Mitra Raflesia Vol. 5 No. 2 Juli – Desember 2013 ANALISIS SISTEM PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA POLDA BENGKULU (DRUG ANALYSIS REQUIREMENTS PLANNING SYSTEM INSTALLATION IN HOSPITAL PHARMACY BENGKULU POLICE HOSPITALS)
Hennie Erwin, Veby Fransisca Rozi Public Health Program Study, STIKes Bhakti Husada Jl.Kinibalu 8 Kebun Tebeng Bengkulu Telp (0736) 23422 ABSTRACT
Vacancy occurring in medicine Pharmacy Warehouse will greatly affect the quality of care provided to patients. This is partly due to not maximal in drug supply planning. The purpose of this research is to analyze the need for medication planning system in Hospital Pharmacy Installation Bengkulu Police Police Hospitals. This study uses a qualitative descriptive approach. Research performed at the Hospital Faramasi Police Hospitals in July-August 2013. The sample in this study there were 5. Retrieval of data using primary data through questionnaires. Data was collected by direct interview. The result is that planning needs in medicine pharmacy Bengkulu Police Police Hospitals Hospital was appropriate procedure, but for the amount of drugs do not meet all the needs of the patient. This is due Since installation Hospital Pharmacy Police Hospitals Bengkulu Police do not yet have a set of planning SOP. The conclusions of this study is a Phase Election drug using 61% of essential drugs, drugs used Compilation Phase average of 1236 kinds of drugs, drug calculation phase using a combination of approaches and methods for the planning phase of the procedure is still in contract drug suppliers in 1 year. Keywords: Drug Requirements, Planning Systems manajemen yang cermat. Dibutuhkan sebuah sistem perencanaan kebutuhan obat yang baik dan benar hal ini untuk meningkatkan efisiensi sumber daya manusia dan pendapatan Rumah Sakit sehingga dapat rneningkatkan kesejahteraan dan menutupi biaya investasi Rumah Sakit ke masa depan. Proses perencanaan kebutuhan obat di Rumah Sakit merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan
PENDAHULUAN Rumah sakit merupakan salah satu bentuk usaha yang memberikan. pelayanan kesehatan kepada masyarakat yang peranannya sangat penting dalam rangka pemeliharaan sumber daya manusia. Oleh karena itu perencanaan kesehatan di Rumah Sakit diarahkan pada tujuan Pembangunan Nasional di bidang Kesehatan. Instalasi Farmasi sebagai salah satu bagian atau unit terpenting dalam organisasi Rumah Sakit sekàligus berfungsi sebagai sumber dana yang memerlukan suatu 45
Mitra Raflesia Vol. 5 No. 2 Juli – Desember 2013 metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Hasil survei awal peneliti dengan Direktur RS, Kepala Bagian Keuangan dan Perencanaan, Kepala Insatalasi Farmasi, Petugas Apotik Bhayangkara Polda Bengkulu dan pasien yang dirawat, menemukan bahwa sering terjadi kekosongan obat di Gudang Farmasi akan sangat berpengaruh terhadap mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien, karena perencanaan belum semaksimal mungkin sehingga sering terjadi kekosongan obat di Instalasi Farmasi. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah tidak terpenuhinya kebutuhan obat esensial di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu. Tujuan Penelitian yaitu menganalisa sistem perencanaan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu.
