Artikel 1 : Het huurreglement voor het gebruik van gemeentelijke gebouwen, terreinen en gemeentelijk materieel, goedgekeurd in de gemeenteraadsbeslissing van 23 november 2006, wordt opgeheven en vervangen door het nieuwe huurreglement met ingang van 1 juli 2013. Artikel 2 : Met ingang van 1 juli 2013 is het hiernavolgend huurreglement van toepassing voor het gebruik van de gemeentelijke lokalen en terreinen van het Hof ten Hemelrijk, de Sint-Pauluszaal, de Sint-Pieterszaal, de Loods, de refter van ’t Schoolhuis, de Sint-Annasite en het gemeentelijk materieel. 1. De huur van de bovenvermelde gemeentelijke lokalen, terreinen en gemeentelijk materieel kan gebeuren door het gemeentebestuur, het gemeenschapscentrum, de gemeentelijke raden, de verenigingen, privépersonen en instellingen. 2. Huurcontracten voor gemeentelijke lokalen en terreinen kunnen afgesloten worden vanaf : - 12 maanden voor datum = groep 1 (erkende verenigingen, erkend door college + aangesloten bij gemeentelijke adviesraad). - 9 maanden voor datum = groep 2 (erkende verenigingen, erkend door college). - 6 maanden voor datum = groep 3 (privé-personen, andere). Dit betekent concreet dat groep 1 een gemeentelijk lokaal kan reserveren vanaf 1 januari voor de eerste helft van het jaar daarop volgend, groep 2 kan reserveren vanaf 1 april en privé-personen vanaf 1 juli. 3. Iedere aanvraag om over een gemeentelijke ruimte, terrein of materieel te beschikken wordt gericht aan de verantwoordelijke reserveringen – Gemeenschapscentrum – Kloosterstraat 7 – 1745 Opwijk – tel. 052/36.51.74. De aanvraag geschiedt persoonlijk, schriftelijk, via mail of telefonisch. Titel, aard en verloop van de voorziene activiteit, evenals alle bijzonderheden met betrekking tot de inhuurneming dienen vermeld. Zij ontvangen een overschrijvingsformulier met daarop vermeld de gehuurde ruimte en/of materieel. Deze dient binnen de 14 dagen betaald te worden. 4. Elke aanvraag gebeurt door de organisator. Deze is verantwoordelijk tegenover het gemeentebestuur voor het gebruik van de infrastructuur. Men is effectief huurder van een gemeentelijk lokaal en/of materieel indien de waarborg en de huurprijs betaald zijn. 5. Door het betalen voor het gebruik van de gemeentelijke lokalen, terreinen of materieel verbindt de aanvrager zich ertoe alle reglementen met betrekking tot het gebruik ervan strikt na te leven en de infrastructuur en materieel voor geen doeleinden te gebruiken dan waarvoor gehuurd. Onderverhuring of overdracht van gebruik zijn verboden. Vaststelling van onregelmatigheden kan leiden tot verbreking van het contract ofwel tot
aanpassing van de huurprijs. 6. Het College van Burgemeester en Schepenen heeft het recht in geval van kennelijk bewezen overmacht de reeds toegestane verhuringen in te trekken mits eenvoudige terugbetaling van de reeds betaalde huurprijs en waarborg en zonder recht op enig verhaal of schadevergoeding. 7. Indien de gebruikers hun verplichtingen niet nakomen heeft het College van Burgemeester en Schepenen het recht de ingebruikneming stop te zetten en de gebruikers niet meer toe te laten in eender welk gemeentelijk gebouw en/of gemeentelijk materieel te gebruiken en dit zonder terugbetaling van de reeds betaalde huurprijs en waarborg. Indien de vermelde waarborg niet voldoende is om de aangebrachte schade te herstellen of om het kapotte of verdwenen gemeentelijk materieel te vervangen, dan zullen de meerkosten moeten gedragen worden door de huurder. Deze verplichtingen zijn : De gebruikte zalen of lokalen gekuist achterlaten. De tafels en stoelen netjes en op de aangeduide plaats, gestapeld achterlaten. Het gebruikte materieel opruimen en terugbezorgen in de staat waar het zich bevond. De sleutels van lokalen tijdig aan de verantwoordelijke terugbezorgen. De lichten na gebruik doven. De verwarming na gebruik afzetten. De tapkast, spoelbakken, koelkasten proper achterlaten. De toiletten en de keuken reinigen. De respectievelijke zaalverantwoordelijken zien erop toe dat bovengenoemde afspraken worden nageleefd. De huurder heeft de mogelijkheid om : a) Zelf te kuisen. Dan dient de zaal in zijn oorspronkelijke toestand te zijn tegen 9 uur ’s morgens. Er is steeds kuismateriaal aanwezig. b) Te laten poetsen tegen betaling. Afspraken dienen te worden gemaakt met de respectievelijke zaalverantwoordelijken. 