Analyse e-depot en DAM functionaliteiten Erfgoedinzicht

Analyse e-depot en DAM functionaliteiten Erfgoedinzicht

Auteur: Bert Lemmens Datum: 2013-04-30 Onderwerp: Erfgoedinzicht, Adlib, Memorix, Picturae, e-depot, dam Version

Date

Changes

Author

0.1

2013-02-13

Start document

Bert Lemmens

0.2

2013-02-15

Verwerking opmerkingen, redactie

Bert Lemmens, Rony Vissers

0.3

2013-03-08

Feedback Picturae & Provincies O.-W.Vl.

Alexander Stierman, Adeline Beurms

0.4

2013-03-06

Evaluatie

Bert Lemmens

0.5

2013-04-15

Feedback Picturae & Provincies O.-Vl.

Alexander Stierman, Adeline Beurms

0.6

2013-04-25

Eindredactie

Bert Lemmens, Henk Vanstappen, Rony Vissers

1.0

2013-04-30

Publicatie

PACKED vzw | Analyse e-depot en DAM functionaliteiten Erfgoedinzicht

1

Inhoud 1. Inleiding ..........................................................................................................................................3 Probleemstelling .............................................................................................................................4 Vraagstelling ...................................................................................................................................5 Methode .........................................................................................................................................6 Terminologie...................................................................................................................................8 2. Doelstellingen en visie................................................................................................................... 11 2.1 Beleidsdoelen.......................................................................................................................... 11 2.2 Redundanties .......................................................................................................................... 11 2.3 Hiaten ..................................................................................................................................... 12 2.4 Begrippen................................................................................................................................ 12 3. Analyse e-depot ............................................................................................................................ 13 3.1 Beleid ...................................................................................................................................... 13 3.2 Diensten.................................................................................................................................. 16 4. Analyse DAM ................................................................................................................................ 19 4.1 Beheer .................................................................................................................................... 19 4.2 Persistente links ...................................................................................................................... 21 4.3 Permanente online toegang .................................................................................................... 21 4.4 Beheer toegangsrechten ......................................................................................................... 21 5. Evaluatie ....................................................................................................................................... 22 5.1 Algemene aanbevelingen ........................................................................................................ 22 5.2 E-depot ................................................................................................................................... 24 5.3 Digital asset management system ........................................................................................... 27 6. Besluit........................................................................................................................................... 30


2

1. Inleiding Dit document bevat een doorlichting van de offerte die Picturae maakte voor de ontwikkeling van een gecentraliseerde databank en ontsluitingsinterface voor het Oost- en West-Vlaamse erfgoed. Deze infrastructuur zal operationeel gemaakt worden onder de naam Erfgoedinzicht. Deze doorlichting werd gemaakt in opdracht van de Provincies Oost- en West-Vlaanderen en gaat specifiek in op het gebruik van de Memorix Maior component van Erfgoedinzicht als digital asset management system (DAM) en als e-depot. Dit document analyseert de diensten die Picturae aanbiedt ter ondersteuning van deze twee functies, de modaliteiten die eraan verbonden zijn en de verantwoordelijkheden die Picturae hierbij opneemt.(cf. hoofdstukken 3 en 4) Verder wordt ook onderzocht welke verantwoordelijkheden de Provincies Oost- en West-Vlaanderen opnemen in het duurzaam beeldbeheer en lange termijnbewaring van deze digitale collecties. (cf. hoofdstuk 2) Deze doorlichting vertrekt vanuit de premisse dat de Provincies Oost- en West-Vlaanderen Memorix Maior ter beschikking stellen aan cultureel-erfgoedorganisaties om het beheer van hun digitale collecties te verbeteren. De loutere aanschaf van een softwarepakket betekent echter nog niet dat je beschikt over een operationeel DAM of e-depot. De keuze van de provincies om een DAM en e-depot aan te bieden impliceert de opname van bepaalde verantwoordelijkheden en taken door zowel de lokale cultureel-erfgoedorganisaties, de provincies als de softwareleverancier. Een goed werkend DAM of e-depot vereist formele afspraken om, met behulp van de gekozen software, de ambities van een DAM of e-depot te realiseren. Deze combinatie van enerzijds afspraken rond verantwoordelijkheden en taken en anderzijds praktische tools, is noodzakelijk om te komen tot een “duurzaam beheer” en een “duurzame bewaring” van digitale collecties. Het begrip “digitale duurzaamheid” wordt in de erfgoedsector omschreven als: “Langdurige toegankelijkheid van digitale data. […] Het duurzaam beschikbaar houden van data vergt zowel beleidsmatige beslissingen in de vorm van een duurzaamheidsstrategie als praktische oplossingen voor beheer en behoud. Zoals bijvoorbeeld systemen die aangeven wanneer de authenticiteit van een bestand is aangetast of wanneer een bestandsformaat niet meer gelezen kan worden omdat er geen geschikte software meer is om het bestand te tonen.” (bron: ABC Digitaal Erfgoed DEN) Deze doorlichting onderzoekt in eerste instantie of die afspraken gemaakt zijn en vervolgens of Memorix Maior over de nodige functionaliteiten beschikt om die afspraken uit te voeren. De conclusies omvatten de identificatie van hiaten in het dienstenpakket en een reeks aanbevelingen om de verdeling van de verantwoordelijkheden en rollen tussen de cultureel-erfgoedorganisaties, de Provincies Oost- en West-Vlaanderen en Picturae te optimaliseren. Deze analyse werd gemaakt op vraag van de Provincies Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen, volgend op een eerdere vraag om advies bij de offerte van Picturae door een aantal musea uit deze provincies.


3

Probleemstelling Het bestek van de Provincie West-Vlaanderen voor de realisatie van Erfgoedinzicht betreft de aanbesteding van: 





Een registratiesysteem, m.n. Adlib Enterprise voor de registratie van collectiedata, gekoppeld aan Memorix Maior, het digital asset management system voor het beheer van digitale bestanden. Een centrale erfgoedbank die de collectiedata uit de registratiesystemen integreert, m.n. Collection Index Search Service (CISS), een XML-databank die gebruik maakt van de zoekmachine Apache Lucene. Een website die de collecties uit Oost- en West-Vlaanderen doorzoekbaar maakt en presenteert op het web.

In de communicatie naar de lokale erfgoedcollecties die uitgenodigd werden om deel te nemen aan Erfgoedinzicht werd ook gesproken over een digital asset management system1 (DAM) voor het beheer en productie van afgeleide bestanden en een e-depot2 voor de duurzame bewaring van moederbestanden. Bij een aantal erfgoedcollecties rees daarop de vraag of de eigenschappen van het systeem dat werd aanbesteed voldoen aan de vereisten voor een DAM en een e-depot. In de gesprekken tussen PACKED vzw en de verschillende partners in dit project, kwam een onduidelijkheid naar boven over de verschillende invullingen en verwachtingen bij lokale erfgoedcollecties, de Provincies en Picturae ten aanzien van een DAM en e-depot. Hierbij werd steeds verwezen naar mondelinge afspraken, maar werd zelden teruggegrepen naar wat in het bestek en de offerte staat beschreven. In het overleg met de Provincies Oost- en West-Vlaanderen (25/1/2013) bleek bijvoorbeeld dat een DAM en een e-depot als één en hetzelfde werden beschouwd. In het overleg met Alexander Stierman van Picturae (21/1/2013) bleek dat digitale duurzaamheid zich beperkt tot back-up en fail-over strategieën, maar bijvoorbeeld geen controles en migraties van obsolete bestandsformaten. De term “e-depot” is ontleend aan de definitie van een “trusted digital repository” en wordt gebruikt binnen het referentiekader van de OAIS-standaard voor het inrichten van een infrastructuur voor langetermijnbewaring van digitale bestanden. Een e-depot wordt als volgt gedefinieerd: “Een Trusted Digital Repository is een digitaal archief dat als missie heeft om een bepaalde gemeenschap, op lange termijn, nu en in de toekomst, betrouwbare toegang te bieden tot digitale bronnen.” (bron: OCLC, Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsabilities, 2002) Een e-depot wordt in het Nederlands ook aangeduid met de term digitaal depot: “Opslagsysteem ter archivering van digitale bestanden. Een digitaal depot verschilt van een documentenserver door de speciale aandacht voor het langdurig en duurzaam 1

De offerte van Picturaee biedt aan om een DAM (Memorix Maior) te koppelen aan Adlib en daarin de beelden te beheren. De term DAM werd ook gebruikt in de e-mailcommunicatie met Christoph Coevoet, (Provincie West-Vlaanderen), Pieter Woltjer (Picturae) en Alexander Stierman (Picturae) op 11 februari 2013. 2 De term e-depot wordt gebruikt in de e-mailcommunicatie met Christoph Coevoet (Provincie West-Vlaanderen) op 11 februari 2012. In de e-mailcommunicatie met Livia Snauwaert (Provincie West-Vlaanderen) van 21 december 2012 wordt verwezen naar een opslagdienst die voldoet aan de OAIS-standaard.


