KFrurr*?gRE&ru pmru*t*3iK&ru ffiALAYSgA PSJA*AT FTru N9*i KA}g *AFfr A'd T'SUAR JKR ?4?, Jalan Arah
F*x: *6*95ji59*
84*C* Mu*r,
{.- n';
j*h*r
Da:"u!7a'zim
: {}{i 95i 178{}
Td.
* iI :
\N e b
Ruj.Kami Tarikh
p
pd_m
sitt : www.
u a r @ m {}e.
: JPA5007/100-1e/5 Aorit zotz
..2/
gcv. rny
p p d rn u a r, n",y
f
l$ I
Pengetua / Guru Besar Sekolah-sekolah Daerah Muar. Tuan,
SKIM PINJAMAN BUKU TEKS PELUPUSAN BUKU TEKS SPBT KEGUf{AAN TAHTJN 2O{6 Merujuk surat JPNJ.HEM(36)100-19/5 JLD 12 dirujuk.
(
) bertarikh 13 April 2017 adalah berkaitan dan
2.
Adalah dimaklumkan bahawa berdasarkah Buku Panduan Pengurusan Skim Pinjaman Buku Teks (Edisi Kedua) menyatakan bahawa buku teks SPBT boleh dilupuskan jika memenuhi salah satu syaiat yang berikut :
2.1 Buku Teksb usang/rosak yang disebabkan penggunaan biasa atau bencana alam 2.2 Buku Teks yang tidak lagi digunakan keiana peruibahan kurikulum atau sukatan :, ,,:. Pelajaran termasuk buku Tahun 6 (Akhir penggunaan pada tahun 2015) ::.:::::,
,j,i
3. ., Sehubungan
dengan itu, pihak tuan dirninta untuk merujuk Buku Jadual Pelup@n Rekod Buku Teks keluaran Tahun 2013 dan menghantar borang arktb 2/OB Permohonan-Bagi Permusahan Rekod Awam seperii berikui .
3,1 Tiga salinan asal borang permohonarr pelupusah bagi buku teks biasa (cap. tandatangan hidup) 3 2 Tiga salinan asal borang permohonan pelupusan bagi buku teks Agama lslam (cap dan:Iandatangan hidup) 3.3 Tiga salinan asal Surat kepada Pengarah Arkib Cawangan Johor (cap dan tandatangan hidup)
'.:.
4.
Bersama ini dilampirkan tatacara pelupusan serta contoh borang Arkib 2/08 untuk rujukan pihak tuan. Maklumat dan borang berkenaan peiupusan ini juga boleh dimuatb turun melalui Portal PPD Muar.
5.
Kerjasama dan keperihatinan tuan amat dihargai. Sebarang pertanyaan sila hubungi En Muhamad Amir Mubarak Bin Kamarudin, Pen'1,elia HEM Unit Pembangunan Kemanusiaan PPD Muar ditalian 01 7-6658428. SeKian, terima kasih.
..SEhIATI SEJIWA'' ., BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
r;Perintah'
Saya y
LUKMAN EIN
Tpnbalan Pegawdi Perrdidikan D€€nd"
-
P€labd
S.K:
Pendidif, an
Daed'
MtEr,.Mot'
1. Pegawai Pendidikan Daerah Muar 2. Fail
i
@ffiffii$rfJABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR
JALAN TUN ABDUL RAZAK 80604, JOHOR BAHRU JOHOR DARUL
TffZIM
Telefon Pengarah Timbalan
t07-23!Otg8 t07-231Olgt
Faks
: 07-234 7132
Laman Web E-mel
:
:O7-23L0O00
:
www.ipniohor,moe.gov,mv jpnjohor@moe,gov.my
Ruj. Kami : JPNJ.HEM(36y100-19151LD12
Tarikh : 13 April2}l7
Pengetua dan Guru Besar, Sekolah-Sekolah Negeri j ohor
Melalui,
(
)
PE.IAS"\T PE$$S$$!KAN
SAfrft,qid S$|,JAR
Pegawai Pendidikan Daerah Pej abat Pendidikan Daerah Negeri Johor
TSR$&ts&
.te.l
APR..e01t ..
Tuan,
SKIM PIFIJAMAN BUKU TEKS (SPtsT) , . PELUPUS,AN BUKU TEKS SPBT TAHUN zAM b Dengan segala hormatnya merujuk Surat Siaran Skim Pinjaman Buku Teks KP.BT.3008972lHwJld,17(8) bertarikh 19 Mac 2013 adarahdirujuk dan berkaitan.
2.
