ASSA ABLOY Nederland Snel en comfortabel naar het werk met Vanpools Patrick Osterholt, financial director

Uitbesteding loont “Voor de ontwikkeling van ons Vanpoolsysteem voor het woon-werkverkeer van medewerkers schakelden we Vipre in. Daarmee haalden we veel kennis in huis. Vipre wist eerst subsidie, en vervolgens een OV-verklaring voor ons Vanpoolsysteem te krijgen. Door de OV-verklaring mogen de busjes over de busstrook rijden en zijn ze vrijgesteld van bpm. Dat drukt de kosten aanzienlijk. Vipre verzorgt alle werkzaamheden die gemoeid zijn met de uitvoering van het Vanpoolsysteem, waardoor we er zelf nauwelijks omkijken naar hebben.” Patrick Osterholt, financial director

ASSA ABLOY Nederland – Snel en comfortabel naar het werk met Vanpools Patrick Osterholt, financial director In het kort Begin 2007 sloot ASSA ABLOY Nederland de deuren van het bedrijf in Dordrecht. De onderneming verhuisde naar het 40 kilometer verderop gelegen Raamsdonksveer. Voor de medewerkers, die veelal in de buurt van de oude vestiging in Dordrecht woonden, liet ASSA ABLOY een Vanpoolsysteem ontwikkelen. Dat biedt een goed alternatief voor het OV of de privé-auto voor woon-werkverkeer. De vakbonden konden hierdoor instemmen met het verhuisplan. Tegelijkertijd kon goed gekwalificeerd personeel worden behouden. Organisatie ASSA ABLOY Nederland maakt deel uit van de ASSA ABLOY Groep, 's werelds grootste leverancier op het gebied van sluitsystemen. Binnen ASSA ABLOY Nederland bundelen meerdere spelers hun krachten. De dienstverlening is gebaseerd op drie kwaliteitsmerken: LIPS, YALE en IKON. LIPS staat voor hoogwaardig hang- en sluitwerk. Dit oer-Hollandse merk (sinds 1871) is een begrip in mechanische sloten en sluitsystemen. Sinds de fusie met VEMA Security in 2007 geldt dit ook voor elektromechanische vergrendelingsproducten, en mag LIPS zich het meest complete merk in zijn vakgebied noemen. Locatie De vestiging van ASSA ABLOY Nederland in Raamsdonksveer. Een groot deel van de medewerkers dat hier werkt, woont in het 40 kilometer verderop gelegen Dordrecht. (Zie de rubriek Vraagstuk.) Gebruik van het OV voor woon-werkverkeer is voor hen geen optie, omdat dit buitensporig veel tijd kost: circa anderhalf uur voor een enkele reis, waarbij zij op het industrieterrein in Raamsdonksveer ook nog een kwartier moeten lopen. Vraagstuk De geschiedenis van LIPS is onlosmakelijk verbonden met Dordrecht. Hier bouwde het bedrijf zijn bekendheid op, tot het enkele jaren geleden op zoek ging naar nieuwe, passende huisvesting. “Van de medewerkers die moesten meeverhuizen, woont een groot deel in Dordrecht”, blikt financial director Patrick Osterholt terug. “Belangrijk criterium voor de locatiekeuze was dat de reistijd voor deze medewerkers acceptabel bleef.”

1

ASSA ABLOY beperkte de zoektocht naar een nieuw bedrijfspand tot 40 kilometer reisafstand van Dordrecht. Osterholt: “De aandacht richtte zich vooral op het minst filegevoelige gebied ten zuiden van Dordrecht. In Raamsdonksveer vonden we een geschikt pand dat vanuit Dordrecht met de auto in een half uur te bereiken is. De bereikbaarheid met het OV bleek echter slecht: anderhalf uur voor een enkele reis én een kwartier looptijd. De parkeergelegenheid bij het pand is bovendien beperkt. We zochten daarom een mobiliteitsmaatregel die: • •

Werknemers een goed alternatief biedt voor het OV. De parkeerdruk bij het pand ontlast.

