Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta
Analýza finančního zdraví občanských sdružení Bakalářská práce
Vedoucí práce: Ing. Petr Rychtecký Vypracovala:
Petra Procházková
BRNO 2007
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci „Analýza finančního zdraví občanských sdružení“ vypracovala samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a za použití literatury, kterou uvádím v seznamu literatury.
V Brně dne 15. května 2007
……………………………………….
Poděkování
Děkuji touto cestou vedoucímu bakalářské práce Ing. Petrovi Rychteckému za odborné vedení, rady a připomínky. Dále děkuji účetním z občanských sdružení Inspirace Brno, Vysokoškolské katolické hnutí Praha, Brno a Olomouc za ochotu, čas a za poskytnutí potřebných informací a materiálů.
Abstract
Procházková, P. The analysis of the financial well-being of non-profit organizations, The thesis. Brno 2007
This thesis is concerned with the financial management of non-profit organizations whose main goal is assisting with spare time activities of youth. The information about accounting, different financing options, fundraising activities for its operation and other economic activities was obtained through controlled interviews and also with a Mango questionnaire. A recommendation on how to make the financial management in the nonprofit organizations more cost-effective was created based on the collected data.
Abstrakt
Procházková, P. Analýza finančního zdraví občanských sdružení, Bakalářská práce. Brno 2007
Tato bakalářská práce se zabývá finančním hospodařením v občanských sdruženích, které se věnují volnočasovým aktivitám mládeže. Informace o vedení účetnictví, jednotlivých možnostech financování, způsobech získávání peněz pro svou činnost a dalších ekonomických aktivitách jsou zjišťovány řízeným rozhovorem a také dotazníkem vytvořeným neziskovou organizací Mango. Na základě všech získaných údajů je sestaveno doporučení pro zefektivnění řízení financí v občanských sdruženích.
Obsah 1. ÚVOD ........................................................................................................ 7 2. CÍL A METODIKA PRÁCE ..................................................................... 8 2.1 Cíl práce............................................................................................... 8 2.2 Metodika práce .................................................................................... 8 3. LITERÁRNÍ REŠERŠE........................................................................... 10 3.1 Historie neziskového sektoru ............................................................ 10 3.2 Vývoj NNO v současnoti .................................................................. 10 3.3 Klasifikace NNO ............................................................................... 12 3.4 Charakteristika zvolených typů NNO ............................................... 15 3.4.1 Obecně prospěšná společnost (o.p.s) ......................................... 15 3.4.2 Nadace ........................................................................................ 16 3.4.3 Nadační fond............................................................................... 17 3.5 Občanské sdružení (o.s.) ................................................................... 17 3.5.1 Registrace jako první krok založení o. s..................................... 17 3.5.2 Další kroky k založení o. s. ......................................................... 18 3.5.3 Financování činnosti o.s............................................................. 19 3.5.4 Fundraising ................................................................................ 19 3.5.5 Dotace......................................................................................... 20 3.5.6 Management ............................................................................... 21 3.5.7 Zánik občanského sdružení ........................................................ 22 3.6 Kulturní a volnočasové aktivity ........................................................ 23 4. VLASTNÍ PRÁCE ................................................................................... 24 4.1 Popis vybraných o.s........................................................................... 25 4.1.1 INSPIRACE Brno ....................................................................... 25 4.1.2 Vysokoškolské katolické hnutí Brno ........................................... 25 4.1.3 Vysokoškolské katolické hnutí Olomouc..................................... 26 4.1.4 Vysokoškolské katolické hnutí Praha ......................................... 27 4.2 Finanční analýza NNO ...................................................................... 28 4.2.1 O Mango testu ............................................................................ 28 4.2.2 Vyhodnocení Mango testu .......................................................... 29 4.3 Shrnutí odpovědí z interview ............................................................ 32 4.4 Zhodnocení stavu financování vybraných o.s................................... 35 4.5 Návrh strategie zefektivnění financování o.s. ................................... 36 5. ZÁVĚR..................................................................................................... 40 6. SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY...................................................... 42 7. SEZNAM PŘÍLOH .................................................................................. 44
6
1. ÚVOD „Neziskové organizace se velmi liší od podnikatelské činnosti. Podnik se zhostí svého úkolu v okamžiku, kdy zákazník koupí produkt, zaplatí za něj a je s ním spokojen. ,Produktem‘ neziskové organizace je však změněná lidská bytost.“ Peter F. Drucker Počátky rozvoje neziskových organizací v Evropě jsou zaznamenány v 19. století, krátce po francouzské revoluci. V českých zemích bývalého Rakouska-Uherska je to o něco později až v r. 1859. Důvody jejich existence jsou politicko-společenské tj. vytváření občanské společnosti a také samozřejmě důvody ekonomické, selhávání trhu a selhávání vlád. Po roce 1989 začala Česká republika přetvářet koncept ekonomiky, sociální i politickou oblast. Tyto nové transformace měli vliv na vznik soukromých organizací založených za účelem zisku, ale také na organizace, které by vyplnily mezeru mezi státním a soukromým sektorem. Mluvím o neziskových organizacích, které využívají a podchycují rozmanité občanské aktivity, skrze které pak dochází ke zkvalitňování života lidí a celé společnosti [1]. Aby mohlo dojít k naplnění vizí a cílů neziskových organizací, musí být zajištěna nejen kvalitní náplň jejich činnosti, ale hlavně dobře fungující řízení financí. Nemáme na mysli jen důležitou činnost účetního, ale zejména společnou snahu členů organizace obstarávat peníze, které budou účelně vynaloženy na jejich činnost. Zainteresovanost pracovníků by se měla týkat i dalších aktivit jako je udržování styků se svými dárci, provádění efektní propagace svých projektů a zejména snaha nalézat nové způsoby a formy získávání peněžních prostředků na svou stávající i plánovanou činnost. Jelikož již druhým rokem pracuji v resortu finance občanského sdružení, které se zabývá volnočasovými aktivitami vysokoškoláků v Brně, začala jsem se problematikou neziskových organizací zejména pak občanských sdružení více zabývat. Ráda bych využila této práce k porovnání osobní zkušenosti s postřehy a poznatky kolegů dalších občanských sdružení, kteří mají na starosti finanční stránku vedení organizace.
7
2. CÍL A METODIKA PRÁCE 2.1
Cíl práce Hlavním cílem práce je zjistit, jakým způsobem funguje financování ve vybraných
občanských sdruženích. Práce se zaměřuje na tyto oblasti: - formu vedení účetnictví, - formální stránku účetnictví (účetní knihy), - druhy příjmů občanských sdružení, - využívání získaných finančních prostředků v rámci činnosti, - nejvýznamnější náklady organizací, - instituce a osoby, u nichž sdružení žádají o příspěvky na svou činnost, - výsledky hospodaření, - celkové řízení, plánování a organizování činnosti o.s. Na základě informací získaných z dotazníku a řízeného rozhovoru bude zhodnocena efektivita a dostatečnost financování jednotlivých sdružení, vyvozen závěr a navrhnuta opatření pro zlepšení „finančního zdraví“ nestátních neziskových organizací (NNO). Tato doporoučení a návrhy mohou sloužit jako návod pro začínající účetní v podobně fungujících občanských sdruženích věnujících se nejen volnočasovým aktivitám mládeže. 2.2
Metodika práce V teoretické části jsou podrobně vysvětleny pojmy jako jsou neziskové organizace
a jejich dělení, občanské sdružení, jejich vznik, zánik, funkce, rozdíl mezi podnikem a neziskovou organizací. V další části jsou definovány pojmy spojené z financováním neziskového sektoru, zejména pak je řešena problematika a význam fundraisingu. Vlastní práce se již zabývá výhradně občanskými sdruženími. Představuje jejich činnost, poslání a cíle. Tato občanská sdružení mají velmi příbuznou náplň činnosti, přesto každá z nich má jinou strukturu vedení, stanovy či rozpočet a způsob vedení účetnictví. Z těchto a dalších hledisek budou jednotlivá sdružení mezi sebou srovnávána a bude hodnocena úroveň využívání finančního a lidského potenciálu. Hlavním účetním zdrojem pro analýzu finanční situace občanských sdružení jsou peněžní deníky. Pro získání co největšího množství informací a podkladů pro tuto práci byl 8
veden s každou organizací řízený rozhovor. Téměř přesná znění odpovědí z interview jsou uvedena v přílohách této práce. Součástí analýzy čtyř občanských sdružení je také dotazník, který zjišťuje finanční zdraví neziskové organizace. Dotazník byl přeložen z angličtiny a poslán e-mailem účetním všech o.s. Na základě srovnání odpovědí na jednotlivé otázky mezi čtyřmi organizacemi bylo vytvořeno hodnocení a doporučení pro o.s. Vyplněné dotazníky jsou součástí příloh. Teoretické poznatky jsou čerpány z odborné literatury a zejména z internetových stránek zabývajících se neziskovými organizacemi a fundraisingem, legislativou a také webových stránek jednotlivých občanských sdružení.
9
3. LITERÁRNÍ REŠERŠE 3.1
Historie neziskového sektoru Období 19. století bylo v české historii bohaté na spolkovou činnost. V době
národního obrození vznikla řada vlasteneckých spolků na podporu umění, kultury, vědy a vzdělávání, z nichž některé přetrvaly do dnešní doby (např. Sokol, Hlávkova nadace, spolek Mánes). Po vzniku samostatného státu v roce 1918 se otevřel prostor pro svobodnou činnost nejrůznějších dobrovolných soukromých iniciativ v oblasti sociální a zdravotní péče, kultury, vzdělávání, péče o děti a mládež, charitativní spolky [2]. V tomto období se objevují u nás první sdružení pro pěstování styků mezi národy. Značný rozvoj prodělávají spolky turistické. V roce 1914 je založen první samostatný spolek Junák – český skaut. Existence všech spolků byla již tradičně založena na dobrovolné obětavé práci, ať to bylo na poli kultury, vědy, umění, sportu nebo zejména v oblasti péče o zdraví občanů (Společnost Československého Červeného kříže, Dorost ČsČK). Do výčtu nesmíme zapomenout zařadit tisíce drobných spolků počínaje hasičskými a konče čtenářskými a pěveckými. Nebylo u nás obce, jejíž společenský život by se neodvíjel od existence dobrovolných sdružení občanů. Doba od roku 1918 do roku 1938 bývá označován jako „zlatý věk“ spolkového života. Ten dostal první hlubokou ránu okupací našich zemí nacistickým Německem. Sotva se po roce 1945 začalo občanské hnutí vzpamatovávat, dostalo další smrtelnou ránu. Je podivuhodné, jak se dokázala občanská společnost konstituovat po roce 1989 – i když zdaleka ještě nedosáhla rozmanitosti, pestrosti a postavení spolkového života první republiky [3]. 3.2
Vývoj NNO v současnosti Po více jak padesáti letech byl dne 27. března 1990 přijat československým
Federálním shromážděním zákon č. 83/1990 Sb. „O sdružování občanů“ a zákon č. 84/1990 Sb. „O právu shromažďovacím.“ Touto legislativou se poskytl prostor pro vznik nových subjektů, které byly nezávislé na státu a které se zaměřily na problémy a potřeby cílových skupin. Značný rozvoj občanských aktivit po roce 1989 je mimo jiné i výsledkem tradice, která je v nás velice silně zakódována. Působnost organizací je zaměřena 10
na všechny oblasti od sociálních přes zdravotní až po specifické regionální problémy. Jedním z pozitiv nově vzniklých organizací je „odtajnění“ některých témat jako drogy, homosexualita, bezdomovci, AIDS apod., o kterých se dříve nemluvilo [4]. V uplynulých 15 letech lze vysledovat asi čtyři etapy ve vývoji neziskového sektoru, jehož charakteristiku najdeme na oficiálním webu České republiky [5].
1990 – 1992 Atmosféra doby se odrazila v prvních právních úpravách neziskového sektoru (zákon o sdružování a právní úprava nadací) a v založení Nadačního investičního fondu. Vznikla Rada pro nadace jako poradní orgán vlády pro otázky nestátních neziskových organizací Liberální politika státu v této době vytvořila podmínky k bouřlivému rozvoji neziskového sektoru. Do země také vstupují zahraniční dárci a podporují rozvoj neziskového sektoru jako součást rozvoje nové demokracie.
1993 – 1996 Stát formoval svůj vztah k neziskovému sektoru skepticky a rezervovaně (nedostatek vůle rozdělit Nadační investiční fond, váhání nad novým zákonem o nadacích). Představy o neziskovém sektoru ovlivňuje debata dvou vůdčích politických osobností, Václava Havla a Václava Klause, o podstatě tzv. občanské společnosti. Státní politika v této době zaostala za vlastním samovolným vývojem neziskového sektoru, přesto státní podpora neziskovému sektoru zůstává stabilní (2 až 3 mld. Kč).
1997 – 2001 Vztah státu k neziskovému sektoru je intenzivnější a zpřesňuje se. Nový zákon o nadacích vede ke konsolidaci nadační sféry, probíhá příprava nových zákonů a zpřesňování dotačních pravidel jednotlivých ministerstev. Je obnovena činnost RNNO (Rada vlády pro nestátní neziskové organizace) a jsou rozděleny první finanční prostředky z Nadačního investičního fondu.
2002 – 2007 V tomto období dochází ke dvěma velkým změnám. Za prvé reforma veřejné správy znamená vznik krajů, které záhy ovlivňují situaci NNO v regionu. Za druhé členství v EU přináší výzvu v podobě schopnosti navazovat partnerství a využívat fondy EU.
11
Členství ČR v EU může změnit situaci mnoha NNO. Některé mohou velmi posílit svůj význam a vliv, ale jiné zřejmě očekává oslabení a možná zánik.
Historie vzniku NNO je úzce spojena s pojmem svoboda sdružování. Rektořík ve své publikaci [2] tomuto faktu přiřazuje důležitou roli při utváření občanských spolků. V současné svobodě sdružování vidí autor velký vliv tržních podmínek, ve kterých vše co není ziskové je ztrátové a neziskové organizace si proto v těchto podmínkách musí tvrdě prosazovat své místo, svůj prostor, svoje opodstatnění. Při tom mají hned několik handicapů, jako například omezené možnosti v získání profesionálů, prodlužování období deetatizace delegace moci ze státních subjektů na soukromé, neziskové subjekty. K tomu přistupuje i určitá závislost některých významných neziskových organizací na finančních zdrojích ze zahraničí, které nemohou mít trvalý charakter. I za těchto složitých podmínek, kdy se také upravuje stávající a vytváří nová legislativa pro činnost neziskových organizací, se neziskový sektor prosazuje a občanské iniciativy překonávají již zmíněné brzdy sdružování. 3.3
Klasifikace NNO V právní teorii jsou neziskové organizace chápány jako subjekty, které nejsou
zřizovány za účelem podnikání, resp. dosažení zisku, a které si případný vytvořený zisk nerozdělují mezi zakladatele, členy orgánů nebo zaměstnance, ale použijí ho k dalšímu rozvoji. V České republice není pojem nezisková organizace nebo neziskový sektor upraven žádným platným předpisem [4]. Základní rozdělení právnických osob je uvedeno v § 18 občanského zákoníku. Jsou zde zahrnuty: a) sdružení fyzických a právnických osob – např. občanské sdružení, b) účelové sdružení majetku – např. nadace a nadační fondy, c) jednotky územní samosprávy – obce, ale i stát, d) jiné, o nichž určí zvláštní zákon – Česká televize, Český rozhlas, Akademie věd ČR, profesní komory.
12
V Zákoně o daních z příjmů § 18 odst. 8 je uveden následující výčet : a) zájmová sdružení právnických osob, pokud mají tato sdružení právní subjektivitu, b) občanská sdružení včetně odborových organizací, c) politické strany a politická hnutí, d) registrované církve a náboženské společnosti, e) nadace a nadační fondy, f) obce, g) okresní úřady, h) rozpočtové a příspěvkové organizace, i) veřejné vysoké školy, j) komory vymezené zákonem, k) státní fondy.
Pod pojmem NNO zahrnuje Rada vlády pro nestátní neziskové organizace následující organizační formy [6]: a) občanská sdružení a jejich organizační jednotky (spolky, svazy, kluby), které se řídí zákonem č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů, ve znění pozdějších předpisů, b) účelová
zařízení
církví,
která
jsou
zřizována
církvemi
podle
zákona
č. 308/1991 Sb., o svobodě víry a postavení církví a náboženských společností, jsou určena k realizaci církevních charitativních a humanitních záměrů. c) Obecně prospěšné společnosti, které se řídí zákonem č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech. Ten je definuje jako právnické osoby poskytující veřejnosti obecně prospěšné služby za předem stanovených a pro všechny uživatele stejných podmínek. Jejich výsledek hospodaření (zisk) nesmějí použít ve svůj prospěch ani zakladatelé ani členové nebo zaměstnanci těchto organizací. Do tohoto celku patří i nadace a nadační fondy, které však nejsou Radou vlády zahrnovány do výčtu, protože této organizační formě nelze podle platných právních předpisů poskytovat státní dotace.