Merujuk kepada peruntukan seksyen 25-29 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) yang berkuatkuasa pada masa ini, buku teks diklasifikasikan sebagaibahan bercetak iaitu rekod awam yang perlu dilupuskan mengikut prosedur yangtelahditetapkan.
3.
Selaras dengan ketetapan ini, pihak sekolah hendaklah melaksanakan proses pelupusan
buku teks sebagaimana prosedur dengan mengemukakan borang fukib 2108 dan perlu dihantar ke Pejabat Pendidikan Daerah masing-masing sebelum 7 Mei2107.
4.
Sebarang pertanyaan sila hubungi, En.Hairul Fuzal Bin Othman, Penyelia kanan SPBT di talian 07-2311488 atau 012-7780017. Kerjasama dan perhatian pihak tuan amatlah dihareai dan diucapkan terima kasih. t'
-
€r bilv
Sekian.
"SEH.ATI SEJIWA" ..BERKHtrDMAT UNTUK NEGARA"
$ila Hadhllbititg"aYa Sila Ur::ska*
*taAmhi!
I
findE;i;an
Rila Elii#afir:iiin
Saya yang menurut perintah,
Srla Ssrni;:iiq**
$ile f.4akluq',kn Llrrtuk h.ti:;;ir.r;.':1
$iia
Jil Ju.i:: i:r', l;;;{ij$@-
*{l.,&dJj"r5,-1
$iin Jev*a* T*;r.is
Tandatar:gan: Tarikh:
-
CfRTltlaOTO lSS,OlI : eio{ Caqt. NO. i rf€:68
t I
t
--_
Sh.rc$gL- _-_-_l_ *,.
Jabatan Pendidikan Neseri Johor
nro/
{
CmF}gD-tO eC
ftrl
:
C{{Jr. ti9 : lj\_tr16
?*:qi
.*E-.i,:
*.:":id.
a.'l' I
Lampiran 2 (a) PENERANGA\N
BORANG PERMOHOINAN BAGI PEIUIUSNAI{AN REI{OD AWAfrIi - ArKib 2IO8
(1)
Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama l(ementerianl.labatan/Agenrsi/ Organisasi yang memohon.
(2)
Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalarn sesuatu jabatan/agensi yanE memohon. Nama Jabatan/Agensi Nama Bahagian/ Cawangan/ Unit
(3)
: Sekolah Kebangsaan ABC : Eiahagian Pengurusan
Pewujud Rekod [Jika ticlak sama dengan (1]l: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang mewujudkan atau nrenguruskan rekod mengikut fungsi dan aktviiinya tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana 'jumud' atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan lain. Rekod-rekod tersebut dlsimpan dan dijaga oleh jabatan yang menyenaraikan rekod tersebut.
Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan dan rJi baweth kawaian Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, Suruhanjaya Perkhidmartan A.wam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.
(4)
Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod:: Nama dan NonrLror Jadual Pelupusan Rekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysla kepada.iabatani agensi.
(5)
Bil: Bilangan nombor seturut.
(6)
Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperli yang terdapat dalam dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.
Contoh:
(7)
(2) Fuku Modul
tl-#
Kod Kurnpulan SukuModul
r.
Ta;rrkSirisepertidalam JPR
-
BukuModul
Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri yang disenaraikan.
(S)
Tempoh Pengekalarr Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekr:d.
(9)
Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalad setiap'siri.
a
(10)
Meter Panjang Rekod:
i.
Jumlah Rekod
-
ii.
Meter Panjang
-
Bilangan unit buku dalam setiap siri. Ukuran matrik rneter parrjarrg bagi rekod. Sila rujuk kaedah
mengukur rekod sepertidi Lampirarr 6 - 8.
(11)
Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggunEiawab membuat permohonan pemusnahan rekod.
Catatan: Bagi tujuan pennohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap {2 bulan dari tempoh fafrtr ditutup/ tamat tindakan. CONTOH CARA PENGISIAN BCIRANG 2/08 DAN tsORANG 2IO8 KOSONG DISEDIAKAN DI MUKA SURAT BERIKUT.
t t-.
.::-
t>=
Lampiran 2
coNToH BORANG ARKSB 2/08 (DilSr DALAM 2 SALTNAT{ ASLI) **rzakxrz b*n**g **ra*i*ga* *sriiutrq h+*kLc F*a:*iq*8k;l* islum
Arkib 2/08 BORANG PERIIIIOI-fiONAIU BAGI PEMUSNAHA,hJ REKOD AWAM BUTIR-BUTIR JABATAN (1
) Kementerian/Jabatan/Agensi : *"$*k*iah K*bacassaan Affi#
Untuk Kegunaan Arkib Negara
(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Fengurusan
lanKh leflma:
(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]
MAKLUMAT MEI'{GENAI REKOD (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekeid Buku Teks, KPM 2016
Bit.
