Asszisztens
IIR
Akadémia
Az asszisztens mint MS Office profi
A leghasznosabb Excel és Power Point eszközök 2011. JÚNIUS 28–29.
Hatékony munkaszervezés az asszisztensi irodában Középpontban az idő- és feladat-menedzsment 2011. JÚLIUS 5–6.
Tudatos kommunikáció az asszisztensi munkában Nehezen kezelhető emberekkel is! 2011. JÚLIUS 12–13.
Vegyen részt mindhárom tréningen és oklevelet adunk az Akadémia elvégzéséről! A részvételi díjból modulonként ulonként bruttó 93.600 Ft elszámolható számolható lás terhére! a szakképzési hozzájárulás www.iir-hungary.hu
06-1/459-7301
[email protected]
Az asszisztens mint MS Office profi
2011. JÚNIUS 28–29.
A leghasznosabb Excel és Power Point eszközök A képzés célja a vezetőtámogató asszisztensek részére olyan Office ismeretek átadása, melyek hatékonyabbá teszik a döntés előkészítő anyagok elkészítését, és megfelelő bemutatását. A képzés során sok hasznos apró trükkel ismerkedhetnek meg, melyek egyszerűsítik a napi rutin feladatok elvégzését.
Az Excel gyors és hatékony használata A modul célja az MS Excel program azon eszközeinek, lehetőségeinek bemutatása, amelyek értékelhetőbbé és gyorsabbá teszik a megfelelő táblázatok előállítását.
Az adatbevitel meggyorsítása Ebben a szakaszban olyan apró trükkökkel ismerkedünk meg, amelyek már az adatrögzítés során is felgyorsíthatják a munkánkat. • Adattípusok. • Adatbeírás során formázott cellák kezelése. • A listák kitöltésének egyszerűsítése. • Adatterületek feltöltése lista adatokkal. • Egyedi automatikus lista meghatározása.
Gyors eredmények az Excellel! – Képletek, függvények Ez a szakasz az Excelben leggyakrabban használt függvényekkel ismerteti meg a hallgatóságot. Felelevenítjük a méltatlanul elfeledett tömbképletek használatát. • A hivatkozási módok rövid áttekintése. • Gyakran használt függvények. • Tömbképletek kezelése.
Cellaformátumok Napi feladatink során szükségünk lehet olyan egyedi számformátumok kialakítására, amelyek az Excel programban még nem állnak rendelkezésünkre. A gyorsabb formázások érdekében megismerkedünk a formai stílusok használatával. • Egyedi számformátumok kialakítása. • Dátumformátumok meghatározása. • Kijelölések a cellák tartalma alapján. • Stílusok alkalmazása, létrehozása.
Tartományok, adatok elnevezése A tartományok elnevezésével beszédes, könnyen érthető képleteket alakíthatunk ki. A gyakran használt képleteinket, adatainkat, segéd tábláinkat elnevezhetjük, ezzel is egyszerűsítve a képletek kialakítását. • Cellatartományok elnevezése. • Képletek elnevezése. • Adatok és adattömbök elnevezése.
A megértést támogató megjegyzések kezelése Az Excel munkafüzeteinket nem minden esetben magunknak készítjük, ezért azok számára, akik majd használni fogják, a megértést támogató megjegyzéseket fűzhetünk a cellákhoz. • Magyarázó megjegyzések elhelyezése a cellákban. • Egyedi megjegyzések kialakítása.
Az adatérvényesség ellenőrzése A helyes információ alapja a helyesen rögzített adat. Ezzel az eszközzel kiküszöbölhetjük a súlyos tévedéseket. • Az érvényesség ellenőrzés beállítása. • Szám típusú adatok ellenőrzése. • Adott listaelemek beírásának engedélyezése. • Listaelemek professzionális kezelése.
www.iir-hungary.hu
Adatlisták létrehozása, kezelése Az Excel program hatékony elemzési eszközöket biztosít a listában rögzített adatok feldolgozására. Ehhez szem előtt kell tartani néhány szabályt, cserébe azonban olyan eszközöket kapunk, amelyek jelentősen lerövidítik az adatok elemzését. • Adatlisták kialakítása, szabályok. • Adatok szűrése, rendezése. • Adatsorok összesítése feltételek alapján. • Kimutatás készítése. • Kimutatás szeletelő használata (Excel 2010 esetén). • Információs munkalap kialakítása.