Novotný ve své publikaci [1]
klasifikuje neziskové organizace podle těchto
kritérií:
podle kritéria zakladatele,
podle kritéria globálního charakteru poslání,
13
kritérium právně organizační formy,
podle kritéria způsobu financování.
1. Kritérium zakladatele Podle tohoto kritéria dělíme neziskové organizace na:
veřejnoprávní organizace založené veřejnou správou, tzn. Státní správou nebo samosprávou,
soukromoprávní organizace, organizace založené soukromou osobou fyzickou nebo právnickou,
veřejnoprávní instituce, tj. organizace, jejich výkon účelu veřejné služby je dán ze zákona.
2. Kritérium globálního charakteru poslání:
organizace veřejně prospěšné – produkují veřejné a smíšené statky, uspokojující potřeby společnosti,
organizace vzájemně prospěšné – vzájemně podporují skupiny občanů, které jsou spjaty společným zájmem, tzn. uspokojující vlastní zájmy.
3. Kritérium právně organizační normy
organizace financované zcela z veřejných rozpočtů, řadíme sem v současnosti především organizační složky státu,
organizace financované zčásti z veřejných rozpočtů,
organizace financované převážně ze soukromých zdrojů,
organizace financované především z výsledků své činnosti.
4. Kritérium míry samofinancování
rádcovského (donátorského) typu
Plní pouze svoje hlavní činnosti a jsou zcela závislé na darech. Disponují podněty, které nutí druhé buď ke spolupráci nebo k zaplacení příspěvku (např. ve formě daru). Jsou jimi jednak sociální tlak a daňový štít pro dárce. Mají institucionální výhodu oproti ziskovým organizacím na poli aktivit financovaných z darů.
14
komerčního typu
Vyvíjejí vedlejší aktivity na komerční bázi, kterými vydělávají peněžní prostředky na svoje hlavní činnosti. To jim umožňuje určitou míru nezávislosti na externích dárcích a i v těžkých obdobích zachovat alespoň částečně fungování organizace. 3.4
Charakteristika zvolených typů NNO Dle
Informačního
centra
neziskových
organizací
jsou
jednotlivé
NNO
charakterizovány z několika hledisek (např. registrace, zakládací dokument, organizační dokument, účetnictví, minimální vklad, jiné povinnosti). 3.4.1 Obecně prospěšná společnost (o.p.s) Je to subjekt poskytující obecně prospěšné služby všem za stejných podmínek. Zisk nemůže být rozdělen mezi zakladatele nebo zaměstnance, ale je použit na financování dalších aktivit společnosti. Dle uváděných statistik [9] je k prosinci 2006 v České republice registrováno 1 317 společností. Jejich počet meziročně stoupá. V roce 1998 byla na našem území jen jediná o.p.s. Obecně prospěšné společnosti registruje příslušný Krajský soud v rejstříku obecně prospěšných společností po předložení návrhu na zápis s těmito přílohami: zakládací smlouva, čestná prohlášení členů správní a dozorčí rady, výpisy z trestního rejstříku členů správní a dozorčí rady, ověřené podpisové vzory osob oprávněných jednat jménem společnosti, doklad o oprávnění k umístění sídla, prohlášení správce vkladu zakladatelů, jeli vklad vkládán. Zakládacím dokumentem je v o.p.s. zakládací listina ve které musí být uvedeny následující údaje: zakladatel, název a sídlo společnosti, druh poskytovaných služeb, podmínky poskytování služeb, doba na kterou se zakládá, identifikace členů správní a dozorčí rady (je-li zřízena), způsob jednání správní rady, majetkový vklad zakladatelů (je-li vkládán) a způsob zveřejnění výroční zprávy. Organizačním dokumentem je statut. Do orgánů organizace patří správní rada, dozorčí rada nebo revizor a ředitel. K zániku společnosti lze dojít z několika důvodů: uplynutím doby, na kterou byla založena, dosažením účelu, pro který byla založena, rozhodnutím správní rady o zrušení, sloučením, splynutím nebo rozdělením, rozhodnutím soudu o zrušení, prohlášením konkurzu. Není povinnost minimálního vkladu.
15
U této formy NNO lze realizovat doplňkovou činnost, kterou je dosaženo účinnějšího využití majetku a není ohrožena kvalita, rozsah a dostupnost obecně prospěšných služeb. Vedou (podvojné) účetnictví. Audit musí být proveden tehdy, pokud nebyla zřízena dozorčí rada nebo výše čistého obratu přesáhla 10 mil. Kč nebo příspěvky z veřejných rozpočtů dosáhly výše minimálně 1 mil. Kč. Výroční zpráva musí být vydána do 30. června následujícího roku [7]. 3.4.2 Nadace Nadaci definujeme jako účelové sdružení majetku zřízené za účelem dosahování obecně prospěšného cíle, kterým se rozumí zejména rozvoj duchovních hodnot, ochrana lidských práv nebo jiných humanitárních hodnot, ochrana přírodního prostředí, kulturních památek a tradic rozvoje vědy, vzdělávání, tělovýchovy a sportu. Nadační příspěvky se poskytují z výnosů nadačního jmění a z ostatního majetku nadace. Počet nadací k prosinci 2006 činí 380 [9]. Registrace probíhá na krajském úřadě (podle sídla organizace) v rejstříku nadací a nadačních fondů po předložení návrhu na zápis s těmito přílohami: nadační nebo zřizovací listina (smlouva, závěť), doklad o složení vkladu zřizovatelů do nadačního jmění, čestná prohlášení členů správní rady, dozorčí rady či revizora, výpis z rejstříku trestů členů správní a dozorčí rady (popř. revizora), ověřené podpisové vzory osob oprávněných jednat jménem nadace, doklad o oprávnění k umístění sídla. Zakládacím dokumentem je nadační nebo zřizovací listina (smlouva, závěť), která nese tyto údaje: identifikaci zřizovatelů nadace, vymezení účelu, nadační jmění, identifikace členů správní, dozorčí rady nebo revizora, určení správce majetku do vzniku nadace, pokud se neupraví až statutem nadace pak pravidlo omezení nákladů na správu nadace a podmínky poskytování nadačních příspěvků. Organizačním dokumentem je statut. Orgány jsou stejné jak u o.p.s. Nadace může zaniknout dosažením účelu, pro který byla založena, rozhodnutím správní rady o sloučení, rozhodnutím soudu o zrušení a v neposlední řadě vyhlášením konkurzu. Minimální výše nadačního jmění činí 500.000,00 Kč. Podnikatelské aktivity nadací jsou vyloučeny až na specifické případy: pronájem nemovitostí, pořádání loterií, tombol a veřejných sbírek, pořádání kulturních a společenských, sportovních a vzdělávacích akcí, podíl na podnikání akciových společností v zákonem omezeném rozsahu. Účetnictví je vedeno podvojně. Audit je povinný a výroční zpráva musí být vydána do 30. června následujícího roku [7]. 16
3.4.3 Nadační fond Pod tímto pojmem rozumíme účelové sdružení majetku zřízené za účelem dosahování obecně prospěšného cíle. Nadační fond nezřizuje nadační jmění a pro dosažení účelu smí používat veškerý svůj majetek. Statistika [9] uvádí počet 992 k prosinci 2006. I zde se setkáváme s meziročním nárůstem nadačních fondů. Registrace zde probíhá stejně jak u nadací. Zakládacím dokumentem se zde rozumí zřizovací smlouva nebo listina (závěť), která musí obsahovat tyto informace: název a sídlo nadace, identifikaci zřizovatelů nadace, vymezení účelu, majetkový vklad, identifikace členů dozorčí a správní rady, pravidlo omezení režijních nákladů, určení správce majetku do vzniku nadace, podmínky poskytování nadačních příspěvků. Organizační dokument a orgány nadačního fondu nebo způsoby zániku nadačního fondu jsou stejné jak u nadací. Minimální výše vkladu není stanovena, ale vklad musí být složen. Podnikatelské aktivity jsou vyloučeny kromě specifických případů: pronájem nemovitostí, pořádání loterií, tombol a veřejných sbírek,
pořádání kulturních,
společenských, sportovních a vzdělávacích akcí. Vedeno podvojné účetnictví a audit je prováděn, pokud majetek nebo úhrn celkových nákladů nebo výnosů převýší 3 mil. Kč. Pravidla pro vydání výroční zprávy jsou stejná jak u nadací nebo obecně prospěšných společností [7]. 3.5
Občanské sdružení (o.s.) Sdružení fyzických a právnických osob, které vzniká za účelem realizace
společného zájmu. Typickým znakem je členská základna. Když nahlédneme do statistik [9], tak zjistíme, že v roce 1990 působila u nás jen 3 879 sdružení. Nejrychlejší nárůst počtu registrací občanských sdružení nastal mezi roky 1992 a 1993, kdy během jednoho roku vzniklo více jak šest tisíc sdružení [7]. 3.5.1 Registrace jako první krok založení o. s. Založení o.s. upravuje zákon o sdružování občanů č. 83/1990 Sb. K založení o. s. je zapotřebí vytvořit přípravný výbor, který se skládá nejméně ze tří lidí, z nichž alespoň jeden je starší 18 let, a sepsání stanov. Z toho vyplývá, že o. s. mohou u nás založit také cizinci. Přípravný výbor podá návrh na registraci. Přílohou návrhu jsou dva stejnopisy
17
navržených stanov. Zakládacím a organizačním dokumentem jsou stanovy, které musí obsahovat mimo jiné tyto údaje: název sdružení, sídlo, cíl činnosti, orgány sdružení, jejich volba a fungování, podmínky vzniku členství, práva a povinnosti členů,zásady hospodaření a další. Občanské sdružení vzniká registrací. Návrh registrace se podá písemně Ministerstvu vnitra ČR (odbor všeobecné správy, oddělení volební a sdružování, úsek sdružování, Náměstí hrdinů 3, 140 21 Praha 4. Pokud nebylo ve lhůtě 40 dnů od zahájení řízení (tj. od doručení bezvadného návrhu) doručeno zmocněnci rozhodnutí ministerstva o odmítnutí registrace, vzniká sdružení i bez výslovné registrace. Správní poplatek se za podání návrhu na registraci sdružení neplatí [8]. 3.5.2 Další kroky k založení o. s. Podle stanov je nejvyšším orgánem valná hromada (členská schůze), mezi valnými hromadami řídí chod organizace výbor (rada, předsednictvo apod.) obvykle v čele s předsedou. Po provedení registrace by měl přípravný výbor svolat ustavující členskou schůzi, na které by měla proběhnout volba předsednictva podle stanov. Až do jejich vytvoření jedná jménem sdružení přípravný výbor, pokud stanovy neurčují něco jiného. O takové zakládající členské schůzi je potřeba vést pečlivý zápis obsahující podepsanou prezenční listinu. Jestliže proběhne i schůze jiného orgánu sdružení (výboru), pak je potřeba pořídit zápis i z tohoto jednání — tyto zápisy mohou být fyzicky na jednom papíře [8]. Tato organizace nemá povinnost minimálního vkladu. Ve formě vedení účetnictví došlo k několika změnám. Občanská sdružení, která vedla jednoduché účetnictví ke dni 31.12.2004, mohou vést jednoduché účetnictví až do 1.ledna 2008, kdy nastupuje účetnictví podvojné. Avšak pro vedení účetnictví oběma způsoby platí ustanovení § 18 odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., podle něhož je poplatník (neziskový subjekt) povinen vést účetnictví tak, aby nejpozději ke dni účetní závěrky byly vedeny odděleně příjmy, které jsou předmětem daně od příjmů, které předmětem daně nejsou, nebo jsou od daně osvobozeny. Obdobně toto platí i pro vykazování souvisejících nákladů. Finanční úřady požadují, aby se sdružení registrovalo u finančního úřadu jako plátce daně (podle zákona č. 337/1992 o správě daní a poplatků) [7].
18
3.5.3 Financování činnosti o.s. Na problematiku financování občanských organizací pohlíží ministerstvo financí jako na problematiku typického vícezdrojového financování. Novotný se ve své publikaci [1] zabývá problematikou financování a člení zdroje financování do čtyř skupin.
a) Granty a dotace •
Státní správa a samospráva
•
Nadace a nadační fondy (české, zahraniční)
•
EU (strukturní fondy)
•
Zahraniční zastupitelstva
b) Dárcovství •
Firemní dárci (podnikatelé a obchodní firmy, české i zahraniční)
•
Individuální dárci (české i zahraniční osoby)
•
Veřejnost
c) Členské příspěvky •
Členské poplatky
d) Samofinancování (příjmy z vlastní činnosti) •
Poplatky za služby
•
Prodej produktů
•
Využití (ne)hmotného majetku
•
Dividendy z investic
•
Dobrovolná práce členů (nepeněžní)
3.5.4 Fundraising Fundraising dle Rektoříka [2] je činnost vedoucí k získávání prostředků, resp. hledání zdrojů, jenž mají pomoci zbavit se nedostatku prostředků. Fundraising tedy zahrnuje různé metody a postupy jak získat finanční a jiné prostředky na činnost NNO. Získávání peněz je dlouhodobý proces, při kterém je nutno dodržovat určité zásady.
19
Nejdůležitější je stručně, jasně a výstižně definovat poslání organizace, které budou srozumitelné všem členům organizace. Dále si určíme konkrétní a měřitelný cíl, který se bude zdát potenciálnímu dárci jasný a hlavně dosažitelný. Mezi další kroky patří vypracování
realizačního
a
časového
plánu,
úvahy
o
zapojení
dobrovolníků
do fundraisingových akcí, výběr nejvhodnější fundraisingové metody pro danou situaci, ale hlavně specifikovat okruh dárců. Po této přípravě žádáme o dar a v neposlední řadě poskytujeme zpětnou vazbu dárci ve formě informací o použití jeho daru, což nám umožní zvýšit šanci při obnovení či zvýšení daru u téhož dárce. Mezi hlavní způsoby získávání peněžních darů patří [2]: •
hromadný (formální) adresný nebo neadresný dopis, někdy s vloženou obálkou pro odpověď nebo s poštovní poukázkou – tzv. direkt mail, resp. přímý poštovní styk;
•
vyhlášení veřejné sbírky (výzva předem neurčenému okruhu dárců) sdělovacími prostředky (včetně plakátů a letáků) vyžaduje dobrou organizační přípravu, využití více prostředků propagace, prezentaci silného motivu pro dárce, svědomité pracovníky, dostatek finančních prostředků a bezúhonnost organizace;
•
benefiční akce (výzva předem neurčenému okruhu dárců) vyžaduje divácky a publicisticky zajímavý program, minimálně jednu známou osobnost v programu, bezchybný průběh akce a dostatečnou prezentaci dobročinného účelu celé akce;
•
osobní dopis či telefonický rozhovor (tzv. telefonní fundraising), jehož předpokladem je předcházející znalost dárce, který již dar poskytl a nyní je žádán o obnovení daru;
•
písemná žádost o grant je provázena velmi byrokratickým postupem při jejím zpracování;
•
fundraising „od dveří ke dveřím“ může být nevýhodný vzhledem ke vstupování do soukromí potencionálních dárců;
•
osobní návštěva předem vytipovaných možných dárců představuje nejúčinnější způsob.
