APA DAN BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK 2012 SOLUSI CERDAS UNTUK KEARSIPAN
Oleh : Drs. FEBRIADI, M.Si.
1
APA DAN BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK
beroperasi dengan tertib, teratur dan
Oleh : Drs. FEBRIADI, M.Si.
bagi suatu organisasi adalah sebagai
lancar. Dengan demikian fungsi arsip
tulang punggung yang akan menopang
I. PENDAHULUAN Kalau dilihat dari sejarah arsip, keberadaannya diperkirakan sudah ada sejak peradaban Yunani kuno yaitu abad IV dan V SM, ketika masyarakat Athena menyimpan dokumen-dokumen berharga di kuil dewa ibu
yaitu
Metroon, yang terletak di sebelah balai pengadilan alun-alun kota Athena1 dan
gerak operasi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya secara dinamis. Disamping
dalam
kehidupan
berbangsa dan bernegara arsip berperan sebagai memori kolektif bangsa, simpul pemersatu bangsa, sumber informasi sejarah bangsa yang lengkap, nyata dan benar.
berkembang
Dari peradaban Yunani kuno
hingga sekarang ini. Berarti sejak
hingga modernisasi Ilmu pengetahun
beribu-ribu tahun yang lalu arsip sudah
dan teknologi (IPTEK) saat ini arsip
dimanfaatkan dan dianggap sebagai
masih tetap eksis, tetapi dalam hal
salah satu sumber kebudayaan sangat
perkembangan
penting bagi kehidupan manusia secara
simpan arsip mengalami perubahan
universal.
cukup signifikan. Perubahan itu terjadi
eksistensi
arsip
terus
Sampai saat ini juga, arti dan peran arsip sangat konkrit dan jelas serta sangat diperlukan untuk berbagai kegiatan dalam
administrasi, suatu
administrasi
dan
manajemen
organisasi. manajemen
Dalam arsip
berperan sangat vital sebagai bahan
bentuk
atau
media
karena konsekuensi logis atau pengaruh dari
kemajuan
berkaitan
IPTEK,
dengan
khususnya
ditemukannya
teknologi komputer, yang kemudian melahirkan
spesialisasi
pengetahuan
baru di bidang kearsipan yaitu arsip elektronik. Kehadiran
untuk perencaan, bahan pengawasan
arsip
elektronik
utama
sebagai genre (jenis) baru dari pada
pengambilan keputusan dalam suatu
jenis atau tipe arsip yang sudah ada,
organisasi
dan
tidak
telah menyebabkan adanya penambahan
mungkin
suatu
dapat
kapasitas
dan
1
itu
pelaporan,
bahan
tanpa
arsip
organisasi
T.R. Schellenberg, Modern Archives, Terjemahan, Arsip Nasional Republik Indonesia, 1980
Dalam
untuk kontek
penggarapannya. penggarapan
arsip
elektronik tersebut, tentu membutuhkan 1
pengetahuan dan kemampuan yang
that is recorded in a code that can be
lengkap yaitu menguasai pengetahuan
stored by computer and stored on some
pengelolaan arsip dan ditambah dengan
medium for retrieval viewing and use.
pengetahuan komputer. Oleh karena itu
Apabila diterjemahkan, file elektronik
dibutuhkan model elaborasi yang baik
pada umumnya terbagi dalam beberapa
antara
kumpulan
arsiparis
sebagai
tenaga
informasi
yang
direkam
profesional kearsipan dengan programer
dalam kode yang dapat disimpan pada
sebagai tenaga profesional komputer
komputer dan dalam beberapa media
untuk mewujudkan sistem pengelolaan
untuk
arsip elektronik yang dapat diandalkan,
dipergunakan.
sehingga membawa pengaruh terhadap perubahan image masyrakat bahwa arsip tidak hanya merupakan tumpukantumpukan
kertas
yang
memenuhi
ruang-ruang kerja.
dilihat
kembali
Menurut Nomor
11
Informasi Elektronik,
dan
Undang-Undang
Tahun
2008
Transaksi
tentang Informasi
menerangkan
informasi
elektronik adalah adalah satu atau
Dalam makalah ini, penulis
sekumpulan data elektronik, termasuk
tertarik menyampaikan mengenai apa
tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
dan
gambar,
bagaimana
mengelola
arsip
peta,
rancangan,
foto,
elektronik secara konseptual, dengan
elektronik data interchange (EDI), surat
harapan tulisan ini dapat menjadi salah
elektronik (electronic mail), telegram,
satu bagian yang melengkapi dari
teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf,
beberapa banyak tulisan tentang arsip
tanda, angka, kode akses, simbol atau
elektronik.
perforasi
II. ARSIP ELEKTRONIK
yang
telah
diolah
yang
memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.
Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik. Electronic file generally consist of any collection of information
Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya,
yang
dapat
dilihat,
ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer
atau
sistem
elektronik, 2
termasuk tetapi tidak terbatas pada
kumpulan
tulisan, suara, gambar, peta, rancangan,
menggunakan
foto, elektronik data interchange (EDI),
sebagai dokumen elektronik agar dapat
surat
dilihat dan dipergunakan kembali.
elektronik
telegram,
(electronic
mail),
telecopy
atau
teleks,
direkam komputer
pengertian
arsip
elektronik seperti dikemukan diatas,
akses, simbol atau perforasi yang telah
dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur
diolah yang memiliki arti atau dapat
didalamnya yaitu :
dipahami oleh orang yang mampu
1. Kumpulan informasi arsip
memahami. Menurut 43
2. Teknologi komputer
undang-Undang
Tahun
2009
3. Data yang diolah dan disimpan
tentang
sebagai dokumen elektronik
Kearsipan, menerangkan arsip adalah
4. Kepentingan digunakan kembali
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
Terhadap keempat unsur diatas,
berbagai bentuk media sesuai dengan
dapat
perkembangan teknologi informasi dan
perusahaan, organisasi
dalam
untuk
sehingga
dengan
mengetahui objek utamanya maka dapat
politik,
kemasyarakatan
perorangan
elektronik,
pendidikan,
organisasi
identifikasi
objek utama dalam mengelola arsip
oleh lembaga negara, pemerintahan lembaga
dilakukan
mengetahui apa saja yang akan menjadi
komunikasi yang dibuat dan diterima
daerah,
yang
teknologi
Berdasarkan
sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode
Nomor
informasi
ditentukan sistem operasionalnya, serta
dan
alokasi sumber daya yang diperlukan.
pelaksanaan
Kumpulan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa
informasi
arsip
tersebut, apabila disangkut pautkan
dan bernegara.
dengan ilmu kearsipan (archievologi)
Dari keempat pengertian diatas,
seperti yang dijelaskan oleh Drs. Hadi
dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa,
Abubakar2, terdapat 3 istilah dalam
arsip elektronik memiliki konotasi sama
ilmu kearsipan yang dapat dijadikan
dengan
inisial dari kumpulan informasi arsip
file
elektronik
maupun
dokumen elektronik. Oleh karena itu
seperti yang telah diterangkan yaitu :
arsip elektronik memiliki kesamaan
1. File
pengertian
dengan
maupun
dokumen
Pengertian
arsip
file
elektronik elektronik.
elektronik
adalah
2
Drs. Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern : Sistem Kartu Kendali, hal 10, Djambatan, Jakarta, 1996
3
2. Records
terdapat 4 (empat) kumpulan informasi
3. Archives
arsip yang terhubung secara integratif
File adalah arsip aktif yang
melalui teknologi komputer, dan model
masih terdapat di unit kerja dan masih
integratif kumpulan informasi arsip
diperlukan dalam proses administrasi
bersifat leveling yaitu :
secara aktif, masih secara langsung
1. Level letter
digunakan.
2. Level file
Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan
3. Level records 4. Level archives Keempat level diatas, apabila
seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit
kersipan
pada
instansi
dikonversikan
dengan
teknologi
bersangkutan arsip in aktif sudah
komputer maka dapat menghasilkan
menurun
modul-modul arsip elektronik sebagai
nilai
kegunaannya
dalam
berikut :
proses administrasi sehari-hari. Archive adalah arsip statis yang
1. e-letter
terdapat di Arsip Nasional Republik
2. e-file
Indonesia,
Lembaga
Kearsipan
3. e-record
Provinsi,
Lembaga
Kearsipan
4. e-archives
Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan
Untuk
mengintegarsikan
masing-masing modul-modul
Universitas. File, record, archive, sebagai
diatas,
maka setiap modul tersebut harus
kumpulan informasi arsip yang akan
dilengkapi
diolah
fasilitas menu pendukung lainnya, dan
menggunakan
teknologi
dengan
yang
dilihat, ditampilkan dan atau didengar
susunan masing-masing metadata harus
melalui komputer.