Tajuk Siri
Tahun Diliputi
(5)
(6)
(7)
Tempoh Pengekalan
Unit Rekod
Meter
(e)
Panjang Rekod (10)
Yang'
Ditentukan
1.
{ t } "*Suku T*ks * iP*adi*ik*rr Kh**]
2.
{ '! i*" **fulr T*ks iF*ratih*r:]
3.
i2)""i*uk*1"4*d*i i 3 I ".fiuk* P&fidu*r, fi*;"r;
4.
Dalam . Jadual .'
Daripada
Kepada
?.**4
?"*{:#
'?
fnh*n
5**
1* r*.p
2***
;**#
1 tenun
4**
Omn
2**{
2{}*7
S bul*n
Rn+n v rrt,|J
?.**fi
?-*t)T
1 tnht:ts
3** jfr*
{B)
.
3 tx.*
Jumlah
Ukuran
Unit Rekod:
Meter Panjang
7-4135tj
Rekod:
3* m.p
(11) Mengikutseksyen
25 dan 26, Akta A,rkib Negara 2003 [Akta 629], saya rnengemukakan permohohan ini bagi penrusnahan rekod di atas: Nama Pegawai: *"Ns{r Atiqmfu
ft#s"g*Blaft
Tandatangan dan [!'Heterai/Cap Jabatan:.'*r'zal it'-
Jawatan: **F*arEetua.t# *y* #*s*s
*" sila ubafu m*ngik*t sek*l*h
.
'-'
Tarikh: 2'f Disember 2A17
Lampiran 2
Arkib 2/08 BORANG PERNflOFIONAN BAGI PEMUSNAHAF{ REKOD AWAM BUTIR-tsUTIR JABATAN .
(3) Kementerian/Jabatan/Agensi
Untuk Kegunaan Arkib Negara Tarikh Terinra:
(4) Bahagian/Cawangan/Unit: BahaEian FenEurusan
:
(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: MAKLUMAT MENGENAI REKOD (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadua! Felupusan Rekod Buku Teks, KPM 2016 Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual
(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara permohonan ini bagi pennusnahan rekod di atas: Nama Pegawai: Tandatangan dan Cap Jabatan:
Jawatan: Tarikh:
Meterai/
2003 [Akta 629], saya mengemukakan
i
!
Contoh swrat iringun (Letterhead Sekolah)
Ruj.Kami
Tarikh
:
PENGARAH Arkib Negara Malaysia, Cawangan Negeri Johor, Tingkat 7, Blok B, Wisma Persekutuan, Jalan Ayer Molek, 80568, Johor Bahru Tuan,
MOHON PELUPUSAN BUKIJ SPBT 2016 Dengan segala hormatnya perkana di atas dirujuk.
2.
Sehubungan itu dinyatakan senarai buku tersebut seperti di dalam Borang Arkib 2/08.
2.1 Unit rekod 2.2 Meter Panjang Rekod
: :
buah rn.P
3.
Bersama-sama ini disertakan Borang Arkib 2/08 untuk tindakan pihak tuan. Kerjasama pihak tuan didahului clengan ribuan terima kasih.
Sekian. ..BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
-,: .]},
s.k.
l.Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Daerah Muar
Lampiran 4
TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEI-{ SEKCILAH DI BAWAH JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELURUI-{ NEGARA IVIULA
menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan (dipengerusikan oleh Pengetua/ Guru Besar)
!| Set
| :
Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak sekolah
Sekolah melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan rnenghantar ke PPD
PPD mengumpul dan menyemak boring permohonan
secara berkelompok yang diterima daripada pihak
sekolah. PPD botefrr membuat pemantauan kesekolah untuk mematikan sekolah rnelaksanakan prosedur yang betul PPD mengemukakan Borang Ankib 2/08 kepada JPltl dan JPN mengemukan ke Arkih l\egara rnengikut kelompok
dan salinan kepada pilnak Audit Negara JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan rnenghantar surat kelulusan kepada PPD. PPD hantar
kepada sekolah terlibat Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang d il u I uskan rnrengikut J Pfrl rnasing-masing
telah
] Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang I Penentusahan Fernusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 I Reo untuk dipanjangkan ke Arkib hlegara
ke
I
Sekolah rnengemaskini buku sto&
TAMAT
Lampiran 5
Kaedah mengukur dalam ukuran meter paniang
I meter
panjang
:.iiii=
-, nft!:t=
;'I
'" M*'ffirii
I meterpanjangX3:3m.p
f,.
i-j
"q
