Slezská univerzita v Opavě Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné
ANGLIČTINA PRO ÚŘEDNÍ KORESPONDENCI Distanční studijní opora
Jana Hejtmánková
Karviná 2012
Projekt OP VK 2.2 (CZ.1.07/2.2.00/15.0176) „Rozvoj kompetencí managementu a pracovníků VŠ MSK (s podporou ICT)“
Obor:
Odborný jazyk: Angličtina pro profesní praxi.
Klíčová slova:
English for specific purpose, written language, formal correspondence, official letters, enquiries, orders, complaints, replies, covering letter, reports, social correspondence
Anotace:
Studijní opora je určena pracovníkům vysokých škol, kteří mají zájem rozšířit si znalost anglického jazyka v oblasti jeho psané formy a jsou na jazykové úrovni definované stupněm B1 podle Sjednoceného evropského referenčního rámce pro cizí jazyky. Kurz je zaměřen na rozvíjení komunikačních dovedností psaní a čtení včetně získání poznatků o správné formální úpravě a obsahové náplni anglicky psané úřední korespondence. Frekventanti se seznámí s různými typy úředních dopisů a se specifiky anglické úřední korespondence. Rozšíří si slovní zásobu o klišé a frazeologizmy při psaní dopisů a e-mailů. Pozornost bude také věnována některým gramatickým strukturám, které jsou charakteristické pro formální jazyk. Studijní opora obsahuje 11 lekcí, které spolu tematicky souvisejí. První dvě lekce uvádějí základní charakteristiku písemných dokumentů. Další lekce se zabývají jednotlivými typy dopisů jako jsou dotazy, objednávky, stížnosti, zprávy aj.
©
Slezská univerzita v Opavě Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné
Autor:
Mgr. Jana Hejtmánková, Ph.D.
Lektoři:
Jména lektorů
ISBN
OBSAH 1 OFFICIAL CORRESPONDENCE.....................................................................................7 1.1 Formal versus informal correspondence.....................................................................8 2 LAYOUT OF A LETTER...................................................................................................15 2.1 Official letter model.....................................................................................................15 2.2 Letterheads...................................................................................................................17 2.3 Date...............................................................................................................................17 2.4 Receiver's address.......................................................................................................18 2.5 Order of inside addresses............................................................................................19 2.6 Salutations....................................................................................................................19 2.7 Other features of an official letter..............................................................................20 2.7.1 Subject title – věc..................................................................................................20 2.7.2 Reference – Naše/Vaše značka..............................................................................20 2.7.3 Copies....................................................................................................................21 2.7.4 Per pro....................................................................................................................21 2.7.5 Enclosures..............................................................................................................21 2.8 Addressing envelopes..................................................................................................22 2.9 Content of business letter............................................................................................22 2.10 Review.........................................................................................................................24 3 ENQUIRES AND ANSWERS............................................................................................27 3.1 Terms and phrases.......................................................................................................29 3.1.1 References to sources – Odkaz na zdroj................................................................29 3.1.2 Reasons for enquiring – Důvody pro poptávku.....................................................29 3.1.3 Requests for information, quotation – Žádost o informace, nabídku....................30 3.2 Review...........................................................................................................................32 4 ORDERS..............................................................................................................................36 4.1 Terms and phrases.......................................................................................................37 4.1.1 Placing the order – Zadání objednávky.................................................................37 4.1.2 Payment – Platba...................................................................................................38 4.1.3 Discounts – Slevy..................................................................................................38 4.1.4 Delivery – Doručení..............................................................................................38 4.1.5 Closing – Závěr dopisu..........................................................................................39 4.2 Review...........................................................................................................................41 5 REPLY TO AN ORDER.....................................................................................................43 5.1 Acknowledging an order.............................................................................................44 5.2 Advice of despatch.......................................................................................................45 5.3 Refusing an order........................................................................................................45 5.4 Terms and phrases.......................................................................................................46 5.4.1 Acknowledging an order – Potvrzení objednávky.................................................46 5.4.2 Cancelling an order – Zrušení objednávky............................................................46 5.4.3 Delayed payment – Opožděná platba....................................................................46 5.5 Review...........................................................................................................................47 6 COMPLAINTS AND ADJUSTMENT..............................................................................49 6.1 Complaints...................................................................................................................49 6.1.1 Reply......................................................................................................................50 6.2 Terms and phrases.......................................................................................................51 3
