Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) Periode III Yogyakarta, 3 November 2012
ISSN: 1979-911X
APLIKASI SISTEM CASH MANAGEMENT SYSTEM PADA PT. CONTAINER MARITIME ACTIVITIES (CMA) Fajar Masya1, Sudirman2 Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercubuana Jakarta Jl. Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta Barat 021-5840816 ext. 5700
[email protected] ,
[email protected] INTISARI PT. Container Maritime Activities (CMA) merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak di bidang Pelayaran (Container Shipping). Seiring dengan persaingan global membuat perusahaan ini membutuhkan suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat yang membantu pekerjaan kasir dan pihak manajemen dalam mengambil suatu keputusan. Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah merancang sebuah Management Informastion System (MIS) yang berfungsi sebagai alat yang membantu pekerjaan finance terutama kasir dalam menangani transaksi setiap harinya yang selama ini manual menjadi terotomatisasi, dan juga membantu manajemen dalam hal pelaporan. Metodologi yang digunakan adalah metode pengumpulan data dengan wawancara, observasi langsung ke perusahaan, dan studi pustaka serta analisis. Sedangkan untuk metode perancangan menggunakan metode Unified Modelling Language (UML). Dari hasil penelitian yang dilakukan maka dihasilkan suatu MIS yang mengintegrasikan mulai dari input data sampai menghasilkan laporan-laporan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi sehingga mendukung proses pengambilan keputusan oleh Manajemen. Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, CMA, UML
PENDAHULUAN Seiring dengan persaingan bisnis yang semakin ketat dan pesatnya perkembangan teknologi, banyak perusahaan yang memanfaatkan sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Sistem informasi perlu diolah dengan baik sehingga nantinya akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Sitem informasi yang ada dalam perusahaan harus terintegrasi dengan baik sehingga semua data yang ada di dalamnya dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan. Dengan dukungan informasi tersebut, maka akan membantu para manajemen membuat kebijakan perusahaan. PT. Container Maritime Activities (CMA) Agent for CMA CGM ANL DELMAS CNC Indonesia yang selanjutnya akan disebut PT Container Maritime Activities (CMA) merupakan perusahaan perwakilan (agency) untuk CMA CGM Group di Indonesia mempunyai tantangan yang jelas terlihat dalam bidang keuangan perusahaan terutama dengan tools Cash Management-nya. Saat ini memang sudah ada sistem yang sudah dibangun dengan menggunakan Oracle untuk menangani Cash Management terutama AR dan AP untuk Global. Namun masih menghadapi masalah seperti: 1). Layanan kepada customer jadi lambat karena di akses oleh banyak pengguna global dari berbagai negara dan akan sangat bermasalah apabila mengalami masalah dengan koneksi jaringan global. 2). Layar yang disediakan belum tentu sesuai dengan kebutuhan lokal negara tertentu karena terkait dengan peraturan pemerintah setempat, dan faktor lainnya. 3). Penanganan masalah tertentu yang membutuhkan support yang cepat harus menghubungi pusat dan akibatnya pelayanan customer yang kurang memuaskan. 4). Setiap negara memiliki laporan harian tersendiri yang biasanya di rekap sebagai pertinggal dimana sistem Global belum bisa sediakan. Akhirnya perusahaan mengeluarkan kebijakan agar rekap transaksi per harinya tidak langsung diinput di sistem globalnya namun diinput sementara di lokal sistem setiap negara dan kemudian setiap sore harus langsung dikirim ke ASAP (perusahaan konsultan keuangan yang khusus dipilih menangani keuangan CMA CGM regional Asia Pasifik). Sejak berdiri tahun 2002 di Indonesia, PT Container Maritime Activities (CMA) belum memiliki sistem Cash Management yang baik. Saat ini memang sudah ada aplikasi Ocean yaitu aplikasi standart dari CMA CGM group yang merekap semua transaksi global. Kineja aplikasi ini lama kelamaan menjadi lambat karena data yang semakin hari semakin bengkak. Tidak seimbangnya kinerja aplikasi dengan jumlah customer yang dilayani menyebabkan banyak customer yang komplein. Melihat hal ini ASAP (konsultan keuangan CMA CGM group area ASIA PASIFIK) memutuskan menggunakan excel yang tertemplate dan kembali ke manual. B-405
Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) Periode III Yogyakarta, 3 November 2012
ISSN: 1979-911X
