perusahaan, struktur organisasi, jumlah karyawan dan formulir penilaian kinerja karyawan. Metode Analisa Data Analisis data merupakan bagian dari proses pengujian data yang hasilnya dapat digunakan sebagai bukti yang memadai untuk menari kesimpulan. Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis kualitatif. Analisis kualitatif diberikan dalam bentuk uraian atas data kualitatif yang dikaitkan dengan data lainnya untuk mendapatkan kejelasan terhadap suatu kebenaran atau memperoleh gambaran baru, menguatkan gambaran yang sudah ada atau sebaliknya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisis data ini antara lain: Tahap 1: Pemeriksaan Pendahuluan Tahap pemeriksaan pendahuluan dilakukan di PT. Shaftindo Energi untuk mendapatkan informasi latar belakang. Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan dan mempelajari data dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian serta menemukan informasi latar belakang dan gambaran umum mengenai program audit yang dilaksanakan. Selain itu penulis juga melakukan penelaahan terhadap berbagai dokumen dan ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diperiksa serta menganalisa informasi-informasi yang diperoleh untuk mengidentifikasi halhal yang berpotensi menimbulkan masalah maupun kelemahan dalam perusahaan. Beberapa informasi yang diperoleh antara lain:
a. b.
Gambaran umum PT. Shaftindo Energi berupa sejarah, visi, misi, lokasi, struktur organisasi dan beberapa informasi mendasar lainnya. Penyelenggaraan fungsi SDM, terutama yang berkaitan dengan perencanaan, rekrutmen, seleksi dan orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, kompensasi, perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan kerja.
Tahap 2: Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Sistem pengendalian manajemen yang dimiliki entitas menjadi pedoman yang digunakan oleh para manajer dan supervisor untuk mengendalikan proses yang berjalan agar sesuai dengan tujuan entitas. Peneliti perlu melakukan peninjauan terhadap sistem pengendalian manajemen entitas untuk memahami kondisi yang sebenarnya terjadi dan apakah sistem pengendalian manajemen telah mampu menciptakan efektivitas dalam fungsi SDM. Dengan pengujian ini, peneliti dapat memberikan penilaian terhadap bagian-bagian yang berpotensi lemah dan dapat menimbulkan masalah pada perusahaan. Selanjutnya, tujuan audit dapat ditetapkan sebagai dasar dalam pemeriksaan selanjutnya. Tahap 3: Pemeriksaan Terinci Penulis selanjutnya melakukan analisis pada data temuan-temuan audit dengan pendekatan kualitatif. Analisis dengan pendekatan kualitatif dilakukan dengan menggunakan kriteria (criteria), penyebab (cause), dan akibat (effect) (Setyawan, 1986:12): Kriteria (criteria) Kriteria adalah norma atau standar yang menunjukkan bagaimana seharusnya para individu dalam suatu organisasi melaksanakan aktivitas sebagai pertanggungjawaban atas wewenang yang dilimpahkan. Jadi apa yang tertulis dalam kriteria yang seharusnya dilaksanakan oleh para individu yang memikul tanggung jawab dan kriteria ini akan dipergunakan oleh pemeriksa untuk mengukur kinerja para individu yang bertanggung jawab. Penyebab (cause) Penyebab atau cause, merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada saat ini. Hal ini termasuk tindakan-tindakan yang seharusnya dilakukan untuk memenuhi criteria tetapi tidak dilakukan oleh manajemen atau karyawan dari suatu entitas sehingga dapat menimbulkan kondisi yang menyimpang dari kriteria. Akibat (effect)
Akibat adalah hasil pengukuran dan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Apabila kriteria yang ditemukan telah dilaksanakan maka fungsi tersebut dinyatakan efektif dan apabila kriteria yang ditetapkan tidak dapat tercapai maka belum efektif. Tahap 4: Penyusunan rekomendasi dan laporan audit Peneliti membuat rekomendasi yaitu berupa tindakan korektif atas kelemahan signifikan yang ditemukan maupun kelemahan potensial yang terdapat pada fungsi spesifik sumber daya manusia sehingga diharapkan dapat meningkatkan aktivitas fungsi sumber daya manusia lebih efektif. Rekomendasi termuat dalam laporan audit. Laporan audit dinyatakan dalam bentuk sederhana dan dengan kalimat yang mudah dipahami. Laporan audit memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut, serta ruang lingkup dari audit yang dilakukan. HASIL ANALISIS Audit Fungsi Perencanaan SDM a. Criteria 1) Perencanaan SDM harus didokumentasikan secara tertulis, diketahui, dan disetujui oleh manajer semua divisi dalam PT. Shaftindo Energi. 2) Perencanaan SDM melibatkan manajer dari divisi lain untuk menjamin ketepatan perencanaannya. Hal ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang akurat mengenai kebutuhan tiap bidang atau departemen dan juga untuk ketepatan perencanaan dalam mengisi berbagai posisi karyawan di perusahaan. 3) Perencanaan SDM PT.Shaftindo Energi memperhatikan lingkungan eksternal, yaitu klien perusahaan karena dalam setiap kontrak kerja dengan klien PT. Shaftindo Energi harus menyediakan Man power yang memiliki kualifikasi sesuai dengan permintaan klien. Perhitungan jumlah karyawan juga dilakukan oleh klien, sehingga PT. Shaftindo Energi hanya tinggal memenuhi permintaan klien. 4) Perusahaan seharusnya melakukan perencanaan secara tahunan dan menyeluruh dengan cakupan perolehan dan pengelolaan SDM. b. Cause 1) Perencanaan SDM PT. Shaftindo Energi tertulis dalam “Target dan Sasaran” dan Program Training tahunan. Target dan sasaran SDM tahun 2013 adalah sebagai berikut: Penilaian kinerja karyawan dilakukan berdasarkan pengukuran kompetensi karyawan dan Key Performance Indicator. Kompetensi karyawan mencakup leadership, communication skills, initative, teamwork, pemecahan masalah, planning & organizing skills.