3.5.5 Dotace Na dotace není právní nárok a jejich poskytování se řídí předem stanovenými podmínkami a zákonem 576/1990 Sb., o rozpočtových pravidlech republiky. Dotace se
20
poskytují podle § 5 rozpočtových pravidel a to zásadně jako účelové dotace na konkrétní akce, programy nebo předem stanovené oblasti potřeb. Poskytování dotací je založeno na důvěře v to, že i malá občanská organizace může zajišťovat veřejně prospěšné služby a že zajistí odpovídající úroveň a hlavně, že nedojde k zneužití finančních prostředků. I ze strany občanských společností je nutnost poznání daných pravidel, nutnost dodržování těchto pravidel a nutnost podřídit se obecně platným předpisům, které jsou platné v příslušné oblasti. Z důvodu záporných zkušeností s poskytováním dotací ze státního rozpočtu vznikla celá řada omezení uvedených v zásadách pro poskytování dotací občanským sdružením. Patří sem mimo jiné výrazné omezení v úhradě mezd a to jak funkcionářských, tak i zaměstnaneckých, omezení úhrad na pohoštění, úhrad zahraničních cest (s výjimkou dětských ozdravných pobytů, recipročních výměn a sportovní reprezentace), možnosti dotování dalších právnických a fyzických osob a v neposlední řadě omezení dotací na výši 70 % potřebných finančních zdrojů na zajištění příslušného programu. Zásadním omylem je předpoklad, že nestátní neziskové (občanské) organizace budou převážně financovány státem. Zásady pro poskytování dotací neumožňují víceletou podporu. To jednoznačně vyplývá ze systému schvalování alokace finančních prostředků v rámci státního rozpočtu, kde zásadně parlament rozhoduje o ročním rozpočtu; nelze přijímat závazky na víceleté období, protože o prostředcích dalších let není rozhodnuto. Pohlédneme-li na problém alokace zdrojů z hlediska jejich objemu, je jasné, že poskytnutím dotací občanským organizacím se snižuje objem pro státní organizace. Přesto všechno veřejná správa bude vždy přístupná iniciativě občanských společností, protože tato iniciativa vede k dalšímu posilování a zkvalitňování v poskytování veřejných služeb [10]. 3.5.6 Management Hlavním znakem managementu je účel, ke kterému bylo sdružení založeno. Tento účel je dominující pro všechny členy ve svém věcném pojetí. Především jde o pokrývání potřeb členů. Ukazatele rentability a zisku jsou druhotné. Nicméně rozsah potřeb podmiňuje tvorba vlastních finančních zdrojů. Z těchto důvodů mají tyto organizace zvláštní postavení v daňových zákonech. Neziskové organizace produkují kolektivní statky, které využívají celé skupiny a neplatí za ně nic (veřejné statky). Zatímco u ziskových organizací je pokrytí potřeb zákazníků určováno trhem, u neziskových 21
organizací se pokrytí potřeb zaměřuje na členy. Za zákazníka se považuje člen sdružení, který má svá práva a povinnosti. Plánování, které jednoduše řečeno, je informačním procesem stanovení cílů a postupů jejich dosažení, má aktuálně v neziskových organizacích své nedostatky. Cíle jsou obvykle propracovány na krátké období, je mezi nimi nízký stupeň provázanosti. Neexistuje plánování možností v dlouhodobém intervalu, de facto o strategickém plánování se v naprosté většině případů nedá vůbec hovořit. Organizování a organizační struktura by měly vytvářet v neziskových organizacích prostředí pro efektivní realizaci a naplňování jejich účelu. Organizační struktury, které tu vznikají, zohledňují otázky samosprávy a demokracie. Na fungování orgánů se významně podílejí sami členové, kteří byli zvolení do příslušných funkcí. Vysoký stupeň volnosti v tvorbě organizační struktury, má pak v praxi za následek jejich různou kvalitu z hlediska fungování. Další problematickým místem je stanovení pravomoci a odpovědnosti, která často není přesně vymezena. U neziskových organizací se kontrola opírá o plnění věcných cílů a programů a dále pak o standardy ekonomického charakteru - nákladové, příjmové apod. Rozhodování u neziskových organizací nemůže být realizováno pod úhlem tržních principů (úvaha: cena-množství-zisk). Tento způsob rozhodování by mohl ve svých důsledcích jít proti hlavnímu účelu neziskové organizace. Proto často rozhodování většiny nahrazuje tržní mechanismus a dá se říci, že především s ohledem na sociální souvislosti, které řešený problém má. Avšak v konečném důsledku v občanských organizacích je vyšší osobní a profesní sepětí s daným problémem, vyšší míra operativnosti, lepší znalost prostředí, jen zde chybí pohled na problematiku z hlediska celku a z hlediska nutnosti zajišťování celkového souboru daných služeb [11]. 3.5.7 Zánik občanského sdružení K zániku sdružení může dojít dvojím způsobem. Prvním důvodem je dobrovolné rozpuštění nebo sloučení s jiným sdružením a druhá varianta je pravomocné rozhodnutí MV ČR o rozpuštění [7].
22
3.6
Kulturní a volnočasové aktivity Vlastní práce se zabývá občanskými sdruženími, které jsou zaměřeny zejména
na kulturní, vzdělávací a volnočasové aktivity mládeže. Z tohoto důvodu se seznámíme s možnostmi využití volného času v rámci občanských sdružení a preference dle činnosti. Český statistický úřad provedl v roce 2004 statistické zjištění počtu aktivních organizací dle oblasti činnost. Mezi nejčastější formu o.s. jsou sdružení, která se zabývají zájmovými činnostmi (52 % všech o.s.), sportem a myslivostí. Občanská sdružní, založená k poskytování kulturních aktivit, tvoří jen 1,2 % všech občanských sdružení [12]. Z výzkumného šetření Slovenské pedagogické společnosti [13] o využití volného času vyplývají následující skutečnosti. Současným trendem je zájem především o sportovní činnosti nebo cestování. Kulturními aktivitami by se rádo zabývalo 34,1 % mladých lidí. Průměrná denní hodnota vyjádřená v hodinách je u času stráveného kulturou (kino, divadla, koncerty, četba, poslech hudby) pouze 0,87, vezmeme-li pro srovnání sledování televize, videa, které se mládež věnuje průměrně denně 1,54 hodin. Dalším významným poznatkem, který se předpokládal, je vyšší účast dívek zapojujících se do kulturních zájmových aktivit. Průměrné množství denního volného času u respondentů bylo stanovena na cca 6 hodin (tj. ¼ z celého časového úseku 24 hodin). Z toho vyplývá, že je třeba i nadále vytvářet podmínky k tvorbě dalších atraktivních a plnohodnotných forem využití jejich volného času.
23
4. VLASTNÍ PRÁCE Občanských sdružení, která se zabývají kulturními a volnočasovými aktivitami, není nikdy dost. Mladý člověk cítí potřebu zařadit se do nějakého kolektivu, který mu dává zažít pocit sounáležitosti. Díky činnosti občanských sdružení založených za účelem vyplňování volného času je tato potřeba studentů uspokojována. Mladí lidé takto mají možnost realizovat se v různých oborech lidské činnosti (divadlo, koncerty, charitativní činnost atd.), účastnit se různých aktivit a podílet se na jejich organizaci. Každá organizovaná činnost potřebuje mít nejen dobrou koncepci své činnosti a kvalitní pracovníky, ale hlavně dostatek finančních prostředků. K tomu se váží další požadavky na řádné vedení účetnictví, schopnost organizace obstarávat si finanční prostředky a tyto získané peníze správně využít pro svou činnost. V mnoha organizacích pracují dobrovolníci z řad studentů, kteří nemají žádné odborné zkušenosti. I přesto je jim svěřena tak důležitá a zodpovědná činnost jako je vedení financí sdružení. Pro tuto bakalářskou práci byla vybrána čtyři občanská sdružení (viz tab.4.1), ve kterých byly zkoumány jednotlivé aspekty financování jejich činnosti a vedení účetnictví. Všechna o.s. jsou zaměřena na kulturní a volnočasové aktivity povětšinou vysokoškolské mládeže. Organizace byly vybrány nejen pro stejný charakter zaměření a podobnost ve vedení účetnictví, ale také pro srovnatelný roční obrat. To vše s cílem dosáhnout nejvyšší vypovídací schopnosti zkoumaného vzorku. Tabulka 4.1 Přehled zkoumaných občanských sdružení Název o.s. INSPIRACE Brno VKH Brno VKH Olomouc VKH Praha
Zaměření Podpora amatérského divadla Alternativní využití volného času studentů Alternativní využití volného času studentů Alternativní využití volného času studentů
Sídlo Hlavní 125, Brno 624 00 Kozí 8, Brno 602 00 Křížkovského 2, Olomouc 772 00 Křižovnické nám. 2, Praha 1110 00
Počet zaměstnanců 1 0 0 0
Zdroj: Autorka, stav k 16.4.2007
24
4.1
Popis vybraných o.s.
4.1.1 INSPIRACE Brno O organizaci Občanské sdružení INSPIRACE bylo založeno v roce 2004 s hlavním posláním podporovat a popularizovat amatérskou uměleckou tvorbu mládeže. Svým vznikem a přebudováním Staré hasičky na funkční centrum společenského života se podpořil kulturní život v městské části Komín. Toto centrum slouží jako zkušebna a domovská scéna amatérských dramatických souborů. Na realizaci jednotlivých projektů se podílí dobrovolníci z řad studentů uměleckého gymnázia Křížkovského a vysokoškolští studenti. Jediným placeným zaměstnancem je správce Staré hasičky, který koordinuje činnost, jedná s úřady a zajišťuje technické zázemí o.s.
Projekty Přejděte na zelenou – přednáškový cyklus o ochraně přírody Vernisáže Amatérské divadlo – působí zde několik divadelních skupin, které vystupují ve Staré hasičce, ale také jezdí po vystoupeních (ÚstaF, Divadelní studio Stará hasička, Motýlci a kozičky, Špatně zabržděno a další) Promítání filmů Projekt AkCzent - čeština pro cizince
4.1.2 Vysokoškolské katolické hnutí Brno O organizaci Vysokoškolské katolické hnutí vzniklo v roce 1990 a sídlí v prostorách Studentského centra (SC). Výkonným orgánem sdružení je studentská rada. Za její členy jsou na valné hromadě každý rok voleni studenti brněnských univerzit. Ze svého středu si volí předsedu, který koordinuje její činnost. Každý člen rady je jejím statutárním zástupcem a má na starosti jeden resort. Mezi resorty patří: přednášky, informace a ohlášky, galerie, propagace a internet, VKH ČR, finance, společenství, charita a zejména resort akce. Hlavním úkolem rady je zabezpečovat provoz Studentského centra a pořádání studentských bohoslužeb, přednášek a dalších kulturních akcí pro studenty. Studentské 25
radě v nemalé míře pomáhají různí stálí i příležitostní spolupracovníci při organizování některých aktivit.
Projekty Knihovna na SC – obsahuje více jak 3 200 knižních titulů, odborných časopisů a denní tisk. Galerie SC – vystavuje práce různé generace autorů (od začínajících až po renomované), na vernisážích jsou prezentovány
různé techniky výtvarného
jazyka (fotografie, počítačová grafika, koláž, kresby, pastel, kombinované malířské techniky). Čajovna – malá nekomerční čajovna (získané finanční prostředky jsou většinou darovány na účely Studentského centra) je v provozu každé pondělí ve večerních hodinách. Charita – v současné době probíhají tyto projekty: studentský divadelní spolek, dobrovolnická pomoc nemocným, Adopce na dálku, Fair Trade obchůdek. Schola – smíšený pěvecký sbor, který je zaměřen na interpretaci latinského liturgického jednohlasého repertoáru a dále několikahlasých skladeb za doprovodu kytarových, smyčcových a flétnových nástrojů. Schola doprovází studentské mše, vystupuje na radiu Proglas a vydává amatérské nahrávky. Přednášky – ekonomická, politická, kulturní, filosofická, ekumenická a duchovní témata Kultura – na podzim je pořádána diskotéka Mecheche, v zimě se každoročně uskuteční Reprezentační studentský ples. Probíhají celoročně koncerty různých kapel a pěveckých sborů či volejbalové turnaje. 4.1.3 Vysokoškolské katolické hnutí Olomouc O organizaci VKH Olomouc vznikla v roce 1991 z dobrovolné organizace Křesťanské mládeže Univerzity Palackého. Svou činnost provozuje v prostorách studentského klubu Hacienda. Nejvyšším orgánem je Výkonný výbor tvořen členy sdružení a zároveň zástupci jednotlivých fakult, z nichž je každoročně zvolen předseda. Do vedení organizace patří šestnáct dobrovolníků včetně předsedy a kněze. Toto občanské sdružení se hlásí ke křesťanským hodnotám a sdružuje studenty Univerzity Palackého a vyšších odborných
26
škol v Olomouci. Slouží především k osobnímu a duchovnímu růstu a alternativnímu využití volného času studentů.
Projekty Čajovna – nekomerčně Přednášky – Témata z psychologie, náboženství, cyklus o rodině a přednášky na různá aktuální témata. Přednášky probíhají každou středu. Fakultní a mezifakultní setkání Kulturní akce – Církevní Silvestr, ples, bál Poutě – hlavní poutí je takzvaná Noční pouť. Příměstská hra – každoroční celodenní bojová hra pro vysokoškolské studeny. Společenství – organizace a výpomoc při pořádání různých akcí v rámci společenství. Odborné vedení zajišťují bohoslovci.
4.1.4 Vysokoškolské katolické hnutí Praha O organizaci VKH Praha je občanským sdružením studentů, kteří spolu chtějí pracovat na rozvíjení studentského života v Praze. Je společenstvím lidí, kteří chtějí nabídnout svůj čas a schopnosti do služby nejen církvi ale všem, kdo o ni stojí. VKH společně s akademickou farností iniciovalo založení čtyř cechů. Cechy jsou nabídkou volnějšího společenství pro studenty, kteří se chtějí setkávat, společně se poznávat a občas udělat něco pro druhé. Toto sdružení si klade za hlavní cíl, aby měl každý student skrze její činnost možnost navázat nová přátelství, dozvědět se, co ho zajímá a získat určité zázemí během svého studia v Praze. VKH Praha svoji činnost rozvíjí na několika úrovních. Mezi pravidelné programy patří např. literárně-hudební večery nebo filmový klub. Jednou z priorit činnosti je také vzdělávání. Poskytuje svým členům možnost stipendií na zahraničních univerzitách nebo se účastnit mezinárodních setkání a konferencí.