Eredmények bemutatása grafikus eszközökkel Az adatokból előállított információ bemutatásának hatékony módja az, ha a táblázatban tárolt adatokat grafikus eszközökkel szemléltetjük. Ehhez az Excel több eszközt is a rendelkezésünkre bocsát, ilyen a feltételes formázás, és a diagram.
Adatfüggő formázások Az adatfüggő formázások a cellába írt adatok értékétől függően Excel képes más-más formai beállítással megjeleníteni a cellákat. A formai beállítások dinamikusan követik a cellába írt adatok változásait. • A táblázat eredményeinek hatékony szemléltetése adatfüggő formai beállításokkal. • A feltételes formázás eszközei. • Egyedi feltételes formázások létrehozása. • A feltételes formai beállítások módosítása. • Értékgörbék alkalmazása (Excel 2010 esetén). • Adatok grafikus megjelenítése függvények használatával.
Grafikonok készítése, egyedi beállításai Mivel az ember vizuális alkat, az adatok grafikus ábrázolását gyorsabban tudja kiértékelni. Az adatok grafikus megjelenítésére diagramokat használunk. A diagramok dinamikusan követik az adatok változását. • A grafikonok és az adatok kapcsolata. • Grafikon egyszerűen és gyorsan. • A megfelelő grafikon kiválasztása. • Grafikonok formázása, beállítások. • Grafikon készítése kimutatás adataiból.
A feladatvégzés felgyorsítása makró készítéssel A naponta gyakran azonos módon végrehajtható feladatink elvégzését „megtaníthatjuk” az Excelnek makró rögzítés segítségével. • A gyakran ismétlődő feladatok automatizálása. • Adatvédelmi beállítások, makrók engedélyezése. • A makró rögzítés lépései. • Egyéni makró munkafüzet.
Prezentáció elkészítése – Út a mesteri prezentáció felé Sok esetben egy jól megszerkesztett ábra többet mond egy hosszú előadásnál. A PowerPoint egy olyan eszköz, amely lehetőséget biztosít a mondanivalónk folyamatos szemléltetésére. Jelentősen segítheti az üzeneteink átadását. • A mondanivaló kialakítása, vázlat készítése. • Vázlat készítése Word dokumentum alapján. • Célunk a figyelem felkeltése. • A „soknál több az elég”! • Megfelelő PowerPoint sablon kiválasztása. • Ábrák, animációk, hang effektusok kiválasztása. • Excel adatok, diagramok beépítése a prezentációba. • Segédanyagok kialakítása. • Előadások összeállítása.
AZ ÖN TRÉNERE:
06-1/459-7301
Kovalcsik Géza, ügyvezető
[email protected]
Hatékony munkaszervezés az asszisztensi irodában
2011. JÚLIUS 5–6.
Középpontban az idő- és feladat-menedzsment A 2 NAPOS TRÉNING SEGÍTSÉGET NYÚJT ÖNNEK ABBAN, HOGY: • megismerje saját illetve főnöke munkastílusát a jobb együttműködés kialakítása érdekében; • hogyan emelje munkájának színvonalát prioritások felállításával és a feladatok delegálásával; • hogyan tanuljon meg bánni a zavaró tényezőkkel és hogyan hárítsa el az akadályokat; • hogyan kezelje a mindig növekvő stresszt. A tréning folyamán a résztvevőknek alkalmuk van saját kérdéseikkel és nehézségeikkel foglalkozni, tudatosan odafigyelve az általuk megélt szituációkban való felelősségük megértésére és a szükséges változtatások felismerésére.