Kebijakan manajemen untuk menciptakan sumber daya manusia yang berintegritas, berdisiplinan, dan memiliki royalitas. Rencana strategi dan program pelaksanaan dilakukan dengan upaya pembentukan “kebiasaan” secara terus menerus hingga hal tersebut menjadi suatu hal yang tanpa sadar dilakukan, mengakar dan menjadi budaya perusahaan. Contoh program: dengan melakukan aktivitas kompanye atau membuat sloganslogan yang mengangkat tema integritas, kedisiplinan, dan royalitas. Kebijakan manajemen tentang pemberian reward kepada karyawan berdasarkan penilaian kinerja setiap 3 bulan sekali. Kebijakan manajemen tentang pemberian punishment kepada karyawan. Punishment ini dibagi menjadi dua macam, yaitu punishment preventive dan punishment repressive. Tidak terdapat keterangan mengenai subjek pelaksana dari setiap rincian perencanaan SDM yang tertulis dalam “Target dan Sasaran HRD 2013” Program training tahunan berisi perencanaan program pelatihan karyawan selama setahun. Pada program training ini dipaparkan jenis training yang akan dilaksanakan pada waktu yang telah ditentukan. Perusahaan juga telah membuat kategori pelatihan dan pengembangan berdasarkan pesertanya. 2) Perencanaan perolehan karyawan (perekrutan) berdasarkan request dari manajer divisi lain yang diberikan kepada manajer SDM tidak didokumentasikan secara tertulis. Manajer divisi lain hanya menyatakan secara lisan tentang jumlah karyawan yang dibutuhkan kepada manajer SDM. 3) Perhitungan kebutuhan man power dan kualifikasinya dilakukan oleh klien perusahaan. 4) Perencanaan SDM PT. Shaftindo Energi tidak mencakup keseluruhan aspek manajemen SDM yaitu pengelolaan, serta kebijakan SDM. Perencanaan SDM hanya mencakup program pelatihan, penilaian kinerja dan beberapa kebjakan manajemen perusahaan. c. Effect 1) Tidak adanya keterangan mengenai subjek pelaksana program kebijakan manajemen dapat menimbulkan kesulitan dalam pelaksanaan perencanaan SDM yang telah dibuat sebelumnya. Karena tidak ada pihak yang merasa bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan perencanaan tersebut. 2) Perencanaan perolehan karyawan oleh divisi lain tidak didokumentasikan secara tertulis. Hal ini dapat menimbulkan peluang tidak terekrutnya karyawan yang dibutuhkan karena tidak adanya dokumen bukti yang menyatakan adanya request kebutuhan karyawan. 3) Perhitungan kebutuhan dan penentuan kualifikasi man power yang dilakukan oleh klien dapat menguntungkan PT. Shaftindo Energi karena perusahaan tidak perlu lagi menentukan kualifikasi karyawan yang dibutuhkan dan jumlahnya
dapat ditentukan langsung oleh perusahaan yang akan menggunakan jasa PT. Shaftindo Energi. 4) Perencanaan SDM tidak mencakup aspek perolehan dan pengelolaan SDM secara lengkap, hanya mencakup perencanaan pelatihan dan pengembangan karyawan, penilaian kinerja, dan beberapa kebijakan. Perencanaan perolehan dan pengelolaan SDM dilakukan agar bagian keuangan juga dapat menentukan anggaran pada setiap program SDM. Apabila perencanaan tersebut tidak ada, maka tidak ada pula anggaran yang direncanakan untuk perolehan dan perencanaan SDM. Sehingga, sewaktu-waktu apabila divisi SDM membutuhkan anggaran untuk kegiatan SDM dapat terjadi pembengkakan anggaran karena hal tersebut di luar perencanaan. d. Rekomendasi Sebaiknya perencanaan SDM tahunan berisi keseluruhan proses manajemen SDM. Dari perencanaan yang sudah ada, perusahaan hendaknya menambahkan perencanaan terkait fungsi-fungsi SDM yang lain, yaitu: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Perekrutan sumber daya manusia Seleksi dan orientasi tenaga kerja Penilaian prestasi kinerja Manajemen kompensasi Fungsi perlindungan tenaga kerja Pemeliharaan hubungan dengan karyawan
