ARTIKEL SISTEM INFORMASI PENJADWALAN BIMBINGAN BELAJAR ELFAZA EDUCATION CENTER KLATEN A. INTISARI Sistem informasi penjadwalan pada bimbingan belajar biasanya masih menggunakan cara manual. Cara manual akan menimbulkan permasalahan diantaranya proses update data. Mengatasi permasalahan diatas maka, penulis melakukan penelitian di bimbingan belajar Elfaza Education Center Klaten dan menghasilkan sebuah sistem informasi penjadwalan. Sistem informasi penjadwalan ini membahas tentang pengelolaan data peserta bimbingan, data tentor, data bimbingan, data kelas, data ruang belajar dan penjadwalan. Aplikasi ini dibuat menggunakan Delphi 7 dan database MySql. Kata kunci : Sistem Informasi, Penjadwalan, Bimbingan Belajar B. LATAR BELAKANG Bimbingan belajar pada dasarnya adalah proses bantuan yang diberikan kepada individu agar mampu mencapai perkembangan diri yang optimal. Bimbingan belajar merupakan salah satu bentuk layanan bimbingan yang penting diselenggarakan di sekolah (Prayitno, 2004 : 279). Bimbingan belajar yaitu bimbingan yang diarahkan untuk membantu para individu dalam menghadapi dan memecahkan masalah-masalah akademik (Nurihsan, 2003 : 20). Bimbingan belajar merupakan bimbingan dalam hal menemukan cara-cara belajar yang tepat, memilih program studi yang sesuai dan mengatasi kesukaran yang timbul berkaitan dengan tuntutan-tuntutan belajar di suatu institusi pendidikan(Winkel, 1997 : 140). Elfaza Education Center adalah Bimbingan belajar yang berdiri pada bulan Nopember 2011. Penulis sebelumnya telah melakukan penelitian pada lembaga ini dan menghasilkan sistem informasi administrasi yang digunakan untuk mengolah data peserta, data wali, data pembayaran dan kas. Melihat pengolah administrasi
yang telah dilakukan, ternyata masih terdapat permasalahan di bidang penjadwalan dalam bimbingan. Melihat masalah yang telah dipaparkan di atas, maka perlu dibuat suatu sistem informasi yang terarah dan sesuai kebutuhan lembaga, untuk dapat membantu dalam melakukan proses penjadwalan sehingga meminimalkan kesalahan dan memudahkan dalam mengatur jadwal peserta bimbingan dan tentor. Oleh karena itu penulis di dalam menyusun laporan skripsi memilih judul “SISTEM INFORMASI PENJADWALAN BIMBINGAN BELAJAR ELFAZA EDUCATION CENTER”. C. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis membuat beberapa rumusan masalah sebagai berikut : a. Bagaimana dapat mengelola data peserta dan data tentor bimbingan belajar agar lebih mudah dalam pencarian data apabila diperlukan? b. Bagaimana dapat mengelola penjadwalan bimbingan belajar agar mengurangi kesalahan dalam mengatur jadwal bimbingan? c. Bagaimana petugas, tentor, peserta atau direktur dapat memperoleh informasi atau laporan secara cepat dan real time? D. BATASAN MASALAH Berdasarkan rumusan masalah diatas maka dibuat beberapa batasan masalah sebagaimana berikut : a. Pengelolaan data peserta bimbingan belajar. b. Pengelolaan data tentor bimbingan belajar. c. Pengelolaan jadwal bimbingan. d. Pengelolaan data ruang. e. Pengelolaan data bimbingan. f. Pengelolaan data kelas. g. Pelaporan jadwal bimbingan. h. Pelaporan data kelas.
E.
NORMALISASI
Gambar 1. Bentuk tidak normal
Gambar 2. Bentuk normal pertama
Gambar 3. Bentuk normal kedua
Gambar 4. Relasi antar tabel
F.