Projekty Seminář o rodině – vedené s Dr. Josefem Zemanem. V rámci seminářů zazněly na úvod témata jako je postavení rodiny ve společnosti, obtíže, s kterými se musí dnešní rodina vyrovnávat, jaké jsou na ni kladeny nároky, jak se s těmito nároky
27
můžeme vypořádat, jak řešit obtížné situace, jak mohou být rozdělené role v rodinách atd. VKH Praha vydala sborník přepisů těchto seminářů. Diskuzní projekt: Evropské otazníky Kurz první pomoci Teologický seminář Společenství Středeční programy (přednášky, filmový klub) Cechy cechům 4.2
Finanční analýza NNO Analýza finanční situace podniku je za pomoci specifických postupů a metod
schopna komplexně posoudit současnou finanční a ekonomickou situaci společnosti. Finanční analýza poukazuje nejen na silné stránky podniku, ale zároveň pomáhá odhalit případné poruchy ve finančním hospodaření. Běžné metody finanční analýzy jako jsou ukazatelé rentability, likvidity, zadluženosti či aktivity nelze aplikovat na NNO. Z tohoto důvodu bylo ke zjištění stavu finančního hospodaření občanských sdružení užito jiných metod jako je dotazník Mango [14] nebo řízený rozhovor. 4.2.1 O Mango testu Pro snadnější a kvalitnější analýzu financování činnosti vybraných občanských sdružení byla vybrána také dotazníková metoda. Dotazník, který byl použit pro tuto práci, je vypracován anglickou neziskovou organizací Mango. Tato organizace byla založena v roce 1999. Klade si za hlavní cíl posílit finanční management NNO. Mango publikuje volně dostupné nástroje jako je například dotazník finančního zdraví NNO, dále organizuje kurzy pro zaměstnance finančních oddělení NNO a také vydává odborné knihy. Díky vysoké kvalitě servisu této organizace mohou neziskové organizace lépe a efektivněji investovat získané peníze. Poskytuje doporučení, které pomáhají NNO budovat důvěru mezi nimi a jejich partnery a to prostřednictvím zodpovědnosti za peníze, které tito partneři poskytují. Firemní filozofií je možnost podporovat více neziskových společností,
28
Test finančního zdraví od firmy Mango je praktickou pomůcku pro zaměstnance neziskového sektoru. Dotazník nebyl navržen pro centrály organizací a pro mezinárodní instituce, ale pro malé a střední organizace. Dotazník může být použit jakýmkoli zaměstnancem či členem dozorčí rady, na jeho vyplnění nejsou kladeny vysoké odborné nároky. Test finančního zdraví poskytuje pouze základní orientaci ve finančním managementu NNO. Dotazník je sestaven z klíčových aspektů zdravého chování, jež tvoří kontrolu finančního zdraví srovnatelnou pro většinu NNO. Celý test je tvořen padesáti otázkami, které jsou členěny do pěti tématických částí. První část se zabývá účetnictvím organizace. Otázky jsou zaměřeny zejména na účetní doklady, pokladní knihy a klasifikaci v účetnictví. Hlavním cílem je zjistit, zda jsou všechny finanční transakce doloženy příslušným účetním dokladem a zaevidované v pokladních knihách. Další kapitola je věnována vnitřním kontrolním mechanismů, které jsou velmi důležité pro každou organizaci. V třetí části se setkáváme s problematikou plánování, zejména pak je tento oddíl věnován rozpočtu, předpovědi finančních toků a sponzorům. Oddíl referování je důležitý pro manažery, členy správní rady a sponzory, kteří očekávají pravidelné zprávy jako např.finanční výkazy, zprávu o aktuálním stavu výdajů a porovnání s rozpočtem či zprávu ukazující užití peněz obdržených od jednotlivých sponzorů, aby lépe porozuměli finanční situaci organizace. Poslední část je věnována pracovníkům organizace. Otázky jsou zaměřeny na dovednosti, odpovědnost a odbornou znalost zaměstnanců. 4.2.2 Vyhodnocení Mango testu Dotazník byl zaslán osobám pověřeným hospodařením v zkoumaných občanských sdruženích, kteří dotazník pečlivě vyplnili. Podle jejich odpovědí na jednotlivé otázky lze souhrnně určit stav „finančního zdraví“ organizace. Dále lze případně z odpovědí odvodit předpověď, jak se bude organizace vyvíjet v dalších obdobích, pokud by dotyčné občanské sdružení nenapravilo chyby, kterých se dopouští. Díky rozdělení dotazníku na tématické celky můžeme zjistit nedostatky přímo v určitém okruhu finančního řízení. Výsledky vybraných NNO jsou zobrazeny v tabulce 4.2
29
Tabulka 4.2 Výsledné bodové zhodnocení Mango testu
Sekce Účetní doklady Vnitřní kontrola Plánování Referování Zaměstnanci Celkové skóre
Inspirace Brno 47 55 41 32 25 200
VKH Brno 40 47 25 23 18 153
VKH Olomouc 38 55 33 25 12 163
VKH Praha 36 46 29 31 29 171
Zdroj: autorka na základě Mango dotazníků jednotlivých organizací
Nejlepšího výsledku dosáhlo občanské sdružení INSPIRACE Brno, které se svými 200 body z 250 možných, se řadí do rizikové skupiny s nízkým riskem.. Finanční management organizace je v dobré formě. V tomto sdružení je také nízké riziko nedokončení své činnosti nebo projektu z finančních důvodů. Přesto má sdružení ještě padesátibodový odstup od hranice 250 bodů, což by mělo vedení organizace motivovat ke stále se zlepšujícímu organizování a vedení financí. Ostatní občanská sdružení se svým získaným skórem dostala do skupiny středního rizika. Nejlepšího výsledku v této skupině dosáhlo Vysokoškolské katolické hnutí Praha s 171 body, po ní následuje VKH Olomouc s 163 body a o deset méně pak VKH Brno. Střední rizikovost je charakteristická svým finančním managementem, který se dopouští méně či více závažných chyb. Pokud tato sdružení budou i do budoucna zanedbávat systém kontroly existujících financí a fungování organizace, může to vše vyvrcholit celkovým kolapsem. V další části se podrobněji podíváme a popíšeme si jednotlivé oblasti dotazníku, dle dosáhnutého bodového výsledku. Zejména se zaměříme na oblasti s nízkým skórem. První kapitola je věnovaná účetním dokladům, pokladním knihám a klasifikaci v účetnictví. Otázky zjišťují důkladné zakládání a dohledatelnost dokladů, aktualizaci pokladních knih. Nejlépe se o své účetní doklady stará INSPIRACE Brno, která s výsledkem 38 bodů z 55 možných dosáhla nízké rizikové skupiny. Ostatní o.s. se opět řadí do střední rizika. Organizace opomíjejí důležitost pravidelného, řádného a přehledného vedení účetnictví. K zanesení dokladu do pokladní knihy dochází častokrát až po delší době a díky slabé evidenci dokladů může docházet k nepříjemnostem s obstarávání nových dokladů.
30
Vnitřní kontrola je u všech o.s. na střední úrovni rizikovosti. VKH Olomouc a INSPIRACE Brno dosáhly shodného počtu 55 bodů ze 70. Slabá místa jsou hlavně ve špatné provázanosti vedení organizace a účetními. Předseda organizace častokrát nemá informace o stavu peněz na pokladně a běžném účtu, neprovádí žádné kontroly. Na začátku špatné vnitřní kontroly může být i pouhé nepravidelné překontrolování pokladní hotovosti. Nejvyšší bodovou nevyváženost pozorujeme v plánování. Ve vysokém riziku se pohybují VKH Brno a Praha, VKH Olomouc překonala hranici střední rizikovosti a INSPIRACE Brno díky 41 bodům z 50 plánuje svou činnost s nízkým rizikem. Základem plánování je sestavování rozpočtů, které musí splňovat realistické zhodnocení aktivit, které budou uskutečňovány. Z odpovědí vyplývá, že při sestavování rozpočtů na daný projekt je jen velmi málo přihlíženo k provozním nákladům organizace na daný rok. Příprava rozpočtů je včasná a při jejich sestavování se přihlíží i na dostatek peněžních příjmů. Na základě již výše zmíněné špatné komunikaci mezi vedením sdružením a finančním řízením opět nedochází ke schvalování vypracovaného rozpočtu dozorčí radou. Dále je třeba si dávat pozor na předvídání finančních toků. Žádná z dotázaných organizací si nepřipravuje předpověď způsobu profinancování jednotlivých činností na období následujících šesti měsíců. Důležité při plánování je sledovat a zaznamenávat informace o sponzorech a jejich spoluúčasti na financování projektů. Toho si jsou tato občanská sdružení vědoma a o své sponzory pečují a přiznávají se, že by mohlo dojít k závažným problémům v jejich činnosti, kdyby o některého svého významného dárce přišli. V předposlední kapitole se Mango test zabývá sestavováním účetních výkazů a dalších zpráv o finanční situaci organizace, které jsou předkládány státním orgánům. V této části se pohybují občanská sdružení ve středním až nízkém riziku. Ve střední skupině se umístilo VKH Brno a Olomouc s 23 a 25 body z 40 možných. Nejlépe se umístila INSPIRACE Brno s 32 a VKH Praha s 31 body. Zprávy o hospodaření jsou dodány sponzorům a správním institucím celkem včas, jen zde opět chybí schválení a kontrola vedením. Zkoumaná občanská sdružení nemají vlastní zaměstnance (pouze INSPIRACE Brno má jednoho placeného pracovníka), v jejich čele stojí dobrovolníci z řad studentů nebo absolventů vysokých škol. Přesto je důležité, aby i tito dobrovolníci měli potřebné dovednosti a znalosti k vykonávání různých odpovědných činností. Na otázky v dotazníku zaměřené na zaměstnance nejlépe odpovědělo Vysokoškolské katolické hnutí Praha a obdrželo 29 z 30 možných bodů. Z odpovědí vyplývá, že pracovníci v tomto sdružení
31
mají potřebné vědomosti z finančnictví a schopnosti pro finanční řízení. Ve středním riziku je INSPIRACE Brno s 25 body a ve vysokém riziku se pohybuje VKH Brno (18 bodů) a Olomouc (12 bodů). U posledně zmíněných sdružení se setkáváme s nedostatkem potřebných znalostí u jejich členů. Tito pracovníci by se potřebovali dovzdělat ve vedení účetnictví pomocí různých kurzů a školení. Chybí jim často popis práce s informacemi o zodpovědnostech spojených s danou pracovní pozicí. 4.3
Shrnutí odpovědí z interview Řízený rozhovor byl veden s členy občanských sdruženích, která jsou uvedena
v tab.4.3. Pro interview byly vybrány osoby, které mají na starost práci s financemi a mohou se tak věcně a pohotově vyjadřovat k položeným otázkám. Byli to zejména ti, kteří jsou pověřeni v dané organizaci vedením účetnictví. Od dotazovaných bylo získáno svolení k uveřejnění odpovědí z interview. Téměř doslovné znění odpovědí naleznete v přílohách na straně 46 – 53. Tabulka 4.3 Základní informace k interview Název o.s.
Dotazovaný
Funkce
Inspirace Brno VKH Brno VKH Olomouc VKH Praha
Jana Gošová Marek Schwarz Božena Poláková Michal Tomáška
účetní účetní účetní místopředseda
Datum 02.04.2007 13.04.2007 10.04.2007 15.04.2007
Zdroj: Autorka
1) Jaké účetnictví vede vaše organizace? Všechny čtyři občanská sdružení vedou daňovou evidenci. Víte o zrušení jednoduchého účetnictví? Pokud ano, tak jak jste připraveni na tuto změnu? O chystaných změnách ve vedení účetnictví o.s. jsou všichni velmi dobře obeznámeni. Přesto žádná organizace ještě nenalezla konkrétní plán, jakým způsobem bude tuto vzniklou situaci řešit. U většiny z nich se počítá buď se spoluprácí s člověkem z praxe nebo také nákupem účetního softwaru. 2) Kdo se u vás zabývá vedením účetnictví? Účetnictví ve všech organizacích vedou pouze studenti. 32
Jaké měl váš účetní dřívější odborné zkušenosti, než začal pracovat ve vaší organizaci? Většinou jsou to lidé bez praxe i bez odborného vzdělání, kteří se s vedením financí v takové formě setkali poprvé a tady získávají cenné zkušenosti a znalosti. Pouze v INSPIRACI Brno má její účetní roční praxi ve vedení jednoduchého účetnictví. Kolik lidí se podílí na řízení financí? Počet lidí se pohybuje kolem dvou až tří lidí s tím, že současný účetní spolupracuje s někým, kdo v organizaci pracuje už delší dobu a pomáhá mu při dílčích účetních úkonech. 3) Jaký účetní program využíváte? Ve dvou sdruženích se nepoužívá účetní software žádný, je jen využíváno tabulkových procesorů. Jak často s ním pracujete a jak hodnotíte jeho přínos pro vaši práci? Nejlépe je hodnocen uživatelem software Pohoda pro daňovou evidenci. V účetním programu skoro nikdo neúčtuje pravidelně, ale spíše ke konci účetního období a nárazově. 4) Jakým způsobem nejčastěji získáváte finance na činnost své organizace? Nejčastěji jsou jmenovány různé druhy dotací, dary, členské příspěvky a také tržby (vstupné, pronájmy). 5) Jakých dotací jste v minulosti využili a které čerpáte pro tento rok? Organizace dlouhodobě využívají dotací od těch institucí, od kterých obdrželi příspěvky na jejich činnost již v minulých letech. Mezi poskytovatele dotací patří zejména MŠMT, MPSV, Ministerstvo kultury, městské části, magistráty měst. 6) Uveďte průměrnou částku poskytnutých dotací, kterou jste obdrželi v minulých letech. Po zprůměrňování všech uvedených částek získaných dotací vychází průměrná částka na organizaci 17.925,00 Kč. Nejvyšší finanční částka, kterou jste získali v minulém roce na vaši činnost (granty, dary, členské příspěvky…)? Převážně se nejvyšší částka týká poskytnutých dotací, zejména pak od MŠMT. Pouze jedné organizaci se v loňském roce podařilo obdržet nejvyšší částku ve formě daru.
33
7) Využíváte členských příspěvků jako další možnost samofinancování? Členské příspěvky využívá polovina zkoumaných o.s. 8) Jakým způsobem máte tříděny příjmy v účetnictví? Na třídění příjmů se zaměřují jen dvě sdružení, které shodně rozdělují příjmy podle dvou hledisek. Dle daňové účinnosti (daňově uznatelné a neuznatelné a dle druhů (tržby ze vstupného, příjmy z jednotlivých dotací, ostatní příjmy, dary). 9) Využíváte ve své organizaci také fundraising? Dotazované organizace této formy získávání finančních prostředků nevyužívají v plném rozsahu. Jen při plánovaných akcí se snaží získat sponzory na určitou kulturní akci, ale nezabývají se fundraisingem pro financování své vlastní činnost. 10) Jakým způsobem oslovujete dárce? Nejčastěji je uváděn osobní kontakt neboli ústní forma oslovování dárců. Méně často je využíváno telefonu či e-mailu. Nikdo se však nezmínil o klasické písemné formě (dopis) při kontaktování potenciálních dárců Koho řadíte mezi vaše stálé dárce a koho mezi významné sponzory. Záleží na typu organizace, která má svého vlastního sponzora. Ten je pro toto sdružení klíčovým dárcem. 11) Jakým způsobem členíte výdajové položky v účetnictví? Členění výdajů v účetnictví jednotlivých sdružení je na tom podstatně lépe než u členění příjmů. Pouze u jednoho o.s. výdajové položky nečlení. Jinak se setkáváme s klasickým členěním výdajů na daňově uznatelné a neuznatelné a pak dle druhu na režijní výdaje, ostatní nedaňové výdaje (půjčky), energie, granty, výdaje na akce atd. 12) Jakých výdajů se týkají nejvýznamnější položky v účetnictví? Mezi nejčastěji jmenované položky se řadí výdaje na nájem a energii a také na pořádání kulturních akcí. Které výdaje se snažíte snižovat a jak? Z odpovědí vyplývá, že občanská sdružení si nedávají za cíl snižovat náklady. Spíše se snaží výdaje udržet na stejné výši takovým způsobem, aby nehrozili kvalitu svých projektů. Pokud však dojde k nutnosti omezit náklady, šetří na provozu o.s. 13) S jakým obratem jste skončili v roce 2006? Ve sledovaných občanských sdružení se roční obrat pohybuje v rozmezí 100–200 tisíc Kč.
34
14) S jakým výsledkem hospodaření končíte v posledních třech letech? Hospodaření všech organizací je vyrovnané. Částky se pohybují povětšinou v kladných hodnotách. Pokud však došlo v nějakém roce ke ztrátě, v dalším roce byl jejich výsledek hospodaření opět kladný. 15) Co byste chtěli změnit nebo vylepšit při organizování financí ve vaší organizaci? Vaše představy a plány pro zefektivnění vedení účetnictví. Všichni účetní dotazovaných občanských sdruženích se shodli, že u nich chybí a nebo je velmi chaotická systematizace vedení účetnictví v jejich organizacích. Dále upozorňovali na velmi špatnou a komplikovanou komunikace mezi dalšími členy sdružení. Mnoho z nich by uvítalo nákup účetního softwaru, který by jim zpřehlednil a ulehčil práci. 4.4
Zhodnocení stavu financování vybraných o.s. Na základě Mango testu a osobního rozhovoru bylo získáno mnoho informací
o řízení neziskových organizací, vedení účetnictví a způsobech řízení financí v občanských sdružení. Přestože zkoumané organizace nemají identickou činnost a různou místní působnost, v základních principech řízení se neliší. Řízení těchto organizací je v rukou studentů. Cílovou skupinou těchto sdružení jsou lidé ve věku 15–30 let na kterou zaměřují svoji činnost. Mezi jejich pravidelné projekty patří zejména tyto kulturní akce: studentské zábavy, plesy, přednášky na různá témata, divadelní představení a další aktivity. Vedením účetnictví je pověřeno více lidí, kteří buď mají jednotlivé úkony rozděleny nebo spolupracují společně na celkovém vedení financí.Většina z nich má svého poradce z praxe, který jim pomáhá s řešením problémů ve vedení účetnictví, placením daní a nebo vypracováním daňového přiznání. Přestože je v současné době možné zakoupit nespočet účetních programů, ne všechny organizace této výhody využívají. Všechna občanská sdružení vypisují žádosti o poskytnutí dotací na plánované projekty a vlastní provoz. V této formě obstarávání financí dosahují organizace dobrých výsledků. Každoročně úspěšně žádají minimálně o dvě dotace u těch institucí, od kterých již v minulosti získaly peníze na financování své činnosti. Avšak velmi málo z nich se snaží
vyhledávat nové dotační programy, které by mohly využít díky splnění všech
požadavků na jejich získání. Sponzoring ve všech sdruženích je na dobré úrovni. Organizace se mají na koho obrátit tehdy, nejsou-li schopny z peněz na pokladně a na běžném účtu uhradit v co
35
nejkratším čase své závazky. Týká se to zejména nákladů za pronájem a energii. Také v době před plánovanou akcí, od které se očekává ziskovost, mohou nastat problémy s nedostatkem finančních prostředků na zabezpečení této plánované akce a tehdy nastupuje sponzor, který finančně vypomůže ať darem či bezúročnou půjčkou. 4.5
Návrh strategie zefektivnění financování o.s. Při vedení občanského sdružení dobrovolníky, kteří nemají potřebné zkušenosti
a znalosti v řízení neziskové organizace, může často docházet k zbytečným krizovým situacím a nedorozuměním, zejména v otázce financí sdružení. Zodpovědnost za vedení účetnictví je často svěřená jedné osobě, která nemá s touto činností zkušenosti a to může znamenat pro organizaci nejen materiální ztráty, ale také ohrožení vlastní činnosti. Nejčastější chybou je neznalost jednotlivých dílčích úkonů při vedení účetnictví, ale hlavně neinformovanost o důležitých termínech jako je např. datum podávání žádostí o poskytnutí dotací, datum vyúčtování jednotlivých grantů, podání daňových přiznání a také nesledování termínů splatnosti faktur. K dalším obvyklým chybám a to nejen u začátečníků dochází z důvodů nedbalosti, nepřehlednosti a nepravidelnosti v účtování. Aby řízení financí mělo správnou účinnost a docházelo k celkovému rozvoji sdružení, nemělo by vedení organizace opomíjet důležité činnosti jako jsou plánování a kontroling. Na základě zkušeností s účetnictvím o.s. a informací získaných od dalších podobně zaměřených organizací dotazníkovou formou a řízeným rozhovorem se doporučuje účetním zaměřit se následujících 5 kroků k vylepšení řízení financí občanských sdružení.