8. De gemeentelijke verantwoordelijke van de reserveringen wordt schriftelijk in kennis gesteld van het niet-gebruik van een contractueel vastgelegde ruimte en/of gemeentelijk materieel of verplaatsing van de activiteit. Dit geldt ook voor abonnementen ! Bij annulering van een gemeentelijk lokaal minder dan 3 maand vóór huurdatum, wordt de huur niet terugbetaald. 9. Er wordt van uitgegaan dat elk lokaal, de toegangswegen tot dit lokaal, het bijhorende sanitair en het ter beschikking gestelde materieel, in goede staat verkeren bij de aanvang van de activiteit onder voorbehoud van tegengestelde
vaststelling bij ingebruikname. Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal deze verrekend worden aan de gebruiker. Dit geldt ook voor buitengewone schoonmaak. Dit bedrag wordt afgehouden van de waarborg (zie tariefreglement). 10. De huurder en zijn aangestelden zijn verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw, de inboedel en het materieel. De huurder is verplicht toe te treden tot de polis ingebruikname gebouwen, burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid, een polis die het gemeentebestuur van Opwijk afsluit. Hiervoor betaalt de huurder een premie, die reeds is verrekend in de huurprijs. Het feit dat het gemeentebestuur van Opwijk ook een polis objectieve burgerlijke aansprakelijkheid voor gebouwen heeft afgesloten, ontslaat de huurder niet van voorgenoemde verplichting. De brandverzekeringspolissen, afgesloten door het gemeentebestuur van Opwijk voor het Gemeenschapscentrum en cafetaria, de inboedel van het gemeenschapscentrum, de Sint-Pauluszaal, de Loods, de Sint-Pieterszaal, ’t Schoolhuis en de Sint-Annasite dekken de risico’s van brand, ontploffing, waterschade en glasbreuk. Deze polissen voorzien in de afstand van verhaal tegen alle huurders en gebruikers. De wettelijke geïndexeerde vrijstelling is ten laste van de huurder of gebruiker. Bovenstaande vermeldingen en samenvattingen van de waarborgen van de polissen van de gemeente zijn louter informatief en hebben geen bindende waarde. Alleen de polissen zelf zijn rechtsgeldig. Deze polissen liggen ter inzage in het gemeenschapscentrum. Bij een tentoonstelling staat de inrichter in voor een afzonderlijke verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis “van nagel tot nagel”, d.w.z. voor alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging. De huurder is er in elk geval toe gehouden, bij het aangaan van de huur, afstand van verhaal te doen t.o.v. de gemeente Opwijk en haar bestuursorganen. 11. Onmiddellijk na de activiteit of na de laatste van een elkaar opvolgende reeks van activiteiten, moeten alle voorwerpen die niet tot het patrimonium van de gemeente behoren, verwijderd worden. Afwijkingen moeten in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. 12. Het College van Burgemeester en Schepenen kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor materieel dat achtergelaten wordt door een huurder : niet voor mogelijke diefstal, noch voor beschadigingen. 13. De gebruiker verbindt er zich toe alle reglementen met betrekking tot het gebruik van de lokalen, terreinen en gemeentelijk materieel na te leven en
die ook te doen naleven door hun publiek. Bij het inrichten van manifestaties op het openbaar domein is het gebruik van afvaleilandjes verplicht. 