4

toegankelijk houden van de bestanden.” (bron: ABC Digitaal Erfgoed DEN) De term “digital asset management system” of DAM wordt doorgaans gebruikt als een productomschrijving voor een softwarepakket voor het beheer van digitale bestanden. Een DAM wordt als volgt gedefinieerd: “Digital Asset Management systeem (DAM) is een softwarepakket voor het beheer van ‘digital assets’ (allerlei digitale bestanden). Het omvat het geheel van activiteiten die ondernomen worden om zowel de opslag, beschrijving, opvraging en distributie van digital assets adequaat te laten verlopen.” (bron: Wikipedia) In het bestek wordt geen melding gemaakt van functionaliteiten die betrekking hebben op een DAM of een e-depot. Er wordt enkel verwezen naar de functionaliteit om een beperkt aantal digitale bestandstypes (i.c. TIFF, JPEG2000, JPEG, GIF, WAV, MP3, MPEG-2, PDF, Word, Excel en ODF) te koppelen aan een beschrijving (B 1.1.2 en B1.1.3) en de noodzakelijke back-up en onderhoudsprocedures (B 2.1-B2.3). Slechts een beperkt aantal van deze bestandstypes is aanbevolen als archiveringsformaat. Archiveringsformaten voor multimediabestanden ontbreken3. Picturae stelt dat de voorgestelde DAM-oplossing gebruikt kan worden voor de “duurzame opslag van moederbestanden”4 en verwijst daarbij naar een gelijkaardige infrastructuur die zij beheren voor de Nederlandse Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE)5. In de beschrijving van het referentieproject voor de RCE wordt het digital asset management system aangeduid als een e-depot (O 4.5.1). Een aantal musea vroeg aan PACKED vzw advies bij de overweging of Erfgoedinzicht, middels het aanbod van Picturae, de noodzakelijke diensten en infrastructuur biedt om de digitale bestanden van hun collectie (1) duurzaam te beheren en (2) duurzaam te bewaren. Naar aanleiding van deze vragen, vragen de Provincies Oost- en West-Vlaanderen aan PACKED vzw een doorlichting van de DAM en edepot functionaliteiten in de offerte van Picturae voor Erfgoedinzicht.

Vraagstelling Deze doorlichting vertrekt vanuit volgende onderzoeksvragen. 1. Hoe kan men Memorix Maior gebruiken als e-depot voor de duurzame bewaring van digitale bestanden? Biedt de offerte van Picturae hiertoe de noodzakelijke diensten, m.n.:  de opname van de verantwoordelijkheid voor het duurzaam bewaren van de digitale bestanden?  de ontwikkeling van een bewaarstrategie voor de digitale bestanden?  de verwerving van de kennis die nodig is om de digitale bestanden duurzaam te bewaren?  de nodige functionaliteiten voor de opname van digitale bestanden?  de nodige functionaliteiten voor de controle van de integriteit en volledigheid van de digitale bestanden?  een verzekerde toegang tot de bestanden? 3

De actuele (19/4/2013) CEST-richtlijnen voor digitalisering van erfgoedcollecties vermelden de volgende archiveringsformaten: TIFF en JPEG2000 voor beelden en tekst, WAV of AIFF met LPCM codering of FLAC voor audio, MXF met MJPEG2000 en LPCM codering voor video. 4 Zie e-mail van Pieter Woltjer (Picturae) op 1 februari 2013. 5 Zie e-mail van Pieter Woltjer (Picturae) op 1 februari 2013 en O4O 4O4.5.1.


5

2. Hoe kan men Memorix Maior gebruiken als digital asset management systeem voor het duurzame beheer van digitale bestanden? Biedt de offerte van Picturae hiertoe de noodzakelijke diensten, m.n.:  de nodige functionaliteiten om digitale bestanden te beheren?  de nodige garanties voor de persistentie van de links naar de digitale bestanden?  de nodige garanties voor de duurzame online beschikbaarheid van de digitale bestanden?  de nodige functionaliteiten om de toegang tot digitale bestanden te beheren?

Methode Deze doorlichting grijpt terug naar de documenten die deel uitmaken van de oorspronkelijke opdracht6, m.n.:     

Bestek: Ontwikkeling van een gecentraliseerde databank en ontsluitingsinterface voor het West-Vlaams erfgoed (B); Offerte: Aanbieding. Ontwikkelen databank en ontsluitingsinterface voor het West-Vlaams erfgoed. 31-08-2011 (O); Picturae Service Level Agreement versie 5.3. 20 mei 2010 (SLA); Picturae Procedure Beëindiging Storage- en Hostingovereenkomst v2.0.27 oktober 2010 (PBHO); Picturae Algemene voorwaarden v6.0 27 oktober 2010 (AV).

Tijdens de analyse werd vastgesteld dat de voorwaarden voor dienstverlening bij de producten van Adlib deel uitmaken van een aparte SLA en AV. De digitale duurzaamheid van de collectiedata wordt in deze analyse niet exhaustief bestudeerd. Deze doorlichting heeft enkel betrekking op de digitale duurzaamheid van de bestanden die aan de collectiedata gekoppeld worden. Naast deze documenten wordt ook verwezen naar een aantal schriftelijke verduidelijkingen die op vraag van PACKED vzw gemaakt werden door de leverancier Picturae en de Provincies Oost- en WestVlaanderen:      

E-mail van Livia Snauwaert (Provincie West-Vlaanderen) 21/12/2013 (LS 21/12/2012) E-mail van Alexander Stierman (Picturae) 11/2/2013 (AS 11/2/2013) E-mail van Christoph Coevoet (Provincie West-Vlaanderen) 11/2/2013 (AS 11/2/2013) Feedback van Alexander Stierman (Picturae) (AS 22/2/2013) Feedback van Provincie Oost-Vlaanderen (POV 15/3/2013) Feedback van Alexander Stierman (Picturae) (AS 11/4/2013)

De doorlichting bestaat uit drie delen:

6

Voor deze analyse werd uitdrukkelijk niet teruggegrepen naar de mondelinge toelichtingen die werden gedaan tijdens het overleg met Alexander Stierman van Picturae (21/1/2013 en 13/3/2013) en met de vertegenwoordigers van provincies West- en Oost-Vlaanderen (25/1/2013 en 13/3/2013). Deze doorlichting werd gemaakt op basis van de documenten die aan PACKED vzw ter beschikking werden gesteld als uitgangspunt, waarna de verschillende actoren schriftelijk om een aantal verduidelijkingen werden gevraagd.


6

Hoofdstuk 2. Doelstellingen & visie Een analyse van de doelstellingen en visie van de Provincies Oost- en West-Vlaanderen bij het aanbieden van deze diensten aan de lokale erfgoedinstellingen. Daarbij worden de volgende aspecten getoetst:  

 

beleidsdoelen: welke beleidsdoelen streven de Provincies Oost- en West-Vlaanderen na met het aanbieden van deze diensten? redundanties: welke acties nemen de Provincies Oost- en West-Vlaanderen om redundante kosten voor instellingen (bv. door het gebruik van verscheidene overlappende diensten) te vermijden? hiaten: welke acties nemen de Provincies Oost- en West-Vlaanderen om hiaten in het duurzame beheer en bewaring van digitale collecties aan te pakken? begrippen: welke acties nemen de Provincies Oost- en West-Vlaanderen om instellingen te informeren over duurzaam beheer en duurzame bewaring?

Hoofdstuk 3. Analyse e-depot Een analyse van de bepalingen in het bestek, de offerte en de bijlagen die betrekking hebben op het gebruik van de aangeboden diensten als e-depot. Het referentiekader voor deze analyse werd ontleend aan het Scoremodel Digitale Duurzaamheid dat ontwikkeld werd door PACKED vzw en DEN7. Het Scoremodel Digitale Duurzaamheid is een evaluatieinstrument dat de sterke en zwakke punten van je digitale huishouding in kaart brengt. De tool bevraagt in zeven domeinen de risico’s en bedreigingen voor de langetermijnbewaring van digitale collecties en bezorgt een rapport met aanbevelingen om deze risico’s te verkleinen. Het scoremodel is bestemd voor kleine en middelgrote organisaties die een 'digitale collectie' beheren en die voor lange tijd willen bewaren. De bepalingen uit de offerte worden in kaart gebracht met behulp van de verschillende aspecten van het scoremodel: 



7

beleid o verantwoordelijkheden, m.n. wie is verantwoordelijk voor de lange termijnbewaring van de bestanden? o bewaarstrategie, m.n. wie bepaalt de vorm en wijze waarop de bestanden op lange termijn worden bewaard? o kennisopbouw, m.n. wie is verantwoordelijk voor het verzamelen en implementeren van de noodzakelijke kennis om de bestanden op lange termijn te bewaren? diensten o opname: beschikt men over de nodige functionaliteiten om bestanden op te nemen in het e-depot? o controle: beschikt men over de nodige functionaliteiten om de integriteit, volledigheid en toegankelijkheid van de bestanden te controleren?

Voor meer informatie, zie http://www.scoremodel.org


7

o

toegang: beschikt men over de nodige functionaliteiten om toegang te krijgen tot de digitale bestanden?

Hoofdstuk 4. Analyse DAM Een analyse van de bepalingen in het bestek, de offerte en de bijlagen die betrekking hebben op het gebruik van de aangeboden diensten als digital asset management systeem. Naast een overzicht van de zuivere beheersfunctionaliteiten wordt in deze analyse bijzondere aandacht besteed aan drie aspecten die een duurzame online toegang tot de digitale bestanden verzekeren, m.n. persistente links, beschikbaarheid en toegankelijkheid:    

beheer: kan men bestanden uploaden, downloaden, beschrijven, bewerken, transcoderen, etc.? persistente links: behouden bestanden op lange termijn dezelfde URI? beschikbaarheid: hoe wordt de beschikbaarheid van digitale bestanden gegarandeerd? toegankelijkheid: hoe wordt de toegang tot de digitale bestanden beheerd?

Hoofdstuk 5. Evaluatie Op basis van de gegevens uit de drie hoofdstukken wordt vervolgens geëvalueerd of de randvoorwaarden voldaan zijn om de diensten die Picturae middels de offerte aanbiedt op een duurzame manier in te zetten als digital asset management system en als e-depot. Deze evaluatie omvat:   

een overzicht van de verdeling van verantwoordelijkheden en taken tussen erfgoedcollecties, Erfgoedinzicht en Picturae; identificatie van de hiaten in de afspraken en diensten; aanbevelingen gemaakt om de verdeling van verantwoordelijkheden en rollen te optimaliseren.

Dit analysekader werd toegelicht op het overleg van 25 januari 2013 tussen PACKED vzw en de Provincies Oost- en West-Vlaanderen.

