1 APLIKASI KOMPUTER Modul ke: Pokok Bahasan : MS. Access 2010 (Bagian 1) Fakultas MKCU Anggun Puspita Dewi, S.Kom., MM Program Studi Sistem Informasi...
Pokok Bahasan : MS. Access 2010 (Bagian 1) Fakultas
MKCU www.mercubuana.ac.id
Program Studi
Sistem Informasi & MarComm
Anggun Puspita Dewi, S.Kom., MM
Pengertian MS. Access • Microsoft Access adalah salah satu aplikasi program Microsoft Office yang dapat diterapkan dalam pekerjaan manajerial seperti pembuatandatabase persediaan dalam aktivitas perdagangan. Sebelum kita berbicara lebih lanjut mengenai keguanaan Microsoft Access dalam dunia bisnis terapan, terlebih dulu kita harus mengenal bagian – bagian penting dalam Ms. Access. Bagian – bagian tersebut antara lain :
• Tabel –> merupakan bagian dalam Ms. Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Tabel terdiri dari bebeapa kolom yang disebutField. Contoh: Tabel data mahasiswa Universitas Bakrie, Tabel Dosen Universitas Bakrie, dll. • Query –> merupakan bagian dari Ms. Access yang dapat digunakan untuk menampilkan field – field tertentu dari bebrapa tabel. Field dari bebeapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru. • Form –> merupakan bagian dari Ms. Access yang digunakan dalam proses menginput data ke tabel/ database • Report –> merupakan bagian dalam Ms. Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat di print out.
• • • • • • •
Berikut adalah berbagai macam dari Database Management System ( DBMS ) : 1. MySQL 2. ORACLE 3. FIREBIRD 4. Microsoft SQL server 2000 5. Visual Foxpro 6.0 6. Database Desktop Paradox dll.
Keuntungan menggunakan Database : • 1. Kontrol data terpusat • 2. Data dapat dipakai bersama (share) • 3. Redundansi data ( kerancuan data ) dapat dihindari dan dikontrol • 4. Independensi data • 5. Integritas data yang terpelihara
Tabel, Field dan Record • Pengertian Tabel , Field dan record Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :
Membuat databases • 1. Buka aplikasi Microsoft Access • 2. Klik File New • 3. Pilih Blank Database • 4. Create nama file database • Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau • menekan tombol enter.
Membuat Tabel • Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu: • 1. Create table in design view • 2. Create table by using wizard • 3. Create table bya entering data
• • • • • •
Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in Design View. Langkahlangkahnya sebagai berikut : 1. Tampilan awal create table in design view 2. Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela untuk mengisikan field dan type data 3. Masukan nama-nama f ield beserta type datanya 4. Setelah itu kl ik close pada pojok kanan atas 5. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh:daftar) kemudian klik OK 6. Nama dari hasil pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap tabel tersebut selanjutnya.
• • • • •
Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut : 1. Text : Merupakan tipe data yang sering digunakan (Alfabetic dan Numeric). Panjang maksimumnya 255. 2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik. 3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8 karakter. 4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter. 5. Currency:Sering digunakan untuk nilai mata uang.
• 6. AutoNumber: Berisi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah. • 7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/ false dan On/Of f . • 8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya. • 9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text . Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web. • 10. Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.
Menambah Field • 1. Buka file _ Pilih Table • 2. Pilih Design View • 3. Blok field yang akan disisipi ( klik sebelah ki i nama field ) • 4. Klik insert _ rows • 5. Tuliskan fields baru • 6. Kemudian klik close dan Save OK
Menghapus Field • 1. Buka file _ Pilih Table • 2. Pilih Design View • 3. Blok field yang akan dihapus • 4. Klik edit _delete • 5. Tuliskan fields baru • 6. Kemudian klik close dan Save OK
Merubah Field • 1. Buka file _ Pilih Table • 2. Pilih Design View • 3. Rubah field • 4. Kemudian klik close dan Save OK
KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY • Kunci primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari field tersebut tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara record / data yang satu dengan yang lain, seperti NIS, NIP, Kode, karena didalam data bias dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk membedakan diberikan field yang bersifat unik. Cara membuat primary key • Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini: • 1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary keynya. • 2. Klik tombol toolbar Design. • 3. Pilih dan Klik nama field yang ingin di jadikan primary key • 4. Pilih dan klik menu Edit , Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.
INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA • Prosedur yang di lakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut : • 1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan. • 2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah: a. Tekan Tombol icon Open pada area kerja kemudian Tekan tombol enter b. Klik Ganda pada nama tabel c. Klik kanan pada nama tabel dan pi lih perintah open dari menu yang tampil.
LANJUTAN • 3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong • 4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda buat pada jendela desain View.