Perencanaan yang lebih rinci akan memudahkan pihak manajer SDM untuk mempersiapkan program-program tersebut secara matang. Manajer keuangan juga dapat melakukan penganggaran untuk menunjang kegiatan manajemen SDM. Selain itu, manajer SDM sebaiknya melakukan evaluasi terhadap perencanaan SDM secara berkala, misalnya tiga bulan sekali. Evaluasi secara berkala dilakukan untuk meninjau ulang apakah pelaksanaan manajemen SDM telah sesuai dengan rencana yang dibuat pada awal periode. Jika terdapat ketidaksesuaian maka pihak manajemen dapat segera melakukan tindakan perbaikan. Audit Fungsi Perekrutan SDM a. Criteria 1) PT. Shaftindo Energi memiliki prosedur perkerutan tenaga kerja yang tertulis pada International Standard Organization disingkat ISO 9001:2008. Prosedur tersebut antara lain sebagai berikut: - Manajer SDM menerima lamaran pekerjaan melalui penerimaan langsung, pos, email, dan telepon. - Perekrutan dilaksanakan berdasarkan request yang diterima dan telah disetujui oleh Direktur yang telah mendapatkan masukan dari Manager Divisi. - Manajer SDM mencari/menghubungi/mengiklankan lowongan pekerjaan sesuai klasifikasi yang dibutuhkan.
2) Memiliki kriteria karyawan untuk setiap jenjang jabatan. 3) Rekrutmen dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat dan disetujui. 4) Rekrutmen secara jelas menginformasikan persyaratan kualifikasi yang harus dipenuhi calon pegawai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. b. Cause 1) Rekrutmen telah dipublikasikan melalui pengiklanan di situs penyedia informasi lowongan tenaga kerja. Publikasi rekrutmen tersebut berisi beberapa informasi, antara lain: a) Nama pekerjaan b) Kualifikasi karyawan yang dibutuhkan c) Batas waktu pengiriman lamaran pekerjan Tidak terdapat keterangan lampiran yang harus disertakan dan job description dari pekerjaan tersebut. 2) Terdapat staff divisi SDM yang mengundurkan diri, lalu dilakukan rekrutmen untuk staff penggantinya. Namun dalam kurun waktu dua bulan PT. Shaftindo Energi belum mendapatkan karyawan penggantinya. c. Effect 1) Publikasi lowongan pekerjaan hanya terdapat pada situs-situs penyedia informasi lowongan pekerjaan, padahal perusahaan sudah memiliki website sendiri. Hal ini menyebabkan informasi tersebut hanya diketahui oleh sebagian pihak yang mengakses web tersebut. 2) Tidak adanya job description dari nama pekerjaan yang ditawarkan dapat menyebabkan kurangnya minat calon karyawan untuk melamar pekerjaan di PT. Shaftindo karena kurangnya penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan yang akan dilakukan jika diterima di PT. Shaftindo Energi. 3) Publikasi rekrutmen karyawan tidak mencantumkan keterangan lampiran yang harus disertakan dalam pengiriman lamaran pekerjaan. Hal ini menyebabkan banyak lamaran pekerjaan yang tidak valid karena tidak melampirkan sertifikat atau dokumen lain yang dapat dijadikan sebagai bukti kompetensi karyawan. 4) Proses rekrutmen untuk karyawan pengganti staff divisi SDM dilakukan lebih dari dua bulan menyebabkan perusahaan memliki kekosongan posisi. Sehingga Manajer SDM harus merangkap pekerjaan sebagai staff SDM juga. d. Rekomendasi PT. Shaftindo Energi perlu lebih mengoptimalisasikan fungsi media internet berupa website perusahaan sebagai media untuk menginformasikan lowongan pekerjaan agar informasi tersebut dapat diketahui oleh lebih banyak pihak. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi secara berkala terhadap prosedur rekruitmen yang telah dijalankan, khususnya untuk publikasi lowongan pekerjaan dalam hal penyebaran dan isi dari publikasi itu sendiri. Hal ini dilakukan agar apabila terdapat kelemahan prosedur rekruitmen, perusahaan dapat selalu melakukan perbaikan.