1) Zaučení nového účetního V organizacích, které jsou vedeny zejména studenty a kde dochází ke každoroční obměně pracovníků na jednotlivých pozicích, by měl být osvojen předávací proces. Jedná se o předání zkušeností, povinností a všech dokumentů související s danou prací předchozím pracovníkem nově nastupujícímu. Vše řádně a včas tak, aby nedošlo k zbytečným zmatkům v začátcích a nový pracovník měl možnost hned od začátku začít vykonávat svou práci samostatně a správně. Nový účetní by měl být seznámen a informován o následujících skutečnostech: -
vytvoření podpisového práva u banky a poučení o bankovním platebním styku,
36
-
předána dokumentace o.s. (stanovy, smlouvy, faktury, důležité dokumenty potřebné k jednání s úřady),
-
seznámení s účetnictvím daného roku, s dílčími úkony vedení a jeho převzetí,
-
předání časového harmonogramu,
-
zaučení v účetním softwaru.
Pokud by nemohlo dojít k zaučení nového účetního předchozím pracovníkem, měla by se organizace postarat o jeho zaškolení i externím způsobem. V České republice působí několik organizací, které se zabývají edukací zaměstnanců NNO, např. občanské sdružení AGNES nebo ICN o.p.s.
2) Pravidelné vedení účetnictví Každý účetní by se měl držet následujících zásad: -
účetní doklady vypisovat pravidelně a pečlivě pro každou transakci,
-
úhledné a přehledné zakládání účetních dokladů a bankovních výpisů,
-
každá transakce by měla být zanesena do pokladní knihy,
-
jednotlivé účetní případy zaznamenávat i do účetního softwaru minimálně jednou měsíčně,
-
sledovat stav peněžních prostředků na pokladně a na běžném účtu,
-
včas platit přijaté faktury,
-
vést knihu závazků a pohledávek,
-
zaznamenávat si pohyby na pokladně,
-
vést knihu došlé pošty,
-
vést seznam dárců,
-
všechny dokumenty třídit, pečlivě zakládat a uchovávat.
3) účetní program Využívání účetních softwarů při vedení účetnictví v neziskových organizacích usnadňuje a zrychluje práci účetních. Všichni uživatelé si chválí zjednodušení a zpřehlednění vedení účetnictví. Většina současných programů obsahuje také doplňkové služby a to nejen tvorbu účetních sestav. Jde o funkce typu upozorňování na splatnosti faktur, podporu internetového bankovnictví nebo vzory písemností.
37
Každá nezisková organizace bez ohledu na svoji velikost potřebuje ke své práci počítač. Pořízení počítače není tak velikou nákladovou položkou, aby musela být některá o.s. odkázána jen na tužku a papír. Existuje společnost na podporu zavádění počítačových kompletů nebo jen softwarů do NNO. Oficiální název této organizace zní Centrála informačních technologií pro nestátní neziskové organizace v České republice, o.p.s. Centrála IT, o.p.s., nabízí všem nestátním neziskovým organizacím v ČR kvalitní hardware, software i další potřebné výrobky a služby za nekomerční ceny. Cílem tohoto dotačního programu je zlepšení hardwarového a softwarového vybavení NNO za co nejnižší finanční prostředky. Odběratelem a zákazníkem může být jakákoliv NNO, která doloží svoji činnost a tím i neziskové zaměření. Jedná se tedy o občanská sdružení, veřejné církevní právnické osoby, obecně prospěšné společnosti, nadace či nadační fondy. Jelikož od příštího roku začne platit zákon o vedení podvojného účetnictví pro NNO, doporučuje se všem organizacím, které ještě nepodnikly v tomhle ohledu žádné kroky, využít nabídky IT, o.p.s a zakoupit si dotovaný ekonomický a účetní systém MoneyS3 ve verzi Lite, která je dostatečně vyhovující pro občanská sdružení, kterými se zabývá tato bakalářská práce. Cena účetního softwaru k 3.5.2007 činí včetně DPH 2.375,00 Kč.
4) Plánování Základem úspěšného finančního řízení je sestavení plánů. Z dotazníku vyplývá, že organizace si svou činnost dostatečně neplánují, ale jednají nárazově a nepromyšleně. To stejné platí i pro práci účetních. S finančním plánem se organizace setkávají pouze při podávání žádostí o dotace, kdy se musí předložit kromě ostatních náležitostí také plánované příjmy a výdaje na danou akci. Sestavení finančního plánu na začátku účetního období by řešilo problémy s nedostatkem finančních prostředků na plánované, ale hlavně na neplánované činnosti. Plán by měl obsahovat minimálně tyto údaje: -
plánovaná výše celkových příjmů dle jednotlivých zdrojů,
-
vyčíslení plánovaných výdajů dle jednotlivých projektů,
-
kalkulace projektů v dostatečném předstihu (přednášky, kulturní akce, divadelní představení),
-
předkládání a schválení plánů vedením organizace.
38
5) Granty Neziskové organizace věnující se práci s dětmi a mládeží mají možnost čerpat finance z mnoha dotačních programů od různých institucí. Doporučuje se informovat o možnosti příspěvku na činnost o.s. u místně příslušných úřadů (městský úřad či městské části, magistráty). Tyto úřady se snaží svou finanční výpomocí podporou zvyšovat kulturu a podporovat mládežnické aktivity ve svém místě působení. Další možnost financování volnočasových aktivit v rámci občanských sdružení nabízí programy státní podpory. Jedná se o vypisované granty a dotace od Ministerstva kultury a Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy. Cílem MŠMT je vytvářet a podporovat podmínky pro rozšiřování a zkvalitňování nabídky zájmového vzdělávání a dalších mimoškolních zájmových činnosti vedoucích k účelnému naplňování volného času dětí a mládeže, realizované v NNO nebo vytvářené jejich prostřednictvím. Přestože MŠMT je takto zaměřena, jen polovina dotazovaných o.s. této možnosti financování využívá. Tato občanská sdružení by se měla na granty vypisované MŠMT zaměřit hned od dalšího účetního období. MŠMT vypisuje čtyři typy programů. Všechna zkoumaná občanská sdružení spadají minimálně do programu č.1 zabývajícího se zajišťováním a rozšiřováním nabídky aktivit a zkvalitnění pravidelné činnosti NNO pro své členy v oblasti práce s dětmi a mládeží. Tento program je určen pouze pro občanská sdružení. Také Ministerstvo kultury vypisuje několik druhů dotačních programů, které by mohly čerpat občanská sdružení našeho typu. Zařazení projektu k příslušné hlavní oblasti státní dotační politiky vůči NNO by se mohlo týkat ochrany životního prostředí (viz přednáškové cykly) či rozvoj kultury (pořádání kulturních akcí). Občanská sdružení VKH Brno, Praha a Olomouc mají možnost zažádat o grant, který každoročně vyhlašuje odbor církví Ministerstva kultury. Jedná se o projekt Podpora a rozvoj náboženských a nábožensko-kulturních aktivit občanských sdružení. Předmětem projektu mohou být aktivity jednorázové (koncert, výstava, setkání), ale také činnosti (vydávání časopisů, přednáškové cykly), které zvyšují informovanost a zájem o náboženskou oblast vymezenou činností registrovaných církví a náboženských společností.
39
5. ZÁVĚR Tato práce je zaměřena na analýzu finančního zdraví neziskových organizací a vedení účetnictví ve vybraných občanských sdružení. Tyto organizace mají společnou náplň své činnosti, kterou je zabezpečování volnočasových a kulturních aktivit mládeže. Jmenovitě jde o občanská sdružení Vysokoškolské katolické hnutí Brno, Olomouc, Praha a INSPIRACE Brno. Finanční analýza NNO nemá stejnou metodiku výpočtu jako u podniků, které jsou založeny s cílem dosažení zisku. Proto k zhodnocení finančního zdraví podniku byl použit Mango test jako metoda analýzy finančního zdraví občanských sdružení. Pro lepší pochopení problematiky vedení účetnictví a financování činností v jednotlivých občanských sdruženích byl veden řízený rozhovor s účetními a pracovníky všech zkoumaných o.s. Na základě obou metod zjišťování lze konstatovat, že všechna sdružení ač jsou vedena studenty či absolventy vysokých škol bez praktických zkušeností s řízením financí v neziskovém sektoru, jsou dlouhodobě schopna naplňovat svoje poslání a cíle bez větší rizikovosti. Tohoto výsledku dosáhly díky dostatečnému a vhodně stanovenému způsobu obstarávání finančních prostředků na své projekty. Hospodářské výsledky sdružení se pohybují většinou v kladných hodnotách do dvaceti tisíc, což je pro sponzory a poskytovatele dotací důležitá informace, podle níž se rozhodují, zda podpoří projekty uskutečňované v dané organizaci. Dotazník Mango však odhalil několik mezer ve finančním řízení těchto organizací. Nejnižších bodových zisků bylo dosaženo v sekci zaměstnanci, referování a plánování. Těmto činnostem organizace nevěnují dostatečnou pozornost, čímž si zvyšují rizikovost finančního hospodaření v dalších účetních obdobích. Aby se finanční řízení občanských sdružení stalo z dlouhodobého hlediska efektivnější a stabilnější, mělo by se jejich vedení více zaměřit na otázky týkající se problematiky začínajících účetních bez praxe, kteří potřebují ze začátku odborné vedení. Dále by členové sdružení neměli zapomínat na důležitost správného vedení účetnictví, výběru a využívání účetního softwaru. V neposlední řadě se doporučuje všem NNO včas se informovat o možnostech získávání grantů a dotací. Avšak největším nedostatkem v hospodaření o.s. je žádné a nebo minimální finanční plánování, jehož význam je nezastupitelný pro úspěšné vykonávání jejich činnosti.
40
Věřím, že přes všechny problémy, které jsou spojeny s vedením financí v občanských sdružení, budou stále existovat dobrovolníci, kteří obětují svůj čas pro práci účetních v takovýchto sdruženích. Díky organizacím, které se věnují mládeži a poskytují jim možnost realizovat se, účastnit se zájmových a kulturních aktivit nebo si rozšiřovat své všeobecné znalosti, mohou studenti najít ve velkém městě nejen mnoho přátel, ale i sami sebe.
41
6. SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY [1] NOVOTNÝ, J. a kol., Ekonomika řízení neziskových organizací, 1. vydání. Praha: Oeconomica. 2004. 156 s. ISBN 80-245-0792-7
[2] REKTOŘÍK, J. a kol., Organizace neziskového sektoru, 1. vydání. Praha: EKOPRESS. 2001. 177 s. ISBN 80-86119-41-6
[3] ANDERLE, Petr., Útržky z historie občanské společnosti [online]. poslední revize 30.5.2003 [cit.2007-01-25]. Dostupné z: http://obcan.ecn.cz/index.shtml?t=135699
[4] VYSKOČILOVÁ, Olga., Obecné souvislosti financování neziskového sektoru v České republice [online]. [cit.2007-01-25]. Dostupné z: www.izpe.cz/files/vysledky/79.pdf
[5] www.czech.cz/cz., Neziskový sektor - Česká republika [online]. [cit.2007-01-27]. Dostupné z http://www.czech.cz/cz/ekonomika-podnikani-veda/vseobecneinformace/ neziskovy-sektor/
[6] www.proculture.cz., Rozbor financování nestátních neziskových organizací ze státního rozpočtu ČR v roce 2000 [online]. [cit.2006-12-20]. Dostupné z: www.proculture.cz/ downloadfile.php?id=68
[7] Informační centrum neziskových organizací. Přehled základních typů nestátních neziskových organizací v ČR [online]. poslední revize březen 2006 [cit.2007-01-27]. Dostupné z: http://neziskovky.cz/_dataPublic/attachments/8f3c1565ac59b57dfae4f9a7 97c6ac8e/prehled_typu_NNO.pdf
[8] www.obcan.ecn.cz., Založení občanského sdružení [online]. poslední revize 26.1.2007 [cit.2007-01-27]. Dostupné z: http://www.obcan.ecn.cz/index.shtml?w=u&x=132554
42
[9] www.neziskovky.cz., Statistika počtu nestátních neziskových organizací v letech 1990 – 2006 [online]. [cit.2007-01-26]. Dostupné z: http://neziskovky.cz/_dataPublic/ attachments/7476390104348ca853eb6f6da5a7b46c/stat_NNO_tabulka_1990_2006.pdf
[10] www.mfcr.cz., Ministerstvo financí České republiky : Neziskové organizace [online]. poslední revize 12.4.2005 [cit.2007-01-27]. Dostupné z: http://www.mfcr.cz/cps /rde/xchg/mfcr/hs.xsl/nezisk_organizace.html
[11] ČÁSLAVOVÁ, Eva., Podstatné znaky managementu neziskových organizací [online]. poslední revize 27.2.2002 [cit.2007-01-27]. Dostupné z: http://www.sportbusiness.cz/ cl65.htm
[12] ROSENMAYER, Tomáš., Ekonomika občanských sdružení [online]. [cit.2007-02-02]. Dostupné z: http://www.e-cvns.cz/soubory/ Ekonomika_OS_1cast.pdf
[13] ŽUMÁROVÁ, Monika., Představy a skutečnost současné mládeže o využití volného času [online]. poslední revize 6.2.2004 [cit.2007-02-02]. Dostupné z: www.syrs.org/sps2/ publik/pedvyskum/ Zumarova.pdf
[14] www.mango.org.uk., Mango: management accouting for non governmental organisations [online]. [cit.2007-04-19]. Dostupné z: http://www.mango.org.uk/about/
Další webové stránky
www.inspiracebrno.cz www.vkhcr.org/brno www.vkhcr.org/olomouc www.vkhcr.org/praha www.centralait.cz/ www.msmt.cz/ www.mkcr.cz/
43
7. SEZNAM PŘÍLOH A Otázky k interview……………………………………………………………………...45 B Interview - INSPIRACE Brno………………………………………………………….46 C Interview - Vysokoškolské katolické hnutí Brno………………………………………48 D Interview - Vysokoškolské katolické hnutí Olomouc………………………………….50 E Interview - Vysokoškolské katolické hnutí Praha……………………………………...52 F Mango test……………………………………………………………………………….54 G Mango test – INSPIRACE Brno………………………………………………………..60 H Mango test – Vysokoškolské katolické hnutí Brno……………………………………..64 I Mango test – Vysokoškolské katolické hnutí Olomouc………………………………….68 J Mango test – Vysokoškolské katolické hnutí Praha……………………………………..72
44
A Otázky k interview 1) Jaké účetnictví vede vaše organizace? Víte o zrušení jednoduchého účetnictví? Pokud ano, tak jak jste připraveni na tuto změnu? 2) -
Kdo se u vás zabývá vedením účetnictví? zaměstnanec dobrovolník student důchodce jiná možnost Jaké měl váš účetní dřívější odborné zkušenosti, než začal pracovat ve vaší organizaci? Kolik lidí se podílí na řízení financí?
