ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS SALES CREDIT IN PT. BASKORO KREASINDO UTAMA Suci Adinda Rahmah
[email protected] Undergraduate Program, Faculty of Economics, Gunadarma University, 2012 http ://www.gunadarma.ac.id Jalan Margonda Raya No. 100, Pondok Cina, Depok 16424
ABSTRACT The research was carried out at PT. Baskoro Kreasindo Utama still using manual systems on credit sales transactions. The purpose of this study was to determine whether there is a weakness in the accounting information system of credit sales at PT. Baskoro Kreasindo Utama and to provide an alternative design of accounting information systems for credit sales at PT. Baskoro Kreasindo utama. This research is a qualitative descriptive analysis in the form of case study using qualitative data from internal sources. Data analysis techniques include system analysis, which then proceed to the stage of conceptual design and physical design. Based on the results of the study authors found that the system of credit sales that run the company still has flaws and weaknesses in terms of separation of functions, procedures credit sales made, documents used, credit sales transaction records, and reports generated. Furthermore, the authors designed a credit sale accounting information system that is able to overcome the weaknesses and shortcomings. The design includes conceptual design and physical design, but keep the design output and database design. Keywords : Analysis, Design, Information Systems, Credit Sales.
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT PADA PT. BASKORO KREASINDO UTAMA Suci Adinda Rahmah
[email protected] Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2012 http ://www.gunadarma.ac.id Jalan Margonda Raya No. 100, Pondok Cina, Depok 16424 ABSTRAK Penelitian ini dilakukan pada PT. Baskoro Kreasindo Utama yang masih menggunakan sistem manual atas transaksi penjualan kreditnya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama dan untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama. Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus dengan menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang dilakukan meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain konseptual dan desain fisik. Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa sistem penjualan kredit yang dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal pemisahan fungsi, prosedur penjualan kredit yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penjualan kredit, serta laporan yang dihasilkan. Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain output dan desain database. Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Penjualan Kredit
2
PENDAHULUAN Seiring berjalannya waktu, penggunaan teknologi informasi telah menjadi suatu kebutuhan utama dalam menunjang efektivitas dan efisiensi suatu proses bisnis perusahaan. Untuk itu perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang terstruktur untuk menghasilkan informasi dalam sajian yang dibutuhkan oleh pemakainya sehingga bermanfaat bagi kemajuan perusahaan. Salah satu penerapan teknologi informasi yang memiliki peran dalam kegiatan perusahaan adalah penerapan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang terstruktur dalam kesatuan usaha bisnis untuk membantu perusahaan dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Sistem informasi yang baik dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dan membantu perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Pemrosesan data informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual atau komputerisasi. Sistem manual banyak menggunakan media kertas atau dokumen untuk mencatat transaksinya. Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan terhadap human error, sehingga memungkinkan ada data yang mengandung kesalahan yang tidak disengaja dan akan menghasilkan informasi yang tidak akurat dan lambat dalam penyajiannya. Agar dapat tetap beroperasi, perusahaan meningkatkan pendapatan yang nantinya akan digunakan untuk membiayai pengeluaran perusahaan. Pendapatan menggambarkan kegiatan perusahaan dalam menjual barang ataupun jasa kepada pelanggan, dimulai dari penerimaan pesanan, pengiriman barang, penagihan, penerimaan pembayaran hingga penyetoran uang kas ke bank dan pencatatannya. Salah satu perusahaan yang menggunakan sistem informasi akuntansi manual atas transaksi penjualan kredit adalah PT. Baskoro Kreasindo Utama yang Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan hal yang penting karena penjualan memegang peranan kunci yang sangat menentukan dalam menjamin kelangsungan kegiatan operasional perusahaan. Adanya transaksi penjualan yang sangat banyak setiap harinya menyebabkan para karyawan tidak dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik dalam pencatatan, perhitungan, dan membutuhkan waktu yang lama dalam menyelesaikan tugas mereka. Untuk mengantisipasi hal ini diperlukan sistem komputerisasi akuntansi dimana transaksi penjualan kredit secara manual kini digantikan oleh komputer yang terprogram untuk mencatat transaksi dan memproses transaksi, serta menyajikan informasi. Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka masalah yang akan diteliti dapat dirumuskan sebagai berikut : (1) Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama? (2) Bagaimana efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama? (3) Bagaimana alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama? Tujuan yang diingin dicapai dalam penelitian ini adalah : (1) Menganalisis penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang berjalan di PT. Baskoro Kreasindo Utama. (2) Mengidentifikasi efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama. (3)
3
Membuat alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama. TELAAH PUSTAKA Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur dan kombinasi dari pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumbersumber data yang mengumpulkan, memproses dan mendistribusikan informasi. Dalam O’Brien (2005), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi dari orangorang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi secara teknikal dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang salin berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, dan mengendalikan organisasi (Laudon dan Laudon, 2009). Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah salah satu subsistem dari sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data-data dalam proses transaksi akuntansi yang rutin untuk menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Penjelasan di atas mengacu kepada pendapat Jones dan Rama (2006) : Sistem informasi akuntansi adalah sebuah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, bersama informasi lainnya yang diperoleh dalam proses transaksi akuntansi yang rutin. Suatu sistem informasi akuntansi terdiri dari sekumpulan orang, prosedur, dan teknologi informasi. Sistem informasi akuntansi melakukan tiga fungsi penting dalam organisasi : a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas dan transaksi-transaksi sehingga organisasi dapat meninjau apa yang telah terjadi. b. Memproses data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan yang memungkinkan manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengontrol aktivitas-aktivitas. c. Menyediakan kontrol yang memadai untuk melindungi asset organisasi termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data tersedia saat dibutuhkan dan data tersebut akurat dan dapat diandalkan. Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2003:6), tujuan dan kegunaan sistem informasi akuntansi ada lima, yaitu : 1. Menghasilkan laporan eksternal
4
2.
3.
4.
5.
Sistem informasi akuntansi mampu menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal perusahaan. Laporan-laporan tersebut mencakup financial statement, tax returns, dan laporan lainnya yang dibutuhkan oleh perwakilan pihak-pihak yang terkait, seperti investor, kreditor, petugas pajak, agen pengatur, dan lain-lain. Mendukung aktivitas yang rutin Mampu mendukung manajer dalam menangani aktivitas-aktivitas operasional yang bersifat rutin selama siklus operasi perusahaan. Contohnya yaitu mengetahui barang yang penjualannya baik dan pelanggan yang paling banyak melakukan pembelian Mendukung keputusan Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang bersifat non-rutin yang terdapat pada organisasi atau perusahaan. Contohnya yaitu mengetahui barang yang penjualannya baik dan pelanggan yang paling banyak melakukan pembelian. Perencanaan dan pengawasan Sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan untuk kegiatan perencanaan dan pengawasan. Informasi mengenai anggaran dan biayabiaya standar disimpan dalam sistem informasi dan laporan digunakan untuk membandingkan antara anggaran yang ditetapkan dengan jumlah yang sebenarnya. Implementasi pengendalian internal Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kehilangan atau penggelapan dan untuk menjaga keakuratan data keuangan. Hal tersebut dapat berhasil yaitu dengan membangung suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi.