KAMUS TABEL Tabel peserta Nama tabel
:
peserta
Kunci primer :
id_peserta
Fungsi tabel
:
untuk menyimpan data peserta
Jumlah field
:
4
Struktur Tabel No 1 2 3 4
Tabel 4.1 Tabel Peserta Nama field Tipe data Lebar Id_peserta Int 8 Nama_lengkap varchar 50 Nama_panggilan varchar 15 Kelas_sekolah char 3
Keterangan Nomor induk Peserta Nama lengkap peserta Nama panggilan peserta Kelas peserta
Tabel jadwal Nama tabel
: jadwal
Kunci primer : id_jadwal Kunci tamu
: id_kelas, id_ruang, id_tentor
Fungsi tabel
:
untuk menyimpan data setting jadwal
Jumlah field
:
6
Struktur Tabel No 1 2 3 4 5 6
Nama field Id_jadwal Hari Jam Id_kelas Id_tentor Id_ruang
Tabel 4.2 Tabel jadwal Tipe data Lebar Keterangan Int 5 Nomor identitas jadwal Enum Hari dalam jadwal Time Jam dalam jadwal Int 5 Kunci tamu id_kelas Int 5 Kunci tamu id_tentor Int 2 Kunci tamu Id_ruang
Tabel bimbingan Nama tabel
:
bimbingan
Kunci primer :
id_bimbingan
Fungsi tabel
:
untuk menyimpan data jenis bimbingan
Jumlah field
:
4
Struktur Tabel Tabel 4.3 Tabel bimbingan Nama field Tipe data Lebar Keterangan Id_bimbingan Int 2 Nomor identitas bimbingan Nama_bimbingan varchar 25 Nama bimbingan Jml_peserta Int 2 Jumlah peserta dalam satu bimbingan Jml_pertemuan Int 2 Jumlah pertemuan per minggu Jns_bimbingan enum Jenis bimbingan yang ada (privat, klasikal) Tempat enum Lokasi pembelajaran berlangsung (rumah,efec)
No 1 2 3 4 5 6
Tabel tentor Nama tabel
:
tentor
Kunci primer :
id_tentor
Fungsi tabel
:
untuk menyimpan data tentor
Jumlah field
:
3
Struktur Tabel No 1 2 3
Nama field Id_tentor Nm_lengkap Keahlian
Tabel 4.4 Tabel tentor Tipe data Lebar Int 5 varchar 50 Enum
Keterangan Nomor identitas tentor Nama lengkap tentor Keahlian tentor (pra, sd, smp, sma)
Tabel ambil_kelas Nama tabel
:
ambil_kelas
Kunci primer :
id_peserta, id_kelas,id_bimbingan
Fungsi tabel
:
untuk menyimpan data ambil kelas
Jumlah field
:
3
Struktur Tabel No 1 2 3
Tabel 4.5 Tabel ambil_kelas Nama field Tipe data Lebar Keterangan Id_peserta Int 8 Kunci tamu id_peserta Id_kelas Int 5 Kunci tamu id_kelas Id_bimbingan Int 2 Kunci tamu id-bimbingan
Tabel kelas_bimbingan Nama tabel
:
Kunci primer :
kelas_bimbingan id_kelas
Fungsi tabel
: untuk menyimpan data kelas dalam bimbingan
Jumlah field
:
2
Struktur Tabel No 1 2
Tabel 4.6 Tabel kelas_bimbingan Nama field Tipe data Lebar Keterangan Id_kelas Int 5 Nomor identitas kelas Nama_kelas Varchar 25 Nama kelas bimbingan
Tabel ruang Nama Tabel
:
ruang
Kunci primer :
id_ruang
Fungsi Tabel :
Untuk menyimpan data ruangan
Jumlah Field :
3
Struktur Tabel No 1
Nama field Id_ruang
Tabel 4.7 Tabel ruang Tipe data Lebar Keterangan Int 2 Nomor identitas ruang
2
Nama_ruang
Varchar
20
Nama ruangan
3
Kapasitas
Int
2
Kapasitas ruangan
Tabel berikut merupakan tabel bantuan yang digunakan untuk memudahkan dalam menggunakan sistem tetapi tidak ditampilkan dalam relasi tabel dan DAD. Tabel tersebut adalah : Tabel setting umum Nama tabel
:
setting_umum
Fungsi tabel
:
untuk menyimpan data setting umum
Jumlah field
:
5
Struktur Tabel No 1 2 3 4 5
Tabel 4.8 Tabel setting umum Nama field Tipe data Lebar Keterangan Cop varchar 40 Nama bimbingan belajar Alamat varchar 100 Alamat bimbingan belajar Wall Varchar 100 gambardepan Username varchar 50 Username admin password varchar 100 Password admin
G. DAD 1. Diagram konteks Diagram konteks adalah gambaran umum sistem secara keseluruhan dimana sistem menerima data dan memberikan laporan. Dalam diagram konteks pada sistem ini mempunyai tiga entitas luar atau sumber data yaitu peserta, tentor, admin. Diagram konteks ditunjukan pada gambar 4.9
Gambar 4.9 diagram konteks 2. Diagram berjenjang Diagram berjenjang adalah pembagian proses pada sistem. Sistem dibagi lagi menjadi sub bab - sub bab yang fungsinya untuk mendeskripsikan dari proses tersebut. Sistem ini dibagi menjadi tiga proses yaitu pengolahan data master, transaksi dan laporan. Perancangan diagram konteks dapat dilihat pada gambar 4.10
Gambar 4.10 diagram berjenjang
3.