didesign dengan tepat dan akurat yaitu
kumpulan
ketiga
informasi
arsip
inisial yang
diperhatikan
serta
komputer dengan hasil yang dapat
Disamping
penting
metadata
adalah
metadata yang wajib diisi (mandatori) dan
metadata
pendukung
penulis
(unmandatori). Dengan design metadata
berpendapat bahwa masih terdapat satu
yang akurat, maka akan terjadi aliran
kumpulan
sangat
aktivasi elektronik terhadap kumpulan
penting dan integratif dengan file,
informasi arsip dari masing-masing
records, dan archives yaitu letter atau
level yang pada akhirnya bermuara
dikemukakan
diatas,
informasi
yang
surat. Dengan demikian sesungguhnya 4
pada
sistem
pengelolaan
arsip
elektronik sesuai dengan diharapkan. Keberadaan teknologi komputer dikaitkan
arsip
berfungsi
sebagai
elektronik perangkat
beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga sampai
yaitu
muaranya. Proses elektronikisasi arsip
kerja
ini
yang
akan
melahirkan
model
utama (main utilities resouces) bagi
papperless office yang sudah tidak
operasionalisasi
asing lagi terdengar oleh kita.
sistem pengelolaan
Secara
arsip elektronik, dan hampir seluruh
sistemik
komputer
proses bisnis atau aktifitas secara
beroperasi sesuai dengan proses kerja
manual dalam pengelolaan arsip dapat
secara standar elektronik meliputi :
dilakukan oleh sistem kerja teknologi
1. Proses input data
komputer
2. Proses pengolahan data
seperti
mencatat,
mengindeks, mengolah dan menyimpan
3. Proses output data
arsip
4. Jaringan dan distribusi data
hingga
menyusun
dan
menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi
komputer
dengan
cepat,
akurat dan menarik. Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan. Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 2 (dua) proses kerja yaitu : 1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja
teknologi
komputer
yang
beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal. 2. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja
teknologi
komputer
yang
Berdasarkan tersebut,
dapat
proses didesign
kerja aplikasi
penginputan meliputi seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu keempat modul seperti yang telah diuraikan diatas, apabila design aplikasi penginputan dapat memenuhi kriteria seluruh level kumpulan informasi arsip maka
akan
menghasilkan
aktivasi
elektronik yang integratif dari masingmasing
level
tersebut.
Selanjutnya
kumpulan informasi arsip dari seluruh level yang sudah diinput, akan diolah di central
prossesing
unit
komputer
menggunakan seperangkat program dan aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan
kebutuhan
alur
kerja
pengolahan arsip untuk semua level. Kemudian output dari sistem kerja 5
komputer tersebut terdiri dari 2 (dua)
untuk
unjuk kerja yaitu :
pangguna
1. Informasi arsip elektronik untuk kepentingan
bahan
perencanaan,
pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan. 2. Daftar dari masing-masing level
dipergunakan arsip dari
pengguna
arsip.
2. Pelajar
keterbukaan
3. Mahasiswa
Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan erat dengan
elektronik.
dokumen
Apabila menggunakan
analogi pengorganisasi file, records, maka
archives
pengorganisasian
dapat file
dipahami
terdiri
sentralisasi,
desentralisasi,
desentralisasi
terkendali,
pengorganisasian
dari atau
sedangkan hanya
records
meliputi records centre, dan terakhir pengorganisasian
hanya
archives
meliputi archival building. Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives
diatas
diaplikasi
kedalam
sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data. Pada
dasarnya
arsip
arsip
dapat
4. Aparatur Pemerintah
kontrol dan pengendalian arsip.
menyimpan
Berdasarkan
pengguna arsip yaitu :
kepentingan penilaian arsip, layanan
tempat
dengan
dibagi menjadi 4 (empat) kelompok
1. Masyarakat
publik,
oleh
masing-masing
pengguna
kumpulan informasi arsip untuk
informasi
sesuai
kepentingan
kepentingan
kembali
yang
disimpan itu karena memiliki nilai
Kepentingan
untuk
menggunakan kembali arsip terhadap empat
kelompok
diatas,
harus
memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan ketentuan
arsip
sesuai
peraturan
undangan
yang
dengan
perundang-
terkait
dengan
keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun
prinsip
Limited
Exception
prinsip
yang
Maximum (MALE)
menghendaki
Acces yaitu semua
informasi pada dasarnya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian
untuk
arsip
dengan
kriteria tertentu. Keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan
akan
memberikan
keuntungan yang besar bagi pengguna arsip karena penemuan kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.
guna, oleh sebab itu arsip akan dicari, 6
yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5 ayat (2).