Menurut Romney dan Steinbart (2006:12), sebuah sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik dapat memberikan kegunaan, sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya dari barang dan jasa 2. Meningkatkan efisiensi 3. Berbagi pengetahuan 4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari supply chain-nya 5. Meningkatkan struktur pengendalian internal 6. Meningkatkan kemudahan pembuatan keputusan Siklus Pemrosesan Transaksi pada Sistem Menurut Romney dan Steinbart (2006:30), siklus pemrosesan transaksi pada sistem adalah suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam melakukan bisnisnya, mulai dari proses pembelian, produksi, hingga penjualan barang atau jasa. Siklus transaksi pada perusahaan dapat dibagi menjadi lima subsistem, yaitu :
5
1. Revenue Cycle (Siklus pendapatan), yaitu terjadi dari transaksi penjualan dan penerimaan kas. 2. Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran), yang terdiri dari peristiwa pembelian dan pengeluaran kas. 3. Human Resource/Payroll Cycle (Siklus Sumber Daya Manusia), yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan perekrutan dan pembayaran atas tenaga kerja. 4. Production Cycle (Siklus Produksi), yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan pengubahan bahan mentah menjadi produk atau jasa yang siap dipasarkan. 5. Financial Cycle (Siklus Keuangan Perusahaan), yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan penerimaan modal dari investor dan kreditor. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan Menurut Hollander, et al. (2000:230), Proses penjualan merupakan suatu rangkaian operasi yang berhubungan dengan pelanggan, membantu pelanggan mendapatkan barang dan jas, mengirimkan barang dan jasa yang diminta, dan menagih pembayaran atas barang dan jasa tersebut. Penjualan merupakan salah satu fungsi dari kegiatan pemasaran. Penjualan sangat penting dan menentukan karena suatu perusahaan, untuk dapat memasarkan produknya yaitu dengan cara menjual produk tersebut dan apabila penjualan tidak dapat dilaksanakan maka fungsi-fungsi lain dari pemasaran tidak akan berjalan. Kegiatan menjual terbagi dalam dua cara, yaitu: 1. Penjualan Tunai yaitu proses menjual barang secara langsung kepada pelanggan dan dibayar langsung saat itu juga. 2. Penjualan Kredit yaitu proses menjual barang secara langsung kepada pelanggan namun tidak ada pembayaran secara langsung , maka perusahaan mempunyai tagihan pada pelanggan tersebut. Tujuan Utama Sistem Penjualan 1. Mencatat order penjualan secara akurat dan cepat 2. Mengidentifikasi pelanggan yang layak mendapat kredit 3. Mengirimkan produk atau melakukan pelayanan pada waktu yang tepat 4. Menagih piutang kepada pelanggan pada waktunya 5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara cepat dan akurat 6. Mem-posting penjualan dan penerimaan kas ke akun-akun yang berhubungan ke dalam buku besar piutang. 7. Mengamankan produk sampai pengiriman. 8. Mengamankan kas sampai dideposit. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit meliputi : 1. Fungsi Order Penjualan
6
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fungsi ini antara lain bertugas menerima pesanan pelanggan, meminta otorisasi kredit, mengisi faktur penjualan tunai, serta menentukan tanggal dan tujuan pengiriman. Fungsi Kredit Fungsi ini bertugas meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan. Fungsi Gudang Fungsi ini bertugas menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan pelanggan. Fungsi Pengiriman Fungsi ini antara lain bertugas menyerahkan barang atas dasar surat pesanan penualan yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi Penagihan Fungsi ini antara lain bertugas memmverifikasi pesanan berdasarkan dokumen-dokumen pesanan yang diterimanya, kemudian membuat dan mengirimkan faktur kepada pelanggaan. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertugas membuat pencatatan transaksi penjualan, piutang, serta penerimaan kas secara periodic. Fungsi Kas Fungsi ini bertugas bertanggung jawab sebagai penerima kas dari hasil penjualan untuk diteruskan ke bank. Fungsi Pemeriksa atau Audit Intern Fungsi bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, serta bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
Sistem Pengendalian Internal Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:108), Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh direktur, manajemen, dan orang yang ditunjuk untuk menyediakan alasan yang dapat menjamin tanggapan atas pencapaian tujuan dalam kategori berikut, yaitu kehandalan dari laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi dari operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang ditetapkan. Menurut Jones dan Rama (2006:103), Pengendalian internal adalah sebuah proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk menjamin pencapaian tujuan sebagai berikut, yaitu efektivitas dan efisiensi dari kegiatan operasional, pelaporan keuangan yang dapat diandalkan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu pengendalian yang dipengaruhi oleh manajemen dalam melindungi kekayaan perusahaan, mengecek keakuratan dan kehandalan data dan informasi keuangan yang diperoleh, dan memastikan segala kebijakan dan peraturan perusahaan dipatuhi.