Audit Fungsi Seleksi dan Orientasi Tenaga Kerja a. Criteria 1) Perusahan memilliki prosedur tertulis tentang seleksi dan orientasi tenaga kerja 2) Proses seleksi dilakukan oleh pihak yang kompeten dan profesional 3) Seleksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat dan disetujui b. Cause 1) Seleksi karyawan untuk menjadi man power pada setiap project dilakukan oleh PT. Shaftindo Energi saja, tidak melibatkan klien. Padahal penentuan jumlah dan kualifikasi man power ini dilakukan oleh klien 2) Seleksi karyawan dilakukan melewati tahap seleksi administrasi dan interview minimal oleh manajer divisi atau direktur meliputi kemampuan teknis dan kepribadian 3) Perusahaan haya memiliki prosedur seleksi namun tidak memiliki prosedur orientasi karyawan secara tertulis 4) Masa orientasi karyawan berlangsung selama satu setengah bulan. Karyawan baru diberi dokumen tertulis tentang job description dan tata cara kerja oleh atasan. Jika karyawan baru merasa kesulitan, maka diperbolehkan bertanya kepada atasannya. Atasan tidak bertanggung jawab memberikan orientasi secara praktik kepada karyawan baru tersebut. c. Effect 1) Seleksi man power tanpa melibatkan klien dikhawatirkan dapat menyebabkan klien tidak mendapatkan man power yang sesuai dengan kualifikasi kompetensi yang dibutuhkan. Jika klien tidak mendapatkan man power sesuai dengan kualifikasi kompetensi yang dibutuhkan maka akan berdampak pada proses kerja karyawan tersebut di dalam proyek. Selain itu, klien juga bisa saja memutuskan kontrak dengan PT. Shaftindo Energi jika klien merasa bahwa man power yang disediakan tidak sesuai. 2) Seleksi melewati tahap administrasi dan interview untuk karyawan sudah cukup untuk mengukur kemampuan teknis dan kepribadian, sedangkan untuk menjadi man power yang pada setiap proyek harus bekerja dalam satu team perlu diadakan seleksi lanjutan selain seleksi administrasi dan interview yang berguna untuk mengukur kemampuan kerja dalam tim. 3) Perusahaan tidak memiliki prosedur orientasi karyawan secara tertulis sehingga proses orientasi berjalan secara tidak teratur dan tidak terkendali. 4) Orientasi karyawan baru hanya dilakukan dengan pemberian dokumen yang berisi prosedur tertulis tentang job description saja dapat menyebabkan tingkat pemahaman karyawan baru tersebut rendah terhadap prosedur, peraturan, maupun kebijakan yang dimiliki perusahaan. d. Rekomendasi Perusahaan sebaiknya melibatkan klien dalam seleksi man power baru agar calon man power yang direkrut dapat sesuai dengan permintaan klien. Proses seleksi
untuk man power sebaiknya menggunakan metode focus group discussion untuk mengetahui karakter kerja calon man power dalam suatu team. Perusahaan juga sebaiknya membuat prosedur secara tertulis untuk orientasi karyawan agar proses orientasi karyawan dapat berjalan secara teratur dan terkendali sehingga karyawan dapat lebih memahami tugasnya serta meminimalisasi kesalahan dalam bekerja karena telah menjalani orientasi dengan baik. Audit Fungsi Pelatihan dan Pengembangan a. Criteria Prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan pada perusahaan tertulis dalam ISO 9001:2008 yang berisi sebagai berikut: 1) Manajer SDM bekerjasama dengan manajer divisi terkait untuk membuat dan melaksanakan program training yang telah mendapatkan persetujuan dari direktur. 2) Masing-masing divisi melalui supervisor dapat mengajukan training diluar program ataupun sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan menggunakan form permintaan dan perintah training dan telah mendapatkan persetujuan dari manager divisi dan direktur. 3) Training yang telah dilaksanakan dapat dievaluasi oleh karyawan yang bersangkutan berdasarkan review dari supervisor dengan menggunakan form evaluasi training. Dan untuk evaluasi penerapan training dilakukan oleh supervisor dengan diketahui oleh manager divisi berdasarkan penerapan training dalam pekerjaan selama ± 3 bulan setelah training dilakukan. 4) Manajer SDM akan mendokumentasikan semua data pelaksanaan training dalam catatan pengalaman dan training 5) Program pelatihan dan pengembangan tenaga kerja baik dari internal fakultas maupun eksternal dapat meningkatkan kompetensi pegawai dan motivasi kerja b. Cause 1) Tidak terdapat rencana anggaran untuk pelatihan dan pengembangan karyawan PT. Shaftindo Energi. Perencanaan pelatihan dan pengembangan karyawan hanya mencantumkan hal-hal teknis, tanpa memperhitungkan anggaran. 2) Selama 7 tahun berdiri, tidak terdapat pelatihan dan pengembangan karyawan yang bekerja di kantor. Pelatihan dan pengembangan hanya dilaksanakan untuk man power dalam rangka menunjang proses kerja di setiap proyek bersama klien. 3) Berdasarkan hasil tanya jawab kepada salah satu karyawan secara acak, pelaksanaan pelatihan dan pengembangan karyawan hanya berdasarkan request supervisor yang disetujui oleh direktur.