6.2.1 Claims – Reklamace..............................................................................................51 6.3 Strong complaint.........................................................................................................53 6.4 Review...........................................................................................................................53 7 JOB APPLICATION, COVERING LETTER, CV.........................................................57 7.1 Job advertisement........................................................................................................57 7.2 Covering letter.............................................................................................................58 7.3 Application for a reference.........................................................................................59 7.4 Terms and phrases.......................................................................................................60 7.5 Review...........................................................................................................................63 8 CONFERENCES................................................................................................................66 8.1 Invitation to a conference...........................................................................................66 8.1.1 Basic information about a conference...................................................................67 8.2 Terms and phrases.......................................................................................................69 9 REPORTS AND PROJECTS.............................................................................................73 9.1 Project report...............................................................................................................73 9.2 Project report – public part........................................................................................74 9.3 Feedback Questionnaire.............................................................................................76 9.4 Terms and phrases.......................................................................................................76 9.5 Report from the placement.........................................................................................79 10 SOCIAL CORRESPONDENCE.....................................................................................82 10.1 Personal invitation to a conference..........................................................................82 10.2 Accepting the invitation............................................................................................83 10.3 Letter of appreciation – Děkovný dopis..................................................................83 10.4 Letter of condolence..................................................................................................84 10.5 Terms and phrases.....................................................................................................84 10.5.1 Congratulations and good wishes........................................................................84 10.5.2 Letters of sympathy.............................................................................................85 10.6 Review.........................................................................................................................86 11 REVISION.........................................................................................................................88
4
ÚVODEM Distanční studijní opora Angličtina pro úřední korespondenci byla zpracována v rámci projektu „Rozvoj kompetencí managementu a pracovníků VŠ MSK (s podporou ICT). Jedná se o projekt OP VK 2.2 (CZ.1.07/2.2.00/15.0176), jehož řešiteli jsou SU v Opavě a OU v Ostravě. Kurz je určen zájemcům z řad zaměstnanců obou univerzit, kteří si chtějí prohloubit znalosti anglického jazyka v oblasti psané formy se zaměřením na úřední korespondenci a jsou na jazykové úrovni B1 podle Sjednoceného evropského referenčního rámce pro cizí jazyky. Kurz je zaměřen na rozvíjení komunikačních dovedností psaní a čtení včetně získání poznatků o správné formální úpravě a obsahové náplni anglicky psané úřední korespondence. Frekventanti se seznámí s různými typy úředních dopisů, se specifiky anglické úřední korespondence. Rozšíří si slovní zásobu o klišé a frazeologizmy při psaní dopisů a e-mailů. Pozornost bude také věnována některým gramatickým strukturám, které jsou charakteristické pro formální jazyk. V rámci kurzu jsou také uvedeny jazykové funkce jako žádost, pozvání a jeho přijetí či odmítnutí, gratulace, poděkování, omluva, stížnost, prosba atd. Studijní opora obsahuje 11 lekcí, které spolu tematicky souvisejí. První dvě lekce uvádějí základní charakteristiku písemných dokumentů. Další lekce se zabývají jednotlivými typy dopisů jako jsou dotazy, objednávky, stížnosti aj. Do učebního textu byla rovněž zařazena korespondence a texty, které se týkají konferencí, projektů a vypracovávání zpráv. Závěrečná lekce se věnuje upevnění a procvičování jazykového materiálu uvedeného v opoře. V úvodu jednotlivých kapitol nebyly zámerně prezentovány vzory nebo příklady jednotlivých probíraných úředních dopisů. Ve většině případů by účastníci kurzu měli splnit nějaký úkol, a tak se dopracovat k dopisu, který může sloužit jako vzor. Získavají tak znalosti na základě svého zapojení, tedy aktivním přístupem místo pasivního čtení. Co vám kurz přinese? ● ● ● ● ● ● ● ●
uděláte si představu o současné podobě psané angličtiny; rozšíříte si slovní zásobu o slova či slovní spojení, které jsou typické pro úřední korespondenci; naučíte se frázím pro tvoření formálních dopisů v angličtině; procvičíte si některé gramatické struktury typické pro formální psaný jazyk; osvojíte si techniku psaní některých úředních dopisů; budete schopni sami tvořit úřední dopisy; prohloubíte si dovednost čtení s porozuměním psaným formálním textům; prohloubíte si dovednost psaní formálních textů.
5
RYCHLÝ NÁHLED STUDIJNÍ OPORY Studijní opora je zaměřena na rozvíjení komunikačních dovedností především psaní a čtení včetně získání poznatků o správné formální úpravě a obsahové náplni anglicky psané úřední korespondence. Účastníci urzu se seznámí s různými typy úředních dopisů, se specifiky anglické úřední korespondence. Rozšíří si slovní zásobu o klišé a frazeologizmy při psaní dopisů a e-mailů. Pozornost bude také věnována některým gramatickým strukturám, které jsou charakteristické pro formální jazyk. V rámci kurzu jsou také uvedeny jazykové funkce jako žádost, pozvání a jeho přijetí či odmítnutí, gratulace, poděkování, omluva, stížnost, prosba atd. Studijní opora obsahuje 11 lekcí, které spolu tematicky souvisejí. V první dvou lekcích se seznámíte se základní charakteristikou písemných dokumentů. Další lekce se zabývají jednotlivými typy dopisů jako jsou dotazy, objednávky, stížnosti, průvodní dopis se životopisem, pozvání, děkovný dopis aj. Do učebního textu byla rovněž zařazena korespondence a autentické texty, které se týkají konferencí, projektů a vypracovávání zpráv. Závěrečná lekce se věnuje upevnění a procvičování jazykového materiálu uvedeného v opoře. Témata: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Official correspondence, formal style Layout of an official letter Enquiries and replies Orders Complaints Job application, covering letter, CV Conferences Reports, projects Social correspondence Revision
Po absolvování kurzu budete umět: ● ● ● ●
psát úřední dopisy; užívat příslušnou slovní zásobu; orientovat se v anglických textech a vyhledávat v nich požadované informace; číst obsáhlejší anglické texty.
Získáte jistotu: ●
6
při psaní obchodních dopisů.