DAD level 0 DAD Level 0 adalah gambaran secara keseluruhan sistem berjalan. Setiap
entitas menginputkan data dan diproses oleh sistem yang kemudian diolah menjadi laporan-laporan. Perancangan DAD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.11
Gambar 4.11 DAD level 0
4.
DAD level 1 pengolahan data master DAD Level 1 input data adalah proses input data yang akan dilakukan oleh
entitas maupun sistem kedalam database yang akan digunakan sebagai tabel master. Sistem ini mempunyai lima proses data yaitu pengolahan data master peserta, pengolahan data master tentor, pengolahan data master bimbingan, pengolahan data master kelas_bimbingan dan pengolahan data master ruang seperti yang terlihat pada gambar 4.12
Gambar 4.12 DAD level 1 pengolahan data master
5.
DAD level 1 Transaksi DAD level 1 proses transaksi adalah proses transaksi ambil_bimbingan,
transaksi ambil_kelas dan proses transaksi jadwal. Perancangan DAD level 1 proses data dapat dilihat pada gambar 4.13
Gambar 4.13 DAD level 1 transaksi 6.
DAD level 1 laporan DAD level 1 laporan adalah proses pencetakan laporan dari tiap tabel yang
telah diinputkan datanya. Pada DAD level 1 laporan ini mengolah empat laporan yaitu laporan jadwal per minggu, laporan jadwal peserta, laporan jadwal tentor dan laporan kelas. Perancangan DAD level 1 Laporan dapat dilihat pada gambar 4.14
Gambar 4.14 DAD level 1 Laporan
H. FLOWCHART SISTEM
I.
DAFTAR PUSTAKA
Amti, E dan Prayitno., 2004. Dasar-Dasar Bimbingan Konseling, Cetakan ke-2 Baker, Kenneth R. 1974. Introduction to Sequencing and Scheduling. New York: John Wiley & Sons, Inc. Fatansyah,1999. Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data, Informatika, Bandung. Fatta Al-Hanif, 2009, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset Yogyakarta Husni, 2004, Pemprograman Database Dengan Delphi, Graha Ilmu, Yogyakarta. Jogiyanto, 1989, Analisis & Desain. Sistem Informasi: pendekatan teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta
terstruktur
Jogiyanto, 2001, Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, 1999, Analisis & Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, edisi ke-2. Andi Yogyakarta. Kadir, A., 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit ANDI, Yogyakarta. Kadir, A., 2008, Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional, Andi Offset, Yogyakarta Kadir, A,. 2009. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta. Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta. Kristanto, H., 1994, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta. Kurniawati, D. dan Prayitno, E., 2009, Mahameru Press, Yogyakarta.
“Pengantar Sistem Informasi”,
Kusdiawan, W., 2010, Cara Mudah dan Cepat Membuat Program Aplikasi Database dengan Delphi, Penerbit Gava Media, Yogyakarta. Kusrini, 2006, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
MADCOMS, 2002, Seri Panduan Pemrograman Pemrograman Borland Delphi 7 Jilid 1, Penerbit ANDI, Yogyakarta. Muttaqin, P. dan Permana,S.E., 2011, Sistem Informasi Penjadwalan Pembelajaran Berbasis Metode Algoritma Genetik untuk Mengoptimalkan Proses Belajar Mengajar di SMPN 2 Jamblang, Teknik Informatika, STMIK IKMI, Cirebon Nurihsan, J. 2003. Dasar-Dasar Bimbingan dan Konseling. Bandung. Parwati, A., 2011. Sistem Informasi LPK Prima Berbasis Web, Skripsi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Widya Dharma, Klaten. Sutabri, T., 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Roup, M., 2008, Sistem Informasi Penjadwalan Matakuliah Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Mysql pada STMIK El Rahma Yogyakarta, Skripsi, Sistem Informasi, STMIK El Rahma, Yogyakarta. Winkel, W.S., 1997, Bimbingan dan konseling di Institusi Pendidikan, Gramedia, Jakarta