c. Effect 1) Tidak adanya anggaran tahunan untuk pelatihan dan pengembangan dikhawatirkan dapat menyebabkan perusahaan mengalami pembengkakan anggaran untuk pelatihan dan pengembangan karyawan. 2) Pelatihan dan pengembangan hanya diperuntukkan bagi man power saja, sedangkan karyawan manajerial yang berada di kantor tidak mendapatkan pelatihan dan pengembangan. Hal ini dapat menyebabkan karyawan kurang mendapatkan tambahan pengetahuan dan pengembangan skills yang bisa mendukung aktivitas pekerjaan karyawan. d. Rekomendasi Sebaiknya manajer SDM PT. Shaftindo Energi membuat program secara terstruktur untuk pelatihan dan pengembangan karyawan beserta anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut. Program pelatihan dan pengembangan karyawan ini harus dibuat secara tertulis dan disetujui oleh direktur, serta diketahui oleh manajer divisi lain. Program pelatihan dan pengembangan karyawan dibuat baik untuk karyawan manajerial maupun man power. Audit Fungsi Penilaian Prestasi Kinerja a. Criteria 1) Program penilaian tenaga kerja dilaksanakan secara berkala dan berkesinambungan serta sesuai dengan prosedur yang ada 2) Penilaian kinerja menggunakan instrumen penilaian yang tepat dan tidak bias serta memiliki standar penilaian yang objektif 3) Penilaian kinerja dilakukan oleh petugas penilai yang profesional 4) Penilaian kinerja didokumentasikan dan diserahkan kepada pegawai sebagai umpan balik dan menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan kinerja mereka 5) Penilaian kinerja digunakan sebagai dasar kenaikan pangkat dan perpanjangan kontrak b. Cause 1) PT. Shaftindo Energi telah memiliki program penilaian kinerja karyawan. Program penilaian kinerja karyawan tersebut dilakukan secara berkala setiap 3 bulan sekali kepada seluruh karyawan perusahaan. Penilaian kinerja dilakukan secara vertikal. Penilaian ini dilakukan oleh masing-masing manajer divisi kepada staffnya. Hasil penilaian ini dijadikan sebagai evaluasi setiap karyawan agar ke depannya dapat melakukan perbaikan. Hasil penilaian kinerja karyawan ini juga digunakan untuk memberikan reward secara periodic kepada karyawan yang berprestasi. Adapun kriteria pemberian reward adalah sebagai berikut:
KPI Terbaik Kriteria ini diberikan khusus untuk karyawan/karyawati yang berprestasi dalam pencapaian target sesuai dengan “Key Performance Indicator” (KPI) Individu dalam 3 (tiga) bulan terakhir atau 1 (satu) kuartal. Karyawan Teladan Kriteria ini diberikan khusus untuk karyawan/karyawati yang berprestasi dalam pencapaian disiplin dan waktu yaitu: tidak pernah absen dan tidak datang terlambat dalam 3 bulan terakhir atau 1 (satu) kuartal. 2) Penilaian kinerja karyawan juga dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajer untuk memberikan promosi kenaikan jabatan bagi karyawan atau perpanjangan kontrak bagi man power. c. Effect 1) Pemberian reward kepada karyawan yang berprestasi dapat dijadikan sebagai dorongan kepada karyawan untuk berprestasi dan mendapatkan reward tersebut setiap tiga bulan sekali. 2) Penilaian kinerja digunakan sebagai dasar untuk memberikan promosi kenaikan jabatan kepada karyawan maupun perpanjangan kontrak untuk man power dapat menguntungkan perusahaan. Karena dengan pengangkatan karyawan maupun perpanjangan kontrak man power, maka perusahaan tidak perlu melakukan rekrutmen untuk pihak eksternal yang pasti akan memakan waktu dan biaya lebih banyak. d. Rekomendasi Penilaian kinerja karyawan sebaiknya dijadikan sebagai dasar atau acuan dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan program training untuk karyawan yang masih memiliki kekurangan agar karyawan tersebut mendapatkan pengetahuan lebih untuk mengembangkan skillsnya. Audit Fungsi Kompensasi a. Criteria 1) Kompensasi yang dibayarkan harus sesuai dengan bobot tugas dan tanggung jawab serta jabatan seorang karyawan. 2) Gaji atau upah yang dibayarkan harus sesuai dengan tingkat gaji atau upah di pasaran untuk perusahaan yang sejenis dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan (upah minimum Provinsi). 3) Gaji atau upah yang dibayarkan dapat memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik untuk perusahaan 4) Kompensasi yang diterima karyawan harus bersifat kompensasi langsung dan kompensasi tidak langsung. b. Cause 1) Dari hasil wawancara kepada salah satu karyawan pada divisi keuangan, pemberian kompensasi karyawan kantor dilakukan secara bulanan melalui