ada. Dalam pembahasan untuk fokus permasalahan penulis mencoba menganalisis permasalahan utama dengan metode analisis SWOT agar dihasilkan alternatif pemecahan masalah. HASIL DAN PEMBAHASAN HASIL Perencanaan kebutuhan obat di instalasi farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu yang terlibat langsung adalah Kepala Instalasi Farmasi dibantu oleh berjumlah 4 orang tamatan SMF (Sekolah Menengah Farmasi), perencanaan obat di Instalasi Farmasi sudah sesuai prosedurnya, namun untuk sementara jumlah obat belum memenuhi semua kebutuhan pasien. Hal ini disebabkan Karena Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu belum memiliki SOP yang mengatur tentang perencanaan. a. Tahap Pemilihan Obat Pemilihan obat di Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu berdasarkan yang paling banyak dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan oleh masyarakat menengah ke bawah, obat-obatan untuk penyakit terbanyak yang diderita oleh masyarakat kebanyakan, obat kelompok vital essensial, sesuai dengan pernyataan kepala Instalasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu. b. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat Jenis obat yang di Gudang Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu, antara lain: 1) Wujud : padat, cair, gas. 2) Bentuk kemasan: tablet, kapsul, kaplet, sirup, tetes, injeksi, semprot, salep, krim. Jenis obat disediakan oleh Gudang Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara
METODE PENELITIAN Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif untuk mendapatkan gambaran tentang perencanaan obat guna terpenuhinya kebutuhan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu. Informan dalam penelitian ini adalah 5 (lima) orang, yaitu Direktur Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu, Kepala Bagian Keuangan dan Perencanaan Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu, Kepala Instalasi Farmasi, Staf Petugas Apotik dan pasien melalui pedoman wawancara serta formulir dan buku penerimaan obat. Analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu membandingkan hasil dengan tujuan, serta mengg unakan analisis SWOT sesuai dengan teori yang 46
Mitra Raflesia Vol. 5 No. 2 Juli – Desember 2013 Polda Bengkulu rata-rata setiap bulan digunakan sebanyak 90-100 jenis obat. c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu dengan rnenggunakan pendekatan kombinasi sudah dilakukan sesuai dengan panduan Depkes, 2009. Tahap perhitungan obat dengan koordinasi dan perencanaan obat secara terpadu serta melalui tahap yang diharapkan obat yang direncanakan dapat tepai jenis, tepat jumlah dan tepat waktu dalam menghitung kebutuhan obat. d. Tahap Prosedur Perencanaan Konsep perencanaan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu menggunakan metode konsumsi untuk perencanaan obat dilakukan 1 tahun sekali dengan pembelian langsung melalui Apotek/ Toko Obat terdekat, kontrak melalui surat perjanjian dan tender melalui pembelian melalui pelanggan terbuka / terbatas.
1) Obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit. 2) Obat memiliki keamanan dan khasiat yang didukung dengan bukti ilmiah. 3) Obat memiliki manfaat yang maksimal dengan resiko yang minimal. 4) Obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dan segi stabilitas maupun bioavaibilitasnya. 5) Biaya pengobatan mempunyai rasio antara manfaat dan biaya yang baik. 6) Bila pilihan lebih dan satu, dipilih yang paling baik, paling lengkap data ilmiahnya dan farmakokinetiknya paling menguntungkan. 7) Mudah diperoleh dengan harga terjangkau. 8) Obat sedapat mungkin sediaan tunggal. b. Tahap Kompilasi Pemakaian Informasi yang terdapat dalam kompilasi pemakaian obat, yaitu : 1) Jumlah pemakaian obat tiap jenis obat pada masing-masing unit Pelayanan Kesehatan. 2) Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh Unit pelayanan kesehatan pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat Kabupaten/Kotamadya. c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat Untuk menentukan kebutuhan obat dilakukan pendekatan perhitungan melalui metode konsumsi dan morbiditas. 1) Metode Konsumsi Metode ini berdasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. 2) Metode Epidemiologi Metode ini berdasarkan pada data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada. d. Tahap Prosedur Perencanaan Fatmasari (2008) tahapan prosedur perencanaan meliputi :
PEMBAHASAN Perencanaan perbekalan farmasi adalah suatu proses kegiatan seleksi perbekalan farmasi dan penentu jumlah perbekalan farmasi dalam rangka pengadaan. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan menghindari terjadinya kekosongan perbekalan farmasi (Fatmasari, 2009). Pengadaan obat diawali dengan perencanaan kebutuhan obat di mana kegiatan yang dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu : a. Tahap Pemilihan Obat Untuk melakukan pengadaan obat publik perlu diperhatikan kriteria yang dipergunakan sebagai acuan dalam pemilihan obat, yaitu : 47
Mitra Raflesia Vol. 5 No. 2 Juli – Desember 2013 1) Masing-masing ruangan pelayanan/ user harus menyusun daftar kebutuhan barang farmasi, memperhatikan data konsumen, data mortalitas serta data/jumlah stok yang ada. 2) Daftar kebutuhan tersebut dikirim ke Kepala Instalasi dimana ruangan pelayanan/user tersebut berada. 3) Kepala Instalasi pelayanan merekap seluruh usulan ruangan-ruangan yang berada dalam orgnisasinya menjadi daftar kebutuhan instansi. 4) Mengirim usulan daftar kebutuhan tersebut ke Instansi Farmasi. 5) Diusulkan ke Pengendali Program (Wadirpen untuk barang farmasi rutin dan Wadirmed untuk barang farmasi non rutin). 6) Dan Pengendali Program usulan tersebut diteruskan ke Pengendali Anggaran (Wadirum). 7) Dibuatkan surat perintah untuk panitia pembelian barang farmasi. 8) Panitia Pembelian melaksanakan tender. 9) Pemenang tender mengirim barang ke Panitia Penerimaan Barang Farmasi untuk disimpan dan disalurkan. 10) Barang yang masih bermasalah dikinim ke Gudang Transito/Karantina.