7
System Development Life Cycle (SDLC) SDLC (System Development Life Cycle) adalah proses yang digunakan oleh analis sistem untuk mengembangkan sistem informasi , termasuk persyaratan, validasi kepemilikan (stakeholder), pelatihan, dan pengguna. Setiap SDLC harus menghasilkan sistem berkualitas tinggi yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan, mencapai selesai dalam waktu dan perkiraan biaya, bekerja secara efektif dan efisien saat ini. . Tahapan dalam SDLC adalah perencanaan (planning), analisis sistem (analysis), desain (design), implementasi (implementation), pengujian (testing), pengelolaan (maintenance). Data Flow Diagram (DFD) Model proses digambarkan dengan Diagram Arus Data/DAD (Data Flow Diagram/DFD). DFD menggambarkan secara rinci urut-urutan langkah dari masing-masing proses yang digambarkan dalam diagram arus data. DFD sinonim dengan bubble chart, transformation graph, dan process model. Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem. Ada tiga jenis diagram dalam DFD, yaitu : 1. Diagram Konteks Diagram yang menjelaskan gambaran umum atau garis besar dalam suatu sistem. 2. Diagram Zero Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Konteks. 3. Diagram Level Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Zero. Simbol
Nama Simbol Proses (Devided Process)
Shape Miscellaneous
Keterangan Menggambarkan pemrosesan data dalam sistem
Terminal (External Entity)
Miscellaneous
Tempat mengawali dan mengakhiri suatu sistem
Data Storage
Data Flow Diagram Shapes
Tempat untuk menyimpan atau mengambil data dalam suatu sistem
8
Arus Data Flow)
(Data
Line / Connector Tool
Menggambarkan data dalam sistem
Tabel 1. Simbol-simbol dalam DFD Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan salah satu bentuk pemodelan basis data yang sering digunakan dalam pengembangan sistem informasi. Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model (ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat topdown. Diagram untuk menggambarkan model Entitiy-Relationship ini disebut Entitiy-Relationship diagram, ER diagram, atau ERD. Interaksi Manusia dan Komputer Menurut pendapat Shneiderman (2005), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah ilmu yang berhubungan dengan perancangan, evaluasi dan implementasi system computer interaktif yang digunakan manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya. METODE PENELITIAN Objek Penelitian Objek penelitian pada penelitian ini berupa perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Baskoro Kreasindo Utama yang berlokasi di Jl. Raya Bekasi KM 17 No. 24 Rt. 004/03, Kelurahan Jatinegara, Kecamatan Cakung, Jakarta Timur. Telepon 021-8314928, 021-68274611. Fax 0218314928. Email
[email protected]. PT. Baskoro Kreasindo Utama merupakan sebuah perusahan yang bergerak dalam bidang usaha penjualan dan pengadaan barang. Metode Penelitian Dalam metode penelitian ini penulis menggunakan dua metode, yaitu metode pendekatan sistem dan metode pengembangan sistem. Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah analisis, karena penyusunan laporan akan didasarkan pada data-data yang diperoleh dari objek penelitian, yaitu PT.