Terminologie In deze analyse worden de volgende begrippen als volgt gedefinieerd: Digitale duurzaamheid

“Langdurige toegankelijkheid van digitale data. […] Het duurzaam beschikbaar houden van data vergt zowel beleidsmatige beslissingen in de vorm van een duurzaamheidsstrategie als praktische oplossingen voor beheer en behoud. Zoals bijvoorbeeld systemen die aangeven wanneer de authenticiteit van een bestand is aangetast of wanneer een bestandsformaat niet meer gelezen kan worden omdat er geen geschikte software meer is om het bestand te tonen.” (bron: ABC Digitaal Erfgoed DEN)

Digitaal depot (of edepot)

“Opslagsysteem ter archivering van digitale bestanden. Een digitaal depot verschilt van een documentenserver door de speciale aandacht voor het langdurig en duurzaam toegankelijk houden van de bestanden.” (bron: ABC Digitaal Erfgoed DEN) “Een Trusted Digital Repository [TDR] is een digitaal archief dat als missie heeft


8

om een bepaalde gemeenschap, op lange termijn, nu en in de toekomst, betrouwbare toegang te bieden tot digitale bronnen.” (bron: OCLC, Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsabilities, 2002)

Digital asset management system

“Digital Asset Management systeem (DAM) is een softwarepakket voor het beheer van ‘digital assets’ (allerlei digitale bestanden). Het omvat het geheel van activiteiten die ondernomen worden om zowel de opslag, beschrijving, opvraging en distributie van digital assets adequaat te laten verlopen.” (bron: Wikipedia)

Digitaal bestand

“Een digitaal bestand is een geordende verzameling van gegevens in digitale vorm. Een digitaal bestand heeft een naam en de gegevens zijn op een bepaalde manier digitaal gecodeerd in bytes. Een computer kan een digitaal bestand herkennen en behandelen aan de hand van een bestandsnaam die bestaat uit de naam en een extensie die het formaat van het digitaal bestand (de wijze waarop de gegevens gecodeerd zijn) aangeeft.

Digitale representatie

Een digitale representatie is een digitale realisatie van een object in een erfgoedcollectie. Een digitale representative bestaat uit een of meerdere digitale bestanden die de nodige gegevens bevatten om het object digitaal weer te geven.

Beschikbaarheid

Het computersysteem, waarop je digitale bestanden zijn opgeslagen, open stellen via het internet, waardoor andere computersystemen er data en beelden aan kunnen onttrekken. (bv. via een API)

Toegankelijkheid

Data en beelden op een gebruiksvriendelijke manier raadpleegbaar maken via het internet. (bv. via een website)

Moederbestand

Een moederbestand is een digitale kopie waarvan verder kopieën worden afgeleid.

Archiveringsbestand

Een archiveringsbestand is een digitale kopie van het oorspronkelijke (digitale of analoge) document in de hoogst mogelijke kwaliteit - bij voorkeur voldoende hoog om het origineel in geval van vernietiging of beschadiging te vervangen. Archiveringsbestanden worden met name gemaakt wanneer het oorspronkelijke document te kwetsbaar is om het te kunnen raadplegen, of wanneer het verloren dreigt te gaan. Ze worden bij voorkeur bewaard in een beveiligde opslagomgeving en worden enkel gebruikt voor het maken van reproductiebestanden en, bij uitzondering, raadplegingsbestanden van hoge kwaliteit.

Reproductiebestand

Een reproductiebestand is een digitale kopie van het oorspronkelijke (digitale of analoge) document of van een archiveringsbestand, waarvan de kwaliteit voldoende hoog is om de inhoud van het document op een betekenisvolle manier toegankelijk te maken. Reproductiebestanden worden gebruikt als moederbestand voor het maken van verschillende soorten raadplegingsbestanden. De kwaliteit is voldoende hoog om aan de hoogste gebruikersnoden te voldoen, maar niet voldoende om het oorspronkelijke document te vervangen in geval van vernietiging of beschadiging. Reproductiebestanden worden bij voorkeur bewaard in een beveiligde opslagomgeving en zijn doorgaans enkel ter beschikking via het intranet van een bewaarinstelling.

Raadplegingsbestand

Een raadplegingsbestand is een digitale kopie die gebruikt wordt om een


9

document digitaal ter beschikking te stellen. De kwaliteit van een raadplegingsbestand wordt bepaald door de aard van het gebruik, zoals bv.. projectie op een groot scherm, afspelen op een beeldscherm, streaming via het internet, etc. De kwaliteit is vaak veel lager dan die van het archiverings- en/of reproductiebestand om de opslagcapaciteit en de benodigde bandbreedte beperkt te houden en het document makkelijker raadpleegbaar te maken. Raadplegingsbestand worden enkel bewaard en beheerd voor de termijn van het beoogde gebruik.


10

2. Doelstellingen en visie Dit hoofdstuk peilt naar de doelstellingen en visies die de provincies Oost- en West-Vlaanderen voor ogen hebben bij het aanbieden van diensten voor duurzaam beheer en langetermijnbewaring van digitale representaties via Erfgoedinzicht. De antwoorden hieronder geven enkel de doelstellingen en visie van de provincie Oost-Vlaanderen weer. Van de provincie West-Vlaanderen ontving PACKED vzw geen nadere toelichting.

2.1 Beleidsdoelen Wat is het precieze beleidsdoel van de Provincies met aanbieden van een technische oplossing? De aangesloten instellingen een goed registratie- en beheersysteem voor hun collecties aanbieden met aansluitend een veilige opslagmogelijkheid voor eraan gekoppelde digitale beelden en bestanden. Welke technische eisen vloeien voort uit dit beleidsdoel?    

Vlotte toegang tot de collectie over internet. Een betrouwbare achterliggende databank. Goede ontsluitingmogelijkheden. Betrouwbare opslag van de digitale bestanden.

Welk expertiseniveau verwachten de Provincies van de instellingen?     

Kennis in eigen huis om zelf te bepalen of zij de aangeboden constructie al dan niet wensen te gebruiken. Een goede kennis van hun eigen erfgoedcollectie. Voldoende kennis over het behoud en beheer ervan. Enige kennis van erfgoedstandaarden. Het engagement om de aangeboden software en systemen vlot te leren gebruiken.

2.2 Redundanties Wat is de houding van de Provincies m.b.t. mogelijke redundante kosten? Dat is nu op dit ogenblik moeilijk te bepalen. De Provincies staan open om deze kosten waar mogelijk te beperken en hierover te overleggen. Wat is de houding van de Provincies m.b.t. redundante kosten die ten laste vallen van anderen? De Provincies laten de instellingen zelf de vrije keuze of zij al dan niet gebruik wensen te maken van het DAM van Erfgoedinzicht voor de duurzame opslag van hun beeldmateriaal. Het staat de instellingen vrij om, op eigen kosten, andere, aanvullende technologieën of software te gebruiken.


11

2.3 Hiaten Wat met organisaties waarvoor de oplossing van Picturae niet alle noden m.b.t. digitale duurzaamheid dekt en die ook geen toegang hebben tot een alternatieve oplossing? De Provincies kunnen niet alle noden dekken. Wel staan zij open voor vragen en suggesties naar de toekomst. Welk alternatief raadt Packed vzw als expertisecentrum digitaal erfgoed aan?

2.4 Begrippen Hoe kan de begripsverwarring omtrent e-depots en digital asset management systems worden uitgeklaard zodat op een eenduidige manier kan worden gecommuniceerd? Het is juist de bedoeling om aan de hand van de studie van PACKED vzw en op basis van de antwoorden van Picturae daarin duidelijkheid te scheppen. Is er op dit ogenblik wel een eenduidige omschrijving van deze begrippen en in welke mate overlappen zij elkaar? Dit is voor de Provincies nog niet duidelijk.


12

3. Analyse e-depot Dit hoofdstuk analyseert de bepalingen in de offerte van Picturae offerte die van toepassing zijn op het gebruik van Memorix Maior als onderdeel van een e-depot. Daarbij wordt systematisch verwezen naar de bronne die vermeld worden in de inleiding.

3.1 Beleid Biedt Erfgoedinzicht, middels de diensten aangeboden in de Picturae-offerte, de nodige instrumenten om een beleid te ontwikkelen rond de duurzame bewaring van de digitale collecties in de aangesloten erfgoedinstellingen?   

Neemt Picturae de verantwoordelijkheid op voor de duurzaamheid van de digitale bestanden? Ontwikkelt Picturae een bewaarstrategie voor de digitale bestanden? Verwerft Picturae de kennis die nodig is om de digitale bestanden duurzaam te bewaren?

3.1.1 Verantwoordelijkheden: Welke verantwoordelijkheden neemt Picturae op met betrekking tot de duurzaamheid van de digitale collecties?

Algemeen 

   



De offerte bevat geen specifieke bepalingen met betrekking tot procedures voor het technisch beheer, de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de infrastructuur en de beëindiging van de overeenkomst. (O 1.1.1) De “betrouwbaarheid van de hosting” wordt standaard geregeld middels een SLA. (O 2.1) De twee SLA’s voor Adlib-producten en Picturae-producten vormen integraal deel van de offerte (O 5.4) De klant “begrijpt” dat zijn bestanden “in een complexiteit van systemen duurzaam is opgeslagen, geïndexeerd en op diverse wijzen gekoppeld aan meta-informatie”. (SLA 1.3) “De klant is zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de (originele) moederbestanden”. (SLA 1.7) ◦ Verduidelijking van Picturae: “Deze paragraaf is een juridische duiding voor de verantwoordelijkheid. Indien je als beleid alle moederbestanden bij ons onderbrengt dan is dat een veilige en verantwoorde keuze maar strikt juridisch gezien blijft een klant altijd verantwoordelijk voor haar moederbestanden; of ze nu lokaal, bij Picturae of bij een andere leverancier worden opgeslagen.” (AS 22/2/13) De offerte stelt dat het DAM de instelling in de mogelijkheid stelt om “altijd […] het oorspronkelijk moederbestand op te vragen en te ontsluiten”. (O 6.3.2)