transfer ke rekening karyawan yang telah terdaftar di salah satu bank yang telah ditentukan perusahaan. 2) Pemberian kompensasi man power dilakukan berdasarkan jam kerja man power tersebut yang diawasi oleh supervisor. Supervisor juga melakukan pencatatan terhadap durasi kerja setiap man power ke dalam job time ticket. Kemudian supervisor mengirimkan catatan tersebut pada engineering manajer untuk dijadikan dasar penghitungan pemberian kompensasi man power. Setelah itu, engineering manajer memberikan job time ticket tersebut kepada direktur untuk ditandatangani, kemudan diberikan pada bagian keuangan untuk diproses pengeluaran gajinya. 3) Dari hasil wawancara, kompensasi yang diterima karyawan telah sesuai dengan bobot kerja dan dapat memotivasi karyawan untuk memiliki kinerja yang lebih baik untuk perusahaan. 4) Perusahaan juga memberikan kompensasi berupa barang, yaitu sembako yang dibagikan kepada karyawan kurang lebih setiap 3 bulan sekali. c. Effect 1) Pemberian gaji melalui transfer ke rekening bank karyawan yang telah didaftarkan perusahaan dapat meminimalisasi terjadinya fraud karena setiap transaksi keuangan melalui bank yang dilakukan oleh perusahaan tercatat oleh bank dan perusahaan memiliki dokumentasi khusus untuk nama dan nomor rekening karyawan yang saat ini tercatat sebagai karyawan PT. Shaftindo Energi. 2) Penggajian man power berdasarkan rekap job time ticket yang dibuat oleh supervisor ini dikhawatirkan memuat rekap job time ticket palsu dengan tambahan jumlah karyawan. Peneliti juga melakukan tanya jawab kepada direktur mengenai jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan dalam projek namun direktur tidak mengetahui jumlah pastinya. Hal ini merupakan sautu celah yang dapat dimanfaatkan oleh supervisor maupun engineering manager untuk mendapatkan gaji lebih sehingga hal ini dapat merugikan perusahaan. 3) Dengan jumlah kompensasi yang sesuai dengan bobot kerja karyawan dapat membuat karyawan merasa kinerjanya dihargai dengan layak. Selain itu, perusahaan sering memberikan kompensasi berupa barang kepada seluruh karyawan yang bekerja di kantor. Menurut hasil wawancara, pemberian kompensasi ini membuat loyalitas karyawan terhadap perusahaan meningkat, sehingga karyawan lebih termotivasi untuk mendukung tujuantujuan perusahaan. d. Rekomendasi Perusahaan sebaiknya membuat sistem pengisian job time ticket secara online. Dengan begitu, PT. Shaftindo Energi dapat mengakses rekap job time ticket dari berbagai tempat, khususnya dari kantor utama di Jakarta. Hal ini juga memudahkan direktur untuk mengetahui data karyawan yang bekerja di proyek baik supervisor, man power, maupun engineering manager.
Audit Fungsi Perlindungan Tenaga Kerja a. Criteria 1) Perusahaan memberikan tempat kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan 2) Perusahaan menciptakan suasana aman dan menerapkan fungsi-fungsi perlindungan tenaga kerja baik di kantor maupun di proyek. 3) Seluruh karyawan berhak atas jaminan keselamatan kerja b. Cause 1) Dari hasil observasi dan wawancara secara sampling, perusahaan telah memberikan tempat kerja yang nyaman dan aman bagi karyawan baik di kantor maupun di proyek. 2) Perusahaan membuat banyak slogan-slogan keselamatan yang ditempel di dinding perusahaan yang dapat dengan mudah dibaca oleh karyawan. 3) Setiap karyawan memiliki kontrak untuk bekerja dengan mengedepankan safety. Kontrak tersebut dipigora dan ditempel di dinding kantor agar karyawan senantiasa dapat mengingat bahwa safety adalah hal yang utama dalam bekerja. 4) Sudah ada jaminan untuk karyawan yaitu jamsostek dan asuransi kesehatan karyawan di inhealth assurance. Namun dari hasil wawancara, peneliti mendapat informasi bahwa pernah terjadi kecelakaan kerja di salah satu proyek yang menyebabkan seorang man power harus ditangani oleh medis. Biaya pengobatan ditanggung oleh asuransi inhealth. c. Effect 1) Tempat kerja yang nyaman dan aman akan mendukung kinerja pegawai dan meminimalisir ketakutan pegawai akan ketidakamanan dalam bekerja. 2) Adanya slogan-slogan dan kontrak karyawan berkaitan dengan safety dapat meningkatkan antisipasi karyawan agar selalu bertindak aman dalam bekerja. 3) Adanya asuransi kesehatan dari perusahaan merupakan suatu tindakan yang menjamin keselamatan karyawan, apabila terjadi kecelakaan kerja dapat segera ditangani sehingga tidak mengganggu kinerja karyawan. d. Rekomendasi Perusahaan selain memberikan jaminan keselamatan sebaiknya melakukan pelatihan kepada karyawan tentang perlindungan keselamatan kerja, terutama dalam penggunaan alat-alat kerja agar kecelakaan kerja dapat diantisipasi oleh masing-masing individu dalam perusahaan. Audit Fungsi Pemeliharaan Hubungan dengan Karyawan a. Criteria 1) Aktivitas serikat pekerja tidak menunjukkan adanya unjuk rasa atau mogok kerja. 2) Terdapat prosedur formal bagi karyawan untuk menyampaikan keluhannya.