9
Baskoro Kreasindo Utama. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode siklus hidup pengembangan sistem atau system development life cycle (SDLC). SDLC merupakan pendekatan yang sangat terstruktur. Metode ini menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan ERD sebagai alat pemodelan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit di PT. Baskoro Kreasindo Utama. Jenis Data Dalam penulisan ini penulis menggunakan dua jenis data yaitu data primer dan data sekunder. Data primer di dapat dengan mewawancarai pemilik dari PT. Baskoro Kreasindo Utama mengenai proses siklus pendapatan yang terjadi di perusahaannya, khususnya bagian yang terkait dengan seluruh proses penjualan seperti, pesanan penjualan dan pengiriman barang perusahaan serta mengambil data pesanan dan pengiriman barang yang terjadi pada tahun 2009 sampai dengan tahun 2011. Untuk data sekunder penulis mengambil dari catatan dan dokumen yang sudah ada pada PT. Baskoro Kreasindo Utama. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam menghimpun data dalam penelitian ini adalah : a. Library Research Informasi-informasi di dapat melalui buku, internet, dan jurnal publikasi ilmiah, baik data yang diperlukan dan mengenai kajian sejenis yang digunakan dalam mengembangkan metode dan analisis dalam penelitian ini. b. Wawancara Dalam hal ini penulis mengumpulkan data dengan cara berdialog langsung dengan pemimpin perusahaan sekaligus pemilik dari PT. Baskoro Kreasindo Utama untuk memperoleh keterangan–keterangan yang diperlukan dalam penulisan ini. c. Observasi Melihat kegiatan-kegiatan yang terjadi pada PT. Baskoro Kreasindo khususnya bagian yang terlibat dalam sistem penjualan kredit perusahaan. Metode Analisis Data Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan analisis deskriptif yaitu menganalisis masalah dengan cara mendeskripsikannya melalui penggunaan DFD dan ERD. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum PT. Baskoro Kreasindo Utama PT. Baskoro Kreasindo Utama ini merupakan perusahaan yang sedang berkembang di wilayah Jakarta Timur. Pelanggan tetapnya adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan pelayanan. PT. Baskoro Kreasindo Utama juga bekerjasama dengan perusahaan yang bergerak di bidang
10
transportasi, seperti angkutan darat. Fungsi Terkait Pada PT. Baskoro Kreasindo Utama terdapat fungsi yang terkait dalam proses pelaksanaan penjualan kredit, diantaranya : 1. Komisaris 2. Direktur 3. Manajemen 4. Sekretaris 5. Administrasi dan Keuangan Dokumen yang Digunakan Pada sistem yang berjalan terdapat beberapa dokumen yang terlibat, yang digunakan untuk bahan pengolahan data pada sistem yang berjalan. Dokumendokumen tersebut adalah surat pesanan, surat pengiriman barang, bukti pembayaran, tanda terima, buku pengiriman, dan buku kas. Prosedur Sistem Penjualan Kredit Alur pelayanan penjualan perusahaan diawali dengan pelanggan memesan sejumlah barang dalam bentuk surat pesanan. Kemudian dari proses tersebut berlanjut kepada proses selanjutnya melakukan pengadaan sejumlah barang ke bagian gudang. Selanjutnya, dilakukan proses muatan barang yang akan dikirim kepada pelanggan melalui proses pengiriman barang. Kemudian bagian manajemen akan mencatat pengiriman pada buku pengiriman. Jangka waktu pembayaran jasa pengiriman oleh pihak pelanggan kepada perusahaan dilakukan berdasarkan kesepakatan bersama. Setelah seluruh barang diterima oleh pelanggan, perusahaan melakukan penagihan piutang kepada pelanggan oleh bagian penagihan. Perusahaan mempunyai batas waktu tertentu untuk menagih piutang berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat antara perusahaan dengan pelanggan. Pelanggan yang telah melakukan pembayaran kepada perusahaan dicatat dalam bukti pembayaran. Untuk mengetahui jatuh tempo pembayaran, bagian keuangan mengecek dari data pengiriman. Pencatatan Penjualan Berdasarkan prosedur penjualan kredit yang terjadi pada PT. Baskoro Kreasindo Utama, maka untuk pencatatan penjualan kredit dilakukan mulai dari surat pesanan hingga melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. Setelah melakukan proses penagihan kepada pelanggan, pelanggan akan melakukan pembayaran kepada bagian penagihan, lalu bagian penagihan akan memberikan uang tersebut kepada bagian administrasi dan keuangan perusahaan. Kemudian datanya akan dicatat dalam buku kas. Prosedur Pelaporan Penjualan Setelah semua proses yang terjadi pada penjualan kredit perusahaan, maka diperlukan adanya pertanggungjawaban berupa pelaporan. Untuk