III. BAGAIMANA
Dengan latar belakang seperti
MENGELOLA
itu, arsip elektronik belum terlalu
ARSIP ELEKTRONIK diperhatikan
dalam
kegiatan
bahwa
administrasi oleh berbagai instansi, baik
dapat
di instanasi pemerintah maupun instansi
dikatakan masih baru atau jenis baru
swasta, sehingga produk administrasi
(new genre)
dalam tipologi bidang
sebagian besar adalah berupa arsip jenis
kearsipan, dan arsip elektronik mulai
kertas. Dengan tingginya volume arsip
dikenal pada dekade 1980 – 1990 di
kertas yang dihasilkan dari kegiatan
belahan benua Eropa. Dibandingkan
administrasi
tersebut
sering
dengan jenis arsip yang sudah ada yaitu
menimbulkan
berbagai
masalah
arsip kertas memang sudah sejak lama
berkaitan dengan tempat penyimpanan
diakui sebagai salah satu alat bukti
arsip kertas, biaya pemeliharaannya,
hukum yang sah sesuai dengan hukum
tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan
acara di Indonesia, sedangkan arsip
yang diperlukan seperti rak, roll o’pack,
elektronik, baru diakui sebagai alat
boks
bukti
kebakaran
Seperti kehadiran
diketahui
arsip
hukum
elektronik
yang
diberlakukannya
sah,
sejak
Undang-Undang
arsip,
proteksi atau
dari
faktor
bahaya
yang
bisa
menyebabkan kerusakan arsip kertas
tentang
seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu
Informasi Transaksi Elektronik. Dalam
dan kelembaban udara. Sehingga untuk
Undang-Undang tersebut diterangkan
memanage
bahwa Informasi Elektronik dan/atau
kertas dibutuhkan sumber daya yang
Dokumen Elektronik dan/atau hasil
besar dan budget yang relatif tinggi,
cetaknya merupakan alat bukti hukum
terutama untuk tempat penyimpanan
yang sah
dan maintenancenya.
Nomor
11
Tahun
2008
bunyi pasal 5 ayat (1),
selanjutnya
Informasi
Elektronik
dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil
cetakannya
dimaksud pada
sebagaimana
pasal 5 ayat (1)
merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara
atau
Kehadiran
menghandle
arsip
arsip
elektronik
sebagai akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan peluang yang sangat besar terhadap
upaya
“diversifikasi”
(penambahan ragam) pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer. 7
Bagaimana
melaksanakan
2. Melakukan
verifikasi,
validasi,
sistem pengelolaan arsip elektronik
autentifikasi terhadap file-file (arsip
dengan tetap mengikuti atau sesuai
aktif) pada filing processing centre,
dengan
dengan menggunakan modul e-file.
norma-norma
atau
kaidah
kearsipan yaitu :
3. Melakukan kendali berkas terhadap
1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan
program
diversikasi
pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer. 2) Menyusun
dan
menata
alokasi
sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik. 3) Menyusun
Detail
Enginering
Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis dan
records (arsip inaktif) pada records processing
dengan
centre,
menggunakan e-records. 4. Melakukan
integrasi,
migrasi
terhadap group arsip (arsip statis) pada
data
processing
centre
menggunakan modul e-archives. Demikian gambaran bagaimana pola
operasionalisasi
pengelolaan
arsip
sistem
elektronik
dapat
dilaksanakan.
programer komputer. III. PENUTUP 4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip elektronik secara modular.
atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip
elektronik
ini
agar
dapat
diaplikasikan, diimplementasikan sama
Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan
Arsip elektronik merupakan tipe
arsip
seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas.
elektronik
dilaksanakan sebagai berikut : 1. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.
Dalam rangka upaya seperti yang
dikemukakan
diatas,
perlu
dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Indonesia
Arsip
Nasional
(ANRI)
selaku
Republik pembina
kearsipan nasional, segera membuat pedoman
atau
standar
sistem 8
pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi
dan
pemahamannya
berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat
dari
peluang
arsip
elektronik untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik.
9