b. Cause 1) Selama tujuh tahun berdiri, tidak pernah ada serikat pekerja yang melakukan unjuk rasa maupun mogok kerja. Namun menurut hasil observasi, terdapat beberapa karyawan yang tidak masuk kerja pada saat banjir. Padahal ada pula karyawan yang tempat tinggalnya kebanjiran namun masih masuk kerja. Hal ini menunjukkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan berbedabeda. Selain itu, ditemukan pula bahwa salah satu karyawan yang tidak masuk kerja dengan alasan banjir tersebut beberapa hari kemudian melakukan pengunduran diri dari PT. Shaftindo Energi. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan tersebut tidak memiliki loyalitas yang baik terhadap perusahaan. 2) Apabila terdapat keluhan karyawan, maka harus disampaikan pada atasannya. Misalnya staf memiliki keluhan, maka staf tersebut dapat menyampaikan keluhannya kepada manajer divisinya. c. Effect 1) Kurangnya loyalitas karyawan terhadap perusahaan hingga menyebabkan pengunduran diri dapat menyebabkan kinerja perusahaan terhambat karena kekosongan posisi tersebut. 2) Prosedur penyampaian keluhan tidak dibuat secara formal dan kurang memfasilitasi karyawan yang ingin menyampaikan keluhan terkait atasannya. Karena jika keluhan tersebut tentang atasannya sendiri, maka tidak etis jika disampaikan kepada atasannya tersebut. d. Rekomendasi Sebaiknya perusahaan mengadakan pelatihan dan outbound yang dapat meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Pada perencanaan yang tertera pada “Target dan Sasaran SDM 2013” dinyatakan bahwa perusahaan ingin meningkatkan loyalitas karyawan pada perusahaan. Hal tersebut juga dapat mendukung perencanaan SDM perusahaan. Audit Fungsi Pemutusan Hubungan Kerja a. Criteria 1) Prosedur pemutusan hubungan kerja dilakukan karena pelanggaran disiplin karyawan dan telah ada prosedur peringatan sebelumnya. 2) Perusahaan memiliki prosedur untuk karyawan yang ingin mengudurkan diri. 3) Prosedur pemutusan tenaga kerja telah memperhatikan hak-hak karyawan. b. Cause 1) PT. Shaftindo belum pernah melakukan pemecatan karyawan karena pelanggaran disiplin karyawan. Pelanggaran peraturan yang terjadi pada PT. Shaftindo hanya pelanggaran ringan yang hanya perlu diberi peringatan. 2) Perusahaan memiliki prosedur untuk karyawan yang ingin mengundurkan diri harus membuat surat pengunduran diri disertai alasan yang kuat. Surat
pengunduran diri tersebut diserahkan pada manajer divisi SDM yang kemudian menyampaikannya pada direktur untuk dimintai persetujuan. Apabila telah disetujui oleh direktur, maka karyawan tersebut secara resmi telah dianggap bukan karyawan PT. Shaftindo Energi lagi. 3) Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan dengan tidak memperpanjang kontrak kerjanya pada PT. Shaftindo Energi. Pemutusan hubungan kerja tersebut sudah memperhatikan hak-hak karyawan yaitu dengan pelunasan gaji selama sebulan terakhir kepada karyawan. c. Effect 1) Pengunduran diri karyawan menyebabkan perusahaan mengalami kekosongan posisi selama perusahaan belum memiliki karyawan pengganti. Hal ini juga dapat mengakibatkan tanggung jawab dari karyawan yang mengundurkan diri tersebut harus diberikan kepada karyawan lain. Sehingga, ada karyawan yang memiliki beban kerja lebih selama terjadinya kekosongan posisi tersebut, padahal gaji yang dibayarkan tetap. Hal ini data mengakibatkan kecemburuan sosial dan kelelahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab tambahan. 2) Pemutusan hubungan kerja dengan cara tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan dapat menyebabkan perputaran karyawan cepat. Biasanya hal tersebut terjadi pada Man Power yang bekerja di proyek, sehingga perusahaan harus melakukan rekruitmen lagi jika membutuhkan karyawan di proyek selanjutnya. Hal ini tentu saja membutuhkan biaya, waktu, dan tenaga untuk melakukan rekruitmen lagi. d. Rekomendasi Apabila terdapat karyawan yang mengundurkan diri, sebaiknya perusahaan segera melakukan rekruitmen dan melaksanakan prosesnya dengan cepat agar tidak terjadi kekosongan posisi serta pembebanan tanggung jawab yang berlebihan pada karyawan lain. Perusahaan juga sebaiknya memanfaatkan dan mengembangkan SDM yang sudah ada dengan cara memberikan pelatihan kepada karyawan daripada melakukan pemutusan hubungan kerja sehingga harus merekrut karyawan baru. KESIMPULAN Dari 9 fungsi yang diaudit oleh penulis, terdapat 6 fungsi yang telah berjalan efektif dan 3 fungsi yang tidak efektif. Fungsi yang telah berjalan efektif antara lain perencanaan SDM, pelatihan dan pengembangan karyawan, penilaian kinerja, manajemen kompensasi, perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan kerja. Sedangkan fungsi yang tidak efektif antara lain perekrutan SDM, seleksi dan orientasi, serta pemeliharaan hubungan dengan karyawan. Dari pengembangan criteria, cause, effect dari masing-masing fungsi ditemukan beberapa kelemahan antara lain perencanaan SDM tidak terdapat