11
pembuatan laporan diambil berdasarkan data dari buku pengiriman kemudian akan dibuat laporan pengiriman dan data dari buku kas akan dibuat laporan penerimaan kas. Analisis Fungsi Analisis fungsi yang ada di PT. Baskoro Kreasindo Utama dari segi kinerjanya dapat dikatakan kurang efisien dan efektif. Perusahaan ini belum memiliki koordinasi fungsi yang baik, semua hal dari mulai pencatatan data pelanggan, pengiriman, pembuatan surat-surat pengantar dan pembuatan laporan-laporan dilakukan secara manual tanpa teknologi komputer oleh bagian manajemen. Hal ini mengakibatkan kinerja menjadi kurang baik, karyawan menjadi kurang bersemangat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga menghasilkan data yang kurang teliti. Seharusnya perusahaan membuat beberapa bagian fungsi yang lebih spesifik menggunakan sistem pengolah data yang terkomputerisasi agar seluruh data disimpan kedalam satu arsip yang memungkinkan untuk dibuka kembali. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat membantu dalam pencarian data yang cepat. Analisis Dokumen Dokumen yang sudah ada pada perusahaan kurang mencukupi untuk informasi yang dibutuhkan oleh seluruh bagian yang terlibat dalam perusahaan. Dalam analisis dokumen ini masih terdapat kekurangan karena seluruh dokumen berisi informasi ganda yang dibutuhkan oleh seluruh bagian. Seharusnya dibuatkan dokumen rangkap dan dokumen yang lebih spesifik agar tidak terjadi tumpang tindih informasi dalam tiap dokumen. Analisis Prosedur Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti kemungkinan dimana prosedur pencarian data pelanggan yang sudah membayar dan belum membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan penagihan. Selain itu, perusahaan tidak mempunyai surat tagihan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Sehingga perusahaan harus membentuk suatu bagian penagihan untuk melakukan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo. Perhitungan piutang yang tidak secara komputerisasi juga memakan waktu dan dapat menyebabkan tingkat kesalahan yang tinggi. Prosedur yang diusulkan dalam sistem infomasi akuntansi siklus pendapatan adalah sebagai berikut : 1. Bagian Order Penjualan Prosedur pemesanan diawali dengan melayani pelanggan kemudian mengisikan FPK sebanyak 3 lembar, lalu menyerahkan FPK lembar 1 ke Bagian Kredit, FPK lembar 2 kepada pelanggan, dan FPK lembar 3 ke Bagian Akuntansi. Setelah menerima Surat Permohonan Kredit (SPK) lembar 1 dari Bagian Kredit, maka dibuatlah Surat Order Penjualan (SOP) sebanyak 3 lembar dan membuat Surat Pengiriman (SP) sebanyak 3 lembar. Lalu dokumen SP lembar 1 dan 2 diserahkan ke Bagian Gudang. SP lembar
12
2.
3.
4.
5.
6.
3, SPK lembar 1, dan SOP lembar 3 diarsip tetap. Dan menyerahkan SOP lembar 2 ke Bagian Akuntansi dan SOP lembar 1 ke pembeli. Bagian Kredit Menerima FPK lembar 1 dari Bagian Order Penjualan kemudian memeriksa status kredit pelanggan dengan memberi otorisasi kredit bagi pelanggan jika ketentuan kredit dipenuhi, maka akan mengarsip tetap FPK lembar 1. Kemudian Bagian Kredit dalam jangka waktu satu minggu akan memberitahukan pelanggan dengan cara meminta pelanggan untuk datang kembali dengan membawa FPK lembar 2. Setelah menerima FPK lembar 2 dari pembeli, kemudian membuka kembali FPK lembar 1, lalu mencocokkan FPK lembar 1 dan FPK lembar 2, setelah itu mengarsip sementara FPK lembar 1 dan menyerahkan FPK lembar 2 kepada pelanggan. Apabila persetujuan kredit diterima maka Bagian Kredit akan membuka kembali FPK lembar 1 kemudian membuat SPK sebanyak 2 lembar lalu menyerahkan SPK lembar 1 ke Bagian Order Penjualan dan mengarsip tetap SPK lembar 2 dan FPK lembar 