13

Opslag 





Voor de productieomgeving (primaire systeem) maakt Picturae gebruik van eigen servers in eigen beheer (O 5.2.1 veiligheid & AS 22/2/2013). Deze productieservers staan opgesteld in een serverpark in Amsterdam. (O 5.2.1 veiligheid) De back-up en fail-over (secundaire systeem) worden bewaard op eigen servers in eigen beheer, opgesteld in het thuiskantoor in Heiloo. (O 5.2.1 veiligheid). Voor de synchronisatie tussen productie- en backupservers beschikt Pictura over een eigen glasvezelnetwerk. De back-up van de Memorix Maior databank gebeurt twee keer per dag, van maandag tot en met vrijdag. Back-up-bestanden worden zeven dagen bijgehouden. De laatste back-up van de week (vrijdag 18:30) wordt maximaal vier weken bijgehouden. (O 5.2.1 back-up)

Beschikbaarheid   





Picturae streeft naar een bepaald beschikbaarheidspercentage dat contractueel wordt vastgelegd. (AV 3.2.1) Picturae garandeert een beschikbaarheid van 99,9%, d.w.z. een uitval van 1min26sec per dag of 8u45min57sec op jaarbasis. (SLA 3.12) ‘Onbeschikbaar’ betekent dat als een dienst van Picturae “als gevolg van een niet geplande gebeurtenis voor geen enkele gebruiker bruikbaar is”. (SLA 3.12) Volgende situaties vallen niet onder deze definitie: ◦ gedeeltelijke onbruikbare diensten; ◦ geplande werkzaamheden; ◦ een uitval veroorzaakt door wijzigingen aangevraagd door de opdrachtgever/klant; ◦ overmacht. Picturae neemt geen verantwoordelijkheid voor de toegang, beschikbaarheid, betrouwbaarheid of performantie van telefoonlijnen, internet of andere netwerken. (AV 3.2.3) ◦ Verduidelijking van Picturae: Dit gaat over onderdelen in de architectuur die wij niet in beheer hebben: lokale netwerken, internet, e.d (AS 22/2/13) Picturae voorziet een procedure voor de afhandeling van ‘incidenten’, verstoringen van de dienstverlening. De reactietijden hangen af van het prioriteitsniveau (onmiddellijk, hoog, laag) (SLA 3.9 & 4)

Betrouwbaarheid   



Picturae neemt geen verantwoordelijkheid voor schade die het gevolg is van virussen veroorzaakt door opgeladen bestanden. (AV 3.2.5) Picturae streeft naar een naar de stand der techniek voldoende fysieke en logische beveiliging tegen onrechtmatige toegang door derden. (AV 3.2.6) Picturae neemt geen verantwoordelijkheid ten aanzien van de betrouwbaarheid en volledigheid van de inhoud van de data. Picturae treedt slechts op als doorgeefluik. (AV 3.6.1) ◦ Verduidelijking van Picturae: Deze paragraaf handelt over het dataverkeer in de Algemene Voorwaarden, m.a.w. “het stuk 'internet' wat wij niet in beheer hebben (de verbinding van de klant) uit te sluiten van onze verantwoordelijkheid.” (AS 22/2/13) Picturae neemt geen verantwoordelijkheid ten aanzien van inbreuken op de rechten van


14

derden middels de diensten die ze aanleveren. Picturae behoudt het recht om bij vaststelling van een inbreuk de dienst meteen te staken dan wel de informatie te verwijderen. (AV 3.6.3)

Preservering 

 

Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen met betrekking tot procedures voor het proactief controleren, migreren, transcoderen of emuleren van digitale bestanden ten behoeve van hun toegankelijkheid op lange termijn. Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen met betrekking tot de bewaring van oudere versies van bestanden die getranscodeerd werden. De SLA en de AV bevatten geen specifieke bepalingen of procedures voor het migreren, transcoderen en emuleren van bestanden. De bepalingen over de beëindiging van de overeenkomst bevatten echter wel expliciete clausules die stellen dat de klant bij levering van de bestanden geen voorwaarden kan stellen wat betreft formaat, codering en bestandsnaam. (PBHO 1.5 & 10.5) De kosten van wijzigingen in formaat, codering en bestandsnaam vallen buiten de aangeboden diensten in de offerte. ◦ Verduidelijking van Picturae: Wat wij aanbieden in de exitprocedure is een basisoptie waarbij je het oorspronkelijke moederbestand met UUID als bestandsnaam terugkrijgt. Wij kunnen de oorspronkelijke bestandsnaam herstellen bij export, maar hier komt wat bijkomend maatwerk op het datamanagement bij kijken. (AS 22/2/13)

Technisch beheer 

De duurzaamheid van de hosting omvat volgens de offerte onderhoud van de servers en technische support, geregeld in de SLA (O 2.2 en O 5.2.1 duurzaamheid; SLA 3.8 en SLA 3.11). Dit betekent dat patches en minor updates onder het contract vallen. Major updates (nieuwe versie, bijkomende functionaliteit) houden bijkomende kosten in.

Beëindiging overeenkomst   





Bij beëindiging van de hosting overeenkomst voor Adlib, worden de databank overgedragen of geëxporteerd in een formaat dat in een andere databank kan worden ingelezen. (O 6.1.2) De regelingen voor de beëindiging van de overeenkomst met Picturae zijn opgenomen in een apart document. (PBHO) Bij beëindiging van de hosting overeenkomst voor Memorix Maior, wordt de content aangeleverd “in het formaat zoals deze in het DAM aanwezig is en met de unieke bestandsnaam zoals die in het DAM is opgeslagen (PBHO 1.5). De metadata wordt aangeleverd in een XML-bestand. (PBHO 1.8) De levering bij beëindiging van de overeenkomst geschiedt volgens de voorwaarden, bestandsbenaming, formaat en media bepaald door Picturae. Picturae levert de content zoals ze zich in het systeem bevindt. (PBHO 10.4) Picturae voorziet vijf procedures voor het voortijdig beëindigen van de hosting en opslagovereenkomst (zie PBHO 5-8). Deze procedures regelen de melding, migratie, levering en machtiging tot vernietiging van de content. o Geen levering (geen kosten) (3 maanden) o Levering metadata tot 2 Tb op harddisk (750 euro ) (6 maanden) o Levering metadata en beelden tot 2 Tb op harddisk (1.500 euro) (6 maanden)


15

o

Levering metadata en beelden meer dan 2 Tb op een fileserver (3.000 euro + waarborg en huur van de fileserver) (6 maanden)

3.1.2 Bewaarstrategie 

 

Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen met betrekking tot de geprefereerde bestandsformaten voor archiverings- en raadplegingsbestanden, noch over de procedures voor het transcoderen van bestanden ten behoeve van hun toegankelijkheid op lange termijn. ◦ Aanvulling van Picturae: Het DAM heeft geen functionaliteit om preserveringsmetadata (PREMIS) op te nemen, maar wij staan open om de wensen en noden te bespreken. (AS 22/2/2013) Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen hoe de bewaarstrategie tot stand komt en of dit gebeurt in samenspraak met de instellingen. Disaster recovery en fail-over wordt gewaarborgd middels een hosting op twee redundante locaties. (O2.2)

3.1.3 Kennisbouw 

Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen met betrekking tot de opvolging van de evoluties in ontwikkeling en gebruik van bestandsformaten, met het oog op de identificatie van obsoleet geworden formaat die getranscodeerd moeten worden.

3.2 Diensten Biedt Erfgoedinzicht, middels het aanbod van Picturae, de nodige softwaretools om digitale bestanden duurzaam te bewaren:   

voorziet Picturae de nodige functionaliteiten voor de opname en beschrijving van digitale bestanden? voorziet Picturae de nodige functionaliteiten voor de controle van de integriteit en volledigheid van de digitale bestanden? voorziet Picturae de nodige functionaliteiten om de digitale bestanden toegankelijk te maken?

3.2.1 Opname Upload 



De bestandsformaten uit het bestek worden geaccepteerd: TIFF, JPEG2000, JPEG, GIF, WAV, MP3, MPEG-2, PDF, Word, Excel, ODF. (O 1.1.3) ◦ Aanvulling van Picturae: Elk type bestand kan opgeslagen worden in Memorix Maior. (AS 11/4/2013) De batch upload van data in Adlib gebeurt m.b.v. Excel-bestanden en Adlib xml-bestanden. (O 1.1.1). ◦ Aanvulling van Picturae: Batch upload kan zowel door instellingen als door Provincies


16



(applicatiebeheerders) of door Adlib tegen betaling. (AS 22/02/2013) De batch upload van digitale bestanden gebeurt via webupload, FTP of via de koppeling van externe schijven. (O 6.3.2) ◦ Aanvulling van Picturae: Batch upload kan zowel door instellingen als door Provincies (applicatiebeheerders) of door Picturae tegen betaling. (AS 22/02/2013) ◦ Aanvulling van Picturae: Batch upload kan vanuit Adlib. Batch upload rechtstreeks naar het DAM is nu alleen ingesteld voor beheerders. Deze rechten kunnen naar wens (door jullie zelf) anders ingericht worden. (…) Voor het configureren voor een FTP-upload worden de uren in rekening gebracht voor configuratie en testen. Deze uren worden normaal gezien afgeboekt van de ticketuren. (AS 11/4/2013)

Transcodering  



Beeldbestanden worden getranscodeerd naar een TJP-bestand. (AS 11/4/2013) Multimedia bestanden worden, zoals gevraagd in het bestek, getranscodeerd naar een “webafspeelbaar formaat”. (O 1.1.3) Hierbij worden de oorspronkelijk opgeladen bestanden bewaard. (AS 22/2/2013) Het oorspronkelijke bestand wordt steeds gehandhaafd. Afgeleide bestanden worden naast het oorspronkelijke bestand bewaard. (AS 11/4/2013)