Het mobiliteitsvraagstuk spitste zich toe op de circa 70 medewerkers met een vaste werkplek in Raamsdonksveer, zonder auto van de zaak. De groep overige medewerkers bestond uit 10 managers met een leaseauto en circa 15 servicemonteurs en 15 accountmanagers met een auto van de zaak en zonder reguliere kantoorfunctie. Welke maatregel? ASSA ABLOY liet Vipre, specialist in het oplossen van vervoersvraagstukken van bedrijven, de reisopties van medewerkers analyseren. “Dat leverde de basis voor een praktisch Vanpoolsysteem”, zegt Osterholt. “Vipre verzorgt alle werkzaamheden die gemoeid zijn met de uitvoering, waardoor we er zelf nauwelijks omkijken naar hebben. Bovendien wist Vipre eerst subsidie, en vervolgens een OVverklaring voor dit vervoer te krijgen. Dat drukt de kosten aanzienlijk en maakt het Vanpoolsysteem extra aantrekkelijk.” (Zie rubriek Kosten.) Praktisch systeem Sinds de bedrijfsverhuizing rijden er dagelijks twee Vanpools tussen Dordrecht en Raamsdonksveer. “Dat loopt perfect”, stelt Osterholt tevreden vast. “De 18 medewerkers met wie we begin 2007 zijn begonnen maken er nog allemaal gebruik van.” De twee busjes, met plek voor 9 mensen, rijden een vaste route en hebben elk twee vaste opstapplekken in Dordrecht. “Onze eigen medewerkers rijden”, licht Osterholt toe. “Beide busjes hebben een hoofd- en reservechauffeur. Dat waarborgt de continuïteit.” De Vanpoolreizigers regelen het vervoer onderling. “Als er overgewerkt moet worden, vertrekt er bijvoorbeeld één bus om 16.30 uur en één om 20.00 uur. Dat lossen zij zelf op en heeft nog nooit problemen opgeleverd. Natuurlijk is het wel zo dat je met dit systeem iets aan flexibiliteit inboet. De bus rijdt op vaste tijden en heldere afspraken over de vertrektijden zijn onontkoombaar. De bus wacht niet meer dan vijf minuten.” De werkdag bij ASSA ABLOY in Raamsdonksveer begint overigens om 8.00 uur en eindigt om 16.30 uur. Dat is een kwartier later dan in de oude fabriek in Dordrecht, zodat medewerkers door de toegenomen reistijd niet al te vroeg op hoeven. De chauffeurs spelen een sleutelrol in het Vanpoolsysteem. Zij houden de kilometerstand bij (in verband met de fiscale bijtelling) en noteren wie er meerijdt. Ook onderhouden zij het contact met Vipre over bijvoorbeeld het onderhoud van de bus. Hier staat wel iets tegenover. De chauffeur: • • •

Mag per rit een half uur werktijd schrijven. Neemt de bus mee naar huis en mag deze eventueel in privé-tijd gebruiken. Behoudt zijn reiskostenvergoeding (zie ook de rubriek Kosten).

2

Subsidie en OV-verklaring Vipre regelde eerst subsidie, en vervolgens een OV-verklaring voor het Vanpoolsysteem. Dat leverde een flinke kostenbesparing op (zie rubriek Kosten). Dankzij de OV-verklaring mogen de Vanpools bovendien over de busstroken rijden. Osterholt: “Dat vergroot het reisgemak en voorkomt oponthoud, zeker nu het op het traject Dordrecht-Raamsdonksveer drukker wordt.” Baten In het kader van de bedrijfsverhuizing kwam ASSA ABLOY met de vakbonden tot een verhuisplan voor de werknemers. Daarbij kwam ook het mobiliteitsvraagstuk op tafel, met de vraag hoe groot de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer zou moeten zijn. “Een reiskostenvergoeding van 19 cent/km was voor ASSA ABLOY geen optie”, blikt Osterholt terug. “Dit zou tot te hoge kosten leiden. De opzet van het Vanpoolsysteem was echter een aanknopingspunt voor onderhandeling. Hiermee boden we werknemers een goed alternatief voor het gebruik van de eigen auto, en konden de vakbonden instemmen met een lagere vergoeding. Voor wie in Dordrecht woont is de vergoeding vastgesteld op 175 euro netto per maand.” (Circa 10 cent/km.) Op jaarbasis is ASSA ABLOY door de verhuizing 120.000 euro extra aan reiskosten kwijt, aldus Osterholt. “Daar staat tegenover dat we goed gekwalificeerd personeel met veel knowhow en productkennis hebben behouden. Ik heb de indruk dat niemand het bedrijf puur door de verhuizing heeft verlaten. Als de medewerkers die nu gebruikmaken van de Vanpool niet waren meeverhuisd, dan had dat grote assemblage- en leveringsproblemen opgeleverd. Dat zou flink wat orders en omzet hebben gekost.” Resumerend kan ASSA ABLOY dankzij de Vanpoolregeling: • • • • •

Goed gekwalificeerd personeel behouden. De individuele reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer beperkt houden. Medewerkers uit Dordrecht een aantrekkelijk alternatief bieden voor gebruik van het OV of de eigen auto voor woon-werkverkeer. De parkeerdruk bij het bedrijfspand beperken (minder gebruik door werknemers). Bijdragen aan minder verkeer op de weg en milieuwinst boeken (een besparing van circa 250.000 kilometer per jaar als iedere Vanpoolreiziger met de eigen auto naar het werk zou komen).

De Vanpoolregeling biedt medewerkers uit Dordrecht: • • •

De meest voordelige vorm van woon-werkverkeer (volledig vergoed). Comfortabel vervoer voor het woon-werkverkeer. Een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde.