1. Bagian Gudang Menerima SP lembar 1 dan SP lembar 2 dari Bagian Order Penjualan kemudian menyiapkan barang yang akan dikirim lalu mengisi kartu gudang. Stelah itu menyerahkan SP lembar 1 bersama barang ke Bagian Pengiriman dan mengarsip tetap SP lembar 2. Bagian Pengiriman Menerima SP lembar 1 bersama barang dari Bagian Gudang kemudian mencocokkan SP lembar 1 dengan barang, stelah itu membuat Tanda Terima Barang (TTB) sebanyak 3 lembar, kemudian melakukan pengiriman barang dan meminta paraf pembeli pada TTB. Lalu menyerahkan TTB lembar 3 dan barang kepada pelanggan. Mengarsip tetap TTB lembar 2 dan menyerahkan TTB lembar 1 dan SP lembar 1 ke Bagian Penagihan. Bagian Penagihan Setelah menerima TTB lembar 1 dan SP lembar 1 dari Bagian Pengiriman, maka dibuatlah Surat Tagihan (ST) sebanyak 3 lembar. Lalu mengirim SP lembar 1, TTB lembar 1, dan ST lembar 1 ke Bagian Akuntansi. Menyerahkan ST lembar 2 kepada pembeli dan mengarsip tetap ST lembar 3. Bagian Akuntansi Menerima FPK lembar 3 dari Bagian Order Penjualan. Menerima SP lembar 1, ST lembar 1, dan TTB lembar 1 dari Bagian Penagihan. Selanjutnya menerima SOP lembar 2 dari Bagian Order Pengiriman. Lalu Bagian Akuntansi mencocokkan semua dokumen yang diterima. Setelah itu melakukan pengisian kartu piutang dan melakukan penjurnalan. Mengarsip tetap SP lembar 1, ST lembar 1, SOP lembar 2, dan TTB lembar 1.
13
Analisis Pencatatan dan Pelaporan Untuk pencatatan data pada sistem berjalan, data yang ada tidak langsung dicatat ke media komputer tetapi disimpan dalam arsip berupa kertas-kertas file. Setelah itu perusahaan membuatkan laporan baru dengan menggunakan Microsoft Office. Pencatatan data tersebut mengakibatkan lamanya waktu dalam pembuatan laporan yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian laporan yang bersifat “segera”. Penulis menyarankan agar perusahaan menggunakan sistem penjualan kredit yang terkomputerisasi agar seluruh data disimpan kedalam satu arsip yang memungkinkan untuk dibuka kembali. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat membantu dalam pencatatan dan menghasilkan pelaporan yang cepat, tepat dan akurat. Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisa terhadap sistem yang berjalan dan melihat permasalahan yang ada, maka perlunya suatu pemecahan melalui Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, yaitu sistem informasi yang dapat menyimpan dan mengakses data keuangan pada sistem penjualan kredit dengan mudah, cepat serta memudahkan dalam proses penghitungan pendapatan sehingga mempercepat kerja bagian administrasi dan keuangan PT. Baskoro Kreasindo Utama. Dari permasalahan yang timbul diatas, maka perusahaan membutuhkan suatu sistem penjualan kredit yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu kegiatan penjualan kredit perusahaan dan kegiatan operasional sehari-hari PT. Baskoro Kreasindo Utama kearah yang lebih baik dan dapat menghemat tenaga dan waktu dibandingkan dengan sistem berjalan. Sistem informasi yang disebut diatas meliputi hal-hal dibawah ini, antara lain sebagai berikut : 1. Sebaiknya diperlukan manajemen penyimpanan data yang lebih baik lagi agar dapat mempermudah dalam penyimpanan dan pengaksesan data kembali secara cepat sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 2. Sistem penjualan kredit yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan bagi user yang berhak saja, seperti administrator. 3. Sistem penjualan kredit dapat menghitung pendapatan yang harus diterima oleh perusahaan yang dihitung secara bulanan dengan cara terotomatisasi. 4. Penghitungan piutang pelanggan yang harus dibayar. 5. Sistem dapat menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi penjualan kredit yang telah dilakukan pada PT. Baskoro Kreasindo Utama, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
14