Zavaró tényezőkkel való helyes bánásmód Melyek azok a helyzetek, amiken én magam is tudok változtatni? • Miért csak feltételesen működik az időtervezés? • A leggyakoribb zavaró tényezők az időmenedzsmentben • Mely tényezőket lehet előre látni, és melyeket nem? • Motiválja munkatársait annak érdekében, hogy a saját időbeosztása ne boruljon fel • Előtervezés, plusz idők meghatározása
Állítson fel prioritásokat – több idő a leglényegesebb feladatokra • A prioritási sorrend felállításának legfontosabb szabályai • A különbség „sürgős” és „fontos” között • A kulcsfontosságú és a kevésbé fontos feladatok elemzése • Tippek és trükkök a checklisták készítéséhez, alkalmazásához
Újítsa meg irodája működését – Hogyan vezessen be jól működő rendszert munkahelyén? • Tervezze meg a folyamatot – Haladjon lépésről lépésre! • Hogyan győzze meg felettesét és kollégáit az új elrendezési rendszerről? • Hogyan vonjon be másokat is az új rendszer kialakításába?
A delegálást is meg kell tanulni! Ismerje meg saját, ill. főnöke munkastílusát Önismereti bevezető munkastílusunk jobb megismeréséhez • Elemezze saját munkastílusát • Miben rejlenek erősségei, ill. gyengeségei? • Az önmegfigyelés eszközei • Hogyan dolgozik főnöke? • Optimális kapcsolat kialakítása az asszisztens és főnöke között • Találja meg a helyes információs rendszert Ön és főnöke között
Professzionális munkaszervezés • Dolgozzon célorientáltan, ahelyett, hogy a feladatokat csak úgy elvégezné • Tervezze meg munkafolyamatait és az elvégzésükhöz szükséges időt • Optimális határidő tervezés • Az idő- és feladatszervezés legfontosabb eszközei
Használjon időbüdzsét: Készítse el saját időtortáját, és ismerje fel a kritikus pontokat!
• Ki felé delegálhat Ön? – hogyan reagálhat, ha NEM-et mondanak Önnek? • Milyen típusú feladatokat tudnak mások is átvenni? • Tanulja meg megvédeni saját idejét - Hogyan mondjon NEM-et? • Felelősségek, illetékességek megállapítása
Időnyomás alatt is őrizze meg nyugalmát – hatékony stresszmenedzsment eszközök • Lehetséges stresszfajták és kiváltó okaik • Azonosítsa mi váltja ki Önnél a napi stresszt • Mit tegyen, hogy egyáltalán ne keletkezzen stressz? • Stratégiák a stressz kezeléséhez – találja meg a megfelelő alternatívákat • Gyakorlatok és módszerek a kikapcsolódáshoz • Hogyan fordítsa át a munkahelyi stresszt pozitív energiává? • A program során arra törekszünk, hogy a szükséges elméleti keretek rövid bemutatását követően minél több időt fordítsunk a résztvevők vezetői készségeinek gyakorlati fejlesztésére valószerű helyzetgyakorlatokban. Ehhez többek között az alábbi módszerekkel dolgozunk: • rövid elméleti áttekintés; • videós helyzetgyakorlatok; • csoportos helyzetelemzések / személyes analízisek az erősségek és a gyengeségek azonosítására; • kiscsoportos feladatok; • interaktív beszélgetések.
AZ ÖN TRÉNERE:
• A tényleges állapot elemzése – Mire megy el az ideje? • Ismerje fel az időrabló tevékenységeket és tegyen ellenük • Fedezze fel a pluszidőket és használja ki azokat! • Jó időmenedzsment fegyelem révén
www.iir-hungary.hu
06-1/459-7301
Sárvári-Lám Anna, tanácsadó
[email protected]
Tudatos kommunikáció az asszisztensi munkában
2011. JÚLIUS 12–13.
Nehezen kezelhető emberekkel is! A KÉPZÉS ELVÉGZÉSE UTÁN
Nem-verbális technikák a bizalomépítésben
• villámgyorsan képes lesz átlátni a helyzetet és ráhangolódni másokra, • Önnek nem lesz probléma bizalmi légkört kialakítani, • képes lesz saját és mások érzelmeit tudatosan kezelni • magabiztosabban, nyitottabban, tudatosabban fog kommunikálni • könnyen tudja majd a cég pozitív image-ét erősíteni.
• A szimpátiakeltés eszközei • A testbeszéd és a belső érzelmi állapot összefüggései • Igazodás és vezetés a kommunikációban • Személyes összhang megteremtése és bizalomépítés • a testbeszéd, • a hang • a szavak/kifejezések, • a gondolkodásmód tükrözésének segítségével.
