Seminar Nasional Sains dan Teknologi Terapan III 2015 Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
ISBN 978-602-98569-1-0
APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI SISWA DI Mts.HASYIM ASY’ARI SUKODONO-SIDOARJO Rani Rotul Muhimah1), Farida 2) 1) 2)
Jurusan Teknik Informatika, Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya email : 1)
[email protected] 2)
[email protected]
ABSTRAK MTs. Hasyim Asy’ari merupakan sebuah sekolah yang berada dipedesaan tepatnya pada desa Bangsri kecamatan Sukodono, dimana sistem pembayaran disana dilakukan secara sederhana dengan menggunakan kartu SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan) kemudian bagian administrasi menuliskan pembayaran siswa tersebut pada buku besar administrasi siswa. Dan setiap pembayaran mempunyai buku besar sendiri – sendiri meliputi Administrasi SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan), Administrasi Daftar Ulang, Data Siswa dan seterusnya Basis Data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama-sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan data secara terpisah, pada basis data data tersimpan secara terintegrasi. Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersamaSistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan) dan Daftar Ulang merupakan suatu sistem yang mengatur dan mengelolah data yang berkaitan dengan proses yang ada pada sebuah aplikasi desktop. Penelitian ini berfokus pada pembuatan Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan) dan Daftar Ulang, yang nantinya akan diterapkan pada sistem pembayaran pada MTs. Hasyim Asy’ari. Dengan menggunakan aplikasi DBMS oracle 10g dan Visual Basic 6.0. Kata kunci : Oracle 10g, Visual Basic 6.0, Sistem Informasi, Basis Data. 1. PENDAHULUAN Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Raymond Mcleod, : “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ” SIM berbasis komputer terdiri dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada pihak-pihak di dalam maupun luar organisasi yang berkompeten. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadiankejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. DASAR TEORI
- 419 -
Seminar Nasional Sains dan Teknologi Terapan III 2015 Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
ISBN 978-602-98569-1-0
Basis Data (Database) Pada dasarnya Data dan Informasi merupakan dua istilah yang berbeda makna, penggunaan kedua istilah tersebut akhirnya sering tertukar dan menjadi rancu. Data merupakan bahasa mathematical dan simbol-simbol pengganti lain yang disepakati oleh umum dalam menggambarkan objek, manusia, peristiwa, aktivitas, konsep dan objek-objek penting lainnya, data merupakan suatu kenyataan apa adanya (raw facts). Sedangkan Informasi adalah data yang ditempatkan pada konteks yang penuh arti oleh penerimanya ( John, 1983 dalam Prahasta, 2002 ). Basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti menurut Connolly (2002,hal.14), Basis Data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama-sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan data secara terpisah, pada basis data data tersimpan secara terintegrasi. Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama. Menurut Date (1990,hal.5), definisi dari basis data adalah kumpulan terintegrasi dari file yang merupakan representasi data dari suatu model enterprise. Data dalam basis data disimpan dalam tiga struktur, yaitu file, tabel atau objek. File terdiri dari record dan field, tabel terdiri dari baris dan kolom. Objek terdiri dari data dan instruksi program yang memfungsikan data. Tabel terdiri dari kolom-kolom yang saling terkait, seperti file yang terdiri dari record yang saling terkait. File didalam basis data dapat terhubung kepada beberapa tabel. Dalam sebuah tabel, data pada tiap kolom terdiri dari ukuran dan tipe yang sejenis (char/ numeric).
Gambar 1. Basis Data di sebuah Harddisk DBMS (Database Management systems) Database Management System (DBMS) atau Sistem Manajemen Basisdata adalah suatu sistem yang terdiri atas Basis-data dan Perangkat Lunak (Software / program) yang bertujuan untuk effektivitas dan effisiensi dalam pengelolaan basisdata. Sistem manajemen basis data (DBMS) terdiri dari perangkat lunak yang dapat mengatur penyimpanan data. Sehingga memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien dan menyediakan akses data bagi program aplikasi. Sebuah DBMS mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan struktur penyimpanan database organisasi sosial dan pengguna mereka. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol organisasi pengembangan database yang luas di tangan Database Administrator (DBAs) dan spesialis lain. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dalam cara yang terstruktur.