Beschrijving 





Beschrijving van digitale bestanden door de instellingen kan op twee manieren: ◦ via Adlib. Met behulp van de Adlib API worden de beelden en bijhorende metadata vervolgens opgeslagen in CISS. (O 6.2 & AS 11/4/2013) ◦ via het Klantenportaal. Een webinterface waarmee je onmiddellijk toegang hebt tot het DAM. (AS 11/4/2013) De koppeling tussen de afbeelding en metadata in het CISS en de metadata in Adlib gebeurt op basis van de URI die door Memorix Maior wordt toegekend aan de afbeelding. Picturae gebruikt hiervoor een UUID service. (AS 22/2/2013) Metadata bij het digitale bestand wordt gecodeerd met behulp van Dublin Core. Technische metadata voor tweedimensionale beelden en audiobestanden (EXIF data) wordt geëxtraheerd uit de digitale bestanden. (O 6.3.2 & AS 11/4/2013)

3.2.2 Controle   

Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen met betrekking tot procedures voor het systematisch controleren van de integriteit en volledigheid van de digitale collecties. Picturae gebruikt een UUID-service voor de identificatie van de bestanden die opgeslagen worden in Memorix Maior. (AS 22/2/2013) Van multimediabestanden wordt zowel het originele, opgeladen bestand als de webafspeelbare kopie bewaard. (AS 22/2/2013)

3.2.3 Toegang  

Rapporten over data zijn beschikbaar als PDF en DOC (O 1.1.5) Exports in Excel lijken enkel beschikbaar via Adlib Museum Lite (O 1.1.6 & O 6.1.3)


17

 





Collectiedata en links naar de digitale bestanden zijn beschikbaar als XML-export in een unstructured of grouped Adlib-formaat. (O1.1.6) Collectiedata en links naar digitale bestanden zijn online (via http) toegankelijk via: (1.1.6) o iframes-integratie in de collectiewebsite; o OAI-PMH; o universele connector (API);  Aanvulling Picturae: Het DAM beschikt over een API voor het benaderen. Deze wordt bijvoorbeeld gebruikt door Adlib (voor het tonen van previews bij een record) en door Erfgoedizicht. (AS 11/4/2013) o webservices; De online toegang tot de digitale bestanden wordt beheerd door Erfgoedinzicht. Aan de configuratie van API’s voor een koppeling met bepaalde applicaties zijn wel kosten verbonden op basis van de gepresteerde uren, indien van toepassing. (AS 22/02/2013) Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen over de specificaties van de ‘deep links’ naar beelden. (Deep links zijn links die rechtstreeks toegang verlenen tot raadplegingsbestanden. Dit is nuttig voor Europeana. Zie ese:isShownBy)


18

4. Analyse DAM Dit hoofdstuk analyseert de functionaliteiten van het Picturae aanbod als Digital Asset Management systeem op basis van de bepalingen in de offerte van Picturae die van toepassing zijn op het gebruik van Memorix Maior als digital asset management system. Daarbij wordt systematisch verwezen naar de hierboven vermelde bronnen. Biedt Erfgoedinzicht, middels het aanbod van Picturae, de nodige functionaliteiten om:    

digitale bestanden door de instelling te laten beheren, i.c. zoeken, downloaden, toevoegen, verwijderen en bewerken? de persistentie van de links naar de digitale bestanden te verzekeren? de online toegankelijkheid van de digitale bestanden te verzekeren? de toegang tot de digitale bestanden te beheren?

4.1 Beheer 







Volgens de beschrijving onder het referentieproject voor de RCE O 4.5.1, omvatten de functionaliteiten van het DAM: ◦ bestandsbeheer; ◦ recursief uploaden; ◦ acties & regels; ◦ conversie; ◦ versiebeheer; ◦ metadata in Dublin Core; ◦ metadata in Exif; ◦ webservices. Uit de offerte is niet duidelijk welke functionaliteiten ter beschikking staan van de instellingen (via Adlib of via een Memorix Maior interface). Op vraag van de Provincies Oosten West-Vlaanderen werden de DAM functionaliteiten werd verder gespecifieerd (AS 11/4/2013). Er zijn twee toegangen tot Memorix Maior. ◦ Via Adlib kan men digitale bestanden van collectiestukken toevoegen, vergezeld van metadata. Het digitale bestand wordt opgeslagen in Memorix Maior, zonder de metadata. Memorix Maior kent aan het digitale bestand een UUID toe die vervolgens wordt opgeslagen in Adlib. Deze UUID vormt de link tussen het record in Adlib en het digitale bestand in Memorix Maior. Wanneer men een record voor een digitaal bestand verwijdert uit Adlib wordt het digitale bestand niet verwijderd uit het DAM. (AS 11/4/2013) ◦ Via het Picturae ‘klantenportaal’, de webinterface die toegang biedt tot Memorix Maior. Dit maakt het mogelijk om ook andere digitale bestanden dan representaties van collectiestukken te beheren in Memorix Maior. Elke instelling heeft een afzonderlijke toegang, waarvan de webinterface geconfigureerd kan worden volgens de noden. (AS 11/4/2013) Beschrijven


19















8

◦ Digitale bestanden worden in Memorix Maior minimaal beschreven met behulp van een UUID, originele bestandsnaam, mimetype en timestamp. (AS 11/4/2013) ◦ De UUID is de identificatiecode voor het digitale bestand. (AS 11/4/2013) ◦ Digitale bestanden kunnen in het DAM beschreven worden met behulp van Dublin Core velden. Daarnaast kan ook technische metadata voor tweedimensionale beelden en geluid (Exif-data) automatisch geëxtraheerd worden uit de digitale bestanden en opgeslagen worden in het DAM. (O 6.3.2 en AS 11/4/2013) Versiebeheer ◦ Verschillende versies van een Office-document kunnen opgeslagen worden in een DAM. (O 6.3.2) ◦ Instellingen kunnen nieuwe versies van bestanden opladen en de voorkeursversie bepalen. (AS 11/4/2013) Upload ◦ Adlib biedt batch upload van digitale bestanden door instellingen. ◦ Memorix Maior biedt batch upload enkel voor beheerders. (AS 11/4/2013) Download ◦ Memorix Maior biedt functionaliteiten voor het downloaden van bestanden, zowel voor het originele bestand als de afgeleide bestanden. (AS 11/4/2013) Verwijderen ◦ Instellingen kunnen via Memorix Maior bestanden in een prullenbak plaatsen. ◦ Enkel de beheerders van de Provincie kunnen bestanden verwijderen. (AS 11/4/2013) Zoeken ◦ Zoeken kan met behulp van een zoekinterface (fuzzy search en faceted search) (O 6.4.1) Zoekformulieren, resultaatslijsten en download zijn beschikbaar via een publieksinterface (O 6.4.2) Bewerken ◦ In het bestek en de offerte zijn geen bepalingen opgenomen met betrekking tot het bewerken van digitale bestanden, zoals bijvoorbeeld roteren en bijsnijden van afbeeldingen of het knippen in audio- of videobestanden. Transcoderen ◦ De transcodering gebeurt automatisch na opname van het digitale bestand. (AS 11/4/2013) ◦ Van een TIFF-bestand kunnen automatisch thumbnails, webvarianten van een bepaalde grootte en inzoombare bestanden gemaakt worden. Van multimediabestanden kunnen webvarianten voor streaming gemaakt worden. Scènes in multimediabestanden kunnen afzonderlijk beschreven worden. ▪ Aanvulling van Picturae: De parameters voor de conversie van bestanden worden in overleg met Erfgoedinzicht vastgelegd. Zowel de moederbestanden als de kopieën worden opgeslagen in Memorix Maior. (AS 22/2/2013) ◦ Voor afbeeldingen worden afgeleide bestanden gemaakt voor gebruik in de Erfgoedinzicht-website. Dit afgeleide bestand is een TJP-bestand8. Dit bestandstype wordt gebruikt wordt door de viewer van de Erfgoedinzicht-website. (AS 11/4/2013)

Vermoedelijk een Tiled JPEG-bestand dat toelaat om meerdere JPEG-beelden in een bestand te

verpakken dat toelaat op een

beeld in te zoomen.


20

◦ Het maken van afgeleide bestanden voor audio en video is optioneel en impliceert een extra ontwikkelkost. (AS 11/4/2013) ◦ Het maken van andere afgeleide bestanden is mogelijk in overleg met Picturae en Erfgoedinzicht. (AS 11/4/2013)

4.2 Persistente links 



  

Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen hoe op het niveau van de metadata de koppeling tussen de beschrijving in Adlib en het digitale bestand in Memorix Maior wordt verzekerd. De bestanden krijgen in het DAM een “eigen, uniek gegenereerde bestandsnaam”, meer bepaald een UUID. Deze bestandsnamen kunnen verschillen naargelang de versie van het bestand. (PBHO 1.5) Picturae garandeert niet dat bestanden dezelfde naam hebben als bij opname (PBHO 10.5) Picturae maakt het mogelijk om op basis van de metadata in het aangeleverde XML-bestand de oorspronkelijke ‘vorm’ (sic bestandsnaam?) te genereren. Picturae voert geen conversies van bestandnamen uit bij het aanleveren van content. (PBHO 1.6)

4.3 Permanente online toegang  



Picturae garandeert een beschikbaarheid van 99,9%, d.w.z. een uitval van 1min26sec per dag of 8u45min57sec op jaarbasis. (SLA 3.12) Picturae neemt geen verantwoordelijkheid voor de toegang, beschikbaarheid, betrouwbaarheid of performantie van telefoonlijnen, internet of andere netwerken. (AV 3.2.3) Zie ook de bepalingen rond ‘Beschikbaarheid’ onder 1.1.1 Verantwoordelijkheden.