• Érzékszervi preferenciák megjelenése a beszédben • Árulkodó kifejezések • Saját érzékszervi preferenciánk megállapítás • Mások érzékszervi preferenciáinak felismerése • Szemmozgások és érzékszervi preferenciák összefüggései
Üzleti kommunikáció • Az üzleti kommunikáció síkjai • A kapcsolatfelvétel módjai és jelentősége • Kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás • írásban • Szóban – Személyesen – Telefonon Keresztül
Egy kis „nehéz ember lélektan”
Kommunikációs „tükör” és a személyes adottságok kihasználása • Hogyan kommunikál Ön? - A fejlődés alapja az önismeret • Visszajelzés arról, hogy hogyan érnek célba üzenetei • Fedezze fel és használja ki személyes adottságait, erősségeit! • Személyes adottságok, erősségek, gyengeségek megismerése. Hogyan profitáljunk az erősségekből, küzdjünk meg gyengeségeinkkel • Kívánatos önarckép kialakítása, láttatása másokkal, avagy: „Nincs második lehetőség az első benyomásra!” • Az önbizalom építés és teljesítménynövelés technikái
Párbeszéd kezdeményezése és irányítása • Kérdezéstechnika • Hogyan akadályozzuk meg a kitérő válaszokat? • Hogyan tegyünk fel kínos kérdéseket? • Értő figyelem • Nézőpontváltások/pozícióváltások az ügyféllel folytatott beszélgetések során • Hogyan reagáljunk a meglepetésekre?
www.iir-hungary.hu
Érzékszervi preferenciák felismerése és azok tudatos alkalmazása a hangolódás és párbeszéd során
• Kit tart Ön nehéz embernek? Miért pont őt? • Tudja a nehéz ember, hogy Ön őt annak tartja? • Hogyan azonosíthatja az egyes típusokat, a beskatulyázás hibája Ki tartozik nélkül? a nehéz ember • Eszközök és módszerek a nehéz kategóriába? emberek kezelésére
Nehéz helyzetek, kezelése • Hogyan bánjunk az indulatos partnerekkel • Kifogások, kérések kezelése asszertív módon • „Igen, de…” frázis kerülése a kommunikációban
Helyzetgyakorlatok • Telefonos kommunikáció • Személyes beszélgetések vezetése
AZ ÖN TRÉNERE:
06-1/459-7301
Nyáriné Dr. Mihály Andrea Tréner, ECA licensed business és management coach
[email protected]
Asszisztens Akadémia ASSZISZTENS AKADÉMIA tréningsorozatunkba 11 év tapasztalatának legjobb tréningjeit gyűjtöttük össze. A modulok egyrészt a szakmai munka hatékonyságának növelésében segítenek, másrészt abban támogatják a tréning résztvevőit, hogy az iroda lelkévé, motorjává válhassanak! Munkaegyszerűsítő, időtakarékos Excel trükkök Bizalmi pozícióban bizalmi légkör – hogyan erősítheti hatékonyságát kommunikációs eszközökkel? Feladatdelegálás az asszisztensi munkában – Kinek, miért, hogyan?
AZ ÖN TRÉNEREI: Kovalcsik Géza, ügyvezető A Budapesti Kandó Kálmán Villamosipari főiskolán számítástechnikai üzemmérnöki diplomát szerzett. Húsz éven át számítógépek műszaki ellátásában vett részt. Ezt kövezően – mintegy 15 éve – a felnőttképzésben dolgozik. Alapvetően Microsoft alkal-
mazások ismertetése a feladata. A tréneri tevékenységek mellett több szakkönyvet is írt az Excelről és az Excel programozásáról. Jelenleg oktatóközponti tréner, ahol Visual Basic fejlesztői program, Word, Excel, Excel programozása, Access, Access programozása, Visio, Project programok használatát oktatja.
Sárvári-Lám Anna, tanácsadó, coach Közgazdászként, majd szervezetfejlesztő-szuper vízorként végeztem. Kezdetben marketing területen dolgoztam, tanácsadással és tréninggel 2003 óta foglalkozom. Hat évig a Neosys Szervezetfejlesztő és Tanácsadó tagja voltam, 2008-tól pedig szabadúszóként tartok tréningeket és egyéni coaching folyamatokat.
