BAB 3.
3.1 3.1.1
ANALISIS SISTEM
Analisis Sistem Lama Deskripsi Sistem Lama Pada saat ini, PT. LION MENTARI menggunakan pendataan perjalanan dinas karyawan secara manual, yaitu karyawan mengisi form data perjalanan dinas yang diperoleh dari HRD lalu diserahkan kepada admin HRD
untuk
dibuatkan
permintaan
approval
,
lalu
karyawan
menyerahkannya kepada koordinator untuk direview dan approval koordinator, lalu koordinator menyerahkan form tersebut ke manajer untuk proses
approval
manajer.
Setelah
diapprove
manajer,
karyawan
menyerahkan form kepada HRD. Setelah diterima admin HRD, maka admin akan menginputkan data atau merekapnya dalam microsoft excel.
Gambar 3-1 Flow Sistem Berjalan
3-1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.2
Analisis Permasalahan yang Dihadapi PT. LION MENTARI adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa transportasi. Agar memudahkan karyawan dalam melakukan perjalanan dinas maka diperlukan pencatatan data perjalanan yang valid. Pencatatan tersebut digunakan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan perjalanan dinas dan perusahaan untuk memantau dan menyediakan fasilitas pendukung. Kondisi yang ada saat ini proses pembuatan surat perjalanan dinas masih dilakukan secara manual yaitu staff/karyawan yang ingin melakukan perjalanan dinas mengisi form yang disediakan oleh HRD. Dengan kondisi tersebut ada beberapa permasalahan yang dihadapi, yaitu :
Adanya kemungkinan kesalahan penulisan data
Kesalahan data tersebut dapat menyebabkan pihak HRD, koordinator, manajer, serta finance kesulitan dalam menentukan biaya dan keputusan kepada staff terkait
Kesulitan dalam rekapitulasi dan arsip data karyawan yang disebabkan data yang disimpan dengan manual.
3.3
Analisis Pemecahan Masalah Karena data perjalanan dinas merupakan bagian penting dalam sistem informasi perusahaan, maka diperlukan suatu perangkat lunak yang dapat meningkatkan keakuratan dan efektifitas data tersebut. Setelah masalah teridentifikasi maka selanjutnya adalah analisa sistem. Berdasarkan analisa sistem yang telah dilakukan maka ada beberapa hal yang perlu diperbaiki terhadap sistem lama, yaitu :
Merancang suatu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk melakukan pendataan perjalanan dinas karyawan sehingga dapat meningkatkan keakuratan data perjalanan dinas karyawan.
Memberikan informasi biaya perjalanan dinas berdasarkan ketentuan perusahaan.
3-2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Menyediakan
fasilitas
pendataan
perjalanan
dinas
yang
terkomputerisasi.
Memberikan fasilitas report bagi Manajer dan Finance untuk melihat data perjalanan dinas staff dan rekapitulasi data perjalanan dinas karyawan.
3.4 3.4.1
Analisis Sistem Yang Diusulkan Deskripsi umum sistem yang diusulkan Aplikasi yang dibangun pada tugas akhir ini adalah Aplikasi Surat Perjalanan Dinas Online. Tujuan dari aplikasi ini pada dasarnya adalah untuk membantu user terkait dalam mengelola data perjalanan dinas di PT. LION MENTARI.
Gambar 3-2 Flow Sistem Usulan
3-3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.4.2
Analisis Fungsionalitas Sistem Kebutuhan fungsionalitas pada Aplikasi Surat Perjalanan Dinas ini adalah :
Registrasi data karyawan Fungsionalitas ini berguna untuk mendapatkan data karyawan dan membuat user login.
Pengelolaan data dana perjalanan dinas Fungsionalitas ini berguna untuk mendapatkan data dana yang dibutuhkan untuk perjalanan dinas karyawan.
Penentuan jadwal Fungsionalitas ini berguna untuk menentukan jadwal perjalanan dinas.
Pengelolaan data sifat tugas Fungsionalitas ini digunakan untuk membantu pengelolaan data dana perjalanan dinas.
Pembuatan laporan Fungsionalitas ini digunakan untuk membuat laporan yang dibutuhkan oleh pengguna.
3.4.3
Analisis Pengguna User atau pengguna sistem ini adalah :
Karyawan Karyawan merupakan user yang akan melakukan perjalanan dinas dan telah didaftarkan oleh staff HRD.
HRD Staff HRD merupakan user yang akan memproses permintaan pembuatan surat perjalanan dinas dan yang membuat user login sistem.
Koordinator Merupakan user yang telah didaftarkan oleh staff HRD yang dapat melakukan permintaan pembuatan surat perjalanan dinas, serta menyetujuinya.
3-4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Manajer Merupakan user yang telah didaftarkan oleh staff HRD yang diminta persetujuan surat perjalanan dinas, agar dapat diproses ke tahap selanjutnya.
Finance Merupakan user yang telah didaftarkan oleh staff HRD untuk memproses permintaan dana perjalanan dinas.
Ticketing Merupakan user yang telah didaftarkan oleh staff HRD yang hanya dapat melihat jadwal perjalanan dinas, untuk memproses tiket pesawatnya.
3.4.4
Analisis Masukkan dan Keluaran Adapun yang menjadi masukkan untuk sistem ini adalah :
Data Karyawan Merupakan data pribadi karyawan.
Data Jabatan Merupakan data jabatan karyawan saat ini,
Data Divisi Merupakan data informasi divisi atau bagian
Data Uang Perjalanan Dinas Merupakan data uang perjalanan dinas karyawan meliputi, uang harian dan uang laundry.
Data Sifat Tugas Merupakan data tugas atau tujuan perjalanan dinas.
Data Distrik Merupakan data kota tujuan perjalanan dinas.
Data Jadwal Perjalanan Dinas Merupakan data tanggal perjalanan dinas dilakukan
3-5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Sedangkan Keluaran dari sistem ini adalah :
Data lengkap tugas perjalanan dinas karyawan, beserta dana yang dikeluarkan.
Laporan perjalanan dinas karyawan
3-6
http://digilib.mercubuana.ac.id/