4.4 Beheer toegangsrechten  

 

Het bestek noch de offerte bevatten specifieke bepalingen over de wijze waarop instellingen de toegang tot digitale bestanden kunnen beheren. In de metadata van Memorix Maior kan eventueel een aanduiding van de licentie die van toepassing is op digitale beelden opgenomen worden. (O 6.3.2) Daarbij wordt standaard gebruik gemaakt van Creative Commons licenties (AS 11/4/2013). Elke instelling krijgt een persoonlijke toegang tot het DAM (AS 11/4/2013) De toegang wordt bepaald door een rollen- en rechtensysteem. Voor elke instelling kunnen rollen en daarmee corresponderende rechten bepaald worden. (AS 11/4/2013)


21

5. Evaluatie Deze evaluatie tracht een antwoord te formuleren op de vraag of de diensten die in de offerte van Picturae worden aangeboden op een duurzame wijze ingezet kunnen worden als digital asset management system en e-depot. Deze vraag met een eenduidig ja of nee beantwoorden zou voorbij gaan aan de werkelijke complexiteit van de dit probleem, namelijk of alle randvoorwaarden voldaan zijn om de diensten van Picturae hiervoor in te zetten: Wie is verantwoordelijk voor het beheer en de bewaring van digitale bestanden en wie wordt verwacht welke taken op te nemen? De cultureel-erfgoedorganisaties, de Provincies of Picturae zelf? Vervolgens kan een antwoord geformuleerd worden op de vraag of de diensten die Picturae aanbiedt deze functionaliteiten voldoende ondersteunt. In de onderstaande evaluatie wordt een overzicht gemaakt van de actuele verdeling van verantwoordelijkheden en taken in het gebruik van Erfgoedinzicht als e-depot en als digital asset management system. Vervolgens worden de hiaten in de afspraken en diensten geïdentificeerd en worden er aanbevelingen gemaakt om de verdeling van verantwoordelijkheden en taken te optimaliseren.

5.1 Algemene aanbevelingen Vooraleer de verdeling van verantwoordelijkheden en taken van nabij te bestuderen, volgen eerst een aantal algemene aanbevelingen de verwarring tussen digital asset management of e-depot functionaliteiten in de toekomst moeten vermijden.

5.1.1 Bied diensten aan in clusters Erfgoedinzicht is geëvolueerd van een collectiebeheersysteem gekoppeld aan een website naar een collectiebeheersysteem met een beeldbeheersysteem en een e-depot gekoppeld aan een website. Daarbij heeft geen van de projectpartners zich ten volle gerealiseerd welke extra taken en verantwoordelijkheden dit met zich meebrengt. De globale visie op de diensten die Erfgoedinzicht aanbiedt middels Picturae en Adlib dient geactualiseerd te worden. Hierbij wordt aanbevolen om een onderscheid te maken tussen drie clusters van diensten:  



beheer collectiedata: alle diensten om collectiedata te beheren en online toegankelijk te maken. Dit komt overeen met de diensten die MovE vandaag reeds biedt aan haar leden. beheer digitale representaties: alle diensten om digitale representaties te beheren en online toegankelijk te maken. Dit omvat de klassieke DAM functionaliteiten, maar hier toegespitsts op het beheer van digitale representaties. Dit zijn digitale bestanden die een analoog collectiestuk ‘voorstellen’. Digitale foto’s van kunstwerken of voorwerpen, video- en geluidsbestanden van analoge video-, film- of geluidsopnames. Dit omvat geen foto’s van zaalzichten, technische foto’s bij restauratiedossiers, foto’s van een personeelsfeest, etc. Langetermijnbewaring van digitale representaties: alle diensten om digitale representaties duurzaam te bewaren. Dit omvat de klassieke e-depot functionaliteiten die beschreven


22

worden in de OAIS-standaard. Voor elk van deze clusters wordt aanbevolen dat Erfgoedinzicht formeel vastlegt welke verantwoordelijkheden en taken ze hierin opneemt m.b.t. het beheer en de bewaring van metadata en digitale representaties.

5.1.2 Bied een gelaagd dienstenmodel aan Erfgoedinzicht werkt de facto in een landschap waar cultureel-erfgoedorganisaties gebruik maken van verschillende diensten voor het beheer van hun collectie en digitale representaties: stedelijke diensten voor beeldenbeheer, regionale erfgoedbanken, eigen ICT-infrastructuur, etc.. Deze diensten zijn deels complementair, deels overlappend met het aanbod van Picturae. De diensten die Erfgoedinzicht hieraan toevoegt vormen voor cultureel-erfgoedorganisaties een meerwaarde, op voorwaarde dat overlappingen met andere diensten zoveel mogelijk vermeden worden. Om de complementariteit van Erfgoedinzicht met andere diensten mogelijk te maken, wordt aanbevolen om een gelaagd aanbod aan diensten te voorzien: 1. Beheer collectiedata + beheer digitale representaties + langetermijnbewaring digitale representaties Dit omvat het volledige dienstenpakket van Erfgoedinzicht waarbij collectiebeheer in Adlib gecombineerd wordt met beheer en duurzame bewaring van digitale representaties in Memorix Maior. In dit geval zijn erfgoedorganisaties voor zowel collectiebeheer als het beheer en de bewaring van digitale collecties aangewezen op diensten van Erfgoedinzicht. Bij dit dienstenpakket dient opgemerkt te worden dat, op basis van de huidige offerte, de randvoorwaarden voor duurzame bewaring niet vervuld zijn (zie paragraaf 5.1 & 5.2). Daarnaast zijn er ook in het dienstenpakket een aantal hiaten die een duurzaam beheer van digitale representaties bemoeilijken (zie paragraaf 5.3). 2. Beheer collectiedata + beheer digitale representaties Dit dienstenpakket omvat het gebruik van het cluster beheer collectiedata in Adlib en beheer digitale representaties in Memorix Maior. Maar Memorix Maior wordt enkel gebruikt voor de opslag van reproductie- en raadplegingsbestanden van digitale representaties. In dit geval maken erfgoedorganisaties voor de langetermijnbewaring van hun digitale collecties gebruik van andere diensten dan Erfgoedinzicht. Bij dit dienstenpakket dient opgemerkt te worden dat, op basis van de huidige offerte, er een aantal hiaten in het dienstenpakket zitten die een duurzame beheer van digitale representaties bemoeilijken (zie paragraaf 5.3). 3. Beheer collectiedata Dit dienstenpakket beperkt zich tot het gebruik van Adlib voor het beheer van collectiedata. Via Adlib worden raadplegingsbestanden van digitale representaties van collectiestukken beschikbaar gesteld voor de website van Erfgoedinzicht. In dit geval zijn erfgoedcollecties enkel voor het beheer van collectiedata aangewezen op diensten van Erfgoedinzicht. Digitale representaties van de PACKED vzw | Analyse e-depot en DAM functionaliteiten Erfgoedinzicht

23

collectiestukken zijn wel zichtbaar op de website van Erfgoedinzicht. Voor het duurzame beheer van hun digitale collecties, met name voor het maken van verschillende raadplegingsbestanden en uitgebreide beeldbeschrijvingen, en voor de lange termijnbewaring maakt een erfgoedcollectie gebruik van andere diensten zoals een stedelijke, regionale of eigen beeldbank en digitaal depot.

5.2 E-depot Hieronder volgt een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden bij het gebruik van de diensten in de offerte van Picturae als e-depot. In de onderstaande tabel worden de verantwoordelijkheden en taken omtrent het beleid en de diensten in een e-depot toegewezen aan één van de drie actoren in Erfgoedinzicht: de erfgoedorganisaties, de Provincies of Picturae. Deze toewijzing gebeurt op basis van de informatie in de hoofdstukken 2-4 hierboven. Bij het toewijzen wordt een onderscheid gemaakt tussen:  ja/nee:

de toewijzing van de rol of verantwoordelijkheid is formeel vastgelegd in de offerte, SLA of latere documenten. Indien mogelijk wordt een verwijzing opgenomen naar de bepaling in het brondocument.  de facto ja/nee: de toewijzing van de rol of verantwoordelijkheid is nergens formeel vastgelegd, maar komt indirect bij één van de actoren terecht. Om de diensten van Erfgoedinzicht als een e-depot te beschouwen, moeten alle verantwoordelijkheden en rollen in de onderstaande evaluatie eenduidig toegewezen zijn (ja/nee). Rollen en verantwoordelijkheden die niet eenduidig worden toegewezen of waarbij de toewijzing niet goed geregeld zijn, worden hieronder in rood aangegeven. Vervolgens worden de hiaten in de afspraken en functionaliteiten geïdentificeerd en worden aanbevelingen gemaakt om tot een betere verdeling van verantwoordelijkheden en rollen te komen.

Beleid Erfgoedorganisaties

Provincies

Picturae

Verantwoordelijkheden Continuïteit organisatie en digitale collectie (1.7 en 1.)

de facto, ja

de facto, nee

Nee (SLA1.7)

Bewaren bestanden (1.1)

de facto, ja

de facto, nee

nee (SLA1.7)

Identificatie doelgroepen (2.2)

de facto, nee

de facto, ja

nee

Essentiele eigenschappen (2.3)

de facto, ja

de facto, nee

nee

nee

de facto, ja

de facto, ja

Wie draagt de eindverantwoordelijkheid voor de permanente bewaring van de bestanden? Ook indien de beherende organisatie opgeheven wordt? Wie draagt de eindverantwoordelijkheid voor de duurzame bewaring van de bestanden?

Bewaarstrategie

Vereiste bestandsformaten (2.4)


Wie bepaalt de doelgroepen voor wie de bestanden in het e-depot worden ontsloten? Wie bepaalt de minimale en aanbevolen kwaliteitseisen van de bestanden in het edepot? Wie bepaalt de formaten die geaccepteerd worden door

24

Inschatten bestandsformaten (2.10)

nee

de facto, nee

nee

Inschatten aangroei (2.9)

nee

de facto, nee

nee

Identificatie taken (3.1)

nee

nee

Nee

Toewijzing taken (3.2)

nee

nee

Nee

Expertise (3.3)

nee

nee

Nee

het digital depot? Wie houdt een overzicht van de bestandsformaten in het e-depot? Wie houdt een overzicht van de mate waarin de digitale collectie aangroeit?

Kennisopbouw Wie identificeert welke taken moeten opgenomen worden in het bewaarproces? Wie coördineert aan wie de taken in het bewaarproces zijn toegewezen? Wie controleert of er voldoende expertise aanwezig is om het bewaarproces uit te voeren?