- 420 -
Seminar Nasional Sains dan Teknologi Terapan III 2015 Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
ISBN 978-602-98569-1-0
Gambar 2. Arsitektur Umum Sistem Manajemen Database Pengertian Oracle Oracle Database adalah salah satu product dari Oracle Corporation, salah satu perusahaan pembuat software yang terkenal khususnya pada database software atau bisa disebut DBMS (Database Management System), yaitu software atau aplikasi yang bertugas untuk mengatur, menyimpan, memodifikasi data. Oracle Corporation sudah mengeluarkan beberapa versi dari Oracle Database, mulai dari oracle 6.0, 8i, 9i, 10g dan hingga artikel ini ditulis sudah mencapai versi 11g. Oracle Database biasa digunakan paa skala Enterprise (perusahaan besar), yang tentu saja harganya tidak murah bagi kita para pengguna individual atau yang sedang ingin belajar. Oracle memberikan solusi untuk hal tersebut, Oracle 10g Express Edition merupakan versi freeware yang ditujukan bagi pemula atau pengguna individual yang ingin mempelajari Oracle tanpa harus mengeluarkan biaya besar atau membajak software tersebut. Versi ini memiliki banyak kesamaan dengan versi Oracle 10g Release 2 sehingga tidak perlu khawatir bahwa fitur yang nanti anda pelajari dan gunakan di versi Express Edition/XE tidak akan anda temukan di versi Oracle 10g Release 2. METODE Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan) dan Daftar Ulang merupakan suatu sistem yang mengatur dan mengelolah data yang berkaitan dengan proses yang ada pada sebuah aplikasi desktop. Petugas Administrasi bertugas untuk mengoperasikan aplikasi untuk pembayaran SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan) dan Daftar Ulang. Proses transaksi yang dilakukan meliputi menginputkan data siswa, data SPP, data daftar ulang, data keperluan 1 semester, transaksi siswa, laporan pembayaran yang dilakukan oleh setiap murid, dan laporan keseluruhan total pembayaran yang dilakukan menurut kode transaksi. Laporan pada aplikasi ini berfungsi untuk memberikan laporan keuangan tertulis kepada pihak sekolah khususnya untuk Kepala Sekolah dan Petugas Administrasi MTs. Hasyim Asy’ari. Setelah mengetahui kebutuhan sistem yang akan dibuat, maka dapat dilakukan beberapa tahap perancangan. Pertama dibuat diagram konteks yang akan menggambarkan sistem sebagai suatu proses, lalu diagram berjenjang, kemudian DFD (Data Flow Diagram), baik DFD level 0, DFD level 1 dari sistem tersebut dan yang terakhir perancangan diagram entitas (Diagram E-R) dari sistem tersebut, kemudian dibuat perancangan basis datanya termasuk didalamnya adalah proses normalisasi seperti CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physicaly Data Model).
- 421 -
Seminar Nasional Sains dan Teknologi Terapan III 2015 Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
ISBN 978-602-98569-1-0
Diagram Konteks 0 Log_in hak_akses Data_Spp Data_Transaksi_SPP Data_Daful1_1 Data_Daful1_2 Data_daful2_3
SIM_SPP_DF
Data_Siswa
Peg_TU
Info_Data_Siwa Info_Data_daful2_3 Info_Data_Daful1_2 info_data_Daful1_1 Info_Data_Transaksi_SPP
+
Info_Data_SPP Search_Data_laporan_keuangan Laporan_total_keuangan_perBulan
Gambar 3. Diagram konteks Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan) dan Daftar Ulang Physical Diagram Model Logi n nam a_peg Pass_Peg
varchar(10) varchar(15)
T bl _Si swa NIS Nam a Si swa Kel as j eni s KL
T bl _ Spp T bl _Daful 1 T ahun Aj aran1 Uang Gedung Her_Reg i uran Osi s i uran Porseni Iuran Pram uka Dana Kopsi s Dana Sehat Sarana Prasarana Adm _Operasi ona nl sekol aj Lab_IPA Ekskul _PHBN perpus Ori entasi _SB Jum l ah Lai n2_Daful 1
varchar(20) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) FK_T BL_T RAN_RELAT IONS_ T BL_DAFU num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12)
T ahun aj aran_SPP Spp_VII Spp_VIII Spp_IX
num eri c(20) varcha r(30) char(5) char(2)
FK_M ELAKUKA_M ELAKUKA N_T BL_SISW
varchar(20) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12)
M el akukan_T r