keterangan mengenai subjek pelaksana dari setiap rincian perencanaan SDM yang tertulis dalam “Target dan Sasaran HRD 2013” sehingga tidak ada pihak yang merasa bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan perencanaan tersebut. Publikasi rekruitmen tidak memberi keterangan secara lengkap untuk persyaratan. Seleksi man power tidak melibatkan klien, tanpa ada proses penilaian cara kerja dalam tim, karyawan baru dalam masa orientasi hanya dibekali prosedur tertulis. Pemberian kompensasi kepada man power melalui supervisor sangat rawan terkena tindakan fraud. Rekomendasi yang dapat penulis berikan kepada PT. Shaftindo Energi adalah sebaiknya perencanaan SDM tahunan dibuat secara lengkap dan lebih rinci dengan mencantumkan pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan perencanaan tersebut, perusahaan hendaknya mempertimbangkan untuk melibatkan klien dalam proses seleksi karyawan yang akan bekerja pada proyeknya, perusahaan juga perlu lebih mengoptimalisasikan fungsi media internet berupa website perusahaan sebagai media untuk menginformasikan lowongan pekerjaan agar informasi tersebut dapat diketahui oleh lebih banyak pihak. Perusahaan sebaiknya melibatkan klien dalam seleksi man power baru agar calon man power yang direkrut dapat sesuai dengan permintaan klien. Program pelatihan dan pengembangan karyawan dibuat baik untuk karyawan manajerial maupun man power. Penilaian kinerja karyawan sebaiknya dijadikan sebagai dasar atau acuan dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan program training untuk karyawan yang masih memiliki kekurangan agar karyawan tersebut mendapatkan pengetahuan lebih untuk mengembangkan skillsnya. Perusahaan sebaiknya membuat sistem pengisian job time ticket secara online. Dengan begitu, PT. Shaftindo Energi dapat mengakses rekap job time ticket dari berbagai tempat, khususnya dari kantor utama di Jakarta. Apabila terdapat karyawan yang mengundurkan diri, sebaiknya perusahaan segera melakukan rekruitmen dan melaksanakan prosesnya dengan cepat agar tidak terjadi kekosongan posisi serta pembebanan tanggung jawab yang berlebihan pada karyawan lain. Saran Beberapa saran yang dapat penulis berikan berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam memperbaiki permasalahan yang ada, antara lain : a. PT. Shaftindo Energi hendaknya dapat menjadikan hasil audit sebagai bahan koreksi demi mencapai perbaikan dalam pengelolaan sumber daya manusia. b. Rekomendasi yang diberikan penulis hendaknya dipertimbangkan untuk dilakukan tidak lanjut perbaikan. c. PT. Shaftindo Energi diharapkan dapat melakukan perbaikan-perbaikan dari kelemahan yang ada untuk menciptakan pengelolaan manajemen sumber daya manusia yang lebih baik
DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Edisi Ketiga. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti. Arikunto, S. 1995. Prosedur Penelitian suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta Arrens, dan Loebbecke. 1996. Auditing (Pendekatan Terpadu). Buku pertama. Edisi Indonesia. Jakarta: Salemba Empat Bayangkara,IBK. 2011. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Cetakan keenam. Jakarta: Salemba Empat Dessler,Garry. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Prenhallindo Handoko, T. Hani. 1994. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE Indriantoro, Nur dan Bambang Supomo, 1999. Metodologi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan Manajemen. Yogyakarta: BPFE Mangkuprawira. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Jakarta: Ghalia Manullang,M. 1976. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia Narbuko, C dan Achmadi,A . 2007. Metode Penelitian. Jakarta : Bumi Aksara Nazir, Moh. 1988. Metodologi Penelitian. Jakarta : Penerbit Ghalia Indonesia Sekaran, Uma. 2006. Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Jakarta : Salemba Empat Setiawan, Johny. 1988. Pemeriksaan Kinerja (Performance Auditing). Yogyakarta: BPFE Siagian, Sondang P. 1997. Audit Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara Siagian, Sondang P. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan kesembilan. Jakarta: Bumi Aksara Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung: CV. Alfabeta Tunggal, Amin Widjaja. 1992. Management Audit Kontemporer. Edisi Revisi. Jakarta: Harvarindo
Tunggal, Amin Widjaja. 2000. Management Audit Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka Cipta.