14. De gebruiker betaalt voor de huur van de infrastructuur en gemeentelijk materieel (zie tariefreglement). Het gemeentebestuur, het gemeenschapscentrum en de gemeentelijke adviesraden mogen gratis gebruik maken van alle gemeentelijke gebouwen, lokalen, terreinen en materieel voor zover die aangewend worden voor “eigen activiteiten”. Initiatieven die in aanmerking komen voor gratis gebruik van infrastructuur/materiaal zijn : Expliciet “goede doelen”. Activiteiten met een buiten gemeentelijke uitstraling. Éénmalige jaarlijkse projecten (goedkeuring vereist van het College van Burgemeester en Schepenen). Kermisactiviteiten tijdens kermisperiode – Opwijk kermis, Droeshout kermis, Nijverseelkerk kermis , Nijverseel kermis, Mazenzele kermis. Buurt- en straatkermis activiteiten van erkende Opwijkse verenigingen (beperkt tot materiële ondersteuning van max 100 euro) Initiatieven van Opwijkse middenstanders, aangesloten bij de MRO (beperkt tot materiële ondersteuning van max. 100 euro) Voor meer details zie : “Interne regeling voor het gratis gebruik van lokalen en materiaal ter ondersteuning van initiatieven.” (Zie website). Opwijkse erkende jeugdverenigingen, aangesloten bij de gemeentelijke jeugdraad betalen 50 % van de geldende huurprijs. 15. Voor activiteiten zoals TD’s, fuiven en andere evenementen waarbij elektronisch versterkte muziek wordt gebruikt, dienen drie meerderjarigen persoonlijk borg te staan voor het ordelijk verloop van deze activiteit en is het fuifreglement van toepassing. Deze drie meerderjarigen zijn ertoe gehouden : Op het aanvraagformulier hun naam – adres te vermelden en dit te ondertekenen. Aanwezig te zijn gedurende het ganse verloop van de fuif. Strikt de reglementering te volgen volgens de geldende gebruiksvoorschriften. De identiteit van deze meerderjarigen zal voorafgaand worden meegedeeld aan de politie. Regelmatige controle zal worden uitgevoerd. 16. Wat betreft de geluidshinder en geluidsregeling gelden vanaf 1 januari 2013 nieuwe voorschriften voor elektronisch versterkte muziekactiviteiten . Een aanvraag tot het bekomen van een toelating voor de organisatie van een tijdelijk of occasioneel evenement / activiteit/ met elektronisch versterkte muziek, in een tent /open lucht/ in een andere openbare inrichting/private inrichting in Opwijk, is verplicht.
17. TD’s, bals, e.d. worden uitsluitend in de Sint-Pauluszaal toegelaten. Hierbij dient men rekening te houden dat er tijdens de fuif noch uit flesjes, noch uit glazen wordt gedronken – gebruik van plastieken bekertjes is verplicht. De wandverlichting moet aangestoken blijven, brandbare materialen gebruiken is verboden en toegang en nooduitgangen moeten worden vrijgehouden. Terzake is het politiereglement van toepassing (zie fuifdossier). 18. In alle gemeentelijke gebouwen geldt een ROOKVERBOD; niet alleen voor openbare manifestaties, ook voor privé-festiviteiten. 19. Bij het inrichten van om het even welke activiteit dienen de bepalingen van het algemeen politiereglement gerespecteerd te worden. Het gebruik of opslaan van gas in verplaatsbare recipiënten is verboden IN ALLE gemeentelijke gebouwen. Bij gebruik van gastoestellen in open lucht of in een tent zal de installatie geplaatst worden door een erkend installateur. Deze installateur levert hiertoe een “attest van goede plaatsing” af. Dit attest moet steeds kunnen voorgelegd worden door de inrichtende organisatie aan de toezichthoudende verantwoordelijken. De kosten hieraan verbonden worden door de inrichtende organisatie rechtstreeks afgerekend met de installateur. Gelieve minstens één week vooraf contact op te nemen met de gasinstallateur om de aansluitingsmodaliteiten te bespreken. 20. Bij het plaatsen van bv. een tent dienen de nooduitgangen van de gemeentelijke gebouwen steeds vrij te blijven. 21. Bij het inrichten van manifestaties op de terreinen van het Hof ten Hemelrijk is het politiereglement en daaraan gekoppeld het parkreglement van kracht. 22. De gehuurde lokalen worden geopend en gesloten door de conciërge of door de verantwoordelijke van de lokalen. Na elke activiteit wordt door de verantwoordelijke van de lokalen een inventaris opgemaakt. 23. Elke huurder volgt de geldende politiereglementen (vb. met betrekking tot het sluitingsuur, de leeftijdsgrens). Tel. Politie Opwijk 052/35.50.02, - de voorschriften inzake SABAM 02/286.15.85 – de billijke vergoeding 02/514.27.33 (wordt jaarlijks door de gemeente betaald voor activiteiten in de Schuur van het Hof ten Hemelrijk, de Sint-Pauluszaal en de Sint-Pieterszaal) – de accijnzen 02/255.68.25. Artikel 3 : Het College van Burgemeester en Schepenen is belast met de uitvoering van deze beslissing. Artikel 4 : - Dit reglement wordt van kracht vanaf 1 juli 2013.