Geen enkele verantwoordelijkheid voor de bewaring van digitale representaties door Erfgoedinzicht is op dit ogenblik formeel vastgelegd. Indien Erfgoedinzicht de aangesloten cultureelerfgoedorganisaties een oplossing wil aanbieden om digitale representates duurzaam te bewaren, dienen de afspraken m.b.t. eindverantwoordelijkheden, de bewaarstrategie en de kennisopbouw formeel vastgelegd te worden. Als Erfgoedinzicht Memorix Maior aan instellingen aanbiedt als onderdeel van een e-depot voor duurzame bewaring van digitale representaties, dient Erfgoedinzicht formeel vast te leggen: 





welke verantwoordelijkheden Erfgoedinzicht opneemt in de permanente en duurzame bewaring van de digitale representaties. Erfgoedinzicht maakt ook duidelijk welke verantwoordelijkheden bij de erfgoedcollecties terecht komen en hoe die best ingevuld worden. voor wie deze digitale representaties door Erfgoedinzicht bewaard worden, wat hun essentiële eigenschappen zijn en welke bestandsformaten gebruikt worden om deze bestanden te bewaren. Erfgoedinzicht dient systematisch op te volgen welke bestanden in het e-depot terecht komen en hoe sterk de digitale collecties aangroeien. Dit gebeurt bij voorkeur in overleg met de erfgoedorganisaties. Wie verantwoordelijk is voor de verwerving en borging van de kennis noodzakelijk voor de preservering van de digitale representaties, inclusief de identificatie en invulling van de noodzakelijke preserveringstaken.

Als erfgoedorganisaties de diensten van Erfgoedinzicht gebruiken als onderdeel van een e-depot voor duurzame bewaring van digitale representaties, dienen deze collecties formeel vast te leggen: 



welke organisatie de eindverantwoordelijkheid draagt voor de permanente bewaring van de digitale representaties? Ook indien de collectiebeherende organisatie wordt opgeheven. Collecties overleggen bij voorkeur welke verantwoordelijkheden bij de Erfgoedinzicht terecht komen en hoe die best ingevuld worden. voor wie deze digitale representaties door Erfgoedinzicht bewaard worden, wat hun essentiële eigenschappen zijn en welke bestandsformaten gebruikt worden om deze bestanden te bewaren. Dit gebeurt bij voorkeur in overleg met Erfgoedinzicht.


25

Als Picturae Memorix Maior aanbiedt als onderdeel van een e-depot voor duurzame bewaring van digitale representaties, dient Picturae: 

in overleg met Erfgoedinzicht, formeel vast te leggen voor welke bestandsformaten Picturae de langetermijnbewaring garandeert en welke bewaarstrategie ze daarbij toepast.

Diensten Erfgoedorganisaties

Provincies

Picturae

Opname Migratie/normalisering (5.7)

nee

de facto, ja

nee (AS 22/2/2013)

Persistente URI (5.8)

nee

nee

ja (AS 22/2/2013)

Locatiebeheer (5.9)

nee

nee

ja

Structurele metadata (5.12) Descriptieve metadata (5.13)

ja (O 6.2) ja (O 6.2)

nee nee

ja (O 6.3.2) ja (O 6.3.2)

Encryptie

nee

nee

nee

Koppeling metadata-bestanden (5.15)

jaja

nee

ja

Controle hardware (4.5)

nee

nee

ja

Controle volledigheid (4.6)

nee

nee

nee (AS 11/4/2013

Controle integriteit (4.7)

nee

nee

nee (AS 11/4/2013

Back-up (4.8)

nee

nee

ja

Veroudering (6.1)

nee

nee

nee (AS 11/4/2013

nee

nee

ja (O 6.3.2)

Wie is verantwoordelijk voor de migratie en normalisering van de bestanden i.f.v. de bewaarstrategie? Wie is verantwoordelijk voor het toekennen van persistente URI’s aan de bestanden? Wie is verantwoordelijk voor het beheer van de locaties waar de bestanden bewaard worden? Wie beheert de structurele metadata van bestanden? Wie beheert de beschrijvende metadata van de bestanden? Wie waarborgt dat bestanden niet versleuteld worden? Wie is verantwoordelijk voor de koppeling tussen metadata en bestanden?

Controle Wie controleert of de hardware van het e-depot goed functioneert? Wie controleert regelmatig of alle objecten nog aanwezig zijn? Wie controleert regelmatig of de bestanden nog integer zijn? Wie zorgt dat er regelmatig een back-up van de bestanden wordt gemaakt? Wie controleert of bestandsformaten verouderd zijn?

Toegang Elektronische toegang (7.1)

Wie is verantwoordelijk voor het toegankelijk maken van de bestanden?

Het dienstenpakket ten behoeve van de langetermijnbewaring van digitale representaties door Erfgoedinzicht bevat een aantal ernstige hiaten. Het aanbod in de offerte van Picturae ontbeert de noodzakelijke functionaliteiten voor het realiseren van een bewaarstrategie voor de digitale bestanden, met name het formuleren van preserveringsregels en de controle en toepassing van deze regels. Erfgoedinzicht heeft voor het ogenblik op geen enkele manier formeel vastgelegd aan welke eisen de opgenomen bestanden moeten voldoen, m.n. wat betreft formaat, codering, rechtenstatus en versleuteling. PACKED vzw | Analyse e-depot en DAM functionaliteiten Erfgoedinzicht

26

Als Erfgoedinzicht Memorix Maior aanbiedt als onderdeel van een e-depot voor duurzame bewaring van digitale representaties, dient Erfgoedinzicht, in overleg met de collecties, formeel vast te leggen:   

 

aan welke eisen bestanden van erfgoedcollecties bij opname moeten voldoen, m.n. wat betreft formaat, codering, rechtenstatus en encryptie. wanneer en hoe bestanden genormaliseerd en getranscodeerd wordt en Picturae de nodige instructies geven om deze handelingen uit te voeren. welke vorm persistente URI’s aannemen waarmee digitale representaties op het web toegankelijk worden gemaakt. Daarbij dient bij voorkeur gebruik gemaakt te worden met de actuele standaarden en richtlijnen in de cultureel erfgoedsector. Dit gebeurt bij voorkeur in samenspraak met de erfgoedcollecties. Erfgoedinzicht dient met Picturae te overleggen of en hoe deze conventie gerealiseerd kan worden binnen Memorix Maior. Als alternatief kan overwogen worden om een externe resolver service in te richten die een koppeling legt tussen de UUID’s uit Memorix Maior en de persistente URI’s uit Erfgoedinzicht. welke beschrijvingselementen voor descriptieve, administratieve en structurele metadata worden vastgelegd voor de digitale representaties in Memorix Maior. welke procedures worden gevolgd om op regelmatige basis de volledigheid, integriteit en veroudering van bestanden te controleren. Erfgoedinzicht dient met Picturae te overleggen of en hoe deze procedure gerealiseerd kan worden binnen Memorix Maior.

Als Picturae Memorix Maior aanbiedt als onderdeel van een e-depot voor duurzame bewaring van digitale representaties, dient Picturae de volgende functionaliteiten toe te voegen aan het dienstenpakket:  de mogelijkheid om de vorm van persistente URI’s waarmee bestanden online toegankelijk worden gemaakt te laten bepalen door de betrokken collectie.  de opname en normalisering van bestanden uitvoeren volgens de eisen die door Erfgoedinzicht bepaald worden.  periodieke controle van de volledigheid, integriteit en veroudering van de digitale bestanden die bewaard worden in Memorix Maior. Als erfgoedcollecties de diensten van Erfgoedinzicht gebruik als onderdeel van een e-depot voor duurzame bewaring van digitale representaties, dienen deze collecties:  

digitale bestanden aan te leveren volgens de eisen die vastgelegd worden door Erfgoedinzicht. in overleg met Erfgoedinzicht, de vorm van de persistente URI waarmee digitale representaties online toegankelijk worden gemaakt, vastleggen en registreren in de collectiedata.

5.3 Digital asset management system Hieronder volgt een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden in het gebruik van de diensten in de offerte van Picturae als digital asset management system. Het referentiekader voor deze evaluatie werd uitgetekend door PACKED vzw en omvat vier aspecten die de duurzaamheid van een DAM weerspiegelen:


27

   

het comfortabel beheer van digitale representaties in het DAM; het verzekeren van persistente links om de digitale representaties online toegankelijk te maken; de wijze waarop digitale representaties online beschikbaar worden gesteld; het beheer van de toegang tot de digitale representaties.

De aanbevelingen geven aan hoe deze taken en verantwoordelijkheden optimaal verdeeld kunnen worden tussen de cultureel-erfgoedorganisaties, de Provincies en Picturae. Erfgoedorganisaties

Provincies

Picturae

ja (O 6.4.1-2)

ja (O 6.4.1-2)

nvt

Beschrijving

ja (AS 11/4/2013)

nvt

ja (AS 11/4/2013)

Upload

ja (AS 22/2/2013)

ja (AS 22/2/2013)

nvt

Download

ja (O 6.4.2) ja (AS 11/4/2013)

ja (O 6.4.2) ja (AS 11/4/2013)

nee

nee

nee

nee (AS11/4/2013)

nee (AS11/4/2013)

ja (AS11/4/2013)

URI’s toekennen

nee (AS 11/4/2013)

nee (AS 11/4/2013)

ja (AS 11/4/2013)

Wie bepaalt de vorm van de URI’s die de beelden identificeren op het web?

Koppelingen URI digitale bestand 3. Beschikbaarheid

ja (AS 11/4/2013)

nee (AS 11/4/2013)

nee (AS 11/4/2013)

Wie bepaalt welk beeld gekoppeld is aan de URI?

