Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
PENDAHULUAN Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II bertujuan untuk memenuhi kebutuhan di setiap Unit Kerja, sebuah program aplikasi yang dapat mengukur tingkat kualitas kinerja sebuah organisasi atau instansi dengan tertib administrasi tata persuratan dan kearsipannya dari unit kerja ke unit kerja lainnya.
Berikut penjelasan bagaimana cara menggunakan Software ini, sebagai petunjuk tertulis untuk mempermudah pelaksanaan pelaporan dengan menggunakan Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web.
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
1
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
I.
MEMULAI Untuk memulai penggunaan
aplikasi masukan alamat url di
bawah ini pada browser anda : http://persuratan.jasatirta2.co.id/ kemudian tekan enter, maka akan muncul dialog box yang menanyakan username dan password untuk login ke dalam aplikasi.
Gambar 1. Halaman login Login adalah form untuk masuk ke dalam aplikasi tata persuratan Perum Jasa Tirta II. halaman ini adalah halaman pertama yang dimunculkan pada saat pengguna akan masuk kedalam aplikasi. Masukkan username dan password yang anda miliki. Untuk pertama kali diberikan password untuk Super User. Pengguna ini memiliki
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
2
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
AKSES TIDAK TERBATAS pada sistem. Untuk itu pengguna ini sebaiknya diserahkan kepada petugas yang bertanggung jawab untuk konten/isi aplikasi dan hanya pada 1 orang saja. Penggunapengguna lainnya dapat dibuat kemudian atau dengan melakukan “Register Pengguna Baru” dengan mengklik tautan yang tersedia.
Gambar 2. Halaman register pengguna baru
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
3
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
II. TATA PERSURATAN 1. Halaman Utama Pada halaman utama ini login sebagai
user Administrator dan
terdapat menu-menu yang ditampilkan oleh aplikasi.
Gambar 3. Halaman utama.
Terdapat 3 hak akses untuk login ke dalam aplikasi yaitu : - Super User : Akses Semua Halaman.
- Administrator : Akses Beranda, Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi. - User
: Akses Beranda, Surat Masuk dan Surat Keluar.
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
4
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Menu pada halaman Administrator. Beranda
Surat Masuk
Surat Keluar
Data Master
Disposisi Logout
Berisi Informasi update seputar aplikasi persuratan berbasis web Perum Jasa Tirta II Berisi Surat surat yang masuk ke dalam aplikasi sesuai dengan username dan password Berisi Surat surat yang keluar dari bagian aplikasi sesuai dengan username dan password Berisi menu untuk menginput data eksternal dan data tujuan disposisi Berisi memo atau perintah dari atasan. Keluar dari Aplikasi
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
5
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
2. Beranda
Gambar 4. Halaman Beranda Halaman Beranda memungkinkan Superadmin untuk menampilkan pemberitahuan berupa berita ataupun update terbaru dari aplikasi.
3. Surat Masuk
Gambar 5. Form surat masuk
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
6
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Tambah data
ubah
hapus
lampiran disposisi
Gambar 6. Keterangan tombol pada Form Surat Masuk
Surat masuk berisi surat surat yang telah dikirim oleh unit kerja lain, jadi user tidak perlu memasukkannya secara manual. Adapun secara manual jika surat tersebut berasal dari luar user yang telah terdaftar. Berikut cara manual untuk input data surat masuk. Klik tombol
untuk menambah data surat.
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
7
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Gambar 7. Form tambah surat masuk
Isikan semua kolom yang tersedia tanggal surat masuk akan mengisi secara otomatis, untuk menambahkan lampiran klik tombol dan pilih file yang telah discan sebelumnya jika file tersebut
berupa
hardcopy.
setelah
semuanya
selesai
klik
untuk menyimpan data yang sudah dimasukan.
Format file lampiran yang direkomendasikan adalah PDF
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
8
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Klik Icon
untuk mengubah data. ganti data yang akan dirubah
sesuai yang di inginkan, setelah data diubah/diedit klik untuk menyimpan perubahan data ke dalam database dan kembali ke tampilan form surat masuk. Klik Icon
untuk menghapus data secara permanen, jika ingin
membatalkan tekan cancel. Klik Icon
untuk melihat lampiran.
4. Form Halaman Disposisi surat masuk
Gambar 8. Form disposisi surat masuk Untuk mendisposisikan surat yang masuk klik tombol
,
kemudian
untuk menambah halaman disposisi surat klik
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
9
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Gambar 9. Form tambah disposisi surat masuk
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
10
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Checklist tujuan disposisi dan isi disposisi, kemudian bila ada perintah lainnya bisa diketik pada “catatan disposisi”. Bila sudah selesai tekan tombol
dan akan kembali ke form disposisi surat masuk.
Untuk menghapus disposisi surat masuk dapat menekan tombol
5. Form Surat Keluar
Gambar 10. Form surat keluar
Tambah data
ubah
hapus
lampiran
Gambar 11. Keterangan tombol pada Form Surat Keluar
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
11
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Surat keluar berisi surat surat yang telah dikirim oleh unit kerja sendiri,
Gambar 12. Form tambah data Surat Keluar Pada tampilan form surat keluar Klik Icon
untuk
menambah data. Isikan semua kolom yang tersedia tanggal surat keluar akan mengisi secara otomatis sesuai dengan tanggal hari ini, untuk menambahkan
lampiran
klik
tombol
dan pilih file yang telah discan sebelumnya jika file tersebut berupa hardcopy.
setelah
semuanya
selesai
klik
untuk
menyimpan data yang sudah dimasukan. Format file lampiran yang direkomendasikan adalah PDF
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
12
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Klik Icon
untuk mengubah data. ganti data yang akan dirubah
sesuai yang di inginkan, setelah data diubah/diedit klik untuk menyimpan perubahan data ke dalam database dan kembali ke tampilan form surat masuk. Klik Icon
untuk menghapus data secara permanen, jika ingin
membatalkan tekan cancel. Klik Icon
untuk melihat lampiran.
6. Form Disposisi. Form Disposisi berisi surat disposisi yang telah dikirim oleh atasan atau unit kerja lain.
Gambar 13. Form Disposisi klik salah satu disposisi tersebut dengan menekan
setelah itu
untuk mendisposisikan kembali ke bawahan atau unit kerja lain tekan tombol
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
13
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Gambar 14. Form tambah disposisi surat
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
14
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Checklist tujuan disposisi dan isi disposisi, kemudian bila ada perintah lainnya bisa diketik pada “catatan disposisi”. Bila sudah selesai tekan tombol
dan akan kembali ke form disposisi surat masuk.
Untuk menghapus disposisi surat masuk dapat menekan tombol
7. Form Data Master. Untuk Administrator terdapat menu Data Master yaitu menu untuk menambahkan data penerima surat dari eksternal perusahaan dan menambahkan data tujuan disposisi surat.
Gambar 15. Form Data Master
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
15
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
Gambar 16. Data Eksternal
Gambar 17. Data tujuan disposisi
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
16
Manual Book Aplikasi Tata Persuratan Berbasis Web Perum Jasa Tirta II
TERIMA KASIH
Copyright Perum Jasa Tirta II 2014
17