3) Jaký účetní program využíváte? Jak často s ním pracujete a jak hodnotíte jeho přínos pro vaši práci? 4) Jakým způsobem nejčastěji získáváte finance na činnost své organizace? 5) Jakých dotací jste v minulosti využili a které čerpáte pro tento rok? 6) Uveďte průměrnou finanční částku poskytnutých dotací, kterou jste obdrželi v minulých letech. Nejvyšší finanční částka, kterou jste získali v minulém roce na vaši činnost (granty, dary, členské příspěvky…)? 7) Využíváte členských příspěvků jako další možnost samofinancování? 8) Jakým způsobem máte tříděny příjmy v účetnictví? 9) Využíváte ve své organizaci také fundraisingu? 10) Jakým způsobem oslovujete dárce? Koho řadíte mezi vaše stálé dárce a koho mezi významné sponzory? 11) Jakým způsobem členíte výdajové položky v účetnictví? 12) Jakých výdajů se týkají nejvýznamnější položky v účetnictví? Které výdaje se snažíte snižovat a jak? 13) S jakým obratem jste skončili v roce 2006? 14) S jakým výsledkem hospodaření končíte v posledních třech letech? 15) Co byste chtěli změnit nebo vylepšit při organizování financí ve vaší organizaci? Vaše představy a plány pro zefektivnění vedení účetnictví.
45
B Interview – INSPIRACE Brno 1. otázka -
Naše organizace vede daňovou evidenci. Ano, přemýšleli jsme už o změnách, ale zatím jsme se k něčemu konkrétnímu nedopracovali.
2. otázka -
-
Student Jsem absolventkou obchodní akademie a mám rok praxe daňové evidence u FO, která se zabývá řemeslným podnikáním, ale přede mnou účetní, který v tomto sdružení pracoval neměl žádné odborné zkušenosti. Tři lidé. Jeden podává žádosti na poskytnutí grantů, druhý mu pomáhá a stará se také o vstupné a třetí vede účetnictví, bankovní účet a vyúčtovává granty.
3. otázka -
Program Pohoda pro daňovou evidenci. minimálně 1 x za 14 dní, program je rychlý, jednoduchý, jsou v něm vynikající vzory (např. faktur), upozorňuje na splatnosti faktur, podporuje internetové bankovnictví, tvoří účetní sestavy.
4. otázka Dotace jsou kolem 50 000 Kč, dary se pohybují v rozmezí 10 – 40 000 Kč, příjmy z pronájmu tvoří 36 – 50 000 Kč za rok, členské příspěvky, poplatky za odběr a energii. 5. otázka Dotace z Magistrátu města Brna a Městský úřad Komín. 6. otázka -
MMB Odbor kultury 30 000 Kč, MMB Odbor životního prostředí 8 000 Kč, MÚ Komín 10 000 Kč. Dotace MMB Odbor kultury.
7. otázka Ano, ale jedná se jen o malou částku kolem 3.000 Kč, členský poplatek platí jen členové divadelního spolku ÚstaF.
46
8. otázka Základní členění na daňově uznatelné a neuznatelné, příjmy ze vstupného, služby (pronájem), ostatní příjmy (naše správní poplatky), a členění dle dotací, dary a půjčky. 9. otázka Snažíme se, ale není to náplní mé práce. 10. otázka -
-
Máme jednoho stálého sponzora (bývalý zakladatel), který dle potřeby finančně vypomůže, jinak jsme poskytli prostory pro volební kampaň, za což máme přislíbené sponzorské dary od politiků, nejčastěji však jsou sponzory FO nejvíce z řad rodičů a známých členů sdružení. PO – radnice v Komíně. FO – Zdeněk Šturma, zakladatel, stálý a významný dárce.
11. otázka Opět na daňově uznatelné a neuznatelné, režijní výdaje, ostatní nedaňové výdaje (půjčky), dle dodavatelů, energie, měsíční výdaje, granty. 12. otázka -
Režijní výdaje tvoří zejména plyn, elektřina, mzda a za minulý rok 2006 výdaje na rekonstrukci. Snažíme se získat včas dostatek peněz, abychom měli na výdaje. Když se nezdaří, podržíme plat a snižujeme výdaje na chod centra Stará hasička.
13. otázka 245.098,00 Kč 14. otázka Výsledek hospodaření se pohybuje v kladných částkách, vždy do dvaceti tisíc. 15. otázka Nejvíc mě vadí, že mi chodí do rukou faktury tak pozdě, že jsou už po splatnosti. Představovala bych si pravidelnější a včasné dostávání podkladů a dokladů k zaúčtování. Značné mezery jsou také v evidenci dokumentů a jejich zakládání. Měla by se zařídit lepší úschova šanonů.
47
C Interview – Vysokoškolské katolické hnutí Brno 1. otázka -
Stále ještě vedeme Daňovou evidenci. Ano, víme o tom, ale zatím jsme nic nepřipravovali ani jsme o tom ještě nejednali na schůzi.
2. otázka -
Student. Absolutně žádné zkušenosti. Jsme na to dva. Já to vedu sám, ale dohled a poradce mi dělá osoba, která tady účetnictví vedla přede mnou.
3. otázka -
Účetní program Diecéze, který byl vytvořen na objednávku pro Biskupskou konferenci, která tento program použila pro jednotlivé diecéze. Jsme relativně spokojení, nic lepšího zatím nemáme, nejvíce v něm pracujeme na konci účetního období, během roku ne.
4. otázka Dary jsou nejčastější, pak jsou to tržby z kulturních akcí (plesu, diskotéky), v neposlední řadě dotace. 5. otázka V dřívějších letech jsme čerpali dotace z Ministerstva práce a sociálních věcí na program „Přednáškové cykly o rodině“ a z Magistrátu města Brna. Pro tento rok byly poskytnuty dotace jen z MMB a to z Odboru školství na činnost (27.000,00 Kč) a Odboru kultury (15.000,00 Kč). 6. otázka -
21.000,00 Kč V minulém roce to byl dar ve výši 66.000,00 Kč
7. otázka Ne. 8. otázka Členění výdajů na daňově účinné a neúčinné a dále na položky ples, dotace na činnost VKH, dotace Galerie SC, ostatní akce, ostatní příjmy, dary.
48
9. otázka Pro samotnou činnost sdružení fundraising nevyužíváme. Náznak této formy je jen při shánění sponzorských příspěvků na pořádání plesu a cen do tomboly. 10. otázka -
-
Nejlépe osobně, zasíláme každoročně výroční zprávy všem dárcům, kteří jsou zde zveřejněni. Oslovujeme ty osoby či firmy, které již někdy v minulosti přispěly na činnost o.s. a nebo ty, kteří znají naši činnost. Mezi stálé dárce řadíme Českou provincii Tovaryšstva Ježíšova a některé FO. Významným je pro nás Magistrát města Brna.
11. otázka Daňově uznatelné, neuznatelné, Mecheche, ples, knihovna, výdaje na Galerii SC, výdaje na provoz SC, činnost VKH, přednášky, ostatní akce, ostatní výdaje. 12. otázka -
Nejvíc vydáme peněz za nájemné, energii, technické vybavení (např. software). Omezujeme výdaje na dárky pro přednášející, výdaje na pohoštění při vernisážích, občerstvení při schůzi vedení , dále také telefonní poplatky (zrušení pevné linky).
13. otázka 246.363,00 Kč 14. otázka Letos výsledek hospodaření činí kladnou a hodnotu 10.428,00 Kč oproti minulému roku, kdy vznikla ztráta – 30.345,00 Kč, rok předtím byl v plusu ve výši 15.512,00 Kč. 15. otázka Chybí nám plánování. Uvítali bychom sestavení finančního plánu akcí spojených s vedením účetnictví. Bylo by to zjednodušení pro nového účetního, který se neorientuje v termínech podávání daňových přiznání, vypisovaní grantů či jejich vyúčtování. Dále by se mělo začít pečlivěji vést účetnictví, aby na konci roku nedocházelo ke zjištění typu, jaká to byla částka, chybějící datum nebo dokonce celé doklady. Uvítali bychom i lepší spolupráci a domluvu mezi dalšími členy o.s. Za základní cíl bychom si měli stanovit společné snižování nákladů.
49
D Interview – Vysokoškolské katolické hnutí Olomouc 1. otázka -
Daňová evidence. Tušíme, připravujeme se, možná spolupráce s naší nezávislou účetní, která nám kontroluje účetnictví.
2. otázka -
Student. Praxe a odborné zkušenosti nebyly žádné, pouze malé zkušenosti s vedením financí tábora.
3. otázka -
Žádný účetní program, pouze MS Excel. 3 krát až 4 krát do roka. Přínos je v dobré přehlednosti položek z dlouhodobého hlediska.
4. otázka Mezi hlavní patří: členské příspěvky, účastnické poplatky, dotace a dary. 5. otázka Každý rok žádáme Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy o grant Program podpory práce s dětmi a mládeži pro NNO. V minulém roce jsme obdrželi dotaci od obce Velehrad na pořádání kulturní akce Studentský Velehrad. 6. otázka -
14.000,00 Kč Největší částku jsme dostali právě od MŠMT a to 17.400,00 Kč.
7. otázka Ano, je možnost stát se členem VKH Olomouc. Z členství pak plynou výhody ve formě zlevněných vstupů na různé kulturní akce. 8. otázka Nemáme žádné členění příjmů. 9. otázka Jeden člověk se sdružení má nestarosti oslovování sponzorů, ale nemáme s touto formou získávání peněz zvláštní úspěchy.
50
10. otázka -
Dárce oslovujeme zejména osobní, ústní formou, občas telefonicky či přes e-mail. Mezi naše dárce patří především soukromé osoby. Stálým a zároveň významným dárcem pro nás je Česká provincie Tovaryšstva Ježíšova.
11. otázka Žádným způsobem. 12. otázka -
Výdaje na pořádání Studentského Velehradu (jen v roce 2006, kdy se akce pořádala), jinak výdaje na literaturu a pořádání kulturních akcí. Snažíme se udržovat výdaje na nejnižší možné hranici, daří se jen nikterak zvlášť nezvyšovat, hlavně ne na úkor kvality.
13. otázka Tuto otázku nebylo o.s. schopno zodpovědět. 14. otázka Tuto otázku nebylo o.s. schopno zodpovědět. 15. otázka Bylo by velmi dobré si pořídit účetní program, čímž se zpřehlední a hlavně zjednoduší vedení účetnictví. Zavést nějaký systém a udělat ho srozumitelným pro všechny další nástupce, kteří budou po nás vést účetnictví v této organizaci.
51
E Interview – Vysokoškolské katolické hnutí Praha 1. otázka -
Daňovou evidenci. O povinnosti podvojného účetnictví víme, změna měla být už od 1.1.2006. Avšak novela zákona toto datum posunula. Na změnu zatím připraveni nejsme, myslím, že se to bude řešit, až to bude před námi. Podávali jsme grant na nákup účetního softwaru. Navíc máme příslib jednoduchého „prográmku“ s propojenými tabulkami na bázi MS Excel.
2. otázka -
Student. Žádné opravdové zkušenosti neměl, pouze na gymnáziu byl účetním studentské organizace Bata Junior Achievement. Jsme dva. Kolegyně vedla naše účetnictví několik roků a pořád je ten hlavní mozek, který radí, když se vyskytnou problémy. Nyní je auditorkou.
3. otázka -
Doposud žádný, od začátku tohoto roku jsme přešli na tabulkový procesor. Pracuje se s ním nárazově. Jeho zavedení hodnotíme jako pokrok v našim podmínkách.
4. otázka Snažíme se podávat žádosti o poskytnutí grantu, jak na provoz, tak na nějaké větší akce, občas se to povede. Pak máme nějaký výtěžek z Tříkrálové sbírky. Dary FO nebo PO se také objevují, ale v posledních letech velmi sporadicky. 5. otázka V minulosti jsme obdrželi finance od těchto institucí: Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, Open Society Fund, Nadace Vize 97, Ministerstvo kultury ČR. Pro tento rok to jsou dotace od Magistrátu Hl. m. Prahy, Ministerstva práce a sociálních věcí a od městské části Praha. 6. otázka -
21.000,00 Kč Je to částka 30 000,- od MŠMT na podporu volnočasových aktivit dětí a mládeže.
7. otázka Ne, členské příspěvky nevybíráme. Myslíme si, že bychom pak asi mohli mít problém s nedostatkem lidí.
52
8. otázka Dá se říct že nijak. 9. otázka Spíše ne. Hledali jsme sponzora plesu, domnívám se, že jsme ho našli. 10. otázka -
Někteří naši členové a sympatizanti oslovují svoje zaměstnavatele. Nemáme významné sponzory. Pro nás nezanedbatelnou částku jsme obdrželi od soukromého subjektu.
11. otázka Členíme výdaje dle druhu: kancelářské potřeby, drobný majetek, odborná literatura, drobný spotřební materiál v rámci aktivit, občerstvení, opravy a údržby, nájemné, mobilní telefon, výroba sborníků a brožur, ubytování, stravné, cestovné, tvorba a správa webových stránek, ostatní služby, mzdové náklady – dohody o provedení práce, honoráře, ostatní daně a poplatky, bankovní poplatky, vrácená část grantu MPSV. 12. otázka -
Jsou výdaje na nájemné a energii. Nic nesnižujeme, už není co snižovat. Vlastně téměř všechno probíhá z vlastních peněz organizátorů, občas se někomu něco proplatí. Kupujeme tonery do tiskárny a kopírky, ale tam také nejde moc ušetřit.
13. otázka 83.845,00 Kč 14. otázka Rok 2006 skončil kladně 1.200,00 Kč, rok předtím 3.000,00 Kč a v roce 2004 to byla ztráta ve výši 2.567,00 Kč. 15. otázka Naší snahou je urychlit práci finanční skupiny. Díky nedostatku času vázne činnost ve formě opožděného zúčtovávání. Chtěli bychom obstarat nějaký počítač a účetní software.
53
F Mango test Mango’s Financial Management Health Check How healthy is the financial management in your NGO? Version 2.0, July 2005 Používání testu finančního zdraví od firmy Mango Tento test je soubor padesáti jednoduchých vět. Tyto sdělení se předloží k diskusi relevantním členům pracovního týmu a zapíšou se výsledky zda odpověď na jednotlivá sdělení (věty) je “vždy pravdivé“, “většinou pravdivé“ “pravdivé jen někdy“ nebo “nikdy není pravdivé“ pro naši organizaci. Co znamenají jednotlivé odpovědi je vysvětleno a každé odpovědi je přiřazena bodová hodnota.
Vysvětlení
Odpověď Vždy pravdivé Většinou pravdivé Někdy pravdivé Nikdy není pravdivé
Bodová hodnota 5 4 1 0
Pravdivé ve 100 % případů Pravdivé ve více než 80% případů Pravdivé v intervalu mezi 20% až 80% případů Pravdivé v méně než 20% případů
Bodové hodnoty jsou uvedeny vedle každého sdělení. Zakroužkuj svou bodovou hodnotu (odpověď) pro každé sdělení v tomto testu (dotazníku). Budete zřejmě potřebovat odpovědi různých členů vašeho pracovního týmu pro vyhodnocení tohoto dotazníku. Většinou je vhodné nechat vyplnit tento dotazník výkonného ředitele a vedoucího finančního odboru.
Část 1. Základní pravidla A) účetní doklady Každá finanční transakce by mněla být doložena „účetním dokladem”, např. Účtem, fakturou či kvitanci. Toto je doklad, že daná se daná transakce již uskutečnila 1.1 1.2. 1.3 1.4 1.5
Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci expedičního charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci příjmového charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklady jsou úhledně založeny, takže je snadné najít jakýkoliv dokument, když je potřeba Bankovní výpisy pro každý bankovní účet jsou úhledně založeny Účetní doklady a výpisy z účtů jsou archivovány po dobu 7 let (7 předcházejících let)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
54
B) Pokladní knihy Každá transakce by mněla být zaznamenána v pokladní knize. Pokladní kniha je pouze seznam finančních částek, které organizace obdržela a vydala. Toto může být uchováváno v papírové (tištěné) formě či v počítači. 1.6 1.7 1.8
Datum, popis a částka každé transakce je zaznamenána v pokladní knize Všechny pokladní knihy jsou aktualizovány alespoň jednou za měsíc Individuální pokladní knihy existují pro každý individuální bankovní účet.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
C) Klasifikace v účetnictví Účetnictví funguje tak, že každá transakce dostane kód, který je zaznamenán v pokladní knize. Tento kód (tato klasifikace) umožňuje sdružovat v přehledech transakce stejné klasifikace a tím vytvářet přehledy. Sbírka těchto kódu, které daná organizace užívá se nazývá „Tabulka účetní klasifikace” Další sbírka kódů může klasifikovat danou transakci podle specifického projektu či aktivity. Tyto jsou často nazývány „výdajových center”, kde jsou peníze vydány.