Munkáimban leginkább az egyének szakmai kérdései, konfliktusai, szerepdilemmái és döntési nehézségei mentén haladunk és az ezek mögött rejlő tudással dolgozunk. Célunk a meglévő, de rejtett tudás felszínre hozása, a szakmai személyiség megerősítése. Mindez egy keresési és találkozási folyamat, amelyben a másik fél szakmai szerepek mögött rejlő emberi arca bontakozik ki egyre élesebben és pontosabban.
Nyáriné Dr. Mihály Andrea Tréner, ECA licensed business és management coach
építés területén, valamint üzleti coachingot és szervezetfejlesztési tanácsadást végez. 2008-ban Business- és Management Coach-ként végzett a Dr. Bodó Training és Tanácsadó Kft. - az Európai Coaching Szövetség (ECA) Magyarországon működő képző intézete - által szervezett képzésen. Az ECA által regiszrált coach, jelenleg végzi a mester coach képzést. A Bodó Coaching Kör tagja. Férjével közös cégük, a Venustus létrehozásakor az a cél vezérelte őket, hogy sokéves tréneri és vezetési tapasztalataikra alapozva saját kidolgozású, egyedi, innovatív tréningprogramokat kínálhassanak, maximálisan a megrendelő szervezet igényeire szabva. Szolgáltatásaik köre az utóbbi években bővült az üzleti és life coachinggal, és figyelemre méltó eredményt tudnak felmutatni a szervezetfejlés terén is.
1967-ben született. 1992-ben szerzett orvosi diplomát. Évekig dolgozott orvoslátogatóként egy multinacionális gyógyszergyár hazai képviseleténél. Visszatérve az orvosi hivatáshoz 2000-ben szakvizsgát tett pszichiátriából. Ezt követően elvégezte a Magyar Viselkedés - és Kognitív Terápiás Egyesület (VIKOTE) pszichoterapeuta képző tanfolyamát, és 2009-ben pszichoterápiás szakorvosi képesítést szerzett. 2003-ban végezte el a Train the trainer programot egy nemzetközi tréningcég, az Achieve Global hazai képviseleténél. Azóta tart önállóan tréningeket elsősorban az értékesítés, vezetőképzés, érzelmi intelligencia-fejlesztés, stresszkezelés, konfliktuskezelés, kommunikáció, csapat-
www.iir-hungary.hu
06-1/459-7301
[email protected]
ASSZISZTENS AKADÉMIA AK ADÉM M IA www.iir-hungary.hu
06-1/459-7301
[email protected]
Az IIR Magyarország akkreditált felnõttképzési intézmény.
Asszisztens
Akadémia
Felnõttképzési nyilvántartási szám: 00281-2008 Akkreditációs lajstromszám: AL-1813
IIR
Vegyen részt mindhárom tréningen és oklevelet adunk az Akadémia elvégzéséről! A1001
JELENTKEZÉ SI L AP
1. RÉSZTVEVÔ:
2. RÉSZTVEVÔ: Keresztnév
_____________________
–10%
Vezetéknév
_______________________
Vezetéknév
_______________________
Beosztás
_ _________________________________________________________
Beosztás
_ _________________________________________________________
Osztály
_ _________________________________________________________
Osztály
_ _________________________________________________________
Végzettség
_ _________________________________________________________
Végzettség
_ _________________________________________________________
Telefon
_ _________________________________________________________
Telefon
_ _________________________________________________________
Fax1
_ _________________________________________________________
Fax1
_ _________________________________________________________
Mobiltelefon1
_ _________________________________________________________
Mobiltelefon1
_ _________________________________________________________
E-mail1
_ _________________________________________________________
E-mail1
_ _________________________________________________________
Aláírás2
_ _________________________________________________________
Aláírás2
_ _________________________________________________________
A rendezvényen való részvételt engedélyezô/elrendelõ személy: Keresztnév
Keresztnév
_____________________
SZÁMLÁZÁSI CÍM:
Vezetéknév
_______________________
_____________________
Beosztás
_ _________________________________________________________
Osztály
_ _________________________________________________________
Adminisztratív kapcsolattartó
Cégnév
_ _________________________________________________________
Irányítószám
__________ Helység _______________________________________
Utca/Postafiók
___________________________________________________________
1
Vezetéknév
_______________________
Keresztnév
_____________________
Beosztás
_ _________________________________________________________
Osztály
_ _________________________________________________________
E-mail címének, fax- és mobilszámának megadásával hozzájárul ahhoz, hogy az IIR további rendezvényeirôl e csatornákon is kapjon tájékoztatást. A képzésre/rendezvényre regisztráló személy alírásával igazolja, hogy a képzésen/rendezvényen személyesen vesz részt. 3 Az Ön helyettese, amennyiben Ön nem tud részt venni a rendezvényen. 2
CSOPORTOS KEDVEZMÉNY Helyettesítõ személy3
2. résztvevô 10%
Vezetéknév
_______________________
Beosztás
_ _________________________________________________________
Osztály
_ _________________________________________________________
Aláírás2
_ _________________________________________________________
Regisztrációs ár 1 fô részére
Keresztnév
_____________________
Ár
3. résztvevô 20% 4 fôtôl kérje egyedi ajánlatunkat! 06-1/459-7334
Két fõ jelentkezése esetén a 2. személy 10%, amennyiben három fõ regisztrál, a 2. személy 10%, a 3. személy pedig 20% kedvezményt kap.