Dengan keadaan sistem yang seperti itu bisa dibayangkan betapa menderitanya kasir setiap harinya dalam menginput semua rekap transaksi. Mereka harus menginput manual semua mulai dari nama consignee jenis transaksi sampai mengubah angka jadi bilangan saat print receipt semua dilakukan secara manual. Tujuan dan manfaat dari penelitian ini adalah : 1). Membantu manajemen dalam mengambil keputusan. 2). Mendukung layanan yang lebih baik terhadap konsumen terkait dengan pembayaran invoice. 3). Menyediakan laporan yang mudah digunakan dan dianalisis. 4). Membantu manajemen dalam identifikasi masalah. 5). Meningkatkan produktivitas dan proses kerja perusahaaan agar lebih cepat dan efisien. 6). Mendukung pengawasan dan pengendalian yang lebih efektif pada operasional perusahaan seperti informasi mitra-mitra perusahaan yang sering pending pembayaran invoice-nya, atau informasi mengenai penerimaan 2 bulan terakhir dsb. METODE Metodologi yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini secara garis besar menggunakan tiga metode, yaitu : 1). Metode Analisis. Analisis sistem dilakukan melalui empat tahapan, antara lain : a). Survei sistem yang sedang berjalan. b). Identifikasi kebutuhan informasi melalui wawancara dengan pihak perusahaan dan pelaku-pelaku yang berhubungan dengan pelayaran. c). Studi kepustakaan untuk melihat syarat teoritis Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan teori teori di bidang pelayaran. 2). Metode Perancangan. Metode perancangan yang digunakan yaitu: a). Rancangan basis data Sistem Cash Management System. b). Rancangan user interface. c). Rancangan model dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). d). Rancangan output dalam bentuk tampilan layar. PEMBAHASAN Aktivitas-aktivitas pertama yang dilakukan pada proses upload data adalah import. Customer Service import akan melakukan proses compare data dari dua buah file PML dan LARA DSR. PML sendiri adalah file text yang berekstensi .pml yang dikirim oleh tim operation yang ada di pelabuhan melalui email yang berisi daftar container yang sudah naik ke kapal yang ditentukan. Sedangkan LARA DSR adalah file yang berekstensi .csv yang di download dari sistem global CMA CGM yang berisi semua informasi booking dari B/L termasuk detail dari pengiriman container. Perlunya proses rekonsiliasi ini disebabkan import tim harus memastikan container-container yang dimaksud dengan tujuan Indonesia sudah naik, dan tidak perlu mengecek semua data kapal yang ada di LARA DSR, cukup dengan membandingkannya dengan data PML. Apabila proses undah data sudah dan import CS menganggap data sudah lengkap maka bisa dilakukan proses locking. Apabila data sudah di locked artinya data yang baik dan siap ditarik oleh bagian yang membutuhkan.
Gambar 1. Upload Data flow chart B-406
Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) Periode III Yogyakarta, 3 November 2012
ISSN: 1979-911X
Aktivitas ke dua adalah export. Proses unduh data di export tidak jauh berbeda dengan proses import. Hanya saja export tim hanya membutuhkan file LARA DSR saja dan mengunduhnya ke sistem, tidak perlu ada proses rekonsiliasi data karena dianggap semua data yang diunduh sudah pasti data export dari Indonesia. Data export yang di posting ke sistem akan langsung ter locked dan apabila ada salah satu B/L perlu mengalami perubahan, export CS bisa langsung mengubahnya di CMS atau bisa mengunduh ulang dengan file terbaru. Alur kegiatan pada sub sistem comparison/unduh data baik di import maupun di export dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 2. Import Account Receivable flow chart Aktivitas ke tiga adalah alur Import Account Receivable. Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem import account receivable adalah sebagai berikut: a). Consignee/Customer akan membawa Mandatory dokumen dan menyerahkannya ke kasir. b). Kasir akan menentukan jenis pembayaran yang akan dilakukan apakah Container deposit atau pembaran freight. Jika ditemukan ketidak sesuaian antara data di sistem dengan mandatory dokumen yang diterima dari pelanggan maka kasir akan menunda transaksi terjadi. Selanjutnya akan menanyakan ke import tim untuk selanjutnya di cek sampai data benar. c). Setelah memastikan data yang di sistem match dengan dokumen yang diterima dari pelanggan selanjutnya kasir bisa membuat receiptnya. d). Consignee mendapatkan receipt dari pembayaran container deposit atau freight. Alur kegiatan pada sub sistem import account receivable dapat dilihat pada gambar 2
Gambar 3. Export Account Receivable flow chart Aktivitas ke empat adalah Alur Export Account Receivable. Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem export account receivable adalah sebagai berikut: a). Consignee/Customer B-407
Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) Periode III Yogyakarta, 3 November 2012
ISSN: 1979-911X