ANALISIS SWOT Tabel 1 Inventarisasi SWOT Internal Strengths (Kekuatan) 1. Adanya anggaran thn 2013. 2. Tersedianya alat bantu teknologi Berupa computer.
Eksternal Opportunity (Peluang) 1. Adanya pembinaan dari Pusat. 2. Adanya Bantuan Obat.
Weakness (Kelemahan) 1. Belum adanya SOP Perencanaan yang baku. 2. Kurangnya SDM.
Threat (Ancaman) 1. Pembelian obat Pasien di luar Apotek Rumah Sakit Bhayangkara Jitra Polda Bengkulu Tabel 2 Matrik KAFI dan KAFE
Strength : I. Adanya anggaran thn 2013 Faktor II. Tersedianya Intern alat bantu teknologi Ekstern Berupa komputer Opportunity:. Adanya I. Adanya anggaran dan Bantuan pembinaan Obat. dari pusat II. Adanya sehingga pembinaa perencanaan n dari kecukupan Pusat. obat dapat terpenuhi Faktor
Dengan adanya pembinaan dari pusat dan tersedianya alat bantu sehingga memudahkan
48
Weakness: I. Belum adanya SOP Perencanaan yang baku. II. Kurangnya SDM.
Adanya Pembinaanpembinaan dari pusat meningkatkan pengetahuan tentang dokumentasi agar perencanaan obat sesuai dengan kebutuhan pasien dan perencanaan kebutuhan SDM. Adanya bantuan obat sudah terpenuhi tetapi
Mitra Raflesia Vol. 5 No. 2 Juli – Desember 2013 proses perencanaan kebutuhan obat Adanya anggaran dan bantuan obat sehingga kebutuhan obat terpenuhi
Disarankan hendaknya perencanaan kebutuhan obat adanya SOP perencanaan obat, sehingga, perencanaan obat ke depannya mendekati ketepatan jenis dan jumlahnya. Diharapkan perhitungan obat dengan menggunakan pendekatan analisis SWOT dan metode kombinasi.
adanya perbaikan mengenai SOP dan perencanaan yang baku dan SDM sehingga SOP dan perencanaan obat harus dengan adekuat
DAFTAR PUSTAKA Aditama, T. 2008. Manajemen Rumah Sakit. Jakarta: Universitas Indonesia.
Tersedianya alat bantu teknologi dan bantuan obat sehingga memudahkan dalam pemasukan kebutuhan obat. Threat : Pembelian obat Pasien di luar Apotek Rumah Sakit Bhayangkara
Pembelian obat yang dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan pasien.
Azwar, Azrul. 2007. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Bina Rupa Aksa. Depkes RI. 2008. Pedoman Perencanaan dan Pengolaan Obat. Jakarta: Direktorat Jenderal POM. Perencanaan kebutuhan obat berdasarkan SOP perencanaan sehingga tercukupinya obat pasien.
---------, 2009. Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Pembekalan Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD). Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan.
Kecukupan SDM sehingga dalam pembelian obat keluar tidak terjadi lagi.
Fatmasari, Rima. 2008. Perencanaan dan Pengadaan Logistik (Diktat Perkuliahan Tanggal 06 September 2000). Iskandar, Dalmi. 2009. Rumah Sakit, Tenaga Kesehatan dan Pasien. Jakarta: Sinar Grafika.
SIMPULAN DAN SARAN Perencanaan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda Bengkulu sebagai berikut : 1. Tahap pemilihan obat menggunakan pemilihan obat essensial 61%. 2. Tahap kompilasi obat rata- rata yang di gunakan 1236 jenis obat. 3. Tahap perhitungan obat dengan menggunakan pendekatan metode kombinasi. 4. Tahap prosedur perencanaan untuk pemasok obat masih di kontrak dalam 1 tahun.
Ilyas, Yaslis. 2008. Perencanaan SDM Rumah Sakit. Depok: CV. Usaha Prima. Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Subagan. 2008. Manajemen Jakarta: CV. Haji Masagung.
Logistik.
Serigar, Carles JP. 2008. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Jakarta: EGC. 49