Mely modul(ok)ra jelentkezik?
1 modulra való jelentkezés esetén
199.000 Ft+áfa
Az assziszens mint MS Office profi (2011. június 28–29.)
2 modulra való jelentkezés esetén
319.000 Ft+áfa
Hatékony munkaszervezés az asszisztensi irodában (2011. július 5–6.)
3 modulra való jelentkezés esetén
399.000 Ft+áfa
Tudatos kommunikáció az asszisztensi munkában (2011. július 12–13.)
Igénybe kívánom venni a szakképzési hozzájárulást. (A képzés költségébôl modulonként bruttó 93.600 Ft elszámolható a szakképzési hozzájárulás terhére!)
Áraink nem tartalmazzák az áfát A feltüntetett megtakarítások a több napos rendezvények határidõs kedvezményét, valamint a regisztrált napok számától függõ kedvezmény nettó összegét tartalmazzák A részvételi díj tartalmazza a dokumentáció, ebéd, kávé és üdítõ költségeit. A rendezvényen kép- és hangfelvétel készülhet.
FIZETÉS, VISSZALÉPÉS Jelentkezésével elfogadja a jelentkezési és visszalépési feltételeket. Jelentkezésének beérkezése után visszaigazolást és számlát kap tôlünk. Kérjük az összeget szíveskedjen a rendezvény elôtt átutalni és a számlaszámot, valamint a résztvevô nevét a befizetési csekken feltüntetni. A rendezvényre való bejutás csak akkor garantált, ha befizetése cégünkhöz 3 munkanappal a rendezvény elôtt beérkezett. Ha átutalása a rendezvény kezdete elôtt 2 héten belül történik, kérjük azt a rendezvény napján a regisztráláskor a pénzes utalvány feladóvevényével igazolni. Fizetési késedelem esetén a résztvevô minden felszólítási- és inkasszódíj megtérítésére kötelezett. Esetleges program- és helyszínváltoztatás jogát fenntartjuk. Visszalépés: Csak írásban lehetséges. A részvétel visszamondása esetén 20.000 Ft+áfa/jelentkezõ, a rendezvényt megelôzô 2 héten belüli lemondás esetén 40.000 Ft+áfa/jelentkezõ adminisztrációs költséget számolunk fel. A rendezvényt megelôzô 2 munkanapon belüli lemondás esetén a résztvevô a teljes részvételi díjat köteles megtéríteni. A bejelentett résztvevô részvételének módosítása meghatározott feltételek mellett lehetséges. A szakképzési hozzájárulás terhére elszámolható összegek módosultak. Ügyfélszolgálatunk (06-1/459-7300) örömmel ad bôvebb tájékoztatást, illetve a honlapunkon is tájékozódhat.
VAN MÉG KÉRDÉSE? Ügyfélszolgálat:
Takács Tünde
06-1/459-7300
Koncepció:
Somogyi Anikó
06-1/459-7310
Marketing:
Szabó Petronella
06-1/459-7334