akan membawa mandatory dokumen yang diterima dari export CS dan menyerahkannya ke kasir. b). Kasir akan menerima invoice pembayaran freight. Jika ditemukan ketidak sesuaian antara data di sistem dengan mandatory dokumen yang diterima dari pelanggan maka kasir akan menunda transaksi terjadi. Selanjutnya akan menanyakan ke export tim untuk selanjutnya di cek sampai data benar. c). Setelah memastikan data yang di sistem match dengan dokumen yang diterima dari pelanggan selanjutnya kasir bisa membuat receiptnya. d). Consignee mendapatkan receipt dari pembayaran freight. Alur kegiatan pada sub sistem export account receivable dapat dilihat pada gambar 3. Aktivitas ke lima adalah Alur Sub Sistem Others Account Receivable. Berbeda dari sub sistem sebelumnya Others Account Receivable bisa melibatkan import tim, export tim bisa juga tidak. Tidak hanya customer dari CMA CGM tetapi penerimaan yang bersifat internal juga bisa menggunakan sub sistem ini. Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem othes account receivable: a). Consignee/Customer akan membawa mandatory dokumen yang diterima dari import/export CS dan menyerahkannya ke kasir. Jika dia karyawan CMA maka dokumen yang diunjukkan ke kasir adalah staff claim yang terlebih dahulu di tanda tangani atasan masing-masing. b). Kasir akan menerima invoice/staff claim pembayaran freight maupun pembayaran staff claim. c). Pada sub sistem ini kasir bisa langsung membuat receipt dari mandatory dokumen atau staff claim. d). Consignee/employee mendapatkan receipt. Alur kegiatan pada sub sistem others account receivable dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Others Account Receivable flow chart Aktivitas ke enam adalah Alur Sistem Account Payable. Sama halnya dengan others account receivable sub sistem ini bisa digunakan oleh Customer, employee maupun supplier. Transaksi terhadap customer biasanya berupa refund dari container deposit. Jika dia seorang karyawan bisa berupa pembayaran claim atas bisnis trip, entertain customer dsb. Transaksi pembayaran kepada supplier seperti pembayaran listrik, pembayaran kertas/tinta dsb. Pada sub sistem ini input data pembayaran secara manual.Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem ini adalah sebagai berikut: a). Customer/employee akan membawa receipt sebelumnya jika jenis klaim adalah container deposit. Jika dia employee maka dalam dolumen klaim yang akan diberikan kepada kasir harus menyertakan struk. b). Kasir akan menginput langsung ke sistem dan menentukan jenis pembayaran yang dilakukan terhadap customer/employee. c). Kasir akan memberikan payment voucher atas inputan yang dilakukan ke sistem dan menyerahkan uang atas klaim yang dimaksud. Alur kegiatan pada sub sistem account payable dapat dilihat pada gambar 5.
B-408
Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) Periode III Yogyakarta, 3 November 2012
ISSN: 1979-911X
Gambar 5. Account Payable flow chart Aktivitas ke tujuh adalah Class Diagram. Berikut adalah gambar Class Diagram yang memuat tabel yang dipakai dalam database “Cash Management System”
Gambar 6. Class Diagram Sistem KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diperoleh berdasarkan dari hasil analisis dan perancangan Sistem Cash Manajemen System pada PT. Container Maritime Activities (CMA) yang telah dibahas pada babbab sebelumnya adalah sebagai berikut: 1). Dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) maka akan membantu pengolahan data mulai dari input proses output. 2). Perancangan Sistem ”Cash Management System” pada PT. Container Maritime Activities (CMA) dapat membantu dan mengatasi permasalahan Cash Management Tool di PT Container Maritime Activities (CMA) yang dulunya manual menjadi lebih terotomatisasi dengan sendirinya akan membantu kasir dalam menangani pekerjaannya. 3). ”Cash Management System” dapat menampilkan informasi-informasi transaksi B-409
Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) Periode III Yogyakarta, 3 November 2012
ISSN: 1979-911X
penerimaan dan pengeluaran yang disajikan dalam report excel maupun text dalam bentuk daily report maupun period report. Hal ini akan sangat membantu manajemen karena bisa mendapatkan laporan sesuai dengan parameter waktu yang mereka butuhkan. 4). Sistem yang dibangun berbasis web sehingga data tersentralisasi seluruh Indonesia, memudahkan diakses dari seluruh cabang dan pemeliharaan yang mudah bagi departemen IT. DAFTAR PUSTAKA Dessler, Gary. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke-9. PT. Indeks, Jakarta. Gomes, Faustino Cardoso. (2000). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke-1. Andi, Yogyakarta. Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. (2002). Management Information System. Managing The Digital Firm. Seventh Edition. Prentice-Hall, Inc., New Jersey. Mathis, Robert L dan Jackson, John H. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke-10. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. McLeod, Raymond Jr dan Schell, George (2004). Management Information System. 9th Edition. Pearson Education, Inc. New Jersey. McLeod, Raymond Jr dan Schell, George (2001). Management Information System. Prentice International Hall, Inc., London O’ Brien, James A. (2003). Introduction to Information Systems. Eleventh Edition. McGraw Hill, New York. O’Brien, James A. (2001). Introduction to Information Systems : Essentials for The Internetworked Ebusiness Enterprise.10th Edition, IrwinMcGraw-Hill, New York. Turban, Efraim and Aronson, Jay E. (2001). Decision Support Systems and Intelligent. Systems. Prentice Hall Inc., New Jersey
B-410