1. Pada penerapan sistem informasi penjualan kredit yang berjalan terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki, seperti : a. Informasi yang dibutuhkan tidak tersedia secara cepat dan tepat, b. pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dan terkadang informasi yang disajikan kurang akurat, c. sistem akuntansi penjualan kredit perusahaan masih belum memadai karena adanya penumpukan data dari bagian ke bagian yang lainnya. 2. Sistem akuntansi penjualan kredit PT. Baskoro Kreasindo Utama berjalan kurang efektif dikarenakan sistem tersebut kurang sesuai dengan standar sistem akuntansi yang telah ditetapkan karena memiliki kelemahan dalam prosedur penjualan kredit yaitu sistem pencatatan dan pengarsipan transaksi masih manual. 3. Setelah memperhatikan kelemahan sistem yang ada di PT. Baskoro Kreasindo Utama, maka dilakukan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit yang terdiri dari pembuatan DFD, ERD, normalisasi data, hingga tahapan perancangan database. Seiring dengan berkembangnya perusahaan maka sistem yang digunakan juga memerlukan penyesuaian agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang : 1. Sistem yang dirancang hanya berupa sistem penjualan kredit saja. Maka dari itu untuk masa mendatang agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kinerja perusahaan dapat dirancang sistem informasi akuntansi untuk modul lainnya seperti pembelian, persediaan, penggajian, dan lain-lain. 2. Mengembangkan sistem penjualan berbasis web untuk mencapai keunggulan kompetitif dan meningkatkan daya saing seiring dengan perkembangan perusahaan. 3. Meningkatkan pengendalian internal terhadap prosedur-prosedur dalam kegiatan operasional perusahaan sehingga berjalan sesuai dengan standar yang berlaku secara umum dan telah ditetapkan oleh pihak-pihak yang berwenang. 4. Perusahaan melakukan evaluasi secara periodik terhadap kebutuhan sistem, terutama yang berkaitan dengan prosedur penjualan kredit sehingga sistem yang telah dirancang dan dikembangkan tetap dapat terus diperbaharui dan menunjang perusahaan dalam pencapaian keunggulan kompetitif. DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : BPFE UGM. Bin Ladjamudin, Al Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Bodnar, George. H dan William S. Hoopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan. Jakarta : Salemba Empat.
15
Connoly, Thomas., and Carolyn Begg. 2002. Database Systems. Edisi Ketiga. Addison Wesley. Hall A, James. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jilid 1. Jakarta : Salemba Empat. Handojo, Andreas., dan Sri Maharsi. Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Pembelian dan Penjualan Cv. X. 2004. Jakarta : Universitas Kristen Petra Hendarti, S.Kom., MM., Dr. Hj. Henny. 2006. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang”. Jurnal Akuntansi. Jakarta : Universitas Bina Nusantara. Hudiono, Febry Widyanti Hudiono. Analisa dan Perancangan Sistem Akutansi Penjualan, Pembelian, dan Kas PT. Berlian Eka Sakti Tangguh, Medan. 2006. (http://vibiznews.com/sistemakuntansi/) Indrayani dan Shelly. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Berbasiskan Web pada PT. Dairyfood Internusa. Seminar Nasional Sistem dan Informatika. Jakarta : Universitas Bina Nusantara. Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta : Penerbit Andi. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : Penerbit Unit dan Percetakan YPKN. Kurniawana, A., Novi. 2007. Evaluasi Sistem Penjualan Kredit pada PT. Ramayana Solo Mandiri Surakarta. Liesyawati, Yurike. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan PT. Tirtakencana Tatawarna. Jakarta : Universitas Bina Nusantara. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Jakarta : Salemba Empat. Narko. Sistem Akuntansi. Cetakan Kelima. 2007. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusantara. Oktafany, Kresya Yudika. 2010. Analisa dan Perancangan Sistem Informas Akuntansi atas Siklus Pendapatan pada PT. Bona Eras Jaya. Jakarta : Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”. Romney, Marshall B., and & Paul John Steinbart. 2006. Edisi 8. Accounting Information System (Sistem Informasi Akuntansi). Jakarta : Salemba Empat. Sarosa, Samiaji. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Grasindo. Subekti .M, Sutrisno. 2004. Manajemen Sistem Basis Data. Diktat Kuliah.
16