Kosten Vanpoolreizigers storten hun reiskostenvergoeding van 175 euro per maand via de salarisadministratie in een collectieve pot, die zij zelf beheren. Hieruit worden de standaard leasekosten, benzinekosten en eventuele schadekosten aan Vipre betaald. De werkgroep ‘Collectief vervoer’ heeft maandelijks overleg en maakt één keer per jaar de balans op. ”Het break-evenpoint

3

voor een bus ligt bij zes reizigers die dagelijks meereizen”, weet Osterholt. “Er blijft dus geld over. Nu er nieuwe bussen worden besteld, wordt dat bijvoorbeeld besteed aan nog meer comfort.” Met de toezegging dat Vipre het Vanpoolprogramma mocht gaan uitvoeren, bracht Vipre de ontwikkeling hiervan niet in rekening. Osterholt: “Vipre zegde ook toe zo snel mogelijk subsidie te regelen, en vervolgens een OV-verklaring te krijgen. Daarmee bood Vipre enorme meerwaarde ten opzichte van een standaard leasemaatschappij.” De subsidie van de provincie Brabant (€ 1,45 per Vanpoolreiziger per reisdag) werd vrij snel toegekend. Die kwam te vervallen toen de OV-verklaring werd toegekend. “Hiervoor moest Vipre overleg voeren met de provincie Brabant en verschillende gemeenten”, zegt Osterholt. “Dankzij de OV-verklaring zijn de Vanpools aangemerkt als openbaar vervoer en is de bpm (belasting op de netto cataloguswaarde van de busjes) en de houderschapsbelasting komen te vervallen. Daardoor kan Vipre ons nu een netto leaseprijs bieden. Dat scheelt 30 à 35 procent ten opzichte van de bruto leaseprijs waarmee we zijn begonnen.” De uitbesteding heeft ASSA ABLOY veel tijd bespaard, terwijl optimaal gebruik is gemaakt van de (fiscale) kennis die Vipre te bieden heeft. “Die OV-verklaring hadden we zelf waarschijnlijk niet kunnen regelen”, zegt Osterholt, “of het had zeer veel tijd gekost. Kennelijk weet Vipre dit heel kosteneffectief te regelen, want in de leaseprijs zie je dit nauwelijks terug. Vipre onderzoekt nu zelfs nog of er mogelijkheden zijn om een lager btw-tarief in rekening te brengen.” Fiscale aspecten Door de OV-verklaring verklaring zijn de Vanpools aangemerkt als openbaar vervoer en is de bpm (belasting op de netto cataloguswaarde van de busjes) en de houderschapsbelasting komen te vervallen (zie rubriek Kosten). Tijdsinvestering De analyse van de reisopties, het peilen van de animo voor het Vanpoolprogramma en de ontwikkeling hiervan gebeurde in een tijdsbestek van circa drie maanden. De provinciale subsidie werd korte tijd later toegekend, de OV-verklaring ongeveer een jaar nadat de Vanpools gingen rijden. Promotie Alle medewerkers uit Dordrecht kunnen deelnemen aan het Vanpoolprogramma. Voor de bedrijfsverhuizing ontvingen zij hierover een brief. Ook op het werk werden zij over de regeling ingelicht. Osterholt: “Omdat we niet wisten hoe de regeling zou aanslaan, hebben we wel maatregelen genomen die het financiële risico voor ASSA ABLOY beperken: • •

Deelname aan de Vanpoolregeling is vrijwillig, maar medewerkers committeren zich voor minimaal één jaar. Het leasecontract met Vipre (waarin de tarieven voor drie jaar zijn vastgelegd), kent voor ASSA ABLOY een opzegtermijn van één jaar.

“Inmiddels heeft het programma zich bewezen”, zegt Osterholt. “Wie eenmaal meerijdt, blijkt dat te blijven doen. Dat betekent bijvoorbeeld dat we soepeler kunnen omgaan met de eis dat medewerkers zich voor één jaar committeren. Mochten er twee of drie nieuwe kandidaten zijn, dan zetten we daar

4

ook graag een derde bus voor in. We weten immers dat het systeem dan nog steeds kostendekkend is.” Tips Plan je een bedrijfsverhuizing en wil je gekwalificeerd personeel behouden? Onderzoek dan welke reisopties medewerkers hebben. Als de OV-bereikbaarheid ontoereikend is, kan een vorm van besloten bedrijfsvervoer voor woon-werkverkeer hun misschien een goed alternatief bieden. Wil je besloten bedrijfsvervoer opzetten? Overweeg dan om dit te laten doen door een expert. Dat kan zich terugbetalen. Bijvoorbeeld doordat je er zelf geen tijd in hoeft te investeren én doordat je effectief gebruik weet te maken van subsidie- en fiscale regelingen. Bedenk dat besloten bedrijfsvervoer ook kan bijdragen aan minder parkeerdruk bij het bedrijfspand. Er komen minder medewerkers met de auto naar het werk. Besloten bedrijfsvervoer hoeft niet alleen interessant te zijn voor medewerkers die zelf geen auto hebben. Als het vervoer comfortabel is en voordeliger dan het gebruik van de eigen auto, kan dit ook voor hen een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde zijn. Meer weten? ASSA ABLOY Nederland BV Meerval 3-5 4941 SK Raamsdonksveer www.assaabloy.nl Patrick Osterholt Financial director Telefoon 088 6394600 E-mail [email protected]

Vipre Seattleweg 7-11, Gebouw 1 Havennummer 2801 3195 ND Pernis www.vipre.nl Telefoon 010 2839567 of 0800 0235236 (gratis) E-mail [email protected]

5