Beschikbaarheid

nee

nee

Formaat metadata

nee

ja (AS 11/4/2013)

ja (SLA 3.12; AV) de facto, ja (AS 11/4/2013)

Formaat downloadbare bestanden

nee

ja (AS 11/4/2013)

de facto, ja (AS 11/4/2013)

Formaat webbestanden

nee

ja (AS 11/4/2013)

de facto, ja (AS 11/4/2013)

Toegang tot de API

nee

ja

nee

Wie is verantwoordelijk voor de online beschikbaarheid? Wie bepaalt het formaat van de metadata bij de beelden? Wie bepaalt het formaat van de downloadbare bestanden? Wie bepaalt het formaat de beelden die online toegankelijk zijn? Wie verleent toegang tot de API?

nee

ja (AS11/4/2013)

nee

ja (AS11/4/2013)

ja (AS11/4/2013)

nee

ja (AS11/4/2013)

ja (AS11/4/2013)

nee

1. Beheer Zoeken

Verwijderen Bewerken Transcoderen

nvt nvt

Wie kan In het DAM zoeken naar digitale bestanden? Wie kan de digitale bestanden van metadata voorzien? Wie kan nieuwe digitale bestanden opladen in het DAM? Wie kan digitale bestanden downloaden uit het DAM? Wie kan digitale bestanden verwijderen uit het DAM? Wie kan digitale bestanden bewerken in het DAM? Wie kan digitale bestanden transcoderen in het DAM?

2. Persistente links

4. Toegang Toegangsniveaus Rechten status digitale bestanden Toegang tot digitale bestanden

Wie bepaalt de algemene toegangsniveaus tot het DAM? Wie beheert de rechtenstatus van het digitale bestand? Wie bepaald het toegangsniveau tot de digitale bestanden?

Het dienstenpakket ten behoeve van het beheer van digitale representaties omvat voldoende functionaliteiten voor de opslag van reproductie- en raadplegingsbestanden, maar de


28

functionaliteiten voor beheer en online terbeschikkingstelling ervan zijn beperkt. Memorix Maior biedt voor een beperkt aantal bestandsformaten slechts beperkte mogelijkheden voor het produceren van raadplegingsbestanden. Bovendien gebeurt de identificatie van de raadplegingsbestanden op een weinig duurzame manier. Als Erfgoedinzicht Memorix Maior aanbiedt als digital asset management systeem voor het duurzame beheer van digitale representaties, dient Erfgoedinzicht, in overleg met de collecties, formeel vast te leggen: 



 

over welke functionaliteiten cultureel-erfgoedorganisaties en Erfgoedinzicht beschikken voor het beheer van de digitale representaties van hun collecties, met name wat betreft het verwijderen, bewerken en transcoderen van bestanden; welke vorm persistente URI’s aannemen waarmee digitale representaties op het web toegankelijk worden gemaakt. Daarbij wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van de actuele standaarden en richtlijnen in de cultureel erfgoedsector. Dit gebeurt bij voorkeur in samenspraak met de erfgoedcollecties. Erfgoedinzicht dient met Picturae te overleggen of en hoe deze conventie gerealiseerd kan worden binnen Memorix Maior. Als alternatief kan overwogen worden om een externe resolver service in te richten die een koppeling legt tussen de UUID’s uit Memorix Maior en de persistente URI’s uit Erfgoedinzicht; onder welk formaat data en digitale representaties online toegankelijk zijn voor de erfgoedcollecties en voor eindgebruikers; welke procedures van toepassing zijn om cultureel-erfgoedorganisaties de toegang tot hun digitale representaties te laten beheren en welke verschillende toegangsniveaus daarbij ter beschikking staan.

Als Picturae Memorix Maior aanbiedt als digital asset management systeem voor het duurzame beheer van digitale representaties, dient Picturae de volgende functionaliteiten toe te voegen aan het dienstenpakket:  de mogelijkheid om de vorm van persistente URI’s waarmee bestanden online toegankelijk worden gemaakt te laten bepalen door de betrokken collectie.  de opname en normalisering van bestanden uitvoeren volgens de eisen die door Erfgoedinzicht bepaald worden.  De digitale representaties online toegankelijk maken met behulp van de formaten en toegangsniveaus bepaald door de erfgoedcollecties en Erfgoedinzicht. Als erfgoedcollecties de diensten van Erfgoedinzicht gebruik als digital asset management systeem voor het duurzame beheer van digitale representaties, dienen deze collecties:   

digitale bestanden aan te leveren volgens de eisen die vastgelegd worden door Erfgoedinzicht. Voor alle digitale representaties de noodzakelijke administratieve metadata aanleveren met betrekking tot de rechtenstatus en het toegangsniveaus van het bestand. in overleg met Erfgoedinzicht, de vorm van de persistente URI waarmee digitale representaties online toegankelijk worden gemaakt, vastleggen en registreren in de collectiedata.


29

6. Besluit De aanbevelingen bij deze doorlichting dienen twee doelstellingen: 1. de vaak voorkomende begripsverwarring over de betekenis van de begrippen DAM, e-depot en digitale duurzaamheid ongedaan maken en erfgoedprofessionals wijzen op de taken en verantwoordelijkheden die in deze begrippen besloten liggen; 2. de Provincies, Picturae, maar ook de aangesloten cultureel-erfgoedorganisaties wijzen op de concrete taken en verantwoordelijkheden die zij dienen op te nemen wanneer Erfgoedinzicht als DAM en e-depot wordt gebruikt. Deze doorlichting brengt de actuele afspraken en engagementen in de offerte van Picturae samen in een evaluatiekader (hoofdstuk 2-4) dat erfgoedorganisaties toelaat deze offerte zelf te beoordelen in functie van hun noden. We willen cultureel-erfgoedorganisaties ook uitnodigen om dit evaluatiekader te gebruiken om mogelijke alternatieven te beoordelen en te vergelijken met de diensten van Erfgoedinzicht. We hopen dat, indien cultureel-erfgoedorganisaties kiezen voor een alternatieve oplossing, zij deze vooraf even grondig hebben geëvalueerd als wij met de offerte van Picturae hebben gedaan. Hiermee hopen we niet alleen een kwaliteitsverbetering te bewerkstelligen, maar ook te vermijden dat overlappingen en hiaten in de digitale infrastructuur op termijn leiden tot redundante of onverwachte kosten. Met de doorlichting van deze specifieke offerte hopen we alvast voor de nodige transparantie te zorgen opdat cultureel-erfgoedorganisaties het aanbod van Erfgoedinzicht met kennis van zaken in overweging kunnen nemen. We hopen dat de evaluatie van de betrokken offerte (hoofdstuk 5) duidelijk maakt dat de realisatie van de ambities van een DAM of e-depot onmogelijk is zonder de concrete toewijzing van taken en verantwoordelijkheden aan elk van de partners in dit samenwerkingsverband. De merites van deze offerte kunnen het best verduidelijkt worden met behulp van het gelaagde dienstenmodel dat hierboven beschreven wordt. Het dienstenpakket voor het beheer van collectiedata omvat het ‘klassieke’ dienstenpakket zoals dit reeds geruime tijd door MovE wordt voorzien. Een analyse van de digitale duurzaamheid van de collectiedata in Erfgoedinzicht behoorde strikt genomen niet tot de probleemstelling van de doorlichting. Maar dit dienstenpakket vormt het onderwerp van het leeuwendeel van de bepalingen in de offerte en het bestek. Met name door de extra functionaliteiten die voorzien worden voor het beschrijven digitale representaties en collecties lijkt dit dienstenpakket ons een duurzame oplossing voor het beheer van de collectiedata van de aangesloten cultureel-erfgoedorganisaties. Het dienstenpakket voor het beheer van digitale representaties wordt slechts heel summier beschreven in het bestek, maar komt uitgebreid aan bod in de offerte Picturae. De analyse van de bepalingen met betrekking tot het beheer van digitale representaties bracht een aantal ernstige tekortkomingen aan het licht, met name wat betreft de functionaliteiten voor transcodering en bewerking van digitale representaties, persistente identificatie van digitale representaties, de vorm waarin digitale representatie beschikbaar worden gesteld en het beheer van de toegang tot digitale representaties. Deze tekortkomingen moeten verholpen worden indien men met Erfgoedinzicht over een duurzame DAM oplossing wil beschikken.


30

Het dienstenpakket met betrekking tot lange termijn bewaring van digitale representaties komt niet aan bod in het bestek en wordt slechts terloops vermeld in de offerte. Niettemin werd in de communicatie met cultureel-erfgoedorganisaties het gebruik van Erfgoedinzicht als e-depot aangehaald als een belangrijke motief om in het samenwerkingsverband te stappen. De analyse van de bepalingen met betrekking tot de lange termijnbewaring van digitale representaties toont echter aan dat in het actuele dienstenpakket een aantal kernfunctionaliteiten ontbreken die noodzakelijk zijn om haar in te zetten als een e-depot, met name de periodieke controle van de volledigheid, integriteit en veroudering van de digitale bestanden. Bovendien ontbreekt op het niveau van de Provincies een concrete visie op de eindverantwoordelijkheden, de bewaarstrategie en de kennisopbouw die noodzakelijk zijn om de ambities van een e-depot te realiseren. Indien de Provincies de ambitie hebben om op korte tot middellange termijn een e-depot aan te bieden, lijkt het ons wenselijk eerst en vooral een coherente visie te ontwikkelen op de wijze waarop de Provincies deze rol wil spelen, voornamelijk omdat op verschillende bestuursniveaus reeds initiatieven tot de bouw van e-depots werden genomen. Vooraleer een eigen bewaarsinfrastructuur te overwegen lijkt het ons nuttig om in de huidige context te kijken of sterke provinciale collectienetwerken zoals MovE en Erfgoedinzicht geen belangrijke rol kunnen spelen in het creëren van synergieën tussen de bestaande initiatieven, waardoor het gevaar op redundante en onverwachte kosten voor erfgoedorganisaties vermeden kunnen worden. Transparantie over de inhoud en modaliteiten van zulke initiatieven is een basisvoorwaarde om tot deze synergieën te komen. Met deze doorlichting hebben de Provincies alvast de noodzakelijke transparantie betoond omtrent de diensten van Erfgoedinzicht en dat strekt hen dan ook tot eer.


31

Analyse e-depot en DAM functionaliteiten Erfgoedinzicht

Recommend Documents