T bl _NIS num eri c(20) T bl _No_T ransaksi num eri c(60) FK_T BL_T RAN_RELAT IONS_ T BL_SPP FK_M ELAKUKA_M ELAKUKAN_T B L_T RAN T bl _T ransaksi No_T ransaksi T bl _T ahun Aj aran1 T bl _T ahun aj aran1_1 Kep_T ahun aj aran_Lai n1 T bl _T ahun aj aran2_3 T bl _T ahun aj aran_SPP Kode_T ransaksi Hari _tanggal Jum l ah
num eri c(60) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) char(3) date num eri c(12)
T bl _Daful 1_1 T ahun aj aran1_1 BuT ul _/BK Kal ender Bedge_Seragam _P uti h Bedge_( Seragam _ Pram uka Kaos_Ol ahRaga Seragam Bati k_L T opi Ikat Pi nggang Ji l bab pui th Ji l bab Pram uka Ji l bab Bi ru Kai n Rok Bi ru dan P ram uka Buku Raport ( UT S d an UAS ) Buku Pram uka Bul eti n Yahari Seragam Bati k_P T otal _L T otal _P Lai n2_Daful 1_1
varchar(20) num eri c(12) num eri c(12) numFK_T eri c(12) BL_T RAN_RELAT IONS_T BL_DAFU num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12)
FK_T BL_T RAN_RELAT IONS_K EPER_1_ FK_T BL_T RAN_RELA T IONS_T BL_DAFU
Keper_ 1_Sm tr
T bl _Daful 2_3 T ahun aj aran2_3 Her_Reg i uran Osi s 1T hn i uran Pram uka 1T hn i uran Porseni 1T hn Sarana Kal ender Adm _Operasi onal Seko l ah_VIII Dana sehat 1 T ahun Lab i pa 1T hn_Lab Bh s perpustakaan Ekskul _PHBN Bul eti n Yahari buku pri badi ADM _OPERASIONAL SEKOLAH_IX T otal _VIII T otal _IX Lai n2_Daful 2_3
varchar(20) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12)
T ahun aj aran_Lai n 1 UAS_1 UAS_2 UT S_1 UT S_2 Study_Ri m ba Ebtanas T ryout Lai n2_Lai n1
varchar(20) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12) num eri c(12)
Gambar 4. PDM Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan) dan Daftar Ulang IMPLEMENTASI Aplikasi Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaran Pendidikan) dan Daftar Ulang dibuat untuk memudahkan pihak administrasi MTs. Hasyim Asy’ari
Gambar 5. Tampilan Form Login - 422 -
Seminar Nasional Sains dan Teknologi Terapan III 2015 Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
ISBN 978-602-98569-1-0
Pada saat user admin login akan ada pemberitahuan apakah sesuai dengan data login atau tidak. Sehingga sistem benar-benar bisa digunakan apabila data login sesuai dengan database.
Gambar 6. Tampilan Form Data SPP pada Aplikasi Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaran Pendidikan) dan Daftar Ulang Pada form data SPP ini, petugas administrasi dapat mengelolah data SPP masing-masing siswa di MTs. Hasyim Asy’ari.
Gambar 7. Form Daftar Ulang kelas VII dan Kebutuhan Awal Siswa Baru pada Aplikasi Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaran Pendidikan) dan Daftar Ulang KESIMPULAN Pada penelitian ini, peneliti telah mampu membangun Sistem Informasi Manajemen SPP (Sumbangan Penyelenggaran Pendidikan) dan Daftar Ulang . Program yang dibangun dengan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan Database Management System yang dipakai untuk aplikasi ini adalah Oracle 10 g. Dari program yang diuji coba 85% sangat membantu pihak administrasi dalam mengelola keuangan siswa Mts. Hasyim Asy’ari. Untuk penelitian kedepannya dapat dilakukan perbaikan dan pengembangan terhadap program yang dibangun yaitu membuat laporan keuangan per tahun, rincian total pada laporan keuangan yang dilakukan oleh setiap murid menurut kode transaksi secara berkesinambungan dan membuat fasilitas searching pada setiap form. DAFTAR PUSTAKA [1] [2] [3]
Fatansyah (2004). “Sistem Basis Data” Informatika Offset, Bandung Nugroho (2011), “Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data”, Andi Offset,Yogyakarta Kadir Abdul (2009) “Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relational”, Andi - 423 -
Seminar Nasional Sains dan Teknologi Terapan III 2015 Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
ISBN 978-602-98569-1-0
Offset, Yogyakarta [4] [5] [6]
http://putraaldy.blogspot.com/2012/02/pengertian-database.html http://pdfdatabase.com/download/oracle-9i-doc-3207085 http://amin-aja.students-blog.undip.ac.id/2009/06/24/83-model-model-database/
- 424 -