1.9
Standardizovaná klasifikační tabulka se užívá ke kódování všech finančních transakcí v pokladní knize 1.10 Stejná klasifikační tabulka se užívá při psaní rozpočtu a finančních zprávách 1.11 Transakce jsou rovněž klasifikovány podle projektů nebo aktivity a to za pomocí standardního seznamu „výdajových center“.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre základních pravidel
Část 2: Vnitřní kontrolní mechanismy NO užívají mnoho různých vnitřních kontrolních mechanismů k zabezpečení správného užití fondů (zdrojů) tak aby dosáhly svých cílů. Tento seznam předkládá výběr těchto mechanismů. Toto není konečný seznam – je jasné, že jsou i jiné kontrolní mechanismy, které jsou velmi důležité pro vaši organizaci. Nicméně, tento seznam obsahuje kontrolu všech klíčových oblastí finančního managementu (řízení).
55
Pozn.: další sekce (části) testu finančního zdraví jsou také důležité kontrolní mechanismy. Například, účetní doklady dokazují, že se daná transakce uskutečnila. Kontrolování finančních výkazů je kritickou kontrolou pro management, aby zabezpečil, že výdaje jsou ve zdravých mezích. Vždy, většinou, jen někdy, nikdy
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
2.11
2.12 2.13 2.14 2.15
Všechna hotovost v kanceláři je přechovávána v uzamykatelné skříňce nebo trezoru Všechny bankovní účty jsou vedeny na jméno NO a ne na jména fyzických osob Existuje písemná směrnice, kteří členové pracovního týmu mohou schválit výdeje Každá jednotlivá transakce je autorizována příslušným členem pracovního týmu Kontrola příslušným pracovníkem, že výrobky a služby koupené NO byly zaplaceny až po jejich převzetí. Šeky nejsou podepsány před tím, než relevantní účetní dokumenty jsou vyplněny a zkontrolovány Platy zaměstnanců (včetně záloh a půjček) jsou měsíčně zkontrolovány vedoucím pracovníkem či členem představenstva. Finanční úkoly jsou rozděleny mezi různé členy pracovního týmu Drobná pokladní hotovost je kontrolována každý měsíc jiným člověkem z těch, kteří je průběžné zapisují. Výdaje a příjmy zaznamenané v pokladní knize jsou zohledněny a promítnou se na měsíčních bankovních výpisech všech bankovních účtů Zaznamenané výdaje a příjmy v pokladním deníku jsou porovnány a opraveny s aktuálním stavem fyzických peněz v pokladně. Toto porovnání a opravení je uděláno pro každou pokladnu Všechny opravy (dorovnání) jsou měsíčně zkontrolována vedoucím manažerem či členem představenstva Všechny aktiva vlastněné NO jsou zapsány v knize aktiv NO. Každoročně proběhne audit externím kvalifikovaným auditorem Auditoři jsou každoročně vybrání členy představenstva (ne zaměstnanci)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5 5
4 1 0 4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre vnitřních kontrolních mechanismů
56
Část 3: Plánování A) Rozpočet Rozpočet hraje zásadní roli v silném finančním managementu (silném peněžním řízení). Aby rozpočty byly užitečné, tak musí být přesné a zahrnující vše. To znamená, že musí být založeny na realistickém zhodnocení daných aktivit, které budou uskutečňovány a na úvaze jak se za ně bude platit. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Rozpočty zahrnují všechny provozní náklady organizace na daný rok Rozpočty jsou připraveny na všechny projekty před jejich začátkem Rozpočty vycházejí z kalkulace předem rozhodnutých aktivit, které naplní předpokládané cíle. Rozpočet zahrnuje dostatek příjmu aby se zaplatily všechny plánované výlohy Rozpočty jsou schvalovány dozorčí radou
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
B) Předpovídání profinancování (způsob profinancování) (předpovědi finančních toků) Způsob profinancování je stejně důležitý jako rozpočet. Způsob profinancování ti řekne kdy přijde faktura a kdy se zaplatí. Dokonce, jestli již víte, že dostanete $ 10,000 na projekt, tak je nemůžete začít utrácet před tím, než se objeví na účtu. 3.6
Každý měsíc je připravena předpověď profinancování na následujících šest měsíců
5 4 1 0
C) Sponzoři (dárci) Sponzoři rádi hledají konkrétní projekty s konkrétním rozpočtem. Ale NO často pracují s několika sponzory zároveň. Je velice důležité sledovat a zaznamenávat informaci, který projekt (nebo část projektu ) je hrazen kterým sponzorem. Je to velmi špatný zvyk si „půjčit“ peníze z jednoho projektu na druhý. Přijímat peníze ze dvou různých zdrojů na tu samou věc, na ten samý projekt je často ilegální. 3.7
Je zpracovaná zpráva ukazující který sponzor hradil který náklad. 3.8 Je dostatek peněz na pokrytí všech výdajů nezbytných k provozu organizace a uskutečnění projektu 3.9 Různí sponzoři nehradí stejné výdaje ve stejném projektu (známé jako dvojnásobné financování) 3.10 Organizace je schopna pokračovat v provozu i v případě, že jakýkoliv jednotlivý sponzor zastaví své sponzorování.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre pro plánování
57
Část 4: Referování Manažeři, členové správní rady a sponzoři spoléhají na finančních výkazech a zprávách, aby rozuměli finanční situaci organizace. Manažeři potřebují přesné vnitřní zprávy, aby věděli jak byly peníze utraceny a zdali mají dostatek fondů na platy a účty pro příští měsíc. Sponzoři potřebují informace, aby mohli monitorovat jak jsou jejich peníze využívány – mohou přerušit financování jestliže nedostanou potřebné informace! Stát také často vyžaduje zákonem, aby mu NO posílaly své finanční výkazy. Jako minimum, měsíční finanční výkaz by mněl obsahovat všechny příjmy a výdaje minulého měsíce a objem peněz na hotovosti a na účtu v bance. Další důležité finanční informace zahrnují: zprávu o aktuálním stavu výdajů a porovnání s rozpočtem; předpoklad finančních toků (profinancování); a zprávu ukazující užití peněz obdržených od jednotlivých sponzorů. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
Každý měsíc vedoucí manažér zkontroluje a schválí finanční výkaz Manažér obdrží přesnou zprávu jak je sleduje rozpočet do dvou týdnu od konce měsíce Aktuální výdaje každé položky rozpočtu je v rozmezí 10% rozpočtu Dozorčí rada zkontroluje zprávu o hospodaření každých 6měsíců Manažeři (stejně tak jako pracovníci finančního oddělení) chápou které zprávy a informace musí dodat sponzorům Zpráva o hospodaření je dodána sponzorům včas a ve vhodné podobě Zpráva o hospodaření je dodána správné instituci státní správy včas a ve vhodné podobě. Vnitřní zprávy o řízení dávají stejné informace jako zprávy pro sponzory a stát.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre pro referování
Část 5: Zaměstnanci Dobrý finanční management závisí na dobrých pracovnících. Zaměstnanci potřebují mít ty pravé dovednosti a podporu k nesení různých odpovědností, které byly popsány výše. To znamená, že vedoucí projektu potřebuje znát finanční management stejně dobře jako pracovníci finančního odboru. 5.1 5.2 5.3
Dozorčí rada obsahuje někoho, kdo má potřebné vědomosti, ke kontrole finančních aktivit Zaměstnanci finančního oddělení mají schopnosti (a kvalifikaci) potřebnou k uskutečňování všech finančních aktivit Počet zaměstnanců finančního oddělení je dostatečný k zajištění všech finančních aktivit.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
58
5.4
5.5
5.6
Manažeři a ostatní zaměstnanci mají potřebné znalosti z finančnictví k zajištění kontroly nad financemi a nad rozpočtem Popis práce pro každého zaměstnance obsahuje jasnou informaci o finančních zodpovědnostech spojených s danou pracovní pozici. Všichni zaměstnanci obdrží potřebný trénink a podporu k plnění svých povinností v oblasti finančního řízení.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre pro zaměstnance
Pamatuj, že Odpovědi jsou: Odpověď Vždy pravdivé Většinou pravdivé Někdy pravdivé Nikdy není pravdivé
Vysvětlení Pravdivé ve 100 % případů Pravdivé více než 80% případů Pravdivé v intervalu mezi 20% až 80% případů Pravdivé v méně než 20% případů
Bodová hodnota 5 4 1 0
Výsledek testu Vám sdělím obratem a děkuji Vám za jeho rychlé vyplnění
59
G Mango test – INSPIRACE Brno Část 1. Základní pravidla A) účetní doklady Vždy, většinou, jen někdy, nikdy
1.1 1.2. 1.3 1.4 1.5
Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci expedičního charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci příjmového charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklady jsou úhledně založeny, takže je snadné najít jakýkoliv dokument, když je potřeba Bankovní výpisy pro každý bankovní účet jsou úhledně založeny Účetní doklady a výpisy z účtů jsou archivovány po dobu 7 let (7 předcházejících let)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
B) Pokladní knihy
1.6 1.7 1.8
Datum, popis a částka každé transakce je zaznamenána v pokladní knize Všechny pokladní knihy jsou aktualizovány alespoň jednou za měsíc Individuální pokladní knihy existují pro každý individuální bankovní účet.
C) Klasifikace v účetnictví
1.9
Standardizovaná klasifikační tabulka se užívá ke kódování všech finančních transakcí v pokladní knize 1.10 Stejná klasifikační tabulka se užívá při psaní rozpočtu a finančních zprávách 1.11 Transakce jsou rovněž klasifikovány podle projektů nebo aktivity a to za pomocí standardního seznamu „výdajových center“. Celkové skóre základních pravidel
47
Část 2: Vnitřní kontrolní mechanismy 2.1
Všechna hotovost v kanceláři je přechovávána v uzamykatelné skříňce nebo trezoru
5
4 1 0
60
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
2.11
2.12 2.13 2.14 2.15
Všechny bankovní účty jsou vedeny na jméno NO a ne na jména fyzických osob Existuje písemná směrnice, kteří členové pracovního týmu mohou schválit výdeje Každá jednotlivá transakce je autorizována příslušným členem pracovního týmu Kontrola příslušným pracovníkem, že výrobky a služby koupené NO byly zaplaceny až po jejich převzetí. Šeky nejsou podepsány před tím, než relevantní účetní dokumenty jsou vyplněny a zkontrolovány Platy zaměstnanců (včetně záloh a půjček) jsou měsíčně zkontrolovány vedoucím pracovníkem či členem představenstva. Finanční úkoly jsou rozděleny mezi různé členy pracovního týmu Drobná pokladní hotovost je kontrolována každý měsíc jiným člověkem z těch, kteří je průběžné zapisují. Výdaje a příjmy zaznamenané v pokladní knize jsou zohledněny a promítnou se na měsíčních bankovních výpisech všech bankovních účtů Zaznamenané výdaje a příjmy v pokladním deníku jsou porovnány a opraveny s aktuálním stavem fyzických peněz v pokladně. Toto porovnání a opravení je uděláno pro každou pokladnu Všechny opravy (dorovnání) jsou měsíčně zkontrolována vedoucím manažerem či členem představenstva Všechny aktiva vlastněné NO jsou zapsány v knize aktiv NO. Každoročně proběhne audit externím kvalifikovaným auditorem Auditoři jsou každoročně vybrání členy představenstva (ne zaměstnanci)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5 5
4 1 0 4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre vnitřních kontrolních mechanismů
55
Část 3: Plánování A) Rozpočet
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Rozpočty zahrnují všechny provozní náklady organizace na daný rok Rozpočty jsou připraveny na všechny projekty před jejich začátkem Rozpočty vycházejí z kalkulace předem rozhodnutých aktivit, které naplní předpokládané cíle. Rozpočet zahrnuje dostatek příjmu aby se zaplatily všechny plánované výlohy Rozpočty jsou schvalovány dozorčí radou
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
61
B) Předpovídání profinancování (způsob profinancování) (předpovědi finančních toků)
3.6
Každý měsíc je připravena předpověď profinancování na následujících šest měsíců
5 4 1 0
C) Sponzoři (dárci)
3.7
Je zpracovaná zpráva ukazující který sponzor hradil který náklad. 3.8 Je dostatek peněz na pokrytí všech výdajů nezbytných k provozu organizace a uskutečnění projektu 3.9 Různí sponzoři nehradí stejné výdaje ve stejném projektu (známé jako dvojnásobné financování) 3.10 Organizace je schopna pokračovat v provozu i v případě, že jakýkoliv jednotlivý sponzor zastaví své sponzorování.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre pro plánování
41
Část 4: Referování 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
Každý měsíc vedoucí manažer zkontroluje a schválí finanční výkaz Manažer obdrží přesnou zprávu jak je sleduje rozpočet do dvou týdnu od konce měsíce Aktuální výdaje každé položky rozpočtu je v rozmezí 10% rozpočtu Dozorčí rada zkontroluje zprávu o hospodaření každých 6měsíců Manažeři (stejně tak jako pracovníci finančního oddělení) chápou které zprávy a informace musí dodat sponzorům Zpráva o hospodaření je dodána sponzorům včas a ve vhodné podobě Zpráva o hospodaření je dodána správné instituci státní správy včas a ve vhodné podobě. Vnitřní zprávy o řízení dávají stejné informace jako zprávy pro sponzory a stát.
Celkové skóre pro referování
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 32
62
Část 5: Zaměstnanci 5.1 5.2 5.3 5.4
5.5
5.6
Dozorčí rada obsahuje někoho, kdo má potřebné vědomosti, ke kontrole finančních aktivit Zaměstnanci finančního oddělení mají schopnosti (a kvalifikaci) potřebnou k uskutečňování všech finančních aktivit Počet zaměstnanců finančního oddělení je dostatečný k zajištění všech finančních aktivit. Manažeři a ostatní zaměstnanci mají potřebné znalosti z finančnictví k zajištění kontroly nad financemi a nad rozpočtem Popis práce pro každého zaměstnance obsahuje jasnou informaci o finančních zodpovědnostech spojených s danou pracovní pozici. Všichni zaměstnanci obdrží potřebný trénink a podporu k plnění svých povinností v oblasti finančního řízení.
Celkové skóre pro zaměstnance
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 25
Vyhodnocování celkových výsledků: Sekce Účetní doklady Vnitřní kontrola Plánování Referování Zaměstnanci Celkové skóre
Vaše skóre 47 55 41 32 25 200
Vysoký risk 0-35 0-45 0-30 0-20 0-20 0-150
Střední risk 35-45 45-60 30-40 20-30 20-25 150-200
Nízký risk 45-55 60-70 40-50 30-40 25-30 200-250
63
H Mango test – Vysokoškolské katolické hnutí Brno Část 1. Základní pravidla A) účetní doklady Vždy, většinou, jen někdy, nikdy
1.1 1.2. 1.3 1.4 1.5
Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci expedičního charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci příjmového charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklady jsou úhledně založeny, takže je snadné najít jakýkoliv dokument, když je potřeba Bankovní výpisy pro každý bankovní účet jsou úhledně založeny Účetní doklady a výpisy z účtů jsou archivovány po dobu 7 let (7 předcházejících let)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
B) Pokladní knihy
1.6 1.7 1.8
Datum, popis a částka každé transakce je zaznamenána v pokladní knize Všechny pokladní knihy jsou aktualizovány alespoň jednou za měsíc Individuální pokladní knihy existují pro každý individuální bankovní účet.
C) Klasifikace v účetnictví
1.9
Standardizovaná klasifikační tabulka se užívá ke kódování všech finančních transakcí v pokladní knize 1.10 Stejná klasifikační tabulka se užívá při psaní rozpočtu a finančních zprávách 1.11 Transakce jsou rovněž klasifikovány podle projektů nebo aktivity a to za pomocí standardního seznamu „výdajových center“. Celkové skóre základních pravidel
40
Část 2: Vnitřní kontrolní mechanismy 2.1
Všechna hotovost v kanceláři je přechovávána v uzamykatelné skříňce nebo trezoru
5
4 1 0
64
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
2.11
2.12 2.13 2.14 2.15
Všechny bankovní účty jsou vedeny na jméno NO a ne na jména fyzických osob Existuje písemná směrnice, kteří členové pracovního týmu mohou schválit výdeje Každá jednotlivá transakce je autorizována příslušným členem pracovního týmu Kontrola příslušným pracovníkem, že výrobky a služby koupené NO byly zaplaceny až po jejich převzetí. Šeky nejsou podepsány před tím, než relevantní účetní dokumenty jsou vyplněny a zkontrolovány Platy zaměstnanců (včetně záloh a půjček) jsou měsíčně zkontrolovány vedoucím pracovníkem či členem představenstva. Finanční úkoly jsou rozděleny mezi různé členy pracovního týmu Drobná pokladní hotovost je kontrolována každý měsíc jiným člověkem z těch, kteří je průběžné zapisují. Výdaje a příjmy zaznamenané v pokladní knize jsou zohledněny a promítnou se na měsíčních bankovních výpisech všech bankovních účtů Zaznamenané výdaje a příjmy v pokladním deníku jsou porovnány a opraveny s aktuálním stavem fyzických peněz v pokladně. Toto porovnání a opravení je uděláno pro každou pokladnu Všechny opravy (dorovnání) jsou měsíčně zkontrolována vedoucím manažerem či členem představenstva Všechny aktiva vlastněné NO jsou zapsány v knize aktiv NO. Každoročně proběhne audit externím kvalifikovaným auditorem Auditoři jsou každoročně vybrání členy představenstva (ne zaměstnanci)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5 5
4 1 0 4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre vnitřních kontrolních mechanismů
47
Část 3: Plánování A) Rozpočet
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Rozpočty zahrnují všechny provozní náklady organizace na daný rok Rozpočty jsou připraveny na všechny projekty před jejich začátkem Rozpočty vycházejí z kalkulace předem rozhodnutých aktivit, které naplní předpokládané cíle. Rozpočet zahrnuje dostatek příjmu aby se zaplatily všechny plánované výlohy Rozpočty jsou schvalovány dozorčí radou
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
65
B) Předpovídání profinancování (způsob profinancování) (předpovědi finančních toků)
3.6
Každý měsíc je připravena předpověď profinancování na následujících šest měsíců
5 4 1 0
C) Sponzoři (dárci)
3.7
Je zpracovaná zpráva ukazující který sponzor hradil který náklad. 3.8 Je dostatek peněz na pokrytí všech výdajů nezbytných k provozu organizace a uskutečnění projektu 3.9 Různí sponzoři nehradí stejné výdaje ve stejném projektu (známé jako dvojnásobné financování) 3.10 Organizace je schopna pokračovat v provozu i v případě, že jakýkoliv jednotlivý sponzor zastaví své sponzorování.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre pro plánování
25
Část 4: Referování 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
Každý měsíc vedoucí manažer zkontroluje a schválí finanční výkaz Manažer obdrží přesnou zprávu jak je sleduje rozpočet do dvou týdnu od konce měsíce Aktuální výdaje každé položky rozpočtu je v rozmezí 10% rozpočtu Dozorčí rada zkontroluje zprávu o hospodaření každých 6měsíců Manažeři (stejně tak jako pracovníci finančního oddělení) chápou, které zprávy a informace se musí dodat sponzorům Zpráva o hospodaření je dodána sponzorům včas a ve vhodné podobě Zpráva o hospodaření je dodána správné instituci státní správy včas a ve vhodné podobě. Vnitřní zprávy o řízení dávají stejné informace jako zprávy pro sponzory a stát.
Celkové skóre pro referování
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 23
66
Část 5: Zaměstnanci 5.1 5.2 5.3 5.4
5.5
5.6
Dozorčí rada obsahuje někoho, kdo má potřebné vědomosti, ke kontrole finančních aktivit Zaměstnanci finančního oddělení mají schopnosti (a kvalifikaci) potřebnou k uskutečňování všech finančních aktivit Počet zaměstnanců finančního oddělení je dostatečný k zajištění všech finančních aktivit. Manažeři a ostatní zaměstnanci mají potřebné znalosti z finančnictví k zajištění kontroly nad financemi a nad rozpočtem Popis práce pro každého zaměstnance obsahuje jasnou informaci o finančních zodpovědnostech spojených s danou pracovní pozici. Všichni zaměstnanci obdrží potřebný trénink a podporu k plnění svých povinností v oblasti finančního řízení.
Celkové skóre pro zaměstnance
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 18
Vyhodnocování celkových výsledků: Sekce Účetní doklady Vnitřní kontrola Plánování Referování Zaměstnanci Celkové skóre
Vaše skóre 40 47 25 23 18 153
Vysoký risk 0-35 0-45 0-30 0-20 0-20 0-150
Střední risk 35-45 45-60 30-40 20-30 20-25 150-200
Nízký risk 45-55 60-70 40-50 30-40 25-30 200-250
67
I Mango test – Vysokoškolské katolické hnutí Olomouc Část 1. Základní pravidla A) účetní doklady Vždy, většinou, jen někdy, nikdy
1.1 1.2. 1.3 1.4 1.5
Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci expedičního charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci příjmového charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklady jsou úhledně založeny, takže je snadné najít jakýkoliv dokument, když je potřeba Bankovní výpisy pro každý bankovní účet jsou úhledně založeny Účetní doklady a výpisy z účtů jsou archivovány po dobu 7 let (7 předcházejících let)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
B) Pokladní knihy
1.6 1.7 1.8
Datum, popis a částka každé transakce je zaznamenána v pokladní knize Všechny pokladní knihy jsou aktualizovány alespoň jednou za měsíc Individuální pokladní knihy existují pro každý individuální bankovní účet.
C) Klasifikace v účetnictví
1.9
Standardizovaná klasifikační tabulka se užívá ke kódování všech finančních transakcí v pokladní knize 1.10 Stejná klasifikační tabulka se užívá při psaní rozpočtu a finančních zprávách 1.11 Transakce jsou rovněž klasifikovány podle projektů nebo aktivity a to za pomocí standardního seznamu „výdajových center“. Celkové skóre základních pravidel
38
Část 2: Vnitřní kontrolní mechanismy 2.1
Všechna hotovost v kanceláři je přechovávána v uzamykatelné skříňce nebo trezoru
5
4 1 0
68
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
2.11
2.12 2.13 2.14 2.15
Všechny bankovní účty jsou vedeny na jméno NO a ne na jména fyzických osob Existuje písemná směrnice, kteří členové pracovního týmu mohou schválit výdeje Každá jednotlivá transakce je autorizována příslušným členem pracovního týmu Kontrola příslušným pracovníkem, že výrobky a služby koupené NO byly zaplaceny až po jejich převzetí. Šeky nejsou podepsány před tím, než relevantní účetní dokumenty jsou vyplněny a zkontrolovány Platy zaměstnanců (včetně záloh a půjček) jsou měsíčně zkontrolovány vedoucím pracovníkem či členem představenstva. Finanční úkoly jsou rozděleny mezi různé členy pracovního týmu Drobná pokladní hotovost je kontrolována každý měsíc jiným člověkem z těch, kteří je průběžné zapisují. Výdaje a příjmy zaznamenané v pokladní knize jsou zohledněny a promítnou se na měsíčních bankovních výpisech všech bankovních účtů Zaznamenané výdaje a příjmy v pokladním deníku jsou porovnány a opraveny s aktuálním stavem fyzických peněz v pokladně. Toto porovnání a opravení je uděláno pro každou pokladnu Všechny opravy (dorovnání) jsou měsíčně zkontrolována vedoucím manažerem či členem představenstva Všechny aktiva vlastněné NO jsou zapsány v knize aktiv NO. Každoročně proběhne audit externím kvalifikovaným auditorem Auditoři jsou každoročně vybrání členy představenstva (ne zaměstnanci)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5 5
4 1 0 4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre vnitřních kontrolních mechanismů
55
Část 3: Plánování A) Rozpočet
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Rozpočty zahrnují všechny provozní náklady organizace na daný rok Rozpočty jsou připraveny na všechny projekty před jejich začátkem Rozpočty vycházejí z kalkulace předem rozhodnutých aktivit, které naplní předpokládané cíle. Rozpočet zahrnuje dostatek příjmu aby se zaplatily všechny plánované výlohy Rozpočty jsou schvalovány dozorčí radou
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
69
B) Předpovídání profinancování (způsob profinancování) (předpovědi finančních toků)
3.6
Každý měsíc je připravena předpověď profinancování na následujících šest měsíců
5 4 1 0
C) Sponzoři (dárci)
3.7
Je zpracovaná zpráva ukazující který sponzor hradil který náklad. 3.8 Je dostatek peněz na pokrytí všech výdajů nezbytných k provozu organizace a uskutečnění projektu 3.9 Různí sponzoři nehradí stejné výdaje ve stejném projektu (známé jako dvojnásobné financování) 3.10 Organizace je schopna pokračovat v provozu i v případě, že jakýkoliv jednotlivý sponzor zastaví své sponzorování.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre pro plánování
33
Část 4: Referování 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
Každý měsíc vedoucí manažer zkontroluje a schválí finanční výkaz Manažer obdrží přesnou zprávu jak je sleduje rozpočet do dvou týdnu od konce měsíce Aktuální výdaje každé položky rozpočtu je v rozmezí 10% rozpočtu Dozorčí rada zkontroluje zprávu o hospodaření každých 6měsíců Manažeři (stejně tak jako pracovníci finančního oddělení) chápou které zprávy a informace musí dodat sponzorům Zpráva o hospodaření je dodána sponzorům včas a ve vhodné podobě Zpráva o hospodaření je dodána správné instituci státní správy včas a ve vhodné podobě. Vnitřní zprávy o řízení dávají stejné informace jako zprávy pro sponzory a stát.
Celkové skóre pro referování
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 25
70
Část 5: Zaměstnanci 5.1 5.2 5.3 5.4
5.5
5.6
Dozorčí rada obsahuje někoho, kdo má potřebné vědomosti, ke kontrole finančních aktivit Zaměstnanci finančního oddělení mají schopnosti (a kvalifikaci) potřebnou k uskutečňování všech finančních aktivit Počet zaměstnanců finančního oddělení je dostatečný k zajištění všech finančních aktivit. Manažeři a ostatní zaměstnanci mají potřebné znalosti z finančnictví k zajištění kontroly nad financemi a nad rozpočtem Popis práce pro každého zaměstnance obsahuje jasnou informaci o finančních zodpovědnostech spojených s danou pracovní pozici. Všichni zaměstnanci obdrží potřebný trénink a podporu k plnění svých povinností v oblasti finančního řízení.
Celkové skóre pro zaměstnance
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 12
Vyhodnocování celkových výsledků: Sekce Účetní doklady Vnitřní kontrola Plánování Referování Zaměstnanci Celkové skóre
Vaše skóre 38 55 33 25 12 163
Vysoký risk 0-35 0-45 0-30 0-20 0-20 0-150
Střední risk 35-45 45-60 30-40 20-30 20-25 150-200
Nízký risk 45-55 60-70 40-50 30-40 25-30 200-250
71
J Mango test – Vysokoškolské katolické hnutí Praha Část 1. Základní pravidla A) účetní doklady Vždy, většinou, jen někdy, nikdy
1.1 1.2. 1.3 1.4 1.5
Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci expedičního charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklad je dohledatelný pro každou transakci příjmového charakteru a to i aktuálního finančního roku Účetní doklady jsou úhledně založeny, takže je snadné najít jakýkoliv dokument, když je potřeba Bankovní výpisy pro každý bankovní účet jsou úhledně založeny Účetní doklady a výpisy z účtů jsou archivovány po dobu 7 let (7 předcházejících let)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
B) Pokladní knihy
1.6 1.7 1.8
Datum, popis a částka každé transakce je zaznamenána v pokladní knize Všechny pokladní knihy jsou aktualizovány alespoň jednou za měsíc Individuální pokladní knihy existují pro každý individuální bankovní účet.
C) Klasifikace v účetnictví
1.9
Standardizovaná klasifikační tabulka se užívá ke kódování všech finančních transakcí v pokladní knize 1.10 Stejná klasifikační tabulka se užívá při psaní rozpočtu a finančních zprávách 1.11 Transakce jsou rovněž klasifikovány podle projektů nebo aktivity a to za pomocí standardního seznamu „výdajových center“. Celkové skóre základních pravidel
36
Část 2: Vnitřní kontrolní mechanismy 2.1
Všechna hotovost v kanceláři je přechovávána v uzamykatelné skříňce nebo trezoru
5
4 1 0
72
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
2.11
2.12 2.13 2.14 2.15
Všechny bankovní účty jsou vedeny na jméno NO a ne na jména fyzických osob Existuje písemná směrnice, kteří členové pracovního týmu mohou schválit výdeje Každá jednotlivá transakce je autorizována příslušným členem pracovního týmu Kontrola příslušným pracovníkem, že výrobky a služby koupené NO byly zaplaceny až po jejich převzetí. Šeky nejsou podepsány před tím, než relevantní účetní dokumenty jsou vyplněny a zkontrolovány Platy zaměstnanců (včetně záloh a půjček) jsou měsíčně zkontrolovány vedoucím pracovníkem či členem představenstva. Finanční úkoly jsou rozděleny mezi různé členy pracovního týmu Drobná pokladní hotovost je kontrolována každý měsíc jiným člověkem z těch, kteří je průběžné zapisují. Výdaje a příjmy zaznamenané v pokladní knize jsou zohledněny a promítnou se na měsíčních bankovních výpisech všech bankovních účtů Zaznamenané výdaje a příjmy v pokladním deníku jsou porovnány a opraveny s aktuálním stavem fyzických peněz v pokladně. Toto porovnání a opravení je uděláno pro každou pokladnu Všechny opravy (dorovnání) jsou měsíčně zkontrolována vedoucím manažerem či členem představenstva Všechny aktiva vlastněné NO jsou zapsány v knize aktiv NO. Každoročně proběhne audit externím kvalifikovaným auditorem Auditoři jsou každoročně vybrání členy představenstva (ne zaměstnanci)
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5 5
4 1 0 4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre vnitřních kontrolních mechanismů
46
Část 3: Plánování A) Rozpočet
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Rozpočty zahrnují všechny provozní náklady organizace na daný rok Rozpočty jsou připraveny na všechny projekty před jejich začátkem Rozpočty vycházejí z kalkulace předem rozhodnutých aktivit, které naplní předpokládané cíle. Rozpočet zahrnuje dostatek příjmu aby se zaplatily všechny plánované výlohy Rozpočty jsou schvalovány dozorčí radou
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
73
B) Předpovídání profinancování (způsob profinancování) (předpovědi finančních toků)
3.6
Každý měsíc je připravena předpověď profinancování na následujících šest měsíců
5 4 1 0
C) Sponzoři (dárci)
3.7
Je zpracovaná zpráva ukazující který sponzor hradil který náklad. 3.8 Je dostatek peněz na pokrytí všech výdajů nezbytných k provozu organizace a uskutečnění projektu 3.9 Různí sponzoři nehradí stejné výdaje ve stejném projektu (známé jako dvojnásobné financování) 3.10 Organizace je schopna pokračovat v provozu i v případě, že jakýkoliv jednotlivý sponzor zastaví své sponzorování.
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
Celkové skóre pro plánování
29
Část 4: Referování 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
Každý měsíc vedoucí manažer zkontroluje a schválí finanční výkaz Manažer obdrží přesnou zprávu jak je sleduje rozpočet do dvou týdnu od konce měsíce Aktuální výdaje každé položky rozpočtu je v rozmezí 10% rozpočtu Dozorčí rada zkontroluje zprávu o hospodaření každých 6měsíců Manažeři (stejně tak jako pracovníci finančního oddělení) chápou které zprávy a informace musí dodat sponzorům Zpráva o hospodaření je dodána sponzorům včas a ve vhodné podobě Zpráva o hospodaření je dodána správné instituci státní správy včas a ve vhodné podobě. Vnitřní zprávy o řízení dávají stejné informace jako zprávy pro sponzory a stát.
Celkové skóre pro referování
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 31
74
Část 5: Zaměstnanci 5.1 5.2 5.3 5.4
5.5
5.6
Dozorčí rada obsahuje někoho, kdo má potřebné vědomosti, ke kontrole finančních aktivit Zaměstnanci finančního oddělení mají schopnosti (a kvalifikaci) potřebnou k uskutečňování všech finančních aktivit Počet zaměstnanců finančního oddělení je dostatečný k zajištění všech finančních aktivit. Manažeři a ostatní zaměstnanci mají potřebné znalosti z finančnictví k zajištění kontroly nad financemi a nad rozpočtem Popis práce pro každého zaměstnance obsahuje jasnou informaci o finančních zodpovědnostech spojených s danou pracovní pozici. Všichni zaměstnanci obdrží potřebný trénink a podporu k plnění svých povinností v oblasti finančního řízení.
Celkové skóre pro zaměstnance
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0
5
4 1 0 29
Vyhodnocování celkových výsledků: Sekce Účetní doklady Vnitřní kontrola Plánování Referování Zaměstnanci Celkové skóre
Vaše skóre 36 46 29 31 29 171
Vysoký risk 0-35 0-45 0-30 0-20 0-20 0-150
Střední risk 35-45 45-60 30-40 20-30 20-25 150-200
Nízký risk 45-55 60-70 40-50 30-40 25-30 200-250
75
